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0 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER. 2011-2013 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE XALAPA- EQUEZ., VER.

2011-2013

MANUAL ESPECÍFICO DEPROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DECOMUNICACIÓN SOCIAL

1

ÍNDICE

Presentación 1

Estructura orgánica 2

Simbología 3

Descripción de procedimientos 5

Elaboración de síntesis informativa 6

Selección de material fotográfico para comunicados de prensa 12

Elaboración de comunicados de prensa 16

Elaboración del spot de radio 20

Elaboración del spot de televisión 26

Realización del monitoreo de radio 30

Realización del monitoreo de televisión 33

Realización del monitoreo de internet 36

Elaboración de publicidad 39

Glosario de términos 43

Firmas de autorización 44

Aprobación 45

Directorio 46

Créditos 47

1

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el quese señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para laejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Comunicación Social.

Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en elReglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa,la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación deComunicación Social, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientosen el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de losprocedimientos a desarrollar en el área.

El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga unorden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, asícomo detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar lasmismas.

Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica oen las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin demantener una permanente actualización de este documento.

Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en laCoordinación de Comunicación Social. El titular del área es el responsable deverificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que lasactividades laborales se realicen eficazmente.

2

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Lic. Elizabeth MoralesGarcía

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social Presidenta Municipal

Presidencia

Municipal

Coordinación deComunicación

Social

3

SIMBOLOGÍA

Terminal:

Indica el inicio y el término del procedimiento.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad o acciones a

realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa:

Indica la respuesta a una pregunta (sí o no).

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se genere,

salga o entre durante el procedimiento.

Multidocumento:

Representa a los documentos que se generen, salgan o

entren durante el procedimiento.

Archivo permanente:

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal:

Indica que el documento se guarda de manera provisional.

Sistema informático:

Indica el uso o procesamiento de la información, a través

de un sistema o programa informático.

4

SIMBOLOGÍA

Disquete o Diskette:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de una unidad magnética.

Disco compacto:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de un CD.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción en el proceso

Aclaración:

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una

actividad del procedimiento

Conector de actividad:

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector fuera de página:

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,

en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o líneas de unión:

Conecta los símbolos señalando el orden que deben

realizarse las distintas operaciones.

5

SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo de actividades simultáneas:

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos

o más actividades que se desarrollan en diferente dirección

del flujo.

Objeto:

Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la

descripción narrativa y que se quiera representar

gráficamente en el diagrama de flujo

Efectivo o cheque:

Representa el efectivo o cheque que se reciba genere o

salga del procedimiento.

6

DESCRIPCIÓN

DE

PROCEDIMIENTOS

7

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P01/12

Coordinación de Comunicación Social

Elaboración de síntesis informativa

Recopilar la información referente a las actividades realizadas por el

Alcalde, Regidores y Funcionarios Municipales, publicadas en los

medios impresos de cobertura municipal, estatal y nacional.

Diaria

NORMAS La recopilación de las diversas fuentes de información debe recogerse a las

4:30 horas, de lunes a domingo, en la casa editorial correspondiente, previasuscripción.

Debe de elaborarse la “Síntesis Informativa local’’, de lunes a domingo, a las 5:00AM.

La “Síntesis informativa local” debe recopilarse de los siguientes medios decomunicación:

Diario de Xalapa Diario AZ Política Milenio Marcha Gráfico de Xalapa Imagen El Dictamen La Jornada El Heraldo de Xalapa Las síntesis de información local y de Internet se deben entregar diariamente

de manera impresa en Presidencia Municipal a las 19:00 hrs.ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012

Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

8

NORMAS El titular de Comunicación Social será quien autorice la relación de servidores

públicos municipales a quienes se entregará las síntesis informativa local y la deinternet.

La “Síntesis informativa local” y la “Síntesis de internet” deben subirse al sitioweb del

Ayuntamiento (www.jalapa.gob.mx) a las 9:00 AM, para consulta de los Regidores,

Directores y Coordinadores.

La elaboración de “Síntesis nacional” debe iniciar diariamente a las 10:00 hrs. La entrega de la “Síntesis nacional” se debe entregar a las 11:00 hrs, al titular

de la Coordinación para la autorización correspondiente. La “Síntesis informativa local” se debe integrar en el orden y por los apartados

siguientes: notas, editorial, columnas, caricaturas, anuncios, avisos, y esquela.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

9

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del

procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P01/12

Elaboración de síntesis informativa

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

de

Comunicación

Social

1

2

3

4

5

6

7

Recoge los periódicos locales, en las casas editoriales.

