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EJERCICIO 1.1
CONCEPTOS GENERALES
A. Complete Las siguientes oraciones para estén correctas.
1. En la fase de planificación para cada actividad se debe definir:
El estándar de ejecución (especificaciones para la calidad)
Tiempos involucrados, incluir lo más pronto que puede comenzarse, lo
más tarde que puede hacerse y la duración.
Costos involucrados: mano de obra, gastos globales, materiales
suministros, alquileres de equipos, gastos administrativos, etc.
Responsable2. A la inspección de los trabajos para establecer si los mismos están
siendo ejecutados en la forma adecuada de acuerdo a las
especificaciones se llama
Supervisión
3. Los factores críticos de la planificación son el tiempo,
Costo y disponibilidad de recursos en el momento que se haga uso de
ellos.
4. La planificación y la ejecución no tienen sentido sin el debido
Control5. Al conjunto de acciones en serie o paralelas que se llevan a cabo para
conseguir un objetivo común se le llama:
Proyecto6. El estudio que determina la demanda – oferta y los precios del producto
o servicio a producir es:
de mercado7. Las especificaciones del proyecto se deben escribir en términos de:
Calidad, Costo y tiempo
Universidad Galileo
8. El estudio financiero sirve para evaluar y estimar la rentabilidad del
proyecto
El control es la acción de comparar durante la ejecución lo realizado
contra lo programado para establecer si existen diferencias entre ambos
9. El control es la acción de comparar durante la ejecución lo realizado
contra lo programado para establecer si existen diferencias entre
ambos.
10.Un proyecto surge de una necesidad para resolver un problema o:
Aprovechar una necesidad
2 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
Ejercicio 1.2
Conceptos Generales Responda a las siguientes preguntas o haga lo que se le pide en los enunciados.
Utilice sus propias palabras y no regrese a buscar en el texto. Si no sabe algún
concepto, repita la lectura del material en mención.
1. Defina que es Proyecto.
Es el conjunto de acciones o actividades, en serie o en paralelo cuyo
fin es producir un producto, servicio o resultado en un periodo limitado.
Debe tener un inicio y un punto de finalización.
2. De tres ejemplos de proyectos.
La construcción de complejo habitacional
Diseño de nuevo teléfono
diseño de línea de ropa
3. ¿Cuáles son las características más importantes de un proyecto?
Temporalidad Determina cuando inicia y cuando finaliza.
Resultados únicos Son únicos porque no se repiten las actividades
para crear otro resultado similar.
Elaboración progresiva Se lleva acabo de forma gradual,
avanzando por fases y o escalonada logro de objetivos. la
salida de una fase es la entrada de la siguiente.
4. ¿Cómo define una actividad? Es un trabajo que requiere de tiempo y recursos para su terminación y
contribuye al logro de los objetivos, interrelacionándose en secuencia
lógica. Algunas no pueden comenzar hasta que otras hayan terminado.
5. ¿Cuáles son los requerimientos que deben cumplirse en la ejecución de
un proyecto para obtener los resultados deseados? Especifique.
Los proyectos deben administrarse para obtener los resultados
deseados y velar por el cumplimiento de requerimientos establecidos de
antemano son COSTO, TIEMPO, CALIDAD.
3 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
Un proyecto bien manejado termina con el nivel calidad especificado,
antes del plazo fijado & dentro del presupuesto asignado.
Dichas especificaciones forman la base para el control
PARAMETRO CONTROL A TRAVES DE
Calidad Especificaciones
Costo Presupuesto
Tiempo Plan (programación)
6. Establezca a través de qué instrumento se establecen las bases para
controlar el proyecto desde los parámetros de calidad, costo y tiempo.
Supervisión7. Analice la frase “no es sólo cuestión de terminar a tiempo, el producto o
servicio debe ser de la calidad acordada y cumplimiento con el presupuesto
asignado.
lograr el los resultados deseados no solo se trata de terminar a tiempo el
producto o servicio tiene que cumplir con las especificaciones a través
del presupuesto y la temporalidad asignada.
8. ¿De dónde surge un proyecto? Explique cuáles son las cinco causas más
comunes
De la necesidad de resolver un problema o de aprovechar una
oportunidad.
