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GUÍA METODOLÓGICA PARA LAELABORACION DE PERFILES DE

PUESTOS EN LAS ENTIDADESPÚBLICAS

GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONALDEL SISTEMA

- 2012 -


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Guía Metodológica para la elaboración del Perfil de Puestos

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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACION DE PERFILES DEPUESTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS

AntecedentesLa Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelante SERVIR),rectora del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos

Humanos, requiere promover el fortalecimiento de las oficinas

de Recursos Humanos a nivel nacional, a través del diseño y

desarrollo de procedimientos, mecanismos y herramientas que

contribuyan en la gestión de los recursos humanos. Para tal

efecto, es necesario sistematizar los procesos, considerando su

implementación en forma progresiva.

En este marco, SERVIR ha diseñado una Directiva y el presentedocumento, denominado Guía Metodológica para laElaboración de Perfiles de Puestos, con el objetivo de facilitarla correcta construcción de esta herramienta por parte de los

gestores de recursos humanos.

¿Qué es elPerfil de

Puestos?

Es una herramienta de gestión de recursos humanos que

provee la información estructurada acerca de la ubicación de

un puesto dentro de una estructura orgánica, su objetivo y

funciones principales; así como también los requisitos y

exigencias que se demandan para que una persona pueda

conducirse y desempeñarse adecuadamente dentro de una

organización.

Importancia Permite integrar los procesos y subprocesos de recursos

humanos como el reclutamiento, la selección, capacitación,

evaluación del desempeño y compensaciones.


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AplicacionesEl Perfil de Puestos:

Provee información para definir la convocatoria y

reclutamiento de candidatos en un proceso de selección de

personal.

Facilita el proceso de inducción al puesto de un nuevo

colaborador orientándolo en su ubicación en la estructura

orgánica, su interrelación con otros puestos y unidades

organizacionales, y principalmente sobre el objetivo y

funciones que le corresponden.

Orienta la definición de las acciones de capacitación en la

elaboración del Plan de Desarrollo de Personas (PDP).

Define las habilidades personales o competencias que

deben ser monitoreadas en los procesos, metodologías ytécnicas de evaluación del desempeño.

Orienta la toma de decisiones para acciones de

desplazamiento, designación, rotación, reasignación y

destaque de personal.

Proporciona información para definir políticas y/o

estrategias de línea de carrera, planes de sucesión, así

también, asegura la coherencia en los mecanismos de

oportunidades de ascensos.

¿Qué contienela GuíaMetodológica?

I. Sobre la Guía Metodológica

II. Glosario de términos

III. Flujograma del proceso para la elaboración del perfil

de puestos

IV.

Contenido del perfil de puestos

V. Elaborar el perfil paso a paso

VI. Anexos: Formatos y Herramientas


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I. SOBRE LA GUÍA METODOLÓGICA PARA ELABORAR UNPERFIL DE PUESTOS

¿Qué es?Es un documento auto instructivo que lo orientará en identificar,diseñar y gestionar la información requerida como insumo para

elaborar el perfil de manera eficiente.

¿Cuál es sualcance?

Esta guía se circunscribe a:

Las entidades de la administración pública señaladas en el

Artículo III del Título Preliminar de la Ley Nº 28175 Ley Marco

del Empleo Público, cuyo personal se encuentre comprendido

dentro del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos

Humanos, de acuerdo a los establecido en la Tercera

Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo Nº

1023.

¿A quiénestá

dirigido?

La guía será de uso de los Gestores de Recursos Humanos o el quehaga de sus veces, de las entidades públicas en los tres niveles de

gobierno.


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II. GLOSARIO DE TÉRMINOS PARA EL PERFIL DE PUESTOS

Definiciones Puesto: Conjunto de cometidos desempeñados por una o más

personas en el ámbito de una determinada unidad orgánica y

que supone responsabilidades y obligaciones.

Perfil de Puesto: Es una herramienta de gestión de recursoshumanos que provee la información estructurada acerca de la

ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, su

objetivo y funciones principales; así como también los requisitos

y exigencias que se demandan para que una persona pueda

conducirse y desempeñarse adecuadamente dentro de laorganización.

Matriz de Funciones del Puesto: Formato que se utiliza para ladescripción de todas las funciones del puesto e incluye la

asignación de una valoración a las funciones, en función a:

frecuencia, consecuencia de error y complejidad de la función.

Tabla de Valoraciones: Herramienta de apoyo, para la correctavaloración y ponderación de las funciones del puesto, que

contiene una escala del 1 al 5 (siendo 1 el menor grado y 5 el

mayor).

