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IMPORT EXPRESS ONLINEGUÍA DEL USUARIO

Import Express Online fue diseñada para coordinar una efectiva comunicación entre Importadores y Remitentes— dondequiera que estén, directamente a través de Internet. Brinda a los Importadores un total control sobre sus Importaciones, al tiempo que permite a los Remitentes preparar y administrar sus envíos.

CON IMPORT EXPRESS ONLINE PREPARE Y ADMINISTRE SUS ENVÍOS EN FORMA RÁPIDA Y EFICIENTE, TENIENDO TOTAL VISIBILIDAD SOBRE SUS ENVÍOS Y MANTENIENDO CONFIDENCIAL SU NÚMERO DE CUENTA.

Beneficios:

• Prepare sus envíos de importación en línea con tan solo unos pocos clics, incluyendo instrucciones para el remitente por correo electrónico, guías, facturas y programación de recolecciones.

• Su número de cuenta de DHL Import Express permanece completamente confidencial ya que las instrucciones son enviadas a sus remitentes manteniendo segura la información de su cuenta.

• El fácil acceso a los números de guía y los datos de envío relacionados permiten a todas las partes involucradas optimizar las comunicaciones y el seguimiento de los envíos.

• Verifique el estado de los envíos en cualquier momento del proceso de importación.

• Reduzca el papeleo gracias a un proceso totalmente automatizado.

• Prepare y administre los envíos en línea las 24 horas, los 7 días de la semana.

importexpressonline.dhl.com



Si usted es un remitente, podrá registrarse y mantener un perfil de usuario en Import Express Online, pero el sistema no le solicitará que ingrese un número de cuenta de DHL.

Sitio web DHL Global (elija su país)

Acceda a DHL Import Express Online a través del enlace directo:


O

a través del sitio web de DHL de su país en www.dhl.com.

Si ya está registrado, ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña.

ACCESO Y REGISTRO

Con Import Express Online, no es necesario instalar software alguno y el uso de esta herramienta de envío es totalmente gratuito.

Import Express Online de DHL sólo requiere que el importador tenga una cuenta de Import Express; el remitente no necesita una cuenta para registrarse y utilizar la aplicación.

Ingreso

Registro

CÓMO COMENZAR A UTILIZAR LA HERRAMIENTA

Recomendación

Como Importador, usted podrá incluir múltiples números de cuenta de

Import Express al momento del registro, o ingresar uno y agregar el resto

más tarde editando su perfil de usuario.

Recomendación

Marque la casilla que se encuentra debajo de los campos de ingreso

para que el sistema le recuerde su ID de correo electrónico.

Si usted es un importador y es la primera vez que utiliza esta herramienta, deberá registrarse para obtener acceso.

Haga clic en “Regístrese ahora” debajo del botón “Ingreso”. Asegúrese de tener a la mano sus números de cuenta de Import Express.


PREPARAR INSTRUCCIONES DE ENVÍO: DATOS DE DIRECCIÓN

IMPORTADORES

Los importadores pueden preparar y enviar instrucciones de envío a sus remitentes

O

completar envíos en nombre de sus remitentes.

Los importadores pueden autorizar a los remitentes mediante una instrucción de envío individual que permite a los remitentes enviar una vez al destinatario utilizando la cuenta de Import Express del importador, o bien pueden crear una autorización permanente* para permitir que los remitentes realicen envíos en cualquier momento al destinatario utilizando la cuenta de Import Express del importador.

Crear documentos fáciles de utilizar

Ingrese y guarde la información de dirección del remitente y el destinatario y proporcione detalles de envío importantes para crear instrucciones de envío, revisar la información ingresada y rastrear envíos.

Datos de dirección

Buscar remitente o destinatario

Paso 1A:

Para preparar instrucciones de envío rápidamente, utilice información de remitentes y destinatarios recientes, seleccionándolos de los respectivos menúes desplegables “Enviar desde/Enviar a” y pulse “Próximo” para continuar.

O

Si su remitente o destinatario no han sido utilizados recientemente o si necesita ingresar nueva información de dirección, pulse uno de los enlaces “Abrir Libreta de Direcciones” o “Crear nuevo remitente” que aparecen debajo del campo “Enviar desde”.

Paso 1B:

Para crear documentos fáciles de utilizar, seleccione el idioma del remitente del menú desplegable correspondiente y autorice al remitente a actualizar la dirección de recolección. Si es una dirección nueva, marque la casilla para grabarla en la Libreta de Direcciones.

Nota

Si el importador no marca la casilla que autoriza al remitente a

modificar la información de recolección, los remitentes no podrán

editar los campos respectivos.*Disponible en el primer trimestre de 2011


Detalles del envío

Detalles del envío (preparar envío en nombre del remitente)

Paso 2A:La pantalla “Detalles del envío” permite a los importadores:

• Ingresar un mensaje para el remitente, como qué artículos se solicitarán, los números de órdenes de compra e instrucciones de manejo.

