implementación de un modelo de información contable para
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Implementación de un modelo de información contable para la gestión de los
inventarios de las distribuidoras ubicadas en la zona comercial del barrio San Victorino en
Bogotá.
Cristian Dennis Tibambre Gomez
John Reyber Mina
Laura Catalina Vargas Anzola
Tutor (a):
Contador Público con Especialización en Costos y Normas Internacionales de
Contabilidad NIIF – Fabio Alejandro Rodríguez Porras.
Fundación Universitaria Panamericana.
Ciencias Empresariales.
Contaduría Pública.
Bogotá, Colombia
2017
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Implementación de un modelo de información contable para la gestión de los
inventarios de las distribuidoras ubicadas en la zona comercial del barrio San Victorino en
Bogotá.
Cristian Dennis Tibambre Gomez
John Reyber Mina
Laura Catalina Vargas Anzola
Proyecto de grado presentado como requisito para optar al título de:
Contador Público.
Tutor (a):
Contador Público con Especialización en Costos y Normas Internacionales de
Contabilidad NIIF – Fabio Alejandro Rodríguez Porras.
Línea de Investigación: Gerencia Empresarial.
Fundación Universitaria Panamericana.
Ciencias Empresariales.
Contaduría Pública.
Bogotá, Colombia
2017
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Agradecimientos.
Expresamos nuestros más sinceros agradecimientos a la Fundación Universitaria
Unipanamericana por darnos la oportunidad y el privilegio de ser los próximos egresados del
programa de Contaduría Pública y por los esfuerzos que hacen cada día en la formación de
profesionales íntegros, capaces poner aprueba en el sector real todos los conocimientos,
habilidades y competencias recibidas.
A nuestros docentes quienes con sus conocimientos y experiencias nos guiaron y
acompañaron en este proceso de formación durante los 9 semestres del programa de Contaduría
Pública.
A nuestros padres y familiares quienes nos han apoyado y motivado en todo momento, ellos
son el pilar fundamental de nuestras vidas y la razón de nuestros logros.
A la Sra. Sandra Milena Beltrán Agradecemos el apoyo y la facilitación de la información
para llevar acabo el desarrollo del proyecto de investigación.
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Declaración.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del trabajo
de investigación titulado: Implementación de un modelo de información contable para la
gestión de los inventarios de las distribuidoras ubicadas en la zona comercial del barrio San
Victorino en Bogotá, siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al
trabajo, sus autores y otros.
Autores:
Cristian Dennis Tibambre Gomez
John Reyber Mina
Laura Catalina Vargas Anzola
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Título.
Implementación de un modelo de información contable para la gestión de los inventarios
de las distribuidoras ubicadas en la zona comercial del barrio San Victorino en Bogotá.
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Resumen.
Con la presente implementación buscamos establecer un modelo de administración, gestión
y control de los inventarios a través de una herramienta de fácil manejo. Con el fin de generar
buenas prácticas en el manejo de los inventarios pertenecientes a los distribuidores del sector de
San Victorino. Se realizará una muestra entre los distribuidores del sector con el fin de identificar
si tienen conocimiento de la importancia de un adecuada administración, gestión y control de los
inventarios, si conocen las normas del Código Comercio que los obliga a llevar contabilidad y si
tienen conocimiento de la medición de inventarios de acuerdo a las Normas Internacionales de
Contabilidad NIC sobre la valoración de existencias, costos, perdidas por deterioro y valor
residual de sus productos.
Para realizar este análisis se establecerá un procedimiento desde la compra de la mercancía
con el proveedor del exterior (orden de compra), el almacenamiento en bodega (entrada
almacén), la entrega al cliente final con factura (salida almacén), toma de inventarios físicos
(stock mínimo y máximo). Con este procedimiento el distribuidor tendrá un mejor control de sus
inventarios mitigando las perdidas por deterioro y hurto.
Palabras Claves
Inventarios, Controles, Código de Comercio, Procedimientos, Normas Internacionales de
Contabilidad, administración, gestión.
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Abstract.
With the present implementation we seek to establish a model of inventory control through
an easy-to-use tool in order to generate good inventory management practices belonging to
merchants in the San Victorino sector. A sample will be carried out among traders in the sector
in order to identify if they are aware of the importance of an adequate inventory control, if they
know the rules of the Trade Code that obliges them and if they have knowledge of the
measurement of inventories according to the International Accounting Standards (IAS) on the
valuation of inventories, costs, impairment losses and residual value of its products.
In order to carry out this analysis, a procedure will be established from the purchase of the
merchandise with the foreign supplier (purchase order), storage in warehouse (warehouse entry),
delivery to the final customer with invoice (warehouse exit) physical (minimum and maximum
stock). With this procedure the Merchant will have a better control of its inventories mitigating
the losses due to deterioration or theft.
Keywords
Inventories, Controls, Code of Commerce, Procedures, International Accounting Standards.
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Tabla de contenido.
