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IGAC

PROSPERIDAD I PARA TODOS INSTITUTO GMGRAFICO

AGUS SIN CODALZI

Sede Cent1.31

COMITÉ DE MEJORAMIENTO

ACTA (No.003) de 2014

PROCESO O DIRECCIÓN TERRITORIAL:

FECHA:

San José de Cúcuta, 16 de Septiembre de 2014

HORA:

De las 11:00 am a las 1:00 pm

LUGAR:

Oficina Dirección

ASISTENTES:

Gerónimo Calvete Oviedo Juan M. Chaustre Peñaloza Maritza Sánchez Cely

Samuel Porras Fredy Martin Caicedo Yasmina Gomézjurado Gil Maritza Moreno Valderrama María Gabriela Lemus Soraya Torres

AUSENTES: Con o sin justificación

Juan Carlos Ávila Triviño Isela Rojas Cortes José Luis Tovar Becerra

Director Territorial (Encargado) Profesional Especializado Responsable Área Jurídica Profesional Universitario Responsable de Formación y Actualización Catastral Profesional Universitario, Pagador Profesional Universitario, Contabilidad Auxiliar Administrativo — facilitadora del SGI Auxiliar Administrativo (P) asignada PQRDS Profesional de Comunicaciones - Contratista Profesional de Logística - Contratista

Responsable área Avalúos Responsable área Conservación Responsable área de Informática

ORDEN DEL DÍA

1. Seguimiento a proyectos del Plan de Acción 2. Seguimiento de indicadores y análisis de datos 3. Análisis de producto no conforme 4. Seguimiento a peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias 5. Análisis de mapa de riesgos de gestion 6. Seguimiento a los programas, analisis de sus indicadores y otros temas ambientales 7. Seguimiento a las ACPM 8. Compromisos

Carrera 30 N.° 48-51 Conmutador: 369 4100 - 369 4000 Fax: 369 4098 Información al Cliente 368 3443 - 369 4000 Ext. 4674 Bogotá, D.C. www.igac.gov.co

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PROSPERIDAD 1 PARA TODOS iNSTITIJTO GEOGRÁFICO

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ACTA (No.003) de 2014

DESARROLLO

1. Seguimiento a proyectos del Plan de Acción

Se socializó la nueva meta en el proyecto de actualización de la formación catastral, atendiendo las directrices de la sede central, quedando la actualización de solo 2 municipios así: (Tibú urbano 11000 predios-rural 6800 predios y San Calixto urbano con 900 predios).

Se realizó la verificación de la meta del área de conservación del año 2014 de 80.000 mutaciones, la

cual no ha tenido modificación alguna, su estado al 30 de septiembre es de 18.663 mutaciones

tramitadas, representando solo un 23.32% de la meta.

2. Seguimiento de indicadores y análisis de datos

IGAC 4t, saMM

2. SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES

EL INGRESO DE INDICADORES SE DEBE REALIZAR LOS PRIMEROS 5 DIAS DEL MES

Recordar que el análisis debe ~New e I pon¡ue se nene Adato reportada y realizar un andas' dr tos causas. Para las moles que no se realice el proceso por favor colorar que no se «ohm y dor la jushfkDridn en el campo de dese/opción.

El ingreso mensual de los indicadores se ha realizado de manera continua aunque en casi todos los procesos no se ha cumplido con la meta, por lo tanto, teniendo en cuenta el procedimiento del aplicativo SISGES se les recordó a los Jefes de proceso que si el indicador esta en rojo tres meses seguidos se debe levantar una propuesta de acción correctiva, y si esta en amarillo tres meses consecutivos se debe levantar una propuesta de acción preventiva dependiendo del origen del problema, proyectadas a mejorar el estado del indicador y la(s) cual(es) se presentara(n) para avalar en una próxima reunión y el diligenciamiento en el aplicativo de acciones CPM según el manual de procedimientos correspondiente.