Capacidad Control Comunicación Costo Competitividad.
9. Explique que se requiere para la conclusión exitosa de un proyecto.
Las siguientes condiciones establecen si se da por terminado un
proyecto:
o Se alcanzaron los objetivos
4 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
o Cuando se determina que no se podrán alcanzar los objetivos
o Se termina la necesidad que dio origen al proyecto
o Se toma la decisión de cancelarlo
Explique brevemente los consejos para lograrlo:
Para la conclusión exitosa de un proyecto es necesaria la administración
del mismo, deber reunir y lograr el aprovechamiento de los recursos
necesarios.
10.¿En qué se diferencia la administración tradicional en una organización
y la administración de un proyecto?
La administración tradicional y sus actividades se repiten y pueden
existir por un tiempo indefinido.
La administración de proyectos y sus actividades nos son repetitivas y
tienen un limite de duración.
5 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
EJERCICIO 1.3
ANALISIS DE UN PROYECTODescriba 5 proyectos que conozca o con los que usted haya tenido relacion Puede
ser un proyecto en su lugar de trabajo, oficina o su hogar. Seleccione un proyecto
en su lugar de trabajo, oficina o su hogar. Seleccione uno de dichos proyectos.
Para el proyecto seleccionado responda:
Proyecto de señalización por la PMT
Venta de granizadas para Semana Santa
Capacitación para la Comunidad de la Maquina (INTECAP)
Elaboración de material didáctico para curso de ingles
Capacitación de primeros auxilios en la comunidad de Serchil San
Marcos
1. ¿Cuando le surgió la idea del proyecto y que lo motivo?
Hace varios años (2010)
2. ¿Qué pasos fueron necesarios dar entre el surgimiento de la idea y el plan
estructurado para realizar el proyecto?
insumos necesarios y sus costos
Cuanto tiempo duraría el proyecto
Quien atendería el negocio y cuanto seria su pago por el tiempo definido
cotizaciones de proveedores
y publicidad
¿Cuánto tiempo le tomo hacerlo?
Quizás una semana (7 días) no completos pero por razones laborales se
aprovecho el tiempo disponible entre los siete días.
3. ¿Qué tipo de información necesito para planificar el problema?
los resultados del la investigación de de cotizaciones, tiempos
involucrados horas de operación.
6 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
4. ¿Utilizo algún tipo de herramientas, equipos o diagramas para hacer la
planificación?
utilice un matriz FODA en una hoja de mi agenda para iniciar. Luego
traslade la información a Word utilizado mi computadora. Utilice el
internet y Windows paint para crear un imagen de promoción y luego la
Red Social Facebook para promocionarlo.
5. Cuando ejecuto su proyecto termino al tiempo y con el costo que había
presupuestado ¿Logro los resultados deseados? ¿Que problemas se le
presentaron y que hizo para resolverlos?
El proyecto duro más tiempo que habíamos presupuestados lo cual
elevo el costo pero no fue por mala administración. La Señorita quien
atendió el negocio se ofreció para trabajar más tiempo que habíamos
indicado y después de analizar la información sobre las ventas me di
cuenta que se podía alargar el proyecto y obtener más lucro. Se hizo la
decisión de prolongar el proyecto para dos semanas más.
Los resultados no fueron exactamente lo que esperaba ya que las
ventas no lograron lo que se proyecto en el tiempo establecido.
Fallo una pieza de la máquina de granizada y la pieza no se encontraba
en el area central. Hablamos con un granizadero local y nos explico
cómo improvisar. Luego lo probamos y funciono. Tuvimos un tiempo de
2 horas sin maquina hasta que se arreglo la maquina.
6. Después de terminado el proyecto, reflexione acerca de la experiencia. Si
los hizo que tipo de conclusiones saco y que ideas le surgieron para
mejorar la administración de un futuro proyecto. Si no lo hizo se le invita a
reflexionar y determinarlas.
