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COMISIÓN EUROPEA

Fondos Europeos Estructurales y de Inversión (EIE)

Guía sobre las opciones de costes simplificados (OCS):

Financiación a tipo fijo, baremos estándar de costes unitarios, importes a tanto alzado

(De conformidad con los artículos 67 y 68 del Reglamento (UE) nº 1303/2013 (RG), los párrafos del 2 al 4 del artículo 14 del Reglamento (UE) nº 1304/2013 y el artículo 19 del

Reglamento (UE) nº 1299/2013)

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: “Este es un documento de trabajo elaborado por los servicios de la Comisión. Sobre la base de la legislación aplicable de la UE, este documento proporciona orientación técnica a los órganos que participan en el seguimiento, control o aplicación de los Fondos EIE sobre la forma de interpretar y aplicar las normas de la UE en este ámbito. El objetivo de este documento es proporcionar explicaciones de los servicios de la Comisión de dichas reglas con el fin de facilitar la ejecución del programa y fomentar buenas prácticas. Esta guía es sin perjuicio de la interpretación del Tribunal de Justicia y del Tribunal General o de las decisiones de la Comisión.”

Índice

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Capítulo 1: Introducción

1.1. Finalidad 1.2. ¿Por qué utilizar los costes simplificados?

1.2.1. Antecedentes 1.2.2. Ventajas de los costes simplificados

1.3. ¿Cuándo utilizar los costes simplificados? 1.4. Las principales diferencias respecto del periodo 2007-2013 1.5. Los costes simplificados son opcionales 1.6. Aplicabilidad de los costes simplificados

1.6.1. La determinación del alcance exacto del uso de las opciones de costes simplificados, especialmente en el caso de la contratación pública 1.6.2. Contratación dentro de un proyecto ejecutado por el propio beneficiario 1.6.3. Enfoque recomendado para proyectos contratados, aun cuando los beneficiarios pertenezcan a categorías que no cubre la Directiva 2004/18 / CE 1.6.4. Normas nacionales sobre la subvencionabilidad del gasto 1.6.5. Normas específicas de los fondos

Capítulo 2: Financiación a tipo fijo

2.1. Definición de las categorías de costes 2.2. Sistemas específicos de financiación a tipo fijo para calcular los costes indirectos que se recogen en los reglamentos

2.2.1. Métodos de cálculo para los costes indirectos 2.2.2. Definición de costes directos, costes indirectos y costes de personal 2.2.3. Normas específicas de los fondos

Capítulo 3: Baremos estándar de costes unitarios

3.1. Principios generales 3.2. El caso específico de los gastos de personal por hora

Capítulo 4: Importes a tanto alzado

4.1. Principios generales 4.2. Ejemplos de importes a tanto alzado

Capítulo 5: El establecimiento de la financiación a tipo fijo, los baremos estándar de costes unitarios y los importes a tanto alzado

5.1. Debe determinarse con antelación 5.2. Un método de cálculo justo, equitativo y verificable

5.2.1. Principios generales 5.2.1.1. Debe ser justo: 5.2.1.2. Debe ser equitativo: 5.2.1.3. Debe ser verificable:

5.2.2. Metodología en la práctica 5.2.2.1. El uso de los datos estadísticos u otra información objetiva

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5.2.2.2. El uso de los datos individuales específicos de los beneficiarios

5.3. El uso de baremos estándar de costes unitarios, importes a tanto alzado y tipos fijos de otras áreas

5.3.1. De otras políticas de la Unión 5.3.1.1. Artículo 67.5.b del RG (Reglamento General) 5.3.1.2. Artículo 68.1.c del RG

5.3.2. De los regímenes de los Estados miembros para subvenciones 5.3.3. ¿Cómo valorar si los tipos de operaciones y beneficiarios son similares?

5.4. Utilizar los tipos que establece el RG o las normas específicas de los fondos 5.5. Adaptación del tipo fijo para costes indirectos, importes a tanto alzado y baremos estándar de costes unitarios 5.6. Métodos específicos para determinar las cantidades establecidas de conformidad con las normas específicas de los fondos

Capítulo 6: Las consecuencias del sistema de gestión y control

6.1. La necesidad de una línea común de auditoría y control 6.2. Método general para controlar y auditar las OCS 6.3. Consecuencias en términos de gestión financiera…

6.3.1. Disposiciones generales 6.3.2. … para un régimen de financiación a tipo fijo 6.3.3. … para la certificación del gasto

6.4. Puntos clave para la autoridad de gestión 6.4.1. Para un régimen de financiación a tipo fijo

6.4.1.1. Las respectivas definiciones de las categorías de gasto 6.4.1.2. El uso de la experiencia actual

6.4.2. Para un coste unitario 6.4.2.1. Correspondencia entre las cantidades y los pagos realizados 6.4.2.2. Justificación de las cantidades declaradas 6.4.2.3. Elección de los baremos estándar de costes unitarios

6.4.3. Para importes a tanto alzado 6.4.3.1. Correspondencia entre la operación y los pagos realizados 6.4.3.2. Justificación de los costes 6.4.3.3. Elección de actividades / ejecución / resultados

6.5. Procedimiento de auditoría y control 6.5.1. Para un sistema de financiación a tipo fijo 6.5.2. Para baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado 6.5.3. Ejemplos

Capítulo 7: Otras disposiciones

7.1. Combinación de opciones 7.1.1. Principios generales

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7.1.2. Ejemplos de combinaciones 7.2. Evaluación de los umbrales

7.2.1. Principios generales 7.2.2. Específico de los fondos

7.3. Compatibilidad de las opciones de costes simplificados con las normas de ayudas de Estado 7.4. El uso de costes simplificados en operaciones que generan ingresos netos

7.4.1. Operaciones que generan ingresos netos después de su finalización 7.4.2. Operaciones que generan ingresos netos durante su ejecución y a las que no se aplican los apartados 1 a 6 del artículo 61 del RG

7.5. Específico del FEDER y del FSE: la financiación transversal 7.5.1. La declaración de las acciones contempladas en el artículo 98.2 del RG en relación con las opciones de costes simplificados 7.5.2. Ejemplos

Anexo 1: Ejemplos de opciones de costes simplificados Anexo 2: Ejemplo de compatibilidad de las OCS con las normas de ayudas de Estado Anexo 3: Medidas específicas de las OCS y del FEADER

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Capítulo 1: Introducción 1.1. Finalidad

Esta guía fue elaborada por los servicios de la Comisión responsable de los Fondos EIE con el asesoramiento de los miembros del Grupo Técnico de Trabajo del FSE y el Grupo de Expertos para los Fondos Europeos Estructurales y de Inversión (GEFEIE). Esta guía está basada y reemplaza la nota COCOF 09/0025/04-ES aplicable al período 2007-2013. Incluye las nuevas posibilidades que ofrece la normativa 2014 -2020. Sin embargo, esta guía no cubre ni los planes de acción conjunta o los baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado utilizados en el marco del Artículo 14.1 del Reglamento (UE) nº 1304/2013 (FSE)1.

La finalidad de este documento es proporcionar orientación técnica sobre los tres tipos de costes simplificados aplicables a los Fondos EIE y para compartir las mejores prácticas con objeto de animar a los Estados miembros a utilizar los costes simplificados.

Los ejemplos destinados a explicar los principales puntos de la aplicación sólo se dan a título ilustrativo y no constituyen un requisito o recomendación para operaciones similares del período de programación 2014-2020.

1.2. ¿Por qué utilizar los costes simplificados?

1.2.1. Antecedentes

En 2006 una importante simplificación introducida en el Reglamento del FSE 2007-20132 permitía a los Estados miembros declarar costes indirectos sobre una base de tipo fijo, hasta un 20% de los costes directos de una operación. Durante del período de programación 2007-2013, se introdujeron algunas opciones adicionales (baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado) y la posibilidad de utilizarlos se extendió al FEDER. El uso de la financiación a tipo fijo, baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado (en lo sucesivo, “costes simplificados”) fue bien recibida por todas las partes interesadas, incluido el Tribunal de Cuentas Europeo. El Tribunal recomendaba [...] ampliar los pagos y porcentajes a tanto alzado en vez de reembolsar «costes reales» a fin de reducir la probabilidad de error y la carga administrativa a los promotores de proyectos. [...] Los proyectos cuyos costes se declaran utilizando los OCS son menos proclives a error. Una generalización del uso de estas opciones tendría pues en principio un impacto positivo en el nivel de error 3. Para el período 2014-2020, la Comisión propuso mantener las opciones de 2007-2013. La Comisión también amplió estas posibilidades, en busca de una mayor seguridad jurídica para las autoridades nacionales y una mayor armonización entre los Fondos EIE, así como con otros fondos de la UE aplicados por gestión compartida 1 Para estos instrumentos habrá notas específicas de orientación. 2 Artículo 11.3.b del Reglamento (CE) nº 1081/2006. 3 Informe anual sobre la ejecución presupuestaria, 2013/C 331/01, Tribunal de Cuentas Europeo.

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(FAMI4, FSI5) o a través de otros métodos de aplicación (por ejemplo, Horizonte 2020 o Erasmus+). El Reglamento General (RG - Reglamento 1303/2013) incluye opciones para los Fondos EIE para calcular el gasto subvencionable de las subvenciones y de la asistencia reembolsable sobre la base de los costes reales, pero también sobre la base de la financiación a tipo fijo, baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado. El RG desarrolla y amplía los sistemas utilizados actualmente para el FSE y el FEDER. Dadas las diferencias entre los Fondos EIE, se contemplan algunas opciones adicionales en la normativa específica de los fondos.

1.2.2. Ventajas de los costes simplificados

Cuando se utilizan los simplificados, los costes subvencionables se calculan de acuerdo con un método predefinido basado en la ejecución, los resultados u otros costes . Ya no se requiere la trayectoria de cada euro de gasto cofinanciado con documentos justificativos individuales: ésta es la clave de los costes simplificados, ya que alivia considerablemente la carga administrativa. La utilización de costes simplificados supone también que los recursos humanos y la labor administrativa requerida en la gestión de los Fondos EIE se puedan centrar más en la consecución de objetivos políticos en lugar de concentrarse en la recolección y verificación de documentos financieros. Asimismo, facilitará el acceso de los pequeños beneficiarios de los Fondos EIE6, gracias a la simplificación del proceso de gestión.

Los costes simplificados también contribuyen a un uso más correcto de los fondos (menor índice de error). Durante muchos años, el Tribunal de Cuentas Europeo ha recomendado en varias ocasiones a la Comisión el fomento y ampliación del uso de los costes simplificados, sobre todo en lo que respecta al FSE. En el informe DAS (Declaración del Tribunal) de 2012 el Tribunal calculaba que el 26 % de las operaciones del FSE se basaban en los costes simplificados y no se detectó ninguna irregularidad7.

1.3. ¿Cuándo utilizar los costes simplificados?

Los costes simplificados deben utilizarse únicamente en el caso de subvenciones y asistencia reembolsable (artículo 67.1 del RG). Cuando una operación o un proyecto que forma parte de una operación se lleva a cabo exclusivamente a través de la contratación pública, los costes simplificados no deben utilizarse (véase el artículo 67.4 del RG y la apartado 1.6.2).

Se recomienda que los costes simplificados se utilicen cuando concurran una o varias de las circunstancias siguientes:

4 Fondo de Asilo, Migración e Integración. 5 Fondo de Seguridad Interior. 6 FSE, FEDER, FEADER, FEMP, FC. 7 Informe anual sobre la ejecución presupuestaria, 2013/C 331/01, Tribunal de Cuentas Europeo.

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- los Estados miembros quieren que la gestión de los FEIE se centre más en la ejecución y los resultados en lugar de los recursos;

- los costes reales son difíciles de verificar y demostrar (muchos artículos pequeños que verificar con poco o ningún impacto específico en la ejecución que se espera de las operaciones, claves complejas de reparto, etc.);

- existencia de datos fiables sobre la ejecución financiera y cuantitativa de las operaciones (si bien algunas de las posibilidades para el cálculo no requieren estos datos);

- existe un riesgo de que los documentos contables no se conserven adecuadamente (por ejemplo, por parte de pequeñas ONG);

- las operaciones pertenecen a un marco estándar (aquí es donde las OCS tendrán un mayor valor añadido, aunque no es obligatorio y algunas de las posibilidades para el cálculo se basan en un enfoque de operación / beneficiario);

- los métodos OCS ya existen para tipos similares de operaciones y beneficiarios en un régimen de fondos nacional o en virtud de otro instrumento de la UE.

1.4. Las principales diferencias respecto del periodo 2007-2013

Uno de los principios básicos de la propuesta de la Comisión era el de mantener el acervo de 2007-2013: las opciones que se aplican ahora también serán aplicables en el futuro si se aplican a tipos de operaciones y beneficiarios similares. Sin embargo, en comparación con el periodo de programación 2014-2020 existen algunos cambios clave (véase la tabla 1: Comparación entre las normas OCS de 2007-2013 y las de 2014-2020).

Tabla 1: Comparación entre las normas OCS de 2007-2013 y las de 2014-2020

2007-2013 2014-2020

Fondos que utilizan costes simplificados

FSE y FEDER 5 Fondos EIE

Modalidad de ayuda

No especificada Subvención y asistencia reembolsable

Opción El uso de costes simplificados es opcional en el caso de subvenciones.

Es opcional, a excepción de pequeñas operaciones del FSE (es obligatorio para las operaciones del FSE inferiores a 50.000 euros de ayuda pública a pagar al beneficiario, excepto en el caso de un régimen de ayuda de estado).

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Métodos de cálculo

Cálculo ex-ante, basado en un método justo, equitativo y verificable.

El cálculo ex-ante, basado en un método justo, equitativo y verificable. Se introducen nuevos métodos de cálculo: - el de los regímenes de la UE existentes para

tipos similares de operaciones y beneficiarios; - el de los regímenes nacionales propios que ya

existen para tipos similares de operaciones y beneficiarios;

- el de los tipos y métodos específicos consagrados en la regulación o en un acto delegado (véase, por ejemplo, el artículo 68.1.b del RG o el artículo 14.2 del FSE;

- Para el FSE: el de un proyecto de presupuesto. Financiación a tipo fijo

La financiación a tipo fijo se utiliza para calcular los costes indirectos solamente.

- La financiación a tipo fijo se puede utilizar para calcular cualquier categoría de coste.

- Para el FSE: un tipo fijo de hasta un 40% de los costes directos de personal subvencionables para calcular todos los demás costes del proyecto.

- Para la CTE: tipo fijo de hasta un 20% de los costes directos salvo los gastos de personal de la operación para calcular los costes directos de personal.

Financiación a tipo fijo para de costes indirectos

Tipo fijo máximo para reembolsar los costes indirectos = 20% de los costes directos

- Tipo fijo máximo para reembolsar costes indirectos con el requisito de cálculo = 25% de los costes directos.

- Tipo fijo máximo para reembolsar los costes indirectos sin requisito de cálculo = 15% de los costes directos de personal.

- Tipo fijo y método adoptado mediante acto delegado para los métodos aplicables a las políticas de la UE para similar tipo de operación y de beneficiario.

Umbral de importes a tanto alzado

Máximo de 50.0000 euros

Máximo de 100.000 euros de contribución pública

Costes unitarios

Se establece un baremo estándar específico del método de cálculo del coste unitario para costes de personal. Coste de personal por hora = últimos costes anuales brutos de trabajo acreditados / 1720 horas.

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1.5. Los costes simplificados son opcionales

El uso de los costes simplificados es una opción para el Estado miembro de que se trate: a nivel del beneficiario, la autoridad de gestión8 puede decidir hacer tal uso opcional u obligatorio para la totalidad o parte de los beneficiarios o para la totalidad o parte de las operaciones. En los casos en que el sistema no es obligatorio para todos, el alcance de las opciones de coste simplificado que debe aplicarse, es decir, la categoría de proyectos y actividades de los beneficiarios para los que van a estar disponibles, deberán especificarse y publicarse con claridad, de acuerdo con los principios generales de transparencia e igualdad de trato. Específico del FSE

Sin embargo, de acuerdo con el artículo 14.4 del FSE, el uso de los costes unitarios, los importes a tanto alzado o la financiación a tipo fijo es obligatorio para pequeñas operaciones del FSE. Estas pequeñas operaciones se definen como "subvenciones y asistencia reembolsable que se beneficien de una ayuda pública9 no superior a 50.000 euros”.

Esta cantidad ha de considerarse como la ayuda pública máxima que se pague al beneficiario, de conformidad con el documento que establece las condiciones de ayuda al beneficiario (Fondos EIE + la correspondiente financiación pública nacional que s e abone al beneficiario como importe máximo establecido en el acuerdo o decisión de financiación, según el caso). No incluye ni la contribución pública que aporta el beneficiario, en su caso, ni las retribuciones o complementos abonados por un tercero a beneficio de los participantes en una operación. La ayuda pública abonada al beneficiario al cierre de la operación no influye en esta norma; es sólo la ayuda pública programada la que determina si el artículo 14.4 tiene que aplicarse (véase el apartado 7.2.2).

El objeto de este artículo es evitar controles los costes reales que no son rentables dado el bajo valor que hay que comprobar.

Con el fin de evitar cualquier contradicción entre sistemas de normas, existen dos excepciones a la aplicación del artículo 14.4 del FSE:

- cuando se aplica el artículo 67.4 del RG, es decir, cuando una operación o un proyecto que forma parte de una operación se ejecuta mediante un contrato público: las opciones de coste simplificado no se pueden utilizar;

- cuando las operaciones reciben ayuda en el marco de régimen de ayudas de

8 Comité de seguimiento de la CTE. 9 Atención: téngase en cuenta que el artículo 14 del FSE se refier e al término “ayuda pública” (p.ej. ayuda pública que deberá pagarse al beneficiario, tal como se recoge en el documento que establece las condiciones de ayuda para el beneficiario - fondos EIE + la correspondiente financiación pública nacional que deberá pagarse al beneficiario). No incluye ni la contribución pública que aporte el beneficiario, en su caso, ni las indemnizaciones o salarios abonados por un tercero a beneficio de los participantes en una operación, mientras que el artículo 67 del RG se refiere a la “contribución pública” (véase artículo 2.15 del RG).

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estado: se aplicarán las normas del régimen de ayudas de estado. La autoridad de gestión deberá garantizar que las normas de ayudas de estado no impiden la aplicación de las opciones de coste simplificado.

Ejemplo (específico del FSE):

El proyecto de presupuesto de un organismo público para una operación con un coste total subvencionable de 70.000 euros es el siguiente:

Financiación pública nacional 10.000 euros FSE 35.000 euros Autofinanciación 15.000 euros Las retribuciones a los participantes abonadas por el Servicio Público de Empleo (SPE)

10.000 euros

Plan de financiación total 70.000

A pesar de una financiación total de 70.000 euros, este proyecto entra en la categoría de proyectos para los que los costes simplificados son obligatorios.

Efectivamente, la autofinanciación (15.000 euros) de un organismo público no se tiene en cuenta para determinar la ayuda pública abonada al beneficiario.

Las retribuciones de becarios abonadas por el Servicio Público de Empleo (10.000 euros) no cuentan tampoco ya que son abonadas por un tercero a los participantes.

Por tanto, la ayuda pública es igual a 35.000 euros + 10.000 euros = 45.000 euros, que está por debajo del umbral de 50.000 euros.

1.6. Aplicabilidad de los costes simplificados

Los cos tes simplificados recogidos en los artículos 67 y 68 del RG sólo se aplican en el caso de subvenciones y asistencia reembolsable.

De conformidad con el artículo 67.4 del RG, los cos tes simplificados no deben utilizarse si una operación, tal como se define en el artículo 2.9 del RG, o un proyecto, que forma parte de una operación se externaliza y se ejecuta exclusivamente mediante un contrato público de obras, bienes o servicios. Las operaciones “sujetas a un contrato público” están consideradas por la Comisión operaciones ejecutadas mediante la adjudicación de contratos públicos, de conformidad con la Directiva 2004/18 (incluidos sus anexos) o contratos públicos bajo los umbrales de la misma directiva.

Sin embargo, es posible la ejecución de una operación mediante procedimientos de contratación pública que den lugar a pagos efectuados por el beneficiario al contratista, determinada sobre la base de costes unitarios o importes a tanto alzado predefinidos. De hecho, las facturas pagadas a través de contratos públicos constituyen costes reales efectivamente realizados y pagados por el beneficiario en virtud del artículo 67.1.a del RG, aunque en el contrato se defina como un baremo

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estándar de coste unitario o un precio a tanto alzado10. Lo que esto significa básicamente es que los baremos estándar de costes unitarios, los importes a tanto alzado o a tipo fijo pueden utilizarse en el marco de un procedimiento de contratación pública como forma de pago, pero las disposiciones recogidas en las letras de la “b” a la “d” del artículo 67.1 del RG no se aplican.

