guía institucional para las visitas de seguimiento académico “in-situ”

Guía Institucional para las visitas de seguimiento académico “In-Situ”

CONTENIDO

Pág.

I. Presentación 3II. Objetivos de la visita “In-Situ”

4III. Tiempo estimado de la visita

5IV. Materiales de apoyo 6V. Desarrollo de la visita

10VI. Agenda de trabajo

14VII. Encuesta de Opinión

23VIII.Envío de la encuesta de opinión

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Con base en las opiniones de los evaluadores, de las propias IES y en los resultados favorables de las visitas de seguimiento efectuadas en los años 2009 y 2011, la Dirección General de Educación Superior Universitaria (DGESU), lleva a cabo la visita de seguimiento “In-Situ” a las instituciones que fueron beneficiadas con recursos del PIFI, como resultado de su dictamen favorable en el proceso de evaluación 2012-2013.Para llevar a cabo esta actividad, se ha elaborado la presente Guía que servirá de apoyo durante la visita y que, en caso de ser necesario, ayudará a resolver las diferentes situaciones que se presenten durante su desarrollo.

I. PRESENTACIÓN

• Conocer con mayor detalle y precisión a la institución que han dictaminado, para que les permita contar con mejores elementos para evaluaciones futuras.

• Profundizar el conocimiento del PIFI de la institución, así como su impacto para mejorar sus funciones académicas y administrativas.

• Establecer un dialogo entre la institución visitadas con los pares académicos, que le permita aclarar sus dudas con respecto al dictamen de evaluación del PIFI 2012-2013.

• Contar con los resultados de la visita de seguimiento para que la institución tenga realimentación.

II. OBJETIVOS

De acuerdo con la dimensión y complejidad de la institución, se ha establecido de uno, dos o tres días para la visita de seguimiento, programados de la siguiente manera:

Para tres días, de miércoles a viernes Para dos días, de jueves a viernes Para un día, viernes

En caso de ser necesario y previo acuerdo con los evaluadores, se podrá considerar medio día del sábado para concluir los trabajos.

III. TIEMPO ESTIMADO PARA LA VISITA

La institución deberá subir los materiales de apoyo, previo a la realización de la visita, a más tardar el 12 de abril del 2013, para que puedan ser consultados por los evaluadores, en la siguiente dirección:

http://pifi.sep.gob.mx/Intranet2

Para ello, consultar el documento: Anexo 1 “Instructivo para subir los materiales a la página del PIFI”. Para su consulta, favor de dar doble clic en la imagen que aparece a continuación:

IV. MATERIALES DE APOYO

Anexo 1

Los materiales que proporcionará la institución son:1) Organigrama2) Evidencia de la atención a las áreas débiles señaladas en el

PIFI 2012-2013 y en su caso, las recomendaciones emitidas por los evaluadores.

3) Evidencia de los principales resultados de los apoyos del PIFI, tales como: programa de cooperación académica e internacionalización, vinculación con el entorno, producción científica, bibliografía, estudios de seguimiento de egresados, empleadores, tutorías, estudios de trayectoria escolar y su uso, programa de formación, actualización y capacitación de personal académico, (documento, su cobertura e impacto en el aprovechamiento del estudiante), operación del SIIA, procesos de gestión estratégicos certificados (finanzas, recursos humanos, control escolar, bibliotecas), atención y formación integral del estudiante, acciones de equidad de género (incluye Estancias Infantiles o Guarderías), entre otros.


Los materiales que proporcionará la institución son:

4) Evidencia de las principales innovaciones educativas implementadas tales como: flexibilidad curricular, incorporación de asignaturas transversales en los planes de estudio (valores, medio ambiente, etc.), incorporación de nuevas tecnologías de información en el proceso de enseñanza aprendizaje, inclusión del servicio social a los planes de estudio con valor curricular, dominio de una segunda lengua como parte del currículo, la inclusión de la práctica profesional con valor curricular, centrado en competencias, los enfoques centrados en el estudiante o en el aprendizaje, entre otras.

5) Reglamento de admisión, promoción y permanencia del personal académico.

6) Evolución de los indicadores del periodo 2003 a marzo de 2013 y su proyección a 2015 sobre reprobación, deserción, eficiencia terminal, titulación, empleo y demás indicadores del Anexo XIII de la Guía del PIFI 2012-2013.


Los materiales que proporcionará la institución son:

7) Evidencia de los estudios sobre clima organizacional y medidas que se han tomado para su mejoramiento.

8) Reporte sobre el avance de la aplicación de los recursos del PIFI 2012.

Estos materiales, además de subirse a la página del PIFI, deberán ser entregado en impreso, durante la reunión inicial de la visita de seguimiento “In-Situ”.


Para lograr los objetivos de la visita, se deben considerar las siguientes actividades y recomendaciones:A. Previas a la visita:1) El responsable institucional de coordinar la visita deberá

acordar con los pares académicos la agenda de trabajo, previo a su realización; para ello, la DGESU le proporcionará el nombre y correo electrónico de los evaluadores.