La imagen del proyecto no tuvo el prestigio que me hubiera gustado. La
localidad fue buena pero le falto ser llamativo, mejor publicidad. La
empleada no fue lo suficiente capacitada para trabajar en la manera que
me hubiera gustado. El proyecto por completo no fue planificado no su
debido tiempo. No fue promocionado con el tiempo adecuado. Igual no
vendimos el volumen por día que se proyecto.
7 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
EJERCICIO 2.1
AUTOEVALUACION DEL CAPITULO
8 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
a. Describa la formulación de proyectos. Es la tarea de elaborar o llenar los
formularios
necesarios para lograr convencer a los inversionistas de que el proyecto es
rentable.
b. Enumere las interrogantes que deben resolverse al formular un proyecto e
indique qué
formación se prepara para darle respuesta a cada una de ellas.
No. Interrogante Información a preparar
1 Qué Diagnóstico
2 Porqué Justificación
3 Para qué Objetivos
4 Cuánto Metas
5 Cómo Descripción del proyecto
6 Cuándo Cronograma de actividades
7 Quiénes Equipo que participará
8 Dónde Localización física del proyecto
9 Con qué Presupuesto
10 Para quién Mercado
c. Explique en qué consiste el método ZOPP. Elabore un diagrama de flujo del
mismo. Este
9 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
método consiste en varios elementos que facilitan la planificación. Primero,
constituye un
método que guía al equipo de trabajo en el proceso de planificación. Además,
permite que
el equipo se enfoque dentro de un marco de estudio del problema. Por último,
provee un
marco para visualizar y registrar las contribuciones de cada miembro del equipo y
los
resultados a que se han llegado en las sesiones de trabajo.
d. Qué pasos previos deben darse antes de iniciar un proyecto. Enumérelos y
explíquelos
brevemente. Se da inicio a una investigación preliminar para conocer la razón de
la
petición y recopilar suficiente información que responda a la solicitud en forma
apropiada.
No. Pregunta Descripción
1 ¿Qué es y dónde está? Se establece el perfil del negocio, fortalezas y
limitaciones, riesgos. Se debe conocer costos, recursos
equipos y toda información que nos oriente de la
situación actual.
2 ¿A dónde se quiere llegar? Se debe establecer a dónde se quiere llegar y por
qué
es importante llegar.
10 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
3 ¿Qué se puede hacer para
llegar?
Se enumeran las opciones y se evalúan.
4 ¿Cómo se puede hacer? Se elige la mejor opción de las evaluadas en el punto
anterior.
e. Plantee de qué forma surge un proyecto.
Surge de una necesidad, investigación o requerimiento.
f. En qué consiste la evaluación de un proyecto y qué objetivo se persigue al
realizarla. Son
los estudios en los que se analiza el entorno, aspectos técnicos, de mercado,
administrativos, financieros. Su objetivos es ver la viabilidad y rentabilidad para
ejecutar el
proyecto. g. En qué consiste la prefactibilidad del proyecto y en qué se diferencia
del estudio de
factibilidad. La prefactibilidad es la toma decisiones para optar por realizar un
proyecto o
no y se diferencia del estudio de factibilidad porque este es el estudio detallado de
las
opciones que se han considerado.
11 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
h. Para cada estudio a continuación, explique su objetivo principal y los aspectos
que debe
tomarse en consideración.
a. Estudio de análisis del entorno: El entorno engloba los estudios que se deben
realizar
con la finalidad de detectar las ventajas y desventajas, dentro del área o sector
donde
se desea implantar el proyecto, para con los resultados obtenidos determinar la
viabilidad del proyecto. Los aspectos a considerar son: Aspectos Regional-
Geográficos,
Legales, Económicos, Socio-políticos, Ecológicos.
b. Estudio técnico: El objetivo del estudio técnico es verificar la posibilidad técnica
de
fabricación del producto, servicio o resultado del proyecto; En este estudio se debe
determinar la función que optimiza la utilización de recursos disponibles en la
producción del bien o servicio del proyecto. Se debe determinar: tamaño óptimo,
localización, equipos e instalación y además sugerir la organización requerida,
dónde
obtener los materiales o materia prima, qué máquinas y procesos usar y todos los
aspectos técnicos.