Ejemplo (FSE):

Si un beneficiario lleva a cabo un curso de formación a través de la contratación pública, es posible que en la convocatoria el beneficiario pida a los candidatos que realicen una oferta económica sobre la base de un coste unitario por alumno obteniendo una certificación al final del curso.

Los términos del contrato, por tanto, pueden ser: un alumno certificado = 1.000 euros.

Si, al final del curso, se certificaron 10 alumnos, el beneficiario puede declarar 10.000 euros de gasto subvencionable a la autoridad de gestión.

Estos 10.000 euros se considerarán basados en un coste real. Por lo tanto, un control o auditoría de este gasto consistirá en una comprobación del procedimiento de contratación pública y del cumplimiento de los términos del contrato (en este ejemplo, que existe prueba de un alumno por cada coste unitario pagado). Los costes subyacentes de la formación (alquiler de instalaciones, gastos de personal, etc.) no se comprobarán ya que el contrato no prevé el reembolso al respecto.

1.6.1. La determinación del alcance exacto del uso de las opciones de costes simplificados, especialmente en el caso de la contratación pública

Si las opciones de coste simplificado son aplicables a una operación, hay que determinar si pueden aplicarse a la totalidad o a una parte de la operación. Esto depende de lo que el Estado miembro considere que es una operación. En algunos Estados miembros, una operación consiste en un grupo de proyectos y es ejecutada a través de dichos proyectos (la definición depende de la configuración de los programas, financiados por los Fondos EIE dentro de sus respectivos ámbitos de ayuda).

Con el fin de evaluar a qué proyectos que forman parte de una operación pueden aplicarse las opciones de coste simplificado, es necesario definir los proyectos que constituyen la operación al nivel más bajo posible. Si el beneficiario subcontrata la totalidad o algunos de los proyectos de la ejecución a través de una contratación pública, las opciones de coste simplificado no podrán aplicarse a esos proyectos, que están sujetos a contratación pública.

10 Véase Declaración Conjunta del Consejo y de la Comisión sobre el artículo 67 del RG (recogido en COREPER/Consejo doc. 8207, ADD7 REV. 1).

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1.6.2. Contratación dentro de un proyecto ejecutado por el propio beneficiario

Si el propio beneficiario11 ejecuta un proyecto (lo que significa mantener un control total de la gestión y la ejecución del proyecto), las opciones de coste simplificado son aplicables, incluso si determinadas categorías de costes dentro del proyecto son contratadas (por ejemplo, algunos de los costes de ejecución de los proyectos, como el servicio de limpieza, expertos externos, la compra de muebles, etc.).12 Ejemplo (FSE): Una subvención de 20.000.000 euros se concede a un servicio público de empleo (‘beneficiario’) para organizar, durante dos años, la reintegración de los 5.000 desempleados de larga duración (‘la operación’): esta operación se ejecutará a través de varios proyectos: 7 millones de euros de proyectos de ayuda personalizados ejecutados directamente por el beneficiario, proyectos de formación ejecutados directamente por el beneficiario por 5 millones de euros y externalizado a través de la contratación pública por el resto (8 millones de euros). Dado que el beneficiario es una entidad pública, las instituciones de formación para los proyectos subcontratados deberán elegirse a través de procedimientos de adjudicación de contratos públicos en función de los umbrales aplicables , y las opciones de coste simplificado no serán de aplicación a estos proyectos que forman parte de la operación. Serán de aplicación sólo para una cantidad de 12 millones de euros. Para los proyectos de formación que el beneficiario ejecute por sus propios medios, se acepta que algunas de las partidas de gasto se destinen a una subcontratación y se incluyan en las opciones de coste simplificado (expertos externos, servicio de limpieza, etc.). Ejemplo (FEDER): Un municipio recibe una subvención por un importe máximo de 1.000.000 euros de costes subvencionables para la construcción de una carretera. Para ello, el municipio ha de adjudicar un contrato de obra pública de un valor estimado de 700.000 euros. Además, el municipio incurre en ciertos costes relacionados de 300.000 (expropiaciones, costes de litigios13, seguimiento de los trabajos sobre el terreno, estudios ambientales realizados por su propio personal, campañas, pruebas para la aceptación de la carretera, etc.). Por la cantidad 300.000 euros de costes directos y en la medida en que estos costes son subvencionables de conformidad con las disposiciones nacionales y de la Unión Europea, se podrán aplicar los costes simplificados (por ejemplo, costes indirectos sobre la base de un tipo fijo). En el caso de la financiación a tipo fijo, el grado de contratación de algunas de las categorías de coste por parte del beneficiario podría tener un impacto en la proporción de los costes calculados. Por lo tanto, los Estados miembros deberán evaluar el impacto del grado de contratación de los servicios dentro de los proyectos que forman parte de una operación sobre la proporción de costes calculados y, por tanto, el tipo fijo consagrado en el Reglamento (artículo 68.b y c del RG, artículo 14.2 del FSE y del

11 Se aplica independientemente de la naturaleza del organismo, privado o público, que lo ejecuta. 12 Última oración del artículo 67.4 del RG. 13 Los costes de litigios no son subvencionables en el marco de los programas de CTE, más aún con el artículo 2.2 del Reglamento Delegado (UE) nº 481/2014 de la Comisión.

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artículo 19 de la CTE). Esto podría requerir que se introdujeran medidas paliativas en la metodología: por ejemplo, si el alcance de los servicios contratados tiene un efecto significativo en la proporción de los costes calculados, el tipo fijo deberá reducirse proporcionalmente al grado de contratación o aplicarse sólo a aquellos costes que no procedan de contrataciones (para la financiación a tipo fijo de los costes indirectos basados en el enfoque del Horizonte 2020, es obligatorio deducir los gastos de subcontratación). Sin embargo, también puede ser que el grado de contratación de servicios no tenga un impacto en la proporción de los costes calculados o que este impacto sea insignificante. En este caso, las medidas paliativas no serían necesarias. No obstante, el impacto de la contratación de servicios en el ti po fijo debería analizarse (por ejemplo, sobre la base de antiguas medidas similares o antiguos proyectos) y se deberán ser tenidos en cuenta cuando se establezca una metodología (un tipo) para la aplicación de la financiación a tipo. Sin embargo, los Estados miembros podrán decidir si los servicios contratados dentro de un proyecto se excluyen o no de las categorías de costes, en cuya base el tipo se va a aplicar, siempre que se respete el principio de igualdad de trato. Ejemplo (FEDER): Un municipio recibe una subvención por un importe máximo de 1.000.000 euros de costes subvencionables para la construcción de una carretera.

Para esta operación, que no se realiza totalmente mediante contratación pública, la autoridad de gestión quiere hacer uso del artículo 68.1.b del RG para calcular los costes indirectos. Sin embargo, la autoridad de gestión quiere paliar el impacto de la utilización de personal subcontratado a nivel de los costes indirectos. Se decide excluir los costes directos de personal subcontratado de los costes directos de personal a los que se aplica el tipo fijo.

El proyecto de presupuesto para la operación es el siguiente:

Proyecto 1: trabajo (procedimiento de contratación pública)

700.000 euros

Proyecto 2: otros costes: 298.500 euros Costes directos de personal 50.000 euros

De los cuales corresponden a costes directos de personal subcontratado

10.000 euros

Otros costes directos 242.500 euros Costes indirectos (Costes directos de personal directos -

costes directos de personal subcontratado) x 15% = 40.000 euros x 15% = 6.000 euros

Costes totales declarados 998.500 euros

1.6.3. Enfoque recomendado para proyectos contratados, aun cuando los beneficiarios pertenezcan a categorías que no cubre la Directiva 2004/18/CE

La Comisión recomienda que se aplique el enfoque desarrollado anteriormente (apartado 1.6.1, aplicado por analogía; apartado 1.6.2, adherido al mismo en todos los

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casos) para los proyectos contratados, incluso si los beneficiarios pertenecen a categorías que cubre la Directiva 2004/18/CE, con el fin de respetar la intención de limitar las opciones de coste simplificado a las subvenciones y asistencia reembolsable.

1.6.4. Normas nacionales sobre la subvencionabilidad del gasto14

Para el período de programación 2014-2020, la subvencionabilidad del gasto se determina sobre la base de las normas nacionales sujetas a las excepciones previstas en los reglamentos específicos de los fondos (artículo 65.1 del RG). Deben cubrir la totalidad del gasto declarado en el marco del programa. Además, “la autoridad de gestión será responsable de la gestión del programa de conformidad con el principio de buena gestión financiera” (artículo 125.1 del RG) y tiene la posibilidad de aplicar normas más estrictas que las establecidas en el marco jurídico europeo aplicable.

Por lo tanto, las autoridades de gestión deberán determinar y documentar las normas de subvencionabilidad para las operaciones de los Fondos EIE, al nivel correspondiente (nacional, regional, local, o por programa), hacerlas accesibles para los beneficiarios potenciales, e indicar todas las normas pertinentes en el documento que establece las condiciones de la ayuda. Como parte de estas normas, también deberá establecerse el marco para la aplicación del artículo 67 del RG.

1.6.5. Normas específicas de los fondos

Específico Específico del FEADER

Las autoridades de gestión deben asegurar que los correspondientes cálculos en lo que respecta a las opciones de coste simplificado son adecuados y precisos cuando se establezcan previamente sobre la base de un cálculo justo, equitativo y verificable. Para ello, un organismo que sea funcionalmente independiente de las autoridades responsables de la ejecución del programa y posea los conocimientos adecuados realizará los cálculos o confirmará su idoneidad y exactitud. Una declaración que confirme la idoneidad y exactitud de los cálculos debe incluirse en el programa de desarrollo rural (PDR).15

Si la autoridad de gestión utiliza un método establecido de conformidad con los apartados “b” a “e” del artículo 67.5 del RG, esos cálculos y la declaración antes mencionada no tienen que realizarse ni presentarse.

El PDR sólo deberá incluir la metodología utilizada para calcular los pagos que se basen en OCS. Si esta metodología no varía a lo largo del período de programación, el programa no tendría que ser modificado. Si un sistema de OCS se introduce como instrumento de pago en virtud de una medida específica, el programa deberá modificarse consecuentemente.

Consúltese el último anexo de esta guía para ver una lista de las medidas del FEADER

14 Este apartado no es aplicable a CTE. Véase apartado 1.6.5. 15 Artículo 62 del Reglamento (UE) nº 1305/2013.

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que entran en el ámbito de las OCS. Específico de la CTE

Las normas específicas sobre la subvencionabilidad del gasto para los programas de cooperación respecto de los costes de personal, gasto administrativo y de funcionamiento, costes de viaje y alojamiento, costes de expertos y servicios externos y gasto de equipamiento se establecen a nivel de la UE. Sin perjuicio de las normas de subvencionabilidad establecidas en el RG, en el reglamento de CTE y en las normas específicas de subvencionabilidad para el programa de cooperación, el Comité de Seguimiento establecerá normas adicionales sobre la subvencionabilidad del gasto para el programa de cooperación como un todo. Para aquello que no esté previsto en las disposiciones anteriormente mencionadas, se aplicarán las normas nacionales del Estado miembro en el que se incurra el gasto.

Capítulo 2: Financiación a tipo fijo En el caso de la financiación a tipo fijo, determinadas categorías de costes subvencionables que están claramente identificados previamente se calculan aplicando un porcentaje, fijado ex ante para una o muchas otras categorías de costes subvencionables.

2.1. Definición de las categorías de costes

En un sistema de financiación a tipo fijo hay un máximo de tres tipos de categorías de costes:

? Tipo 1: categorías de costes subvencionables en cuya base el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables;

? Tipo 2: categorías de costes subvencionables que se calcularán con el tipo fijo;

? Tipo 3: en su caso, otras categorías de costes subvencionables: el tipo no se les aplica y no se calculan con el tipo fijo.

Cuando se utilice un sistema de financiación a tipo fijo, la autoridad de gestión debe definir las categorías de costes que entran en cada tipo: cualquier categoría de gasto está claramente incluido en uno - y solo uno - de los tres tipos. Téngase en cuenta que, en algunos casos, un tipo puede definirse por oposición a otro ti po u otros tipos (por ejemplo, en un sistema donde solo hay costes directos (tipo 1) e indirectos (tipo 2), los costes indirectos podrían considera rse como todos los costes subvencionables que no son costes directos subvencionables).

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El Reglamento no pone ninguna restricción en las categorías de costes subvencionables que puedan utilizarse para la financiación a tipo fijo. Sin embargo, el principal objetivo de utilizar tipos fijos deberá ser la simplificación y la reducción del índice de error. Por lo tanto, los tipos fijos son los más adecuados para los costes que son relativamente bajos y para los que su verificación es costosa.

2.2. Sistemas específicos de financiación a tipo fijo para calcular los costes indirectos que se recogen en los reglamentos

2.2.1. Métodos de cálculo para los costes indirectos

Los reglamentos incluyen algunos sistemas específicos de financiación a tipo fijo. El artículo 68.1 del RG detalla algunos sistemas de financiación a tipo fijo para calcular los costes indirectos:

? El apartado a) establece el sistema general de financiación a tipo fijo para los costes indirectos con el tipo máximo de hasta un 25%. Es un continuación del sistema actual, el tipo real que vaya a utilizarse tiene que justificarse de acuerdo con uno de los métodos de cálculo recogidos en el artículo 67.5.a y c del RG. Este sistema es flexible. Podría basarse en:

o sólo dos tipos de costes - Tipo 1: costes directos, tipo 2: los costes indirectos; o

o tres tipos de costes: tipo 1: costes directos ‘limitados’, tipo 2: costes indirectos calculados sobre la base del tipo 1, tipo 3: costes directos distintos de los ‘limitados’ (del tipo 1).

? El apartado b) hace una autoridad de gestión pueda utilizar un tipo fijo de hasta un 15% de costes directos de personal para calcular los costes indirectos. El 15% puede utilizarse directamente por la autoridad de gestión sin ninguna justificación. Éste es un ejemplo de un sistema en el que habrá tres categorías de costes: (Tipo 1) gastos directos de personal, (Tipo 2) costes indirectos (tipo 3) costes directos que no sean gastos de personal (para ver un ejemplo, remítase al anexo 1).

? Con arreglo al apartado c) es posible volver a utilizar un tipo fijo para sistemas de costes indirectos que existen en las políticas de la Unión, que se basan en los utilizados con arreglo a Horizonte 2020 y LIFE, y especificados en un acto delegado (véase 5.3.1.2).

2.2.2. Definición de costes directos, costes indirectos y costes de personal

El uso de estos sistemas podría necesitar que la autoridad de gestión defina los costes directos e indirectos y los de personal. Estas definiciones deben cumplir con la orientación general que da la Comisión, que se cita a continuación:

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? Los costes directos son aquellos que están directamente relacionados con una actividad individual de la entidad, donde el vínculo con esta actividad individual puede demostrarse (por ejemplo directamente a través del registro horario).

? Los costes indirectos, al contrario, son generalmente aquellos que no son o no pueden relacionarse directamente con una actividad individual de una entidad. Tales costes incluirían gastos de administración, para los que es difícil determinar con exactitud el importe que puede atribuirse a una actividad concreta (típicos gastos administrativos / de personal, tales como: costes administrativos, gastos de contratación, costes para el contable o el limpiador, etc.; gastos de teléfono, agua o electricidad, y otros16).

? Costes de personal17 son aquellos que se derivan de un acuerdo entre el empleador y el empleado o contrato de servicios para personal externo (siempre que estos costes sean claramente identificables). Por ejemplo, si un beneficiario contrata los servicios de un formador externo para sus sesiones de formación internas, la factura deberá identificar los diferentes tipos de costes . El salario del formador será considerado como gastos de personal externo. Sin embargo, el material de enseñanza, por ejemplo, no podrá incluirse. Los gastos de personal incluyen la remuneración total, incluidas las retribuciones en especie en línea con los convenios colectivos, abonadas a personas a cambio de trabajos relacionados con la operación. También incluyen impuestos y contribuciones a la seguridad social de los empleados (primer y segundo pilar, tercer pilar sólo si está establecido en un convenio colectivo), así como las cotizaciones sociales obligatorias y voluntarias del empleador. Los costes de viajes de negocios sin embargo no se consideran costes de personal. L a s retribuciones o complementos a favor de los participantes en las operaciones del FSE tampoco se consideran gastos de personal.

Ejemplo (Fondos EIE): Desarrollo Local Participativo (DLP)

La autoridad de gestión ha evaluado, basándose en experiencias pasadas, la proporción típica de los costes de explotación y animación de un Grupo de Acción Local (GAL) en comparación con el gasto incurrido para la ejecución de operaciones locales en el marco de la estrategia DLP, y la preparación y ejecución de las actividades de cooperación del GAL. Aunque la ayuda de los Fondos EIE para los costes de explotación y animación esté por encima del límite del 25% del gasto público total incurrido en el marco de la estrategia DLP, la experiencia demuestra que este porcentaje es realmente más bajo en la mayoría de los casos.

La autoridad de gestión establece un tipo fijo del 17% (basado en una metodología justa, equitativa y verificable, de conformidad con el artículo 67.1.d y 67.5.a del RG pero no el artículo 68.1.a del RG ya que este tipo fijo no sólo cubre costes indirectos) del gasto incurrido para la ejecución de operaciones en el marco de la estrategia DLP y la preparación y ejecución de las actividades de cooperación del GAL, para cubrir los 16 Esta lista no es obligatoria. Es únicamente responsabilidad del Estado miembro definir de forma inequívoca sus diferentes categorías de costes. 17 Esta definición no es aplicable a CTE. Para una definición CTE de costes de personal, remítase al Reglamento Delegado (UE) nº 481/2014 de la Comisión.

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siguientes costes :

? Costes de explotación (costes de funcionamiento, costes de personal, costes de formación, costes relacionados con las relaciones públicas, los costes financieros, los costes ligados al seguimiento y evaluación de la estrategia);

? Costes relacionados con la animación de la estrategia DLP con el fin de facilitar el intercambio entre las partes interesadas para proporcionar información y promover la estrategia y para ayudar a los beneficiarios potenciales con objeto de desarrollar las operaciones y preparar las solicitudes.

Por lo tanto, si el presupuesto asignado al GAL para la ejecución de las operaciones dentro de la estrategia DLP y la preparación y ejecución de las actividades de cooperación del GAL para el período 2014-2020 es de 1,5 millones de euros (tipo 1), el presupuesto máximo que corresponde a los costes de explotación y animación sería 1,5 millones de euros x 17% = 255.000 euros (tipo 2). Por consiguiente, la asignación presupuestaria total para el GAL es de 1.755 millones de euros.

En la fase de ejecución, esto significa que cuando un beneficiario solicite el reembolso del gasto incurrido en un proyecto, el GAL también podrá reclamar el 17% de esa suma por sus costes de explotación y animación.

Por ejemplo, si el gasto incurrido respecto de un proyecto es igual a 1.000 euros (tipo 1), el GAL puede declarar a la autoridad de gestión 1.000 euros x 17% = 170 euros (tipo 2) por sus costes de explotación y animación.

El GAL no tendrá que proporcionar documentos justificativos de sus gastos de funcionamiento y animación declarados sobre la base del tipo fijo, aunque la metodología para determinar el 17% deberá ser verificable.

Téngase en cuenta que el tipo fijo puede establecerse por separado para costes de funcionamiento o de animación solamente.

Téngase en cuenta que, al igual que en el ejemplo anterior, la metodología para establecer el tipo fijo no tiene necesariamente que seguir el que se aplicó para establecer el límite máximo del 25%. Sin embargo, sea cual sea la metodología utilizada para establecer el tipo fijo, deberán cumplirse las disposiciones sobre el límite máximo de los costes de funcionamiento y animación que se recogen en el artículo 35.2 del RG.