Matriz de Funciones Esenciales: Formato para definir lasfunciones esenciales, la formación, conocimientos, experiencia

y destrezas requeridas, estas funciones se definen en relación a

las cuatro funciones con las valoraciones más altas y aplicando

el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo.

Diccionario de Destrezas: Herramienta de ayuda para facilitar ladeterminación de las habilidades y destrezas requeridas para las

funciones esenciales.

Competencias: Características personales que se traducen en

comportamientos visibles para el desempeño laboral exitoso,involucra de forma integrada el conocimiento, habilidades y

actitudes que son el factor diferenciador, dentro de una

organización y contexto determinado.


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III. FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA EL PERFIL DE PUESTOSA continuación se presentan los pasos que deberán seguirse para la correcta elaboraciónde un Perfil de Puestos:

Pasos para la elaboración del Perfil de Puestos


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IV.CONTENIDO DEL PERFIL DE PUESTOS

CONTENIDOI. Identificación del Puesto: Describe la denominación de la

posición, así como, su ubicación relativa con los puestos con los

que guarda relación funcional y jerárquica.

1.1 Nombre del Puesto: Denominación del puesto.

1.2 Unidad a la que pertenece: Unidad orgánica en la que seubica el puesto.

1.3 Puesto al que reporta: Nombre del puesto del jefeinmediato a este puesto.

1.4 Puestos que supervisa: Nombre del(os) puesto(s) quesupervisa directamente.

II.

Objetivo del puesto: Describe la función genérica o razón deser del puesto, así como la responsabilidad de su participación

o aporte a los fines de la organización y servicio que provee.

III.

Funciones del puesto: Describe las cuatro funcionesprincipales. Se aplica el teorema de Pareto a los puestos de

trabajo.

IV. Coordinaciones: Describe las principales coordinacionesinternas y externas que supone el puesto (dentro y fuera de la

entidad).

4.3 Coordinaciones Internas: con otras áreas de trabajo, peroal interior de su entidad

4.4 Coordinaciones Externas: entidades con las que trabajade forma regular u organizaciones privadas.


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CONTENIDO V. Requisitos del Puesto: 5.1 Formación Académica: Se refiere al nivel de estudios

exigido, la especialidad, grados o acreditaciones profesionales.5.2 Conocimientos: conocimientos específicos o técnicos ytambién conocimientos informáticos e idiomas

5.3 Experiencia Laboral: Se refiere a la experiencia laboralgeneral y específica previa que se requiere en cuanto a tiempo,

nivel ocupacional, puestos y/o tipo de funciones ejercidas, así

como otras precisiones que favorezcan el desempeño adecuado

de las funciones.

VI.

Destrezas: Aptitudes propias del puesto que permiten un

adecuado cumplimiento de las funciones del puesto.


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V. ELABORAR EL PERFIL PASO A PASO

EJEMPLOPRACTICO

Para elaborar el perfil paso a paso plasmaremos un ejemplo

concreto:

PUESTO: Recepcionista para el Ministerio de Ciencias y Tecnología.

FUNCIONES:

Opera una central telefónica, haciendo y recibiendo llamadas

telefónicas, conectando las mismas con las diferentesextensiones.

Atiende al público que solicita información dándole la

orientación requerida.

Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y

recibidas por el personal y el tiempo empleado.

Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia

mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.

Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.

Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y

secciones de la unidad.

Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y

secciones, así como también los mensajes recibidos.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando

cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.


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PASO 1 Definir el Puesto a Evaluar:

El primer paso será el identificar el puesto que se va a evaluar, para

esto se usará el Formato de Perfil de Puesto, aquí se identificará la

nomenclatura del puesto, ubicación relativa y la relación jerárquica y

funcional que tenga; asimismo indicar las coordinaciones internas y

externas que tenga el puesto; en caso sean posiciones que tienen

muchas coordinaciones tanto internas como externas se podrá

generalizar (secretaria, recepcionistas, etc.)

Identificación del Puesto:

1. Nombre del Puesto:

Recepcionista

2. Unidad a la que pertenece:

Administración – Ministerio de Tecnología y Sistemas

3. Puesto al que reporta:

Jefe de Administración

4. Puestos que supervisa:

Ninguno


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PASO 2 Búsqueda de Información sobre el puesto:El proceso para elaborar el perfil de puestos se realiza a partir de la

estructura orgánica y funciones generales establecidas para esto es

necesario revisar la siguiente información:

Reglamento de Organización y Funciones (ROF), para identificar

y verificar la denominación del puesto, su ubicación en la

estructura organizativa, así como, su relación con otros puestos

(al que reporta directamente y a los que supervisa).