c. Estudio de mercado: Su objetivo es determinar la cantidad de consumidores que
probablemente adquirirán el bien o servicio objeto del proyecto. Aspectos a
considerar: El consumidor y las demandas del mercado; la competencia y las
ofertas
12 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
del mercado; comercialización del producto; proveedores existentes, disponibilidad
y
precio de los insumos.
d. Estudio de Organización y administración: Su objetivo es determinar la
estructura que
agrupará y organizará las diferentes actividades a desarrollar para garantizar el
logro
de los objetivos y metas propuestas para el proyecto. Debe considerar los
aspectos
relacionados con la administración del proyecto, la organización, procedimientos
administrativos y aspectos legales.
Ejercicio 3.1 Cap. 3
1. Que es la administración de proyectos?
Es la aplicación de conocimientos y habilidades, herramientas y técnicas a
actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y
expectativas de los interesados.
2. Mencione como ayuda la administración de proyectos a la gerencia de la
organización a llenar sus necesidades?
- A facilitar un método consistente para monitorear y controlar los - entregables y
metas del proyecto
- Permite medir el desempeño del proyecto
- Define el alcance del proyecto
13 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
3. Mencione algunos factores claves de la administración de proyectos que
aseguran el éxito de un proyecto?
- El proceso completo fue diseñado al inicio
- Se logro el consenso ya que se consulta a todos los interesados e involucrados
para insumo
- Se tiene establecido un sistema de reporte regula y programado
4. Por que es importante definir y refinar los objetivos y los planes del recurso de
acción requeridos para lograr los objetivos y alcance del proyecto?
Ya que planificar nos ayuda en el alcance de un plan que documente como el
alcance del proyecto será definido.
5. Explique que es la programación del proyecto o calendario del proyecto?
Es una agrupación orientada por entregas de los elementos de proyecto que
organiza y define el alcance total del proyecto
6. Por que se dan los fracasos en las estimaciones?
Por estimaciones en proyectos de otra naturaleza se deben principalmente a
factores del recurso humano
7. Mencione las características de un gerente de proyecto efectivo
Habilidades humanas, Liderazgo, comunicación y negociador
8. Describa los roles del administrador de proyectos?
Visionario, decidido, buen motivador, promueve nueva ideas, innovador y trabajo
bien bajo presión.
14 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
Ejercicio 3.3 Cap. 3
Características Descripción Le servirá para
Liderazgo a través del
ejemplo
Es la capacidad que
posee una persona para
influir de forma positiva o
negativa en la función
el propósito de lograr el
éxito organizacional y la
satisfacción de las
necesidades de los
individuos
Visionario Es la habilidad de crear y
articular una visión
realista, creíble y
atractiva del futuro que
surge y mejora a partir
del presente.
Crear las metas que
apuntan a un fin deseado
Técnicamente
competente
Es la capacidad para
aprender, identificar
situaciones
problemáticas, y usar lo
que se sabe para
resolverlas y continuar
aprendiendo
A la formalización de las
facultades humanas:
inteligencia y voluntad,
para que desde la
condición singular e
irrepetible
Decidido Es la capacidad que se
aplica a la persona que
actúa con valor o
seguridad
Para tomar decisiones
sin ambigüedades
Buen comunicador Habilidad de la personas
para comunicarse, Para
que el mensaje que
queremos transmitir sea
Poder comunicarse con
los subordinados de una
forma rápida y sin
15 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
eficaz confusiones
Buen motivador Es el impulso que
conduce a una persona a
elegir y realizar una
acción entre aquellas
alternativas que se
presentan en una
determinada situación.
Empujar al individuo a la
búsqueda continua de
mejores situaciones a fin
de realizarse profesional
y personalmente,
integrándolo así en la
comunidad donde su
acción cobra significado.
Apoya a los miembros
del equipo
Implica el desarrollo y el
fomento de un espíritu de
cooperación entre los
miembros de los grupos
con objetivos comunes
Los miembros del equipo
aprenden a trabajar
juntos de manera más
eficaz y productiva.
Promueve nuevas idea Es el impulso para crear
nuevas formas de
alcanzar cosas que se
creían totalmente
exploradas
Proporciona valiosas
ideas para los productos,
servicios y métodos para
la organización.
