i 02 001 elaboracion documentos

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO ELABORACION DE DOCUMENTOS

Cdigo: I-02-001 Versin: 04

SOGAMOSO, DICIEMBRE DE 2012

Sistema de Gestin

de la Calidad

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE

DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001

COPIA NO CONTROLADA 20 de agosto de 2015 Pg. 2 de 14

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA

Descripcin Solicito mes Ao

02 11 2009 Ajuste codificacin forma y contenido de los documentos

Director de Planeacin

03 07 2012 Se incluye modificacin referente a

los cambios en la identificacin

Laboratorio de

Medidores

04 12 2012 Modificacin Norma ISO

17025:2005

Laboratorio de

Medidores

Elaborado por: Carolina Pulido

Revisado por: Ricardo Salamanca lvarez

Aprobado Por: John Fredy Plazas Vergel

Fecha: 12/12/2012 Fecha: 12/12/2012 Fecha: 12/12/2012

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN ...................................................................................................... 4 2. OBJETIVO ................................................................................................................ 4 3. ALCANCE ................................................................................................................. 4 4. JERARQUA DOCUMENTAL ................................................................................... 4 4.1 MANUAL DE CALIDAD: ......................................................................................... 5 4.3 PROCEDIMIENTOS: ............................................................................................... 5 4.4 INSTRUCTIVOS: ..................................................................................................... 5 4.5 FORMATOS: ........................................................................................................... 5 5. CONDICIONES GENERALES ................................................................................. 5 6. ELABORACIN DE DOCUMENTOS ...................................................................... 6 6.1 RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN: ...... 6 6.2 ELEMENTOS GENERALES ................................................................................... 6 7. CODIFICACIN ..................................................................................................... 10 8. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS. ............................................................... 11 10. FORMATOS .......................................................................................................... 13 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................... 14 12. REVISIN Y ACTUALIZACIN ............................................................................ 14 ....................................................................................................................................... 14

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


1. INTRODUCCIN El presente Instructivo da los parmetros para la elaboracin de la Documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad de la COMPAIA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S. A. ESP, cumpliendo as con los requisitos La Norma ISO 9001 e ISO 17025, las cuales establecen requisitos de control a la documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad que se ha implementado en la Compaa. La normalizacin de la elaboracin de documentos le permite a la Compaa tener uniformidad en la forma y presentacin de toda su documentacin, especialmente en la documentacin necesaria en los Sistemas de Gestin de la Calidad. Por lo cual, la idea general que debe presidir la gestin de la documentacin es que sta debe ser lo ms sencilla y clara que sea posible, cumpliendo los requisitos de las normas ISO 9001 e ISO 17025 y las necesidades operativas de la Compaa 2. OBJETIVO Definir los parmetros para la elaboracin y codificacin de los documentos que sean incluidos en los Sistemas de Gestin de la Calidad o para la operacin de la COMPAA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S.A. E S P. 3. ALCANCE La aplicacin de este Instructivo es para toda la documentacin generada en los Sistemas de Gestin de la Calidad u otros documentos relacionados. En aquellos casos donde existan metodologas o estructuras de presentacin de documentos definidos por instancias diferentes a la compaa, el documento se ajustara a las mismas sin perder en lo posible la connotacin que la Compaa le da a este tipo de documentos. 4. JERARQUA DOCUMENTAL Se establece la jerarqua documental por la necesidad de cumplir con algunos requisitos de la norma, especialmente los relacionados a documentacin, en la cual se especifica que los procedimientos deben establecerse, documentarse, implementarse y mantenerse. La Documentacin de la COMPAA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S. A. E S P se compone de los siguientes documentos:

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


4.1 MANUAL DE CALIDAD: Es un Documento obligatorio de las normas ISO 9001e ISO 17025, a travs del cual se describe el alcance y la estructura de lOS Sistema de Gestin de la Calidad, la interaccin entre los procesos que lo conforman, la referencia de los procedimientos documentados establecidos y las directrices para dar cumplimiento a los requisitos definidos en la norma citada. 4.2 POLITICA DE CALIDAD:

