guia del usuario de la mensajeria de escritorio para lotus

Nortel CallPilot

Guía del usuario de laMensajería de escritorio paraLotus Notes

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Estado del documento: EstándarVersión del documento: 01.02Fecha del documento: 11/04/2007

Copyright © 2007, Nortel NetworksTodos los derechos reservados.

Hecho en Canadá

La información queda sujeta a modificaciones sin previo aviso. Nortel Networks se reserva el derecho de realizarcambios en el diseño o en los componentes según lo justifique el progreso en la ingeniería y fabricación.

El proceso de transmisión de datos y mensajería de llamadas entre CallPilot y sus servidores, switches o sistemases propiedad exclusiva de Nortel Networks. Todo otro uso de los datos y el proceso de transmisión constituyen unaviolación de las disposiciones de la licencia de usuario, a menos que Nortel Networks lo autorice específicamente porescrito de forma anticipada. Toda violación de la licencia derivada del uso alternativo de cualquiera de las porcionesde este proceso o del hardware relacionado constituirá motivo suficiente para rescindir la vigencia de la licencia, yNortel Networks se reserva el derecho de arbitrar todos los recursos judiciales pertinentes en virtud de dicha infracción.

En las siguientes páginas, se mencionan marcas registradas de Nortel Networks y de terceros:

*Nortel, el logotipo de Nortel, el dibujo del globo terráqueo y Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100,DMS-250, DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link,Meridian Mail, Norstar, SL-1, SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis y Unity son marcas registradasde Nortel Networks.

3COM es marca registrada de 3Com Corporation.

ACCENT es marca registrada de Accent Software International Ltd.

ADOBE es marca registrada de Adobe Systems Incorporated.

AMDEK es marca registrada de Amdek Corporation.

AT&T es marca registrada de American Telephone and Telegraph Corporation.

ATLAS es marca registrada de Quantum Corporation.

ATRIA es marca registrada de Pure Atria Corporation.

BLACKBERRY es marca registrada de Research in Motion Limited.

CASEWARE es marca registrada de Caseware International, Inc.

CONTINUUS es marca registrada de Continuus Software Corporation.

CRYSTAL REPORTS es marca registrada de Seagate Software Inc.

DEFINITY es marca registrada de Avaya Inc.

DIALOGIC, INTEL y VOICEBRIDGE son marcas registradas de Intel Corporation.

DIVX es marca registrada de DivXNetworks, Inc.

EUDORA y QUALCOMM son marcas registradas de Qualcomm, Inc.

eTrust e InoculateIT son marcas registradas de Computer Associates Think Inc.

DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT,MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO,WINDOWS, WINDOWS MEDIA y WINDOWS NT son marcas registradas de Microsoft Corporation.

GROUPWISE y NOVELL son marcas registradas de Novell Inc.

HITACHI es marca registrada de Hitachi Limited.

LOGITECH es marca registrada de Logitech, Inc.

LUCENT es marca registrada de Lucent Technologies, Inc.

MATRA es marca registrada de Matra Hachette.

MCAFFEE y NETSHIELD son marcas registradas de McAfee Associates, Inc.

MYLEX es marca registrada de Mylex Corporation.

NET2PHONE es marca registrada de Net2Phone, Inc.

NETOPIA es marca registrada de Netopia, Inc.

NETSCAPE COMMUNICATOR es marca registrada de Netscape Communications Corporation.

NOTES es marca registrada de Lotus Development Corporation.

NORTON ANTIVIRUS y PCANYWHERE son marcas registradas de Symantec Corporation.

POWERQUEST es marca registrada de PowerQuest Corporation.

PROMARK y RHOBOT son marcas registradas de DMI Promark, Inc.

QUICKTIME es marca registrada de Apple Computer, In.

RADISYS es marca registrada de Radisys Corporation.

ROLM es marca registrada de Siemens ROLM Communications Inc.

SLR4, SLR5 y TANDBERG son marcas registradas de Tandberg Data ASA.

SONY es marca registrada de Sony Corporation.

SYBASE es marca registrada de Sybase, Inc.

TEAC es marca registrada de TEAC Corporation.

UNIX es marca registrada de X/Open Company Limited.

US ROBOTICS, el logotipo de US ROBOTICS y SPORTSTER son marcas registradas de US Robotics.

WINAMP es marca registrada de Nullsoft, Inc.

WINRUNNER es marca registrada de Mercury Interactive Corporation.

WINZIP es marca registrada de Nico Mark Computing, Inc.

ContenidoCómo obtener ayuda 7Uso de la Mensajería de escritorio para Lotus Notes 9

Nortel CallPilotGuía del usuario de la Mensajería de escritorio para Lotus Notes

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Copyright © 2007, Nortel Networks Nortel Networks

6 Contenido


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Cómo obtener ayudaLa presente sección expone los procedimientos que deben seguirse paraobtener asistencia en relación con los productos y servicios de Nortel.

