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Herramientas para la contabilidad administrativa

Por: Alma Ruth Cortés Cabrera

La nueva visión de las empresas, debe ser a largo plazo y de forma que integre las diversas áreas como un todo. Solo así se puede cumplir con los factores conocidos de éxito, que son los siguientes: Productividad En este aspecto intervienen elementos como los recursos humanos, de tal forma que se puedan aprovechar el talento, los materiales, los insumos y el tiempo a favor de la empresa, cualquiera que sea su giro. Sin el personal adecuado, es prácticamente imposible realizar las actividades de forma correcta. Competitividad Este factor va ligado a la productividad y al uso adecuado del capital humano en función de los recursos técnicos y la tecnología, pues de poco serviría contar con personal de amplia experiencia y con bastante antigüedad en sus puestos, si la empresa no se preocupa por innovar o modernizar su proceso y su tecnología. Lo anterior requiere ofrecer la capacitación necesaria al personal con el fin de que la solución de problemas y ejecución de sus funciones sean eficaces. Calidad Este factor se logra sólo cuando se cubren los dos primeros e implica que la empresa sustenta valores en cada persona que colabora en ella, es decir que lleva a la práctica los valores implícitos en la misión y la visión, formando parte del modus vivendi de cada uno de los colaboradores. Para ubicar a la contabilidad administrativa en el contexto de la organización es necesario identificarla como un subsistema que tiene la misma importancia que la contabilidad financiera, puesto que también es parte del proceso administrativo ya que ayuda a estructurar la planeación y al control en la empresa. Muchas veces se confunde un sistema de contabilidad administrativa con un sistema de contabilidad de costos, a tal punto que Horngren (2006) la define como parte del sistema de administración de costos, cuyo fin es servir de apoyo en la toma de decisiones gerenciales y elaboración de informes financieros. Para poder lograrlo, primero se deben acumular los costos y clasificarlos, para después ser asignados de acuerdo al departamento, área, zona geográfica, actividad, etc.


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La distribución anterior se concreta en obtener:

• Proyecciones de los efectos económicos de las decisiones de planeación y control. • Cálculo sobre las utilidades al final de un periodo contable. • Valuación de los activos para demostrar sus costos y recuperar la inversión que representan.

La administración de costos Según Ramírez (1997), el sistema de administración de costos se ve como un sistema de información formado por una estructura y un proceso, mismos que dan forma a una filosofía con la aplicación de un modelo. Los elementos o módulos que integran el modelo, se aprecian en la figura 1.

Figura 1. Sistema de administración de costos (Ramírez, 1997, p. 81).


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Para las empresas, la contabilidad de costos actual se debe desarrollar con un enfoque en cuatro dimensiones, que sirven de apoyo en la generación de información elemental en la toma de decisiones. El primer aspecto debe considerar la medición de costos, es decir, se debe contar con los datos necesarios para determinar el costo de un producto: horas trabajadas, unidades producidas, materia prima consumida, etc. Otro aspecto debe orientarse al registro en libros contables (diario, mayor y auxiliares) del costo. Estos registros deben validarse con los con los datos de la medición de costos, del aspecto anterior. Un tercer aspecto debe considerar el análisis del costo, con el fin de planear operaciones, resolver problemáticas, hacer una correcta selección de alternativas o identificar tendencias para seleccionar una estrategia que dé buenos resultados a la empresa. La contabilidad de costos debe orientarse a reportar y comunicar a los encargados de tomar decisiones información de manera clara y detallada que sea punto de partida para los efectos internos y que además sirva como herramienta a los efectos externos de la empresa. Por lo tanto, la contabilidad de costos se convierte en el punto de contacto de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa, puesto que cumple con los objetivos internos y externos de la organización. La práctica de la contabilidad de costos no es exclusiva de las empresas manufactureras, puesto que los costos pueden ser de producción, servicio, desarrollo, distribución, administrativos, de venta, de oportunidad, entre otros. El costo se estima como una cesión de recursos para obtener un objetivo. El concepto es amplio pues engloba todas las clasificaciones de costos que opera la contabilidad administrativa. Por otro lado, si sólo observamos las funciones administrativas, al relacionar la contabilidad administrativa con la planeación y el control, como parte del proceso administrativo, así como la toma de decisiones, se pueden identificar herramientas que sirven a dichos sistemas, como se ven en la tabla 1.

En la planeación

Presupuesto

Modelo costo – volumen –

utilidad HERRAMIENTAS

En la toma de decisiones

Análisis marginal DE LA Análisis incremental

CONTABILIDAD Enfoque total ADMINISTRATIVA

En el control

Presupuestos Costo estándar Contabilidad por áreas y niveles de responsabilidad

Tabla 1. Herramientas de la contabilidad administrativa (Garza, 2008).


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La planeación Para llevar a cabo cualquier planeación, primero debe establecerse un objetivo y posteriormente desarrollar las estrategias o cursos de acción para lograrlo. Los presupuestos son una técnica cuantitativa que va de la mano con la contabilidad para lograr el proceso de control, de los estados financieros, la publicidad, los proyectos de inversión y cualquier programa en específico que le interese a la gerencia. A manera de ejemplificar la utilidad que aportan estas herramientas a la contabilidad administrativa, abordaremos el modelo de costo — volumen — utilidad, el cual se emplea para optimizar las utilidades y estudia el impacto que tiene el volumen de producción sobre los costos y el precio. Puede aplicarse sobre un solo producto o una mezcla de ellos. Los costos, según su comportamiento, pueden clasificarse de la siguiente forma:

a) Costos variables, que son los que se modifican directamente y en proporción a la actividad que los genera. Por ejemplo, el embarque de la producción

b) Costos fijos, que se mantienen en un rango. Por ejemplo, la capacidad instalada de producción. c) Costos semi-variables o semifijos aumentan o disminuyen con las variaciones de actividades,

nunca de forma proporcional. Por ejemplo, la escasez de materia prima. Otro elemento necesario para optimizar las utilidades, es el margen de contribución, que es la diferencia entre las ventas y los costos variables, es decir, es la utilidad que se obtiene una vez que se han cubierto los costos fijos. Puede calcularse de manera parcial, total, o en porcentaje. La información que se requiere para calcular el modelo costo – volumen – utilidad es la siguiente:

El precio unitario de venta del producto. El costo variable unitario. El margen de contribución, por unidad o en porcentaje. La utilidad esperada. La tasa de impuesto sobre la renta (ISR), así como de participación de los trabajadores en las

utilidades (PTU) de la empresa, si fuera el caso. Lo anterior se puede apreciar de forma clara en el siguiente ejemplo: Vamos a calcular el margen de contribución sobre una producción de 10,000 unidades.

Unitario Total Porcentual

Precio $20 $200,000 100% Costo variable $8 $80,000 40% Margen de contribución $12 $120,000 60%

Dado que la base para el modelo CVU (costo – volumen – utilidad) es el punto de equilibrio, debemos


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obtener la igualdad en ingresos y costos, es decir, el punto en que no se gana ni se pierde. De ahí surge la fórmula para el modelo: Ingresos= Costos totales Los ingresos son resultado de multiplicar el precio por el volumen de producción: Ingresos = (Volumen) (Precio) Los costos totales, son precisamente la suma de los costos fijos y los costos variables en su totalidad:

Costos totales = Costos fijos + Costos variables totales Costos Totales = Costos fijos + (Costos variables unitarios x Volumen)

Los costos variables, se obtienen al multiplicar el volumen de producción por el costo variable unitario:

Costos variables totales = Volumen x (Costo variable unitario)

Los costos fijos totales, se obtienen de multiplicar el volumen de producción por el margen de contribución:

Costos fijos totales = Volumen (Precio-Costo variable unitario) Costos fijos totales = Volumen (Precio) - (Volumen) (Costo variable unitario)

Entonces se puede tener la fórmula para calcular el volumen bajo tres criterios:

Despejando de la fórmula de Costos fijos totales Volumen= Costos fijos totales (Precio -Costo variable unitario)

Para calcular el volumen de ventas en unidades monetarias Volumen= Costos fijos totales

Margen de contribución porcentual

Considerando que el margen de contribución es la diferencia entre el precio y el costo variable Volumen= Costos fijos totales

Margen de contribución unitario

Retomando el ejemplo, utilizando las mismas cantidades de los márgenes de contribución y costos fijos totales de $60,000, la fórmula queda de la siguiente manera:

Volumen= Costos fijos totales (Precio -Costo variable unitario)

Volumen= 60,000

= 5,000 unidades o bien: Volumen= 60,000

= $100,000 12 0.6


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Entonces se podrá comprobar, para establecer el punto de equilibrio:

ESTADO DE RESULTADO Ingresos 5,000 unidades x $20 = $100,000 Costos variables 5,000 unidades x $ 8 = $40,000 Margen de contribución

$60,000

Costos fijos totales

$60,000 Resultado $0

Interpretación: Al vender 5,000 unidades, la empresa no gana ni pierde nada, es a partir de este punto en donde puede hacer consideraciones sobre lo que desea obtener de utilidades. Una vez que se tiene el punto de equilibrio es sencillo tomar en cuenta otros datos que pueden ayudar en los presupuestos y planes a corto plazo de la empresa. Continúa revisando el ejemplo: Siguiendo el ejemplo anterior, cuando se desea una utilidad de $90,000 antes de impuestos, tenemos:

Volumen= 60,000 + 90,000

= 12,500 unidades o bien: Volumen=

60,000 + 90,000 = $250,000

12 0.6 Y la comprobación se vería así:

ESTADO DE RESULTADO Ingresos 12,500 unidades x $20 = $250,000 Costos variables 12,500 unidades x $ 8 = $100,000 Margen de contribución $150,000 Costos fijos totales $60,000 Resultado $90,000

Interpretación:


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Para lograr una utilidad antes de impuestos de $90,000 se deben vender 12,500 unidades o bien un total de $250,000 en ventas. Si se agrega la utilidad deseada de $36,000 después de los impuestos, la fórmula quedaría:

Volumen= Costos fijos totales + utilidad Margen de contribución unitario

Volumen= Costos fijos totales + utilidad

Margen de contribución porcentual Si seguimos con el ejemplo y deseamos una utilidad de $36,000 después de impuestos y una tasa de 30% de ISR y un 10% de PTU, tendríamos:

Volumen= 60,000 + 36,000

= 10,000 unidades Volumen=

60,000 + 36,000 = $200,000 1 ‐ 0.40 o bien: 1‐0.40

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0.6

ESTADO DE RESULTADO Ingresos 10,000 unidades x $20 = $200,000 Costos variables 10,000 unidades x $ 8 = $80,000 Margen de contribución $120,000 Costos fijos totales $60,000 Utilidad de operación $60,000 40% de ISR y PTU

$24,000

Resultado $36,000 Interpretación: Para obtener una utilidad de operación (después de impuestos) de $36,000 se deben vender 10, 000 unidades o bien deben lograrse $200,000 de ventas.


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Referencias

Garza, I. (2008). Contabilidad administrativa (2a. ed.) México: Pearson Prentice Hall.

Ramírez, D. (1997). Contabilidad administrativa. México: Mc Graw Hill.

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