Revisa, selecciona, y recorta la información publicadaen los medios impresos locales, estatales y nacionales,relacionados con el Alcalde, Regidores y ServidoresPúblicos Municipales.

Adhiere la información seleccionada en hojas tamañocarta, con el emblema del medio impreso.

Fotocopia dos tantos de la síntesis informativa.

Distribuye el original y dos copias de la siguientemanera:

Original.- Para el titular de la Coordinación deComunicación Social.1ª Copia.- Para Presidencia Municipal de Xalapa.2ª Copia.- La conserva como acuse de recibido paraarchivar, de manera temporal, en el expedientecorrespondiente.

Fotocopia la recopilación de notas, artículos,columnas, entrevistas, fotos y primeras planas de cadauno de los medios impresos relacionados con lasactividades que realiza el Alcalde, los Regidores y losServidores Públicos Municipales.

Integra las fotocopias en la “Síntesis informativalocal’’.

10

Área Actividad DescripciónCoordinación

de

Comunicación

Social

8

9

Integra la información capturada de los medios decomunicación electrónicos, a la Síntesis Informativa.

Archiva en el expediente que corresponda, de maneratemporal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

11

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

12

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P02/12

Coordinación de Comunicación Social

Selección del material fotográfico para comunicados de prensa

Capturar fotográficamente las actividades públicas por el Alcalde,

Regidores y Servidores Públicos, para difundirlas a través de los

medios de comunicación local.

Diaria

NORMAS Las fotografías debe ser revisadas por el coordinador de comunicación social

para su publicación en los diferentes medios de comunicación local del Alcalde,Regidores y Servidores Públicos Municipales.

La selección fotográfica queda a criterio del Coordinador de ComunicaciónSocial.

El fotógrafo es quien realiza el envío de fotografías a los medios decomunicación, vía correo electrónico.

El Responsable de Medios Impresos debe confirmar que las fotografías seanpublicadas en los diferentes medios de comunicación local, para difundir lasactividades del Alcalde, Regidores, Servidores Públicos Municipales.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación

Social

Coordinadora deComunicación

Social

13

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P02/12

Selección del material fotográfico para comunicadosde prensa

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

2

3

4

5

5 A

Recibe la agenda del Alcalde con las actividades arealizar para cubrir periodísticamente los eventos detrabajo, políticos o sociales del mismo.

Acude a los lugares correspondientes en dónde serealizarán las actividades programadas en la agendadel alcalde.

Fotografía las actividades del Alcalde, Regidores oServidores Públicos Municipales.

Descarga en el sistema de cómputo la informaciónfotográfica de las actividades del Alcalde, Regidoresy Servidores Públicos.

Selecciona y revisa las fotografías que se publicaranen los medios de comunicación impresos, para sudifusión.

¿Son adecuadas las fotografías?

En caso de no ser adecuadas las fotografías:Continúa con la actividad número 5.

14

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

6

7

8

9

En caso de ser adecuadas las fotografías:Crea una carpeta para archivo magnético con ladescripción del día, mes y año del evento.

Copia en disco óptico las fotos autorizadas por elCoordinador de Comunicación Social.

Envía archivo, mediante correo electrónico a losdiferentes medios de comunicación social.

Anexa al archivo computarizado correspondiente lacopia del archivo magnético.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012

Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

15

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

16

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P03/12

Coordinación de Comunicación Social

Elaboración de comunicados de prensa

Difundir las actividades realizadas por el Alcalde, Regidores y

Servidores Públicos Municipales, mediante comunicados de prensa y

fotografías.

Diaria

NORMAS

Los eventos sociales, políticos o de trabajo que realice el Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales, serán grabados por la persona que asigne elCoordinador, para su difusión en los medios de comunicación local.

La selección del material grabado de los eventos del Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales, para su difusión en los medios decomunicación local, queda bajo el criterio del Coordinador de ComunicaciónSocial.

El envió del comunicado de prensa se hará vía correo electrónico.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

17

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del

procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P03/12

Elaboración de Comunicados de Prensa

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

2

3

4

5

6

6 A

Recibe la Agenda del Alcalde para cubrir los eventospolíticos, sociales y de trabajo que éste tengaprogramados.

Acude a los actos públicos del Alcalde, los Regidores oServidores Públicos Municipales, para registrar, en sugrabadora digital, las entrevistas, discursos o pláticasrealizadas.

Asigna un número consecutivo al proyecto deComunicado de Prensa para su control y difusión.

Elabora el Comunicado de Prensa de los actos delAlcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.

Anexa el archivo magnético de fotografías del evento,las cuales fueron previamente seleccionadas.

Elabora el pie de foto, para el Comunicado de prensa.

¿Existen observaciones?