Innovadores Es alguien que innova.
Por lo general se utiliza
cuando se menciona
algo nuevo, o algo que
es mejorado en cualquier
aspecto de su utilización
o ámbito
Guiar a la gente y
descubrir sus gustos y
talentos y usarlos en
función del beneficio
grupal
Trabajan bien bajo
presión
Es la capacidad y el
carácter de poder
resolver dudas, bajo
circunstancias de
muchas limitantes y del
Establecer parámetros
de rendimiento y fijar
metas a alcanzar que
sean razonables
16 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
estrés.
EJERCICIO 3.4
17 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
EJERCICO 4.1Autoevaluación del Capitulo.
1. La técnica de revisión y evaluación de programas se conoce por las siglas.
PERT
2. El objetivo de la fase control es que las actividades cumplan las
especificaciones de calidad.
TIEMPO
3. La estimación del tiempo en CPM es
UN PROYECTO DE COSTO MINIMO
4. El método del control que muestra gráficamente el grado de ejecución del
trabajo, al asignarle diferentes
colores se denomina.
GANTT
5. El método del camino crítico se conoce por las siglas.
CPM
6. La estimación del tiempo en PERT es:
PROBABILISTICOS
7. La herramienta de software más popular para la administración de proyectos es:
PROYECT
8. GRAFOCOLOR Muestra gráficamente la relación del tiempo entre las
actividades de
un proyecto y permite visualizar el avance del mismo.
9. En el ROY los VERTICE representan las actividades.
18 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
10. En la versión modificada de Gantt se utilizan FLECHAS para mostrar el avance
de las
Actividades.
EJERCICO 4.2Autoevaluación
Responda a las siguientes preguntas o haga lo que le piden los enunciados. Utilice
sus propias palabras y no
regrese a buscar en el texto. Si no sabe algún concepto, repita la lectura del
material en mención.
1. ¿Que es el diagrama de Gantt? La forma habitual de presentar el plan de
ejecución de en Proyecto
¿Para qué sirve? Muestra gráficamente la relación del tiempo entre las actividades
de un proyecto.
2. Explique cómo se construye el diagrama de tiempo (Gantt)
Se incluye simultáneamente elementos de programación y ejecución.
3. ¿Que desventajas tiene el diagrama de Gannt?
No muestra relaciones entre tareas, ni la dependencia que existe entre de ellas.
4. ¿Que da origen a la modificación de la grafica de Gannt en forma triangular?
Que no se podía visualizar de forma real y detallada el proyecto.
5. ¿Que es el CPM? ¿Cómo se determinan los tiempos? Explique
El método de camino critico, se basa en el concepto de red.
6. ¿Que es el PERT? ¿Cómo se determinan los tiempos? Explique
Es la técnica de revisión y evaluación de programas. En conceptos probabilísticos.
19 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
7. ¿Cual es la principal diferencia entre CPM y PERT?
Como se mide el tiempo y el costo de un proyecto
8. ¿Cuales son las tres fases básicas del CPM y PERT? Explique
Planeación, Ejecución y Control
9. ¿Que es el ROY? Explique
Una herramienta para la programación y el control de proyectos.
10. ¿Qué es el Grafocolor?
Es un método grafico del control que muestra el grado de ejecución de un
proyecto.
EJERCICIO 5.3
CPM-PERT
Construya el diagrama de flechas (red) para que se cumplan las siguientes
relaciones. Las actividades son de la A, B, a la I.
1. A, B son las actividades iniciales y comienzan simultáneamente
2. B precede a C
3. A precede a E y D
Utilice el diagrama de flechas creado. La tabla de duración de las actividades (en
días) es la siguiente (probabilístico). Utilice la fórmula para encontrar la duración
promedio.
|ACTIVIDAD |Optimista |Aprox Real |Pesimista |Promedio |
20 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
|A |3 |4 |6 | |
|B |2 |3 |5 | |
|C |7 |9 |11 | |
|D |10 |12 |15 | |
|E |2 |4 |6 | |
21 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
EJERCICIO 5.4AUTOEVALUACIONES DEL CAPITULO
1. Que es una actividad critica
Es aquella que al sufrir una demora en su comienzo causa demora en la fecha de
terminación del proyecto.