Cómo obtener asistencia en el sitio Web de NortelEl mejor medio para obtener asistencia técnica para los productos de Norteles el sitio Web de asistencia técnica de Nortel:

www.nortel.com/support

Este sitio le permitirá acceder rápidamente al software, la documentación,los boletines y las herramientas de resolución de problemas de los productosde Nortel. Más específicamente, en este sitio podrá:

• descargar software, documentación y boletines de productos

• realizar búsquedas en el sitio Web de asistencia técnica y la base deconocimientos de Nortel para obtener la solución apropiada a susproblemas técnicos

• inscribirse para recibir notificaciones automáticas cuando se lanzannuevos programas y documentación para los equipos de Nortel

• abrir y administrar casos de asistencia técnica

Cómo obtener ayuda telefónica en un Centro de soluciones de NortelSi no encuentra la información que necesita en el sitio Web de asistenciatécnica de Nortel y dispone de un contrato de asistencia de Nortel, puedesolicitar ayuda por teléfono a un Centro de soluciones de Nortel.

Si reside en América del Norte, llame al 1-800-4NORTEL (1-800-466-7865).

Si reside en otra región, visite el sitio Web que se indica a continuación paraobtener el número telefónico correspondiente a su zona:

www.nortel.com/callus


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Cómo solicitar ayuda a un especialista por medio del código ExpressRouting Code

A fin de acceder a los Centros de soluciones técnicas de Nortel puede utilizarel código ERC (Express Routing Code) para comunicarse directamente conun especialista en su producto o servicio de Nortel. Si necesita localizar elcódigo ERC correspondiente a su producto o servicio, visite:

www.nortel.com/erc

Cómo solicitar ayuda a un distribuidor o revendedor de NortelSi adquirió un contrato de servicio para su producto de Nortel de undistribuidor o revendedor autorizado, comuníquese con el personal deasistencia técnica de ese distribuidor o proveedor.

8 Cómo obtener ayuda


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Uso de la Mensajería de escritorio paraLotus Notes

CallPilot* de Nortel es un sistema de comunicación empresarial de avanzadaque le ofrece una excelente flexibilidad para todas sus necesidades demensajería.

CallPilot puede utilizarse desde el teléfono o desde la computadora y laaplicación Mensajería de escritorio le permite acceder a su casilla de correoa través del correo electrónico de Lotus Notes. A continuación, se presentanalgunas de las actividades que puede realizar con su correo electrónicomediante el uso de CallPilot:

• Escuchar mensajes de voz.

• Ver e imprimir mensajes de fax.

• Grabar y enviar mensajes de voz.

• Crear y enviar mensajes de fax.

• Reenviar y responder mensajes de voz y de fax.

• Llamar al remitente de un mensaje.

• Comunicarse con el remitente por medio de la mensajería instantánea.

• Agregar opciones de mensaje, tales como urgente o privado.

• Comprobar la ortografía de los mensajes antes de enviarlos.

• Adjuntar archivos de voz, fax o texto a los mensajes.

• Insertar en los mensajes direcciones de usuarios de CallPilot deservidores locales o remotos y direcciones externas a CallPilot.

• Crear listas de distribución de CallPilot.

• Cambiar la contraseña de CallPilot.

• Acceder a la aplicación Web Mi CallPilot para ver información sobre elusuario y modificar la configuración de las funciones.


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Es posible que algunas de las funciones que se mencionan en esta guía nose encuentren disponibles en su casilla de correo de CallPilot. Si deseaobtener más información, consulte el tema Funciones disponibles en laAyuda en línea de la aplicación Mensajería de escritorio, o comuníquese consu administrador.

IntroducciónDescripción de la guía

La presente guía del usuario ofrece información general acerca de cómoutilizar CallPilot con el correo electrónico de Lotus Notes.

Las instrucciones e imágenes de pantalla que se presentan brindaninformación respecto del uso de CallPilot con su correo electrónico. Ciertosdetalles específicos variarán de conformidad con el sistema operativo de sucomputadora y las opciones que se encuentren disponibles en su casilla decorreo de CallPilot.

Si necesita asistencia para utilizar CallPilot, consulte la Ayuda en línea deMensajería de escritorio.