2.2.3. Normas específicas de los fondos

Específico del FSE

El artículo 14.2 del Reglamento (UE) nº 1304/2013 incluye un régimen de financiación a tipo fijo específico del FSE. Los gastos de personal directos pueden utilizarse para

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calcular todas las demás categorías de costes subvencionables del proyecto, sobre la base de un tipo fijo de hasta el 40%. 'Todas las demás categorías de costes "incluyen otros costes directos (excepto los costes directos de personal, aunque incluyen complementos y retribuciones a beneficio de los participantes) y los costes indirectos. El 40% puede ser utilizado directamente por la autoridad de gestión, sin ninguna justificación. Ejemplo (específico del FSE):

El proyecto de presupuesto de un curso de formación es:

Costes directos totales 55.000 Costes indirectos

totales 5.000 Costes directos de personal 30.000

Costes indirectos de personal 4.000

Costes de alojamiento 4.000 Electricidad, teléfono 1.000 Costes de viaje 5.000 Comidas 1.000 Información/Publicidad 5.000 Retribuciones abonadas a los alumnos por el SPE 10.000

La autoridad de gestión puede decidir la aplicación de artículo 14.2 del FSE a este proyecto. En este caso, el acuerdo de subvención tendría como asignación máxima:

Los gastos directos de personal: 30.000 euros

Otros costes: 30.000 x 40% = 12.000 euros

Costes totales: 30.000 + 12.000 = 42.000 euros ETC específica

El artículo 19 del Reglamento (UE) nº 1299/2013 establece que los costes de personal de una operación pueden calcularse a un tipo fijo de hasta un 20% de los costes directos que no sean costes de personal de esa operación. Esto significa que sólo los costes directos de personal pueden calcularse como un tipo fijo (de los costes directos que no sean costes de personal); también significa que este tipo fijo puede utilizarse sin que haya un requisito para el Estado miembro de realizar un cálculo para determinar el tipo aplicable.

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Capítulo 3: Baremos estándar de costes unitarios 3.1. Principios generales

En el caso de baremos estándar de costes unitarios, la totalidad o parte de los costes subvencionables de una operación se calcularán sobre la base de actividades cuantificadas, insumos, ejecución o resultados multiplicados por los baremos estándar de costes unitarios establecidos previamente. Puede hacerse uso de esta posibilidad para cualquier tipo de proyecto o parte de un proyecto, cuando sea posible definir las cantidades relacionadas con una actividad y baremos estándar de costes unitarios. Los baremos estándar de costes unitarios se aplican típicamente a las cantidades fácilmente identificables.

Los baremos estándar de costes unitarios pueden basarse en procesos, destinados a cubrir a través de una mejor aproximación los costes reales de la entrega de una operación. También puede basarse en el resultado (ejecución o resultados) o definirse en ambos, proceso y resultado (véase ejemplo en el apartado 6.5.3).

Las autoridades de gestión también deberán tener en cuenta el impacto que tendrán las diferentes creaciones en términos de justificación de los costes subvencionables.

Una autoridad de gestión puede establecer diferentes baremos de costes unitarios aplicables a diferentes actividades. Ejemplo (basado en la ejecución para el FSE): Para la formación avanzada en TI de 1.000 horas para 20 alumnos, los costes subvencionables pueden calcularse sobre la base de un coste por hora de formación x número de horas de los alumnos. El coste por hora ha sido definido previamente por la autoridad de gestión y se muestra que establece las condiciones de ayuda.

Suponiendo, por ejemplo, que la autoridad de gestión establece el coste de formación a 7 euros por hora de formación por alumno, la subvención máxima asignada al proyecto se limitaría a 1.000 horas x 20 alumnos x 7 euros/hora/alumno = 140.000 euros.

Al final de la operación, los costes subvencionables finales se establecerán en función del número real de horas por cada alumno (que podría incluir algunas ausencias justificadas), de acuerdo con la participación real de los alumnos y los cursos impartidos. Seguirán siendo necesarias unas hojas de asistencia de los alumnos precisas que detallen las actividades de formación y certifiquen la presencia real de los alumnos.

Si, finalmente, sólo 18 personas participaron en la formación, de los cuales 6 asistieron 900 horas, 5 950 horas, 5 980 horas y los dos restantes 1.000 horas, el número de horas totales x participante será igual a: 900x6 + 950x5 + 980x5 + 1.000x2 = 17.050 horas totales de formación x alumnos.

El gasto subvencionable será: 17.050 horas de formación x 7 euros = 119.350 euros.

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Ejemplo (Basado en la ejecución para el FEDER): El beneficiario, una Cámara regional, organiza un servicio de asesoramiento para las PYME de la región. Este servicio es proporcionado p o r los asesores de la Cámara regional. Sobre la base de cuentas pasadas del departamento de asesoramiento de la Cámara, una jornada de asesoramiento se tasa en 350 euros/día. La ayuda se calculará sobre la base de la siguiente fórmula: número de días x 350 euros. Seguirán siendo necesarias una hojas del horario exacto que detallen la actividad de asesoramiento y la presencia de asesores.

Ejemplo (basado en el resultado para el FSE): un programa de asistencia a la búsqueda de empleo que dura 6 meses (‘la operación’) podría financiarse sobre la base de baremos estándar de costes unitarios (por ejemplo, 2.000 euros/persona) para cada uno de los 20 participantes en la operación, que consigue un trabajo y lo retiene durante un período preestablecido, por ejemplo, seis meses. El cálculo de la subvención máxima asignada a la operación: 20 personas x 2.000 euros/colocación = 40.000 euros.

Los costes subvencionables finales se calculan sobre la base de la ejecución real de la operación: si sólo 17 personas fueron colocadas en el mercado laboral y conservaron sus puestos de trabajo durante el período requerido, los costes subvencionables finales, sobre la base de que la subvención se pagará al beneficiario, sería de 17 x 2.000 euros = 34.000 euros.

Ejemplo (basado en la ejecución para el FEADER): "Inversiones en el desarrollo del área forestal y mejora de la viabilidad de los bosques” (artículo 21).

El titular de un bosque recibirá ayuda para la reforestación y mantenimiento de 3 hectáreas de bosque durante 7 años. Los costes (reforestación y mantenimiento) se han definido previamente por la autoridad de gestión en función del tipo de bosque. Esta metodología se incluirá en el Programa de Desarrollo Rural. Los costes son los siguientes: 2.000 euros/ha. para el establecimiento del bosque y, para el mantenimiento, 600 euros/ha. para el primer año y 500 euros/ha. para los años siguientes.

Por lo tanto, los costes subvencionables totales serían:

3 ha. X 2.000 euros/ha + 3 ha. X 600 euros/ha. + (3 ha. x 500 euros/ha.) X 6 años = 16.800 euros.

3.2. El caso específico de los gastos de personal por hora

El artículo 68.2 del RG introduce una nueva norma para facilitar el uso de los costes unitarios por hora para calcular los costes de personal18 relacionados con la ejecución de una operación: 18 Véase definición de costes de personal, apartado 2.2.2.

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últimos costes laborales anuales brutos acreditados Coste de personal por hora = 1720

Esas 1.720 horas corresponden a un 'horario laboral' anual estándar que puede utilizarse directamente, sin que el Estado miembro tenga que realizar el cálculo.

Sin embargo, el numerador, los últimos costes laborales anuales brutos acreditados, tienen que ser justificados. En el caso de un proyecto ejecutado a lo largo de varios años, la autoridad de gestión puede optar por actualizar el coste del personal por hora, una vez que se disponga de nuevos datos o por utilizar el mismo para todo el período de ejecución. Si el período de ejecución es particularmente largo, una buena práctica sería establecer etapas intermedias cuando el coste de personal por hora pudiera revisarse (y consiguientemente el acuerdo de subvención).

Para el numerador, hay al menos dos posibilidades en lo referente a los costes de las personas que trabajan en una operación, que son las siguientes:

1. El numerador solo se relaciona con la persona que trabaja directamente en la operación. Podría basarse en el salario real de esa persona o del promedio de costes laborales de un total mayor de empleados, los de una misma escala o medida similar, que se corresponden más o menos al nivel salarial.

2. El numerador incluye el sueldo de la persona que trabaja directamente en la operación y una parte de los salarios del personal indirecto (por ejemplo, ejecutivos altamente remunerados que generalmente trabajan indirectamente para la operación) que pueden atribuirse a la operación (las normas de atribución de costes indirectos a una operación se aplicarán, por ejemplo, cuando se utilice una clave de reparto justificado). Podría cubrir los costes laborales del centro o departamento de costes (que ejecuta la operación), donde el nivel salarial puede variar considerablemente dentro del total de empleados. Dará como resultado un baremo estándar de coste unitario que incluye el salario de la persona que trabaja en la operación y una parte de los salarios indirectos.

Sin embargo las autoridades de gestión deberían ser conscientes de que la opción 2 no es probablemente la solución más práctica. Sería más aconsejable seguir la opción 1 o calcular un coste de personal por hora que incluya todos los costes indirectos (sobre la base de un tipo fijo) o incluso todos los demás costes subvencionables (gastos de personal por hora completamente cargados).

Cuando se utilice esta posibilidad, las autoridades de gestión deberán tener en cuenta que:

- la ‘ejecución de una operación’ ha de entenderse que cubre todos los procedimientos de una operación. No hay intención de excluir algunos gastos de personal relacionados con procedimientos específicos de una operación;

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- Las normas nacionales de subvencionabilidad tendrán que especificar lo que cubren los costes laborales anuales brutos, teniendo en cuenta las prácticas contables habituales (véase apartado 5.2.1.3);

- El último coste laboral anual bruto tiene que justificarse a través de cuentas, informes de nómina, etc. Esta información no tiene que ser auditada ex ante, pero ha de ser auditable;

- Un método de cálculo basado en datos históricos del beneficiario no puede utilizarse ya que el Reglamento se refiere a los últimos costes laborales anuales brutos justificados;

- Los últimos costes laborales anuales brutos justificados suponen tener un período anterior de referencia de un año (12 meses consecutivos). No es posible utilizar los datos relativos a los periodos posteriores a la firma del documento que estableces las condiciones de ayuda;

- Sólo las horas trabajadas deberán utilizarse para los costes de personal subvencionables. Las vacaciones anuales, por ejemplo, ya están incluidas en el cálculo de los gastos de personal por hora.

El valor añadido de esta metodología es que las 1.720 horas no pueden cuestionarse.

Ejemplo (FEDER): Algunos tipos de proyecto para PYME en materia de I+D e Innovación a menudo incluyen gastos de personal como elemento principal. La aplicación de los baremos estándar de costes unitarios como una opción es una simplificación bien acogida para estas PYME. El coste unitario para las actividades se expresa en este caso como una tarifa por hora aplicada a las horas efectivamente trabajadas por el personal. Se define previamente en el documento que establece las condiciones de ayuda, que fija el importe máximo de ayuda financiera como el máximo permitido de horas trabajadas multiplicado por el costo unitario (los costes calculados del personal implicado).

Para cubrir los costes reales a través de una mejor aproximación y con el fin de tener en cuenta las diferencias entre regiones y dependencias, el coste de una unidad estándar se define como un coste de personal por hora según la siguiente fórmula:

Coste de personal por hora = salario anual bruto (incluyendo cargas legales) dividido por la media de horas de trabajo legales (teniendo en cuenta las vacaciones anuales).

Por ejemplo: coste de personal por hora = 60.000 euros / (1.980 horas - 190 horas de vacaciones anuales) = 60.000 / 1.790 = 33,52 euros/hora.

La ayuda financiera que se da a la operación se calcula como la tarifa por hora multiplicada por el número real y verificado de horas trabajadas. Esto exige que las PYME conserven todos los justificantes de las horas trabajadas por el personal en el proyecto y la autoridad de gestión deberá conservar todos los documentos que

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justifiquen el coste de personal por hora. En principio, una reducción de las horas verificadas trabajadas da lugar a una reducción del importe final a pagar.

Ejemplo alternativo: Igual que el anterior pero el coste de personal por hora se basa en el artículo 68.2. del RG.

Coste de personal por hora = último salario anual bruto justificado (incluyendo cargas legales) dividido por 1.720 horas.

Por ejemplo: tarifa por hora = 60.000 euros/1.720 horas = 60.000 / 1.720 = 34,88 euros/hora.

Capítulo 4: Importes a tanto alzado 4.1. Principios generales

En el caso de los importes a tanto alzado, todos los costes subvencionables, o parte de ellos, de una operación se calculan sobre la base de un importe a tanto alzado preestablecido (el establecimiento de un importe a tanto alzado deberá estar justificado por la autoridad de gestión19), de conformidad con los términos predefinidos del acuerdo sobre las actividades y/o ejecución. Se abona la subvención si se cumplen los términos predefinidos del acuerdo sobre las actividades y/o ejecución.

La posibilidad de un importe a tanto alzado es una aplicación del principio de proporcionalidad para aliviar la carga administrativa de pequeñas operaciones y dar a las ONG (aunque no exclusivamente a las ONG) un mejor acceso a los Fondos EIE. Esa es la razón por la cual los importes a tanto alzado que entran en el ámbito de aplicación del artículo 67.1.c del RG están limitados a cantidades inferiores a 100.000 euros de contribución pública.

Esta cantidad corresponde a la contribución pública abonada a o por el beneficiario para la actividad subvencionada a través de un importe a tanto alzado (excluyendo, en su caso, la participación privada). No incluye las retribuciones o complementos abonados por terceros a los participantes en una operación (véase apartado 7.2.1).

Aunque se puedan combinar varios importes a tanto alzado para cubrir diferentes categorías de costes subvencionables o diferentes proyectos dentro de una misma operación, el total de los importes a tanto alzado no podrá superar los 100.000 euros de contribución pública para una misma entidad que reciba una subvención o una asistencia reembolsable. Sin embargo, dentro de un proyecto, los importes a tanto alzado que no excedan de 100.000 euros de contribución pública podrían combinarse con los costes reales y/u otras opciones de coste simplificado por un total que podría superar los 100.000 euros de contribución pública.

El acuerdo importe a tanto alzado también podría utilizarse en el caso de subvenciones en las que baremos estándar de costes unitarios no son una solución 19 Comité de seguimiento en caso de CTE.

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adecuada, por ejemplo, la creación de un conjunto de medidas, la organización de un pequeño seminario local, etc.

4.2. Ejemplos de importes a tanto alzado

Ejemplo (FEDER): Con el fin de promover los productos locales, un grupo de pequeñas empresas desean participar de forma conjunta en una feria comercial.

Debido al bajo costo de la operación, la autoridad de gestión decide utilizar un importe a tanto alzado para el cálculo de la ayuda pública. Para esto, se invita al grupo de empresas a que proponga un presupuesto para los costes de alquiler, establecimiento y funcionamiento del puesto. Sobre la base de esta propuesta, se establece un importe a tanto alzado de 20.000 euros. El pago al beneficiario se realizará sobre la base de probar la participación en la feria. El presupuesto acordado de 20.000 euros debe conservarse para las auditorías (verificación del cálculo ex ante del importe a tanto alzado). Ejemplo (FSE): Una ONG que gestiona servicios de guardería requiere ayuda para poner en marcha una nueva actividad. Solicita un importe a tanto alzado presentando un detallado proyecto de presupuesto para iniciar la actividad y ejecutarlo en un periodo de un año. La actividad se mantendría de forma independiente después del primer año. Por ejemplo, el importe a tanto alzado cubriría gastos relacionados con el salario de una persona encargada de cuidar a los niños durante un año, la depreciación del nuevo equipamiento, costes de publicidad vinculados a esta nueva actividad y los costes indirectos vinculados a su gestión y costes de contabilidad, agua, electricidad, calefacción, alquiler, etc.).

Sobre la base de un detallado proyecto de presupuesto y en comparación con operaciones similares, la autoridad de gestión concede un importe a tanto alzado de 47.500 euros que cubre todos estos costes. Al final de la operación, esta cantidad se abonaría a la ONG sobre la base de la ejecución; si se cuidaba a un mayor número acordado de niños (10). Por lo tanto, no será necesario justificar los costes reales incurridos en relación con esta actividad.

Sin embargo, eso significa que si sólo se cuidaron 9 niños, los costes subvencionables son cero y el importe a tanto alzado no se abonaría. Ejemplo (FSE): Una ONG gitana pretende organizar un seminario local y crear un conjunto de medidas sobre la condición socioeconómica de la comunidad gitana en una región de un Estado miembro. El documento que establece las condiciones de ayuda contendrá un detallado proyecto de presupuesto y los objetivos de la subvención, (1) la organización del seminario y (2) la creación de un conjunto de medidas para atraer la atención de empleadores de la región hacia los problemas específicos de los gitanos.

Debido a la magnitud y el objetivo de la operación (pequeña operación con costes no

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fácilmente cuantificables a través baremos estándar de costes unitarios) y la naturaleza del beneficiario (ONG local), la autoridad de gestión decide hacer uso del dispositivo de un importe a tanto alzado.

Con el fin de calcular la cuantía del importe a tanto alzado, la autoridad de gestión requerirá un detallado proyecto de presupuesto para cada una de las operaciones: tras la negociación sobre el detallado proyecto de presupuesto, el importe a tanto alzado se establece en: 45.000 euros dividido en dos proyectos que requieren 25.000 euros para el seminario y 20.000 euros para el conjunto de medidas.

Si se respetan las condiciones del documento que establece las condiciones de ayuda (organización del seminario, la creación de un conjunto de medidas), los 45.000 euros se considerarán costes subvencionables a su finalización. El documento de ayuda necesario para abonar la subvención (y luego para archivarse) será la prueba de que el seminario fue organizado y creado el conjunto completo de medidas final.

Si sólo uno de los proyectos (por ejemplo, el seminario) se lleva a cabo, la subvención se reducirá a esta parte (25.000 euros), dependiendo de lo que se acordó en el documento que establecía las condiciones de ayuda. Ejemplo (FEADER): "Sistemas de calidad de productos agrícolas y alimenticios” (artículo 16) Un grupo de agricultores que han recibido una ayuda para sufragar una nueva participación en sistema de calidad reconocido quiere organizar una actividad promocional para sus productos. La autoridad de gestión ha calculado el coste de la actividad en forma de importe a tanto alzado (p. ej., 15.000 euros/seminario con un mínimo de 50 participantes). El grupo de agricultores tiene que presentar pruebas de la realización de la actividad y del número de participantes (como mínimo 50).

Capítulo 5: El establecimiento de la financiación a tipo fijo, los baremos estándar de costes unitarios y los

importes a tanto alzado El artículo 67.5 del RG y el artículo 14.3 del FSE presentan varios métodos para calcular los costes simplificados: algunos de ellos se basan en datos estadísticos, otros en datos de los beneficiarios o elementos incluidos en el reglamento. Algunos dan mucha flexibilidad, mientras que otros presentan una fuerte seguridad jurídica o pueden establecerse con una limitada carga administrativa.

Para las opciones de costes simplificados, es importante garantizar una adecuada evaluación ex ante y la correspondiente documentación del método, en caso necesario, ya que sólo el control de los logros se hace a posteriori.

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5.1. Debe determinarse con antelación20

Es importante comunicar a los beneficiarios, en el documento que establece las condiciones de ayuda, los requisitos exactos para determinar el gasto declarado y la ejecución concreta o resultado a alcanzar.

Por lo tanto, las opciones de costes simplificados deben definirse ex ante y deben incluirse, por ejemplo, en la convocatoria de propuestas o, al menos en el documento que establece las condiciones de ayuda. Los correspondientes métodos y condiciones deben incorporarse a las normas nacionales de subvenciones aplicables al programa, ya sean a nivel nacional o regional, o específicas de un programa concreto. También significa que una vez que los baremos estándar de coste unitario y el porcentaje o la cantidad (en el caso de importes a tanto alzado) se establezcan, éstos no pueden cambiarse durante o después de la ejecución de una operación para compensar un aumento de los costes o una infrautilización del presupuesto disponible.

Dado que las opciones de costes simplificados tienen que definirse previamente, hay que evitar la aplicación retroactiva a las operaciones que ya se están llevando a cabo sobre la base de costes reales, ya que supondría una importante carga de trabajo para las autoridades nacionales con el fin de garantizar la igualdad de trato entre los beneficiarios.

Excepcionalmente, en el caso de acciones plurianuales, es posible fijar las cuentas y las correspondientes actividades de la operación después de que se ha llevado a cabo una primera parte de la operación y luego introducir la opción de financiación a tipo fijo, baremos estándar de costes unitarios o importes a tanto alzado para la parte/período restante de la operación. En tales casos, el período para el cual se declaran los costes reales ha de estar claramente separado del período para el cual se declaran los costes sobre la base de opciones de costes simplificados, con el fin de evitar que los costes del proyecto se declaren dos veces.

