Hoja de Cálculo

Prof. Ing. Elizabeth Buján

Módulo III

Contenido del Módulo III

Introducción a la hoja de cálculo.

Manipulación de hojas de cálculo.

Tipos de datos.

Operaciones básicas.

Formato de celdas.

Configuración de hojas de cálculo.

Funciones.

Gráficos.

Impresión de hojas de cálculo.

Introducción a la hoja de cálculo

Elementos de una hoja de cálculo

Introducción a la hoja de cálculo

Elementos de una hoja de cálculo

Introducción a la hoja de cálculo

Elementos de una hoja de cálculo

Área de Trabajo

Barra de Título Íconos Rápidos Pestañas de Opciones / Barra de Herramientas

Barra de Fórmulas

Barra de Etiquetas/Hojas Barra de Estado/Zoom

Barra de

desplazamiento

Manipulación de hojas de cálculo

Lo primero que debemos conocer es que un archivo de

Hoja de Cálculo es como un libro contable donde podemos

llevar la información que queramos.

La hoja de cálculo está dividida en:

Columnas.

Filas.

Celdas

Manipulación de hojas de cálculo

Manipulación de hojas de cálculo

Columna

Fila

Celda

Tipos de datos

En una hoja de cálculo podemos ingresar los siguientes

tipos de datos:

Valores Constantes: datos introducidos directamente en

la celda.

Hora (Con distintos formatos de posición).

Fecha (Con distintos formatos de posición).

Números (Precedidos por signos especiales o encerrados en

paréntesis, alineados a la derecha por defecto).

Texto (incluye caracteres especiales, alineado a la izquierda por

defecto).

Tipos de datos

Fórmulas: comprende una secuencia de valores

constantes, referencias a otras celdas, funciones, nombres

u operadores.

Deben escribirse en la barra de fórmulas.

Deben comenzar con el signo = .

TIPOS DE OPERADORES

Aritméticos + , - , * , /

Relacionales < , > , = , <= , >= , <>

Tipo Texto &

Referencia Rango :

Unión ,

Tipos de datos

Funciones: utilizadas para realizar cálculos sobre valores que contengan las celdas o para modificar su contenido.

Se categorizan según la función que realizan.

Deben seguir una sintaxis específica.

Los argumentos debe ir entre paréntesis, sin espacios en blanco antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes, fórmulas u otras funciones.

Dependiendo de la función y lo que se quiera realizar, los argumentos deben dividirse con dos puntos ( : ) o con una coma ( , ).

=SUMA(A1:B3) no realiza lo mismo que =SUMA(A1,B3)

=FUNCION(ARGUMENTO I, ARGUMENTO 2, ... , ARGUMENTO n)

Tipos de datos

FUNCIONES

Tipo de Función Función

Estadísticas

Promedio PROMEDIO

Contar CONTAR

Máximo MAX

Mínimo MIN

Texto Concatenar CONCATENAR

Matemáticas y Trigonometría

Valor Absoluto ABS

Logaritmo LOG

Suma SUMA

Raíz Cuadrada RAIZ

Operaciones Básicas

Eliminar datos duplicados:

Podemos eliminar filas duplicadas para no alterar la

información final dentro del libro o de las hojas de cálculo.

Para eliminar estos datos, seleccionamos la o las columnas,

hacemos clic en la pestaña Datos y luego en Quitar

Duplicados.

Operaciones Básicas

Ordenar datos:

Permite ordenar datos de diferentes formas. Podemos

encontrar los íconos de ordenar en la pestaña Inicio o en la

pestaña Datos.

Pestaña Inicio Pestaña Datos

Operaciones Básicas

Buscar y Reemplazar datos:

Buscar permite encontrar datos o palabras en las hojas o en

todo el libro.

Reemplazar permite buscar una palabra y reemplazarla por

otra.

Formatos de Celdas

Excel permite modificar los formatos de celdas, de la misma

forma que se realiza en Word.

Revisa las herramientas de formato disponibles en la pestaña

Inicio.

Formatos de Celdas

Formato de valores numéricos: Excel permite modificar la

visualización de los números dentro de las celdas.

Desde la pestaña Inicio podemos ver el apartado Número, que

nos permite cambiar las características de las celdas que

contienen números.

Formatos de Celdas

Temas: al igual que en Word, Excel permite utilizar Temas

para cambiar ciertos estilos o el aspecto general al libro o

las hojas de cálculo.

Configuración de hojas de cálculo

Formato de filas y columnas: Es posible cambiar el tamaño

de ancho y alto de las filas, columnas o celdas dentro de

Excel.

Podemos cambiar el ancho y alto de las filas o columnas

dirigiendo el puntero al área de los números (para las filas) o

las letras (para las columnas) y posicionar el puntero entre dos

números o letras. De esta forma aparecerá un puntero con

doble flecha.

También podemos ajustar estos cambios desde el ícono

Formato, en la pestaña Inicio.

Configuración de hojas de cálculo

Formato de filas y columnas: Es posible cambiar el tamaño

de ancho y alto de las filas, columnas o celdas dentro de

Excel.

Desde el ícono Formato, en la pestaña Inicio,

tendremos más opciones para personalizar el

ancho y el alto de las columnas o filas.

Configuración de hojas de cálculo

Cambiar nombre y color de etiquetas de hojas: podemos

cambiar el nombre de la hoja haciendo doble clic encima

del nombre.

