manual aplicación coi 7.0

INTECH-DIVISIÓN ASPEL

ASPEL-COI

VERSION 7.0.1

MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL.

Soporte Técnico InTech-División ASPEL

Sistema de Contabilidad Integral.



ASPEL-COI NIVEL

BÁSICO


1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición

1.2 Objetivo del Curso

2. INICIO DE OPERACIONES

2.1 Definición

2.2 Abrir empresa

2.3 Instalación de la Base de Datos

2.4 Cambio de período

2.5 Cerrar Empresa

2.6 Salir

2.7 Barra de herramientas

2.8 Teclas de Acceso rápido

2.9 Operaciones de Aplicación General

2.10 Calculadora

2.11 Uso de la ayuda del sistema

3. CATÁLOGOS

3.1 Definición

3.2 Catálogo de departamentos

3.3 Catálogo de monedas

3.3.1 Histórico de tipos de cambio

3.4 Catálogo de cuentas

3.4.1 Agregar o modificar cuentas

3.5 Catálogo de cuentas departamentales

3.6 Operaciones con cuentas

3.6.1 Asignación de cuentas departamentales

3.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas

3.7 Asociación de cuentas


ASPEL-COI NIVEL

BÁSICO


3.8 Catálogo de tipos de pólizas

3.9 Catálogo de conceptos de pólizas

3.10 Catálogo de pólizas

3.10.1 Alta / Modificación de pólizas

3.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas

3.10.3 Operaciones con pólizas

3.10.4 Copiar y Pegar Pólizas

3.10.5 Documentos asociados

3.10.6 Pólizas modelo y pólizas modelo inteligentes

3.11 Catálogo de tipos de activos

3.12 Catálogo de Activos

3.13 Tabla de I.N.P.C.

4. CONSULTAS

4.1 Consulta de catálogo de cuentas

4.2 Consulta de pólizas

4.3 Consulta de balanza de comprobación

4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos

4.5 Consulta de auxiliares

4.6 Consulta de catálogos de activos

4.7 Consulta y validación de CFDIs y documentos asociados

5. PROCESOS

5.1 Administrador de periodos

5.1.1 Crear nuevos periodos

5.1.2 Eliminación de períodos

5.1.3 Traspaso de saldos

5.1.4 Auditar / Desauditar período

5.1.5 Directorio de trabajo



5.2 Borrado de Movimientos

5.3 Contabilización

5.4 Consolidación

5.5 Balanza anual

5.6 Póliza de ajuste cambiario

5.7 Póliza de cierre

5.8 Integración de pólizas

6. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

6.1 Definición

6.2 Configuración y definición de datos

6.2.1 Datos fiscales de proveedores y terceros

6.2.2 Configuración de catálogos

6.2.3 Captura de asientos contables

6.2.4 Generación de XML

7. EMISIÓN DE REPORTES

7.1 Generales

7.2 Especificar Impresora

7.3 Emisión de Reportes

7.4 Reporte de catálogo de cuentas

7.5 Reporte de seguimiento de presupuestos

7.6 Reporte Emisión de Pólizas

7.7 Reporte Balanza de Comprobación

7.8 Reporte Diario General

7.9 Reporte de Auxiliares

7.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos

7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos

7.12 Reportes Financieros



7.12.1 Balance General

7.12.2 Estado de Resultados

7.12.3 Libro Mayor

7.13 Reportes del Usuario

8. UTILERIAS

8.1 Respaldo de archivos

8.1.1 Generación de respaldo

8.1.2 Reinstalación de respaldo



ASPEL-COI NIVEL BÁSICO

OBJETIVO

Al término de este curso el usuario tendrá los conocimientos necesarios para realizar la

captura, modificación y eliminación de los datos en los catálogos del sistema, asimismo,

conocerá las herramientas disponibles para extraer la información contable que requiera,

como reportes de Pólizas, Estados de resultados y Balance general, entre otros,

permitiendo así el trabajo con el sistema y la automatización de su registro contable.

También se revisarán los procesos más importantes para el manejo de la información

como el manejo de pólizas y periodos.

Es importante mencionar que el curso está dividido en 3 niveles: Básico, Intermedio y

Avanzado, en el nivel Intermedio se le dará continuidad a esta primera parte, en la que el

participante obtendrá más herramientas para explotar el sistema y la información en él

almacenada, por lo que algunos temas se analizarán con mayor detenimiento en los

cursos Intermedio y Avanzado.



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición

ASPEL-COI 7.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de

la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la información en

catálogos, los cuales son básicamente cuentas, cuentas departamentales, rubros de

cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, pólizas, conceptos de pólizas, tipos

de pólizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa.

El sistema ofrece varios catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los

giros más comunes, no obstante, para diseñar el catálogo de cuentas que se adapte a las

necesidades específicas de la empresa se permite su modificación, teniendo la opción de

comenzar con un catálogo completamente diferente o importar el catalogo desde Excel.

También permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia

tecnológica, ya que es posible generar la Declaración Informativa de Operaciones con

Terceros (DIOT) permitiendo la máxima explotación de la información de forma muy

sencilla, tomando en consideración las reformas fiscales vigentes.

En esta versión, se agrega un nuevo catálogo que permite manejar presupuestos anuales,

mensuales y acumulados a las cuentas. En este catálogo se podrán dar de alta los

presupuestos, aunque también es posible cargarlos desde una hoja de cálculo. Además, es

posible modificar el presupuesto actual del periodo, también se podrá consultar y realizar

algunas funcionalidades que proporciona la consulta del periodo, también se podrá

consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por último,

dichos Presupuestos podrán aplicarse a las cuentas departamentales.

También se cuenta con dos módulos para clasificar la información de una manera

mejorada para la empresa:

Centros de Costos: Este catálogo contiene los centros de costos de la empresa y se

podrán asignar a las cuentas para una mejor clasificación de la información.



Proyectos: Con esta opción es posible conocer todos los proyectos que hay en el

sistema y así poder asignar a los movimientos de cuentas en pólizas el proyecto al

que pertenezcan.

ASPEL-COI asegura la información almacenada y generada en el sistema sea integra en

cualquier momento, proporciona además diversas utilerías con las que se le puede dar

mantenimiento periódicamente.

Los reportes financieros más importantes como son: Balanza de comprobación,

Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libros mayor y Diario general,

podrán ser generados fácilmente a partir de la información contable capturada.

A partir de la información de activos capturada se podrán generar los reportes de

depreciación, entre los que destacan: Depreciación contable, con valores actualizados

anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuestos sobre la Renta),

impuesto a los activos fijos, deducción y proyección de depreciación.

Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la información que

genera incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinámica interface

que se tiene con Microsoft Excel, en cuya barra de herramientas se agregan varios

botones que permiten acceder en cualquier momento a la información de ASPEL-COI,

evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de declaraciones fiscales de la

empresa.

Para una administración integral y eficiente, ASPEL-COI mantiene interface con los

demás sistemas de la línea: ASPEL-BANCO, ASPEL-CAJA, ASPEL-NOI Y ASPEL-SAE,

concentrando fácil y eficazmente toda la información contable de la empresa.




Al termino de este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios para realizar

la configuración, captura, modificacion ye liminacion de los datos en los catalogos del

sistema, asimismo, conocera las herramientas disponibles para extraer la información

contable que requiere, como reportes de Polizas, Estados de resultados y Balance genral,

entre otros, permitiendo asi el trabajo con el sistema y la automatización de su registro

contable.

Conocerá también el manejo del DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con

Terceros) e IETU (Impuesto Empresarial a Tasa Única) dentro de ASPEL-COI 6.0, además de

los diferentes reportes financieros y consultas que presenta el sistema para una mejor

interpretación de la información.

Es importante mencionar que el curso está dividido en 2 niveles: Propedéutico y

Certificación, en el nivel Certificación se le dará la continuidad a esta primera parte, el

participante obtendrá más herramientas para explotar el sistema y la información en el

almacenada, por lo que algunos temas se analizaran con mayor determinación en el Curso

Certificación.



2. INICIO DE OPERACIONES.

2.1 Definición.

Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:

A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio. Mediante el explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta

donde fue instalado el sistema. Desde la opción Inicio/Ejecutar. Mediante el icono creado en el grupo de programas.

2.2 Abrir empresa.

Ruta de Acceso:

Al iniciar una sesión con el sistema. Menú Archivo, Abrir empresa. Desde la barra de herramientas con el botón.

Manejo:

Cómo funciona el proceso: Cuando es la primera vez que accedes al sistema, se

mostrarán varias ventanas antes de la ventana de Abrir empresa. Para accesos

posteriores, también dependerá de los procesos pendientes por realizar, como

podemos citar la activación del sistema la configuración de la empresa, entre

otros.

Para acceder al sistema: Si es la primera vez que accedes al sistema, en el campo

"Usuario" se sugerirá el nombre del usuario "Administrador" y éste por omisión

tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema anota la clave

de acceso temporal "Aspel1" o teclea F8. Posteriormente, por seguridad te

recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el módulo de perfiles del

usuario por una que sólo el administrador conozca. Recuerda que esta clave será la

única que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dará acceso

total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que sólo debe ser conocida



por el responsable de la instalación, manejo y administración del programa o

empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema



2.3 Instalación de la Base de Datos/Asistente para la configuración de ASPEL-COI 7.0.

Ruta de Acceso:

Al instalar el sistema y no tener una base de datos por omisión.