1.Planteamiento de la pregunta o problema de investigación ................................................. 9
1.1 Pregunta problema:............................................................................................................ 9
1.2 Planteamiento del problema: ............................................................................................. 9
2.Introducción........................................................................................................................ 11
3.Justificación ........................................................................................................................ 13
4.Objetivos ............................................................................................................................ 14
4.1.Objetivo General: ............................................................................................................ 14
4.2 Objetivos Específicos: ..................................................................................................... 14
4.3 Estrategias: ...................................................................................................................... 14
5.Marco Conceptual, Teorico y Legal. .................................................................................. 15
5.1.Marco Conceptual. .......................................................................................................... 15
5.2.Marco Teorico. ................................................................................................................ 18
5.3.Marco Legal. ................................................................................................................... 31
6.Metodología........................................................................................................................ 32
7.Resultados. ......................................................................................................................... 35
8.Conclusiones. ..................................................................................................................... 41
9.Recomendaciones. .............................................................................................................. 42
10.Referencias Bibliografía. .................................................................................................. 43
11.Anexos. ............................................................................................................................. 44
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1. Planteamiento de la pregunta o problema de investigación.
1.1. Pregunta problema.
¿Cuál es el impacto que tiene las distribuidoras al no contar con un sistema de información
que le permita administrar, gestionar y controlar los inventarios?
1.2. Planteamiento del problema.
Desde el punto de vista gerencial las microempresas y los negocios informales no
cuentan con una estructura del manejo de la información contable que les permita llevar un
control de las operaciones habituales en el desarrollo del objeto social.
Según lo dispuesto en los Art 10 y 20 del código de comercio se define quienes tienen la
calidad de comerciante y que actividades son mercantiles, si reflexionamos en el concepto de
comerciante y actividad mercantil se puede deducir que la mayoría de los comerciantes que
tienen establecimientos abierto al público en el barrio San Victorino cumplen con estas
cualidades y por lo tanto estarían obligados a formalizarse y cumplir con los deberes del
comerciante como lo estable el capítulo II del Código de Comercio.
Por lo anterior lo que se pretende con este proyecto de investigación es:
Diseñar un modelo básico de información contable orientado a Inventarios.
Realizar un plan piloto en la implementación del modelo de información de
inventarios.
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Capacitar al personal encargado de administrar, gestionar y controlar los
inventarios.
Seguimiento de la implementación del sistema.
De esta manera queremos contribuir al mejoramiento de la estructura organizacional y
sensibilizar a los distribuidores formales e informales a llevar de un control de las operaciones
ordinarias del negocio.
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2. Introducción.
La presente investigación tiene como objetivo la implementación de un modelo de
información contable que permita llevar la administración, gestión y control de los inventarios de
las distribuidoras ubicadas en la zona comercial del barrio San Victorino en Bogotá. Este
proyecto inicialmente se aplicara como plan piloto a la Distribuidora A & S 17, ubicada en la
carrera 19 Nº 12 -51 barrio Centro, dedicada a: Comercio al por menor en establecimientos no
especializados, con surtido compuesto principalmente por productos diferentes de alimentos,
bebidas y tabaco, actividad económica 4719, registrada como persona natural y tributariamente
responsable del régimen común para renta e IVA, registrada ante Cámara de Comercio según
matricula mercantil Nº 01926538 del 01 de Septiembre de 2009.
Dentro del proceso de investigación partimos de la problemática que se identifico en las
microempresas que se dedican a esta actividad económica es la falta de controles internos que se
adapten a las condiciones económicas en que operan, tienen claro que los inventarios de las
empresas constituye uno de los rubros más importantes, por concentrarse el mayor porcentaje de
la inversión en el mismo, por lo tanto, si existen perdidas en la mercancía significativas por
cualquier circunstancia, la empresa no genera la ganancia deseada al aumentar sus costos.
Por tal motivo se plantea la implementación de un sistema de información contable que
permita llevar la administración, gestión y control de los inventarios de las distribuidoras, basado
en la plataforma de Excel, que contiene Kardex (Control de entradas y salidas de mercancía),
facturación, Stock de mínimos y máximos, aplicación de NIIF – grupo III, y base de datos de
clientes y proveedores para medios magnéticos.
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De esta manera se contribuye a mejorar y sistematizar el proceso de inventarios, el cual será
replicado a otras distribuidoras del sector.
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3. Justificación.
De acuerdo a una muestra que se tomo a 20 distribuidores del sector de San Victorino de
Bogotá, se identifico que el 90% de los comerciantes no cuenta con un sistema contable para el
control de sus inventarios. De acuerdo al Código de Comercio en sus artículos 10, 19 y 20 nos
precisa de forma legal quienes son catalogados como comerciantes de acuerdo a los actos u
operaciones de comercio y sus obligaciones. Con base a lo anterior surge la necesidad de
implementar un modelo de información contable enfocado en la administración gestión y control
de inventarios, el cual permitiría a demás de formalizar su negocio contar con un control de sus
inventarios de forma que pueda conocer de manera rápida y fidedigna el estado de sus
mercancías y medir los impactos financieros por deterioro y hurto. Para lograr la implementación
se realizó una lista de chequeo desde el momento en el cual el comerciante realiza su contacto
con el proveedor del exterior Yiwo China, periodicidad de los embarques, tipo de
almacenamiento, controles de seguridad en la bodega, verificación de documentos legales y el
control de inventarios físicos.