Son las intenciones globales y orientacin de la Compaa relativa a la Calidad 4.3 PROCEDIMIENTOS: Describe las actividades o tareas que hacen parte de un proceso en trminos de qu se hace, quin es el responsable de su ejecucin, dnde se realizan dichas actividades y cundo son ejecutadas cada una de ellas, cumpliendo los requisitos de las Normas ISO 9001 e ISO 17025 y las polticas establecidas por la Compaa 4.4 INSTRUCTIVOS: Conjunto de todos los documentos que son esenciales para la operatividad de los sistemas de calidad (Manuales, instrucciones operativas, manuales de uso de los equipos, manuales del usuario, catlogos, normas de actuacin. cdigos de conducta, etc.). Este tipo de documento es opcional en los Sistemas de Gestin de la Calidad de la Compaa donde se considere til su aplicacin, y en l se describen en forma detallada las actividades que surgen de los Procedimientos, y que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensin requieren aclararse. 4.5 FORMATOS: Son documento especiales para los Sistemas de Gestin de la Calidad, el cual cuando es diligenciado se convierte en un registro. 5. CONDICIONES GENERALES Al elaborar un documento para la Empresa o para los Sistemas de Gestin de la Calidad de la Compaa, deben aplicarse fundamentalmente las siguientes condiciones:

Los documentos no deben crear ambigedades que distorsionen su aplicacin, por lo tanto, debe utilizarse un lenguaje claro, preciso y coherente.

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


Utilizar siempre el mismo tiempo verbal (aprueba, diligencia, revisa aprobar, revisar, diligenciar)

La documentacin realizada debe ser propia de la Empresa. 6. ELABORACIN DE DOCUMENTOS 6.1 RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN: Los responsables del proceso documental de COSERVICIOS S.A. - ESP se referencian en el siguiente Cuadro: Cuadro 1: Responsabilidad para Elaboracin, Aprobacin y Revisin.

DOCUMENTO RESPONSABLE DE ELABORACIN

RESPONSABLE DE REVISIN

APROBACIN

Manual de Calidad Coordinador de Calidad

Representante de la Direccin

Gerente

Procedimientos Lder del Proceso Representante de la Direccin

Gerente

Manual de Procesos y Procedimientos

Representante de la Direccin.

Lideres de los Procesos

Gerente

Manuales (Operativos, Funciones)

Lder de Proceso y/o experto


Gerente

Instructivos Lder de Proceso y/o experto


Gerente

Formatos Lder del Procedimiento

Responsable de la Documentacin SGC

Lder del Proceso

6.2 ELEMENTOS GENERALES Portada: Los documentos que lo requieran deben llenar una portada con la siguiente estructura.

En la Parte superior centrado, se coloca el logo de la Empresa, A dos interlineados, se coloca SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, en Arial 12.

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


Luego, se coloca el nombre del Documento centrado horizontalmente en negrilla y en maysculas en letra Arial 20; despus el cdigo y la versin en tamao 12. Centrados horizontalmente. En la parte inferior, se coloca la ciudad y fecha de aprobacin del documento (mes, ao). La portada va enmarcada en un cuadro, con lnea continua de 3 puntos

CONTROL DE CAMBIOS: El control de cambios permite tener control de los documentos en su actualizacin. Cuando se realice un cambio en los sistemas de identificacin de los documentos se debe incluir aquellos que se manejen mediante software. Debe aparecer en la segunda pgina. Este consta de la siguiente tabla:

Versin FECHA

Descripcin del Cambio Solicito mes ao

septiembre 2009

XXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado Por:

Fecha

Versin : el numero de la versin que le corresponde al documento

Fecha: Fecha en la cual se aprob, la modificacin correspondiente y se describe de la siguiente forma: Ao (nmero arbigo de cuatro dgitos) Mes en letras Da Ejemplo: Agosto de 2009, se debe presentar as: 2009-08-12

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


Descripcin del Cambio: En este campo se hace una descripcin de las modificaciones realizadas al documento. Debe contener una descripcin concreta de los cambios hechos al documento.

