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Guías Técnicas de Interoperabilidad

Documento de Especificación G03

Guía para Generación de los Procesos to-be en un entorno de Interoperabilidad

Fecha: 03 de febrero de 2016

HOJA 2 DE 19

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Guía de Interoperabilidad

1. Control documental

1.1. Información del documento

Nombre del documento 03. Guía para Generación de los Procesos to-be en un entorno de Interoperabilidad

Servicio Guías Técnicas de Interoperabilidad

Proceso-MAAGTIC ADS- Proceso de Administración de Servicios

Periodicidad Única vez

Fecha de entrega 03 de febrero de 2016

Dimensión EIDA Semántica

1.2. Control de versiones

Autor Versión Fecha de versión

Modificaciones

Román Romero Figueroa 1.0 03/02/2016 Creación del documento

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2. Índice

1. Control documental ........................................................................................................ 1

1.1. Información del documento ..................................................................................... 2

1.2. Control de versiones ............................................................................................... 2

2. Índice ............................................................................................................................. 3

3. Introducción ................................................................................................................... 5

4. Relación con otras guías ................................................................................................ 6

5. Alcance .......................................................................................................................... 7

6. Objetivos ........................................................................................................................ 8

6.1. Objetivo General ..................................................................................................... 8

6.2. Objetivos Específicos .............................................................................................. 8

7. Prerrequisitos ................................................................................................................. 8

8. Audiencia ....................................................................................................................... 9

9. Proceso ......................................................................................................................... 9

9.1. Descripción del proceso .......................................................................................... 9

9.2. Entradas, salidas y productos ............................................................................... 10

9.3. Actividades ........................................................................................................... 10

1. Recopilar información del trámite: ......................................................................... 10

2. Analizar el proceso del trámite .............................................................................. 10

3. Diagramar proceso ................................................................................................ 10

10. Responsabilidad y autoridad .................................................................................... 11

10.1. Modelo organizacional ....................................................................................... 11

10.2. Roles involucrados ............................................................................................ 12

10.3. Matriz de responsabilidad .................................................................................. 13

10.4. Proveedor del servicio en el acompañamiento .................................................. 13

11. Evaluación y control ................................................................................................. 14

11.1. Baja. .................................................................................................................. 14

11.2. Alta. ................................................................................................................... 14

11.3. Crítica. ............................................................................................................... 14

12. Lecciones aprendidas ............................................................................................... 15

13. Anexos ..................................................................................................................... 15

14. Formatos .................................................................................................................. 15

15. Glosario .................................................................................................................... 15

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15.1. Glosario de abreviaturas .................................................................................. 15

15.2. Glosario de términos ......................................................................................... 16

16. Referencias........................................................................................................... 18

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3. Introducción

La Estrategia Digital Nacional tiene como habilitadores la conectividad, inclusión de habilidades digitales, interoperabilidad, marco jurídico y datos abiertos con el fin de lograr la transformación gubernamental, economía digital, educación de calidad, salud universal y efectiva y seguridad ciudadana contenidas en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.

Como parte de la Estrategia Digital Nacional definida para propiciar la transformación gubernamental a través de las tecnologías de la información y comunicación con el fin de lograr la digitalización de los trámites y servicios del Catálogo Nacional de Trámites y Servicios (en lo sucesivo “CNTS”) e incorporarlos al portal de internet www.gob.mx de la “Ventanilla Única Nacional” se derivan en un modelo de Interoperabilidad que persigue como objetivo principal: “Incrementar la interoperabilidad y el intercambio de información de las Instituciones de la Administración Pública Federal”, mediante la sistematización y la automatización de sus procesos. Es por ello que la Secretaría de la Función Pública(en lo sucesivo Secretaría) y la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico(en lo sucesivo “CIDGE”) han realizado diversas acciones para promover el desarrollo, instrumentación y operación de mecanismos de interoperabilidad, entre estas acciones está la creación de la Subcomisión de Interoperabilidad, encargada de coordinar el proceso para el desarrollo de un Esquema de Interoperabilidad centrado en el ciudadano, que integre, promueva y detone las operaciones digitales de la Administración Pública Federal (en lo sucesivo “APF”). A fin de superar la incompatibilidad de infraestructura tecnológica y contenidos, y se incremente la eficiencia operativa de las instituciones públicas y su relación con los particulares y la sociedad en general surge el Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la APF, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 6 de septiembre de 2011 (en lo sucesivo “EIDA”), en el que se sientan las bases, principios y políticas que deberán observar las Instituciones, para la integración de los procesos relacionados con servicios digitales, así como para compartir, reutilizar plataformas y sistemas de información, a fin de incrementar la eficiencia operativa de la APF y su relación con la sociedad.

