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Guía básicade Relaciones Públicas
para tu negocio
Por: María Elena Monroy
¿Cómo llegar a la prensa de manera pro?
Relaciones Públicas, mucho más que eventos
PR & Branding
PR No es Publicidad, entendiendo las diferencias
Ventajas de las RRPP (para que las ames como yo)
¿Por dónde empezar?
La nota de prensa + modelo
¿Cómo contactar a los Medios?
¿Cómo y cuándo enviar la nota de prensa?
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Contenido
¿Qué son las Relaciones Públicas?
Seguramente si te pregunto qué fue lo primero que pensaste cuando leíste
Relaciones Públicas (RRPP), me dirás que te imaginaste eventos, reuniones
y actividades.
RRPP o Public Affairs (PR) no solo se trata de organizar eventos glamorosos,
o un cóctel con invitados tomándose selfies que compartirán en sus
redes sociales. Las RRPP van mucho más allá de eso.
La definición más reciente Relaciones Públicas fue acordada en 2012 por
la Sociedad de Relaciones Públicas de América (PRSA) que después de
30 años actualizó el término hasta llegar a este concepto :“Las Relaciones Públicas consisten en el proceso estratégico de comunicación que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos”.
Sin embargo, no solo las organizaciones tienen la necesidad de hacer
RRPP, sino también los personas, sobre todo aquellos que trabajan en su Personal Branding, gestión estratégica que permite lograr una mayor visibilidad y efectividad de su Marca Personal.
Para mí, el concepto de RRPP tiene mucho que ver con crear alianzas y tejer redes, basadas en la empatía, la lealtad y solidaridad. Estamos hablando de valores humanos, pues son relaciones entre personas.
Las RRPP son una excelente estrategia del Plan de Comunicaciones porque
permiten que la marca conecte con sus audiencias clave: clientes, aliados, proveedores y hasta con su competencia.
PR & Branding
La función de las RRPP no es vender específicamente sino potenciar el
branding, mejorar la reputación, mejorar las relaciones con los públicos
de interés, ganar adeptos.
Para lograr esto se debe pensar en el largo plazo, hay que diseñar una
estrategia con acciones sostenibles en el tiempo que permitan sembrar valores,
mensajes clave y sobre todo cosechar relaciones fructíferas.
Las RRPP son proactivas y para eso estudia las Comunicaciones Internas y
externas y diseña manuales y prevé escenarios.
Se caracterizan por trabajar desde lo auténtico, honesto y la
transparencia.
Aunque las RRPP al igual que la Publicidad forman parte de la famosa “P” de
Promoción de Phillip Kotler, RRPP no es publicidad y no son términos
intercambiables o que pueden ser usados indiscriminadamente.
Un mensaje de publicidad es pagado Es difícil generar credibilidad con
tan solo un mensaje publicitario porque el público sabe que el cliente o
la agencia de publicidad pagó por ese mensaje.
Las Relaciones Públicas se esfuerzan por obtener una cobertura
mediática y para que eso sea posible, es necesario que el mensaje sea
valioso. El mensaje en sí mismo es mucho más persuasivo que un anuncio de
publicidad.
Las RRPP son valiosas para generar percepciones positivas, credibilidad, y
para construir relaciones que más adelante podrían ayudar a incrementar las
ventas. Ninguna de estas cosas pasa de la noche a la mañana. Lleva
tiempo y esfuerzo, un esfuerzo estratégico, previamente direccionado y
un buen pensado plan de acción.
No puedes esperar hacer un poquito de PR y obtener grandes resultado.
El impacto de las RRPP se ve en el tiempo, a largo plazo con repetición y
la siembra de mensajes clave en público objetivo.
PR no es publicidad
En 1967, Philip Kotler, el padre del marketing moderno, definió el célebre modelo de las 4 P's: Producto, Precio,Plaza y Promoción
Ventajas de las RRPP
Las RRPP permiten diseñar y manejar la reputación de marca.
RRPP se basa en construir relaciones significativas. Todo negocio se basa
en conexiones y las Relaciones Públicas ayudan a construir vínculos
importantes a corto y a largo plazo.
Tejen relaciones con medios de comunicación y, claro está, con periodistas
especializados cuyo impacto en la opinión pública y reputación es tan
destacada que son influenciadores.