5.2. Un método de cálculo justo, equitativo y verificable21

5.2.1. Principios generales

5.2.1.1 Debe ser justo:

El cálculo ha de ser razonable, es decir, basado en la realidad, no excesivo o extremo.

Si un determinado baremo estándar de coste unitario ha funcionado en el pasado entre 1 y 2 euros, la Comisión no esperará ver un baremo de 7 euros. Desde este punto de vista, el método utilizado para identificar el coste unitario o el tipo fijo o el importe a tanto alzado será de la mayor importancia. La autoridad de gestión ha de ser capaz de explicar y justificar sus decisiones. Un método de cálculo justo "ideal" podría adaptar los tipos a las condiciones o necesidades específicas. Por ejemplo, la ejecución de un proyecto puede costar más en una región periférica que en una región central

20 Artículo 67.6 del RG. 21 Artículo 67.5.a del RG.

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debido a costes de transporte más elevados; este elemento debe tenerse en cuenta a la hora de decidirse por un importe a tanto alzado o tipo a abonar para proyectos similares en ambas regiones.

En cualquier caso, los costes simplificados no deben utilizarse inadecuadamente (p. ej., el tipo fijo calculado de acuerdo con el artículo 67.5.a del RG no deben inflar sistemáticamente los costes de la operación y las operaciones no deben dividirse para poder utilizar sistemáticamente los importes a tanto alzado).

El objetivo de la labor de auditoría será el de examinar los criterios utilizados para establecer los tipos y si los tipos finalmente establecidos están realmente en línea con esta base.

5.2.1.2. Debe ser equitativo:

La idea principal que subyace en el término ‘equitativo’ es que no favorece a algunos beneficiarios u operaciones en detrimento de otros. El cálculo de los baremos estándar de costes unitarios, los importes a tanto alzado o los tipos fijos ha de garantizar la igualdad de trato de los beneficiarios y/o de las operaciones.

Ejemplos de ello serían las diferencias de tipos o importes que no estén justificados por cuestiones objetivas de los beneficiarios u operaciones, o por objetivos políticos concretos.

Las autoridades de gestión y los auditores de la autoridad de auditoría y de la Comisión no aceptarán métodos de cálculo que discriminen injustificadamente a determinados grupos de beneficiarios o tipos de operaciones.

5.2.1.3. Debe ser verificable:

La determinación de tipos fijos, baremos estándar de costes unitarios o importes a tanto alzado debe basarse en pruebas documentales que pueden comprobarse.22 La autoridad de gestión ha de poder demostrar la base sobre la cual que se estableció la opción de coste simplificado. Es un tema clave para garantizar el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.

El órgano que determina el método de opción de coste simplificado ha de acreditar documentalmente como mínimo:

? La descripción del método de cálculo, incluyendo los procesos clave del cálculo;

? Las fuentes de datos utilizadas para el análisis y los cálculos, incluida una evaluación de la importancia de los datos para las operaciones previstas, y una evaluación de la calidad de los datos;

? El propio cálculo para determinar el valor de la opción de coste simplificado.

22 No importa cuándo se estableció la metodología según el artículo 67.5.a del RG, siempre que esté vigente, debe ser auditable.

29

En el caso de un método justo, equitativo y verificable de conformidad con el artículo 67.5.a del RG, no se acepta que las opciones de coste simplificado se definan 'ex nihilo'.

5.2.2. Metodologías en la práctica

El RG especifica varias posibilidades que satisfarán los criterios de ser justo, equitativo y verificable:

5.2.2.1. El uso de los datos estadísticos u otra información objetiva

Los datos estadísticos u otra información objetiva pueden tener forma, por ejemplo, de encuesta, convocatoria de propuestas, evaluación comparativa con el mismo tipo de operaciones, etc. Esto dará lugar por lo general a sistemas estándares aplicables a muchas operaciones/beneficiarios. De hecho, en la experiencia de la Comisión, aunque muchos métodos puedan utilizarse para establecer previamente importes a tanto alzado, baremos estándar de costes unitarios o tipos fijos de financiación, el más común de ellos es el análisis estadístico de los datos históricos. Una fuente de datos podría ser el gasto certificado en el pasado. En caso de que los datos utilizados no estén certificados, deberán ser verificados por la autoridad de gestión.

Como alternativa, las convocatorias de propuestas también podrían incluirse: un Estado miembro publicaría previamente la base sobre la que va n a calcularse las subvenciones de importe a tanto alzado y cuál es, de nuevo, justa, equitativa y verificable. Esto significa que los solicitantes deberán conocer los criterios en los que se basará la subvención, y que estos criterios deberán ser estandarizados y aplicarse a todos los solicitantes para el mismo tipo de proyecto.

Por ejemplo, en el caso de una convocatoria de propuestas, la autoridad de gestión deberá ser capaz de responder a preguntas como: “¿La convocatoria de propuestas contiene todos los detalles necesarios? ¿Los elementos necesarios para determinar el importe a tanto alzado están previamente bien especificados y explicados? ¿La autoridad de gestión comprueba que los costes incluidos en el proyecto de presupuesto detallado son, por ejemplo, razonables y aceptables para determinar el importe a tanto alzado en el documento que establece las condiciones de ayuda?”

Otra solución podría ser que el Estado miembro fije un importe a tanto alzado para una actividad específica y publique convocatorias de propuestas sobre la base de esta cantidad, financiando las mejores propuestas.

5.2.2.2. El uso de los datos individuales específicos de los beneficiarios23

Las metodologías que se presentan a continuación se aplicarán a los beneficiarios. No obstante, teniendo en cuenta los requisitos que conlleva la utilización de los datos específicos de los beneficiarios, estas metodologías son simplificaciones para los

23 Los métodos que se incluyen en este apartado son los establecidos en los apartados “ii” e “iii” del artículo 67.5.a. del RG. El artículo 14.3 del FSE no entra en esos requisitos.

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beneficiarios que pongan en marcha muchos proyectos a lo largo del período de programación.

a) Los datos históricos verificados de beneficiarios individuales:

Esto dará lugar a un sistema ad hoc específico del beneficiario. En caso necesario, estos datos deberán cubrir sólo el centro o departamento de costes del beneficiario relacionado con la operación.

Este método se basa en la recopilación de antiguos datos contables del beneficiario, de costes efectivamente realizados, de categorías de costes subvencionables dentro de los costes simplificados. De hecho, esto implica la existencia de un sistema contable analítico aceptable a nivel del beneficiario. Además, implica que cualquier gasto no subvencionable quede fuera de cualquier cálculo que respalde las opciones de costes simplificados.

Cuando una autoridad de gestión decide utilizar este método, deberá describir:

- las categorías de costes incluidas;

- el método de cálculo utilizado;

- la duración de la serie que se obtenga: los datos contables de al menos tres años deben obtenerse para identificar cualquier posible circunstancia excepcional que hubiera afectado a los costes reales en un año concreto, así como las tendencias en el importe de los costes. El período de referencia de tres años se utiliza para tener en cuenta las fluctuaciones anuales;

- el importe de referencia que debe aplicarse, por ejemplo, la media de los costes durante el período de referencia o los costes tal como se registraron en los últimos años;

- las adaptaciones, en su caso, que se necesitan para actualizar el importe de referencia.

b) Aplicación de las prácticas contables habituales de los costes de beneficiarios

individuales:

Las prácticas contables habituales son prácticas que el beneficiario utiliza para dar cuenta de todas las actividades y finanzas habituales diarias (que no estén vinculadas a la ayuda UE). Estos métodos deberán estar de acuerdo con las normas y estándares nacionales de contabilidad. La duración de su uso no es crítica. Un método contable no es 'normal' si se ha adaptado a una operación concreta o a una ayuda UE concreta.

Es importante diferenciar entre los costes reales y los costes determinados de acuerdo con las prácticas contables habituales de los costes de beneficiarios individuales. Por lo tanto, 'los costes efectivamente incurridos por el beneficiario’ quieren decir costes calculados con la mayor exactitud posible, normalmente por persona física

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durante el período que dura la operación. En la práctica, en lo que respecta a los costes de personal por hora, se acepta el uso de horas estándar como denominador (véase, por ejemplo, las 1.720 horas del apartado 3.2), pero el numerador a los efectos de calcular los “costes reales” es la cantidad correspondiente a los costes de personal subvencionables totales de cada persona en particular asignada a la acción.

Un coste por hora basado en las prácticas contables de costes del beneficiario podría calcularse sobre la base de un promedio de los costes de remuneración de un total mayor de empleados. Esto es normalmente una escala o medida similar, que se corresponde más o menos al nivel salarial, pero también puede ser un centro o departamento de costes (relacionado con la operación) donde el nivel salarial puede variar considerablemente dentro del total del grupo de empleados.

Esto significa que las cantidades de costes obtenidos aplicando las prácticas contables de costes, por lo general, se desvían de los costes reales. También son específicos del beneficiario (o incluso específicos del departamento) respecto de una determinada operación y un determinado corto período (datos utilizados con relación a un año).

Por lo tanto, para garantizar la igualdad de trato y que la subvención no cubre costes no subvencionables, el documento que establece las condiciones de ayuda que autoriza a los beneficiarios a utilizar sus prácticas contables de costes ha de estableces unas condiciones mínimas. Esas condiciones mínimas tendrán por objeto garantizar que las prácticas contables de costes dan lugar, en la teoría y en la práctica, a un sistema justo y equitativo. Esto implica la existencia de un sistema contable analítico aceptable a nivel del beneficiario. Además, supone que cualquier gasto no subvencionable quede fuera del cálculo.

c) Requisitos comunes para el uso de datos específicos del beneficiario individual

En función de la garantía que obtenga de la gestión interna y del sistema de control del beneficiario la autoridad de gestión, puede resultar necesario que los datos específicos del beneficiario estén certificados por un auditor externo o, en el caso de organismos públicos, por un funcionario contable competente e independiente, que garantice la fiabilidad de los datos de referencia utilizados por la autoridad de gestión. La certificación de datos históricos puede formar parte de las auditorías obligatorias o de las auditorías contractuales. Cualquier certificación llevada a cabo de este modo requeriría un profundo conocimiento, por parte del auditor externo o funcionario contable independiente, de los reglamentos de los Fondos EIE con respecto, por ejemplo, a la pista de auditoría, la subvencionabilidad de los correspondientes costes y de la normativa aplicable.

Cuando el riesgo de error o irregularidad de antiguos datos contables utilizados se considera bajo, el método de cálculo puede basarse en datos no auditados previamente. La autoridad de gestión tendría que ser capaz de demostrar, de forma objetiva, que el riesgo es realmente bajo y por qué considera que el sistema contable del beneficiario es fiable, completo y preciso. En cualquier caso, la autoridad de gestión tendrá que evaluar y validar estos datos específicos del beneficiario individual

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a través de un enfoque caso por caso, a más tardar cuando se redacte el documento que establezca las condiciones de ayuda para el beneficiario.

Los métodos específicos del beneficiario individual descritos anteriormente requieren una atención especial antes de que las autoridades de gestión las lleven a cabo. El desarrollo de estos sistemas ad hoc puede resultar costoso y, por tanto, se recomienda que las autoridades de gestión usen este sistema sólo en los casos en una parte importante del programa o programas esté llevada a cabo por un único beneficiario, por ejemplo, el Ministerio de Educación, la Universidad o el Servicio Público de Empleo.

5.3. El uso de baremos estándar de costes unitarios, importes a tanto alzado y tipos fijos de otras áreas

5.3.1. De otras políticas de la Unión

5.3.1.1. Artículo 67.5.b del RG

El principal objetivo de este método es el de armonizar las normas entre las políticas de la UE. La intención es aclarar que si la Comisión ya ha desarrollado costes simplificados para un tipo determinado de beneficiario y operación conforme a una política de la UE, el Estado miembro/la Comisión no necesita duplicar este trabajo en el marco las políticas de los Fondos EIE y puede volver a utilizar directamente el método y sus resultados.

Todos los métodos de la UE aplicables podrían utilizarse para operaciones y beneficiarios similares. Los métodos que se aplicaron entre 2007 y 2013, pero se interrumpieron después de 2013 no podrán utilizarse. Si el método es modificado durante el período de programación entonces deberá aplicarse la misma modificación a los proyectos de los Fondos EIE seleccionados después de la modificación.

Cuando se reutilice un método UE existente, la autoridad de gestión debe asegurar y justificar documentalmente: - que la totalidad del método es utilizada (por ejemplo, la definición de costes

directos/indirectos, gasto subvencionable, ámbito) y no sólo su resultado (el tipo de X%);

- que el método ha de aplicarse a tipos de operaciones y beneficiarios similares ;

- la referencia al método utilizado en otras políticas de la UE.

5.3.1.2. Artículo 68.1.c del RG

Los artículos 20 y 21 del Reglamento Delegado (UE) Nº 480/2014 de la Comisión, de 3 de marzo de 201424, establece los tipos fijos aplicables para los métodos de coste indirecto aplicados en otras políticas de la UE y su ámbito de aplicación en el RG:

24 Reglamento delegado (UE) Nº 480/2014 de la Comisión, de 3 de marzo de 2014, que complementa el Reglamento (UE) Nº 1303/2013.

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? Para Horizonte 2020: el reglamento delegado define las condiciones en las que un tipo fijo del 25 % para los costes indirectos puede aplicarse a las operaciones de los Fondos EIE que corresponden a las pos ibilidades que se ofrecen e n Horizonte 2020.25 Todos los elementos relevantes de la metodología para aplicar el tipo fijo establecido en ese reglamento deben aplicarse. Los costes directos de subcontratación y los costes de los recursos facilitados por terceros, que no se utilicen en las instalaciones del beneficiario, así como ayuda financiera a terceros deben estar excluidos de los costes en cuya base el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables (excluidos de los costes de tipo 1).

? Para LIFE: el reglamento delegado define las condiciones en las que los proyectos similares a LIFE podrían hacer uso del tipo fijo del 7% de los costes directos, de conformidad con lo establecido en el artículo 124.4 del Reglamento financiero.

En ambos casos, debe hacerse referencia al Reglamento Delegado y al correspondiente artículo del documento que establece las condiciones de ayuda.

5.3.2. De los regímenes de los Estados miembros para subvenciones26

El principio es exactamente el mismo que pa ra las opciones utilizadas en las políticas de la Unión (véase apartado 5.3.1). Sin embargo, en lugar de ser una copia de los métodos de las políticas de la Unión, es una copia de los métodos nacionales: los tipos y también los costes unitarios o importes a tanto alzado utilizados en los regímenes de ayuda nacionales (tales como becas, subsidios diarios) pueden utilizarse sin otros cálculos. La metodología nacional utilizada no estará sujeta a auditorías, sólo su aplicación.

Todos los métodos nacionales aplicables podrían utilizarse para operaciones y beneficiarios similares apoyadas por los Fondos EIE, a condición de que estos métodos también se utilice para operaciones apoyadas exclusivamente por fondos nacionales, sin ningún tipo de apoyo de la UE o de ayuda externa. En otras palabras, los métodos utilizados sólo para un programa de Fondo EIE no se consideran nacionales. Los métodos utilizados para operaciones nacionales y para los apoyados por el programa se aceptan.

Asimismo, los métodos nacionales que se han interrumpido no podrán utilizarse. Si el método se modifica/interrumpirse durante el período de programación, entonces se realizará la misma modificación pero sólo a los proyectos de Fondos EIE seleccionados tras la modificación/interrupción.

Los métodos de cálculo regionales u otros métodos locales también podrían utilizarse, aunque deben aplicarse a la zona geográfica en la que se están utilizando.

25 Artículo 29.1 del Reglamento (UE) Nº 1290/2013 por el que se establecen las normas de participación y difusión aplicables a “Horizonte 2020, Programa Marco de Investigación e Innovación (2014-2020)”. 26 Artículo 67.5.c del RG.

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Cuando se vuelve a utilizar un método nacional existente, la autoridad de gestión debe garantizar y acreditar documentalmente la misma información que se requiere para reutilizar un método de la UE:

- se reutiliza la totalidad del método (por ejemplo, en su caso, el gasto subvencionable, ámbito) y no sólo su resultado (importe a tanto alzado de X euros);

- se aplica a la misma zona geográfica o a una similar (por consiguiente, si se aplica una metodología en una sola región, puede ser reutilizada por esa región, pero no por otra región de ese Estado miembro donde no es aplicable la metodología nacional);

- el método tiene que aplicarse a tipos similares de operaciones y beneficiarios;

- la justificación de que este método se está utilizando para las operaciones apoyadas exclusivamente con fondos nacionales.

5.3.3. ¿Cómo valorar si los tipos de operaciones y beneficiarios son similares?

Los apartados “b” y “c” del artículo 67.5. ofrecen la posibilidad de que un Estado miembro reutilice los métodos de cálculo y los correspondientes costes unitarios, los importes a tanto alzado y los tipos fijos aplicables a tipos similares de operaciones y beneficiarios que ya existen. Como principio general, todos los elementos del método que podrían tener un impacto en el coste unitario/importe a tanto alzado/tipo fijo han de tenerse en cuenta. Si una operación y su beneficiario cumplieran los requisitos de otro régimen el método de cálculo y los correspondientes costes unitarios existentes/tipos fijos/importes a tanto alzado existentes de este otro régimen pueden utilizarse. Más allá de eso, sería necesaria una evaluación caso por caso. Ejemplo (FEDER/FSE): En el ámbito de la investigación, un régimen de tipo fijo apoya un trabajo en red de universidades a condición de que la operación comprenda universidades de al menos 3 Estados miembros que han realizado al menos 10 publicaciones durante los últimos tres años. El criterio del número de publicaciones no tiene ningún impacto en el tipo fijo, pero los otros criterios sí tienen un impacto: la investigación, el trabajo en red, las universidades de al menos 3 Estados miembros. Para las operaciones que cumplan estos requisitos se podría utilizar el mismo método.

5.4. Utilizar los tipos que establece el RG o las normas específicas de los Fondos27

EL RG y los reglamentos específicos de fondos establecen una serie de tipos diseñados para proporcionar a los Estados miembros unos pocos regímenes "fuera de lista”. La intención es dar la máxima seguridad jurídica y reducir la carga de trabajo inicial o la necesidad de disponer de datos para establecer el sistema, ya que no hay ningún requisito para realizar un cálculo que determine los tipos aplicables. Sin embargo, tales métodos carecen de flexibilidad y no son adecuados para todo tipo de operaciones. 27 Artículo 67.5.d del RG.

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El establecido con arreglo al artículo 68.1.b del RG se aplica cinco Fondos EIE: para operaciones que dan lugar a costes indirectos, esto pueden calcularse como el 15% de los costes de personal directos subvencionables. Este tipo es máximo. Los Estados miembros pueden utilizar este tipo o tipos más bajos sin tener que llevar a cabo un cálculo específico. No obstante, si la autoridad de gestión decide no aplicar el mismo tipo a todos los beneficiarios, deberá ser capaz de demostrar que se ha respetado el principio de igualdad de trato. Lo mismo ocurre con el artículo 14.2 del FSE y el artículo 19 de CTE (véase también apartado 2.2.3).

5.5. Adaptación del tipo fijo para costes indirectos, importes a tanto alzado y baremos estándar de costes unitarios

El artículo 67 del RG no establece ninguna disposición sobre la adaptación de los costes simplificados. Por lo tanto, la adaptación no es obligatoria. Sin embargo, la autoridad de gestión puede considerar necesaria la adaptación de los costes simplificados cuando publique una nueva convocatoria de propuestas o puede hacerlo de forma periódica para tener en cuenta una indexación o unos cambios económicos, p. ej. en costes de energía, niveles de salarios, etc. La Comisión sugiere la consagración en la metodología de algunas adaptaciones automáticas (basándose en la inflación o la evolución de los salarios, por ejemplo).

Los tipos adaptados deben aplicarse únicamente a proyectos que van a ejecutarse en el futuro, no retrospectivamente.

Para cualquier revisión que se lleve a cabo, debe existir la documentación justificativa adecuada para justificar los tipos o importes adaptados disponibles para autoridad de gestión.

5.6. Métodos específicos para determinar las cantidades establecidas de conformidad con las normas específicas de los fondos

El artículo 67.5 del RG define cuatro maneras de establecer opciones de costes simplificados y establece también los reglamentos específicos de fondos pueden establecer otros métodos.