El EIDA establece el Modelo Integral del Esquema de Interoperabilidad para crear las condiciones necesarias que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica, organizativa y de gobernabilidad de los sistemas y aplicaciones de la Administración Pública Federal con ello permita la implementación e integración de servicios digitales sobre la plataforma de arquitectura nacional e infraestructura orientada a servicios.

Como se muestra en la siguiente ilustración:

https://es.wikipedia.org/wiki/Conectividad

https://es.wikipedia.org/wiki/Inclusi%C3%B3n_digital

https://es.wikipedia.org/wiki/Inclusi%C3%B3n_digital

https://es.wikipedia.org/wiki/Interoperabilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Datos_Abiertos

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Ilustración 1 Modelo Integral del Esquema de Interoperabilidad

Las Guías Técnicas de Interoperabilidad basadas en el Modelo Integral del Esquema de Interoperabilidad, serán el instrumento de las Dependencias, Entidades y la Procuraduría General de la República (en lo sucesivo “Instituciones”) para lograr la sistematización e implementación de trámites y servicios a partir de procesos punto a punto que permitirán la interoperabilidad en la plataforma gob.mx.

Las Guías Técnicas de Interoperabilidad en sus diversos apartados se desarrollan en apego al marco jurídico vigente con la finalidad de garantizar la privacidad, seguridad, disponibilidad e integridad de la información a resguardo de las Instituciones y propiedad en todo momento de los ciudadanos, las cuales son concentradas en el Anexo G01-A01 Marco Legal de las Guías de Interoperabilidad.

4. Relación con otras guías

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La Ilustración 2 muestra el conjunto de todas las guías, permitiendo identificar de manera clara el punto en cual se ubica la generación de los procesos To-Be en la implementación de los trámites en un entorno de interoperabilidad sobre la plataforma de gob.mx

Ilustración 2 Relación con otras guías

5. Alcance

Facilitar a las Instituciones, una guía práctica para la generación de los procesos de sus trámites. Todo ello con uniformidad en la elaboración de los diagramas de procesos de negocio del trámite por todas las Instituciones. Así como cumplir con la dimensión EIDA Interoperabilidad Semántica considerando el estado que existe entre dos entidades-aplicaciones cuando, con respecto a una tarea específica, una aplicación puede aceptar datos de la otra con el fin de que los particulares estén en posibilidad de dar su consentimiento para realizar intercambios de información y evitar con ello la reiterada solicitud de los mismos.

Proveer un mecanismo para que quede completamente definido y estandarizado el proceso “to-be” documentando las personas, reglas de negocio, tecnología a utilizar y secuencia de cómo van a interactuar los actores para completar el proceso.

● Plasmar la información de los procesos entregados en un estándar definido por el

Proveedor del Servicio considerando los lineamientos de la Secretaría.

● Los procesos To-Be deberán ser desarrollados a nivel 4 (actividad) para poder ser

implementados mediante BPMN 2.0 o superior.

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Deberá de incluir mejores prácticas de la industria para el análisis de procesos.