Qué es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fácilmente tu empresa,

definiendo ciertos parámetros que son indispensables para empezar a trabajar con el

sistema ASPEL-COI. Si eres usuario de ASPEL-COI de otras versiones (5.x y 6.0) el sistema

te permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema.

En términos generales mediante el asistente podrás:

Configurar los datos de tu empresa.

Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los parámetros de

la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios.

Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, así como definir

sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso).

Crear tu base de datos.

Manejo:

Cómo funciona el proceso: El asistente se presentará cada vez que accedas al

sistema y mientras trabajes con la base de datos Ejemplos y una vez utilizado para

crear o configurar la base de datos de la primer empresa, para la creación de la

base de datos de las demás empresas deberás acceder a él posteriormente desde

el Menú Configuración / Agregar empresa. Este asistente también se desplegará al

abrir la empresa y está por alguna razón no tenga asociado un alias o conexión,

para este caso deberás usar la opción "Conectarse a una base de datos existente".

El asistente podrá ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la

configuración de la empresa, ya que podrás realizarla posteriormente sin ningún

problema. Solo deberás tomar en cuenta, que una vez iniciado el proceso el alias



asociado a la empresa se creará de manera automática, pero eso no significa que

posteriormente no puedas reanudar el proceso desde el asistente. Al acceder al

asistente deberás seguir los siguientes pasos:

Paso 1.- El asistente te desplegará una pantalla de Bienvenida.

Paso2.- Selecciona la opción que requieras.

Crear una nueva base de datos: El asistente creará una nueva base de datos.



Qué es: Este proceso permite crear una base de datos nueva para la empresa en la cual

estés trabajando.

Traducir de una versión anterior: Con lo generado en una versión anterior, el

asistente traducirá los datos para trabajar en ASPEL-COI 7.0.

Qué es: El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la información contable

definida en versiones anteriores (Aspel - COI 5.0, 5.5, 5.6, 5.7 y 6.0) para que esta pueda

ser leída por la versión 7.0. Te recomendamos que ejecutes este proceso antes de

capturar movimientos, para que no se sobrescriba la información anteriormente

capturada. Podrás traducir los archivos de datos, los parámetros del sistema y los perfiles

del usuario.



Conectarse a una base de datos existente: Si tienes una base de datos ya existente

diferente a la de Ejemplos, selecciona el alias o conexión de la base de datos.

Conectarse a la base de datos Ejemplos: En esta opción trabajarás directamente

con la base de datos que el sistema ofrece por omisión.

Observación: Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo

lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa,

pero si te faltara definir algún punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente

dentro del sistema podrás definir la información que te haga falta; en cada sección del

ayuda que habla del asistente se te indicará donde puedes consultar y modificar el campo

en cuestión.

2.4 Cambio de período/Administrador de periodos.

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Administrador de periodos. Desde la Barra de herramientas, con el botón.

Qué es: En este módulo se encuentran los periodos dados de alta en la empresa.



2.5 Cerrar Empresa

Ruta de

Acceso:

Menú Archivo, Cerrar empresa.

Desde la Barra de herramientas, con el botón.

Qué es: Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra

empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.

Observaciones: Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarán

exclusivamente a la contabilidad de la empresa que elegiste. Recuerda que es necesario

que las empresas con las que laboras, estén Registradas dentro del sistema o las tengas

dadas de alta para poder acceder a estas.

2.6 Salir.

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Salir.


Qué es: Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión del sistema.



2.7 Barra de herramientas.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Preferencias, Barra de herramientas.

Colocar el cursor del ratón sobre la Barra de herramientas, oprimir el botón

derecho del ratón y elegir la opción Personalizar.

Qué es: Es un conjunto de botones, que se encuentran agrupados en la parte superior de

las ventanas. Su objetivo es ejecutar de inmediato las opciones más importantes. Cada

botón cuenta con una imagen, una leyenda, y opcionalmente una etiqueta; las cuales en

diferente forma indican el funcionamiento del botón. Las barras de herramientas

permiten organizar las opciones del sistema de forma que se puedan encontrar y utilizar

rápidamente. Se pueden personalizar fácilmente, por ejemplo, se pueden agregar y quitar

menús o botones, crear barras de herramientas personalizadas, las puedes ocultar,

mostrar y mover.

Botones.

Nuevo Te permite agregar un botón a la barra de herramientas.

Renombrar Permite cambiar el nombre de la barra de herramientas.

Borrar Elimina la barra de herramientas.

Reiniciar Restablece a su estado original la barra de herramientas

Manejo.

Cómo funciona el

proceso

Para desplegar la ventana despliega el menú contextual, ubicando el cursor del ratón sobre la barra de herramientas, después oprime el botón derecho del ratón y selecciona la opción Personalizar. Para añadir un botón a la barra de herramientas oprime con el botón izquierdo de tu ratón la pestaña "Comandos".Procedimiento para agregar botones a la barra actual

Elige el botón que requieras de la barra de comandos disponibles. Arrastra el botón hacia la barra de herramientas, ubicando el botón en la

posición que lo deseas colocar.Procedimiento para quitar botones de la barra actual

1. Elige de la barra de herramientas, el botón que no utilizas con frecuencia o que no requieres visualizar.

2. Arrastra el botón hacia la ventana Personalizar menús de Aspel-COI



Observaciones: El sistema asigna en forma predeterminada la función de cada botón, por

lo que no será posible modificarla.

2.8 Teclas de Acceso rápido.

Qué es: Son las combinaciones de teclas que te ayudarán a obtener un acceso más rápido

a los catálogos del sistema, o a realizar alguna función específica, sin necesidad de buscar

en la barra de menú la función deseada. Para identificar las teclas de acceso rápido

observa a detalle la barra de menú y encontrarás una letra subrayada en cada una de las

opciones del menú.

Manejo, cómo funciona el proceso.

Existen dos tipos de teclas de acceso rápido:

1. Las que se indican con una letra subrayada en cada uno de los textos que se

encuentran en la barra de menú, si es una opción del menú principal ésta debe ser

activada con la combinación de teclas: Alt + "la letra subrayada". "

Nota: Recuerda que para ver las teclas de acceso rápido en Windows ® 2000 y XP, debes

presionar la tecla Alt para que puedas visualizar los textos con una letra subrayada, las

cuales te indican las teclas de acceso rápido.

Ejemplo: Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica

que es una tecla de acceso rápido, y ésta puede ser activada mediante la combinación de

ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opción a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la

opción a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submenú, sólo es necesario

presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opción deseada.



2. También existen teclas de acceso rápido que se presentan frente a las opciones

que se despliegan al momento de seleccionar alguna de las funciones de la barra

de menú, las cuales te indican las teclas que se deben de presionar.

Ejemplo: En el menú Edición se encuentra la opción Copiar frente a la cual se encuentra el

texto "Ctrl + C", lo que indica que si presionas la combinación de teclas CTRL + C, se

realizará o ejecutará la opción de copiado.



3. En las ventanas de captura también existen teclas de acceso rápido y su función es

poder cambiar de campo para agilizar la captura, mediante la combinación de la

tecla Alt + "la letra subrayada".

4. Otro tipo de teclas son con las que cuentan los botones de las ventanas, el cual

puedes activar mediante la combinación de la tecla Alt + "la letra subrayada".

Ejemplo: En la ventana de Agregar activos, se puede observar que la letra "A" del botón

Aceptar se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rápido, y te

permite activar este botón, mediante la combinación de Alt + A.



2.9 Operaciones de Aplicación General.



2.10 Calculadora

Ruta de Acceso:

Menú Utilerías, Calculadora.

Desde la Barra de herramientas principal, con el botón.

Qué es: Esta opción te permite acceder a la aplicación Calculadora sin tener que salir del

sistema.

2.11 Uso de la ayuda del sistema/Características de ASPEL-COI

Ruta de Acceso:

Menú Ayuda, tecla F1

Icono

El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar en cualquier

momento que se tenga alguna duda sobre el manejo del sistema esta aplicación funciona

de la siguiente manera.



3. CATÁLOGOS

3.1 Definición

El sistema ASPEL-COI cuenta con diversos módulos los cuales permiten capturar la

información necesaria para llevar el control de los procesos contables, a dichos módulos

también se les denomina catálogos. En los catálogos se almacena información con

características particulares, la cual puede ser consultada en cualquier momento y se utiliza

para la generación de los reportes necesarios de la empresa.

Los catálogos que maneja el sistema son los siguientes:

Catálogo de Departamentos.

Catálogo de Centros de Costos.

Catálogo de Proyectos.

Catálogo de Monedas.

Catálogo de Cuentas.

Catálogo de Cuentas Departamentales.

Catálogo de Rubros.

Catálogo de Conceptos de Pólizas.

Catálogo de Pólizas.

Catálogo de Tipo de Activos.

Catálogo de Activos.

Tabla de I.N.P.C



3.2 Catálogo de departamentos



3.3 Catálogo de monedas

3.3.1 Histórico de tipos de cambio

3.4 Catálogo de cuentas

3.4.1 Agregar o modificar cuentas



3.5 Catálogo de cuentas departamentales/Opciones para el catálogo de cuentas

departamentales

3.5.1. Agregar cuentas departamentales.

Ruta de Acceso

Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, agregar o Alt

+Ins.

Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales, con el botón.

Posicionándote sobre la ventana de catálogo de cuentas departamentales, Menú

contextual (botón derecho del ratón), Agregar.