Ayuda a identificar quiénes son tus públicos. Las RRPP permiten
identificar y vincularte con tus audiencias. Esta construcción de
relaciones puede tener lugar tanto on line como off line, a nivel nacional
como internacional.
Ofrece un abanico de soluciones comunicacionales para cada marca. No
solo se trata de relaciones o coberturas con los medios de comunicación.
Cada marca tiene sus propios desafíos que deben ser encarados con una
adecuada estrategia comunicacional.
Las RRPP impactan en el Social Proof. Los medios tradicionales siguen siendo
importantes como grandes vitrinas que logran conectar con un público
diverso. La publicación de una nota de prensa o entrevista en un medio de
comunicación especializado se convierte en un activo intangible de gran
valor para cualquier marca, pues ese medio de comunicación será referencia
de tu negocio.
Es recomendable que hagas tu propio archivo de apariciones en medio
y mejor aún si en tu Blog o sitio web publicas una sección de prensa
donde muestres tu interacción con medios y los temas que has abordado.
Tener relaciones con un periodista es positivo esa persona puede ayudarte en
caso de que la marca personal o tu negocio tenga fallo de reputación
1. Formulación de objetivos comunicacionales
2. Definición de audiencias clave (medios y periodistas)
3. Define Mensajes clave Define acciones
¿Por dónde empezar?
Los emprendedores somos multitasking y dentro de nuestras actividades tene-
mos que hacer nuestras propias RRPP.
Si luego de un análisis de las Comunicaciones de tu marca concluyes que
amerita relacionamiento con Medios de Comunicación, entonces te
recomiendo seguir estos pasos:
Una de las prácticas de RRPP más empleadas son: los media tour o
gira de medios (radio, TV, prensa), envíos de press reléase o notas de
prensa, ruedas de prensa o contactos uno a uno entre el periodista y el
vocero.
En este caso nos vamos a enfocar en el envío de una nota de prensa
o press release.
Nota de prensa: el anzuelo perfecto
La nota de prensa comunica un hecho de interés periodístico. Es la
manera de captar la atención de un medio de comunicación para que
logre difundirla en sus audiencias, mediante la publicación de la misma en
medios impresos o digitales, o través de una entrevista en radio o TV.
¿Qué le interesa a un periodista?
Aquí vamos a mencionar al InboudPR tendencia en la que el contenido es el
rey. Por lo tanto, la nota de prensa debe aportar valor al ofrecer: data,
cifras, tendencias y novedades del producto o servicio.
Contextualizar nuestro producto o servicio y ofrecer una solución, tips,
destacar los beneficios para los usuarios, es la mejor manera de transmitir una
noticia relacionada a nuestra marca.
InkHouse, una agencia estadounidense de relaciones públicas, destacó en un
estudio que la nota de prensa sigue manteniéndose como la información
corporativa que genera mayor confianza entre un elevado número de
personas, especialmente en los segmentos de población de más de 35
años de edad.
Atributos de una nota de prensa:
Relevancia: una nota de prensa es importante cuando el contenido es
contextualizado. Un negocio puede enviar un comunicado de prensa
anunciando inauguración de nuevas oficias, el lanzamiento de una nueva
línea de producción, la incorporación de nuevos talentos humanos, la
realización de un evento; para hacer que estos anuncios sean noticia para la prensa se debe hacer investigación y determinar cómo dicho anuncio puede impactar a la industria o nicho de mercado.
Pertinencia: Al redactar la nota de prensa debemos pensar en que el
comunicado es oportuno y se corresponde al contexto en el que nos
desenvolvemos. Vincular a la nota de prensa con temas sociales, estudios recientes, tendencias o notas de actualidad permitirá lograr nuestro objetivo final: aparecer en un medio de comunicación en forma de noticia.
Estructura de la nota de prensa:
La nota de prensa tiene unas características periodísticas, debe cumplir con
las 5WH:
Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Por qué.
Who, What, When, Where, Why
Al responder a las 5WH en el primer párrafo desarrollamos el lead. Lo
recomendable es que responda a las Wh’s más relevantes de lo que queremos
comunicar.
La redacción debe corresponderse a la pirámide invertida (lo más importante
debe ir al principio, lo menos importante al final o en la cola).
El cuerpo: es el desarrollo más o menos sintético de los distintos datos que
soportan el hecho noticiable. En el cuerpo desarrollas:
Hechos que expliquen y amplían el lead
Datos que ayudan a contextualizar los hechos.