6. Objetivos

6.1. Objetivo General

Establecer el conjunto de pasos, normas y mejores prácticas de modelado procesos de negocio. Utilizando el estándar “Modelo y Notación de Procesos de Negocio” (BPMN del inglés Business Process Model and Notation) que aseguren la correcta generación del modelo de procesos to-be en un entorno de interoperabilidad.

6.2. Objetivos Específicos

Los objetivos específicos son:

1. Proporcionar los lineamientos que faciliten a las Instituciones la creación de los procesos. Los procesos To-Be a ser implementados deberán ser desarrollados a nivel 4 (actividad) BPMN 2.0 o superior.

2. Establecer las consideraciones para que las Instituciones puedan generar los procesos del trámite conforme a lo requerido en la plataforma de gob.mx.

3. Promover la reingeniería y simplificación de procesos entre Instituciones.

7. Prerrequisitos

La Institución deberá contar con los siguientes requisitos mínimos para llevar a cabo la generación de procesos To- Be para la implementación del Trámite:

1. El trámite deberá contar con el Visto Bueno por parte del Comité de Interoperabilidad del Plan de Trabajo para Implementar el Trámite en la plataforma gob.mx.

2. Revisar la Guía para Identificación y Uso de Procesos Tipo en un entorno de Interoperabilidad para identificar si alguna plantilla existente se adecua el diagrama del proceso del trámite a implementar.

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8. Audiencia

La presente guía está dirigida a todo aquel servidor público de la Institución involucrado en el proceso de diagramación del proceso del trámite en un entorno de Interoperabilidad. Resulta fundamental que los niveles directivos de la Institución se encuentren comprometidos con el proceso de levantamiento y diseño de los procesos institucionales, en virtud de que serán ellos los encargados de aprobar los procesos. El equipo de trabajo estará integrado por funcionarios de la Institución, por consultores externos, o por una mezcla de los anteriores. Para la adecuada comprensión de la guía, se recomienda contar con los siguientes conocimientos: BPMN 2.0, enfoque de procesos, modelado de procesos, análisis y diseño de procesos.

9. Proceso

9.1. Descripción del proceso

Para realizar el diagrama de proceso del trámite, la Institución tomará como base la plantilla de procesos tipo seleccionada en la Guía para Identificación y Uso de Procesos Tipo en un entorno de Interoperabilidad, recabará la información para realizar un análisis considerando tanto al personal de la Institución dueña del trámite como al personal las Instituciones involucradas cuando exista más de una.

El proceso que deberá seguir la Institución para realizar el diagrama de negocio, será:

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Ilustración 3 Generación de procesos To –Be.

Para una revisión más detallada y/o descarga del proceso consultar en el aplicativo multimedia en la sección Procesos BPMN, Proceso Nº 3 Generación de los Procesos to-be.

9.2. Entradas, salidas y productos

Entradas ● Catálogo de procesos tipo. Anexo G02-A01 ● Catálogo de componentes genéricos. Anexo G04-A01 ● Lineamientos de modelado BPM. Anexo G03-A01

Productos internos

● No aplica.

Salidas ● Modelo de procesos del trámite, Formato G01-F03

9.3. Actividades

1. Recopilar información del trámite:

El Responsable del Proceso identificará los roles involucrados y sus responsabilidades. Recabará la información que podría pertenecer a varias áreas dentro de la Institución o pertenecer a otras, la organizará y con ello procederá a realizar el análisis del proceso de negocio.

2. Analizar el proceso del trámite

El Responsable del Proceso realiza el análisis considerando cada uno de los elementos de información y/o grupos de datos que se integraron durante la recopilación de información del trámite.

Es de suma importancia al momento de diagramar que el proceso considerar que será implementado en medios digitales y no deberá generar restricciones o limitaciones para los ciudadanos que decidan relacionarse con éstos, con independencia de la utilización de medios de contacto tradicionales, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables promoviendo mecanismos de participación ciudadana.

