Objetivos, metodología, desarrollo y beneficios

IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE INTELIGENCIA COMPETITIVA.

LORTEK

Implantación

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Objetivos

Resultados2

1. Objetivos del servicio

El objetivo del servicio es que la empresa disponga de un sistema de inteligencia competitiva implantado eficazmente en la organización. Este sistema será completo, y albergará todas las fases: diagnóstico, definición, configuración, comunicación y toma de decisiones.

Este sistema de inteligencia competitiva estará vinculado directamente a los factores de vigilancia clave que se definan con el desarrollo del proyecto.

La empresa dispondrá de un portal donde poder publicar y recopilar la información de noticias, boletines,.., generados con el desarrollo del proyecto, además de toda la información relacionada con las diferentes fases que componen un sistema de inteligencia competitiva completo.

Otro objetivo importante es que los trabajadores de la propia empresa sean los que participan en la publicación de noticias, boletines y gestionen el resto de contenidos: permisos a usuarios, gestión de las fuentes de información, gestión de las herramientas de vigilancia, valorar la evolución del sistema.

2. Resultados y beneficios esperados

· Detección continua de oportunidades para la empresa: mercado, producto y tecnología. Toma de decisiones vinculadas en estos ámbitos.

· Incrementar el conocimiento de los trabajadores de la empresa.

· Evitar conflictos legales y normativos.

· Fomentar la participación de los trabajadores, mediante la comunicación y publicación de noticias de interés.

· Optimizar el tiempo empleado en labores de vigilancia realizadas de forma no estructurada y organizada en las empresas.

Metodología

Resultados3

3. Metodologia empleada

Para que el proyecto pueda implantarse de forma efectiva en la organización, se detallan las tareas que se llevarían a cabo:

TAREA 1 Diagnóstico situación actual. Valorar factores críticos de vigilancia

TAREA 2 Detallar factores críticos de vigilancia

TAREA 3 Definir fuentes de información y herramientas de vigilancia

TAREA 4 Configurar sistema. Definir flujo de trabajo

TAREA 5 Implantar el sistema

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TAREA 1 Diagnóstico situación actual. Valorar factores críticos de vigilancia

En este diagnóstico se realiza un repaso sobre la situación de LA EMPRESA en el apartado de inteligencia competitiva. Este estudio sirve de base para conocer con más detalle el proceso de ICP en la empresa, y la necesidad de sistematizar los diferentes agentes y medios que actualmente están operando de forma independiente en la empresa.

En esta primera tarea se avanzará en el conocimiento por parte LORTEK y por parte de la empresa de la situación de las diferentes etapas que componen un proceso de ICP más detalladamente.

Tareas

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TAREA 2 Detallar factores críticos de vigilancia

Esta es una de las etapas clave en la correcta implantación de un sistema de ICP. Hay que tener en cuenta que el sistema se construye a partir de estas variables de vigilancia. Es necesario para ello que haya una correcta correspondencia entre los planes estratégicos, planes de gestión, y si los hubiere, con los planes tecnológicos de la empresa.

Para ello se van a definir estos factores críticos desglosados en las siguientes categorías:

a. Competidores: donde se indicará el nombre de aquellos competidores actuales y potenciales, el posicionamiento competitivo respecto a ellos, y qué aspectos interesan vigilar de estos competidores, donde las patentes cobrarán un protagonismo destacable.

b. Mercados: los mercados a analizar podrán ser geográficos, segmentos o clientes en concreto. En todos los casos podrán ser mercados actuales y potenciales, y detallarán los aspectos que se deben vigilar. Es importante describir la cadena de valor o forma en la que accede LA EMPRESA a sus clientes finales. Esta cadena de valor nos indicará como estructurar y vigilar el proceso.

c. Tecnologías y normativas: las tecnologías y normativas a vigilar se detallarán en este apartado. Es recomendable ampliar la visión en este apartado (eso sí, cohesionado con el plan estratégico de la empresa), pues derivado del mismo se pueden generar oportunidades de nuevos desarrollos y la posibilidad de avanzar mediante la participación en proyectos que impliquen un avance tecnológico y de innovación en La empresa.