2) Enviar la agenda definitiva a la atención del M. A. N. Julieta Nishisawa Calatayud, Directora de Fortalecimiento Institucional, con copia a la Mtra. Rocío Chávez Mayo, Subdirectora de Fomento Institucional a los correos [email protected] y [email protected], mínimo 15 días hábiles antes de la visita, toda vez que de ello dependerá la compra del boleto de avión, en su caso.

VI. DESARROLLO DE LA VISITA

3) La agenda de trabajo deberá considerar la visita “In-Situ” de las DES, por lo que deberá estimarse el tiempo de traslado.

4) El responsable institucional de coordinar la visita deberá asegurarse de la disponibilidad de los espacios para las reuniones de trabajo y convocar al personal que participará en estas reuniones.


B. Durante la visita:1) Plática inicial (reunión plenaria) con las autoridades

universitarias, directivos de las DES (todas o algunas) y el equipo de planeación, para establecer la mecánica de trabajo. Al final de la reunión la institución entregará a los evaluadores, de manera impresa, los materiales de apoyo que se subieron a la página del PIFI. A lo largo de la visita, los evaluadores podrán solicitar información complementaria que consideren pertinente.

2) Reunión con el cuerpo directivo central responsable de la elaboración del PIFI y ProGES. En esta reunión se dialogará sobre los logros, rezagos y cualquier otro aspecto relevante. Los evaluadores aplicarán el instrumento auxiliándose de las preguntas previamente elaboradas y de otras que resulten de la misma reunión.


3) Visitas a las áreas que han recibido los mayores apoyos del PIFI. Se deberán visitar el mayor número de DES, dando prioridad, en su caso, a las que no fueron atendidas en las visitas realizadas en 2009 y 2011. El personal de las DES presentará sus logros y los evaluadores podrán hacer cuestionamientos que les permitan verificarlo. En estas visitas se deberá programar asistir a los laboratorios, bibliotecas, centros de cómputo, etc., que hayan sido equipados con apoyos del PIFI, por lo que se sugiere que este equipo esté debidamente identificado.

4) Contar con un espacio para que los evaluadores puedan, al final de cada día de trabajo, discutir lo hasta entonces visto. Apoyarlos con equipo de cómputo y material de oficina.

5) Reunión final con el equipo de planeación para discutir aspectos relacionados con la gestión. Cierre de la visita.


La agenda de trabajo deberá elaborarse por los evaluadores conjuntamente con el responsable institucional de coordinar la visita de seguimiento. Para su elaboración deberá tomarse en cuenta: Días programados para la visita. Número de evaluadores participantes. DES que conforman la institución. Distancia entre DES. Aspectos a evaluar de acuerdo con el instrumento. Las jornadas de trabajo que serán de las 9:00 hrs. a las 19:00

hrs. Con recesos y tiempo para comer.

Aspectos que la agenda deberá contener, entre otros: Reunión inicial con el Cuerpo Directivo Central.

VII. AGENDA DE TRABAJO

Reunión con el personal de área de planeación, responsable del PIFI y el ProGES.

Reunión con el personal de las DES. Reunión exclusiva de los evaluadores para revisar lo hasta entonces

visto. Reunión con el personal del área de planeación para últimos detalles

relacionados con la gestión Reunión exclusiva de los evaluadores para cierre.

El siguiente ejemplo de Agenda de Trabajo tiene como objetivo mostrar, de forma general, los espacios a visitar, los tiempos estimados, el personal que participa, así como los aspectos que deben revisarse en cada caso.El ejemplo se basó en una institución con seis DES, dos días para la realización de la visita y distancias relativamente cercanas entre una DES y otra.Dependiendo de la dimensión de la institución y los días programados para la visita, la agenda deberá ajustarse, por eso la importancia de consensarla entre los evaluadores y el responsable institucional de coordinar la visita.



PROGRAMA INTEGRAL DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONALVisita de seguimiento “In-Situ" 2013

Universidad Autónoma deAgenda de Trabajo del 23 al 24 de mayo de 2013

Fecha: 22 de mayo de 2013Hora Actividad Responsable Observaciones

Llegada de los evaluadores Reservación en el Hotel (indicar nombre)

Presentación del Responsable Institucional del PIFI y Coordinador de la visita de Seguimiento Nombre y cargo

Acordar la hora para recoger a los evaluadores y trasladarlos a la institución y quién pasará por ellos

Fecha: 23 de mayo de 2013Hora Actividad Responsable Observaciones

8:30-9:00 hrs. Traslado de los evaluadores a la institución Nombre y cargo

9:00-9:30 hrs. Reunión plenaria para dar inicio a la visita de seguimiento

Preside Sr. Rector o en su representación una autoridad universitaria . Lo acompaña el equipo de trabajo más cercano. Por ejemplo Secretario Académico, Secretario Administrativo, Directores y Coordinadores Generales de primer nivel. Es una reunión ejecutiva. Se presentan los objetivos de la visita y la agenda de trabajo. Al final de la reunión, la institución entregará del material complementario (mismo que se subió a la página del PIFI)

VII. AGENDA DE TRABAJOFecha: 23 de mayo de 2013

Hora Actividad Responsable Observaciones

9:30- 11:00 hrs.