La implementación del modelo de control de inventarios está en la capacidad de mejorar la
administración de los inventarios y los impactos financieros de acuerdo con la normativa vigente
NIC 2 Inventarios.
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4. Objetivos.
4.1. Objetivo General:
Desarrollar e implementar un modelo de administración, gestión y control de inventarios
que permita optimizar el ciclo de distribución y comercialización de los productos.
4.2. Objetivo Especifico:
1. Analizar las necesidades de sistematización en la administración, gestión y
control de los inventarios.
2. Diseñar la aplicación o herramienta de gestión de los inventarios.
3. Aplicar métodos de valuación de inventarios que se adapte a las
necesidades.
4. Definir una política de manejo de inventarios.
4.3. Estrategias:
1. Diseñar y aplicar la encuesta que permita identificar la necesidad de
implementar un sistema para la administración, gestión y control de
inventarios.
2. Desarrollar el modelo de información mediante la herramienta de Excel para
llevar la administración, gestión y control de los inventarios.
3. Investigar que método de valuación es apropiado a las necesidades del
distribuidor.
4. Contribuir en la elaboración de las políticas para el control de los inventarios
de acuerdo a la normatividad vigente.
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5. Marco conceptual, teórico y Legal.
5.1. Marco Conceptual.
Una Empresa Comercial o de Compra Venta: Es aquella cuya actividad consiste
en adquirir bienes (mercancía) de unos distribuidores o de una fábrica y suministrárselos
a unos clientes, sin realizarle ninguna transformación estructural al producto que vende.
La empresa de compra venta no hace transformación de materias primas, sino que
compra mercancías para venderlas a un precio mayor que el costo.
Mercancía: Son aquellos bienes que se compran para ser vendidos sin realizarle
ninguna transformación. El costo de la mercancía está dado por el precio de compra, al
cual se le adicionan ciertos valores necesarios para colocar la mercancía a disposición del
mercado.
Empresa: es una o más personas, naturales o jurídicas, que pueden asociarse bajo un
objeto en común para desarrollar una actividad lícita, aportando un capital con el fin de
obtener beneficios, que pueden ser: económicos, (empresas privadas), sociales (empresas
del estado y sin ánimo de lucro) o económico sociales (empresas de economía mixta).
Contabilidad de Costos: Es un sistema de información que mediante un proceso
recopila, organiza, clasifica, analiza y registra en términos de dinero, y en forma
cronológica, todos los hechos económicos de un ente, relacionados con la producción de
bienes o la prestación de servicios.
Costo: Se define como las erogaciones y causaciones que son efectuadas en el área
de producción, necesarios para fabricar un artículo o prestar un servicio, cumpliendo así
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con el desarrollo del objeto social propuesto por la empresa y debe generar un beneficio
económico futuro.
En las Empresas de Compra Venta, el costo se define como la erogación o
desembolso de dinero, o la obligación de incurrir en ellos, para adquirir mercancías que
son objeto de la venta.
Precio de Venta: Es aquel valor por el cual un productor o un vendedor está
dispuesto a entregar un bien o prestar un servicio y un comprador está dispuesto a pagar
por el bien o ser un servicio, de tal forma que ambos quedan satisfechos.
Para establecer el precio de ventas, la administración de la empresa utiliza las
fórmulas del costo, agregándole a los costos los gastos de operación y la utilidad deseada,
pero siempre teniendo como referencia el precio del mercado, ya que realmente quien
determina el precio de un producto es la fuerza del mercado. Se calcula sumando el costo
de los productos vendidos, los gastos de operación y la utilidad deseada del productor. Su
fórmula es: PV = CV + GO +U
Tarjeta de Control de Existencias (KARDEX): Lo elabora el departamento de
almacén con el fin de ejercer un control sistemático sobre las existencias, utilizando un
método de valuación de inventario de reconocido valor técnico (PEPS, Promedio
ponderado, retail, etc.)
Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): Este método consiste
en sacar del inventario aquellos costos que entraron primero al inventario, de tal forma
que en la tarjeta de inventarios quedarán aquellos costos más recientes. Se utiliza este
método cuando los inventarios rotan rápidamente; o si el inventario no es un factor
determinante de la utilidad.
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Método de Promedio Ponderado: Este método consiste en realizar un promedio,
sumando los valores del inventario con los valores de la nueva compra y dividirlo entre la
suma de la cantidad de elementos que están en el inventario con los de la nueva compra.