Igualmente podemos cambiarlo desde el

ícono Formato en la pestaña Inicio.

Configuración de hojas de cálculo

Cambiar nombre y color de etiquetas de hojas: desde el

ícono Formato en la pestaña Inicio podemos cambiar el

color de las etiquetas de las hojas de cálculo.

Funciones

Una función en Excel es una fórmula predefinida, que opera

con uno o varios argumentos y muestra un resultado en

una celda o conjunto de celdas.

SIEMPRE deben empezar con el signo =.

Los argumentos de una función SIEMPRE irán entre

paréntesis (sin espacios entre paréntesis antes o después).

La sintaxis de una función es:

=FUNCION(ARGUMENTO I, ARGUMENTO 2, ... , ARGUMENTO n)

donde:

FUNCION: es el nombre de la función. (SUMA, PROMEDIO, CONTAR, entre otros).

ARGUMENTO I, ARGUMENTO 2, ARGUMENTO n: son los argumentos

necesarios para que dicha función pueda devolver un valor dentro de la celda

requerida.

Funciones

Ejemplo: Sume todas las columnas a continuación.

Siguiendo la sintaxis anterior, coloquemos en la celda D7:

=SUMA(A1, A2, …, B1, B2, …, C1, C2 …,n), hasta completar

todas las celdas dentro de los argumentos de Suma.

Funciones

Para fines prácticos, en vez de escribir el nombre de cada

celda, podemos abrir la función y hacer clic en cada una de

las celdas que queramos incluir como argumentos en la

función, separando cada argumento con una coma.

Funciones

Igualmente, podemos utilizar el operador : para aplicar una

función a un rango determinado de celdas. En vez de

escribir el nombre de cada celda, uno a uno, podemos

seleccionar desde la primera celda, hasta la última que

queramos incluir en la función.

Funciones

Podemos también utilizar funciones anidadas. Supongamos

que tenemos que dividir el resultado de la suma de la

columna A con el resultado de la suma de la columna C.

¿Cómo hacemos esto en Excel?

Coloca en la celda D9 la respuesta de esta función anidada.

=SUMA(A1:A5)/SUMA(C1:C5)

Funciones

El resultado de esta celda nos muestra muchos números

decimales. Supongamos que sólo se desea obtener el

resultado con 2 números decimales.

Para esto, utilizaremos la función REDONDEAR.

Según Excel, los argumentos que acepta la función

REDONDEAR son:

El número que se va a redondear.

La cantidad de decimales que se desean en la celda.

Funciones

Para redondear el resultado de la celda D9 y mostrar el

resultado en la misma celda, debemos modificar la función y

anidar REDONDEAR, así:

=REDONDEAR(SUMA(A1:A5)/SUMA(C1:C5), 2)

Si quisiéramos el resultado en otra celda, solamente

tendríamos que colocar:

=REDONDEAR(nombre_celda, 2)

Funciones

Podemos encontrar en Excel, el ícono Autosuma, en la

pestaña de Inicio, con opciones rápidas para aplicar

funciones. Para utilizarlas debemos elegir un rango de

celdas, hacer clic en la flecha que está al lado del ícono y

elegir la opción que queramos utilizar.

El resultado de esa operación aparecerá en la celda inferior, si

se realiza con un rango de columnas o en la celda siguiente a la

última del rango, si se realiza con un rango de filas.

Funciones

En la pestaña Fórmulas podremos encontrar una gran

variedad de Tipos de funciones, en el apartado Biblioteca de

Funciones.

Analiza las funciones de la biblioteca de Matemáticas y

Trigonometría. ¿Qué otras funciones conoces de esta

biblioteca?

Gráficos

En Excel, con los gráficos, podemos representar de forma

visual los resultados numéricos que tenemos en nuestro

libro o en nuestras hojas de cálculo. Esto con el fin de

facilitar su interpretación.

Para crear gráficos, debemos hacer clic en la pestaña

Insertar y veremos el apartado Gráficos.

Gráficos

Existen distintas formas de Gráficos, para representar

nuestros resultados de una forma más entendible. Si

hacemos clic en la flecha al lado de Gráficos, veremos las

opciones que tenemos disponibles.

Gráficos

Para crear un gráfico seleccionaremos el rango de celdas

que queramos mostrar gráficamente, hacemos clic en la

pestaña Insertar -> Flecha Gráficos -> Elegimos el tipo de

gráfico que deseamos y éste nos aparecerá en la hoja de

cálculo.

Ejemplo:

Impresión de hojas de cálculo

Para imprimir una hoja de cálculo podemos utilizar diversas

formas de obtener una vista preliminar de lo que vamos a

recibir en físico.

Para ver y ajustar las celdas para su impresión, se utiliza el

Diseño de Página, que se encuentra en la pestaña Vista.

También podemos ver este ícono al lado del zoom, en la

esquina inferior derecha.

Impresión de hojas de cálculo

Así como en Word pudimos modificar los márgenes de las

páginas, en Excel también es posible. Para esto podemos ir a

la pestaña Diseño de Página, en el apartado Configurar

página encontraremos lo necesario para arreglar las hojas

de cálculo a nuestro gusto.

Impresión de hojas de cálculo

Elección de Impresora

Cantidad de Copias

Configuración de Impresión

Rango de Páginas

Propiedades de Impresora e Impresión

Intercalado de Páginas

Orientación de Página

Tamaño de Página

Márgenes

Escala de Impresión

Botón de Impresión