Específico del FSE

El artículo 14.3 del FSE añade una posibilidad específica para el FSE, haciendo que el cálculo se realice en referencia a un proyecto de presupuesto en el caso de subvenciones y asistencia reembolsable por debajo de 100.000 euros de ayuda pública. Esta cantidad debe considerarse como la ayuda pública máxima que se pague al beneficiario, de acuerdo con lo contemplado el documento que establece las condiciones de ayuda para el beneficiario (véase apartado 7.2.2). No incluye ni la contribución pública que aporta el beneficiario, en su caso, ni las retribuciones o complementos abonados por terceros a beneficio de los participantes en una operación.

Esta posibilidad tan flexible está diseñada para facilitar la ejecución del uso obligatorio de las opciones de costes simplificados para pequeñas operaciones del FSE. De hecho, este método permite que algunos costes simplificados se calculen aunque no se haya

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creado ningún sistema general o si la operación es muy específica. El proyecto de presupuesto se utilizará para calcular los costes simplificados específicos, relacionados con esta operación o proyecto. Este presupuesto será archivado por la autoridad de gestión como documento justificativo de los costes simplificados utilizados. La gestión financiera, la verificación de la gestión de la operación/proyecto se basará únicamente en las opciones de costes simplificados, no en el presupuesto en sí.

El presupuesto debe evaluarse sobre la misma base que la utilizada para la evaluación de los costes reales. En este sentido, es muy recomendable que las autoridades de gestión establezcan parámetros o niveles máximos de coste utilizados para comparar al menos los costes presupuestados más importantes frente a estos parámetros. La ausencia de tales parámetros o niveles máximos de coste haría difícil que cualquier autoridad de gestión garantizase la igualdad de trato y la observancia de una buena gestión financiera. Aunque se recomiende, en el momento de evaluar el presupuesto, no será necesario que la autoridad de gestión compare el proyecto de presupuesto detallado que propone el posible beneficiario con operaciones comparables.

El proyecto de presupuesto y los documentos justificativos que demuestran que la autoridad de gestión ha examinado el presupuesto deben ser archivados por la autoridad de gestión con los documentos relacionados con el proyecto subvencionado. El proyecto de presupuesto no es parte del documento elaborado entre la autoridad de gestión y el beneficiario que establece las normas aplicables .

Si se subvenciona al mismo beneficiario en varias ocasiones se recomienda comparar el proyecto de presupuesto detallado con anteriores operaciones subvencionadas. Ejemplo de utilización de un proyecto de presupuesto (específico del FSE): Un beneficiario pretende organizar un seminario para 50 participantes para mostrar nuevos instrumentos de ejecución.

El personal dedica tiempo a la planificación y la organización del evento, se alquila un lugar, algunos ponentes vienen del extranjero y habrá que publicar actas del evento. También existen costes indirectos relacionados con el personal (costes de contabilidad, director, etc.) y electricidad, facturas de teléfono, soporte tecnológico, etc.

El proyecto de presupuesto es el siguiente:28

Costes directos totales 45.000 Costes indirectos totales 7.000 Cotes directos de personal 30.000 Costes indirectos de personal 4.000 Costes de habitación 4.000 Electricidad, teléfono 3.000 Costes de viaje 5.000 Comidas 1.000 Información / Publicidad 5.000

Entre la autoridad de gestión y el beneficiario discuten este proyecto y llegan a un 28 Atención: este proyecto de presupuesto sólo tiene un fin ilustrativo. No debe considerarse un proyecto de presupuesto suficientemente detallado.

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acuerdo. El cálculo de la opción de costes simplificados se basará en estos datos.

La autoridad de gestión podría decidir calcular la subvención sobre la base de un coste unitario, basado en el número de participantes en el seminario: coste unitario = 52.000 euros/50 = 1.040 euros/participante.

El documento elaborado entre la autoridad de gestión y el beneficiario que establece las normas aplicables debe contener la definición de los baremos estándar de costes unitarios (qué es un participante), el número máximo (mínimo) de participantes, cómo debe justificarse y su coste unitario (1.040 euros).

También debe hacerse referencia al artículo 14.3 del FSE en el documento que establece las condiciones de ayuda.

Capítulo 6: Las consecuencias del sistema de gestión y

control 6.1. La necesidad de una línea común de auditoría y control

Desde el punto de vista de la auditoría y el control, las disposiciones relativas a las opciones de costes simplificados significan un alejamiento del principio de costes reales. La financiación a tipo fijo baremos estándar de costes unitarios e importes a tipo fijo suponen estudios previos de costes basados, por ejemplo, en promedios y encuestas de datos históricos o precios de mercado. Es inherente a esos tipos fijos que, por definición, compensan en exceso o defecto los costes incurridos para la operación objeto de ayuda. Los encargados de las verificaciones de gestión y los auditores tendrán que centrarse más en los resultados en lugar de los recursos y los costes de los proyectos.

Esta guía pretende hacer que la naturaleza de la auditoría y del control de la Comisión sea lo más transparente posible para estos nuevos costes simplificados, con objeto de dar a los Estados miembros, sobre todo a las autoridades de gestión, las autoridades de certificación, las autoridades de auditoría, los organismos intermedios y los beneficiarios, la confianza de que pueden proceder con la aplicación de estos conceptos sin dudas e incertidumbre.

Es igualmente importante que las autoridades nacionales y la Comisión mantengan una línea común para la auditoría y control de la financiación a tipo fijo, los baremos estándar de costes unitarios y los importes a tanto alzado para garantizar un tratamiento uniforme cuando se extraigan conclusiones sobre la legalidad y regularidad del gasto declarado. Por este motivo, se recomienda que las autoridades de los Estados miembros utilicen el mismo método cuando verifiquen y auditen estas opciones de costes simplificados.

6.2. Método general para controlar y auditar las OCS

Si se utilizan costes simplificados a los efectos de determinar la legalidad y regularidad del gasto, los encargados de las verificaciones y auditorías de la gestión no verificarán

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los costes reales que subyacen en las categorías de gasto calculado por un tipo fijo, baremos estándar de costes unitarios o importes a tanto alzado. La Comisión y las autoridades nacionales comprobarán el cálculo de los costes de las operaciones y llevarán a cabo auditorías de legalidad y regularidad. Si bien estas auditorías se llevarán a cabo de modo diferente, sobre la base de un método de cálculo utilizado para establecer los costes simplificados y no sobre la base de documentos financieros justificativos por proyecto.

Siempre que el Estado miembro haya establecido una metodología determinada de conformidad con lo dispuesto en los artículos 67 y 68 de RG, teniendo en cuenta las recomendaciones y las mejores prácticas recogidas en la presente guía, y no existan indicios de fraude o abuso,29 la Comisión no pondrá en tela de juicio el sistema aplicado.

La metodología de auditoría y control que se aplique en los casos en que se utilice la financiación a tipo fijo, los baremos estándar de costes unitarios y los importes a tanto alzado consistirá en las siguientes verificaciones:

1. Verificación del método de cálculo para establecer la financiación a tipo fijo (véase Capítulo 2), los baremos estándar de costes unitarios (véase el Capítulo 3) o los importes a tanto alzado (véase Capítulo 4), que debe establecerse sobre la base de uno o varios de los métodos recogidos en el artículo 67.5 del RG (véase Capítulo 5). Esta verificación podría tener lugar a nivel de la autoridad de gestión y/o a nivel del beneficiario (respecto de sistemas basados en los propios datos de los beneficiarios, de conformidad con los apartados ii y iii del artículo 67.5.a. Las verificaciones podrían variar según el método elegido, y se limitarán a definir las categorías de costes en el caso de que se apliquen los artículos 68.1.b del RG, 14.2 del FSE y 19 CTE. El control y la auditoría ex ante de los métodos de cálculo basados en los datos del beneficiario (datos históricos, práctica contable habitual) presentan alguna particularidad (véase apartado 5.2.2.2.c);

2. Verificación de la correcta aplicación del método establecido a través del examen de la ejecución/los resultados del proyecto en el caso de costes unitarios e importes a tanto alzado;

3. En el caso de la financiación a tipo fijo, verificación sobre la base del principio de "coste real" de las categorías de costes subvencionables a las que se aplica el tipo (o de su cálculo, donde se utilizan otras opciones de costes simplificados para calcularlos) y, en su caso, de otras categorías de costes subvencionables no tenidas en cuenta en el régimen de financiación a tipo fijo.

Las opciones de costes simplificados no escapan a la obligación de respetar todas las normas europeas y nacionales aplicables, tales como la publicidad, la contratación pública, la igualdad de oportunidades, medio ambiente sostenible, ayudas de estado, etc. (Véase apartado 1.6.2). En el caso de la financiación a tipo fijo, las categorías de costes justificados sobre la base de costes reales para calcular otras categorías de costes no se considera que utilicen opciones de costes simplificados.

29 P.ej. situaciones o prácticas incoherentes con las prácticas aceptadas y las buenas prácticas, como las descritas en esta guía.

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Auditorías temáticas horizontales en cumplimiento de las normas aplicables podrían analizar también los procedimientos que sigue la contratación pública en el caso de que una evaluación de riesgos establezca un riesgo específico de irregularidad,30 pero sólo para verificar si se han respetado los procedimientos de contratación pública, no para auditar los importes abonados. Si se observan infracciones en los procedimientos de contratación pública, sería difícil o incluso imposible cuantificar el impacto exactito a nivel operativo; sin embargo, podría aplicarse una corrección del tipo fijo y la Comisión podría presentar un procedimiento de infracción. También se espera que las autoridades de gestión tomen medidas si son testigos de tales infracciones.

Mientras se audita el método de cálculo, la Comisión se concentrará en verificar el cumplimiento de las diferentes condiciones y no cuestionará los motivos de seleccionar un método específico sobre otro. La autoridad de gestión debe mantener un registro adecuado del método de cálculo y debe ser capaz de demostrar la base sobre la que se han decidido los tipos fijos, los baremos estándar de costes unitarios o los importes a tanto alzado. El registro mantenido para justificar el método de cálculo estará sujeto a los requisitos del artículo 140 del RG31 y al artículo 49 del Reglamento (UE) Nº 1306/2013.32

En el caso de una combinación de opciones, además de los controles exigidos para los tipos especiales de ‘costes simplificados’ descritos anteriormente, los responsables de las verificaciones de gestión y las auditorías deben verificar que la metodología utilizada garantiza que no se hayan cargado partes del gasto de una operaciónutilizando más de un tipo de opción, originando así una doble declaración de costes .

6.3. Consecuencias en términos de gestión financiera...

6.3.1. Disposiciones generales

Cuando se utiliza un tipo fijo, un coste unitario o un importe a tanto alzado, no es necesario justificar los costes reales de las categorías de gasto cubiertas por los costes simplificados, incluidas, en su caso, las depreciaciones y las contribuciones en especie. De hecho, las contribuciones en especie, tal como se definen en el artículo 69 del RG, pueden tomarse en cuenta para calcular el valor de un tipo fijo, un baremo estándar de costes unitarios o un importe a tanto alzado. Sin embargo, cuando se aplica la opción de coste simplificado, no es necesario verificar la existencia de contribuciones en especie subyacentes y, por consiguiente, se cumplen las disposiciones del artículo 69 del RG.

Cuando se utilicen costes unitarios o importes a tanto alzado:

o La base para calcular los costes unitarios o importes a tanto alzado utilizados en una operación debe ser clara y hacer referencia a una o varias de las formas previstas en el artículo 67.5 del RG;

30 Factores desencadenantes para examinar la contratación pública podrían ser artículos periodísticos, denunciantes, Aracne, etc. 31 Aplicables al FSE, FEDER, FC y FEMP. 32 Aplicables al FEADER.

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o Dado que los pagos se calcularán sobre la base de cantidades/realización de una operación, es necesario asegurarse de que las actividades o los resultados afirmados se realizaron realmente. Especialmente, las cantidades declaradas/justificación de finalización de la operación deben ser certificadas por el beneficiario, justificadas y archivadas para verificaciones y auditorías futuras. Las verificaciones efectuadas por organismos intermediarios, autoridades de gestión o auditores requerirán documentos acreditativos para justificar las cantidades declaradas por el beneficiario. Significa que el centro de las verificaciones en virtud del artículo 125.4.a del RG33 y del artículo 58 del Reglamento (UE) Nº 1306/201334 se trasladará, especialmente para operaciones 'intangibles', del predominio de las verificaciones financieras (justificar costes reales, pero también facilitar mecanismos coherentes que demuestren que la operación se llevó a cabo) a aspectos técnicos y físicos de las operaciones, prestando especial atención a los controles sobre el terreno durante su ejecución.

En tales condiciones, los costes calculados y reembolsados sobre la base de un coste unitario/importe a tanto alzado se consideran gasto justificado del mismo modo que los costes reales acreditados mediante facturas.

Específico del FSE

En lo que respecta a la posibilidad de utilizar las opciones de costes simplificados para indemnizaciones y salarios abonados por un tercero (artículo 13.5 del FSE), estos salarios o indemnizaciones se basan generalmente en costes unitarios establecidos por normas nacionales y, por lo tanto, suponen opciones de costes simplificados. Así que lo que va a pagar el tercero serán los costes calculados sobre la base de costes simplificados de conformidad con lo establecido en el artículo 67.5.c del RG. De este modo, las disposiciones del artículo 13.5 del FSE no impiden que el tercero utilice opciones de costes simplificados y se le reembolse por ello.

Sin embargo, si las indemnizaciones y los salarios abonados por un tercero no se basan en opciones de costes simplificados, es posible determinar un coste simplificado basado en una metodología justa, equitativa y verificable (artículo 67.5.a del RG). Esto significa que sobre una base particular, podría ser que la OCS excediera la cantidad soportada por el tercero. Sin embargo, de media, la cantidad abonada sobre la base de costes simplificados no excederá la cantidad soportada por el tercero, lo cual está de acuerdo con el artículo 13.5 del FSE.

6.3.2. ... para un régimen de financiación a tipo fijo

La simplificación de la justificación de las categorías de costes calculadas supone sin embargo una cuidadosa verificación de las otras categorías de costes, de acuerdo con el documento que establece las condiciones de ayuda. Esta verificación tiene por objeto justificar la cantidad de categorías de costes calculadas y constituye parte de los

33 Aplicable al FSE, FEDER, FC y FEMP. 34 Aplicable al FEADER.

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controles de gestión (artículo 125.4.a del RG35 y artículo 59 del Reglamento (UE) Nº 1306/2013).

Cualquier reducción de la cantidad aceptada tras estas verificaciones para las categorías de costes subvencionables sobre las que se aplique el tipo fijo (p.ej. en relación con el presupuesto estimado o después de una corrección financiera) afectará proporcionalmente la cantidad aceptada para las categorías calculadas de tipo fijo.

6.3.3. ... para la certificación del gasto

Las opciones de costes simplificados modifican el concepto de gasto "pagado" por los beneficiarios que debe certificarse en el estado de gas tos. Los Estados miembros todavía tienen la posibilidad de realizar pagos anticipados a los beneficiarios, además de los pagos a cuenta o pagos finales, pero la definición de lo que se considera pago anticipado será diferente.

Por ejemplo, en el caso de un tipo fijo para costes indirectos, los costes indirectos se consideran "pagados" proporcionalmente a los costes directos: si el 45% de los costes directos es abonado por el beneficiario, el 45% de los costes indirectos (en ningún caso puede exceder del 25% de los costes directos) puede considerarse pagado. Recíprocamente, cuando el grueso de los ‘costes indirectos’ se ha cargado anticipadamente, sin que se haya incurrido en costes directos subyacentes, no se certificarán a la Comisión en el momento de la declaración del gasto relacionado porque se considerarían un pago anticipado al beneficiario.

En los casos de baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado tampoco hay ‘gasto pagado’ en el sentido habitual. El 'gasto pagado' se calculará sobre la base de las cantidades declaradas y certificadas y no sobre los pagos realizados a los beneficiarios. Aunque pudieran coincidir, el gasto que se certifique a la Comisión se calcula sobre la base de cantidades certificadas y no pagos realizados al beneficiario.

Por ejemplo, los pagos a los beneficiarios podrían realizarse mensualmente (una décima parte de la subvención cada mes durante 9 meses + pago final) sin ningún tipo de justificación de las cantidades, excepto para el pago final. Ese sistema debe considerarse aceptable, pero los pagos mensuales se consideran anticipos y no deben certificarse a la Comisión (salvo en el caso de ayudas de Estado de conformidad con el artículo 131.4 del RG36 y artículo 63 del Reglamento (UE) Nº 1305/201337). Las autoridades nacionales tendrían que esperar al pago final, en el que las cantidades son certificadas y verificadas, para declarar el gasto de la operación.

35 Aplicable al FSE, FEDER, FC y FEMP. 36 Aplicable al FSE, FEDER, FC y FEMP. 37 Aplicable al FEADER.

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6.4. Puntos clave para la autoridad de gestión

6.4.1. ... para un régimen de financiación a tipo fijo

Las autoridades de gestión que utilicen tipos fijos deben prestar especial atención a los siguientes puntos:

6.4.1.1. Las respectivas definiciones de las categorías de gasto

Estas definiciones deben ser claras para todas las partes implicadas en el régimen y no deben solaparse entre ellas. Tampoco debe haber solapamiento entre los costes simplificados y los costes reales. La Comisión ha dado una amplia definición de costes directos/indirectos, costes de personal, pero estas definiciones tienen que ser transpuestas por la autoridad de gestión en el contexto nacional o del programa.

6.4.1.2. El uso de la experiencia actual

Muchos programas ya utilizan los tipos fijos para calcular los costes indirectos. Para el FSE y el FEDER algunos de estos regímenes fueron evaluados y aprobados por los servicios de la Comisión durante el período de programación 2007-2013. Cuando los nuevos programas utilizan el mismo régimen y siguen apoyando el mismo tipo de operaciones, en la misma zona geográfica, entonces los servicios de la Comisión considerarán la autorización previa que se dio para el periodo 2007-2013, por una carta firmada por la correspondiente dirección general, como válido para el período de programación 2014-2020.

En algunos casos, los resultados de los trabajos preparatorios para determinar el tipo fijo para los costes indirectos daban un umbral por encima del 20% de 2007-2013, por ejemplo un 30%. Cabe señalar que los servicios de la Comisión acordaron, entre otras cuestiones, un tipo fijo máximo limitado al 20%: de modo que aunque los servicios de la Comisión considerasen que el cálculo de los Estados miembros debería haber dado lugar a un tipo del 22 % en lugar del 30%, sólo pudo acordar hasta el 20%. Por lo tanto, si un Estado miembro decide utilizar el cálculo de 2007-2013 del tipo fijo para aumentar un tipo fijo acordado para costes indirectos porque le había dado un resultado del 30%, la aprobación de los servicios de la Comisión para el tipo en sí mismo no es aplicable. Del mismo modo, si un Estado miembro decide adaptar su tipo fijo de costes indirectos para considerar un aumento en algunas categorías de costes , la adaptación de la metodología será responsabilidad del Estado miembro.

6.4.2. ... para un coste unitario

Cuando una autoridad de gestión decide utilizar baremos estándar de costes unitarios, debe prestarse especial atención a los siguientes puntos:

6.4.2.1. Correspondencia entre las cantidades y los pagos realizados

Cuando se declare una disminución de las cantidades (en comparación con el máximo establecido inicialmente), los costes subvencionables disminuirán, “independientemente” del coste real subyacente de la operación.

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Sin embargo, el sistema de gestión también debe ser capaz de diferenciar los casos en que los objetivos cuantitativos (si están basados en la actividad o en los resultados) no se cumplen debido más bien a factores externos que escapan al control del beneficiario que debido al beneficiario. Tales “excepciones” por supuesto deben definirse claramente ex ante en el documento que establece las condiciones de ayuda o en un acto con efecto jurídico equivalente y determinarse para todas las operaciones similares. Ejemplo (FSE): Si el pago se hace sobre la base de 'horas x alumnos, los costes no deben reducirse a causa de la ausencia justificada de los participantes, por ejemplo, por enfermedad. Por otra parte, el documento que se establece las condiciones de ayuda debe especificar el máximo de ausencias autorizadas, el mínimo de horas lectivas que deben justificarse para que un alumno que siga siendo subvencionable, el tipo de programa formativo (participación obligatoria desde el inicio de la formación, sustitución de los alumnos que abandonan la formación, etc.).