Es utilizado cundo los precios en la economía fluctúan con mucha frecuencia.
Método del Retail: Llamado también al menudeo, es utilizado por los grandes
almacenes de cadena, o aquellas fábricas que manejan grandes volúmenes de líneas de
productos en su inventario y utilizan el sistema de inventario periódico. Este sistema
requiere tener información acerca del Inventario Inicial de Mercancías a valor de costo y
precio de ventas, de las Compras Netas y Devoluciones de Mercancías a valor de costo y
precio de ventas y del Inventario Final de Mercancías a precio de ventas.
Rotación de Inventarios: Es el indicador financiero que mide las veces en que el
inventario de productos terminados satisface las ventas del período.
La fórmula es: RI = ventas del período/inventario productos terminados
promedio
Stock Máximo (SM): Es la cantidad de material suficiente para que la fábrica opere
en condiciones normales durante un período.
Stock Mínimo (SM): Llamado también colchón de seguridad, es la cantidad de
materiales que debe mantener la fábrica para que pueda operar sin que llegue el pedido.
El stock mínimo constituye el inventario final de materiales).
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5.2. Marco Teórico.
Antecedentes.
El concepto de inventario hoy en día es un término cotidianamente utilizado dentro
de las empresas sin importar su tamaño o giro, pero desde cuándo se puede hablar de la
aparición de este concepto y es que desde tiempos inmemorables pueblos de la
antigüedad como los Egipcios solían almacenar grandes cantidades de alimentos para ser
utilizados en épocas de sequía y escasez, de esta forma surge el dilema de llevar un
registro, distribución y control de los recursos, para hacer frente a la travesía de
sobrevivir. (Políticas y Procedimientos, 2006).
En América tendría sus antecedentes hacia el 2.500 A.C con el pueblo Inca ya que
crearon una herramienta llamada Quipu se consideran vestigios de inventarios por su uso
en registros, censos, contabilidad de cosechas, reservas de producción agrícola, cantidad
de productos de la minería etc. (Cabrera Ibarra H., 2007).
Con el paso del tiempo y hacia la Segunda Guerra Mundial, con el surgimiento de
grandes y complejas computadoras nacen los primeros sistemas para la planificación de
inventario y material.
Con el adelanto tecnológico y diversificado surgieron sistemas para manejo de
inventarios, incrementando el número de empresas que hacían uso de estas herramientas.
En cuanto al sistema de almacenamiento del inventario, se colocaba la mercancía en
montones o se guardaba en bodegas localizadas en la parte trasera de los comercios, de
tal forma que los empleados y/o vendedores, tenían que desplazarse para entregar los
pedidos solicitados por los clientes.
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Concepto de Inventarios.
“La palabra inventario proviene del latín “inventárium” que significa lista de lo
hallado”; El concepto que se tomará de inventario se relaciona directamente con la
manufactura o distribución de productos y está íntimamente ligado a la necesidad de
obtener artículos en el momento y lugar exacto en el que se requieren, se puede decir
entonces que el inventario es el almacenamiento de bienes y productos.
Esto por supuesto, requiere de recursos, por lo que generalmente es uno de los
activos más importantes dentro de la organización, se debe tener en cuenta que la
empresa gasta grandes cantidades de dinero en los materiales para tener la seguridad de
que la producción nunca va a ser afectada por falta de ellos o que el almacenamiento no
deteriorará los insumos comprados.
Entonces la función de los inventarios comprende el grupo de operaciones que tiene
por objetivo ocuparse de los materiales que la empresa conserva y manipula dentro del
flujo normal del proceso para la consecución de sus fines productivos y comerciales.
Desde el punto de vista de costos y finanzas, el inventario es dinero, un activo o
efectivo en forma de material. Pero desde el punto de vista operacional, son artículos
terminados, materia prima, trabajo en proceso o materiales utilizados en los productos.
De acuerdo a Narasimhan (1996), un inventario consiste en las existencias de productos
físicos que se conservan en un lugar y momento determinado. Cada artículo diferente del
inventario se denomina unidad de almacenamiento de existencias (SKU1), y cada SKU
tiene un número determinado de unidades en existencia. La razón principal por la que se
debe tener un inventario es para reducir la falta de suministros de productos a los clientes.
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Se puede definir inventarios de Materias Primas, Partes en Proceso y de Productos
Terminados, ya que se encuentran en algún lugar y en un determinado tiempo dentro del
Sistema de Producción.
Tipos de Inventarios.
Según la etapa de procesamiento del bien material:
Materias primas: “Aquellos productos que son almacenados y esperan que,
mediante un proceso productivo, puedan ser convertidos a productos terminados”.
Productos en proceso: “Son productos parcialmente terminados que no son
materias primas, pero que se encuentran en una etapa intermedia del proceso productivo”.
Productos terminados: “Son todos aquellos productos que han sido producidos o
comprados por la empresa para ser comercializados”.