RequisitosAntes de comenzar a utilizar CallPilot, el administrador del sistema debecorroborar si su cuenta de correo electrónico está correctamenteconfigurada. Su computadora debe cumplir con los siguientes requisitos deconfiguración:

• El reproductor CallPilot Player para reproducir y grabar mensajes de voz

• El Controlador de Nortel Fax para crear faxes

• Cliente de correo electrónico grupal Lotus Notes 6.0, 6.5 y 7.0

• Windows 2000 Professional, Windows XP y Windows Vista

• Un monitor de 256 colores de 800 x 600

• 15 megabytes de espacio libre en el disco para instalar el software

• Una tarjeta de sonido y parlantes para reproducir los mensajes de vozen la computadora

• Un micrófono conectado con la computadora o un teléfono cercano paragrabar los mensajes de voz

• Una conexión LAN (Ethernet), ISDN, ADSL o telefónica con el servidorde CallPilot para acceder a los mensajes del sistema

• Para acceder a Mi CallPilot:

— Para Windows: Internet Explorer 6.0 y 7.0, Firefox 2.0 para Windows

— Para Macintosh: Safari 1.3.2 para Macintosh OS X

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— Para Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0

Para obtener actualizaciones de las últimas versiones disponibles,comuníquese con el administrador de CallPilot.

Funcionamiento en un entorno thin client de Citrix desde un servidorWindows Terminal

Una vez que el administrador del sistema instale la aplicación Mensajería deescritorio de CallPilot en el servidor de Windows Terminal y actualice lasbases de datos de correo en el servidor Domino, los usuarios thin client deCitrix pueden ejecutar el cliente de Lotus Notes para CallPilot.

Cuando el cliente de Lotus Notes se inicia por primera vez después deconfigurar el servidor, la aplicación Mensajería de escritorio de CallPilotdetecta las actualizaciones de la base de datos de correo, realiza todas lasmodificaciones necesarias en el archivo de inicialización de Lotus Notes(NOTES.INI) y le solicita al usuario que reinicie el cliente Lotus Notes paracompletar la configuración.

Inicio de sesiónCuando ingresa en su cuenta de correo electrónico, puede iniciar sesión enCallPilot de forma simultánea.

Cómo iniciar sesión desde Lotus NotesPara iniciar sesión en CallPilot desde Lotus Notes, siga los pasos que seindican a continuación.

Paso Operación

1 Abra cualquiera de las vistas de la Mensajería de escritorio deCallPilot. El cuadro de diálogo Inicio de sesión de CallPilot aparececuando se abre la aplicación Mensajería de escritorio en Lotus Notes6.xx o una versión superior.

2 En el cuadro Casilla de correo, ingrese o seleccione su número decasilla de correo.

3 En el cuadro Contraseña, escriba su contraseña de CallPilot.

Inicio de sesión 11


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4 Marque la casilla Recordar contraseña si desea que CallPilot iniciela sesión de forma automática.

5 Haga clic en Aceptar.

—Fin—

Nota 1: No marque la casilla Recordar contraseña si la computadoraes compartida.

Nota 2: La Mensajería de escritorio de CallPilot admite inicios de sesiónmúltiples en Lotus Notes para la misma casilla de correo desde más deuna computadora.

Cómo finalizar la sesiónCuando cierre el correo electrónico de Lotus Notes, la sesión de CallPilotfinalizará automáticamente.

Inicio de sesión remotoPuede iniciar una sesión en su casilla de correo desde cualquiercomputadora que tenga CallPilot instalado y configurado del mismo modoque en el equipo de su oficina. Por ejemplo, puede utilizar una computadoraconfigurada para admitir el acceso de invitados o el equipo de su hogar conconexión telefónica al servidor.

Bases de datos de correo múltiples en Lotus NotesCallPilot le permite al usuario de Lotus Notes cambiar de base de datos decorreo con absoluta facilidad, tanto en el inicio como durante el transcursode una sesión activa.

InicioSi al iniciar el cliente Lotus Notes abre una base de datos de correo diferentede la que utilizó en la sesión anterior, la aplicación Mensajería de escritoriode CallPilot lo detectará y se sincronizará con la nueva base de datos deforma automática.

Cambio de la base de datos de correo durante una sesión activaTambién puede cambiar la base de datos de correo que utiliza durante lasesión activa actual de Lotus Notes y CallPilot (es decir, cuando estáconectado con una base de datos de correo de Lotus Notes y es un clienteactivo de CallPilot).

Para cambiar la base de datos puede utilizar una de las siguientesalternativas:

Paso Operación



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1 Ingresar en la vista de Mensajería de escritorio de CallPilot en unabase de datos de correo de Lotus Notes diferente. Al detectar esteprocedimiento, la Mensajería de escritorio de CallPilot le advertirá deque CallPilot está conectado con otra base de datos de correo. Sidesea conectarse con la otra base de datos, haga clic en el botónSí del cuadro de diálogo y CallPilot se sincronizará con la nueva basede datos de correo. Si elige No, no se producirá la sincronización. Eneste caso, para utilizar CallPilot deberá regresar a la base de datosde correo con la que ya se encuentra sincronizada la Mensajería deescritorio de CallPilot.