Qué es: Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que estarán asociadas a

los departamentos con que cuenta la empresa. Sólo podrás asociar cuentas de detalle a

los

departamentos.

Manejo

Parámetros de configuración que afectan.



Manejo de departamentos: Con este parámetro se habilita en el menú Archivo, la

opción Catálogo de cuentas departamentales que te permitirá dar de alta cuentas

como cuenta departamental en el sistema.

Cómo funciona el proceso: Indica la cuenta a la que se le va a asignar el departamento y

luego selecciona el departamento para asignar. Nota: En caso de indicar una cuenta que

no se encuentra en el catálogo, el sistema te pedirá que la desde alta, para esto el sistema

mostrará la ventana de alta de cuenta para realizar este proceso.

De dónde viene la información.

Catálogo de departamentos: El catálogo de departamentos es esencial para poder

designar un departamento a una cuenta indicada, deberás dar de alta los

departamentos que vas a manejar en tu contabilidad.

Catálogo de cuentas: Para poder dar de alta las cuentas departamentales, primero

debes dar de alta las cuentas que vas a utilizar, en caso de no existir, el sistema te

pedirá que las des de alta.

A dónde va la información: La información de las cuentas departamentales, sirve para

generar reportes, así como pólizas y otros procesos en donde se necesite desplegar

información del catálogo.

Campos de este proceso

No. de cuenta: Selecciona la cuenta a la que le asociarás el departamento, ayúdate de

la tecla o con F2 para que despliegue el catálogo de las cuentas.

Departamento: Selecciona el departamento con que asociarás la cuenta, ayúdate del

botón o la tecla de función F2 para que despliegue el catálogo de los

departamentos.

Saldo inicial: Captura el saldo inicial de la cuenta departamental; toma en cuenta que

el saldo inicial de tu cuenta departamental es el saldo final de la cuenta en el



catálogo, es decir, el saldo final es igual a la sumatoria de todos los saldos de tus

cuentas departamentales que pertenezcan a la misma.

Dicho campo estará habilitado si se tiene activo el Parámetro del sistema "Captura del

saldo inicial".

Moneda Contable: Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la cuenta en donde

se asociará el departamento está en moneda extranjera, se escribirá el saldo inicial en

moneda contable y automáticamente, al darle Enter o TAB se realizará la conversión

en moneda extranjera, ayúdate del botón o la tecla de función F2 para que

despliegue la calculadora. Si la cuenta se encuentra en moneda base en el campo

moneda extranjera no se realizará la conversión.

Moneda extranjera: Indica el saldo en moneda extranjera de la cuenta

departamental, en Dicho campo la conversión se realizará al momento de captura la

cantidad en moneda contable, ayúdate del botón o la tecla de función F2

para que despliegue la calculadora.



3.5.2. Modificar cuentas departamentales.

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, Modificar o con

el botón o Alt+BkSp.

Posicionándote sobre la sobre la ventana del catálogo de cuentas departamentales/

Menú contextual (botón derecho del ratón), Modificar.

Qué es: En este proceso podrás consultar los datos de las cuentas departamentales y

modificar el saldo tanto en moneda contable como en moneda extranjera de la cuenta

departamental siempre y cuando sea el primer periodo de tu contabilidad.

Manejo

Cómo funciona el proceso: Por seguridad en el sistema, sólo podrás modificar el saldo de

una cuenta departamental, siempre y cuando sea el primer mes de la contabilidad, con el

fin de que no existan inconsistencias en el sistema.

Repercusiones: Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu cuenta

departamental, la cuenta de mayor verá afectado su saldo final.



3.5.3. Eliminar cuentas departamentales.

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, Eliminar o con

el botón o Alt + Del.

Posicionándote sobre la ventana del catálogo de cuentas departamentales, Menú

contextual (botón derecho del ratón)/ Eliminar

Qué es: Con este proceso eliminarás las cuentas departamentales que diste de alta en la

empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas tendrás una póliza con movimientos

de una cuenta que ya no existe.

Manejo

Que debes verificar primero: Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se

descuadre tu contabilidad, es necesario que se cumplan algunas condiciones:

No podrás eliminar cuentas departamentales si en la cuenta tiene saldos y/o

movimientos.

Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra a varios

departamentos, por lo que para eliminar la cuenta deberá eliminarse en todos

los departamentos.

Cómo funciona el proceso: Colócate sobre el registro de la cuenta a eliminar, para

eliminarla da clic al botón o con la opción Eliminar del menú contextual,

aparecerá el detalle de la cuenta y al darle clic al botón Aceptar se eliminará la

cuenta; en caso de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botón Cancelar o cierra la

ventana de detalle de la cuenta.

Repercusiones.

El dar de baja cuentas en el catálogo, causa inconsistencias en la información, por

lo que se recomienda realizar las bajas del catálogo sólo una vez al año, al iniciar

un nuevo ejercicio.

Si la cuenta tiene saldo, no podrás eliminarla.



Otros/Complementarios. También desde el catálogo de cuentas puedes eliminar una

cuenta departamental:

1. Elimina la cuenta departamental del catálogo de cuentas departamentales.

2. En el catálogo de cuentas deberás Inhabilitar el campo Es departamental

3. Elimina la cuenta con el botón.



3.6 Operaciones con cuentas

3.6.1 Asignación de cuentas departamentales

Ruta de Acceso:

Menú Proceso, Asignación de cuentas departamentales.

Desde la barra de herramientas, con el botón.

Qué es: El módulo de asignación de cuentas departamentales permite asociar en un

departamento varias cuentas de tu catálogo.

Manejo

Que debes verificar primero: Debes verificar que en tengas dados de alta

departamentos, así como las cuentas para que se pueda asociar.

Cómo funciona el proceso: La ventana tendrá dos listados de cuentas: Del lado

izquierdo estarán las cuentas departamentales agrupadas por los departamentos a los

que están asociadas y del lado derecho estarán todas las cuentas del sistema.

Para asociar cuentas a departamentos simplemente selecciona las cuentas que desea

asociar, después selecciona el departamento al que desea asociar las cuentas y presione el

botón o arrástralas al mismo.



Para desasociar una cuenta selecciónala en el listado de cuentas departamentales y

presiona el botón o arrástrala hacia el listado de todas las cuentas.

Para que se apliquen los cambios realizados se debe presionar el botón. Si deseas cancelar

los cambios presiona el botón.

A dónde va la información

Al asociar las cuentas, esta información se guarda en el catálogo de cuentas departamentales lo que hará un mejor manejo de la contabilidad.

Repercusiones No podrás asociar cuentas acumulativas. No podrás asociar cuentas departamentales si tienes restringido el acceso

desde el módulo de Perfiles. No podrás desasociar cuentas departamentales que tengan movimientos

en el departamento en que están asociadas. No se permitirá asociar múltiples cuentas a múltiples departamentos.



3.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas



3.7 Asociación de cuentas

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Asociar cuentas.

Desde la ventana del catálogo de cuentas, menú contextual, botón derecho del

ratón, opción Asociar cuentas.

Desde la Barra de herramientas principal, botón.

Durante el proceso de Importación de archivos.

Qué es: El módulo de asociación de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas

de tu catálogo.

Manejo

Que debes verificar primero: Debes verificar que en tu catálogo de cuentas, tengas bien

definida la cuenta que vayas a manejar con tu contabilidad.

Cómo funciona el proceso: La ventana de la asociación de cuentas, presenta dos

secciones, del lado izquierdo se encuentran los rubros a donde se asignarán las cuentas

disponibles que se encuentran del lado derecho.



En la parte de rubros disponibles, la ventana visualiza la Descripción de los rubros del

catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrará las cuentas que pertenecen a ese rubro.

Tendrás dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botón o arrastrando

la cuenta hacia el rubro de la cuenta por medio del ratón. Puedes seleccionar más de una

cuenta para asociarla a un rubro.

Del lado derecho se encuentran las cuentas que están disponibles y a la izquierda los

rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a

un rubro determinado basta que la selecciones y con el botón pase del lado

de las cuentas disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el lado

derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.

Nota: En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate ya sea en el rubro que muestra todas

las cuentas o en el rubro que corresponda a la cuenta que deseas desasociar y con el

menú contextual, opción desasociar cuenta del rubro realizarás este proceso.



De dónde viene la información: El sistema por omisión te sugiere instalar el catálogo

estándar de cuentas el cual contiene:

Cuentas

1. Activo Circulante: Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacén,

Deudores diversos, funcionarios y empleados, Documentos por cobrar, IVA por

acreditar.

2. Activo no Circulante: Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de

cómputo, Equipo de oficina, Depreciación de edificios, depreciación de mobiliario y

equipo de oficina, Depreciación de equipo de cómputo, Pagos anticipados,

Depósitos en garantía, Gastos de organización, Gastos de instalación, Amortización

de gastos de organización e instalación.

3. Pasivo a corto plazo: Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar,

Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar, Anticipos de clientes.

4. Pasivo a largo plazo: Créditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP

5. Capital: Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversión, Superavit por

actualización de Act. Fijo, Resultado de ejercicios anteriores.

6. Ventas: Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas.

7. Costo de ventas: Costo de ventas y mano de obra.

8. Gastos de operación: Gastos de operación.

9. Otros ingresos y Gastos: Productos financieros, Otros productos, Gastos

financieros, Otros gastos.

10. ISR y PTU: ISR y PTU

A dónde va la información: Al asociar las cuentas, esta información se guarda en el

catálogo de cuentas lo que hará un mejor manejo de la contabilidad.