Los factores anteriormente definidos deberán posibilitar un avance en los objetivos de la empresa, y promover un mayor enriquecimiento y contenidos dentro de los planes de innovación de la empresa. Se debe tener en cuenta además que las categorías definidas anteriormente podrán contener aspectos de vigilancia que podrán ser transversales: así, por ejemplo, a la hora de definir las variables a vigilar en algunos competidores, además de su catálogo de producto, novedades, también podrán incorporarse aspectos de la categoría tecnológica, como pueden ser las patentes.

En esta fase, es necesaria la participación de los agentes implicados en estas categorías, tanto publicadores como receptores de los boletines. Los factores de vigilancia serán validados por la dirección de la empresa, con el objeto de ver su coherencia con el plan estratégico y prever su utilidad futura.

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TAREA 3 Definir fuentes de información y herramientas de vigilancia

La siguiente tarea a desarrollar sería la recopilación de las fuentes de información disponibles en la empresa para satisfacer las necesidades del punto anterior. En este punto, en la empresa se realizará un listado de:

· Revistas de papel, u on-line suscritas.

· Ferias a las que se acude.

· Congresos y eventos habituales y/o previstos.

· Mercados: visitas a clientes, periodicidad…

· Direcciones de internet: ámbito de utilización, ….

Esta es también una tarea crítica: la efectividad y buen funcionamiento global del sistema de inteligencia competitiva, es directamente proporcional a la calidad y cantidad de las fuentes de información disponibles.

Estas fuentes de información deberán dar respuesta a las necesidades planteadas en la tarea anterior. Hay que tener en cuenta que estas fuentes de información también contienen información para diferentes necesidades. Así, en una feria del sector, se pueden detectar novedades de competidores, ver avances tecnológicos de proveedores o centros tecnológicos, evolución del mercado, tendencias…

Dependiendo del ámbito de vigilancia, y las necesidades de fuentes de información, LORTEK podrá facilitar e indicar aquellas que pueden ser de interés para el sistema. En caso de no disponer de las fuentes correctas, desde LORTEK se indicará como proceder a su búsqueda.

En paralelo con el inventario de las fuentes de información, se realizará una descripción de cómo explotar sistemáticamente las mismas. Para ello, se irán incorporando en LA EMPRESA aquellas herramientas que puedan facilitar una optimización del tiempo y de la calidad de la información obtenida.

A la hora de implementar las herramientas TIC en LA EMPRESA se irá creciendo de forma gradual: se empezará por potenciar y emplear herramientas básicas en cuanto a coste y conocimiento requerido, para que en etapas posteriores, y siempre y cuando sea necesario, se empleen herramientas más sofisticadas que supongan una mayor inversión, tanto en tiempo como en el coste de la propia herramienta.

Tareas

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TAREA 4 Configurar sistema. Definir flujo de trabajo

En la tarea de configurar el sistema y definir los flujos de trabajo, se combinarán los contenidos de las tareas anteriores con recursos y frecuencias de uso. Tratando de agrupar en unidades lógicas, o familias de información, se realizarán los vínculos correspondientes con los recursos responsables de explotar las fuentes de información y las herramientas TICs correspondientes. Para cada tipo de información se definirá un flujo de trabajo que garantice el avance de las etapas de vigilancia. Así, por cada fase de buscar, editar, publicar…, se definirán responsables, personas que lo validan, receptores de información, frecuencia de búsqueda.

Una tarea clave para que el sistema funcione de forma eficaz, es que la parte de configuración del sistema se construya adecuadamente. En esta tarea se trata de personalizar y adecuar las herramientas TICs las fuentes de información para que se puedan extraer datos relevantes. Es decir, en esta parte se configurarían los agregadores, buscadores, organizadores, analizadores…, para que puedan generar valor añadido al sistema y teniendo siempre en cuenta que las herramientas son medios y no fines para el proceso de vigilancia.