Por lo que se tomó la decisión de levantar una acción preventiva para el área de pagaduría en donde se pueda realizar la verificación de cumplimiento legal por parte de los contratistas respecto al pago de


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UPARATODOS INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUS1 IN CODAZZI

Sede Central


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salud, pensión, ARL y presentación mensual de las cuentas de cobro correspondientes, para poder ejecutar el PAC de manera satisfactoria.

Se les recuerda a todos los Jefes de proceso que el análisis debe explicar el porque se tiene el dato reportado relacionado directamente con la ejecución del mes y realizar un análisis de las causas, que permita evidenciar a los usuarios lectores el estado del indicador y la respuesta por los responsables.

Para los meses que no se realice el proceso por favor colocar la justificación en el campo de descripción, pero no colocar ningún dato (incluyendo cero).

3. Análisis de producto no conforme

Certificados Catastrales Especiales: No se ha presentado producto no conforme debido a que se está usando el aplicativo en línea que permite revisar en el sistema el certificado antes de su impresión y firma. Se asignó al funcionario ROGER SUAREZ la elaboración de los certificados especiales.

Certificados Catastrales Nacionales: Tampoco presentan producto no conforme debido al chequeo previo a la generación de la orden de consignación.

Certificado plano predial catastral: se presentaron 20 a lo largo del trimestre, las prinipales causas son:

• Mala impresión (7) (falta de tinta, sale corrida la imagen, no se ve el predio impreso) • Se traba la impresora (4) • Se coloca el papel al revés (4) • Escala diferente (3) • Se imprime otra cosa (1) • No tiene Número de seguridad (1)

Se toma la decisión como corrección inmediata generar un borrador en hojas reciclajes antes de imprimir el original.

Carta catastral: se han presentado 29 productos no conformes durante el trimestre, las principales causas son:

• Mala impresión (8) • Predios sin Nomenclatura / sobre cotas (10) • Sin código de vereda o predio(4) • Manzana desactualizada (1) • Predio sin cotas (2) • No sale el predio completo(2) • Mal escrito el nombre del municipio (2)

4. Seguimiento a peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias


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En el tercer trimestre se han recibido 11 sugerencias a través de los buzones de sugerencia.

Mejorar la atención al cliente (10) - (Mala atención del personal que atiende el usuario en la ventanilla catastro, muy demorado el

servicio) Implementar mecanismo de consignación cercano(1)

El Director Territorial (E) Gerónimo Calvete aprobó la propuesta del equipo de comunicadoras de la territorial sobre capacitacion y retroalimentación a las personas que atienden a los clientes ciudadanos. Estas capacitaciones se realizarán un día a la semana en el horario de 7am a 8am.

Se realizó la socialización de los resultados de la encuesta de sercicio al cliente realizada por sede central en donde las principales recomendaciones fueron:

-Agilizar los tiempos de entrega en el área de digitalización para el C.I.G, estipulado inicialmente (3) días hábiles, la facilitadora de SGI Sra. Yasmina Gomezjurado Gil sugiere que no exista un retroceso en los tiempos de entrega logrados en la coordinación del Director Territorial (E) Carlos Alfonso Martinez.

- Tramitar oportunamente las solicitudes y servicios catastrales, la facilitadora del SGI manifiesta que no se dan respuesta a las solicitudes de los clientes (radicados de conservación), además solicitan a los usuarios más de una vez los documentos anteriormente radicados por que no aparecen dentro de la territorial, se sugiere incluir dentro de la acción correctiva que se debe generar para el resultado de la encuesta, mejorar las respuestas en los requerimientos catastrales, evitando las ( quejas, reclamos, derechos petición), realizar una reorganización con el material y atenderlo en orden de radicación (lo más viejo primero).