En caso de que sí existan observaciones:Corrige el comunicado de prensa

Continúa con la actividad número 7

18

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

7

8

En caso de que no existan observaciones:Envía mediante correo electrónico el Comunicado dePrensa a los medios de comunicación para supublicación.

Pasa el tiempo

Revisa que el comunicado de prensa haya sidodifundido en los diferentes medios impresos yelectrónicos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la

Coordinación deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

19

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

20

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P04/12

Coordinación de Comunicación Social

Elaboración del spot de radio

Difundir las campañas o programas de la Administración

Municipal.

Esporádica

NORMAS

La difusión del spot de radio debe cumplirse con base en los convenios

establecidos con los medios de comunicación.

El archivo magnético que contenga el spot a emitir debe entregarse mediante

oficio a la radio difusora contratada.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación

Social

Coordinadora deComunicación

Social

21

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del procedimiento:

Fecha de elaboración:Fecha de autorización:

CCS/P04/12

Elaboración del spot de radio

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

1A

2

3

4

4 A

Recibe el oficio y el material de información de laDependencia Municipal, para solicitar la grabaciónde un spot de radio para dar a conocer las obras yacciones de los programas municipales.

¿El material proporcionado por la dependencia estácompleto y correcto?

En caso de que el material no esté completoy/o no sea correcto.Avisa, de manera económica, a la DependenciaMunicipal correspondiente sobre la inconsistencia.

Continúa con la actividad número 1.

En caso de que el material sí esté completo ycorrecto:Solicita una entrevista con el Servidor PúblicoMunicipal, para verificar el guión.

Se reúne con el servidor público para revisar elguión.

Elabora de manera correcta el guión para el spot deradio.

¿Existe observaciones en el guión?

En caso de que sí existan observaciones alguiónContinúa con la actividad número 4.

22

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

5

6

7

7A

8

9

10

En caso de que no existan observaciones alguión:Agenda una cita con la radiodifusora contratada pararealizar la grabación del spot.

Pasa el tiempo

Realiza la grabación y la guarda en disco óptico (CD).

Analiza la grabación del spot para su difusión.

¿Existen observaciones al spot?

En caso de que sí existan observaciones alspot:Continúa con la actividad número 7.

En caso de que no existan observaciones alspot:Realiza las copias del spot en disco óptico (CD) paradistribuirlas en las radiodifusoras contratadas.

Elabora y firma oficio original y copia dirigido a losgerentes de las radiodifusoras, especificando la fechade difusión y retiro del spot y anexa el disco óptico.

Distribuye el oficio en original y copia, y los discosópticos, de la siguiente manera:Oficio original y disco óptico.- Para el gerente de laradiodifusora.Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarloen el expediente que corresponde de manera cronológicapermanente.

Pasa el tiempo

23

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

11 Verifica la difusión del spot de radio a través delos monitoreos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012

Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación

Social

Coordinadora deComunicación

Social

24

25

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

26

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P05/12

Coordinación de Comunicación Social

Elaboración del spot de televisión

Difundir las campañas o programas de la Administración Municipal.

Esporádica

NORMAS

El tiempo del SPOT televisivo debe tener una duración de 20 segundos.

La contratación de la empresa editora del spot televisivo de una obra publica,

se hará al término de la misma.

El spot a emitir debe entregarse a la televisora en los formatos DVD, Mov o

Mini DV, mismo que debe ir anexo al oficio correspondiente

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la

Coordinación deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

27

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre delprocedimiento:Fecha de elaboración:Fecha de autorización:

CCS/P05/12

Elaboración del spot de televisión

Abril de 2012

Área Actividad Descripción

Coordinaciónde

ComunicaciónSocial

1

2

3

4

4A

5

Videograba las imágenes más relevantes de loseventos del Alcalde y/o titulares de las diversas áreasmunicipales (inauguración de obras, supervisiones enpuentes viales, pavimentación de calles, drenaje,etc.).

Selecciona el material que se va a difundir, deacuerdo con su pertinencia e importancia.

Entrega, de manera económica, el materialseleccionado a la empresa editora.

Pasa el tiempo

Recibe en CD el spot televisivo por parte de laempresa editora y analiza el sonido, las imágenes y lanitidez.

¿Existen observaciones al spot?

En caso de que sí existan observaciones al spot:Devuelve el material televisivo a la empresa editorapara su corrección.

Pasa el tiempo

Continúa con la actividad número 5.

En caso de que no existan observaciones alspot:Elabora y firma Oficio en original y una copia dirigidoa las televisoras estatales y de sistema de cable local.