Persona que solicita el cambio: es el nombre de la persona que pide la modificacin y expres las razones del cambio.

TABLA DE CONTENIDO: Para los documentos que lo requieran deben tener una tabla de contenido de de tres columnas:

Primera columna Numeral

Segunda columna Ttulos de los captulos y los de sus subdivisiones

Tercera Columna Pgina. Esta columna va justificada a la derecha ENCABEZADO: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas del documento:

Sistema de Gestin de la Calidad

Nombre del Documento

Versin:

Cdigo:

Al lado izquierdo se encuentra el logotipo de la Compaa. Debajo Sistema de Gestin de la Calidad. En la parte intermedia se coloca el nombre del documento el cual puede ser:

Manual

Procedimiento

Instructivo

Formato

En la parte derecha se especifica la versin del documento, en nmeros arbigos y el cdigo correspondiente para su identificacin, de acuerdo a lo establecido en el numeral 7 de este instructivo El tipo de letra utilizado en el encabezado es Arial.

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


PIE DE PAGINA: Consta de la siguiente estructura y se encuentra en todas las pginas. COPIA CONTROLADA fecha impresin del documento Pg. X de Y En la parte izquierda se identifica si es copia controlada o no controlada, segn el caso, en la parte central la fecha en que se imprime el documento y en la parte derecha la paginacin especificando pagina X de Y, donde X es el numero de pagina y Y es el numero de paginas totales del documento. El tipo de letra utilizado en el pie de pgina es Arial y el tamao de letra es 9 CONTENIDO: Los requisitos generales del contenido son:

Tipo de Papel: todos los documentos impresos en papel Tamao Carta.

Mrgenes: Para posicin vertical de la Hoja las mrgenes son: Margen Superior: 3 cm Margen Inferior: 2 cm Margen Izquierdo: 3 cm Margen Derecho: 2 cm

Para posicin horizontal de la Hoja, las mrgenes son:

Margen Superior: 3cm Margen inferior: 2 cm Margen Izquierdo: 2 cm Margen derecho: 3 cm.

Todos los textos se desarrollan con los mrgenes indicados anteriormente a excepcin de tablas, grficos y formatos utilizados los cuales se elaboran en el tamao que se requieran.

Tipo de Letra: la letra a utilizar en el contenido de cualquier documento del Sistema de Gestin de la Calidad debe ser Arial, tamao 12, con interlineado de 1 espacio. A esta regla se excepta los formatos y los grficos si por cuestin de diseo debe manejar tamao de letra diferente.

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


7. CODIFICACIN La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad depende del Nivel Jerrquico de la Documentacin, en cual esta dado de la Siguiente manera: Los primeros caracteres hacen referencia al tipo de documento: ISO 9001:2008 MC: Manual de Calidad MP: Manual de Procesos y Procedimientos Seguido del nmero de la versin. Los dems documentos constaran de seis caracteres as: El primer campo ser de carcter alfabtico y corresponde al tipo de documento: P: Procedimiento F: Formato I: Instructivo C: Caracterizacin M: Manual (otros Manuales) El segundo y tercer campo son nmeros que corresponden a la dependencia que origina o pertenece el documento de la siguiente manera. (Los cdigos se irn creando en la medida que surja la necesidad y se incluirn en el Anexo No 1) 01 GERENCIA 02 PLANEACION 03 SERVICIOS INTEGRALES 04 LEGAL 05 RECURSOS HUMANOS 06 ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 07 COMERCIAL 08 INFORMATICA 09 COMPRAS 10 ACUEDUCTO 11 ALCANTARILLADO 12 ALUMBRADO PUBLICO 14 LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD 15 LABORATORIO DE MEDIDORES

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


Los ltimos tres campos corresponden al consecutivo del documento dentro de la dependencia. EJEMPLO: Un Formato de Planeacin y Desarrollo se codificara F 02 001, en donde F: Formato 02: Cdigo correspondiente a Planeacin y Desarrollo 001: Es un consecutivo de formatos en Planeacin y Desarrollo. 8. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS. Los documentos elaborados para los Sistemas de Gestin de la Calidad o para la Compaa deben tener la siguiente estructura.