La Dra. Maritza Sánchez Cely, hace enfasis en que una de las mejoras que se realizaron durante su periodo como Responsable del área de conservación, fue que al entrar en vigencia denuevo COBOL en el instituto, se empezó a manejar toda la radicación por excel, por lo tanto, todo lo que se recibe por el sexto piso se tiene debidamente clasificado desde el 24 de marzo de 2014, debido a esto, actualmente se lleva un control sobre ese tema sin dar lugar a perdida de documentos.

La facilitadora del SGI informa los casos de visitas de revisiones de avalúos que se realizaron por parte de los reconocedores el mes de marzo de 2014 y no se ha realizado ningun otro tramite por parte del instituto, a lo cual la responsable solicita no generalizar, ya que solo es un caso al que se refieren con la particularidad dado que la persona afectada es cercana a ella y debemos recordar que el trato debe ser igual.

-Falencias en la respuesta de las llamadas telefónicas, la facilitadora recalca el hecho de que los teléfonos no sirven y si sirven no los contestan, por lo que se sugiere delegar a una persona exclusivamente a contestar el teléfono.

Se concluye que el nivel de satisfacción del los usuarios incrementó del 63% del año pasado al 77% en el año actual.

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Sede Central


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Sobre PQRS, del año 2013 faltaban por cerrar 7 adjudicadas al área jurídica desde el mes de mayo que no habían sido resueltas, al día de hoy ya se cerraron como lo comunica el Director territorial (E) Gerónimo Calvete, por lo tanto del año 2013 ya se cerraron todos los requerimientos.

Las PQRS pendientes del año 2014, llegan a 312 a lo cual se hace la observación por parte de la delegada de PQRDS de que muchas ya están resueltas pero no se ha sacado el tiempo para cerrarlas en CORDIS y además mas o menos 180 de esas solicitudes se dieron de baja en COBOL pero no en CORDIS. A lo que se el Director Territorial (E) Gerónimo Calvete se comprometió a suministrar el personal de apoyo para que la delegada de PQRDS Maritza Moreno pueda hacer la depuración del CORDIS.

5. Análisis de mapa de riesgos de gestion

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Se recordó a los reponsables de proceso de esta acción abierta 834 de 2013 y su responsabilidad en la entrega de las evidencias ya que en este mes se deben subir las del tercer seguimiento, teniendo en cuenta la observación de la Oficina de Control Interno "En el presente seguimiento se evidencia que a pesar de realizar actividades tendientes a dar cumplimiento se debe tener en cuenta la periodicidad de los mismos (2014-7-30).

6. Seguimiento a los programas, analisis de sus indicadores y otros temas ambientales

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I 9E1 GESTIDN AlIBUEDAL SERVICIOS ADUIRSTRAMOS Grupo Memo de Traba)/ de Gesten de Sentaos

2 965 GESTION ASIENTA,. sERvvos ADMTRAMOS Grupo Memo de Traba)/ de Gesten de Serátts

3 964 GESTION mistral. &unos ADMINSTRAMOS Grupo Memo de Traba)/ de Gesten de Servias,

4 963 GESTOR AMBENTAI. SERVIC35 ADIEINSTbralOS Grupo Metro de Trabar de Gestee de Servs:1s

5 962 GESTION AMBENTAL SERVODS ADIata6TRAMOS Grupo hernio de Trabaja de Gesten de Senna.

6 957 GESTION AMBERTAI. SERVICIOS ADMIRAMOS Grupa alerto de Tula?) de Gestión de Senuens ,


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AGUS 11N CODALLI

Sede Cenlrai


ACTA (No.003) de 2014

Finalizadas:

Las acciones 964 identificaron el uso y almacenamiento de Sustancias Químicas. 965 ahorro y uso eficiente del agua.

963 separación en la fuente de residuos convencionales y con potencial reciclable.

957 fortalecer el conocimiento de los temas asociados al Sistema de Gestión Ambiental

Abiertas:

962 5's el área de conservación ya realizó la jornada de aseo y limpieza, falta el resto de la territorial ya que se había definido que se realizara por áreas.