• Opcionalmente, tendrá la posibilidad de adjuntar un archivo, que puede ser una orden de compra o cualquier documento relacionado.

• Puede elegir facturar el flete y los cargos aduaneros a diferentes cuentas, de ser necesario. Utilice el menú desplegable para seleccionar la cuenta de Import Express a la que se facturará.

• Indicar si desea recibir notificaciones por correo electrónico cuando se realizan los envíos y con qué frecuencia; o configurar sus preferencias para recibir mensajes de seguimiento vía correo electrónico en caso que el remitente no haya procesado el envío en un determinado período de tiempo.

Paso 2B:Adicionalmente a la información indicada en el paso 2A, si el importador está preparando un envío en nombre del remitente, los importadores pueden:

• Seleccionar un tipo de empaque, ingresar piezas y peso así como una descripción del contenido, indicar el estado a efectos de Aduanas (“no documento” si está sujeto a pagos de impuestos y aranceles o “documento” si no es gravable), y decidir si preparará una factura comercial en línea.

• Seleccionar un producto entre las opciones desplegadas; la aplicación sólo mostrará productos que estén disponibles según los datos ingresados por el importador.

• Si el producto seleccionado no está disponible al momento del envío, indicar si prefiere entonces la opción más rápida o la más económica.

PREPARAR INSTRUCCIONES DE ENVÍO: DETALLES DEL ENVÍO

Nota

La fecha de entrega estimada se basa en que el envío se procese

inmediatamente. La fecha de entrega puede variar dependiendo de

cuándo se procese el envío.


Revisar detalles del envío

Paso 3A:

Import Express Online brinda a los importadores la posibilidad de revisar toda la información ingresada antes de enviarla al remitente.

• Opte por autorizar a un remitente a procesar una instrucción individual o genere una autorización permanente* para que el remitente utilice su número de cuenta de Import Express para envíos regulares.

• Marque la casilla para permitir que el remitente tenga visibilidad de las tarifas.

PREPARAR INSTRUCCIONES DE ENVÍO: REVISAR Y ENVIAR INSTRUCCIONES

Recomendación

Para realizar cambios, pulse los botones “Atrás” o “Cancelar” al pie de la

página. Pulse el botón “Enviar instrucción” para remitir las instrucciones

de envío por correo electrónico al remitente designado.MANAGE AUTHORIZATIONS

*Disponible en el primer trimestre de 2011


Recomendación

El remitente recibirá un correo electrónico indicándole que un importador

le ha otorgado una autorización permanente*. El mensaje proporcionará la

dirección de correo electrónico del importador, un enlace directo para que el

remitente acceda a la aplicación, así como la contraseña que deberá utilizar.

ADMINISTRAR AUTORIZACIONES

Paso 3B:Cree autorizaciones permanentes* para sus remitentes y guarde un registro de las mismas mediante la función “Administrar autorizaciones”.

• Ingrese los datos del remitente (De) y destinatario (Para) seleccionando los contactos más recientes de los respectivos menúes desplegables; o utilice el enlace “Abrir Libreta de Direcciones” para buscar otro remitente ya grabado en su Libreta de direcciones; o pulse los enlaces “Crear nuevo remitente/destinatario” para ingresar datos de un nuevo remitente/destinatario.

• Seleccione el número de cuenta al que se facturará.

• Verifique los datos de dirección y revise los detalles de pago confirmando las cuentas a las que se facturarán el flete y los impuestos y aranceles.

• Pulse el botón “Otorgar autorización permanente” al pie de la página.

Se proporciona al remitente un enlace para acceder directamente a Import Express Online.

Paso 4:Para ver y rastrear sus envíos, pulse la pestaña “Historial/Rastreo”.

Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar por número de ID, última actualización, nombre de remitente, país, ID de correo electrónico, número de guía y estado.

O

Rastree un envío ya procesado pulsando el enlace “Rastrear” en la columna “Estado”.

También puede actualizar/autorizar, cancelar o preparar nuevas instrucciones de envío, según sea necesario.

HISTORIAL Y RASTREO DE ENVÍOSVer historial y rastrear envíos



La pantalla “Mi Perfil” contiene la información que usted ingresó al momento del registro. Podrá revisarlo y actualizarlo en cualquier momento.

Ante preguntas sobre cómo usar una pantalla determinada, pulse el enlace “Ayuda” en la barra de navegación o alguno de los enlaces “Ayuda” junto a los campos de los formularios.

La pantalla “Libreta de Direcciones” le permite guardar toda la información de contacto de remitentes y destinatarios.