Repercusiones: Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrás obtener debidamente

tu Balance general, así como reportes que se forman con la información de rubros de

cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta.



Otros/Complementarios: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y

Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros

de versiones anteriores (Aspel-COI 4.0).

3.8 Catálogo de tipos de pólizas

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Pólizas, Tipos de pólizas.

Qué es: Dentro del sistema puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de pólizas

Manejo

Cómo funciona este proceso: Por omisión, el sistema presenta los 3 tipos más usados:

Póliza de Diario (Dr), Póliza de Ingresos (Ig), Póliza de Egresos (Eg). Además podrás

añadir otras clasificaciones para clasificar las pólizas de acuerdo a tus necesidades

Repercusiones: Recuerda que no se podrán eliminar los tipos de pólizas mientras

existan pólizas con este tipo en el periodo.



3.9 Catálogo de conceptos de pólizas

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Pólizas, Conceptos de pólizas.

Qué es: Este catálogo te permite dar de alta y modificar los conceptos, descripciones o

razones que se utilizan para identificar una póliza y/o los diferentes movimientos

realizados en ésta. Para agregar un concepto de póliza al catálogo utiliza el

botón y con el botón para modificar el concepto que diste de alta en esta

ventana.



3.10 Catálogo de pólizas

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Pólizas.


Qué es: En este catálogo se encuentran las pólizas y todas sus características, por omisión

el sistema muestra información del Tipo de póliza, Número, Fecha, Concepto o

descripción de la póliza, los atributos Auditada o Contabilizada; sin embargo puedes

personalizar el catálogo ocultando o mostrando las columnas según tus necesidades.

Manejo

Cómo funciona el proceso

Desde la ventana de consulta podrás:

Exportar y copiar tu información de una manera más fácil.

Filtrar, restaurar y hacer la búsqueda de pólizas.

Realizar un copiado y pegado de pólizas.



Esta ventana consta de tres partes:

1. Cuentas con un módulo donde te mostrará los tipos de póliza dados de alta en los

parámetros de la empresa.

2. Además un módulo, el cual por omisión presenta información sobre el Tipo de

póliza, Número, Fecha de elaboración, Concepto de la póliza, sistema de Origen;

así como sus atributos; es decir si están o no auditadas y/o contabilizadas; sin

embargo podrás personalizar dichas columnas de tal forma que el catálogo

muestre la información de acuerdo a tus necesidades.

Nota:

Si el registro se encuentra en color rojo, es una póliza que se cuadró con una cuenta de

cuadre. Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no se

hayan terminado de capturar todos sus registros.

3. Se tiene disponible un módulo en el cual se muestra el detalle de la póliza; es decir

al posicionarte sobre una póliza, en dicho módulo se mostrarán los movimientos o

partidas que se registraron en la misma. Estas partidas contienen información



como: número de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida, movimiento en

el debe o haber, Departamento y la suma total de los montos de las partidas.

Con la finalidad de que se identifique qué información se tiene capturado en cada partida,

en la consulta se muestra el identificador color verde en la columna FP, el cual quiere decir

que la partida cuenta con información de forma de pago, y el identificador CF en color

rojo, identifica que la partida tiene asociado algún comprobante fiscal.

Para conocer el detalle de la partida deberá dar doble clic en el identificador que desee.

Con el menú Contextual también podrás verificar el detalle de Operaciones con terceros,

Operaciones con ingresos cobrados, Forma de pago y Datos de los comprobantes.

En la parte inferior se presentan las pestañas correspondientes a los meses de trabajo,

haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta verás las pólizas correspondientes a ese

periodo de trabajo.

Nota: También podrás Ordenar la información por columna de manera ascendente o

descendente de acuerdo al valor del registro.



3.10.1 Alta / Modificación de pólizas

Alta de Poliza.

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Pólizas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins.

Desde la consulta de pólizas, barra de herramientas, botón.

Qué es: Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que

posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las

respectivas cuentas. Estos movimientos podrás consultarlos también en la consulta del

catálogo de cuentas.

Manejo

Parámetros de configuración que afectan.

Tasa de IVA default: Se asignará un porcentaje para calcular los montos de IVA para

operaciones con terceros.

Montos incluyen impuestos: Se asignará un porcentaje para aplicar los montos el IVA en

Ingresos y operaciones de terceros.

Captura de pólizas: Se habilitarán los parámetros para que puedas definir la forma de

manejo de las pólizas.

Cuenta de cuadre: La cuenta que servirá para cuadrar la póliza en caso necesario.

Centro de costos: Si se encuentra activado, podrás asignar un centro de costos a cada

partida de la póliza.

Proyectos: Al activar el parámetro podrás asignar por cada partida un proyecto.



Modificación de Póliza.

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Pólizas (posicionarse en la póliza a cambiar)/ Menú Edición,

Modificar o Alt + BkSp.

Desde la consulta de Pólizas, hacer doble clic sobre la póliza a cambiar.

Desde la consulta de pólizas, posicionarse sobre el registro, barra de herramientas,

oprimir el botón.

Menú Archivo, Catálogo de cuentas y Catálogo de cuentas departamentales, sobre

una cuenta que contenga movimientos de póliza, botón.

Qué es: Por medio de esta función se realizarán cambios a las pólizas ya capturadas, y

automáticamente afectarán las correcciones a los auxiliares de las cuentas con

movimientos modificados.



3.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas

BOTÓN DESCRIPCIÓNTe permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura.

Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentará el catálogo de cuentas sin salir de la póliza.

Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la línea donde la quieras insertar.

Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la partida que quieras borrar.

Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo.

Envía las pólizas modelo por correo electrónico.

Con este botón se puede desplegar en pantalla el contenido de la póliza que fue grabada como modelo.

Permite copiar pólizas de otros periodos para contabilizarlas en el periodo actual de trabajo.

Aquí podrás señalar que la póliza seleccionada en ese momento ya está revisada por el auditor, y por lo tanto no podrá tener ningún cambio posterior. Este botón estará disponible cuando se acceda a modificar la póliza.

Emite o imprime la póliza que estás dando de alta. Puedes elegir si la póliza se generará



en formato fto o qr2. Si elijes formato qr2, se mostrará la ventana de Reporte de emisión de póliza, con fto se muestra la ventana de Emisión de pólizas.

Muestra y/o te regresa a la primera póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios.

Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite desplazarte una póliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza.

Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite desplazarte a la siguiente póliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza

Muestra la última póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios.

Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar.Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura.Para usar esta opción, deberás posicionarte sobre la última partida de la póliza y crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre definida en parámetros del sistema, directamente en la columna "No. de cuenta", después selecciona el botón "Cuadrar póliza".Nota: Si deseas que la póliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con estatus de "Pendiente", deberás editar la póliza y eliminar la partida o seleccionar otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al grabarse nuevamente, no perderá el atributo de "Pendiente".

Este botón para el alta de movimientos estará deshabilitado.Este botón para la modificación de la póliza, servirá para configurar una cuenta como una cuenta para llevar las deducciones de operaciones con terceros.Desde la consulta de pólizas, este botón permitirá dar de alta una operación con terceros a un movimiento en particular.

Este botón para el alta de movimientos estará deshabilitado.Este botón para la modificación de la póliza, servirá para configurar una cuenta como una cuenta para llevar los ingresos cobrados.



Desde la consulta de pólizas, este botón permitirá dar de alta una operación con ingresos cobrados a un movimiento en particular.

Con este botón generas pólizas a partir de una plantilla y CFDI que agregues a la póliza.

Este botón guarda la póliza como póliza privada.

Este botón muestra la información adicional bancaria del movimiento de la cuenta.

Muestra la información de los datos de comprobante asignados al movimiento de la cuenta.

Este botón se emplea para consultar los documentos asociados a la póliza, es decir los CFDI’s de los cuales se armaron las partidas de las póliza y que serán asociadas a esta al momento de grabar.

Te da la posibilidad de que puedas salir de la póliza sin grabarla



3.10.3 Operaciones con pólizas



3.10.4 Copiar y Pegar Pólizas

Ruta de Acceso:

Menú Archivo, Pólizas, Pólizas / Menú Edición, Copiar o Pegar, Ctrl+Ins o Shift+Ins.

Desde el catálogo de Pólizas, oprimir el botón (copiar), (pegar).

Qué es: Esta opción permitirá copiar y pegar pólizas dentro del catálogo con el fin de

utilizar las pólizas previamente dadas de alta, ya sea en el mismo o en otro periodo.