6.4.2.2. Justificación de las cantidades declaradas

También hay que destacar que algunos tipos de baremos estándar de costes unitarios podrían ser más difíciles de justificar que otros. Por lo tanto, la elección del coste unitario que se utilice tendrá un importante impacto en lo referente a la simplificación, la carga administrativa y el riesgo de errores para la autoridad de gestión y los beneficiarios. Ejemplo (FSE): Si los costes unitarios son establecidos para calcular los costes del número de personas que consiguen un puesto de trabajo y lo mantienen durante un período determinado, la única prueba justificativa exigida consistiría en la justificación de que la persona cumple los requisitos predefinidos para que sean subvencionables, la justificación de la contratación inicial de la persona colocada y su contratación durante al menos 6 meses. Estos tipos de baremos están claramente basados en "resultados" y más fáciles de justificar, pero sólo cubren un aspecto de la operación.

6.4.2.3. Elección de los baremos estándar de costes unitarios,

Como norma general, la elección de los baremos estándar de costes unitarios debe reflejar la actividad, o actividades, del tipo de operación financiada. No conviene calcular los costes de todas las operaciones de acuerdo con un determinado resultado si la actividad financiada no está directamente relacionada con este resultado, ya que este resultado podría verse afectado por muchos otras circunstancias externas.

Un sistema de baremos estándar de costes unitarios puramente "basado en el resultado" puede llegar a ser especialmente peligroso. Si una parte del resultado no depende de la ejecución y la calidad de la operación, existe el riesgo de pago inferior de las operaciones y los beneficiarios. Ocurre especialmente en el caso de las operaciones dedicadas a grupos vulnerables: los resultados esperados son generalmente bajos.

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Por otra parte, las autoridades han de tener cuidado con la "calidad" de sus indicadores. Por ejemplo, si los costes de formación están cubiertos exclusivamente por baremos estándar de costes unitarios, definidos como el número de participantes que entran en el curso, no existe incentivo de calidad. Tal práctica no cumpliría con el principio de buena gestión financiera. De hecho, el beneficiario podría recibir un reembolso completo el primer día, mientras que todos los participantes podrían abandonar el segundo día debido a una asignación insuficiente de medios. Por lo tanto el indicador debe cambiarse o definirse de modo que se pague por los participantes que entran en el curso por un periodo preestablecido (suficientemente largo).

Cualquier régimen de subvenciones basado en estos resultados haría que el beneficiario tuviera que elegir entre las siguientes opciones:

a. No realizar la operación con ese régimen de subvención;

b. Realizar la operación sabiendo de antemano que perderá dinero a no ser que pueda encontrar otras fuentes de financiación (riesgo de doble financiación);

c. Seleccionar a los participantes (eligiendo a los más capaces de alcanzar los resultados impuestos) o bajar los estándares para alcanzar los resultados esperados.

Por último, la elección de baremos estándar de costes unitarios podría hacer que el beneficiario cubriera sus costes previstos, en relación con los costes variables relativos a la participación efectiva de alumnos o personas (ver apartado 7.1 para la combinación de opciones).

En conclusión, la elección por parte de las autoridades de gestión de baremos estándar de costes unitarios adecuados será de suma importancia y debe tener en cuenta todas las ventajas y desventajas posibles. Un baremo estándar de costo unitario ideal podría incluir las siguientes cualidades: relación clara y directa con la operación, cantidades fáciles de justificar, garantizando el equilibrio económico de la operación y del beneficiario, disminuyendo el riesgo de discriminar a los participantes. En el caso de baremos estándar de costes unitarios, el foco de verificación, en virtud del artículo 125.4.a del RG38 y del artículo 62 del Reglamento (UE) Nº 1305/201339, se trasladará, especialmente en lo que respecta a operaciones inmateriales, de los aspectos predominantemente financieros a los aspectos técnicos y físicos, prestando especial atención a los controles sobre el terreno durante su ejecución.

6.4.3. ... para importes a tanto alzado

Cuando la autoridad de gestión decide utilizar importes a tanto alzado prestará especial atención a los siguientes puntos:

38 Aplicable al FSE, FEDER, FC y FEMP. 39 Aplicable al FEADER.

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6.4.3.1. Correspondencia entre la operación y los pagos realizados

La principal diferencia entre los importes a tanto alzado y el sistema de baremos estándar de costes unitarios es que el cálculo de costes no es proporcional a las cantidades. En el caso de baremos estándar de costes unitarios, cuando las cantidades disminuyen, los costes disminuyen proporcionalmente. En el caso de los importes a tanto alzado, esta “relación proporcional” entre cantidades y pagos no se aplica. El cálculo de los costes se basará en un " sistema ‘binario’.

Este método tiene una importante consecuencia: aunque no sea obligatorio se debe prever la posibilidad de tener varias fases correspondientes a diferentes costes con objeto de escapar de un enfoque "demasiado binario”. Para pequeñas operaciones en las que algunas cantidades podrían definirse, lo más probable es que las autoridades elijan los baremos estándar de costes unitarios en lugar de importes a tanto alzado. 6.4.3.2. Justificación de los costes

El documento que establece las condiciones de ayuda para el beneficiario debe ser redactado con mucho cuidado con el objeto de definir la base sobre la cual se van a calcular los costes y cómo se van a reducir si no se alcanzan los objetivos. Esta cuestión de la reducción de costes es crucial en el caso de importes a tanto alzado, debido a los posibles problemas que podrían crearse debido a un método binario en el que no existen otras opciones que pagar 0% o 100% de la subvención.

Hay que prestar especial atención a la posibilidad de aplicar en la práctica el pago del importe a tanto alzado. Dado que algunos importes a tanto alzado podrían ser totalmente independientes de las cantidades, se corre el riesgo de redactar de forma demasiado general o demasiado específica las actividades/los productos/los resultados que se realicen u obtengan para originar el pago, que podría hacer imposible efectuar el pago de forma transparente o justa. Directamente relacionado con el problema de la redacción de las actividades/los productos/los resultados es la cuestión de la necesaria justificación documental para examinarlos: también deben especificarse en el documento que establece las condiciones de ayuda. En el caso de operaciones inmateriales, este punto es de suma importancia para dar garantías de que una operación se organizó realmente.

6.4.3.3. Selección de actividades / ejecución / resultados

La elección de las actividades/la ejecución/los resultados que cubre un importe a tanto alzado sigue los mismos principios que los baremos estándar de costes unitarios:

? Debe reflejar el tipo de operación financiada, tratando de mitigar los factores externos que puedan afectar la ejecución de la operación;

? Los importes a tanto alzado puramente basados en los "resultados" son extremadamente arriesgados y no deben añadirse al riesgo de un procedimiento “demasiado binario”.

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En conclusión, la elección de un adecuado importe a tanto alzado por parte de las autoridades de gestión debe tener en cuenta todas las ventajas y desventajas posibles, incluso la cuestión de si se debe utilizar importes a tanto alzado en lugar de baremos estándar de costes unitarios, costes reales o financiación a tipo fijo. Un importe a tanto alzado ideal podría incluir las siguientes cualidades: clara relación con la operación, modo fácil e inequívoco para just ificar las actividades/la ejecución/los resultados, garantizar el equilibrio económico de la operación y el beneficiario (especialmente introduciendo de varios niveles de pago), disminuir el riesgo de ‘discriminar’ a los participantes, clara distinción entre subvenciones/asistencia reembolsable y convocatoria pública.

La comunicación a los beneficiarios, en el documento que establece las condiciones de ayuda, de los requisitos exactos para sustanciar la ejecución o los resultados específicos que deben alcanzarse serán de máxima importancia. Por ejemplo, si sólo se alcanza una parte de la ejecución o de los resultados contemplados en el documento que establece las condiciones para de ayuda, entonces no se emitirá ningún pago.

6.5. Procedimiento de auditoría y control

6.5.1. ... para un sistema de financiación a tipo fijo

Las verificaciones de gestión llevadas a cabo en la fase de selección de las operaciones y durante su ejecución comprenderán tanto el método de cálculo - para garantizar que uno de los método de cálculo del artículo 67.5 del RG ha sido utilizado (incluidos los métodos específicos de los fondos) - como la correcta aplicación del sistema de financiación a tipo fijo, lo que supondrá auditar las categorías de costes de la operación a la que se aplica la el tipo fijo. Las verificaciones del método de cálculo serán realizadas generalmente a nivel de la autoridad de gestión (dependiendo de los métodos utilizados) o del organismo intermediario, mientras que la el control de la aplicación del régimen de tipo fijo será a nivel del beneficiario. Las auditorías realizadas por la autoridad auditora y/o por la Comisión verificarán estos aspectos también, si están incluidas en las respectivas muestras.

Los sistemas nacionales deben proporcionar una definición clara e inequívoca de las categorías de costes o una lista predeterminada de todas las categorías de gastos subvencionables en los que se basa el tipo fijo (y, en su caso, las otras categorías de gastos subvencionables: el tipo no se les aplica y no se calculan con el tipo fijo).

Los encargados de las verificaciones de gestión verificarán la correcta clasificación de los costes y la ausencia de doble declaración de costes, por ejemplo, como directos y como indirectos. Sólo los conceptos de gasto que son categorías de costes no calculadas son objeto de una auditoría y un control de los documentos financieros de justificación (si no se calculan a través de un importe a tanto alzado o coste unitario), ya que el beneficiario no está obligado a informar o justificar categorías de costes calculados sobre la base de un tipo fijo. L a s auditorías realizadas por la autoridad auditora y/o por la Comisión verificarán estos aspectos también, si se encuentran en las respectivas muestras. Las autoridades nacionales sólo pueden declarar los costes calculados junto con los costes utilizados para calcularlos ("costes básicos ”).

Los resultados obtenidos que puedan considerarse irregulares son los siguientes:

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? La metodología utilizada para calcular las OCS no respeta las condiciones reglamentarias;

? Los resultados del método de cálculo no se han respetado a la hora de fijar los tipos;

? Un beneficiario no ha cumplido los tipos establecidos o ha declarado costes no subvencionables que no están incluidos en las categorías de costes subvencionables establecidos por la autoridad de gestión;

? Doble declaración del mismo concepto de gasto: como coste 'básico' (calculado sobre la base del principio de coste real, importe a tanto alzado o coste unitario) y como 'calculado' (incluido en el tipo fijo);

? Cuando los "costes básicos ” se reducen sin una reducción proporcional de los costes subvencionables “calculados”.

Si los auditores o controladores detectan una irregularidad en las categorías de gastos subvencionables a los que se aplica el tipo, debe aplicarse una reducción proporcional a los costes subvencionables calculados, de lo contrario superarán el tipo fijo contemplado en ese sistema.

Ejemplo (FEDER): Un municipio recibe una subvención por un importe máximo de 1.000.000 euros de costes subvencionables para la construcción de una carretera.

La solicitud de pago para el proyecto es el siguiente:


700.000 euros

Proyecto 2: otros costes: 300.000 euros Costes directos de personal (tipo 1) 50.000 euros

Otros costes directos (tipo 3) 242.500 euros Costes indirectos (tipo 2) Costes directos de personal x 15% =

7.500 euros Costes totales declarados 1.000.000 euros

El gasto declarado por el beneficiario está comprobado por la autoridad de gestión. Se descubre un gasto no subvencionable en los costes directos de personal declarados. La solicitud de pago aceptada es la siguiente:


700.000 euros

Proyecto 2: otros costes: 300.000 288.500 euros Costes directos de personal (tipo 1) 50.000 40.000 euros

Otros costes directos (tipo 3) 242.500 euros Costes indirectos (tipo 2) Costes directos de personal x 15% =

7.500 6.000 euros Coste total subvencionable 1.000.000 988.500 euros

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6.5.2. ... Para baremos estándar de costes unitarios e importes a tanto alzado

Las auditorías y los controles incluirán el método de cálculo para llegar a los baremos estándar de costes unitarios o los importes a tanto alzado y la correcta aplicación del método en los proyectos individuales. Las verificaciones del método de cálculo generalmente se llevarán a cabo a nivel de la autoridad de gestión/organismo intermediario, mientras que la correcta aplicación del coste unitario/importe a tanto alzado se comprobará a nivel del beneficiario.

Si los resultados del control señalan un error de cálculo, la corrección sólo se hará en proporción al error. En el caso de que la ejecución/los resultados que originen el pago no estén justificados, se aplica una corrección total del importe a tanto alzado/baremos estándar de costes unitarios pagados y costes declarados.

El principal objetivo de los controles y las auditorías será el de verificar si se han cumplido las condiciones de ejecución o de resultados para el reembolso de los costes. El auditor o controlador verificará si el importe declarado es igual al tipo estándar por unidad de producto o servicio multiplicado por las unidades reales entregadas o la finalización del (trámite del) proyecto subvencionado a través de un importe a tanto alzado. Si se establecen otras condiciones en la convocatoria de propuestas o en el documento que establece las condiciones de ayuda, los auditores verificarán también el cumplimiento de dichas condiciones. Los auditores y controladores no deben aceptar los costes unitarios o importes a tanto alzado que se han pagado y declarado a la Comisión previamente, sin ejecución previa de la parte correspondiente del proyecto.

Los tipos según los baremos estándar de costes unitarios o importes a tanto alzado pueden incluir un componente de costes indirectos.

Los resultados obtenidos que puedan considerar irregulares son los siguientes:

? Caso omiso de los resultados obtenidos al aplicar el método de cálculo establecido para el reembolso de los costes;

? Falta de documentación que justifique la ejecución, o resultados sólo parcialmente justificados pero pagados en su totalidad.

6.5.3. Ejemplos Ejemplo (FSE): Un coste unitario de 5.000 euros es abonado por cada alumno que finaliza la formación.

La formación comienza en enero, termina en junio y se espera que 20 personas participen. El importe del gasto subvencionable es de 20 x 5.000 euros =100.000 euros. El formador enviará cada mes una factura correspondiente al 10% de la subvención: 10.000 euros al final de enero, 10.000 euros al final de febrero, etc.

Sin embargo, dado que ningún alumno ha terminado la formación antes del final de junio, todos estos pagos se consideran anticipos y no pueden declararse a la Comisión. Sólo después de que se demuestra que algunas personas han finalizado la formación puede certificarse una cantidad a la Comisión: por ejemplo, si 15 personas

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completaron la formación, entonces 15 x 5.000 euros = 75.000 euros pueden certificarse a la Comisión.

Ejemplo (FSE): En lugar de utilizar un único coste unitario de 7 euros por hora de formación por alumno como en el ejemplo del FSE basado en los resultados del apartado 3.1, es posible combinar este coste unitario de ejecución con un coste unitario basado en el resultado, el número de participantes que obtienen un título al salir.

20% de la subvención final (el tipo del 20% no necesita justificación) sería reembolsado sobre la base del resultado, teniendo en cuenta que la tasa de éxito debe ser del 75% (la tasa del 75% debe basarse en la experiencia y es parte de la pista de auditoría que la autoridad de gestión necesita garantizar).

En el ejemplo del apartado 3.1, la subvención máxima asignada para el proyecto estaba limitado a 1.000 horas x 20 alumnos x 7 euros/hora/alumno = 140.000 euros.

Se aplicaría el mismo límite pero en diferentes supuestos:

- 20% X 140.000 euros = 28.000 euros se pagan por los resultados: 75% de 20 alumnos (15 alumnos) debe obtener una titulación al terminar. El coste unitario pagado por cada alumno que obtiene una titulación es entonces 28.000/15 = 1.867 euros/persona cualificada.

- 80% X 140.000 euros = 112.000 euros se pagan por 20.000 horas X alumnos, resultando en un coste unitario de 5,6 euros/hora/alumno.

Al final de la operación, la subvención final se abonará sobre la base del número real de horas por cada alumno y el número de alumnos que consigan una titulación:

Los costes calculados serán:

- 17.050 horas de formación X 5,6 euros = 95.480 euros por la parte basada en la ejecución

- 13 participantes cualificados X 1.867 euros = 24.271 euros por la parte basada en el resultado.

Costes totales = 95. 480 euros + 24.271 euros = 119.751 euros

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Capítulo 7: Otras disposiciones 7.1. Combinación de opciones


El artículo 67.1 del RG crea la posibilidad de que la autoridad de gestión elija entre cuatro opciones para gestionar las subvenciones y la asistencia reembolsable cofinanciada por los Fondos EIE.

De conformidad con lo establecido en el artículo 67.3 del RG, estas opciones pueden combinarse sólo en los siguientes casos, con el fin de evitar una doble financiación del mismo gasto:

(1) Cada una debe comprender diferentes categorías de costes subvencionables; o

(2) deben utilizarse para diferentes proyectos en la misma operación; o

(3) deben utilizarse para fases sucesivas de una operación.

La definición de un proyecto varía de un Estado miembro a otro. Podría suceder que, de acuerdo con las normas nacionales, un proyecto incluya diferentes acciones con diferentes beneficiarios. En este caso, podría considerarse la posibilidad de tener diferentes opciones de coste simplificado para la misma categoría de coste, pero aplicable a diferentes beneficiarios mientras se respete el principio de igualdad de trato.

7.1.2. Ejemplos de combinaciones Ejemplo del caso 1: financiación de los proyectos diferentes que forman parte de la misma operación (FSE)

Ejemplo de una operación consistente en un proyecto de formación para jóvenes desempleados, seguido de un seminario para posibles empleadores de la región:

Los costes de formación podrían ser abonados sobre la base de baremos estándar de costes unitarios (por ejemplo 1.000 euros/día de formación). El seminario se pagaría sobre la base de importes a tanto alzado.

Teniendo en cuenta que existen dos proyectos diferentes que forman parte de la misma operación, no existe riesgo de doble financiación ya que los costes de cada proyecto están claramente separados. Ejemplo del caso 2: sucesivas fases de una operación (FSE)

Ejemplo de una operación ya comenzada, gestionada sobre la base de costes reales

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que la autoridad de gestión quiere seguir gestionando sobre la base de costes simplificados. Dos fases tendrán que definirse claramente. La primera fase podría calcularse sobre la base de costes reales hasta una fecha determinada. La segunda fase, para un gasto futuro, podría calcularse sobre la base de un coste unitario, por ejemplo, si el costo unitario no comprende ningún gasto financiado previamente.

Si se aplica dicha posibilidad, debe comprender a todos los beneficiarios en la misma situación (transparencia e igualdad de trato). Se podría crear cierta carga administrativa debido a la necesidad de modificar el documento que establece las condiciones de ayuda, si esto no se anticipó. Las autoridades del Estado miembro deben establecer claramente una descripción detallada de la operación por cada fase. La operación debe estar dividida en al menos dos fases distintas identificables financieramente y convenientemente físicas o de desarrollo, correspondientes a dichas fases. Esto debe hacerse para garantizar una ejecución y un seguimiento transparentes y para facilitar los controles. Ejemplo del caso 3: diferentes categorías de costes subvencionables (FSE)

Ejemplo de sesión formativa que combina: ? un baremo estándar de coste unitari o para los salarios de los formadores, p.

ej. 450 euros/día; ? costes reales: sala alquilada = 800 euros/mes, durante 6 meses; ? un tipo fijo para los costes indirectos, por ejemplo 10% de los costes directos.

Al final de la formación, si se justificaron 100 días de formadores, la subvención se abonará sobre la base siguiente:

Costes directos (tipo 1): salarios de los formadores 100 días X 450 euros = 45.000 euros sala de formación: 6 meses X 800 euros = 4.800 euros subtotal de costes directos: 49.800 euros

Costes indirectos (tipo 2): 10% de los costes directos = 10% X 49.800 euros = 4.980 euros

Gasto subvencionable:

(45.000 euros + 4.800 euros) + 4.980 euros = 54.780 euros En ese caso, diferentes categorías de costes parecen estar involucradas: los salarios de los formadores, costes del alquiler de la sala, costes indirectos. Sin embargo, para verificar la ausencia de una doble financiación, las autoridades deben garantizar que el baremo estándar de costes unitarios no se refiere ningún coste vinculado al alquiler de la sala o a otros costes indirectos (sueldos de personal administrativo o del contable, por ejemplo). Recíprocamente, se aplica lo mismo para la definición de costes indirectos que no deben tener relación con los costes que comprenden los baremos estándar de costes unitarios o los costes reales del alquiler de la sala.

Si existe el riesgo de solapamiento o es imposible demostrar que no hay solapamiento, la autoridad de gestión tendrá que elegir la opción más adecuada para evitar cualquier (riesgo de) doble financiación.

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7.2. Evaluación de los umbrales


El RG establece un umbral financiero relacionado con la aplicabilidad de importes a tanto alzado, que no debe superar los 100.000 euros de la contribución pública (artículo 67.1.c del RG).

Las cantidades tenidas en cuenta serán las que se especifique en el documento que establece las condiciones de ayuda para cada operación/beneficiario (contemplado en el artículo 67.6 del RG).