Posiciona los mensajes clave de tu marca
La cola: datos accesorios o menos relevantes.
Lo ideal es escribir párrafos cortos, con oraciones sencillas: sujeto, verbo y
predicado. Cada párrafo debe comunicar una idea distinta al anterior.
Modelo de una nota de prensa
LOGONOTA DE PRENSA
Título de la nota de prensa (sujeto, verbo, predicado)
(Ciudad, mes, año).- El primer párrafo es el más importante de la nota de prensa, debe captar la atención del lector con un lenguaje sencillo y directo ofreciendo la información más relevante y normalmente cuando se habla de una marca responde al quién, qué y cuándo.
Luego del primer párrafo o lead, se añada información que complemente los datos ofrecidos. Recuerda contextualizar los hechos con la situación país, para que este acontecimiento tenga cabida en tu nicho de mercado.
Una nota de prensa corporativa puede informar sobre el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la creación de alianzas, el crecimiento del negocio, la realización de un evento o el recibimiento de un nn reconocimiento.
La extensión ideal de una nota de prensa no debe exceder la cuartilla y media y debe enviarse en formato editable Word para facilitar el trabajo del periodista y se puede acompañar con una imagen de buena calidad y resolución en formato jpg.
El boletín de prensa debe tener entre cuatro a seis párrafos de cuatro líneas cada uno, y cada párrafo debe ofrecer una idea. Debemos procurar sembrar los mensajes clave de la marca en el cuerpo del boletín. Se debe redactar en un tono neutral y en tercera persona, sin exageraciones y sin muchas adjetivaciones.
“El argumento que exprese el vocero de marca debe ser lo suficientemente sólido y valioso para captar la atención del periodista y lograr una entrevista en radio, tv o prensa. Normalmente el vocero ostenta un cargo que le permite tener una visión global y completa del negocio”.
En los últimos párrafos se puede ofrecer información complementaria y un call to action para tener contacto con la marca, mediante la visita a locales físicos, el envío de un correo o el seguimiento de las redes sociales y sitio web.
*Boilerplate es una una breve descripción de su empresa o marca que proporciona un poco de informaciónbásica a la prensa, tales como tiempo en el mercado, nicho, trayectoria, premios obtenidos, sitio web, redessociales y correo electrónico. Puede ser actualizado cada cierto tiempo y puede ser enviado en todas lasnotas de prensa.
Contacto de prensa y RRPP:Nombre de la persona a la que los medios deben dirigirse en caso necesario Cargo Nombre de la empresaTeléfono
¿Cómo contactar a los Medios de Comunicación?
Para iniciar relaciones con Medios de Comunicación debemos tomar en
cuenta dos elementos esenciales:
¿Cuál es el mensaje que voy a posicionar?
¿A cuáles periodistas me voy a dirigir?
Los periodistas reciben mucha información a diario en sus bandejas de
entrada de email y como tú muchas personas querrán contactarlos. Me
imagino que te preguntarás cómo resultar interesante para un periodista y
poder ser tomado en cuenta. La diferencia entre tú y las otras personas es que
una vez que selecciones al periodista debes ofrecerle un contenido de
valor, interesante para que el periodista publique tu información y desee
entrevistarte para obtener más detalles.
1) Nadie mejor que tú debe conocer a los periodistas y medios que son
importantes para tu marca. Así como tú estás en Redes Sociales, los periodistas
y los programas tienen sus redes. Normalmente comparten su correo electrónico
en la bio. Muchos periodistas están trabajando en su Marca Personal, algunos
tienen sus propios blogs o sitios web. Emplea esta vía para hacer un primer
Una de las prácticas de RRPP más empleadas son: los media tour o gira
de medios (radio, TV, prensa), envíos de press reléase o notas de prensa,
ruedas de prensa o contactos uno a uno entre el periodista y el vocero.
En este caso nos vamos a enfocar en el envío de una nota de prensa o
press release.
1 El Informador María Pérez [email protected] 041445367 @mperez @mperez
2 La Nota del Día José López [email protected] 041677791 @jlopez @jlopez
N° Medio contacto correo Teléfono Twitter Instagram
contacto, con un mensaje corto y claro solicitando un correo de electrónico
para enviarle nota de prensa.