Suministros: “Son artículos necesarios para la operación de la empresa que no
tienen relación con el producto que se fabrica, dentro de estos se encuentran: repuestos,
accesorios, papelería y útiles”.
Niveles de Inventario:
Los niveles de inventario se refieren a los puntos de vista de cada uno de los
departamentos que se afectan en la empresa y son:
Según el punto de vista financiero: “Mínima inversión. La responsabilidad
básica del gerente financiero es asegurarse de que los flujos de caja se administran en
forma eficiente, asegurándose que la empresa no comprometa sus fondos en activos
superfluos. Para el gerente financiero los inventarios son inversiones en las que el dinero
se queda estacionado sin producir, entonces la tendencia general del departamento de
finanzas es a mantenerlos en el mínimo”.
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Según el punto de vista de mercadeo y ventas: “Máximo servicio al cliente. Se
refiere a cubrir las demandas cambiantes de los clientes disponiendo de un máximo de
productos terminados para dar el mejor servicio al cliente”.
Según el punto de vista de producción: “Operación eficiente en planta. Se
debería tener inventarios altos de materias primas y producto terminado para evitar
interrupciones y cambios bruscos en las ventas y reducir costos de producciones flexibles
o variantes”.
Los niveles de inventario adecuados se deben determinar desde el punto de vista
global de toda la empresa, por lo que hay que encontrar un punto de equilibrio entre estos
tres departamentos o sea mantener una operación eficiente, dando un buen servicio al
cliente con la mínima inversión.
Control de Inventarios:
Una vez hecho el presupuesto de ventas se debe hacer la planificación de la
producción hay que conocer con exactitud los niveles de inventario que para el efecto
existen, tanto de materiales como productos terminados y así se definirá cuándo y cuánto
se debe comprar y producir para satisfacer la demanda, para esto se utilizan los siguientes
registros:
Sistema Kardex: es un sistema de archivo que presenta las siguientes
características:
Registro de entradas y salidas
Fechas de los registros
Inventario teórico a la fecha de inicio y finalización del cierre contable.
Inventarios periódicos o físicos: se realizan en intervalos programados de tiempo.
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Gracias a los avances tecnológicos actualmente existen sistemas de información que
permiten la administración, gestión y control de inventarios, como por ejemplo Elisa,
SIIGO, SAP, entre otros sistema que se adaptan a la necesidad del mercado y la
normatividad, lo mas reciente en normas que regulan el tratamiento contable de los
inventarios es el Decreto 2649 de 1993 principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia y las NIIF (NIC 2).
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5.3. Marco Legal.
De acuerdo a la estructura normativa que sustenta la implementación del modelo de
información contable enfocado en la administración, gestión y control de los inventarios,
se tuvo en cuenta la normatividad que rige el marco legal nacional y la que rige el
contexto internacional. En Colombia se reglamentó la contabilidad en el año 1993 y
adopto las NIC vigentes en ese momento para que la normatividad estuviera bajo
parámetros que le permitieran la comparabilidad, la transparencia y la alta calidad de la
información contable. Con base en las siguientes normas se encuentra sustentado el
desarrollo de esta implementación:
Código de Comercio Capitulo I
Artículo 10. Comerciantes – Concepto - Calidad.
Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las
actividades que la ley considera mercantiles.
La calidad de comerciante se adquiere, aunque la actividad mercantil se ejerza por
medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.
Artículo 13. Presunción de estar ejerciendo el Comercio.
Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los
siguientes casos:
1) Cuando se halle inscrita en el registro mercantil;
2) Cuando tenga establecimiento de comercio abierto, y
3) Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.
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Código de Comercio Capitulo I
Artículo 19. Obligaciones de los Comerciantes.
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de
los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos
relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus
obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
Artículo 20. Actos, Operaciones y Empresas Mercantiles - Concepto.
Son mercantiles para todos los efectos legales:
1) La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual
forma, y la enajenación de los mismos;
2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el
arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para
subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en
préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a
interés;
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4) La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y
la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con
los mismos;
5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los
actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de
interés, cuotas o acciones;
6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así
como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7) Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;
8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o
extranjeras;
9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y
campos de aterrizaje;
10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera
que fueren la vía y el medio utilizados;
12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de
bienes;
13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros,
espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda
y las demás destinadas a la prestación de servicios;
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15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u
ornamentaciones;
16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o
recursos de la naturaleza;
17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración,
custodia o circulación de toda clase de bienes;
18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el
transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
Decreto 2649 de 1993
Artículo 63 Inventarios.
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso
normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que
se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos
e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe
determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS
(Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio
ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de
reconocido valor técnico.
Para reconocer el efecto anual de la inflación y determinar el costo de ventas y el
inventario final del respectivo año, se debe: 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario
inicial, esto es, el poseído al comienzo del año.
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2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas
en el año, así como los demás factores que hagan parte del costo, con excepción de los
que tengan una forma particular de ajuste.
Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste.
Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso
productivo.