La cantidad considerada será la contribución pública, ta l como se especifica en el documento que establece las condiciones de ayuda correspondiente a los costes totales subvencionables de la operación/proyecto, incluida cualquier financiación pública por parte del beneficiario.

La ayuda pública o contribución exigida por el beneficiario en el formulario de solicitud o pagada al beneficiario al cierre de la operación no influye en la evaluación del umbral. Son sólo los importes subvencionables acordados las que importan, tal como se muestra en el documento que establece las condiciones de ayuda.

Para los Estados miembros que no han adoptado el euro como moneda propia, las fluctuaciones en el tipo de cambio de la moneda nacional frente al euro también pueden tener un impacto en la evaluación del umbral. Para garantizar la seguridad jurídica, los Estados miembros deben determinar si considerar el tipo de cambio mensual vigente en el momento de la publicación de la convocatoria de manifestación de interés, la aplicación del proyecto o la selección o la aprobación del proyecto a nivel nacional. Esto neutralizará el riesgo de variaciones de costes debido únicamente a las fluctuaciones cambiarias. Sobre la base del tipo de cambio considerado, la autoridad de gestión será capaz de determinar si una operación/proyecto/importe a tanto alzado se considera por debajo o por encima de los umbrales definidos. La elección efectuada por los Estados miembros debe especificarse en las condiciones de subvención aplicables al programa.

Nota para los proyectos del FSE: A la hora de definir el gasto subvencionable en el documento que establece las condiciones de ayuda, no es posible aplicar costes reales a proyectos que, después de presentar su solicitud y la deducción del gasto no subvencionable, están por debajo del umbral de ayuda pública de 50.000 euros.

7.2.2. Específico de los fondos Específico del FSE

Varios métodos establecen umbrales financieros relacionados con la aplicabilidad de los costes simplificados o de los métodos de cálculo en el Reglamento del FSE. Éste es el caso de:

1. La posibilidad de utilizar un proyecto de presupuesto para establecer OCS caso

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por caso para las subvenciones del FSE y la asistencia reembolsable: la ayuda pública no debe superar los 100.000 euros (artículo 14.3 del FSE);

2. El uso obligatorio de opciones de costes simplificados para las subvenciones del FSE y la asistencia reembolsable: la ayuda pública no debe ser superior a 50.000 euros (artículo 14.4 del FSE).

Para estos umbrales, las cantidades que se tienen en cuenta serán las que se recogen en el documento que establece las condiciones de ayuda para cada operación/proyecto (recogido en el artículo 67.6 del RG). Las retribuciones o complementos abonados por terceros a los participantes en una operación no están incluidos.

La cantidad que se tiene en cuenta es la de la ayuda pública concedida al beneficiario, tal como se recoge en el documento que establece las condiciones de ayuda, excluida la financiación pública por parte del beneficiario.

7.3. Compatibilidad de las opciones de costes simplificados con las normas de ayudas de Estado

Hay que destacar que las normas de ayudas de Estado que establece el Tratado son de aplicación general. Siempre que la financiación pueda constituir una ayuda de Estado, dichas normas deben cumplirse en el cálculo y administración de las opciones de costes simplificados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 67 del RG. Por lo tanto, las autoridades de gestión deben garantizar la condición subvencionable de las categorías de gasto a los que se aplican los costes simplificados no sólo de acuerdo con las normas FEIE sino también en virtud de las normas de ayudas de Estado.

Se puede encontrar ayuda en el reglamento general de exención por categorías (UE) Nº 651/2014 o en el reglamento agrícola de exención por categorías (UE) Nº 702/2014 (en relación con planes y ayudas ad hoc exentas del requisito de notificación). Las disposiciones del Reglamento (UE) Nº 1407/2013 sobre ayudas de minimis también se deben tener en cuenta.

En general, las opciones de costes simplificados deben basarse exclusivamente en metodologías que permitan identificar claramente los costes subvencionables utilizados para establecer el valor de la opción elegida y para excluir los costes no subvencionables según las normas de ayudas de Estado.

Puesto que la metodología utilizada ha de cumplir con una buena gestión financiera y con el principio de cofinanciación, las autoridades de gestión deben utilizar una hipótesis razonable y prudente para garantizar que los costes simplificados son una representación fiable de los costes reales. Eso facilitará la demostración del cumplimiento de la intensidad máxima de ayuda, los importes máximos de ayuda o los umbrales de notificación de acuerdo con las normas de ayudas de Estado. La metodología será objeto de una auditoría para garantizar que está en línea con las normas FEIE y de ayudas de Estado aplicables .

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Se incluye un ejemplo de ello en el anexo 2. 7.4. El uso de costes simplificados en operaciones que generan ingresos netos

En primer lugar hay que tener en cuenta que los costes simplificados son una forma de calcular los costes, el 'lado del gasto’ de una operación, exactamente como costes reales. Por lo tanto, en teoría, el uso de costes simplificados debe ser independiente de si una operación genera o no ingresos. Sin embargo, para conservar el efecto de la simplificación, el RG introduce alguna particularidad para una operación que genera ingresos, que utiliza importes a tanto alzado o baremos estándar de costes unitarios.

7.4.1. Operaciones que generan ingresos netos después de su finalización40

Para las operaciones que generan ingresos netos después de finalizadas que han utilizado importes a tanto alzado o baremos estándar de costes unitarios, los ingresos netos no han de tenerse en cuenta, de conformidad con el artículo 61.7.f del RG. De hecho, los importes a tanto alzado/baremos estándar de costes unitarios ya deben incluir los ingresos (véase próximo apartado). No hay particularidad si se utiliza una financiación a tipo fijo, o sea, se aplican los apartados del 1 al 6 del artículo 61 del RG41.

7.4.2. Operaciones que generan ingresos netos durante su ejecución y a las que no se aplican los apartados 1 a 6 del artículo 61 del RG42

Para estas operaciones, los ingresos netos no tienen que deducirse si se cumplen dos condiciones al mismo tiempo:

- La ayuda pública adopta la forma de importes a tanto alzado o baremos estándar de costes unitarios;

- Los ingresos netos se han tenido en cuenta previamente en el cálculo de los importes a tanto alzado o baremos estándar de costes unitarios (de conformidad con el artículo 65.8.f del RG).

En caso de que los ingresos netos no se hubieran tenido en cuenta previamente en el cálculo de los importes a tanto alzado o baremos estándar de costes unitarios, el gasto subvencionable cofinanciado por los Fondos EIE tendrá que reducirse a más tardar en la solicitud de pago final que presente el beneficiario, proporcionalmente a la parte de los costes subvencionables y no subvencionables.

Si se opta por la financiación a tipo fijo, cualquier ingreso neto que no se tenga en cuenta cuando se apruebe la operación y directamente generado durante la ejecución de la operación tiene que deducirse del gasto subvencionable cofinanciado por los Fondos EIE (tras aplicar el tipo fijo) a más tardar en la solicitud de pago final que presente el beneficiario.

40 Artículo 61 del RG. 41 Excepto para las operaciones a las que se aplica el artículo 61.7 del RG. 42 Artículo 65.8 del RG.

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Ejemplo (FSE)

Se organiza una conferencia para promover el espíritu empresarial. Se presenta un proyecto de presupuesto por parte del beneficiario que indica que los costes subvencionables totales deberían ser de 70.000 euros. La conferencia cobrará una entrada de 3 euros.

El organizador espera atraer 200 visitantes. Los ingresos que se prevé generar son de 3 euros X 200 = 600 euros.

La conferencia resulta ser un gran éxito y el número de visitantes supera las expectativas (300 personas). Como esta operación está sólo cofinanciada por el FSE, Artículo 61 del RG no se aplica. Sin embargo, el artículo 65.8 se del RG sí se aplica.

? Opción 1: los ingresos generados se tienen en cuenta previamente

El importe a tanto alzado definido es que si la conferencia se lleva a cabo, el coste subvencionable total de la operación será de 70.000 euros - 600 euros = 69.400 euros.

La ayuda pública de esta operación toma la forma de un importe a tanto alzado y los ingresos se han tenido en cuenta en la definición de importe a tanto alzado. Aunque los ingresos superen las previsiones, es to no afectará al pago del importe a tanto alzado. La pista de auditoría requerirá justificación de la realización de la conferencia y del precio de la entrada.

? Opción 2: los ingresos generados se tienen en cuenta previamente, pero las condiciones cambian durante la ejecución

El importe a tanto alzado definido es que si la conferencia se celebra, el coste subvencionable total de la operación será de 70.000 euros - 600 euros = 69.400 euros. La ayuda pública de esta operación toma la forma de un importe a tanto alzado y los ingresos se han tenido en cuenta en la definición del importe a tanto alzado.

Sin embargo, el organizador decide al final fijar el precio de la entrada en 5 euros en lugar de 3 euros. En ese caso, hay que descontar la diferencia ((5euros X 300) - 600 euros = 900 euros).

Los costes subvencionables totales serán de 69.400 euros - 900 euros = 68.500 euros

? Opción 3: los ingresos generados no se tienen en cuenta previamente

El importe a tanto alzado definido es que si la conferencia se celebra, el coste subvencionable total de la operación será de 70.000 euros. La ayuda pública de esta operación toma la forma de un importe a tanto alzado y los ingresos no se han tenido en cuenta en la definición de importe a tanto alzado.

Cuando el beneficiario solicite el reembolso (70.000 euros), tendrá que aportar la justificación de que se celebró la conferencia. También tendrá que deducir los ingresos

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reales generados durante la ejecución (3 euros X 300 = 900 euros).

En este caso, los costes subvencionables para el importe a tanto alzado será de 70.000 euros - 900 euros = 69.100 euros.

7.5. Específico del FEDER y del FSE: la financiación transversal

7.5.1. La declaración de las acciones contempladas en el artículo 98.2 del RG en relación con las opciones de costes simplificados

De conformidad con el artículo 98.2 del RG, las acciones FEDER y del FSE financiadas de forma transversal aplicarán las normas de subvenciones del otro fondo.

Específicamente para la financiación a tipo fijo en caso de financiación transversal, dos tipos fijos han de aplicarse a cada parte de la operación del FSE y del FEDER. Los tipos fijos del FSE y del FEDER para operaciones similares se aplicarán respectivamente a las partes del FSE y del FEDER. Utilizar la media de los dos tipos es imposible porque la proporción relativa de cada parte podría variar durante la ejecución. Si no existe ningún tipo para el otro fondo para un tipo similar de operación (por ejemplo, porque la norma no se aplica al otro fondo o porque no hay operaciones similares financiadas por el otro fondo), la autoridad de gestión ha de decidir sobre el tipo aplicable de acuerdo con los principios jurídicos generales establecidos en los artículos 67.5 y 68.1 del RG.

La aplicación de las opciones de costes simplificados sigue exigiendo que los Estados miembros respeten el 10% del tope para cada eje prioritario (por fondo y categoría de región donde sea aplicable). El importe de la financiación transversal debe registrarse y controlarse, operación por operación, sobre la base de los datos utilizados para definir las opciones de costes simplificados.

7.5.2. Ejemplos Ejemplo de financiación transversal del FSE-FEDER con costes unitarios o importes a tanto alzado

Si el baremo estándar de 6 euros/hora X alumno incluye la compra de infraestructura por 0,50 euros/hora, el importe de la financiación transversal será de 0,50 euros X número de ‘horas X alumno’ realizadas.

El mismo principio se aplica a los importes a tanto alzado: si el proyecto de presupuesto detallado incluye un ‘gasto de financiación transversal’, será contabilizado y controlado por separado. Por ejemplo, en un importe a tanto alzado de 20.000 euros, financiado por un programa del FSE, el gasto del tipo FEDER supone 5.000 euros. Al final de la operación el importe de la financiación transversal será la cantidad definida previamente (20.000 euros, de los cuales 5.000 euros es gasto del tipo FEDER) o "cero" si no se ha pagado la subvención. El principio binario de importes a tanto alzado también se aplicará al gasto de la financiación transversal.

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Ejemplo de financiación transversal del FSE-FEDER con financiación a tipo fijo

En el caso de un tipo fijo para costes indirectos, el importe de la financiación transversal será el importe de los ‘costes directos de la financiación transversal’, sumada a los costes indirectos calculados por el tipo fijo aplicable a estos ‘costes directos de la financiación transversal’.

Por ejemplo, en una operación de 15.000 euros financiada por un programa del FEDER, los costes directos del 'tipo FSE' suponen 3.000 euros y los costes indirectos se calculan en un 10% de los costes directos (300 euros). El importe de la financiación transversal sería por tanto de 3.300 euros. Si al final de la operación los costes directos se reducen, el importe la financiación transversal financiado se reduciría de acuerdo con la misma fórmula.

Anexo 1: Ejemplos de opciones de costes simplificados

Este anexo contiene el ejemplo de una subvención a un beneficiario que pretende organizar un seminario para 50 participantes para presentar nuevos instrumentos de ejecución. El personal dedica tiempo a la planificación y la organización del evento, se alquila una sala, algunos ponentes vienen del extranjero, y las actas del seminario tendrán que publicarse. También hay costes indirectos relacionados con el personal (costes de contabilidad, director, etc.) y electricidad, facturas de teléfono, soporte informático, etc.

El proyecto de presupuesto en ‘costes reales’ es el siguiente, y su forma será igual para todas las posibilidades y opciones de forma que las diferencias puedan verse con mayor claridad: Costes directos totales 45.000 Costes indirectos totales 5.000 Costes directos de personal 30.000 costes indirectos de personal 4.000 Costes de alquiler 4.000 Electricidad, teléfono, etc. 1.000 Costes de viaje 5.000 Comidas 1.000 Información / Publicidad 5.000

Las diferentes formas en las que se trataría este proyecto, en función de la opción de coste simplificado que se elija, se describen a continuación.

Posibilidad 1: baremos estándar de costes unitarios (art. 67.1.b del RG) Principio: la totalidad o parte del gasto subvencionable se calcula sobre la base de las actividades cuantificadas, ejecución o resultados multiplicados por un coste unitario definido previamente.

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Para el seminario, se podría fijar un coste unitario de 1.000 euros por persona que asiste al seminario (sobre la base de uno de los métodos de cálculo del artículo 67.5 del RG). El proyecto de presupuesto sería:

Número máximo de personas asistentes al seminario = 50 Coste unitario / persona que asiste al seminario = 1.000 euros Coste total subvencionables = 50 X 1.000 euros = 50.000 euros.

Si asisten 48 personas al seminario, el coste subvencionable es: 48 x 1.000 euros = 48.000 euros

Pista de auditoría: - la metodología utilizada para determinar el valor del baremo estándar de coste unitario ha de justificarse documentalmente y guardarse; - el documento que establece las condiciones de ayuda necesita ser claro acerca del baremo estándar de coste unitario y los factores que originen el pago; - justificación de asistencia al seminario (hojas de asistencia). Nota: En este caso, la subvencionabilidad de los participantes no tiene que verificarse. Siempre y cuando los participantes previstos tengan que cumplir con un perfil determinado, su subvencionabilidad deberá verificarse.

Posibilidad 2: Importes a tanto alzado (art. 67.1.c del RG) Principio: la totalidad o parte del gasto subvencionable de una operación es reembolsada sobre la base de una única cantidad preestablecida, de acuerdo con los términos del acuerdo previamente definidos sobre las actividades y/o ejecución (correspondientes a 1 unidad). Se abona la subvención si se cumplen los términos preestablecidos del acuerdo sobre actividades y/o ejecución. Se podría establecer un importe a tanto alzado de 50.000 euros para la organización del seminario (independientemente del número de participantes) para presentar nuevos instrumentos de ejecución, calculado sobre la base de los métodos de cálculo previstos en el artículo 67.5 del RG. El proyecto de presupuesto sería:

Objetivo del importe a tanto alzado = organizar un seminario para presentar nuevos instrumentos de ejecución Coste total subvencionable = 50.000 euros

Si se organiza el seminario y se presentan nuevos instrumentos de ejecución, el importe a tanto alzado de 50.000 euros es subvencionable. Si el seminario no se organiza o no se presentan nuevos instrumentos de ejecución, se paga nada.

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Pista de auditoría: - la metodología utilizada para determinar el valor del importe a tanto alzado debe

justificarse documentalmente y guardarse; - el documento que establece las condiciones de ayuda tiene que ser claro sobre

los importes a tanto alzado y los factores que originen el pago; - la justificación de la realización del seminario y su contenido es necesaria

(artículos de prensa, invitación y programa, fotos...).

Posibilidad 3: financiación a tipo fijo (art. 67.1.d del RG) N.B.: los importes que resultan de los cálculos se redondean artificialmente. Principio general: determinadas categorías de costes subvencionables que están claramente identificadas previamente se calculan aplicando un porcentaje establecido previamente a una o varias categorías de costes subvencionables.

Al comparar los sistemas de financiación a tipo fijo, siempre se comparan todos los elementos del método y no solo los tipos:

? las categorías de costes subvencionables sobre cuya base el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables;

? el propio tipo fijo;

? las categorías de costes subvencionables calculadas con el tipo fijo;

? en su caso, las categorías de costes subvencionables a los que no se aplica el tipo fijo y que no se calculan con el tipo fijo.

Opción 1: Norma general de ‘financiación a tipo fijo’ De conformidad con el art. 6.7.1.d del RG, el Estado miembro diseña un sistema de tipo fijo en el que un tipo fijo del 47% - calculado con arreglo a uno de los métodos del artículo 67.543 del RG - se aplica a todos los gastos de personal (tanto directos como indirectos) para calcular los otros costes44: Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales se aplica el tipo para calcular los importes subvencionables (tipo 1)

Costes de personal = 30.000 + 4.000 = 34.000 euros

El propio tipo fijo 47% Categorías de costes subvencionables que se calcularán con el tipo fijo (tipo 2)

Otros costes = 47% de los costes de personal = 47% X 34.000 = 16.000 euros

Categorías de costes subvencionables a los que no se aplica el tipo y que no se calculan con el tipo fijo (tipo 3)

No es relevante

43 a, b, c o d. 44 Nótese que si las categorías de costes subvencionables calculadas con el tipo fijo fueran costes indirectos, entonces, de conformidad con el artículo 68.1.a del RG, el tipo fijo debe estar limitado al 25%.

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=> Costes subvencionables totales = 34.000 + 16.000 = 50.000 euros.

El proyecto de presupuesto adopta la siguiente forma:

Costes de personal (tipo 1): 34.000 Otros costes (tipo 2) = 47% de costes de personal 16.000

Costes directos de personal 30.000 (Calculado) Costes indirectos de personal 4.000 Coste total subvencionable 50.000 (Por lo general basados en costes reales) Pista de auditoría: Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables

Costes directos = - definición clara de lo que son gastos de personal; - justificación de estos costes (nóminas, hojas

horarias en su caso, etc.)

Tipo fijo Referencia al método elegido para el tipo fijo, y: - Para a) a nivel de la autoridad de

gestión, necesidad de guardar el documento que acredite el método de cálculo;

- Para b) aplicación correcta de la metodología (que todavía está en vigor cuando se selecciona la operación) y justificación de que el beneficiario y el tipo de operaciones son similares;

- Para c) justificación de que la metodología es financiada a nivel nacional y aún en vigor cuando se selecciona la operación, y justificación de que el beneficiario y el tipo de operaciones son similares;

- Para d) referencia al método utilizado. Categorías de costes subvencionables que se calcularán con el tipo fijo

Ninguna justificación necesaria.

Opción 2: financiación a tipo fijo para costes indirectos (art. 68.1.a del RG) De conformidad con el art. 68.1.a del RG, el Estado miembro diseña un sistema de tipo fijo en el que un tipo fijo del 1 1,1% - calculado de acuerdo con uno de los métodos en los apartados “a”, “b”45 o “c” del artículo 67.5 del RG - se aplica a los costes directos:

45 Si este método de cálculo es utilizado, la referencia jurídica es el artículo 68.1.c del RG. Uno de los puntos clave es que el límite del 25% contemplado en el artículo 68.1.a del RG no se aplica a sistemas que contempla el artículo 68.1.c del RG.