Manual de Organización y Funciones (MOF), para identificar y

utilizar información vigente sobre las funciones del(os)

puesto(s) de interés, así como otras informaciones afines al

perfil de puestos.

Términos de Referencia (TDR’s), en caso el puesto no seencuentre en el MOF y CAP, en los TDR’s, encontraremos las

condiciones de contratación, los objetivos y funciones del

puesto.

Cuadro para la Asignación de Personal (CAP), para verificar que

el puesto está contemplado entre los requerimientos que la

entidad ha previsto como necesarios para el adecuado

funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y fines de los

órganos estructurales.


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PASO 3 Validar, corregir y reformular las funciones del puestoEs necesario verificar si las funciones encontradas en el paso 2,

pertenecen al puesto, en caso hayan modificaciones y/o

actualizaciones, estas deberán ser validadas en primer lugar con el

ocupante del puesto y luego con el jefe inmediato superior.

En este caso usaremos la Matriz de Funciones del Puesto


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PASO 4 Realizar la valoración y establecer las funciones esencialesLuego de haber validado las funciones, se deberá cuantificar el

puntaje por cada función detallada en la matriz. En donde:

F es la frecuencia

CE es la consecuencia de no aplicación de actividad o ejecución

errada

CM es la complejidad o grado de dificultad en la ejecución de la

actividad

Aquí utilizaremos el Teorema de Pareto, el cual nos indica “el 80% de

los resultados dependen del 20% de las causas y el 80% de las causas

restantes genera apenas un 20% de los resultados”.

Es decir que tenemos que identificar ese 20% de actividades críticas

(causas) que generan el 80% de los resultados para la organización;para esto usaremos la siguiente fórmula

TOTAL = CE X CM + F

Las funciones esenciales son las que tienen mayor impacto para la

organización porque generan resultados que agregan valor.

Para poder cuantificar el puntaje es necesario utilizar la Tabla de

Valoraciones


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PASO 4 Así usando la Tabla de Valoraciones y la fórmula de Pareto, quedaría la Matrizde la siguiente manera:

Las cuatro (4) funciones que obtengan mayor valoración serán consideradas

como las funciones esenciales.


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PASO 5 Definir los requisitos del puestoHabiendo determinado las cuatro funciones, estas deberán de ser

colocadas en la Matriz de Funciones Esenciales, con esta información

detallaremos la formación académica, conocimientos y experiencia

laboral requerida. Asimismo detallaremos si el desempeño de estas

funciones requiere interactuar con alguno de los siguientes elementospersonas, cosas y datos.

PASO 6 Definir las destrezasUtilizando la misma Matriz de Funciones Esenciales y con el apoyo del

diccionario de destrezas, se procederá a seleccionar las principales

destrezas requeridas para la ejecución de las funciones; utilizando la

interacción que tenga


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PASO 6 Quedando nuestra matriz de la siguiente manera:

PASO 7 Definir el objetivo del puestoCon todo el detalle de las funciones esenciales se podrá determinar el

objetivo central del puesto, el cual deberá de ser descrito en un

párrafo conciso y utilizando verbos en infinitivo.

Objetivo del puesto:

Satisfacer las necesidades de comunicación de la unidad, operando

una central telefónica, atendiendo al público en sus requerimientosde información ejecutando y controlando la recepción y despacho de

la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades

administrativas de la unidad.

PASO 8 Validar el perfil con el jefe inmediato superiorVerificar que el formato este completo y corresponda de manera

general con la posición. Es necesario que este perfil sea validado con

el jefe inmediato superior.


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ANEXO 1 - FORMATO

MATRIZ DE FUNCIONES

http://f/Matriz%20de%20Funciones.pdfhttp://f/Matriz%20de%20Funciones.pdf


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ANEXO 2 - HERRAMIENTA

TABLA DE VALORACIONES

http://f/Tabla%20de%20Valoraciones.pdfhttp://f/Tabla%20de%20Valoraciones.pdfhttp://f/Tabla%20de%20Valoraciones.pdf


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ANEXO 3 - FORMATO

MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES

http://f/Matriz%20de%20Funciones%20Esenciales.pdfhttp://f/Matriz%20de%20Funciones%20Esenciales.pdfhttp://f/Matriz%20de%20Funciones%20Esenciales.pdf


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ANEXO 4 - HERRAMIENTA

DICCIONARIO DE DESTREZAS

http://f/Diccionario%20de%20Destrezas.pdfhttp://f/Diccionario%20de%20Destrezas.pdf


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ANEXO 5 - FORMATO

PERFIL DE PUESTOS
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