En la 966 residuos peligrosos falta realizar el envio de residuos peligrosos a Sede Central

Se define que el día 19 de septiembre en horario de 4:OOpm-6:OOpm se realizara la jornada de aseo en el resto del octavo piso y el 30 de septiembre horario de 4:OOpm-6:OOpm en el sexto piso para no interferir con la atención al público.

7. Seguimiento a las ACPM

erna •

1 888 SATISFACCION DEL CLIENTE GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

2 834 MINIMIZAR LOS RIESGOS IDENTIFICADOS EN LA TERRITORIAL EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN INTERNA

3 788 PIAN DE CAPACITACION, BIENESTAR SOCIAL Y SALUD EN EL TRABAJO GESTIÓN HUMANA 4 756 SEGUIMIENTO Y MEDICION GESTIÓN CATASTRAL

5 755 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME MEJORA CONTINUA

6 749 ACTUALIZACION CATASTRAL GESTIÓN CATASTRAL

7 744 DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS MEJORA CONTINUA

8 743 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS MEJORA CONTINUA

743: Control de documentos y registros: Cerrada como efectiva por control interno

744: Derechos de petición: falta generar conclusion y esta pendiente el cierre por la oficina de control interno.

834: Minimizar riesgos identificados en la territorial, acción explicada en el numeral de riesgos y en la cual se solicitan las evidencias de los controles de riesgos de gestión y corrupción por responsable.

888: Satisfacción del cliente, acción ya presentada. Se habló sobre los resultados de encuesta de satisfaccion del cliente.

756: Seguimiento y medición, acción para el tema de indicadores, la cual se concluyó como efectiva, por quedar al día con la información de los datos para el 2013, pero se recomienda continuar con el refuerzo para no permitir demoras o retrasos para los indicadores del presente año.

788: Plan de capacitación, acción determinada como efectiva, falta de conclusion para posterior cierre


Di ctor Territorial

asm na Gomezjurado Gil

acilitadora de Calidad

FIRMAS Y RESPONSABLES

Gefófiimo Calvete Oviedo

IGAC INSTITUTO GEOGRÁFICO

AGUSTIN CODAZZI

Seda Cendal

PROSPERIDAD 1 PARA TODOS


ACTA (No.003) de 2014

8. COMPROMISOS

COMPROMISO RESPONSABLE FECHA LIMITE

DE EJECUCIÓN

Realizar capacitación por parte del Sr. Fabricio Coronel a la Sra.

Adela Cadena en el tema de revisión de pago de aportes de los

contratistas para las respectivcas superviciones del área de Actualización catastral

-Director Territorial

-Responsable área

Formación y

Actualización

23/09/14

Realizar acción preventiva para la verificación de cumplimiento

legal por parte de los contratistas respecto al pago de salud,

pensión,arl y presentación mensual de las cuentas de cobro

correspondientes.

-Responsable Area de

Formación y

Actualización

- Facilitadora de Calidad

30/09/14

Realizar impresión de borrador de los certificados planos en

hojas reusables para disminuir la cantidad de producto no conforme

-Responsable del area

de informática 22/09/14

Definir un día de la semana de 7am a 8 am para realizar

capacitaciones de servicio al cliente y retroalimentación del servicio.

-Director Territorial

-Equipo de

comunicadoras

22/09/14

Cerrar en CORDIS todas las PQRS que ya se realizaron -Director Territorial

-Delegada PQRS 30/09/14

Jornada de aseo y limpieza octavo piso

-Director territorial

-Responsables de

proceso

19/09/14

Jornada de aseo y limpieza sexto piso


-Responsables de

proceso

30/09/14

,

Envio de residuos peligrosos a Sede central


-Responsables de

Bodega externa

19/09/14

Carrera 30 N.° 48-51 Conmutador: 369 4100 - 369 4000 fax: 369 4098 Información al Cliente 368 3443 - 369 4000 Ext. 4674 Bogotá, D.C. www.igac.gov.co

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