Para ingresar nuevos remitentes y destinatarios, pulse el botón correspondiente y complete la información requerida.

OTROS ENLACES Y PANTALLAS DEL IMPORTADOR

Mi Perfil

Libreta de DireccionesPara importar/exportar libretas de direcciones, utilice los botones respectivos en la parte inferior de la pantalla.

• Seleccione qué libreta de direcciones desea importar/exportar (la del remitente o la del destinatario).

• Indique si el archivo a importar/exportar tiene encabezados, adjunte el archivo y pulse “Comenzar importación/exportación”.

• Haga coincidir los nombres de los campos de Import

Express Online con los del archivo CSV a ser importado/exportado.

• Pulse el botón “Importar/Exportar”.

• Recibirá un correo electrónico de confirmación.


A los remitentes ya registrados, se les presentará la página de inicio dividida en dos secciones:

• Preparar nuevos envíos (envíos revertidos): para que los remitentes preparen una solicitud de envío para el titular de una cuenta de DHL; los cargos del envío se facturarán al titular de la cuenta de DHL después de que éste haya autorizado la solicitud.

• Administrar envíos: muestra instrucciones de envío de importadores.

REMITENTES

Ingrese y grabe la información de dirección del remitente y el destinatario y brinde detalles de envío importantes para crear instrucciones de envío, revisar información ya ingresada y rastrear envíos.

Los remitentes pueden acceder a Import Express Online • A través de notificaciones proactivas por correo electrónico

enviadas por importadores, o• Utilizando el enlace directo importexpressonline.dhl.com y

sus respectivas credenciales de ingreso después de haberse registrado en la aplicación.

Paso 1:

Los remitentes accederán a Import Express Online en una de las siguientes maneras:

• Pulse la URL provista en la notificación proactiva vía correo electrónico enviada por los importadores.

O

• Acceda a la aplicación a través del enlace directo


Página de inicio ingresando a través del enlace directo

FPO

Página de inicio ingresando a través de la URL

Nota

Al ingresar por primera vez a Import Express Online utilizando el enlace

y contraseña temporal provistos en la notificación proactiva por correo

electrónico, el remitente deberá seleccionar una nueva contraseña, que

será válida para todos los envíos futuros.


Resumen del envío

SOLICITUDES DE ENVÍO: RESUMEN DEL ENVÍO

Nota

El botón “Modifar la dirección de recolección” sólo estará disponible si el

importador indicó que el remitente tiene autorización para actualizar información.

Paso 2:Cuando se utiliza la URL del mensaje de correo electrónico para acceder al programa, el remitente verá un resumen de las instrucciones de envío del importador.

Pulse el botón “Aceptar” para aceptar la solicitud de envío del importador tal como se preparó.

O

Si desea aceptar la solicitud de envío, pero la información sobre la dirección de recolección ha cambiado y debe ser actualizada, pulse el botón “Modificar dirección de recolección y aceptar”.

O

Rechace el envío e indique la razón en el campo “Motivo de rechazo”. Pulse “Rechazar”.

Detalles del envío

SOLICITUDES DE ENVÍO: OPCIONES DE ENVÍO

Recomendaciones

Import Express Online incluso ayuda al remitente a decidir si el envío se

considera documento o no-documento. Pulse el enlace “Ayuda para decidir”

situado a la derecha del campo “Estado del envío”.

Los remitentes en los EE.UU. con envíos sujetos a derechos de aduana también

deberán ingresar un ITN válido o una exención de FTR del menú desplegable.

Paso 3A:Una vez que la solicitud ha sido aceptada, ingrese información adicional tal como tipo de empaque, número de piezas, peso total, descripción del contenido y, si se trata de un envío sujeto a derechos de aduana, el valor declarado.

Si el importador preparó los detalles del envío en nombre del remitente, el remitente solamente tendrá que chequear y actualizar de ser necesario.

Paso 3B:Utilice el menú desplegable de “Recolección” para indicar la acción solicitada.

Se pueden incluir instrucciones adicionales en el campo “Instrucciones especiales”.

El horario de recolección se puede programar con anticipación, dependiendo del país.


Información de aduana

Recomendaciones

Puede incluir información opcional no requerida para la factura, tal como número de factura, términos de comercio, “Otros comentarios” y “Otros cargos”.

Se pueden ingresar múltiples listados con información sobre mercancías. Simplemente ingrese la descripción del envío, indique el país de origen, la cantidad, la unidad de medida y el precio por unidad. Pulse “Agregar” para incluir cada listado.

Luego de haber completado la información de la factura, puede agregarla a sus plantillas de factura pulsando la casilla en la parte inferior e

ingresando un nombre de archivo para la nueva plantilla de factura.