3.10.5 Documentos asociados

3.10.6 Pólizas modelo y pólizas modelo inteligentes

3.11 Catálogo de tipos de activos

3.12 Catálogo de Activos

3.13 Tabla de I.N.P.C.



4. CONSULTAS

4.1 Consulta de catálogo de cuentas

4.2 Consulta de pólizas

4.3 Consulta de balanza de comprobación

4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos

4.5 Consulta de auxiliares

4.6 Consulta de catálogos de activos

4.7 Consulta y validación de CFDIs y documentos asociados

5. PROCESOS

5.1 Administrador de periodos

5.1.1 Crear nuevos periodos

5.1.2 Eliminación de períodos

5.1.3 Traspaso de saldos

5.1.4 Auditar / Desauditar período

5.1.5 Directorio de trabajo

5.2 Borrado de Movimientos

5.3 Contabilización

5.4 Consolidación

5.5 Balanza anual

5.6 Póliza de ajuste cambiario

5.7 Póliza de cierre

5.8 Integración de pólizas

6. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

6.1 Definición

6.2 Configuración y definición de datos

6.2.1 Datos fiscales de proveedores y terceros



6.2.2 Configuración de catálogos

6.2.3 Captura de asientos contables

6.2.4 Generación de XML

7. EMISIÓN DE REPORTES

7.1 Generales

7.2 Especificar Impresora

7.3 Emisión de Reportes

7.4 Reporte de catálogo de cuentas


7.6 Reporte Emisión de Pólizas

7.7 Reporte Balanza de Comprobación

7.8 Reporte Diario General

7.9 Reporte de Auxiliares

7.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos

7.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos

7.12 Reportes Financieros

7.12.1 Balance General

7.12.2 Estado de Resultados

7.12.3 Libro Mayor

7.13 Reportes del Usuario

8. UTILERIAS

8.1 Respaldo de archivos

8.1.1 Generación de respaldo

8.1.2 Reinstalación de respaldo




ASPEL-COI NIVEL

INTER


1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición


2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA

2.1 Definición

2.2 Requisitos del sistema

2.3 Asistente de Instalación

2.4 Instalación en red

2.5 Activación del sistema

2.5.1 Activación en línea

2.5.2 Activar desde otro equipo.

3. CONFIGURACIÓN

3.1 Definición

3.2 Configuración de Parámetros

3.2.1 Datos de la empresa

3.2.2 Configuración de DB

3.2.3 Cuentas

3.2.4 Pólizas

3.2.5 Activos

3.2.6 Multimoneda

3.2.7 Fiscal

3.2.8 Aplicaciones asociadas

3.3 Datos de la empresa

3.4 Agregar empresa

3.5 Perfiles de Usuario

3.5.1 Perfiles predefinidos

3.5.2 Alta de usuarios


ASPEL-COI NIVEL

INTER


3.6 Preferencias

4. DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS / INGRESOS

COBRADOS

4.1 Definición

4.2 Configuración de Parámetros

4.2.1 Tasa de IVA default

4.2.2 Montos incluyen impuestos

4.2.3 Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura

4.3 Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)

4.3.1 Datos fiscales de terceros

4.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados

4.3.3 Pólizas con cuentas de operaciones con terceros

4.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones con Terceros

4.4 Definición de cuentas de ingresos cobrados

4.4.1 Registro de Movimientos

4.4.2 Definición del periodo de causación de IVA

4.5 DIOT e Ingresos cobrados

4.5.1 En Pólizas

4.5.2 En Cuentas

4.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cíclica

4.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegación cíclica

5. EMISIÓN DE REPORTES DIOT/INGRESOS COBRADOS

5.1 Reporte de operaciones con terceros

5.1.1 Barra de herramientas en Microsoft Excel

5.2 Reportes de ingresos cobrados

5.2.1 Ingresos cobrados

5.2.2 IVA Devuelto



5.3 Desglose IVA

5.3.1 IVA acreditable

5.3.2 IVA trasladado

5.4 Retenciones

5.4.1 Reporte de IVA e ISR retenido en DIOT

5.4.2 Reporte de IVA e ISR retenido en ingresos

6. MANEJO DE ACTIVOS

6.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos

6.1.1 Póliza de depreciación de activos

6.1.2 Parámetros de depreciación

6.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal

6.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal

6.1.5 Baja contable del activo

6.2 Reportes de depreciación contable

6.2.1 Reporte de depreciación contable

6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian

6.2.3 Reporte proyección de depreciación

6.2.4 Reporte conciliación de activos

6.3 Reportes de depreciación fiscal

6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)

6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)

6.3.3 Reporte deducción inmediata

6.4 Revaluación de activos

6.4.1 Proceso de revaluación

6.4.2 Parámetros de revaluación

6.4.3 Consulta de revaluación

6.4.4 Detalle de revaluación

6.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos



7. AJUSTE ANUAL POR INFLACIÓN

7.1 Definición

7.1.1 Ingreso Acumulable

7.1.2 Deducción Autorizada

7.2 Tablas del I.N.P.C.

7.3 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación

7.3.1 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Completos

7.3.2 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Incompletos

8. UTILERIAS

8.1 Definición

8.2 Traducción de archivos

8.3 Conversión De Cuentas a Activos

8.4 Importación de archivos

8.4.1 Desde otras aplicaciones

8.5 Control de archivos



ASPEL-COI NIVEL INTERMEDIOObjetivo.

Al término del este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios para realizar

la instalación y configuración del sistema, así como el manejo de Activos, depreciaciones y

revaluaciones.

Conocerá también el manejo del DIOT (Declaración de Operaciones con Terceros e IETU

(Impuesto Empresarial a Tasa Única) dentro de Aspel-COI 7.0, además de los diferentes

reportes financieros y consultas que presenta el sistema para una mejor interpretación de

la información.

Para un manejo más eficiente del sistema, se revisará la forma de traducir información de

versiones anteriores y la importación de información desde la hoja de cálculo Microsoft

Excel.

Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prácticas,

para cuya realización se requiere:

1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Básico)

2. Tener vacío el directorio "Datos" o eliminar el directorio "Empresa01"

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la

versión llamada demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de

Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los movimientos que se registren

tendrán que observar este rango de fechas.

Es importante mencionar que el curso está dividido en 3 niveles: Básico, Intermedio y

Avanzado, en el nivel Avanzado se le dará continuidad a esta segunda parte, en la que el

participante obtendrá más herramientas para explotar el sistema y la información en él



almacenada, por lo que otras funcionalidades se analizarán con mayor detenimiento en el

curso Avanzado.

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición


2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA

2.1 Definición

2.2 Requisitos del sistema

2.3 Asistente de Instalación

2.4 Instalación en red

2.5 Activación del sistema

2.5.1 Activación en línea

2.5.2 Activar desde otro equipo.



3. CONFIGURACIÓN.

3.1 Definición.

La configuración, es la capacidad que debe tener un sistema de poder cambiar su forma

de trabajo para adaptarse a situaciones y formas de trabajo específicas de acuerdo a las

necesidades de la empresa.

Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar

a trabajar:

a) Creación o traducción de archivos de datos.

b) Definición de parámetros del sistema.

c) Creación de perfiles de usuario.

3.2 Configuración de Parámetros/Parámetros del sistema.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema.

Desde la barra de herramientas con el botón.

Qué es: Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja

tu programa, las cuales puedes modificar para una operación más adecuada a tus

necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operación básicas,

las cuales se adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes

modificarlas).



3.2.1 Datos de la empresa/Parámetros Datos de la empresa.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Datos de la empresa.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Datos de la empresa.

Qué es: Aquí se muestra y configuras la información de los datos de la empresa, es decir

los datos generales como la razón social, dirección, R.F.C, entre otros con la que el sistema

se registró.

Campos Generales

CAMPO DESCRIPCIÓNNO. DE EMPRESA

Dato requerido para contabilidad electrónica: Muestra el número de empresa con la que estás trabajando, este campo no se modifica.

NO. DE SERIE Número de serie de activación de Aspel- COI.

RAZÓN SOCIALDato requerido para contabilidad electrónica: Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1 será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre él.

Dirección Anota la ubicación de la empresa.



Población Anota la ubicación geográfica de la empresa.R.F.C. Dato requerido para contabilidad electrónica: RFC del contribuyente que envía los

datos.Registro estatal Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá

información más completa.

Campos Fiscales

CAMPO DESCRIPCIÓNTIPO DE PERSONA Selecciona la personalidad fiscal de la empresa.TIPO DE EMPRESA Escribe la actividad principal o giro de la empresa.FECHA DE CONSTITUCIÓN

Anota la fecha en que fue constituida la empresa, o con el botón o F2 despliega el calendario para seleccionar la fecha deseada.

NACIONALIDAD Indica la nacionalidad de la empresa.TIPO DE RÉGIMEN Escribe el régimen fiscal al cual pertenece la empresa. Por ejemplo: Pequeños

Contribuyentes.REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE Nombre del representante legalRFC RFC del representante legalPODER NOTARIAL Escribe los datos que desees del Poder Notarial que acredite al representante

legal como tal.CURP Anota la CURP del representante legal.



3.2.2 Configuración de DB/Parámetros Configuración de BD.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Configuración de BD

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Configuración BD.

Manejo:

Cómo funciona el proceso: En esta sección se configura el tipo de conexión para trabajar

con el sistema Aspel-COI. Por omisión el sistema sugiere la base de datos Ejemplos, pero

puedes cambiarla por la Estándar u otra base de datos creada.

Se tiene la opción Configuración avanzada de base de datos, donde se mostrarán las

conexiones que puedes trabajar con el sistema Aspel-COI y en el que podrás agregar una

nueva conexión.



Conexión: En este campo se indicará la base de datos o la ruta donde se encuentra la base

de datos a trabajar.

Botón Configuración Avanzada de base de datos: Con este botón se tiene la opción

Configuración avanzada de base de datos, donde se mostrarán las conexiones que puedes

trabajar con el sistema Aspel-COI y en el que podrás agregar una nueva conexión.

Ruta de archivos de trabajo: Establece una ruta para definir dónde se localizan las hojas

de cálculo, gráficas, configuración de reportes, formatos, archivos de configuración y más.