Una no crítica
Es aquella que puede demorarse en un tiempo establecido sin afectar la fecha de
terminación del proyecto.
2. Que es la ocurrencia más temprana y para qué sirve
Se realizan dos cálculos antes de determinar las actividades críticas, que son
aquellas que al atrasarse alargan el proyecto.
3. Explique las reglas para construir un diagrama de CPM-PERT
* Cada actividad está representada con solo una flecha en la red
22 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
Las actividades NO pueden representarse dos veces o más en la red. Es decir
aparecer solo una vez en el diagrama.
* Dos actividades diferentes no pueden identificarse por los mismos eventos
terminal y de inicio
* Preguntas a responder para asegurar la relación de precedencia correcta en el
diagrama de flechas: ¿Qué actividades deben terminarse inmediatamente antes
de que esta actividad pueda comenzar? ¿Qué actividades deben seguir a esta
actividad? ¿Qué actividades deben efectuarse simultáneamente con esta
actividad?
4. Como se construye el Gantt mejorado al utilizar la información generada por
CPM-PERT
* Ordenar las actividades, colocar de primero las críticas. Se programan y se
identifica su duración por medio de una barra
* Después se consideran las actividades no críticas, se indican sus límites de
tiempo de inicio de ocurrencia más temprano y de terminación más tardío
* Cuando la holgura total de una actividad no crítica es igual a la holgura libre se
puede programar en cualquier parte entre los tiempos de inicio más temprano y de
terminación más tardío.
* Cuando la holgura libre de una actividad no crítica es menor a la holgura total, el
inicio de dicha actividad se puede demorar en relación con su tiempo de inicio más
temprano, en una cantidad no mayor que el monto de su holgura libre, sin afectar
las actividades inmediatamente sucesivas.
5. Que es la ruta critica
Es la cadena de actividades críticas, las cuales conectan al evento inicial y al final
en el diagrama de flechas, que se identifican todas las actividades criticas del
proyecto.
Como se determina
Es necesario identificar antes las actividades críticas
6. Que es holgura total
Es el tiempo libre que tiene una actividad no crítica dentro del que puede atrasarse
o alargarse sin afectar la duración del proceso pero afecta la iniciación más
23 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
temprana de las actividades no críticas que le siguen.
Para que sirve Para obtener la mayor cantidad de tiempo libre para dicha actividad
Como se calcula
7. Cuáles son los símbolos que utiliza CPM-PERT
Evento
Actividad
No actividad (actividad ficticia)
8. Que es la holgura libre
Es el tiempo libre o extra del que dispone una actividad no critica en que puede
atrasarse o extenderse sin afectar el inicio de la actividad que le sigue.
Para que sirve
Para obtener el momento más temprano en que podría terminar una actividad
Como se calcula
Evento final-(evento inicial + duración de la actividad)
9. Que significa que una actividad preceda a otra
10. Que es la ocurrencia más tardía y para qué sirve
11. Que es holgura
Es el tiempo libre o disponible para una actividad no crítica, en el cual puede
retrasarse o prorrogarse sin afectar la duración del proceso
Para que sirve
12. Que es holgura independiente
Cuando la actividad no critica se ha iniciado lo más tarde disponible y dispone de
un tiempo libre en que puede atrasarse o alargarse sin alterar la duración del
proceso ni el inicio de las actividades que le siguen.
Para que sirve
Como se calcula
24 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
Al restar a la ocurrencia más temprana del evento final la suma de la duración de
la actividad y el tiempo de ocurrencia más tardía del evento inicial.
EJERCICIO 6.1
AUTOEVALUACIÓN DEL CAPÍTULO
1. Defina con sus palabras el concepto de presupuesto. Explique qué función
desempeña dentro de la administración de proyectos: El presupuesto es un plan
de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas. La función que desempeña dentro de la administración de proyectos es
buscar el logro de los resultados y no establecer una ganancia como en un
presupuesto de una organización.