28

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

6

7

Distribuye el oficio en original y una copia de lasiguiente manera:Oficio original y spot: Para televisoraCopia: la conserva como acuse de recibo paraarchivarla en el expediente correspondiente demanera cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Verifica y monitorea en las diversas televisoras latransmisión del spot.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

29

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

INICIO

Videograba

Seleccionamaterial

Recibe yanaliza spot

¿Observaciones?SÍ

1

Elabora ydistribuye

o

Radiodifusora

Verifica ymonitorea spot

FIN

1

30

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P06/12

Coordinación de Comunicación Social

Realización del monitoreo de radio

Proporcionar al Alcalde, información veraz y oportuna del acontecer

de la política local, estatal y nacional, así como de sus funcionarios;

transmitida en la radio.

Diaria

NORMAS

El monitoreo de radio matutino debe realizarse de las 7:00 a las 10:00 hrs.

El monitoreo vespertino debe comenzar a las 13:00 hrs., y terminar a las

14:30 hrs., de lunes a viernes.

El monitoreo nocturno debe iniciar a las 19:00 hrs., y concluir a las 20:00 hrs.,

de lunes a viernes.

De lunes a viernes debe entregarse al Alcalde el monitoreo de radio matutino,

vespertino y nocturno.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación

Social

Coordinadora deComunicación

Social

31

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P06/12

Realización del monitoreo de radio

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

2

3

4

5

6

7

Sintoniza las frecuencias de radio local y estatal, paragrabar la información en cintas de casetes.

Escucha y analiza la información referente a lasactividades realizadas por el Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales.

Recopila las notas relacionadas con el Alcalde,Regidores y Servidores Públicos Municipales.

Elabora un reporte de la información recopilada através del equipo de cómputo.

Imprime el reporte de la información recabada.

Envía toda la información recabada al Alcalde y a lostitulares de las Dependencias involucradas, vía correoelectrónico.

Archiva mensualmente el resumen informativo deradio en las carpetas correspondientes, de maneracronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTOELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012

Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Socia

Coordinadora deComunicación Social

32

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

33

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P07/12

Coordinación de Comunicación Social

Realización del monitoreo de televisión

Recopilar el reporte referente a las actividades más relevantes que

realizan los Servidores Públicos Municipales del Ayuntamiento de

Xalapa, emitida en los medios audiovisuales de cobertura municipal,

estatal o nacional.

Diaria

NORMAS

El reporte del monitoreo televisivo se debe entregar vía correo electrónico al

Alcalde.

La elaboración del monitoreo de televisión se realiza de 7:00 a 9:30 hrs; de

14:00 a 16:00hrs y de 21:00 a 22:00 hrs de lunes a viernes.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación

Social

Coordinadora deComunicación

Social

34

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P07/12

Realización del monitoreo de televisión

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

2

3

4

5

6

Sintoniza los noticieros de los canales locales yestatales, y graba en formato VHS la información.

Observa y recopila la información audiovisual de lasactividades realizadas por el Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales.

Elabora un resumen de la información recopilada.

Imprime en tamaño carta el resumen informativo.

Envía la información vía correo electrónico al Alcaldey a los titulares de las Dependenciascorrespondientes.

Archiva el reporte informativo de manera cronológicapermanente en carpetas mensuales.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

35

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

36

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P08/12

Coordinación de Comunicación Social

Realización del monitoreo de internet

Notificar al Alcalde oportunamente del acontecer de la política local

que se reporta en la red de internet.

Diaria

NORMAS

El monitoreo de internet matutino se debe realizar a partir de las 7:00 horas.

El monitoreo de internet de mediodía se debe elaborar a las 12:00 horas.

El monitoreo de internet vespertino se debe realizar a las 17:00 horas.

El monitoreo de Internet nocturno se debe elaborar a las 20:00 horas.

De lunes a domingo se debe entregar el monitoreo matutino al Alcalde a las

9:00 am, vía correo electrónico.

Se debe entregar un reporte escrito con las siguientes características:

Utiliza el procesador de textos Word, letra Arial número 11. Debe citar la dirección electrónica (link) del portal de internet visitado. Talcita debe ser en negritas y en cursiva, en el encabezado de la nota.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012

Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

37

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del

procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P08/12

Realización del monitoreo de internet

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

2

3

4

5

Localiza las páginas de internet locales y nacionales endonde haya información del Ayuntamiento.

Identifica las notas, reportajes y entrevistasrelacionadas con el Ayuntamiento de Xalapa.

Elabora e imprime el reporte con las notas de laspáginas de Internet.

Envía al Alcalde el reporte con los acontecimientosmás relevantes del día en curso, vía correoelectrónico.