Por omisión se sugiere la ruta C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\

Sistemas Aspel\COI7.00\Datos1, pero puedes cambiarla. Para mayor información de este

manejo dirígete al tema Configura la base de datos.

Nota: Para trabajo en red hay que tomar en cuenta que tanto las estaciones de trabajo

como el servidor tengan acceso al directorio de trabajo por que de lo contrario el sistema

mostrará el mensaje Error "No se encontró el directorio C:\Program Files\Common Files\

Aspel\Sistemas Aspel\COI7.00\Datos1\. Por favor verifica la existencia de dicho

directorio." Deberás indicar la ruta de red para que se pueda trabajar sin conflictos de

conexión con las estaciones de trabajo.

Documentos asociados:

Botón Configuración del depósito: Con este botón podrás establecer la

configuración del depósito de documentos asociados. Esta opción también se

encuentra en el Menú Archivo, Validador CFDI y documentos asociados,

Configuración.



3.2.3 Cuentas/Parámetros de Cuentas.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Cuentas.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Cuentas.

CAMPO DESCRIPCIÓNDígitos por nivel Por omisión el sistema configura 4 dígitos para el primer nivel y para el segundo y

tercer niveles de 3 dígitos. Es importante que esta definición de dígitos se realice antes de iniciar la operación del sistema, esto a fin de evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus cuentas. La definición de un catálogo estándar o propio de tu empresa debe hacerse al principio de operación, a fin de evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus cuentas.

CAPTURA DE CUENTASCuentas con guion Activado

Separa las cuentas por niveles añadiéndoles un guión. Este manejo es automático ya que genera las separaciones aún cuando teclees únicamente los números. Al momento de capturar tus cuentas no necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guion, pudiendo



capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14Desactivado

Las cuentas aparecen sin guiones. En la captura de cuentas, deberás teclear todos los dígitos que tengan

éstas.Captura de saldo inicial

Activado Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta, siempre y cuando sea al

inicial una nueva contabilidad. Además de los saldos iniciales, también podrás modificar la naturaleza de la cuenta definida por omisión por el sistema.

Desactivado No podrás capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de

darlas de alta. Sólo podrás afectarlas con una póliza de apertura, para evitar cualquier tipo de descuadre.

Nota: Como es sabido, es más recomendable la alimentación de saldos de las cuentas utilizando pólizas.

Manejo de departamentos

Activado Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o

departamentos, es decir, pudiendo conocer el detalle de los ingresos o egresos por el área de tu empresa que los generó.

Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes dar de alta tu catálogo de departamentos, puedes dar de alta un saldo inicial departamental para cada cuenta.

Desactivado Las cuentas departamentales se deshabilitarán al igual que los catálogos,

departamentos y balanza de comprobación con departamentos.Traspaso automático entre ejercicios

Activado El sistema hará un traspaso de ejercicio a ejercicio, cuando se agregue o

modifique una cuenta ya sea en el catálogo o al generar una póliza, al correr el proceso de contabilización, cuando se agreguen cuentas departamentales, se efectúe un traspaso de saldos desde el administrador de periodos, al modificar el saldo de una póliza, al contabilizar una póliza.

Desactivado Solo hará traspaso entre los periodos del ejercicio actual y si existieran

ejercicios posteriores se marcará el último mes del ejercicio actual, como se requiere en el traspaso, así podrás hacer su traspaso manualmente desde el administrador de periodos.

Repercusiones - Posible problema Puede ocurrir que, después de haber creado el periodo de marzo, abril y

mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo número de una cuenta ya creada. Entonces, cuando esté activo el parámetro Traspaso automático, habrás mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catálogo de cuentas actual. También se aplica para las cuentas departamentales y pólizas en caso de que su clave sea la misma.

Cuando se ejecute el Borrado de movimientos en un periodo anterior al de trabajo, el sistema no realizará el Traspaso automático y se deberá correr el proceso de Traspaso de saldos.

Centro de costos/Etiqueta para centros de costos

Activado Permite el manejo del catálogo de centros de costos, así como el manejo

en las pólizas permitiendo indicar el centro de costos al que pertenece el movimiento.



Podrás generar el reporte de los movimientos de los centros de costos. Indica el nombre de la etiqueta por la cual se identificará a los centros de

costos. Esta podrá modificarse de acuerdo a tus necesidades y podrás llamarla como requieras; Centro de Costos; Catálogo de Centros de Costos, etc. de acuerdo a como tú la nombres en este rubro quedará registrada en el sistema a nivel Menú/Archivo, y en todos las opciones en las que se encuentre referenciada.

Desactivado No se podrá trabajar con el catálogo de centros de costos y agregar

centros de costos por partidas en las pólizas, además que no se generará el reporte por centros de costos.

Proyectos/Etiqueta para proyectos

Activado Permite el manejo del catálogo de los proyectos, así como en las pólizas,

permitiendo indicar el proyecto por partida y así llevar un mejor control de los movimientos para una mejor contabilidad.

Podrás generar el reporte de los movimientos de los proyectos. Indica el nombre de la etiqueta por la cual se identificará a los proyectos.

Esta podrá modificarse de acuerdo a tus necesidades y podrás llamarla como requieras; proyectos, Catálogo de proyectos, Coordinación de Proyectos, , etc. de acuerdo a como tú la nombres en este rubro quedará registrada en el sistema a nivel Menú/Archivo, y en todos las opciones en las que se encuentre referenciada la opción.

Desactivado No se podrá trabajar con el catálogo de proyectos y agregarlos por

partidas en las pólizas, además que no se generará el reporte por proyectos.

3.2.4 Pólizas/Parámetros de Pólizas.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Pólizas.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Pólizas.



Pestaña General

CAMPO DESCRIPCIÓNCAPTURA DE PÓLIZAS

Número secuencial

Activado Si sólo está activo el parámetro número secuencial, al dar de alta una

póliza automáticamente se le asignará un número consecutivo considerando el tipo de póliza; esto es, si la última póliza registrada para el tipo Ingresos corresponde al número 16, al agregar otra de este mismo tipo, el folio asignado será el número 17.

En la captura de las pólizas este campo no podrá modificarse. Desactivado

Puedes indicar manualmente el número de una nueva póliza. Mientras esté desactivado este campo y el de folio único podrás asignar un

folio alfanumérico.Folio único Este campo no estará disponible si no está habilitada la opción "Número

secuencial"Activado

Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignará un número de póliza sin importar el tipo al que pertenezca, es decir consecutivo.

Si está activado el parámetro "Folio único", al dar de alta una póliza automáticamente se le asignará un número consecutivo sin importar el tipo de póliza; esto es, si la última póliza para el tipo Ingresos corresponde al número 1 al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado será el



número 2, y así sucesivamente sin importar el tipo de pólizaCaptura de folio único de pólizasDesactivado

El folio o número de póliza se asignará de acuerdo al estado en que se encuentre el parámetro número secuencial.

Captura de folio inicial de pólizasSin decimales Activado

El sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas en los diferentes cálculos y procesos que realiza.Desactivado

El sistema permite capturar cantidades decimales en la póliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, donde podrás capturar hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal.

Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el sistema puede presentar imprecisiones en los cálculos.

Contabilizar en línea

Activado Al grabar las pólizas, el sistema afectará automáticamente los saldos de las

cuentas que se están utilizando.Desactivado

Al grabar una póliza, no se afectarán los saldos de las cuentas correspondientes. Para actualizarlos, deberás ejecutar el proceso de Contabilización.

Nota: Para ejecutar el proceso de Contabilización se requiere que esté desactivado este parámetro.

Alta de cuentas en pólizas

Te permite dar de alta cuentas a dicho catálogo al momento de capturar una póliza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle).

Guardar pólizas no cuadradas

Con este parámetro de configuración y la cuenta de cuadre definida, podrás cuadrar una póliza automáticamente. Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, se observará en la consulta de pólizas el registro en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Cuenta de cuadre. Especifica la cuenta que le servirá al sistema para cuadrar las pólizas. Esta cuenta deberá ser de detalle. Con el botón de ayuda o F2, podrás seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que servirá como cuenta de cuadre al capturar una póliza.

Mes de ajuste después de

Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al momento de crear el siguiente periodo, se creará un mes de Ajuste, en el cual podrás hacer pólizas de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio sin que se mezcle la información del último mes capturado. Si señalaste que trabajarás con el mes de ajuste y el mes de cierre fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicará entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces el sistema localizará el mes de ajuste entre junio y julio.

Póliza dinámica/Indicar la categoría de un archivo

Si se encuentra activado, al agregar un archivo de la póliza dinámica mediante el proceso de Generación de póliza dinámica a CFDI se tendrá la posibilidad de Asignarle una categoría al archivo que se está agregando

3.2.5 Activos/Parámetros de Activos.

Ruta de Acceso:



Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Activos.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Activos.

Qué es: Al configurar la cuenta contable, el sistema te propondrá en la partida

correspondiente la cuenta en la póliza de activos.

CAMPO DESCRIPCIÓNCuenta Banco En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la partida

correspondiente a Banco, en la póliza de alta de activos.Puedes utilizar la tecla F2 o el botón ayuda para seleccionar la cuenta en el catálogo.

Cuenta IVA En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la partida correspondiente a IVA, en la póliza de alta de activos.Puedes utilizar la tecla F2 o el botón ayuda para seleccionar la cuenta en el catálogo.