Para reconocer el efecto mensual de la inflación, cuando se utilice el sistema de
inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario poseído al
comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se
deben ajustar además los saldos acumulados en el primer día del respectivo mes en las
cuentas de compras de inventarios y de costos de producción, cuando las mismas no
tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones
realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste.
En una y otra opción, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar
correctamente los ajustes por inflación correspondientes, según el método que se hubiere
utilizado para determinar su valor.
Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor
expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su
valor neto de realización.
Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados
financieros de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y
reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas.
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Ley 1314 de 2009
Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las
autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las
entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Esta ley tiene como objetivo la
conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de
forzosa observancia, de normas de contabilidad, de información financiera y de
aseguramiento de la información.
Norma Internacional de Contabilidad 2 Inventarios.
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un
tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe
reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la
determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto
del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al
valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se
usan para atribuir costos a los inventarios.
Parágrafo 9. Medición de los Inventarios
Los inventarios se mediarán al costo o al valor neto realizable, según cuál sea menor.
Parágrafo 10. Costo de los Inventarios:
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición
y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su
condición y ubicación actuales.
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Parágrafo 11. Costo de Adquisición.
El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de
las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente
atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los
descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para
determinar el costo de adquisición.
Parágrafo 22. Técnicas de Medición de Costos.
El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector comercial al por menor,
para la medición de inventarios, cuando hay un gran número de artículos que rotan
velozmente, que tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable usar
otros métodos de cálculo de costos. Cuando se emplea este método, el costo de los
inventarios se determinará deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un
porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado tendrá en cuenta la parte de
los inventarios que se han marcado por debajo de su precio de venta original. A menudo
se utiliza un porcentaje medio para cada sección o departamento comercial.
Parágrafo 25. Formulas del Cálculo del Costo.
El costo de los inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 23, se asignará
utilizando los métodos de primera entrada primera salida (the first-in, first-out, FIFO, por
sus siglas en inglés) o costo promedio ponderado. Una entidad utilizará la misma fórmula
de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los
inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de
fórmulas de costo también diferentes.
30
Parágrafo 28. Valor Neto Realizable.
El costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén
dañados, si han devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus precios de mercado
han caído. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser recuperable si los costos
estimados para su terminación o su venta han aumentado. La práctica de rebajar el saldo,
hasta que el costo sea igual al valor neto realizable, es coherente con el punto de vista
según el cual los activos no deben registrarse en libros por encima de los importes que se
espera obtener a través de su venta o uso.
Clasificación y determinación de grupo en la adopción a NIIF:
31
Para efectos en la aplicación de NIIF las distribuidoras deberán aplicar contabilidad
simplificada y deberán acogerse al marco que regula al comerciante según Cód. Comercio y
Estatuto tributario.
32
6. Metodología.
El tipo de investigación aplicado en el proyecto es descriptivo, el cual permite medir
el impacto que genera la implementación de un sistema de información que facilite llevar
la administración, gestión y control de los inventarios de las distribuidoras.
El tipo de estudio es la aplicación de una encuesta a 20 distribuidoras del barrio San
Victorino, el objetivo es identificar las falencias en el manejo de los inventarios y la
necesidad de sistematizar los procesos.
La población objeto de estudio son las distribuidoras ubicadas en el barrio San
Victorino en Bogotá, dedicadas a la distribución y comercialización de productos
destinados a negocios de cacharrería.
Ubicación Geográfica:
Las bodegas y los establecimientos de comercio esta ubicados en el barrio San
Victorino, en la localidad de Los Mártires en la ciudad de Bogotá.
33
Preguntas Implementación Proyecto de Grado
1. ¿Conoce la normativa del Código de Comercio en el cual establece las obligaciones
para los comerciantes?
Si
No
2. ¿Estaría de acuerdo en la implementación de un sistema de control para el manejo de
inventarios en su empresa?
Si
No
3. ¿Conoce los procedimientos y políticas para realizar la toma de inventarios físicos?
Si
No
4. ¿Cuál de los siguientes programas se familiariza para llevar el control de sus
inventarios?
Microsoft Excel
Microsoft Access
Software Contable
Ninguno
5. De acuerdo a sus necesidades en el momento de implementar un sistema de control de
inventarios ¿Cual de los siguientes resultados del gustaría obtener?
Detectar el numero de pérdidas (hurto-averías)
Conocer el Stock mínimo y stock máximo de sus mercancías
Identificar de forma rápida las existencias del inventario
Control del valor de mercancías en el inventario
34
6. ¿De los comerciantes que se encuentran ubicados en el sector cuantos conoce que
tengan implementado un sistema de control de inventarios para sus mercancías?
Entre 1 y 5
Entre 5 y 10
Más de 10
No conozco ningún comerciante que lo tenga implementado
7. ¿Con que frecuencia realiza usted toma de inventarios físicos?