DOCUMENTO CONTENIDO M

anu

al de

Calid

ad

Manu

al de

Pro

cesos

Pro

ced

imie

nto

s

Instr

uctivos

Form

ato

s

Otr

os

docum

ento

s

Titulo

X

X

X

X

X

X

Portada

X

X

X

X

opcional

Encabezado

X

X

X

X

X

X

Pie de pagina

X

X

X

X

opcional

Control de cambios

X

X

X

X

opcional

Tabla de contenido

X

X

opcional

opcional

Introduccin

X

X

opcional

opcional

Objetivo

X

X

X

X opcional

Alcance

X

X

X

opcional

opcional

Normatividad

X

X

opcional

opcional

Responsables

X

X

opcional

Definiciones

X

X

opcional

opcional

Descripcin

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


9. SIMBOLOGIA PARA LOS DIGRAMAS DE FLUJO.

SMBOLO REPRESENTA

Terminal. Indica el inicio o la terminacin del flujo, puede ser accin o lugar; adems se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona informacin.

Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, conteniendo el nombre de ste o el nombre de la unidad administrativa donde se ha iniciado.

Operacin. Representa la realizacin de una operacin o actividad relativas a un procedimiento.

Decisin o alternativa. Indica un punto centro de flujo en que son posibles varios caminos.

Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Archivo. Representa un archivo comn y corriente de oficina.

Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

cumplimiento de la Norma ISO 9001

X

Condiciones Generales

X

Descripcin Grafica

X

X

opcional

Descripcin detallada

X

X

opcional

Revisin y actualizacin

X

X

X

opcional

Documentos Asociados

X

opcional

opcional

Anexos

opcional

opcional

opcional

opcional

opcional

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


Direccin de flujo o lnea de unin. Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

_ _ _ _ _

Anotacin, aclaracin o ambos casos. Siempre que se quiera hacer un comentario al margen, notas aclaratorias, etc. Se trazara indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota.

Actividad fuera del mbito de investigacin. Se utiliza cuando es necesario conocer las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso se encuentran desgranadas en otro lugar.

10. FORMATOS Los formatos son un tipo especial de documento, el tamao del papel y el tamao de la letra es opcional de acuerdo a su contenido y tamao, en forma general constan de las siguientes partes: Encabezado: consta de tres columnas

o Primera columna: Logotipo, debajo Sistema de Gestin de la Calidad. o Segunda columna: Nombre del formato. o Tercera columna: Versin y Cdigo del formato De acuerdo a lo

establecido en el numeral 7 de este Instructivo Cuerpo del formato: Es la parte del formato que contiene la informacin

especfica utilizada para la gestin segn las necesidades de los usuarios y del proceso en el que interviene el formato.

Los formatos se excluyen de cumplir con el tamao del papel y el tamao de

letra, el cual se definir de acuerdo al formato.

Sistema de Gestin de la Calidad

Nombre del Formato

Versin:

Cdigo:

Sistema de Gestin

de la Calidad


DOCUMENTOS

Versin: 04

Cdigo: I-02-001


11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma NTC-ISO 9000. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Norma NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. Norma NTC-ISO 17025:2005. Requisitos Gua Tcnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013: Directrices para la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Norma Cero V 1. Compaa de Servicios Pblicos de Sogamoso 12. REVISIN Y ACTUALIZACIN Este documento se revisa cada vez que se presente cambios y el responsable es el Coordinador de Calidad, el cual seguir lo contemplado en el procedimiento P-01-001 Control de Documentos.

i 02 001 elaboracion documentos

Documents