61

Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables (tipo 1)

Costes directos = 45.000 euros

Tipo fijo 11,1% (Debe ser inferior al 25%)

Categorías de costes subvencionables que se calcularán con el tipo fijo (tipo 2)

Costes indirectos (calculados) = 11,1% de costes directos = 11,1% X 45.000 = 5.000 euros

Categorías de costes subvencionables a los que no se aplica el tipo y que no se calculan con el tipo fijo (tipo 3)

No es relevante

=> Costes subvencionables totales = 45.000 + 5.000 = 50.000 euros El proyecto de presupuesto adopta la siguiente forma:

Costes directos (tipo 1) 45.000 Los costes indirectos (tipo 2) = 11,1 % de los costes directos 5.000

Costes directos de personal 30.000 (Calculado) Costes de alquiler 4.000 Costes de viaje 5.000 Costes subvencionables totales 50 000 Comidas 1.000 Información / Publicidad 5.000

(Generalmente basado en costes reales)

Pista de auditoría: Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales se va a aplicar el tipo para calcular los importes subvencionables

Costes directos = - definición clara de lo que son costes directos; - justificación de estos costes (nóminas, hojas

horarias en su caso, justificación de la publicidad y facturas, etc.)

Tipo fijo Referencia al método elegido para el tipo fijo, y: - Para a) a nivel de la autoridad de

gestión, necesidad de guardar el documento que acredite el método de cálculo;

- Para b) aplicación correcta de la metodología (que todavía esté en vigor cuando se seleccione la operación) y justificación de que el beneficiario y el tipo de operaciones son similares;

- Para c) justificación de que la metodología es financiada a nivel nacional y que todavía está en vigor cuando se selecciona la operación, y justificación de que el beneficiario y el tipo de operaciones son similares.

Categorías de costes subvencionables que se calcularán con el tipo fijo

Ninguna justificación necesaria.

62

Opción 3: Financiación a tipo fijo de costes indirectos (art. 68.1.b del RG) El Estado miembro puede decidir optar por el sistema de tipo fijo del artículo 68.1.b del RG: el tipo fijo del 15% para calcular costes indirectos es aplicable únicamente a los costes directos de personal. No es necesario justificar ese tipo del 15% ya que se especifica en el reglamento. Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales se va aplicar el tipo para calcular los importes subvencionables (tipo 1)

Costes directos de personal = 30.000 euros

Tipo fijo 15% (no se necesita justificación)


Costes indirectos (calculados) = 15% de costes directos = 15% X 30.000 = 4.500 euros

Categorías de costes subvencionables a los que el tipo no se aplica y no se calculan con el tipo fijo (tipo 3)

Otros costes directos (costes de alquiler, costes de viaje, comidas, información, pub.) = 15.000 euros

Costes subvencionables totales = costes directos de personal + costes indirectos calculados + otros costes directos = 30.000 + 4.500 + 15.000 = 49.500 euros El proyecto de presupuesto adopta la siguiente forma:

Costes directos de personal (tipo 1) 30.000 =>

Costes indirectos (tipo 2) = 15% de los costes directos de personal 4.500

(Calculado) Otros costes directos (tipo 3): Costes de alquiler 4.000 Costes de viaje 5.000 Costes subvencionables totales 49.500 Comidas 1.000 Información / Publicidad 5.000 (Generalmente basado en costes reales) Pista de auditoría: Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables

Costes directos de personal = - definición clara de lo que son gastos directos de

personal; - justificación de los costes salariales (nóminas,

hojas horarias en su caso, convenios colectivos para justificar prestaciones en especie, en su caso, factura detallada de proveedor externo)

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Tipo fijo Es necesaria hacer referencia al artículo 68.1.b del RG en el documento que establece las condiciones de ayuda.


No se necesita justificación.

Categorías de costes subvencionables a los que no se aplica el tipo y no se calculan con el tipo fijo

Otros costes directos, como costes de alquiler, costes de viaje, comidas, información y publicidad, deben justificarse con las correspondientes facturas y, en caso necesario, con la justificación de la prestación del servicio.

Opción 4: financiación a tipo fijo (art. 14.2 del FSE (sólo aplicable al FSE) El Estado miembro puede decidir optar por el sistema de tipo fijo del artículo 14.2 del FSE: el tipo fijo del 40% es aplicable únicamente a los costes directos de personal para calcular todos los demás costes de la operación. No es necesario justificar ese tipo del 40% tasa dado que se especifica en el reglamento.46 Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables (tipo 1)

Costes directos de personal = 30.000 euros

Tipo fijo 40% (no se necesita justificación)


Todos los demás costes = 40% de los costes directos de personal = 40% X 30.000 = 12.000 euros

Categorías de costes subvencionables a los que no se aplica el tipo y no se calculan con el tipo fijo (tipo 3)

No es relevante

Costes subvencionables totales = costes directos de personal + todos los demás costes calculados = 30.000 + 12.000 = 42.000 euros El proyecto de presupuesto adopta la siguiente forma:

Costes directos de personal (tipo 1) 30.000 =>

Todos los demás costes (tipo 2) = 40% de los costes directos de personal 12.000

(Generalmente basado en costes reales) (Calculado) Coste total subvencionable 42.000

46 Se necesitaría una justifi cación si el tipo fuera superior al 40%. Sin embargo, un tipo superior al 40% sólo podría utilizarse en otro marco distinto del artículo 14.2 del FSE.

64

Pista de auditoría: Categorías de costes subvencionables sobre la base de las cuales el tipo se va a aplicar para calcular los importes subvencionables

Costes directos de personal = - definición clara de lo que son gastos directos de

personal; - justificación de los costes salariales (nóminas,

hojas horarias en su caso, convenios colectivos para justificar retribuciones en especie, en su caso, factura detallada del proveedor externo)

Tipo fijo Se necesita hacer referencia al artículo 14.2 del FSE en el documento que establece las condiciones de ayuda.


No se exige justificación.

Anexo 2: Ejemplo de compatibilidad de las OCS con las normas de ayudas de Estado

Una empresa obtiene una subvención en el marco de un régimen de ayudas estatales para realizar un proyecto de formación de su personal. La ayuda pública asciende a 2 millones de euros. Esta ayuda equivale al umbral de 2 millones de euros que estable el Artículo 4.1.n, del Reglamento (UE) Nº 651/2014 y por lo tanto se aplica el Reglamento general de exención por categorías (RGEC).

El beneficiario y la autoridad de gestión acuerdan hacer uso de baremos estándar de costes unitarios para determinar el coste del curso por participante.

El artículo 31 del RGEC establece lo siguiente acerca de las ayudas de formación:

1. Las ayudas a la formación serán compatibles con el mercado interior a tenor del artículo 107, apartado 3, del Tratado y quedarán exentas de la obligación de notificación establecida en el artículo 108, apartado 3, del Tratado, siempre que se cumplan las condiciones prevista en el presente artículo y en el capítulo I.

2. No s e concederán ayudas para formación que las empresas impartan para cumplir normas nacionales obligatorias en materia de formación.

3. Serán subvencionables serán los costes siguientes:

a) los costes de personal de los formadores, correspondientes a las horas en que estos participen en la formación; b) los costes de explotación en que incurran los formadores y los beneficiarios de la formación, directamente relacionados con el proyecto de formación, como gastos de viaje, materiales y suministros vinculados directamente al proyecto, y la amortización de instrumentos y equipos, en la medida en que se utilicen exclusivamente para el proyecto de formación; se excluyen los costes de alojamiento, excepto los costes

65

mínimos de alojamiento necesarios para los beneficiarios de la formación que sean trabajadores con discapacidad; c) los costes de servicios de asesoramiento relacionados con el proyecto de formación; d) los costes de personal de los beneficiarios de la formación y los costes indirectos generales (gastos administrativos, alquileres, gastos generales) por las horas en las que los beneficiarios participen en la formación. 4. La intensidad de ayuda no deberá exceder del 50% de los costes subvencionables. Podrá incrementarse hasta un máximo del 70% de los costes subvencionables, tal como se indica a continuación:

a) en 10 puntos porcentuales si la formación se imparte a trabajadores con discapacidad o a trabajadores desfavorecidos; b) en 10 puntos porcentuales si la ayuda se concede a medianas empresas y en 20 puntos porcentuales si se concede a pequeñas empresas. 5. Cuando las ayudas se concedan en el sector del transporte marítimo, podrán alcanzar una intensidad del 100% de los costes subvencionables, siempre que se cumplan las siguientes condiciones::

a) que los beneficiarios de la formación no sean miembros activos de la tripulación, sino supernumerarios a bordo, y b) que la formación se imparta a bordo de buques inscritos en los registros de la Unión.

La autoridad de gestión decide establecer baremos estándar de costes unitarios para determinar el gasto subvencionable de los proyectos. Se utilizan datos estadísticos (de acuerdo con el artículo 67.5.a.i del RG) sobre un tipo de formación similar en una zona geográfica determinada. Tras el tratamiento adecuado de los datos estadísticos, los costes medios resultantes por concepto de gasto para este tipo de curso con un número similar de participantes son:

Costes directos (en millones de euros) Costes indirectos (en millones de euros) Formador - remuneración 1 Costes administrativos 0,175

Formador - costes de viaje 0,1 Alquiler 0,15

Alumnos - remuneración 1,4 Gastos generales 0,125

Alumnos - alojamiento 0,55 Costes indirectos totales 0,45

Alumnos - costes de viaje 0,25

Bienes de consumo no amortizables 0,2

Publicidad 0,2

Costes de organización 0,4

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Al procesar los datos, la autoridad de gestión extrae todos los costes no subvencionables.

Los siguientes costes no son subvencionables respecto de las ayudas a la formación según el artículo 31 del Reglamento 651/2014:

? Los costes de alojamiento de los alumnos ya que los alumnos no son trabajadores con discapacidad (0,55 millones de euros).

Por lo tanto el baremo estándar de coste unitario no puede incluir los costes de alojamiento de los alumnos. El cálculo es el siguiente:

Costes subvencionables totales de la formación

(Costes totales - costes no subvencionables)

4,55 millones de euros - (0,55 millones de euros) = 4 millones de euros

Número previsto de participantes que completen la formación

2.000

Costes por participante que completen la formación (baremo estándar de costes unitarios)

4 millones de euros / 2.000 participantes =

2.000 euros / participante

La financiación provisional del proyecto de formación es la siguiente:

Financiación pública (nacional + FSE) 2 millones de euros

Financiación privada (autofinanciación) 2 millones de euros

Intensidad de la ayuda de Estado 50%

El artículo 31.4 del Reglamento 651/2014 limita la intensidad de la ayuda al 50% de los costes subvencionables definidos en el documento que establece las condiciones de ayuda para el proyecto. El presupuesto provisional se ajusta a este requisito.

Tras la realización del proyecto, el coste subvencionable se basa en el número real de participantes que completaron la formación. Si sólo 1.500 participantes completan la formación, la ayuda será la siguiente:

Costes subvencionables totales para 2.000 euros X 1.500 = 3 millones de euros

Costes directos totales 4,1

67

declarar a la Comisión

Financiación pública (nacional + FSE) 1,5 millones de euros

Financiación privada (autofinanciación) 1,5 millones de euros

Intensidad de la ayuda de Estado 50%

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Anexo 3: Medidas específicas de las OCS y del FEADER Sobre la base de la presente guía, a continuación se presenta una lista de medidas que podría entrar en el ámbito de aplicación de las OCS. No se trata de una lista exhaustiva sino orientativa para dirigirse de forma adecuada a los programas de desarrollo rural. Se han excluido los pagos establecidos en el Reglamento que ya utilizan un baremo estándar de costes unitarios (es decir, por hectárea o por cabeza de ganado).

Medida según Reglamento (UE) Nº 1305/2013 o Reglamento (UE) Nº 1303/2013

Código Submedida para la programación (cuando corresponda)

OCS (Sí / No)

Comentarios

Ayuda a la formación profesional y capacitación Sí

Ayuda a las actividades de demostración y acciones de información

Sí

(Reglamento 1305/2013) Artículo 14

Transferencia de conocimientos y actividades de información

1

Ayuda a los programas de intercambio a corto plazo y visitas a explotaciones agrarias y forestales

Sí

Ayuda a beneficiarse de la utilización de los servicios de asesoramiento

No

Ayuda a la creación de servicios de gestión, sustitución y asesoramiento para las explotaciones agrarias, así como servicios de asesoramiento forestal

No

Artículo 15 Servicios de asesoramiento, gestión y sustitución de explotaciones agrarias

2

Ayuda a la formación de asesores No

No se permite si la medida se realiza mediante subcontratación púbica Permitida mediante proveedor de la casa

Ayuda a la participación por primera vez en regímenes de calidad

Sí Artículo 16 Regímenes de calidad de los productos agrícolas y alimenticios

3

Ayuda a las actividades de información y promoción llevadas a cabo por grupos de productores en el mercado interior

Sí

69

Ayuda a las inversiones en explotaciones agrícolas

Sí

Ayuda a las inversiones en transformación, comercialización y/o desarrollo de los productos agrícolas

Sí

Ayuda a las inversiones en infraestructuras destinadas al desarrollo, modernización o adaptación de la agricultura y el sector forestal

Sí

Artículo 17 Inversión en activos físicos 4

Ayuda a las inversiones no productivas vinculadas a la realización de objetivos agroambientales y climáticos

Sí

Ayuda a inversiones en medidas preventivas destinadas a reducir las consecuencias de desastres naturales, adversidades climáticas y catástrofes probables

Sí Artículo 18 Reconstitución del potencial de producción agrícola dañado por desastres naturales e implantación de medidas preventiva adecuadas

5

Ayuda a las inversiones para la recuperación del potencial de producción y de terrenos agrícolas dañados por desastres naturales, advers idades climáticas y catástrofes

Sí

Ayuda a la creación de empresas para los jóvenes agricultores

No

Ayuda la creación de empresas para actividades no agrícolas en zonas rurales

No

Ayuda la creación de empresas para el desarrollo de pequeñas explotaciones

No

Artículo 19 Desarrollo de explotaciones agrícolas y empresas

6

Ayuda a las inversiones en la creación y el desarrollo de actividades no agrícolas

Sí

70

Pagos para los agricultores que puedan optar al régimen aplicable a los pequeños agricultores y cedan de forma permanente su explotación a otro agricultor

No

Ayuda para la elaboración y actualización de planes para el desarrollo de los municipios y poblaciones de las zonas rurales y sus servicios básicos, y de planes de protección y gestión correspondientes a zonas de la red Natura 2000 y otras zonas de alto valor natural

Sí

Ayuda a las inversiones en la creación, mejora o ampliación de todo tipo de pequeñas infraestructuras, entre ellas las inversiones en energías renovables y en el ahorro energético

Sí

Ayuda a las infraestructuras de banda ancha, en particular su creación, mejora y ampliación, las infraestructuras de banda ancha pasivas y la oferta de acceso a la banda ancha y a soluciones de administración pública electrónica

Sí

Ayuda a las inversiones en la creación, mejora o ampliación de servicios básicos locales para la población rural, incluidas las actividades recreativas y culturales, y las infraestructuras correspondientes

Sí

Artículo 20 Servicios básicos y renovación de poblaciones en las zonas rurales

7

Ayuda a las inversiones para uso público en infraestructuras recreativas, información turística e infraestructuras de turismo a pequeña escala

Sí

71

Ayuda a los estudios e inversiones vinculados al mantenimiento, la recuperación y la rehabilitación del patrimonio cultural y natural de las poblaciones, de los paisajes rurales y de las zonas de alto valor natural, incluidos sus aspectos socioeconómicos, así como las iniciativas de sensibilización ecológica

Sí

Ayuda a las inversiones que tengan por objeto el traslado de actividades y la transformación de edificios u otras instalaciones situados cerca o dentro de los núcleos de población rural, a fin de mejorar la calidad de vida o los resultados medioambientales de tales núcleos

Sí

Otras Sí

Ayuda a la reforestación y la creación de superficies forestales

Sí

Ayuda a la implantación de sistemas agroforestales

Sí

Excepto su mantenimiento

Ayuda a prevención de los daños causados a los bosques por los incendios forestales, los desastres naturales y las catástrofes

Sí

Ayuda a la reparación de los daños causados a los bosques por los incendios forestales, los desastres naturales y las catástrofes

Sí

Artículo 21 Inversiones en el desarrollo de zonas forestales y mejora de la viabilidad de los bosques

8

Ayuda a las inversiones que aumenten la capacidad de adaptación, el valor medioambiental y el potencial de mitigación de los ecosistemas forestales

Sí

72

Ayuda a las inversiones en tecnologías forestales y de transformación, movilización y comercialización de productos forestales

Sí

Artículo 27 Creación de agrupaciones y organizaciones de productores

9 Ayuda a la creación de agrupaciones y organizaciones de productores en los sectores de la agricultura y la silvicultura

No

Pagos para compromisos agroambientales y climáticos

No Artículo 28 Agroambiente y clima 10

Ayuda a la conservación y al uso y desarrollo sostenibles de los recursos genéticos en la agricultura

Sí

Pagos para adoptar prácticas y métodos de agricultura ecológica

No Artículo 29 Agricultura ecológica 11

Pagos para mantener prácticas y métodos de agricultura ecológica

No

Ayudas de compensación de Natura 2000 para superficies agrícolas

No

Ayudas de compensación de Natura 2000 para superficies forestales

No

Artículo 30 Pagos al amparo de Natura 2000 y de la Directiva Marco del Agua

12

Ayudas de compensación para zonas agrícolas incluidas en planes hidrológicos de demarcación

No

Pagos de compensación a zonas de montaña No

Pagos de compensación a otras zonas con limitaciones naturales importantes

No

Artículo 31 Ayuda a zonas con limitaciones naturales u otras limitaciones específicas

13

Pagos de compensación a otras zonas con limitaciones específicas

No

73

Artículo 33 Bienestar de los animales 14 Pagos a favor del bienestar de los animales No Ayuda a los compromisos silvoambientales No Artículo 34 Servicios silvoambientales y

climáticos y conservación de los bosques

15

Ayuda a la conservación y promoción de recursos genéticos forestales

Sí

Ayuda a la creación y al funcionamiento de grupos operativos de la Asociación Europea para la Innovación en materia de productividad y sostenibilidad agrícolas

Sí

Ayuda a proyectos piloto y al desarrollo de nuevos productos, prácticas, procesos y tecnologías

Sí

Ayuda a la cooperación entre pequeños agentes para organizar procesos de trabajo en común y compartir instalaciones y recursos, así como para el desarrollo o la comercialización de servicios turísticos

Sí

Ayuda para la cooperación horizontal y vertical entre los agentes de la cadena de distribución con miras a implantar y desarrollar cadenas de distribución cortas y mercados locales y para las actividades de promoción en un contexto local relacionadas con el desarrollo de cadenas de distribución cortas y mercados locales

Sí

Artículo 35 Cooperación 16

Ayuda a la acción conjunta realizada para la mitigación o adaptación al cambio climático y para planteamientos conjuntos con respecto a proyectos y prácticas medioambientales en curso

Sí

74

Ayuda a la cooperación entre los agentes de la cadena de distribución en el suministro sostenible de biomasa destinada a la elaboración de alimentos y la producción de energía y los procesos industriales

Sí

Ayuda a estrategias de desarrollo que no sean del DCCL (desarrollo a cargo de las comunidades locales)

Sí

Ayuda a la elaboración de planes de gestión forestal o instrumentos equivalentes

Sí

Ayuda a la diversificación de las actividades agrarias en actividades relacionadas con la atención sanitaria, la integración social, la agricultura respaldada por la comunidad y la educación sobre el medio ambiente y la alimentación

Sí

Otras Sí Contribuciones financieras a las primas del seguro de cosechas, animales y plantas

No

Contribuciones financieras a fondos comunes de inversión para el pago de compensaciones financieras por las pérdidas económicas causadas por adversidades climáticas, el brote de una enfermedad animal o vegetal o de una infestación por plagas, o un incidente medioambiental

No

Artículo 36 Gestión del riesgo 17

Ayuda al instrumento de estabilización de los ingresos

No

Sin simplificación (sólo costes administrativos de la creación del fondo común de inversión)

75

Artículo 40 Financiación de los pagos directos nacionales complementarios para Croacia

18 Financiación de los pagos directos nacionales complementarios para Croacia

No

Ayuda preparatoria Sí Ayuda a la realización de las operaciones conforme a la estrategia de desarrollo local participativo DCCL

Sí

Ayuda a la preparación y realización de las actividades de cooperación del grupo de acción local

Sí

Artículo 35 (Reglamento 1303/2013)

Ayuda al desarrollo local LEADER (DCCL)

19

Ayuda para los costes de explotación y animación Sí Ayuda a la asistencia técnica(con exclusión de la Red Rural Nacional (RRN))

Sí Artículos 51 a 54 (Reglamento 1305/2013)

Asistencia técnica 20

Ayuda a la creación y funcionamiento de la RRN Sí

guía sobre las opciones de costes simplificados (ocs) · fondos europeos estructurales y de...

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