3. Diagramar proceso

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En caso de que el trámite esté considerado a implementarse mediante alguna herramienta de gestión empresarial (BPM del inglés Business Process Management), deberá plasmar la información de sus procesos cumpliendo con los lineamientos de modelado en BPMN 2.0 establecidos en el Anexo G03-A01 Lineamientos de modelado BPM con el fin de que el modelado quede completamente definido y estandarizado.

Para las actividades el Equipo Técnico deberá realizar las siguientes actividades:

1. Documentar las personas responsables de realizar la actividad. 2. Definir las reglas de negocio con el Equipo de Análisis de negocio. 3. Definir la tecnología a utilizar y secuencia de cómo van a interactuar los actores para

completar el proceso, en esta actividad el Equipo Técnico deberá consultar la información contenida en los anexos Anexo G02-A01 Catálogo de procesos tipo. Anexo G04-A01 Catálogo de componentes genéricos, con el fin de determinar si existen componentes que se puedan reutilizar de la plataforma de gob.mx

4. Diagramar el proceso del negocio a nivel 4 (actividad) para poder ser implementados mediante BPMN 2.0 o superior.

5. Una vez que se hayan realizado todas las actividades de diagramado, el Modelo de procesos del trámite se plasmará en el Formato G01-F03 Formato libre.

10. Responsabilidad y autoridad

10.1. Modelo organizacional

En el siguiente modelo organizacional están representados los roles necesarios para la ejecución de las actividades del proceso descrito en la presente guía. Una persona puede tener asignado más de un rol de los establecidos en la representación gráfica. Dicho modelo no refiere a un organigrama jerárquico del Comité de Interoperabilidad ni de las Instituciones interesadas en implementar el trámite en la plataforma de gob.mx.

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Ilustración 4 Modelo Organizacional

10.2. Roles involucrados

■ Institución

● Responsable del Trámite/Responsable de la Cadena de Interoperabilidad: Rol orquestador de la implementación del trámite. Quien deberá:

○ Gestiona todas las solicitudes asociadas a la implementación del trámite en la plataforma gob.mx ante el Comité de Interoperabilidad.

○ Coordinar los esfuerzos y recursos del trámite, o en su caso, de la Cadena de Interoperabilidad del trámite.

● Responsable de Proceso: Rol responsable de la diagramación del proceso del

trámite. Quien deberá:

O Coordinar los esfuerzos necesarios para poder recabar la información,

analizar y diagramar el proceso del trámite.

● Líder Técnico del Proceso: Rol responsable de coordinar los esfuerzos del Equipo Técnico del Proceso.

● Equipo Técnico del Proceso: Grupo de personas que realizan las actividades de instalar, configurar y probar la implementación del Proceso en ambiente solicitado.

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Se considera que el equipo está conformado por los perfiles expertos en la arquitectura e implementación de tecnologías de BPM.

■ Comité de Interoperabilidad: Grupo de personas encargado de apoyar a la

Institución durante la implementación del trámite.

10.3. Matriz de responsabilidad

Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, S: Soporte, C: Consultado, I: Informado.

10.4. Proveedor del servicio en el acompañamiento

En el acompañamiento para consolidar un trámite o servicio, junto con su gobernabilidad, los actores principales de la guía con capacidad de toma de decisión por parte del proveedor del servicio son los siguientes:

Responsable del proveedor del servicio: Grupo KIO Networks. Correo: [email protected] Teléfono local: 474 - GOBMX (474-46269) LADA sin costo: 01800 44 - GOBMX (44-46269)

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11. Evaluación y control

La evaluación y control de situaciones, garantiza tomar la decisión correcta frente a circunstancias particulares, en las que el proceso se vea afectado por ciertas fallas o inexistencia en los insumos necesarios para el proceso.

Para ello se categoriza las incidencias en tres tipos, se ordenan a continuación:

11.1. Baja.

Dentro de la documentación solicitada existen inconsistencias, como:

● Existen narrativas o descripciones escuetas o limitadas. ● Existen faltas de ortografía en la redacción del documento. ● Uso de nombres poco comunes o fuera de referencia de su rol para los usuarios

administradores de los servicios.