3.2.6 Multimoneda/Parámetros Multimoneda.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Multimoneda.



Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Multimoneda

CAMPO DESCRIPCIÓNTrabajar con monedas extranjeras

Al activar este parámetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y se activarán los campos correspondientes a dicho manejo:Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar el tipo de cambio del día.Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas: Con este parámetro al momento de capturar pólizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial de tipos de cambio.Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas. Al momento de capturar la póliza si se elige una cuenta que maneje moneda extranjera, los montos que se capturen se convertirán en la moneda base.



3.2.7 Fiscal/Parámetros Fiscal.

Ruta de Acceso.

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Fiscal.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Fiscal.

CAMPO DESCRIPCIÓNTasa de IVA default Para operaciones con terceros/Para Ingresos cobrados

Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto "Para operaciones con terceros" como "Para Ingresos cobrados" y se podrá definir una tasa de IVA por cada opción: Tasa de IVA general, Tasa cero o Exento.Desglose de ingresosCaptura de operaciones con terceros En el módulo de pólizas cuando se capture una cuenta que esté configurada para trabajar con operaciones con terceros e ingresos cobrados la ventana de la captura del desglose de impuestos, se mostrará con las cantidades calculadas en donde se haya definido la tasa, de acuerdo a lo que se haya definido en los parámetros.Nota: Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de operaciones con terceros y cobrados las columnas se mostrarán en ceros.

Montos incluyen impuestos

En Operaciones con terceros. Selecciona este parámetro si el monto de la operación manejado en el desglose de operaciones con terceros, ya tiene el impuesto incluido. Si este parámetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operación no tiene el



impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos será igual al monto de la operación.

En Ingresos cobrados. Selecciona este parámetro si el monto de la operación manejado en el desglose de operaciones con ingresos cobrados, ya tiene el impuesto incluido. Si este parámetro está deshabilitado, significa que el monto de la operación no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos será igual al monto de la operación.

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura para:

Estos parámetros sirven para definir que tasa por omisión se tomará para la captura del DIOT o el ingreso cobrado.Operaciones con terceros.- Este parámetro tiene tres posibles valores:

No sugerir.- Indica al sistema que operará normalmente, es decir, el sistema no almacena ninguna información adicional a la que actualmente se graba.

Cuentas para ingresos cobrados.- Indica que deberá almacenar la información de tasa de IVA por omisión, montos con IVA, % retención de IVA, %retención del ISR en la cuenta de terceros, para que así en la siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer los cálculos automáticos de desglose de IVA, IVA retenido, ISR retenido.

RFC de terceros.- Indica al sistema que será el RFC de terceros el campo que utilice para almacenar la información de Tasa IVA default, Montos con IVA, % retención de IVA y %retención del ISR y que con estos hará los cálculos automáticos en subsecuentes capturas que utilicen en ese mismo RFC.

Ingresos cobrados.- Este parámetro tiene dos posibles opciones: No sugerir.- El sistema operará normalmente, es decir, el sistema no almacena

ninguna información adicional a la que actualmente se graba. Cuentas definidas para ingresos cobrados.- El sistema llevará el cálculo de los

porcentajes de impuesto basados en una captura anterior del ingreso cobrado y se grabará asociado a la cuenta para el control del ingreso cobrado, además que se guardará en memoria si el monto incluye impuesto y retenciones.

3.2.8 Aplicaciones asociadas/Parámetros Aplicaciones Asociadas

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Aplicaciones Asociadas.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Aplicaciones

Asociadas.

Qué es: Aquí puedes definir las aplicaciones que se activarán automáticamente cuando

elijas la opción Calculadora del Menú Utilerías, Editor de textos (Editor de formatos del

menú Archivos) o solicites una Hoja de cálculo financiera o fiscal de las que te ofrece el

sistema (en el menú Reportes/Hojas de cálculo). Estas aplicaciones son importantes. El

contar con una calculadora te permitirá efectuar operaciones en cualquier parte del

sistema. El editor de formatos te ayuda a revisar en una ventana los comandos que



componen los formatos de reportes y crear nuevos formatos. También puedes elegir las

hojas de cálculo prediseñadas, que te ayudarán a obtener resultados financieros y fiscales

de manera práctica y aprovechando la información que tienes capturada de tu empresa.

CAMPOS DESCRIPCIÓNESCRIBA EL NOMBRE Y LA RUTA DE LA APLICACIÓN

Calculadora, Editor de texto y Hoja de cálculo

Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de cálculo desde el sistema Aspel-COI, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, así podrás tener acceso a ellas desde el sistema.Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones asociadas:CalculadoraHoja de cálculoEditor de textos: Este te servirá al momento de que desees modificar un formato de algún reporte.

Modo alterno de captura

Con esta opción podrás cambiar la configuración de la tecla Enter, ya que su funcionamiento por omisión es el de validar o aceptar el proceso, pero si activas esta opción, la tecla Enter se convertirá en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura.Nota: Si está activada esta opción, al momento de que llegues a algún botón Aceptar, la tecla Enter se convertirá en validación o terminación del proceso, solamente será en este caso, volviendo de nuevo a la función de Tabulador.



3.2.9 Contabilidad Electrónica/Parámetros Contabilidad Electrónica.

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Contabilidad electrónica.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Contabilidad

electrónica.

Qué es: Aquí se definen los datos para generar correctamente los documentos fiscales

(facturación electrónica). Estos datos en la mayoría de los casos son solicitados al SAT

previamente y siguiendo un proceso minucioso e involucrando varios elementos.

CAMPO DESCRIPCIÓNCertificado En dicho campo tienes que ingresar la ruta en la cual está almacenado el archivo que

contiene el Certificado de tu Sello Digital (CSD) que el SAT te proporcionó, el cual es un archivo electrónico con extensión *.cer que está asociado a una llave pública con la identidad de su propietario. Cuentas con el botón ayuda para elegir el certificado.Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve obligatorio si no se expresa el



número del certificado.Nota: Deberás indicar la ruta de red donde se encuentra el archivo para que se pueda trabajar sin conflictos de conexión con las estaciones de trabajo.

Llave privada Aquí necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste la llave privada de tu certificado de sello digital (CSD) que es un archivo electrónico con extensión *.key. Cuentas con el botón de ayuda para elegir el sello digital.Nota: Deberás indicar la ruta de red donde se encuentra el achivo para que se pueda trabajar sin conflictos de conexión con las estaciones de trabajo.

Contraseña Ingresa la clave que proporcionaste para encriptar tu llave privada cuando generaste tu Firma Electrónica Avanzada con el programa SOLCEDI (Solicitud de Certificado Digital).

Vigencia Campo informativo. Dado que el Certificado de los Sellos Digitales tiene un periodo de validez se muestra la fecha en la que dicho certificado estará vigente.

3.2.10 Buzón Contable/Parámetros Buzón Contable

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Sección Buzón contable.

Desde la barra de herramientas con el botón, Sección Buzón contable.

Qué es: Estos parámetros determinan la configuración para trabajar tu buzón contable del

sistema.



CAMPO DESCRIPCIÓNEspacio Escribe el nombre del espacio al cual deseas acceder, para consultar las

operacionesUsuario Escribe el nombre de usuario para el Espacio asignado.

Contraseña Escribe la contraseña de usuario, este campo se mostrará encriptado.Confirmar contraseña

Vuelve a indicar la contraseña de usuario para verificar la coincidencia de la contraseña.

Buzón contable Con el botón se mostrará la ventana con los buzones para elegir el buzón desde el cual se mostrará la información que tienes en tu espacio en la Consulta de buzón. La información que se muestra fue creada desde tu Espacio Aspel.

Botón Probar conexión

Este botón permite realizar la conexión al espacio Aspel.

Para configurar tu eSPACIO Aspel

visita:

Para saber como configurar eSPACIO Aspel dirígete a https://espacio.aspel.com.mx/.

Para contratación visita:

Para contratar eSPACIO Aspel visita http://www.aspel.com.mx/mx/serv_elec.exe/espacio.

3.3 Datos de la empresa

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Datos de la empresa

Qué es: Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa

denominada "EMPRESA INVALIDA". Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar

durante los 30 días que Aspel te otorga como periodo de evaluación, posterior al

vencimiento de dicho periodo se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas

activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para

cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema

indiques el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con

Aspel-COI 7.0. Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las

empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las

empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Modificar" disponible en el diálogo de

selección de empresa.



3.4 Agregar empresa/Asistente para la configuración de Aspel-COI para agregar una empresa.

Ruta de Acceso: Menú Configuración, Agregar empresa

Menú Configuración, Datos de la empresa, botón.

Qué es: El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fácilmente tu empresa,

definiendo ciertos parámetros que son indispensables para empezar a trabajar con el

sistema Aspel-COI. Si eres usuario de Aspel-COI de otras versiones (5.x y 6.0) el sistema te

permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema.

En términos generales mediante el asistente podrás:

Configurar los datos de tu empresa.

Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los parámetros de

la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios.

Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, así como definir

sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso).

Crear tu base de datos.



3.5 Perfiles de Usuario

Ruta de Acceso: Menú Configuración, Perfiles de usuarios.

Menú Utilerías, Perfiles de usuarios.

Nota: El acceso puede variar según el sistema Aspel que tengas instalado.

Qué es: En este módulo se administran y controlan los usuarios, contraseñas y permisos

de acceso a cada una de las opciones de los sistemas Aspel. Para una mejor administración

de estos usuarios, se proporciona un módulo principal, en el que podrás dar de alta los

usuarios que podrán activarse en cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalados

en tu equipo.