O BIEN

2 Ejecutar los comandos de CallPilot (como abrir un mensaje, utilizarun elemento del menú, etc.) en una base de datos de correo diferentede la que ya utiliza CallPilot. Cuando detecte este procedimiento, laaplicación Mensajería de escritorio de CallPilot le advertirá de queCallPilot debe sincronizarse con la nueva base de datos de correoantes de ejecutar el comando. Haga clic en Aceptar para que seefectúe la sincronización con la nueva base de datos y, cuando esteproceso finalice, podrá ejecutar el comando de CallPilot nuevamente.

—Fin—

Mensajes de CallPilotUna vez que CallPilot se encuentra instalado y abre su correo electrónico,los mensajes de CallPilot aparecen en la vista de la aplicación Mensajeríade escritorio.

Mensajes de CallPilot 13


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Cómo comprobar si hay nuevos mensajes

El Indicador de mensaje en espera de CallPilot del área de notificación dela barra de tareas se torna rojo a modo de aviso cuando se dispone de unmensaje nuevo. Para obtener más información acerca del uso del Indicadorde mensaje en espera o para desactivarlo, consulte Uso del Indicador demensaje en espera. Los mensajes nuevos aparecen en rojo.

Cómo abrir un mensajePara abrir un mensaje de CallPilot, haga doble clic en la línea del mensaje.Consulte Reproducción de mensajes de voz y Visualización de mensajes defax.

Cómo borrar un mensaje

Para borrar un mensaje de CallPilot de la bandeja de entrada, haga clic enel mensaje para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el iconoBorrar de la barra de herramientas.

Nota: Para borrar un mensaje de CallPilot abierto, haga clic en el iconoBorrar.

Marcación de los mensajes de CallPilot como leídos o no leídosEn la bandeja de entrada, los mensajes no leídos aparecen en color rojo ylos mensajes leídos en color negro. Puede modificar la opción que indica siun mensaje se marcará como leído o no leído. Estos cambios tambiénafectan al Indicador de mensaje en espera. Por ejemplo, si no tiene mensajesno leídos y marca uno como no leído, el Indicador de mensaje en espera sereactivará.



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Paso Operación

1 Abra su bandeja de entrada de CallPilot y seleccione uno o másmensajes.

2 Seleccione Acciones > Mensajería de escritorio de CallPilot >Marcas de no leídos.

3 Seleccione Marcar los seleccionados como no leídos o Marcarlos seleccionados como leídos.

—Fin—

Cómo marcar todos los mensajes como leídos o no leídos

Paso Operación

1 Abra la bandeja de entrada de CallPilot y seleccione Acciones >Mensajería de escritorio de CallPilot > Marcas de no leídos.

2 Seleccione Marcar todos como no leídos o Marcar todos comoleídos.

—Fin—

Reproducción de mensajes de voz

Cuando se abre un mensaje de voz, aparece CallPilot Player. Si el mensajees de voz, fax o texto combinados, haga clic en el icono de Voz para abrirCallPilot Player.

La siguiente ilustración muestra los controles del reproductor CallPilot Playerque permiten trabajar con mensajes de voz.

Reproducción de mensajes de voz 15


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Cómo seleccionar el teléfono o la computadora para reproducirmensajes de voz

Puede optar por reproducir los mensajes de voz desde el teléfono o desdela computadora. Para alternar entre un sistema y otro, o para cambiar elnúmero de teléfono que marca CallPilot, consulte Modificación de laconfiguración de audio. También puede hacer clic en el icono del teléfono ode la computadora de CallPilot Player para modificar la configuración.

Cómo reproducir un mensaje desde el teléfono

Paso Operación

1 Para reproducir un mensaje de voz cuando selecciona el teléfonocomo medio de reproducción, haga doble clic sobre el mensaje en laBandeja de entrada de CallPilot y atienda el teléfono cuando suene.

2 Utilice las opciones de CallPilot Player para reproducir o detener elmensaje, retroceder y avanzar, y para llamar al remitente.

3 Cuando haya finalizado, cuelgue y cierre el mensaje.

—Fin—

Cómo reproducir un mensaje desde la computadora

Paso Operación

1 Para reproducir un mensaje de voz cuando la opción seleccionadaes la computadora, haga doble clic sobre el mensaje en la Bandejade entrada de CallPilot.



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El mensaje se reproducirá a través de los parlantes o los auricularesde la computadora.

2 Utilice las opciones de CallPilot Player para reproducir o detener elmensaje, retroceder y avanzar, ajustar el volumen y la velocidad, ypara llamar al remitente.

3 Cuando haya finalizado, cierre el mensaje.

—Fin—

Visualización de mensajes de fax

Nota: Para recibir faxes, el administrador de CallPilot debe habilitar lafunción de fax en su casilla de correo.

