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Guía para la elaboración del PETIC de las dependencias y entidades de la APF

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (PETIC) DE

LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

FEDERAL

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ENERO DE 2010


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Considerando que resulta esencial garantizar una adecuada planeación estratégica por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (APF), apoyándose de un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (PETIC) que deberá estar alineado a los objetivos institucionales, al Programa de Mejora de la Gestión (PMG) y a la Agenda de Gobierno Digital (AGD), con la finalidad de incrementar la eficiencia gubernamental, que impulse la innovación y la mejora sustancial de los trámites y los servicios públicos dirigidos a la sociedad mediante el uso de TIC; que nos permita identificar las necesidades comunes en materia de TIC en la APF, a fin de llevar a cabo acciones concretas y coordinadas que eficienten los tiempos y recursos humanos, así como los recursos económicos de las dependencias y entidades para alcanzar los objetivos planteados, sin perjuicio de que cada dependencia o entidad aplique su experiencia en el uso estratégico de las TIC, derivados de su naturaleza sectorial; se tiene a bien expedir la presente guía para la elaboración del PETIC.

1. PLAN ESTRATÉGICO DE TIC Las dependencias y entidades de la APF deberán elaborar anualmente un Plan Estratégico de TIC. El PETIC será elaborado durante los meses de enero y febrero de cada año. El PETIC esta basado en un marco de referencia conocido como Estructura del PETIC que define la Secretaría de la Función Pública a través de la Unidad de Gobierno Digital (UGD). La Estructura del PETIC contiene la información mínima requerida por la UGD con la finalidad de estandarizar el tipo de información que deberá integrar la dependencia y entidad y con ello generar evaluaciones posteriores sobre la misma línea base de comparación. Al PETIC solo se incorporarán proyectos estratégicos, a partir de los cuales, la UGD realizará los análisis correspondientes para impulsar el desarrollo y mejora continua de las dependencias y entidades de la APF, así como fomentar el desarrollo de proyectos interinstitucionales. Aquellos proyectos de TIC que las dependencias y entidades de la APF sometan al Programa de Mejora de la Gestión, deberán ser clasificados como proyectos del tipo PMG y también serán registrados en el sistema en línea DAS-IT La Estructura del PETIC esta integrada por los siguientes apartados:

1.1 Entorno Estratégico; Para la integración de información de este apartado, es importante que el área responsable de TIC este familiarizado con la estrategia global de la institución, los objetivos estratégicos y los programas rectores a los que atiende. Asimismo debe conocer el entorno de TIC, la infraestructura actual, los niveles de servicio y las tendencias tecnológicas. En este apartado se incluirán solo los proyectos estratégicos de las dependencias y entidades de la APF que estén alineados a los objetivos institucionales, al Programa de Mejora de la Gestión y a la Agenda de Gobierno Digital;

1.2 Análisis/Alineación; La estrategia de TIC en este apartado debe considerar el desarrollo y la

administración activa del portafolio de proyectos de TIC, que deberá ser alineada a las estrategias y los objetivos institucionales, al Programa de Mejora de la Gestión y a la Agenda de Gobierno Digital para propiciar resultados exitosos. Aquí se incluirán los proyectos estratégicos de las dependencias y entidades de la APF que estarán sujetos al análisis para determinar el grado de alineación, la viabilidad del proyecto (tecnológica, complejidad de implantación, organización del proyecto, análisis de riesgos) el impacto (hacia el ciudadano e institucional) así como el costo beneficio asociado de cada proyecto;

1.3 Priorización; El portafolio de TIC debe estar balanceado para poder alcanzar la alineación

entre la estrategia institucional y los recursos tecnológicos actuales y futuros. Adicionalmente se requiere considerar una administración de riesgos de TIC que identifique los factores de riesgo en los proyectos correspondientes. En este apartado se definirá la prioridad de cada


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uno de los proyectos presentados por la dependencia o entidad mediante criterios que permitan determinar el impacto de los mismos.

1.4 Seguimiento; El objetivo de este apartado es validar el avance de cada uno de los proyectos y verificar su cumplimiento en tiempo y forma de manera trimestral, por lo cual a partir de este año deberá capturar de forma obligatoria la información adicional correspondiente a los milestones del proyecto, los riesgos de no realizarse el proyecto, así como el presupuesto ejercido para cada proyecto.

Para la integración del PETIC se deberán tomar en cuenta los siguientes factores:

I. Los objetivos y acciones del PETIC que deberán estar alineados con las atribuciones de la dependencia o entidad;

II. La Estructura del PETIC deberá ser consistente con la cultura organizacional de la

dependencia o entidad;

III. El apoyo y compromiso de los funcionarios de mando superior y medio de la dependencia o entidad;

IV. El conocimiento suficiente del PETIC por parte de los servidores públicos de la dependencia o

entidad;

V. La difusión de la cultura de TIC orientada a elevar la eficiencia de la dependencia y entidad, así como el nivel de consciencia y adopción de las TIC por parte de los servidores públicos y de la sociedad en general;

VI. La provisión presupuestal necesaria para cubrir los gastos relativos a los proyectos

estratégicos de TIC, y

VII. La implementación de un sistema de medición para evaluar el desempeño de la incorporación de las TIC que permita identificar la mejora continua en la eficiencia y efectividad de la dependencia y entidad.

2. PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TIC El Proceso de Planeación Estratégica de TIC establece la estrategia de TIC mediante la definición de la visión, misión y objetivos de TIC que deberán ser alineados a los objetivos institucionales y con ello generar un cuadro de mando integral que permita controlar el cumplimiento del PETIC. Las actividades involucradas son:

2.1 Objetivos institucionales y objetivos de dirección administrativa;

2.2 Plan de tecnología;

2.3 Generación de la Estrategia de TIC;

2.1 Objetivos institucionales y objetivos de dirección administrativa; Las dependencias y entidades deberán definir las directrices estratégicas de TIC basadas en los objetivos institucionales y operativos, al PMG y la Agenda de Gobierno Digital.

2.2 Plan de tecnología


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Las dependencias y entidades deberán crear y mantener un plan de tecnología que este de acuerdo con los planes estratégicos y tácticos de la UTIC. El plan se basa en la dirección tecnológica e incluye directrices para la adquisición y/o contratación de recursos tecnológicos. Los temas adicionales a considerar por las dependencias y entidades de la APF en esta sección son:

2.2.1 Gobernabilidad de TIC;

2.2.2 Organización de TIC;

2.2.3 Estudios de mercado;

2.2.4 TIC y su ciclo de vida;

2.3 Generación de la Estrategia de TIC Las dependencias y entidades deberán generar su Estrategia de TIC alineada a la estrategia institucional, al PMG y a la Agenda de Gobierno Digital. Las actividades a considerar por las dependencias y entidades de la APF en esta sección son la definición de:

2.3.1 Misión de TIC;

2.3.2 Visión de TIC ;

2.3.3 Objetivos estratégicos y objetivos de dirección administrativa;

2.3.4 Generación de indicadores de cumplimiento de la estrategia

3. INTEGRACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE TIC El PETIC debe ser firmado por el Titular de la dependencia o entidad y por el Director General de TIC. El PETIC será elaborado durante los meses de enero y febrero de cada año. El PETIC debe de incluir de forma obligatoria el presupuesto ejercido para cada proyecto. El envío del PETIC será mediante formato pdf que la herramienta genera en el apartado de reportes a la dirección de correo electrónico: [email protected] La UGD enviará a las dependencias y entidades de la APF un mensaje electrónico para precisar las fechas en las que deberán ingresar la información de su PETIC.

La captura del PETIC se realizará a través del sistema en línea (DAS-IT) en la dirección electrónica http://dasit.gobierno-digital.gob.mx

La validación y verificación de la información del PETIC se realizará a través del sistema en línea (DAS-IT) o aquel que la UGD defina para tal efecto.

mailto:[email protected]

http://dasit.gobierno-digital.gob.mx/


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La integración del Plan Estratégico de TIC de las dependencias y entidades de la APF, deberá utilizar la Estructura del PETIC descrita en el numeral 1 y como referencia adicional ver el anexo 1.

4. PROCESO DE ESTRUCTURA DE GOBIERNO DE TIC Las dependencias y entidades deberán establecer un grupo multidisciplinario de trabajo estratégico de TIC que se enfocará en planear, ejecutar, controlar, evaluar y cerrar el o los proyectos de TIC como parte integral del gobierno de la institución. 5. EVALUACIÓN Las dependencias y entidades deberán establecer un cuadro de mando integral de TIC que abarque las perspectivas financieras de usuario o cliente, procesos, desarrollo de personal y aprendizaje orientados al cumplimiento de las metas institucionales. Para la evaluación del PETIC se utilizará la fórmula establecida en el “Procedimiento para evaluar el grado de madurez de gobierno digital”, que se les hará llegar vía electrónica. La evaluación de la calidad del PETIC será de acuerdo a los procedimientos establecidos por la UGD. En caso de no entregar el PETIC 2010 a más tardar en la fecha establecida se asignará una calificación de 0 puntos. Fuente de datos y periodicidad: EL PETIC se reporta a través del sistema DAS/IT o aquel que defina la UGD para tal efecto. Las dependencias y entidades de la APF deberán reportar trimestralmente a la UGD, de acuerdo a las fechas establecidas en el “Procedimiento para evaluar el grado de madurez de gobierno digital” el avance de ejecución de los proyectos mediante medios electrónicos, dentro de los siguientes 10 días hábiles siguientes al termino de cada trimestre.