2. Explique la relación existente entre la preparación del presupuesto y la
estimación de costos: La relación que existe es que el presupuesto se lleva a cabo
como consecuencia de la planificación y la programación, realizando la estimación
de costos, ya que esta es producto de un proceso de análisis.
3. ¿Qué tipos de costos existen? Defínalos y ejemplifique:
- Fijos o Indirectos (Overhead): No varían de acuerdo con la producción o
actividad del proyecto, se acumulan con el paso del tiempo, es decir, están
relacionados con el tiempo.
- Variables o Directos: Con frecuencia varían en proporción directa a la actividad
central del proyecto, es decir, se basan en la actividad y no en el tiempo.
- Semivariables: Aumentan o disminuyen de acuerdo a la actividad central del
proyecto.
25 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
4. Justifique por qué es necesaria la inversión inicial: Es necesaria porque la
inversión inicial se refiere a los costos agregados que preceden operaciones.
Puede incluir costos de instalaciones, maquinaria, mobiliario y equipo requerido
para la investigación, desarrollo y diseño del producto central del proyecto.
5. Describa qué es el capital de trabajo: Es el que sirve para mantener cualquier
proyecto que demanda operaciones para producir el elemento central del proyecto
que se requiere de capital además de la inversión inicial requerida.
6. Elabore un presupuesto para un proyecto administrativo en una organización.
La implementación de un sistema de información que ayude a llevar el control y la
coordinación de las ventas:
PERSONAL INVOLUCRADO:
o El analista del sistema.
o El diseñador del sistema.
o El programador del sistema.
SALARIOS DEL PERSONAL INVOLUCRADO:
o El salario del analista Q. 4,600.00
o El diseñador del sistema. Q. 4,600.00
o El programador del sistema Q. 5,000.00
Q. 14,200.00
PRESUPUESTO DEL PROYECTO:
Descripción Costo
26 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
Software. Q. 16,000.00
Hardware. Q. 16,100.00
Materiales e insumos. Q. 800.00
Capacitación de los usuarios. Q. 3,000.00
Salarios del personal involucrado. Q. 14,200.00
Total Q. 50,100.00 ...
EJERCICIO 7.11. Especifique las tareas que durante la fase de ejecución y control se deben llevar
a cabo
* Control del desarrollo del trabajo (para completar el proyecto)
* Retroalimentación
* Contratación de los materiales, suministros y servicios.
* Resolución de las diferencias.
2. Enumere los principales problemas en el control y como se deben manejar
* Es difícil visualizar el progreso en un proyecto de automatización de oficinas.
* Muchos métodos de control de proyectos de automatización de oficinas confían
en los gastos del presupuesto para medir el “progreso” sin considerar el trabajo
que lo acompaña.
* La calidad no es requerida, monitoreada o controlada.
* A menudo lo estándares para proyectos de automatización de oficinas no están
escritos o, si lo están, no se cumplen.
3. Defina que es el control de avances y cómo se utiliza
* Puede ayudar a la revisión del proyecto cuando tal situación se presenta.
Muestra cómo permite descubrir las fortalezas y debilidades de un proyecto.
Ayudada a identificar los problemas de la organización que carecen de una
27 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
disciplina de administración.
4. ¿Qué se puede hacer para supervisar la ejecución del proyecto?
* La inspección ya que observa si se cumple con las especificaciones del proyecto.
5. ¿Cuáles son las herramientas que debe utilizar el equipo de revisión y en qué
se beneficia al utilizarlas?
* La inspección u observación
* Las revisiones periódicas del desarrollo
* Comprobaciones
* auditoria
6. Explique el diagrama de los puntos de control.
* Por cada elemento del control (calidad, costo y tiempo), se debe especificar los
problemas que podrían surgir, así como cuando podrían hacerla y como podrían
detectarse. Por último, por cada problema especificar las acciones correctivas a
tomar
7. Mencione qué es revisión y qué aspectos no deben ser considerados dentro de
ella.
* Es una inspección de los procesos, herramientas y la organización empleada en
el desarrollo de un proyecto de AO. No se debe considerar como una forma de
reparar, ya que no proporciona una vista completa del estado del proyecto.