Una vez al año
Dos veces al año
Más de dos veces al año
No realizo inventarios físicos
8. ¿Cuánto tiempo emplea para realizar la toma de inventario físico?
Un día
Dos días
Tres días
Más de tres días
9. ¿Cuántas personas emplea para la realización del inventario físico?
Una Persona
Dos Personas
Tres Personas
Más de tres Personas
10. ¿Qué deficiencias ha encontrado en sus inventarios?
Perdidas por hurto
Perdidas por deterioro o avería
No puede tener la cantidad de existencias en forma rápida y fidedigna
No puede conocer el valor de su inventario
35
7. Resultados.
Esta encuesta esta dirigida a evaluar inicialmente los conocimientos en materia de inventarios y
la necesidad de implementar un sistema de administración, gestión y control de los inventarios a
las distribuidoras del barrio San Victorino en Bogotá.
Se aplico la encuesta a 20 distribuidores y el resultado apunta a la necesidad de implementar una
herramienta que les permita administrar, gestionar y controlar los inventarios.
A continuación se anexa la tabulación y grafico de cada pregunta:
Criterio N° Encuestados %
Si 7 35%
No 13 65%
Total Encuestados: 20 100%
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Si No
N° Encuestados 7 13
N°
ENC
UES
TAD
OS
1. ¿Conoce la normativa del Código de Comercio en el cual establece las obligaciones para los comerciantes?
65 %
35 %
36
Criterio N° Encuestados %
Si 19 95%
No 1 5%
Total Encuestados: 20 100%
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Si No
N° Encuestados 19 1
N°
ENC
UES
TAD
OS
2. ¿Estaría de acuerdo en la implementación de un sistema de control para el manejo de inventarios en su empresa?
5 %
95 %
Criterio N° Encuestados %
Si 11 55%
No 9 45%
Total Encuestados: 20 100%
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Si No
N° Encuestados 11 9
N°E
NCU
ESTA
DO
S
3. ¿Conoce los procedimientos y políticas para realizar la toma de inventarios físicos?
45 %
55 %
37
Criterio N° Encuestados %
Microsoft Excel 9 45%
Microsoft Access 1 5%
Software Contable 4 20%
Ninguno 6 30%
Total Encuestados: 20 100%
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Microsoft Excel Microsoft Access SoftwareContable
Ninguno
N° Encuestados 9 1 4 6
N°E
NCU
ESTA
DOS
4. ¿Cuál de los siguientes programas se familiariza para llevar el control de sus inventarios?
5 %
45 %
20 %30 %
N° Encuestados %
2 10%
4 20%
13 65%
1 5%
20 100%
Criterio
Total Encuestados:
Detectar el número de pérdidas (hurto-averías)
Conocer el Stock mínimo y stock máximo de sus mercancías
Identificar de forma rápida las existencias del inventario
Control del valor de mercancías en el inventario
- 2 4 6 8
10 12 14 16 18 20
Detectar el númerode pérdidas (hurto-
averías)
Conocer el Stockmínimo y stockmáximo de sus
mercancías
Identificar de formarápida las
existencias delinventario
Control del valor demercancías en el
inventario
N° Encuestados 2 4 13 1
N°
ENC
UES
TAD
OS
5. ¿De acuerdo a sus necesidades en el momento de implementar un sistema de control de inventarios cuál
de los siguientes resultados del gustaría obtener?
20 %10 %
65 %
5 %
38
N° Encuestados %
8 40%
4 20%
4 20%
4 20%
20 100%
Criterio
Total Encuestados:
Entre 1 y 5
Entre 5 y 10
Más de 10
No conozco ningún comerciante que lo tenga implementado
- 2 4 6 8
10 12 14 16 18 20
Entre 1 y 5 Entre 5 y 10 Más de 10 No conozco ningúncomerciante que lo
tengaimplementado
N° Encuestados 8 4 4 4
N°E
NCU
ESTA
DO
S
6. ¿De los comerciantes que se encuentran ubicados en el sector cuantos conoce que tengan implementado un sistema de control de inventarios para sus mercancías?
20 %40 %
20 % 20 %
N° Encuestados %
4 20%
3 15%
5 25%
8 40%
20 100%Total Encuestados:
Criterio
Una vez al año
Dos veces al año
Más de dos veces al año
No realizo inventarios físicos
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Una vez al año Dos veces al año Más de dos veces alaño
No realizoinventarios físicos
N° Encuestados 4 3 5 8
N°E
NCU
ESTA
DO
S
7. ¿Con que frecuencia realiza usted la toma del inventario físico?
15 %20 %25 %
40 %
39
N° Encuestados %
5 25%
1 5%
2 10%
12 60%
20 100%Total Encuestados:
Criterio
Un día
Dos días
Tres días
Más de tres días
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Un día Dos días Tres días Más de tres días
N° Encuestados 5 1 2 12
N°
ENCU
ESTA
DO
S
8. ¿Cuánto tiempo emplea para realizar la toma del inventario físico?