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ANEXO 1

ESTRUCTURA PETIC Y CAPTURA EN EL SISTEMA DAS-IT

ESTRUCTURA DEL PETIC

APARTADOS A CAPTURAR EN EL SISTEMA

DAS-IT

I. Entorno Estratégico de TIC:

a. Describir los objetivos de su institución

Esta información deberá ser capturada en el DVO (Digital Value Observatory) http://dasit.gobierno-digital.gob.mx/itpm/dvoit

En la sección Actualizar plan - Entorno Estratégico – objetivos de la institución

b. Describir los objetivos de la Unidad Administrativa, con la finalidad de garantizar que

las TIC contribuyen al cumplimiento de las metas institucionales.

FCE1: Estratégico - Objetivos de Unidad Administrativa (Objetivos Operativos)

c. Indicar el presupuesto global de TIC FCE1: Estratégico - Presupuesto Total TIC de la Dependencia

d. Describir la misión y visión institucional, basada en los objetivos institucionales, sus metas y la Agenda de Gobierno Digital.

Esta información deberá ser capturada en el DVO (Digital Value Observatory) http://dasit.gobierno-digital.gob.mx/itpm/dvoitEn la sección Actualizar plan - Entorno Estratégico – visión, misión

e. Determinar los proyectos estratégicos para ser considerados en el PETIC.

FCE4: Proyectos de TI

f. Indicar el presupuesto planeado para cada proyecto. FCE4: Proyectos de TI - Presupuestación de Proyectos

g. Indicar el patrocinador presupuestal para cada proyecto, incluyendo el monto. FCE4: Proyectos de TI - Presupuestación de Proyectos

h. Mencione los resultados esperados del proyecto (producto o servicio generado) FCE4: Proyectos de TI

http://dasit.gobierno-digital.gob.mx/itpm/dvoit

http://dasit.gobierno-digital.gob.mx/itpm/dvoit


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i. Mencione la estrategia de difusión y posicionamiento para cada uno de los proyectos (en caso de que se tenga considerada) FCE4. Proyectos de TI

j. Indique la relación de gobierno digital para cada proyecto. FCE4. Proyectos de TI

k. Indique la fase de desarrollo de gobierno digital para cada proyecto. FCE4. Proyectos de TI

II. Análisis

a. Alinear con base a los objetivos, el Programa de Mejora de la Gestión institucional y

AGD

FCE6: Alineación Alineación de Proyectos con Objetivos Alineación de Planes y Programas Gubernamentales con Proyectos

b. Determinar la viabilidad del proyecto considerando los siguientes aspectos:

i. Tecnológico ii. Complejidad de implantación iii. Organización del proyecto iv. Análisis de Riesgos

FCE7: Priorización - Diagnóstico V y A

c. Determinar el impacto del proyecto hacia el ciudadano considerando:

i. Evitar costos liberar recursos escasos, incrementar la productividad, sustituir costos fijos

ii. Mejorar en atención y/o calidad del servicio iii. Participación ciudadana iv. Fortalecimiento a la Democracia v. Automatizar o incrementar nuevos trámites y servicios vi. Otro (especifique)

d. Determinar el impacto institucional del proyecto considerando: i. Generar ahorros ii. Liberar recursos escasos iii. Incrementar la productividad iv. Sustituir costos fijos v. Marco Regulatorio (MU-TIC y otros) vi. Mejorar la gestión: incrementar la eficiencia interna, simplificar o eliminar los

procesos, optimizar decisiones, mejorar coordinación, reducción de tiempo

FCE7: Priorización – Impacto a la Institución


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asociado al proceso. e. Indicar la alineación del proyecto a la prioridad(es) de transformación del Gobierno

Federal.

i. Combate a la pobreza ii. Cobertura universal de salud iii. Educación de Calidad iv. Austeridad y Finanzas Públicas v. Reforma Económica vi. Reforma en telecomunicaciones vii. Reforma Laboral viii. Reforma regulatoria ix. Combate al crimen x. Reforma Política

FCE7: Priorización – Impacto a la Institución

f. Determinar el análisis FODA de cada proyecto, al conocer fortalezas, debilidades,

oportunidades y amenazas de cada proyecto.

FCE7: Priorización - Análisis FODA

III. Priorización

a. Ordenar los proyectos de mayor a menor impacto, es necesario considerar las

prioridades institucionales, alguna situación coyuntural, la factibilidad operacional, técnica, jurídica etc.

FCE 7: Priorización - Prioridad Acordada

IV. Seguimiento

a. Verificar el cumplimiento de avance de las acciones programadas en los proyectos.

FCE 9: Gestión del Desempeño - Indicadores de Proyectos ( Requisitar a partir del segundo trimestre)

b. Indicar los milestone del proyecto FCE9: Gestión del Desempeño – Gestión de Proyectos

c. Indicar los riesgos del proyecto FCE9: Gestión del Desempeño – Gestión de Proyectos

d. Indicar el presupuesto ejercido para cada proyecto FCE9: Gestión del Desempeño – Gestión de proyectos

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