8. ¿Qué son las acciones correctivas? Elabore una tabla para resumirlas con el
encabezado siguiente:
No es recomendable apurarse a tomar una decisión ya que algunas veces las
faltas se corrigen por si solas, la mayoría del tiempo el proyecto puede estar
demorado y/o adelantado pero en general, si el proyecto es bien planificado es
probable que termine a tiempo y dentro del presupuesto.
NO. | ACCIÓN | PROBLEMA EN ELEMENTO DE CONTROL |
1 | Repetir el trabajo | Calidad |
28 Implementación y Evaluación Administrativa 1
Universidad Galileo
2 | Aceptar condiciones superiores aunque afecte costo | Calidad |
3 | Demandar lo prometido | Costo y tiempo |
4 | Reducir el alcance del proyecto | Costo y tiempo |
5 | Renegociar | Costo |
6 | Ofrecer incentivos para terminar en tiempo | tiempo |
9. ¿Por qué es importante la retroalimentación?
Sirve para el control ya que sin ella se pierde el principal objetivo, también permite
que los individuos conozcan el efecto que su comportamiento tiene sobre los
demás miembros del equipo y como contribuye al éxito del mismo.
10. Mencione los problemas y errores más comunes al llevar a cabo los proyectos
y defínalos.
ERRORES | PROBLEMAS |
* Planificación insuficiente * Omitir tareas necesarias en la estimación. * Abandono
de planificación bajo presión * Administración de riesgos insuficientes * Motivación
débil * Personal no calificado para el trabajo. * Ambiente inadecuado *
Expectativas poco realistas * Cambio de las especificaciones de calidad * Cambio
de herramientas a mitad del proyecto | * Genera problemas en la administración
del proyecto y en su culminación exitosa * La inclusión de las tareas omitidas
requiere una revisión de la planificación. * La administración de los cambios es
fundamental en este aspecto. No se debe incurrir en la mala práctica de hacer y
corregir sobre la marcha del proyecto. * Sino ejercemos una acción activa de los
riesgos, al suceder un evento de riesgos se podrían tener serios problemas en la
ejecución del proyecto. * La motivación tiene mayor efecto sobre la productividad y
la calidad que ningún otro factor. * La contratación a la ligera y con prisa supondrá
una amenaza. * Se considera que las condiciones de trabajo que ocupan
cubículos en salas ruidosas y repletas son insatisfactorias. * La incapacidad del
administrador del proyecto para ajustar este tipo de expectativas será la principal
fuente de problemas. * Los proyectos sufren cambios en los requerimientos a lo
largo de su vida. Un cambio de esta naturaleza puede producir resultados nocivos
en el proyecto. * El cambio de herramientas y técnicas en un proyecto ya iniciado
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funciona esporádicamente, normalmente anulan cualquier posible beneficio. |
11. Defina que es el sistema de control de avance físico.
Es el que debe proveer a la organización un instrumento de control que le permita
conocer de forma continua y lo más exacto posible, el avance del proyecto que se
encuentra en ejecución.
EJERCICIO 7.21. Control es el conjunto de actividades de administración utilizadas para
asegurar que el proyecto va de acuerdo a lo planificado.
2. La retroalimentación es comunicar al equipo que lleva a cabo el proyecto, los
hallazgos durante el control y planificar las acciones correctivas que deben
tomarse.
3. El control es un sistema de retroalimentación que provee de información
acerca de cuán bien va el proyecto.
4. Los tres parámetros a controlar del plan desarrollado en la ejecución y control
de proyecto son: calidad, tiempo y costos.
5. La auditoria se puede llevar a cabo durante o al finalizar el proyecto.
6. Control de avance es un repaso de los procesos, herramientas y la
organización de un sistema AO.
7. Las secciones de preguntas que debe contener un cuestionario de entrevistas
de revisión son: proyecto, planes, decisiones, herramientas de administración de proyectos, enfoque técnico, pronóstico, preguntas adicionales para la entrevista individual.
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8. La retroalimentación debe ser oportuna. Cuanto más pronto se haga después
de la revisión, mejor.
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