Reunión con el equipo responsable de formular el PIFI y el ProGES Nombre y cargo

Presentación de la situación actual de la institución y principales logros, muestra de las evidencias , 20 minutos.Preguntas por parte de los evaluadores, participación del equipo y aplicación del instrumento, en lo correspondiente, 60 minutos.Cierre de la reunión, 10 minutos

11:00-11:15 hrs. Traslado a la primera DES Nombre y cargo

Se sugiere sea la que se encuentre en el mismo campus que la Rectoría o el campus más cercano. Dependiendo de la distancia se ajustará el tiempo de traslado.

11:15- 13:15 hrs.

Reunión con el equipo responsable del ProDES 1 Nombre y cargo

Participan: Profesores, estudiantes y personal directivo.Presentación de la situación actual de la DES y principales logros, muestra de las evidencias por parte del personal directivo, 20 minutos.Participación de los profesores y estudiantes Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente, 70 minutosEn su caso, visita a los laboratorios , bibliotecas, centro de cómputo, entre otros, equipados con recursos del PIFI. Evidencia de que el equipo fue adquirido con estos recursos, 30 minutos



13:15-13:30 hrs. Traslado a la segunda DES Nombre y cargo

Se sugiere sea la que se encuentre en el mismo campus que la Rectoría o el campus más cercano. Dependiendo de la distancia se ajustará el tiempo de traslado.

13:30-15:30 hrs.


Participan: Profesores, estudiantes y personal directivo.Presentación de la situación actual de la DES y principales logros, muestra de las evidencias por parte del personal directivo, 20 minutos.Participación de los profesores y estudiantes Preguntas por parte de los evaluadores, y aplicación del instrumento, en lo correspondiente, 70 minutosEn su caso, visita a los laboratorios , bibliotecas, centro de cómputo, entre otros, equipados con recursos del PIFI. Evidencia de que el equipo fue adquirido con estos recursos, 30 minutos.

15:30-17:00 hrs. COMIDA y traslado a la tercera DES



17:00-19:00 hrs.



19:00-20:00 hrs. Reunión exclusiva de los evaluadores

Discusión de lo revisado hasta el momento . Completar el llenado del instrumento.

20:00-20:30 hrs Traslado de los evaluadores al hotel u otro lugar para la cena


Hora Actividad Responsable Observaciones8:30-9:00 hrs. Traslado de los evaluadores a la cuarta DES Nombre y cargo

9:00-11:00 hrs.



11:00-11:30 hrs. Traslado de los evaluadores a la quinta DES Nombre y cargo Dependiendo de la distancia, se

ajustará el tiempo de traslado



11:30-13:30 hrs.



13:30-15:00 hrs. COMIDA y traslado a la sexta DES



15:00-17:00 hrs.



17:00-18:00 hrs. Reunión con el equipo de planeación Nombre y cargo Afinar últimos detalles del

instrumento18:00 -20:00 hrs.

Reunión exclusiva de los evaluadores para cierre de la visita de seguimiento Completar el instrumento. Contestar

la encuesta de opinión

La institución deberá llenar la Encuesta de Opinión 2013.

Objetivo:

Conocer la opinión de los responsables de la elaboración del PIFI sobre: la visita de seguimiento “In-Situ”, impactos del Programa, sus procesos y aspectos de carácter cualitativo, entre otros.

Contenido:

La Encuesta está dividida en dos parte:

La primera que recogerá la opinión de la visita de seguimiento “In-Situ”.

La segunda en la que se anotarán los comentarios respecto a:

VII. ENCUESTA DE OPINIÓN

La Guía del PIFI 2012-2013 Los procesos de:

Recepción del PIFI en la DGESU. Evaluación. Réplica. Reprogramación. Realimentación. Seguimiento académico. Seguimiento Financiero. Visitas de seguimiento académico (Visitas “In-Situ”).

Transferencia de recursos. Asesoría(s). Otros

La encuesta se enviará al Responsable Institucional del PIFI, cinco días hábiles previos a la visita de seguimiento y deberá ser contestada por el personal Directivo responsable de la elaboración del PIFI.

VII. ENCUESTA DE OPINIÓN

Este documento deberá ser enviado, debidamente rubricado en todas sus hojas y firmado al final por el Rector(a) y Responsable Institucional del PIFI, a más tardar el tercer día hábil de haber concluido la visita, a la atención de la M. A. N. Julieta Nishisawa Calatayud, Directora de Fortalecimiento Institucional al domicilio:

Av. José Antonio Torres No. 661 primer piso, Colonia Asturias, Del. Cuauhtémoc, C.P. 06850, México, D. F.

En caso de dificultarse el envío por correo postal, se podrán escanear y enviarse por correo electrónico a la Mtra. Julieta con copia a la Lic. Sergio Conde, Subdirector de Desarrollo y Operación, a los correos [email protected] y [email protected], a más tardar el tercer día hábil de haberse concluido la visita, en tanto se reciben los originales.

VIII. ENVÍO DEL RESULTADO DE LA VISITA

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