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ID-SC-173.3 – GUIA PARA EL CLIENTE IMPORTADOR TRACES - ES – 04.05.17

1 Ecocert France SAS – Capital 1.226.200 € – BP 47 – Lieudit Lamothe Ouest – 32600 L’Isle Jourdain

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GUÍA PARA EL CLIENTE

En este documento se explica cómo crear un acceso al sistema TRACES e iniciar su

solicitud para importar un producto ecológico en la UE.

También puede consultar la guía USER MANAGEMENT (Gestión de usuarios) que se encuentra en el sitio

web de TRACES.

RESUMEN

1. ¿Qué es TRACES? Trade Control and Expert system .................................................................. 2

2. ¿Cómo crear su acceso a TRACES? .............................................................................................. 2

2.1. Para crear una cuenta en ECAS ........................................................................................ 3

2.2. Para crear una cuenta en TRACES .................................................................................... 5

2.3. Creación del perfil de su empresa .................................................................................... 7

3. Para crear un COI ......................................................................................................................... 9




1. ¿Qué es TRACES? Trade Control and Expert System

TRACES (Sistema experto de control del comercio) es una aplicación web de la Comisión

Europea.

Para importar un producto ecológico en la Unión Europea, deberá cumplir con la legislación de la

UE y, en particular, con las normas sobre alimentos ecológicos y en general.

Los importadores de productos ecológicos deben registrarse ante un organismo de control o

autoridad de control.

Todos los envíos de productos ecológicos importados de países que no pertenezcan a la UE, a

excepción de aquellos del Espacio Económico Europeo y Suiza, deben contar con un certificado

de inspección.

Este certificado es emitido ahora, mediante la herramienta informática TRACES, por:

- el organismo de control del exportador;

O,

- el importador puede iniciar el certificado de inspección (COI, por sus siglas en inglés) y

enviarlo al/a los organismos de control para su validación.

El certificado de inspección original debe presentarse junto con los productos ecológicos

importados ante la autoridad del Estado Miembro correspondiente.

Generalmente, será la autoridad del punto de entrada al territorio, es decir, el punto desde el

cual se otorga el permiso para libre circulación dentro de la Unión.

Los importadores y primeros consignatarios deben estar registrados en el sistema

TRACES para poder emitir el certificado de inspección para la próxima importación.

2. ¿Cómo crear su acceso a TRACES?

Primero, debe crear un acceso al Sistema de Autorización de la Comisión Europea (ECAS, por sus

siglas en inglés). Esto es una capa de seguridad obligatoria.

Nota: Si ya tiene un acceso ECAS, no es necesario que repita el procedimiento; puede ir directamente al capítulo 2.2.




2.1. Para crear una cuenta en ECAS

Diríjase al siguiente enlace: https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Haga clic “Sign up for TRACES” (Registrarse en TRACES).




Accederá entonces a la pantalla de registro para iniciar sesión en la UE:

En la esquina superior derecha puede elegir su idioma:

Complete todos los campos del formulario: "Username" (nombre de usuario), "First name" (nombre), "Last name" (apellido), "E-mail" (debe repetir la dirección de correo electrónico en el campo siguiente para confirmar la dirección), "E-mail language" (idioma para correos electrónicos) y "Code" (código)

Para la dirección de correo electrónico: le recomendamos que elija su dirección de correo electrónico profesional individual.

Tras completar todos los campos, haga clic en el botón "Create an account" (Crear una cuenta).

Una vez que haya enviado la solicitud, se le enviará un mensaje de correo electrónico automáticamente con un enlace para crear su contraseña. Tendrá 90 minutos para hacer clic en el enlace (este expirará cuando hayan transcurrido 90 minutos).

Si no recibe este mensaje de correo electrónico automático, puede encontrar ayuda en esta página: https://webgate.ec.europa.eu/cas/contact.html.




2.2. Para crear una cuenta en TRACES

Haga clic en el siguiente enlace: https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login.

Ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña de ECAS.

Seleccione su idioma en la lista desplegable que hay en la esquina superior derecha de la página

de inicio:

Ingrese al sitio web y haga clic en “Log into Traces” (Iniciar sesión en Traces).

Nota: Será redirigido al inicio de sesión UE en donde podrá ingresar sus credenciales. Antes de ingresar su nombre

de usuario y contraseña, verifique que esté seleccionado el mismo dominio (CE, Externo) que el dominio en el cual

creó su cuenta para iniciar sesión en el sitio de la UE.

� Seleccione el tipo de organización que es usted => “OPERATOR” (OPERADOR)




Busque su empresa, por si otro integrante de su empresa ya ha creado el perfil para esta.

El campo "Country" (País) es obligatorio.

� Si su empresa no existe, vaya directamente al Capítulo 2.3 para crear el perfil de su

empresa.

Si su compañía ya figura allí, selecciónela: haga clic en la casilla de verificación y en el botón

verde “Request authorization” (Solicitar autorización).




Para enviar su solicitud, haga clic en el botón azul “Send authorization request” (Enviar solicitud de autorización).

� El estado de su solicitud es “Requested” (Solicitud enviada). Recibirá una notificación por correo electrónico una vez que su perfil sea validado por las autoridades competentes de su país y/o la Comisión Europea.

2.3. Creación del perfil de su empresa

Haga clic en el botón verde “Create a new operator” (Crear nuevo operador).

Ingrese los detalles de su organización, tales como:

• Name (Nombre)

• Country (País)

• City (Ciudad)

• Address (Domicilio)

• E-mail: Para recibir la notificación cuando su acceso sea validado.




Nota: Los campos obligatorios están indicados con un asterisco. Es imprescindible que ingrese su información aquí

ya que de lo contrario, no podrá guardar la solicitud.

Ingrese el identificador único de su

organización y elija su Type (Tipo) en la

lista.

Puede añadir más identificadores.

En el campo “Section chapter” (Rama de actividad), elija “ORGANIC” (Ecológico):

Haga clic en “+ Add details” (Añadir detalles) para proporcionar información útil como su

actividad => “Organic Importer” (Importador de productos ecológicos).

Por defecto, ingrese “Organic importer”.




Por último, haga clic en el botón azul “Create a new operator” (Crear nuevo operador). Para confirmar su solicitud, haga clic en el

botón azul “Send authorization request”

(Enviar solicitud de autorización).

� Su perfil ha sido creado. El estado de su perfil/rol es “Requested” (Solicitud enviada).

Recibirá una notificación por correo electrónico para confirmar la validación de su perfil.

Cuando su perfil/rol en el sistema TRACE sea aprobado por las autoridades competentes de su

país y/o la Comisión Europea, el estado será "Valid" (Válido).

3. Para crear un COI

Es posible iniciar el proceso de creación de un certificado de inspección (COI) con el sistema

TRACES.

En este caso, ingrese al siguiente enlace y siga los pasos que se describen en el sitio web:

https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/COI/Create%20a%20new%20COI.htm

Una vez hecho eso, envíe el número de borrador del certificado a su proveedor (exportador),

quien lo mencionará en su solicitud de COI a su organismo de control.

AYUDA EN LINEA DE TRACES (en Inglés unicamente) : https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/Home.htm

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