11.2. Alta.

Dentro del proceso, los responsables no proporcionaron información de importancia, como: ● Tiempos en las etapas (actividades) que comprende el proceso del trámite.

11.3. Crítica.

Dentro del proceso, los responsables no proporcionaron la información suficiente como: ● Actividades de todas las etapas del proceso que involucra el trámite.

Para detener el seguimiento del proceso, se realizará acorde número de incidencias de acuerdo a lo siguiente:

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12. Lecciones aprendidas

Se deberán documentar las enseñanzas que sean identificadas en cualquier momento del proceso. Para que éstas queden aprendidas han de registrarse como una base de conocimiento para que pueda ser revisada y estudiada en ocasiones futuras. Lo que permitirá tanto a la Institución como al Comité de Interoperabilidad, responder en el menor tiempo posible en futuros trámites. Las lecciones aprendidas deberán registrarse acorde a lo establecido en Formato G01-F02 Registro de Lecciones aprendidas.

13. Anexos

Anexo G01-A01 Marco Legal de las Guías de Interoperabilidad. Anexo G02-A01 Catálogo de procesos tipo. Anexo G03-A01 Lineamientos de modelado BPM. Anexo G04-A01 Catálogo de componentes genéricos. .

14. Formatos

Formato G01-F02 Registro de Lecciones aprendidas. Formato G01-F03 Formato Libre.

15. Glosario

15.1. Glosario de abreviaturas

gob.mx: Es la plataforma que promueve la innovación en el gobierno, impulsa la eficiencia, y transforma los procesos para proveer de información, trámites y una plataforma de participación a la población. Es el replanteamiento de la relación ciudadano-gobierno.

MAAGTIC-SI: Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de tecnologías de la información y comunicaciones, y en la de seguridad de la información.

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RASCI: La matriz de la asignación de responsabilidades (RASCI por las iniciales de los tipos de responsabilidad) se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.

Secretaría: Secretaría de la Función Pública.

PETIC: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

15.2. Glosario de términos

Accesibilidad: Los contenidos y servicios digitales deberán tener las características de acceso reconocidas a nivel internacional, incluyendo las que se refieren a respetar y considerar las necesidades específicas de las personas con capacidades especiales. Asociación: Las dependencias y entidades compartirán información y conocimiento para la prestación de servicios digitales integrados, así como para la adecuada toma de decisiones Cadena de Interoperabilidad: Es una secuencia de trámites interrelacionados entre sí con un objetivo o un resultado común, dichas relaciones están dadas por las necesidades de información tanto de datos como de documentos que requieren los trámites para ser efectuados. Colaboración: Las dependencias y entidades participarán en las diferentes actividades de planeación, diseño, desarrollo, implantación y operación de servicios digitales integrados, así como de sistemas o aplicaciones para impulsar la eficiencia de la Administración Pública Federal y su interacción con la sociedad. Confidencialidad: Las dependencias y entidades deben garantizar, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables, la no divulgación de datos o información a terceros o a sistemas no autorizados. Conservación: Las dependencias y entidades son responsables de conservar y mantener en condiciones adecuadas de operación sus sistemas o aplicaciones, para asegurar la integridad, confiabilidad y disponibilidad de los datos e información contenidos en los mismos a través del tiempo. Dependencia: a las Secretarías de Estado, sus respectivos órganos administrativos desconcentrados, y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, conforme a lo dispuesto en los artículos 1o. y 2o. de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República.

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Disponibilidad: Las dependencias y entidades serán responsables de que la información o datos contenidos en sus sistemas o aplicaciones para la prestación de servicios digitales cuenten y cumplan con un nivel de servicio comprometido entre ellas y, en su caso, con los usuarios.