Selecciona a los medios de comunicación adecuados, del mismo modo que
seleccionas a los compradores de tus productos. Investiga sobre qué escriben,
cuáles temas les interesan para que puedas establecer una comunicación genuina.
2) Levanta una base de datos. Una vez que hayas seleccionado los
medios y periodistas, es hora de recoger y ordenar la data para que vayas
creando tu propio directorio. Aquí te dejo un modelo:
¿Cómo y cuándo enviar la nota de prensa ?
En formato editable Word, recuerda que los periodistas no tienen tiempo de
transcribir.
Envía la nota de prensa durante la mañana.
Puedes acompañarla con una imagen de buena calidad y buena resolución.
¡No muy pesada! Envíala en .jpg
Al dirigirte al periodista o al productor hazlo de manera cordial y amable,
ofreciéndole información de interés sobre la marca. Puedes ofrecerle también
una muestra de tu producto o servicio para lograr un intercambio
ganar-ganar
Si tienes un evento, lanzamiento, debes enviarle al menos un mes antes o 6
semanas antes del mismo. Los medios de TV y radio trabajan bajo producción
con una agenda temática previamente establecida y enviar la nota con
tiempo permite dar un margen para coordinar la entrevista
Recuerda redactar el Boiler plate (mira el Modelo de nota de prensa) y
agregar los botones con hípervinculo hacia tus redes sociales y sitio web,
donde el periodista podrá encontrar más información de utilidad.
Una vez enviada la nota de prensa, espera al menos un par de días para
empezar a monitorear la publicación de la misma en medios. Haz un “push”.
Llama a los periodistas para confirmar que hayan recibido la nota y
agradéceles su tiempo. No seas spam y no exageres. No envíes el comunicado
una y otra vez. Si no te responden, entonces simplemente n están interesados
o están ocupados, respeta eso. No pierdas tu tiempo y ¡sigue adelante!
¿Cómo contactar a los Medios de Comunicación?Una buena práctica:
Enviar la nota de prensa es un gancho para poder salir en medios de
comunicación, pero estamos hablando de relaciones, contacto más humano y
cálido.
Una vez lograda la entrevista, podemos llevar un obsequio/muestra de
nuestro trabajo tanto para el periodista como para el productor y por qué
no también para que puedan regalar una muestra a la audiencia.
Anunciar la entrevista con un flayer en nuestras redes sociales y hacer
una cobertura on line de la entrevista (con fotos y transmisiones en vivo en
redes) es un excelente mix de medios para lograr amplificar el mensaje. No
debe faltar la foto del entrevistado con el periodista en el set y la respectiva
publicación en agradeciendo el espacio. Recuerda mencionar al periodista,
blogger o influyente y al medio de comunicación. También da “follow back”. De
esta forma, muestras tu aprecio y es un gesto agradable porque estás
apoyando su reputación, consiguiendo más tráfico a sus sitios digitales y
posiblemente más seguidores.
En mi experiencia, esta sencilla pero poderosa práctica es muy importante
y ha logrado incrementar hasta en más de 15% los usuarios de seguidores
en Instagram cada vez que se logra una entrevista en TV. De ello dan fe
los números de seguidores de Instagram de mi estimado barista internacional
@gustavopaparoni.
Cuando empieces la relación con periodistas e infuenciadores, te
recomiendo profundizarla un poco más organizando un encuentro con
medios. Es el momento preciso para que te destaques y ofrezcas lo mejor
que sabes hacer. Dependiendo de tu negocio, puedes hacer un “show room”;
un cóctel, una tarde de degustación; o entregarles pase VIP a una de tus
conferencias o talleres, etc. En ese ambiente distendido podrás conversar de
tú a tú y ofrecer información sobre tu negocio, así como conocer un poco más
al periodista.
Las buenas obras son recordadas. Estás construyendo buenas relaciones.
Estoy segura de que les encantará saber de ti más adelante. Recuerda seguir
sus pasos en redes, y también apoyar al periodista con un “Like”, o un retuit de
sus artículos o trabajos y sobre todo agradecerle el valioso apoyo que te
han brindado. De esto se trata: de gestar relaciones a largo plazo y dar
siempre las “gracias”.
Y, ¿tú... ya estás pensando en redactar tu nota de prensa?
María Elena Monroy Herrera
@mariemonroy/ +58 4143960271
Comunicaciones, RRPP y Marketing
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Sobre la autora:
María Elena Monroy
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