3.5.1 Perfiles predefinidos/ Nuevo perfil predefinido

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Perfiles de usuarios, sección Usuarios de la empresa

seleccionada, Menú contextual, Nuevo perfil predefinido.

Menú Configuración, Perfiles de usuarios, con el botón.

Qué es: Esta opción te permitirá dar de alta perfiles predefinidos, para que al agregar un

usuario, su perfil se forme con base en un perfil previamente definido. El objetivo de los

perfiles predefinidos, es ahorrarte tiempo en la definición de los diferentes permisos dado

que en algunas ocasiones varios usuarios pueden pertenecer al mismo puesto y

desempeñar las mismas funciones.

3.5.2 Alta de usuarios

Ruta de Acceso:

Menú Configuración, Perfiles de usuarios, con el botón.

Menú Configuración, Perfiles de usuarios, sección Usuarios de la empresa seleccionada/

Menú contextual (botón derecho del ratón), opción Nuevo usuario.

Qué es: En esta ventana podrás dar de alta al personal o usuarios que podrán trabajar en

los sistemas Aspel. Deberás proporcionar los datos generales del usuario, así como el

nombre del usuario y clave de acceso a los sistemas.



3.6 Preferencias

Ruta de Acceso:

Menú Configuración/Preferencias.

Esta opción permite configurar los aspectos necesarios para que el usuario pueda trabajar

de una forma ágil con ciertas aplicaciones disponibles en el sistema.

Dentro del menú configuración/Preferencias se cuenta con dos opciones:

Barra de herramientas: esta opción se utiliza para personalizar la barra de

herramientas, de manera que al agregar o quitar botones se pueden ejecutar más

rápido las operaciones del sistema.

Iconos grandes: Con esta opción, se podrá cambiar el tamaño de los iconos del

sistema.



4. DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS / INGRESOS

COBRADOS

4.1 Definición4.2 Configuración de Parámetros 4.2.1 Tasa de IVA default 4.2.2 Montos incluyen impuestos 4.2.3 Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura4.3 Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) 4.3.1 Datos fiscales de terceros 4.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados 4.3.3 Pólizas con cuentas de operaciones con terceros 4.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones con Terceros4.4 Definición de cuentas de ingresos cobrados 4.4.1 Registro de Movimientos 4.4.2 Definición del periodo de causación de IVA4.5 DIOT e Ingresos cobrados 4.5.1 En Pólizas 4.5.2 En Cuentas 4.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cíclica 4.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegación cíclica

5. EMISIÓN DE REPORTES DIOT/INGRESOS COBRADOS5.1 Reporte de operaciones con terceros 5.1.1 Barra de herramientas en Microsoft Excel5.2 Reportes de ingresos cobrados 5.2.1 Ingresos cobrados 5.2.2 IVA Devuelto5.3 Desglose IVA 5.3.1 IVA acreditable 5.3.2 IVA trasladado5.4 Retenciones 5.4.1 Reporte de IVA e ISR retenido en DIOT 5.4.2 Reporte de IVA e ISR retenido en ingresos

6. MANEJO DE ACTIVOS6.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos 6.1.1 Póliza de depreciación de activos 6.1.2 Parámetros de depreciación 6.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal 6.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal



6.1.5 Baja contable del activo6.2 Reportes de depreciación contable 6.2.1 Reporte de depreciación contable 6.2.2 Reporte activos que ya no se deprecian 6.2.3 Reporte proyección de depreciación 6.2.4 Reporte conciliación de activos6.3 Reportes de depreciación fiscal 6.3.1 Reporte con valores actualizados (factor anual) 6.3.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR) 6.3.3 Reporte deducción inmediata6.4 Revaluación de activos 6.4.1 Proceso de revaluación 6.4.2 Parámetros de revaluación 6.4.3 Consulta de revaluación 6.4.4 Detalle de revaluación 6.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos

7. AJUSTE ANUAL POR INFLACIÓN7.1 Definición 7.1.1 Ingreso Acumulable 7.1.2 Deducción Autorizada7.2 Tablas del I.N.P.C. 7.3 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación 7.3.1 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Completos 7.3.2 Cálculo del Ajuste Anual por Inflación de Ejercicios Incompletos

8. UTILERIAS8.1 Definición8.2 Traducción de archivos8.3 Conversión De Cuentas a Activos8.4 Importación de archivos 8.4.1 Desde otras aplicaciones8.5 Control de archivos




ASPEL-COI NIVEL AV


1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición


2. GRÁFICAS

2.1 Generales

2.2 Barra de herramientas de gráficas

2.2.1 Menú

2.2.2 Modificación de datos de la gráfica

2.2.3 Rotar a la izquierda

2.2.4 Rotar a la derecha

2.2.5 Copiar al Portapapeles

2.2.6 Imprimir

2.2.7 Actualizar gráfica

2.2.8 Grabar gráfica

2.3 Gráficas del usuario

3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

3.1 Configuración de Etiquetas

3.2 Centro de Costos y Proyectos

3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos

3.4 Reporte de movimientos por Proyectos y Centro de costos

3.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos

4. MANEJO DE PRESUPUESTOS

4.1 Definición

4.2 Creación del presupuesto por medio del sistema

4.3 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo

4.4 Modificar Presupuesto Actual


ASPEL-COI NIVEL AV


4.5 Consulta de Presupuesto

4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales


5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

5.1 Personalización de consultas

5.2 Autofiltro en consultas

5.3 Exportación de consultas

5.4 Bitácora del sistema

6. INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS

6.1 Copiado especial

6.2 Fórmulas

6.3 Asistente y barra de herramientas de Aspel-COI en Excel®

6.3.1 Generales

6.3.2 Listado de Funciones

6.3.3 Período de trabajo en COI

6.3.4 Selección de Departamentos, Proyectos y Centros de Costos.

6.4 Importador de catálogos desde Microsoft Excel

6.4.1 Catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales

6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros

6.4.3 Importación de pólizas

7. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS

7.1 Definición

7.2 Hojas de cálculo financieras

7.3 Hojas de cálculo fiscales

8. RAZONES FINANCIERAS



8.1 Interpretación de razones financieras

8.2 Análisis de tendencias

8.3 Tipos de Razones






9.2.2 IVA Devuelto

9.3 Desglose IVA



9.4 Retenciones











ASPEL-SAE NIVEL AVANZADOOBJETIVO

Al término de este curso el usuario tendrá los conocimientos y herramientas que le

permitirán administrar la información y obtener un mayor provecho de ella, como es el

diseño de gráficas, el intercambio dinámico de datos con las hojas fiscales y financieras

predefinidas del sistema, todo esto para que el usuario cuente con los elementos

necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de la

empresa.

Conocerá el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de Presupuestos, Activos,

depreciaciones y reevaluaciones.

También podrá modificar y personalizar los reportes del sistema, lo que permitirá explotar

al máximo la información contable y financiera suministrada de manera oportuna.

Se proporcionara una introducción al manejo de base de datos en formato nativo

(Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindará al administrador del sistema los

elementos necesarios para conocer la estructura de la base de datos y realizar

operaciones directamente en las tablas del sistema.

Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prácticas,

para cuya realización se requiere:

1. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio).

2. Tener vacío el directorio “Datos” o eliminar el directorio “Empresa01”.

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la

versión llamada demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de

Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los movimientos que se registren

tendrán que observar este rango de fechas.



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición


2. GRÁFICAS

2.1 Generales

2.2 Barra de herramientas de gráficas

2.2.1 Menú

2.2.2 Modificación de datos de la gráfica

2.2.3 Rotar a la izquierda

2.2.4 Rotar a la derecha

2.2.5 Copiar al Portapapeles

2.2.6 Imprimir

2.2.7 Actualizar gráfica

2.2.8 Grabar gráfica

2.3 Gráficas del usuario

3. CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

3.1 Configuración de Etiquetas

3.2 Centro de Costos y Proyectos

3.3 Trabajando con centro de costos y proyectos

3.4 Reporte de movimientos por Proyectos y Centro de costos

3.5 Estado de resultados por Centro de costos y Proyectos

4. MANEJO DE PRESUPUESTOS

4.1 Definición

4.2 Creación del presupuesto por medio del sistema

4.3 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo

4.4 Modificar Presupuesto Actual



4.5 Consulta de Presupuesto

4.6 Consulta de Presupuestos Departamentales


5. MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

5.1 Personalización de consultas

5.2 Autofiltro en consultas

5.3 Exportación de consultas

5.4 Bitácora del sistema

6. INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS

6.1 Copiado especial

6.2 Fórmulas

6.3 Asistente y barra de herramientas de Aspel-COI en Excel®

6.3.1 Generales

6.3.2 Listado de Funciones

6.3.3 Período de trabajo en COI

6.3.4 Selección de Departamentos, Proyectos y Centros de Costos.

6.4 Importador de catálogos desde Microsoft Excel

6.4.1 Catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales

6.4.2 Activos fijos y Datos de Terceros

6.4.3 Importación de pólizas

7. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS

7.1 Definición

7.2 Hojas de cálculo financieras

7.3 Hojas de cálculo fiscales



8. RAZONES FINANCIERAS

8.1 Interpretación de razones financieras

8.2 Análisis de tendencias

8.3 Tipos de Razones






9.2.2 IVA Devuelto

9.3 Desglose IVA



9.4 Retenciones










manual aplicación coi 7.0

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