Esta tarea requiere de una comunicación continua entre LORTEK y la empresa para poder ir reconfigurando la información que llega a la empresa, para que esta sea de calidad, y la cantidad también sea la adecuada.

También se tratarán otras fuentes de información que conviene ir incorporando al sistema, como: visitas comerciales, revistas papel, asistencia a ferias, congresos…

La plataforma @GITE servirá de soporte para el desarrollo del proyecto. Es una plataforma de software libre, con lo que no se cobran licencias de uso, y la gestión de la misma (usuarios, roles…, ) la puede administrar LA EMPRESA.

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TAREA 5 Implantar el sistema

En esta última tarea se relacionarán los diferentes aspectos y agentes que participan en el proyecto de vigilancia para que los resultados y acciones desarrolladas sean coherentes y estén alineadas entre ellas.

Se realizará un seguimiento de la metodología empleada, para analizar los puntos fuertes y débiles del mismo, y proponer las acciones correspondientes.

Se definirán metodologías de trabajo a nivel más general que garanticen un aprovechamiento óptimo de la información obtenida. Por ello, se indicarán qué tipos de información, frecuencias, receptores…, serán necesarios para que el sistema sea válido dentro del proceso de definición de los planes de tecnología e innovación, en la definición de nuevos proyectos de investigación, en aprovechar oportunidades comerciales, en evitar conflictos legales con otras empresas…

Teniendo en cuenta que el proceso de vigilancia debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa, y que debe servir para reforzar este apartado, se adelanta que la información debe ser recibida por un comité clave de la empresa, como puede ser el comité de dirección, u otro órgano equivalente.

Se debe tener en cuenta que el proceso de vigilancia debe ser un factor que garantice una mejora competitiva de la empresa mediante las actuaciones anteriormente descritas. Por ello, y de forma periódica se realizará una valoración del proceso, con el objeto de conocer la eficacia del sistema y adecuarlo a la nueva situación. El proceso de valoración también será definido y documentado. De esta forma se asegura que el proceso de la vigilancia se complete de acuerdo a los ciclos PDCA.

Con la realización de estas tareas se garantiza la puesta en marcha de un sistema de inteligencia competitiva en la empresa.

Tareas Responsabilidades

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Responsabilidades

Entregables

4. Responsabilidades empresa

La clave en el correcto desarrollo del proyecto se basa en la estrecha relación que puedan mantener el equipo de trabajo de LORTEK, y el equipo de LA EMPRESA. Para ello, se considera conveniente mantener una reunión mínimamente mensual entre los interlocutores del proyecto, para ver el avance del proyecto, posibles desviaciones y tomar las acciones correctoras que correspondan.

A la hora de definir los factores de vigilancia y los flujos de trabajo, es imprescindible la participación de las personas que van a tener relación con la categoría definida, tanto en su rol de editor o receptor. El personal que participe tendrá un buen conocimiento de las estrategias de la empresa. En su globalidad, estos factores de vigilancia serán validados por la dirección de la empresa.

Funciones y responsabilidades LA EMPRESA:

1. Asignar equipo de trabajo y roles.

2. Colaborar en el cumplimiento de plazos.

3. Implantar y poner en práctica las herramientas TICs indicadas.

5. Entregables

Como entregables del proyecto, figurarían los siguientes:

a. Documentos:

1. Diagnóstico situación inicial proyecto.

2. Listado factores críticos de vigilancia.

3. Flujos de trabajo.

4. Procesos de trabajo.

b. Configuración de fuentes y herramientas TIC .

c. Portal de vigilancia configurado.

d. Informe final del desarrollo proyecto.

Con estos entregables se garantiza que LA EMPRESA tenga la suficiente información para poder mantener en el futuro de forma autónoma, el proceso de vigilancia correctamente implantado en la organización.

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