5 %
25 %
10 %
60 %
N° Encuestados %
1 5%
Dos Personas 4 20%
Tres Personas 1 5%
Más de tres Personas 14 70%
20 100%Total Encuestados:
Criterio
Una Persona
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Una Persona Dos Personas Tres Personas Más de tresPersonas
N° Encuestados 1 4 1 14
N°E
NCU
ESTA
DO
S
9. ¿Cuántas personas emplea para la realización del inventario físico?
20 %
5 % 5 %
70 %
40
N° Encuestados %
Perdidas por hurto 1 5%
Perdidas por deterioro o avería 7 35%
No puede tener la cantidad de existencias en forma rápida y fidedigna 10 50%
No puede conocer el valor de su inventario 2 10%
20 100%
Criterio
Total Encuestados:
-
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Perdidas por hurto Perdidas por deterioroo avería
No puede tener lacantidad de
existencias en formarápida y fidedigna
No puede conocer elvalor de su inventario
N° Encuestados 1 7 10 2
N°
ENC
UES
TAD
OS
10. ¿Qué deficiencias ha encontrado en sus inventarios?
35 %
5 %
50 %
10 %
FICHA TÉCNICA
Nombre estudio Necesidad de implementar un sistema de información de inventarios.
Elaborado por Integrantes proyecto de investigación.
Fecha de realización 13 de Octubre de 2017.
Fuente de financiación Integrantes del proyecto de investigación.
Marco muestral Distribuidores ubicados en el barrio San Victorino en Bogotá.
Tamaño de la muestra 20
Muestreo No Probabilístico
Técnica de recolección de
información Encuestas presencial.
Cobertura geográfica Barrió San Victorino, Localidad Los Mártires en Bogotá.
Tipo de investigación Cuantitativa - Descriptiva
Fecha entrega informe 18 de Noviembre de 2017
Objetivo del estudio Identificar las falencias en el manejo de los inventarios y la necesidad
de sistematizar los procesos.
41
8. Conclusiones.
Con base a los resultados de los parámetros y procedimientos establecidos para la
implementación de un sistema de gestión, administración y control de inventarios para las
distribuidoras ubicadas en el sector de San Victorino Bogotá, se concluye que existen
deficiencias en el conocimiento de implementación de modelos de control de inventarios en
cuanto a los costos que incurre el distribuidor desde el momento de la importación hasta la
puesta del producto en bodega, la medición de los costos por deterioro y/o perdidas de productos
y las políticas para su control.
Estas deficiencias y necesidades conllevaron a la implementación de un sistema de gestión,
administración y control de inventarios a través de una herramienta conocida y de fácil manejo
(Microsoft Excel) permitiendo al comerciante conocer de manera rápida, oportuna y fidedigna la
cantidad de productos en existencias, los costos iniciales y finales por producto, el stock mínimo
y máximo como control de la frecuencia, cantidad y tiempo importación de productos, los costos
por transporte, almacenaje y el costo de los productos por pérdidas y deterioro.
Con base a lo anterior buscamos que los distribuidores de una forma indirecta obtengan
conocimientos sobre las normas legales y obtengan un enfoque de control y responsabilidad con
el cumplimiento en cuanto a las obligaciones tributarias, fiscales y legales.
42
9. Recomendaciones.
1. Que los distribuidores del barrio San Victorino implementen un modelo de control de
inventarios independiente del tipo de sistema o software.
2. Buscar a través de convenios con la Federación Nacional de Comerciantes FENALCO o
la Fundación Universitaria Unipanamericana, capacitaciones para manejo de inventarios
con enfoques legales, tributarios y fiscales.
3. Realizar por lo menos dos veces al año inventarios físicos con personal capacitado,
herramientas que faciliten el conteo y cumpliendo con las políticas establecidas.
43
10. Referencias Bibliográficas.
Libro: Contabilidad de Costos en la Alta Gerencia
Editado por: GRUPO EDITORIAL NUEVA LEGISLACION LTDA.
Autor: C.P. Benjamín Enrique Polo García, Especialista en gerencia financiera, Magíster en
administración y Profesor universitario.
Fuentes:
http://unipanamericana.nuevalegislacion.com.unipanamericana.elogim.com:2048/pdf-con-
cos.html
https://es.scribd.com/doc/98781237/MARCO-TEORICO-INVENTARIOS
https://www.gestiopolis.com/importancia-del-control-de-inventarios-en-las-empresas/
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102
https://revistas.unal.edu.co/index.php/innovar/article/view/51548/51894
http://actualicese.com/normatividad/2001/decretos/D2649-93/2D2649-93.htm
http://www.niifaccounting.com/wp-content/uploads/2014/03/NIC2.pdf
44
11. Anexos.
11.1. Evidencia en la aplicación de la encuesta.
11.2. Documentos de constitución como persona natural ante Cámara de Comercio de la
Distribuciones A & S 17.
11.3. CD - Sistema de administración, gestión y control de inventarios.