Eficiencia: La prestación de servicios digitales deberá sustentarse en la generación de economías de escala ligadas a inversiones compartidas, esfuerzos coordinados y soluciones replicables. Entidades: A los organismos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria y fideicomisos públicos que tengan el carácter de entidad paraestatal, a que se refieren los artículos 1o., 3o., 45, 46 y 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Equilibrio: Las dependencias y entidades se aseguraran de que existe un balance entre los aspectos de seguridad de los datos e información y las aplicaciones de acceso a los mismos, de forma que no sea un obstáculo para la interoperabilidad. Esquema de Interoperabilidad: Al Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal. Estándares abiertos: A las especificaciones cuya utilización esté disponible de manera gratuita o que no suponga una dificultad de acceso, y que su uso y aplicación no esté condicionada al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial. Gobierno digital: A las políticas, acciones y criterios para el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicaciones, con la finalidad de mejorar la entrega de servicios al ciudadano; la interacción del gobierno con la industria; facilitar el acceso del ciudadano a la información de éste, así como hacer más eficiente la gestión gubernamental para un mejor gobierno y facilitar la interoperabilidad entre las dependencias y entidades. Igualdad: El uso de medios digitales no deberá generar restricciones o limitaciones para los ciudadanos que decidan relacionarse con éstos, con independencia de la utilización de medios de contacto tradicionales, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables. Infraestructura: Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de una organización o para el desarrollo de una actividad. Institución: Dependencias, Entidades y la Procuraduría General de la República. Integridad: Las dependencias y entidades serán responsables de que los datos o información contenidos en sus sistemas o aplicaciones para la prestación de servicios digitales han permanecido completos e inalterados y, en su caso, que sólo han sido modificados por la fuente de confianza correspondiente. Interoperabilidad: Es la capacidad de organizaciones y sistemas, dispares y diversos, para interactuar con objetivos consensuados y comunes, con la finalidad de obtener beneficios mutuos, en donde la interacción implica que las dependencias y entidades

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compartan infraestructura, información y conocimiento mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de tecnología de información y comunicaciones. Legalidad: Las dependencias y entidades en el intercambio de datos o información contenidos en sus sistemas o aplicaciones para la prestación de servicios digitales, deberán sujetarse a las disposiciones aplicables, de la misma manera que sucede en el intercambio de información por medios físicos. Responsabilidad: Las dependencias y entidades, en la prestación de servicios públicos digitales integrados, serán responsables de sus acciones de acuerdo a los niveles de servicio convenidos entre los distintos participantes conforme al tipo de servicio de que se trate. Reutilización: Las dependencias y entidades generarán los medios para poner a disposición y compartir la información, funcionalidades y soluciones tecnológicas, entre aquéllas que lo requieran. Seguridad: Al compartir información por medios digitales, las dependencias y entidades deberán mantener como mínimo, el mismo nivel de garantías y seguridad que se tiene para el intercambio por medios físicos, así como adoptar procesos de ciberseguridad, en términos de lo que establezcan conforme a las disposiciones aplicables las autoridades competentes. Transparencia: Las dependencias y entidades en la prestación de los servicios públicos digitales integrados, facilitarán a los distintos participantes la información que requieran para fines de evaluación y mejora de dichos servicios. Trazabilidad: Las dependencias y entidades en el intercambio de información, deberán contar con registros que les permitan identificar y analizar situaciones, generales o específicas, de los servicios digitales. Ventanilla Única Nacional: Portal que tiene como funciones principales apoyar y acompañar al ciudadano en solicitudes al Gobierno de México, concentrar todos los trámites y servicios en un sólo lugar, permita hacerlos en línea, identificar a las Instituciones y organismos auxiliares de los tres niveles Poder, ayuntamientos, Instituciones y entidades de la Administración Pública.

16. Referencias

● EIDA

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5208001&fecha=06/09/2011

● ADS MAAGTICSI,

http://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/58688/ADS_Proceso_de_Administraci_n_de_Servicios.pdf l



http://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/58688/ADS_Proceso_de_Administraci_n_de_Servicios.pdf

http://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/58688/ADS_Proceso_de_Administraci_n_de_Servicios.pdf

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