Cómo ver un mensaje de fax

Paso Operación

1 Haga doble clic sobre un mensaje de fax en la Bandeja de entradade CallPilot. Cuando se abre un mensaje de fax, la imagen del faxaparece de inmediato. Si el mensaje es de voz y fax o textocombinados, haga clic en el icono de Fax para ver el fax.

2 Mientras visualiza el fax, puede agrandar o reducir la imagen, girarla,moverla, imprimirla, eliminarla, guardarla, reenviarla y enviar unarespuesta.

3 Cuando haya finalizado, cierre el mensaje.

—Fin—

Visualización de mensajes de fax 17


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Creación de mensajes de vozPuede grabar un mensaje de voz desde la computadora o el teléfono y luegoinsertar una dirección y enviarlo tal como lo hace con los mensajes de correoelectrónico.

Cómo grabar y enviar un mensaje de voz

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de CallPilot, haga clic en Mensaje deCallPilot.Aparecerá el formulario de mensaje de CallPilot con CallPilot Player.

Nota:

Para abrir CallPilot Player sin aún no se encuentra abierto, en elformulario de mensaje nuevo haga clic en el icono del Teléfonode la barra de herramientas.

2 Elija cómo desea grabar el mensaje de voz: en el panel de CallPilotPlayer, haga clic en el icono del teléfono o de la computadora.

3 Para comenzar a grabar, haga clic en el botón rojo Grabar.

4 Realice una de las siguientes operaciones:

• Si desea realizar la grabación desde la computadora, utilice elmicrófono. Haga clic en Detener para finalizar la grabación yhaga clic en Reproducir para escucharla. Para hacer unagregado a la grabación, haga clic en Grabar, grabe el resto delmensaje y luego haga clic en Detener.

• Si está grabando desde el teléfono, conteste cuando suene.Cuando oiga el tono, grabe su mensaje. Haga clic en Detener



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para finalizar la grabación y haga clic en Reproducir paraescucharla.

5 Para insertar una dirección en el mensaje desde una libreta dedirecciones, haga clic en Para. También puede escribir una direccióncon el formato apropiado en el cuadro Para. Para obtener másinformación acerca de las opciones para insertar direcciones,consulte Inserción de direcciones en los mensajes.

6 Agregue los archivos adjuntos y las opciones, de ser necesario.Consulte Incorporación de archivos adjuntos a los mensajes yConfiguración de opciones de mensaje.

7 En la barra de herramientas, haga clic en el icono Enviar mensaje.

—Fin—

Cómo guardar un mensaje de voz recién creado como un archivo

Paso Operación

1 En un formulario de mensaje nuevo, grabe un mensaje.

2 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

3 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivoy, a continuación, seleccione una carpeta para guardarlo.

4 Haga clic en Guardar. Guarde los archivos de voz con la extensiónVBK. CallPilot convierte automáticamente los archivos VBK enarchivos WAV cuando se realizan envíos a usuarios que no cuentancon CallPilot. Consulte Modificación de los parámetros de envío decorreo.

—Fin—

Creación de mensajes de fax y de textoCómo crear y enviar un mensaje de fax

Para crear un fax, la casilla de correo de CallPilot debe contar con la funciónde fax. Los destinatarios del fax del sistema CallPilot deben contar con lafunción de casilla de correo habilitada para poder recibirlo en suscomputadoras. Si el destinatario accede a sus mensajes a través delteléfono, deberá imprimir el fax para poder verlo. También puede enviar sufax a un equipo de fax.

Paso Operación

Creación de mensajes de fax y de texto 19


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1 Inicie la aplicación que desea utilizar para crear el fax, como porejemplo Microsoft Word. El documento que abra o cree no puedesuperar las 8,5 pulgadas de ancho (21,5 cm).

Puede enviar documentos de varias páginas.

2 Cuando el documento esté listo, en el menú Archivo haga clic enImprimir o en la opción que abra el cuadro de diálogo paraseleccionar una impresora.

3 En la lista de impresoras, seleccione Nortel Fax.

4 Haga clic en Imprimir, Aceptar o la opción que permita enviar elarchivo a la impresora seleccionada.

Aparecerá el cuadro de diálogo Redactar fax.

5 Antes de enviar el fax, puede repetir los pasos 1 a 4 para agregarmás documentos. También puede incluir una portada, ver el fax yguardarlo como un archivo para enviarlo en otro momento.

6 Seleccione la opción Enviar con apropiada.

• Para enviar un fax simple, escriba el número del equipo de fax oel número de casilla de correo de CallPilot (agregue la letra “m”al número de casilla de correo de CallPilot; por ejemplo, m7366)en el campo Equipo(s) de fax, ingrese un asunto en el campoAsunto y, a continuación, haga clic en Enviar.