Archiva electrónicamente y físicamente los monitoreosde manera diaria y mensual en carpeta o fólder demanera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012

Enlace de laCoordinación de

Comunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

38

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

39

PROCEDIMIENTOClave:

Área:

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

CCS/P09/12

Coordinación de Comunicación Social

Elaboración de publicidad

Publicar oportunamente las campañas municipales para mantener

informada a la ciudadanía

Esporádica

NORMAS

Al área solicitante se debe dar respuesta inmediata, de forma económica, con

respecto a la campaña institucional a publicar.

A los servidores públicos municipales que hayan solicitado una campaña

institucional se les debe asesorar con respecto a la originalidad de la misma.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la

Coordinación deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

40

DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:

Nombre del

procedimiento:

Fecha de elaboración:

Fecha de autorización:

CCS/P09/12

Elaboración de publicidad

Abril de 2012

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

1

1A

1B

1C

1D

Recibe oficio de la Dependencia Municipal en el que lesolicita apoyo para una campaña publicitaria. Así comolos diseños para la imagen institucional.

¿Existen observaciones en la propuesta de diseño decampaña?

En caso de que sí existan observaciones:Modifica archivo de acuerdo con las observacionesrealizadas.

Elabora y firma oficio para el diseño de campaña enoriginal y copia dirigido a la Dependencia solicitante,en el que le señala las observaciones sugeridas.

Turna a la Dependencia solicitante el oficio con eldiseño en archivo digital, recaba sello del área en lacopia y archiva de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Recibe el oficio con el visto bueno para la publicidadrequerida.

Continúa con la actividad número 2

41

Área Actividad DescripciónCoordinación

deComunicación

Social

2 En caso de que no existanobservaciones:Realiza la campaña publicitaria de laDependencia Municipal solicitante.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María EsmeraldaCastro Navarro

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez

LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la

Coordinación deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

Coordinadora deComunicación Social

42

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

LCP. María Esmeralda CastroNavarro

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

LCC. María Victoria HernándezRodríguez

Abril de 2012Enlace de la Coordinación de

Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación

SocialCoordinadora de Comunicación

Social

1

43

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos de este manual se entenderá por:

Documentación: Oficio, memorándum, invitación, tarjeta informativa,

etc., utilizado(a) como medio para la realización de

trámites.

Monitoreo: Supervisión o control a través de un monitor.

Spot: Periodo de tiempo breve en medios de comunicación,

donde se emite un anuncio publicitario, no más de 60

segundos.

44

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

LAE Maribel Durán FigueroaJefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y

Desarrollo Administrativo

Revisó

Lic. Ángel Lara PlatasDirector de Recursos Humanos

Autorizó

_____________________________

LCC. María Victoria Hernández RodríguezCoordinadora de Comunicación Social

45

APROBACIÓN

Lic. Elizabeth Morales GarcíaPresidenta Municipal de Xalapa

Rosa Luna HernándezSíndica

Jaime Cisneros GonzálezRegidor Primero

Aníbal Pacheco LópezRegidor Segundo

Miguel Ángel Cabrera GordilloRegidor Tercero

Xavier Enrique Chávez RosalesRegidor Cuarto

Corintia Cruz OregónRegidora Quinta

Alberta Hernández VilchisRegidora Sexta

Francisco Morales SarmientoRegidor Séptimo

Omar Guillermo Miranda RomeroRegidor Octavo

José Alfredo Corona LizárragaRegidor Noveno

Mayra Teresita Cortés RodríguezRegidora Décima

María Teresa Bernal VelázquezRegidora Décima Primera

Moisés Vázquez CuevasRegidor Décimo Segundo

Bolívar Mundo Arias OlguínRegidor Décimo Tercero

46

DIRECTORIO

Nombre: LCC. María Victoria Hernández Rodríguez

Puesto: Coordinadora de Comunicación Social

Teléfono: 8 18 11 50 y 8 18 12 50

Correo electrónico: www.jalapa.gob.mx

47

CRÉDITOS

Lic. Elizabeth Morales García

Presidenta Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa.

LCC. María Victoria Hernández Rodríguez

Coordinadora de Comunicación Social

Lic. Ángel Lara Platas

Director de Recursos Humanos

LAE. Maribel Durán Figueroa

Jefa de la Unidad de Cursos, Capacitación y Desarrollo Administrativo.

Lic. María Esmeralda Castro Navarro

Enlace de la Coordinación de Comunicación Social

ColaboradoresLAE Alma Jenny Jiménez Abad

LAE Haydee Ramírez HernándezTSC Luis Enrique Aguirre OchoaLic. Karla Edith Velasco Vázquez

LAE Susana Ortiz VidalLAE Violeta López González