Paso 4:

Seleccione “Factura Comercial” o “Factura Proforma” del menú desplegable “Tipo de Factura”, dependiendo del tipo de mercancías a enviar.

Indique el tipo de exportación en el menú desplegable.

Ingrese información sobre las mercancías completando los campos del formulario, y pulse “Agregar.” Repita este proceso hasta ingresar toda la información de las mercancías.

Opciones de servicio

Paso 5:

La pantalla “Opciones de servicio” mostrará todos los productos y servicios disponibles según los detalles del origen, destino y envío ingresados. También mostrará la última hora de recolección posible para el país del remitente.

Si un importador eligió autorizar a un remitente para tener visibiliad de las tarifas, éstas aparecerán junto a cada producto.

Seleccione el producto DHL que mejor se adapta a sus necesidades de envío.

Si el importador seleccionó el producto, verifique su disponibilidad y prosiga a la pantalla “Confirmar envío”.


Confirmar envío

SOLICITUDES DE ENVÍO: CONFIRMACIÓN DE ENVÍO

Paso 6:

En la pantalla “Confirmar envío”, puede modificar los datos ya ingresados pulsando el botón “Atrás”.

Luego de verificar los detalles, acepte los “Términos y condiciones”.

Pulse el botón “Confirmar envío” para continuar.

Recomendación

Se puede cancelar la instrucción de envío pulsando el botón “Cancelar”

en cualquier momento.

SOLICITUDES DE ENVÍO: IMPRIMIR DOCUMENTOS

Paso 7:

Seleccione la opción de impresión y el número de copias que desea imprimir.

Pulse el botón “Vista Previa” para revisar los documentos antes de imprimirlos (resumen del envío, guía, factura) y luego pulse “Imprimir”.

FPO

Imprimir documentos


ENVÍOS REVERTIDOS

Los remitentes pueden preparar y enviar una solicitud de envío a un importador. El importador deberá autorizar la solicitud para que el remitente la procese. Los cargos del envío se facturarán a la cuenta del importador.

Instrucciones de envío

Datos del remitente/destinatario

Paso 1A - Remitente:

El remitente ingresa a Import Express Online.

• Seleccione un destinatario de la Libreta de Direcciones.

• Ingrese los datos del envío y seleccione un importador de la lista desplegable (si no se había establecido una relación importador-remitente previamente, el remitente deberá ingresar la dirección de correo electrónico del importador).

• Seleccione un producto.

• Solicite aprobación.

• Se envía un correo electrónico al importador.

Paso 1B - Importador:

El importador recibe una notificación via correo electrónico e ingresa a Import Express Online.

• Ver la solicitud de envío. Actualice el mensaje al remitente y la información de facturación, si es necesario.

• Apruebe o rechace la solicitud de envío.

• Se envía un correo electrónico al remitente.

Paso 1C - Remitente:

El remitente recibe una notificación vía correo electrónico e ingresa a Import Express Online.

• Ver la solicitud de envío del mensaje de actualización del importador.

• Imprima la documentación de envío y programe una recolección.


Programar recolección

Solicitar/revisar autorizaciones

Si no tiene una recolección programada regularmente en un día específico, puede solicitar una fácilmente utilizando la pestaña “Programar recolección”. Se pueden recolectar múltiples envíos a la vez.

Mantenga un registro de todas las autorizaciones permanentes* que le han otorgado los importadores.

Solicite una autorización permanente* de un importador para poder realizar envíos en forma regular.

• Ingrese el ID de correo del importador

• Seleccione un destinatario

• Y siga el mismo proceso de los envíos revertidos por única vez

Autorización permanente*



Mi Perfil

OTROS ENLACES Y PANTALLAS DEL REMITENTE

Pulsando el enlace “Ayuda” en la barra de navegación, encontrará información sobre cómo utilizar una determinada pantalla.

La pantalla “Mi Perfil” contiene la información ingresada por el importador. El remitente puede realizar revisiones y actualizaciones en cualquier momento. Para hacerlo, simplemente ingrese la información nueva o modificada y pulse el botón “Enviar”.

Luego de haber completado la información de la factura, puede agregarla a sus plantillas de factura pulsando la casilla en la parte inferior e ingresando un nombre de archivo para la nueva plantilla de factura.

Plantillas de factura comercial/proforma

Recomendación

Puede encontrar ayuda adicional sobre los formularios de envío

pulsando los diversos enlaces de ayuda ubicados a la derecha de

algunos de los campos del formulario

Libreta de Direcciones

La libreta de direcciones almacena toda la información de sus destinatarios, lo que le permite preparar envíos sin tener que ingresar la información de contacto cada vez.

Utilice el campo “Encontrar” para realizar una búsqueda por nombre o ver sus contactos utilizando diversas opciones de clasificación disponibles en la lista desplegable “Contenido en la columna”.

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