• Para enviar el fax como un archivo adjunto en un mensaje nuevode CallPilot, seleccione Mensajería de escritorio de CallPilot



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para Lotus Notes en la opción Enviar con y, a continuación,haga clic en Enviar.

Se abrirá un formulario de mensaje nuevo con el archivo de faxadjunto.

7 Inserte la dirección desde la Libreta de direcciones de CallPilot, elcorreo electrónico, o cualquier otra. También puede escribir unadirección con el formato apropiado en el campo Para. ConsulteInserción de direcciones en los mensajes.

8 Agregue una línea de asunto, los archivos adjuntos y las opciones,de ser necesario. Consulte Incorporación de archivos adjuntos a losmensajes y Configuración de opciones de mensaje.

9 Haga clic en el icono Enviar mensaje.

—Fin—

Nota: Para mandar un fax, también puede crear un archivo con formatoTIFF-F y agregarlo como adjunto al mensaje de CallPilot.

Cómo crear y enviar un mensaje de texto

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de CallPilot, haga clic en Mensaje deCallPilot.

2 Haga clic en el icono Texto de la barra de herramientas.

3 Escriba o pegue el texto simple en el mensaje.

4 Inserte la dirección en el mensaje y agregue el asunto.

5 Haga clic en el icono Enviar mensaje.

—Fin—

Creación y envío de mensajes de fax por lotesPara enviar mensajes de fax de CallPilot personalizados a variosdestinatarios, puede utilizar la función Combinar correspondencia deMicrosoft Word y enviar el trabajo de impresión a la impresora de lotes defax de Nortel. Es importante que esté familiarizado con la función Combinarcorrespondencia de Microsoft Word para utilizar esta opción. Consulte ladocumentación pertinente de Microsoft Word. La función Lotes de fax de

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CallPilot sólo está disponible para los usuarios de escritorio y Web deCallPilot que cuentan con el controlador de impresión de Lotes de fax deNortel instalado.

Para utilizar la función Combinar correspondencia con CallPilot, debe contarcon el documento principal (es decir, el archivo que desea enviar a susdestinatarios) y un documento de origen de datos que contenga lainformación del destinatario, tal como los nombres y números de fax.

La instalación de la Mensajería de escritorio de CallPilot incluye un ejemplode origen de datos de Microsoft Word, cuyo nombre es Data.doc, y unejemplo de documento principal de Microsoft Word denominadoSample.doc.

Cómo acceder al documento de origen de datos del ejemplo ymodificarlo

El archivo Data.doc es una tabla de Microsoft Word organizada en columnas,con una fila para cada destinatario. El ejemplo contiene los siguientesencabezados: ToFax, ToName, DelReceipt, DelType, ToCompany yToPhone. Estos encabezados pueden modificarse, eliminarse y se puedenagregar nuevas columnas. Los nombres de los encabezados de columnasirven como rótulos que pueden insertarse en el documento principal parapersonalizar el fax para cada destinatario o para indicarle a CallPilot de quéforma debe utilizar el fax.

Paso Operación

1 Ingrese a \Archivos de programa\Nortel\CallPilot\fax y abra el archivoData.doc.



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2 Agregue columnas nuevas o elimine las existentes según loconsidere necesario. Elija un nombre de encabezado apropiado paralas nuevas columnas.

3 Agregue los datos correspondientes debajo de cada encabezado.Puede utilizar cualquiera de los métodos disponibles para completartablas de Microsoft Word para crear el origen de datos, inclusoimportar información de archivos preexistentes.

Si modifica la lista de destinatarios mediante la utilidad Combinarcorrespondencia (es decir, si hace clic en Edición en la sección deorigen de datos del Asistente de combinación de correspondencia deMicrosoft), se abrirá la ventana Formulario de datos con una lista detodas las entradas de la tabla de origen de datos. En esta ventanapuede agregar, eliminar, modificar y buscar registros. Todos losencabezados de columna que haya agregado o modificado en elarchivo de origen de datos aparecerán automáticamente en estaventana. Recuerde que ToFax es el único cuadro que debecompletar obligatoriamente para CallPilot.

El cuadro ToFax admite los siguientes parámetros y caracteres:

• La longitud máxima admisible para el número de fax es de 120caracteres.



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• Pueden utilizarse los números de 0 a 9.

• Para insertar una pausa pueden utilizarse la P mayúscula yminúscula y la coma.

• Se admite el uso del signo numeral (#) que emplean algunosservidores de fax.

• Se admiten los símbolos de número telefónico comunes, comolos paréntesis de apertura y cierre y el guión.

• Se admiten espacios.

• Cuando la letra M se coloca antes del número de una casilla decorreo de CallPilot para designar la dirección correspondiente, noexiste distinción entre mayúsculas y minúsculas.

Los otros campos son optativos y se utilizan para personalizar el faxo para indicarle a CallPilot cómo debe utilizarlo. Los tres cuadros detexto específicos de CallPilot y sus parámetros son:

• ToName: Indica el nombre del destinatario del fax y puedecontener hasta 256 caracteres de longitud.

• DelReceipt: Puede utilizar este rótulo para recibir unaconfirmación de entrega con el formato de un mensaje deCallPilot en su casilla de correo cuando el fax es entregado aldestinatario. Si en el campo DelReceipt se utiliza el valor 1, segenerará una confirmación de entrega. Si se establece el valor 0,no se generará una confirmación de entrega para esedestinatario. Si el cuadro DelReceipt está vacío o no se encuentrapresente en Data.doc, no se generará una confirmación deentrega.

• DelType: Este cuadro puede utilizarse para asignar una prioridadde entrega a cada destinatario. Si en el cuadro DelType seestablece el valor 0 o si se deja en blanco (o no se encuentrapresente en Data.doc), el mensaje será rotulado como de entregaNormal. Si se define el valor 1, se rotulará como Económico. Sise define el valor 2, se rotulará como Urgente. Los mensajes quese envían a destinatarios que no disponen de CallPilot con el tipode entrega Económico se entregarán de conformidad con uncronograma definido por el servidor de CallPilot.

Nota: Los mensajes que se envíen a casillas de correo deCallPilot no se verán afectados por la designación Económicoy se enviarán como mensajes normales.

La transmisión de los mensajes rotulados como Normales oUrgentes será inmediata. El icono Urgente es exhibido desde Mi



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CallPilot o un cliente de Mensajería de escritorio, y una indicaciónde voz identifica al mensaje como urgente desde la interfaztelefónica de CallPilot. Los mensajes que se envían en carácterde urgentes serán tratados como mensajes normales cuando seenvíen a direcciones ajenas a CallPilot.

4 Cuando la tabla se actualice, guarde todos los cambios. Si bien enla práctica deberá utilizar un nombre único que identifique al archivode datos, aquí se utilizará el nombre Data.doc para todos losprocedimientos restantes.

5 Cierre el documento. El archivo Data.doc ya puede utilizarse comoorigen de datos en la función Combinar correspondencia deMicrosoft.

—Fin—

Cómo acceder al documento principal del ejemplo y modificarloEl archivo Sample.doc es un ejemplo de un documento principal de MicrosoftWord.

En \Archivos de programa\Nortel\CallPilot\fax, abra Sample.doc enMicrosoft Word.

Este documento contiene campos rotulados que se corresponden con losdel archivo Data.doc del ejemplo, que puede utilizarse como plantilla paracrear sus propios faxes o bien para practicar. Si modifica los nombres de losencabezados de las columnas en Data.doc, deberá modificarlos también ensu documento principal.

Primera páginaLa primera página del documento principal es especial y no formará partedel fax final. Sample.doc se instala con la primera página correctamenteconfigurada.



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Esta página sirve para asignar información del origen de datos a cadadocumento de fax personalizado. Para indicarle a CallPilot que éste es unarchivo de lotes y evitar que la página se incorpore al fax, la primera páginadebe contar con dos códigos de control especiales:

$SOJ$ Comienzo del trabajo. Este control le indica al controlador de fax quedebe iniciar el procesamiento y puede situarse en cualquier lugar de laprimera página.

/zz Omitir esta página. Este control evita que la primera página forme partedel mensaje de fax y puede colocarse en cualquier lugar de la primerapágina.

El software de escritorio de CallPilot obtendrá el número de fax de la primerapágina del documento. Asimismo, obtendrá el nombre del destinatario, laconfirmación de entrega y el tipo de entrega, si se encuentran presentes.

/tp Número de fax. Se utiliza para enviar el mensaje de fax. Este cuadro detexto es obligatorio.

/dr Confirmación de entrega. Puede activarse o desactivarse para cadadestinatario. Este cuadro de texto es optativo.



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/tn Nombre del destinatario. Identifica el registro en el cuadro de diálogoEstado de lotes de fax de Nortel si el número de fax no está presente o noes válido. Este cuadro de texto es optativo.

/dt Tipo de envío. Se utiliza para marcar los mensajes para entrega Normal,Económica o Urgente. Este cuadro de texto es optativo.

Para completar la página, debe insertarse el encabezado de la columnaNúmero de fax (es decir, <<ToFax>>) después del control /tp mediante lafunción Insertar de Combinar correspondencia. Del mismo modo, elencabezado de columna Confirmación de entrega (es decir,<<DelReceipt>>) puede insertarse después del control /dr, el campo Nombredel destinatario (es decir, <<ToName>>) puede insertarse después de /tn yTipo de entrega (es decir, <<DelType>>) después de /dt.

Nota: Todos los controles de lotes de fax distinguen mayúsculas yminúsculas.

El sistema ofrece una función avanzada para enviar faxes, que consiste enmodificar todos los datos en una sola columna sin necesidad de hacercambios en el archivo de origen de datos. Por ejemplo, si una tabla de origende datos existente contiene números de fax para una gran cantidad dedestinatarios, pero el número de acceso para comunicaciones salientes 9 noestá presente, el número 9 puede agregarse a todos los números de fax.Para ello, debe modificarse el control de la primera página del documentodel siguiente modo:

/tp9<<ToFax>>

En este ejemplo, se agregará un 9 al comienzo de cada número de teléfonodurante el procesamiento de lotes de fax. El origen de datos permanece igualy, por lo tanto, puede utilizarse desde una ubicación diferente que norequiera el uso del 9 para llamadas salientes.

Segunda páginaUna vez creado el documento de origen de datos y la primera página, puedecomenzar a personalizar su fax.

Nota: Recuerde que la página no puede tener más de 21,5 cm (8,5pulgadas) de ancho.

Puede utilizar todos los rótulos de los encabezados de columna del origende datos para personalizar el documento. A continuación se ofrece unejemplo de uso del archivo Sample.doc:



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En este ejemplo, se ha personalizado el documento para cada destinatario.Los encabezados de columna del origen de datos se insertan en eldocumento mediante el uso de la función Insertar de Combinarcorrespondencia de Microsoft Word. Después de llevar a cabo lapersonalización, el documento principal está listo para combinarse con lainformación del archivo Data.doc. Consulte la ayuda de Combinarcorrespondencia de Microsoft Word para obtener más información acercade la inserción de campos del origen de datos en el documento.

Cómo combinar datos de origen en el documento principalUna vez que se encuentre en condiciones de combinar los datos del archivode origen con el documento principal:

Paso Operación

1 Abra Combinar correspondencia en el menú Herramientas deMicrosoft Word. De acuerdo con la versión de Word de su sistema,esta función se encontrará bajo un encabezado de menú diferente.

a. En Office XP, seleccione Herramientas> Cartas ycorrespondencia > Asistente para combinarcorrespondencia.



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b. En Office 2000, seleccione Herramientas > Combinarcorrespondencia.

c. En Office 2007, seleccione Correspondencia > IniciarCombinar correspondencia > Asistente paso a paso paracombinar correspondencia.

2 Verifique que Sample.doc se encuentre seleccionado como eldocumento principal y que Data.doc esté seleccionado como elorigen de datos.

3 Seleccione Combinar al imprimir y, a continuación, elija elcontrolador Lotes de fax de Nortel en el cuadro de diálogo Imprimir.

Nota: Cerciórese de que Microsoft Word no esté configuradopara imprimir páginas en orden inverso.

4 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Imprimir para iniciar elproceso de lotes de fax.

—Fin—

Cuando haya finalizado la combinación del documento, los valores de losdatos del archivo de origen se combinarán con el documento principal en lossitios apropiados y se creará un archivo TIF de fax por cada destinatario. Elsoftware de CallPilot insertará la dirección y transferirá los archivos de fax alservidor, que será el responsable de enviar los faxes a los destinatarios.

Una vez iniciado el proceso, aparecerá el cuadro de diálogo Estado de laimpresión. El número de páginas aumentará a medida que cada página seconvierta a un archivo TIF. Dado que la primera página se omite, no seráincluida en la cuenta. Por ejemplo, si se envía un fax de tres páginas a 10destinatarios, el cuadro de diálogo indicará "Imprimiendo la página 1","Imprimiendo la página 2", y así sucesivamente hasta "Imprimiendo la página20". Sólo se imprimirán 20 páginas, porque la primera de cada documentose omitirá.

Los problemas que se presenten durante la creación de las imágenes de faxo con las direcciones de fax se indicarán en otro cuadro de diálogo de Lotesde fax de Nortel, por ejemplo:



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Se controlará si faltan direcciones de fax o si existen direcciones con unformato incompatible. No obstante, si el formato es válido, el sistema nopodrá detectar si el número de fax es incorrecto. En tal caso, el servidorenviará una notificación de error de entrega a la casilla de correo de CallPilotdel usuario.

Al hacer clic en Aceptar, el proceso del lote finalizará y no se enviará ningúnfax. A continuación, deberá corregir las direcciones de fax y enviar el trabajonuevamente.

Si todos los faxes y direcciones se crean de forma apropiada, aparecerá uncuadro de diálogo mientras los faxes se transfieren al servidor de CallPilot.El cuadro de diálogo Estado de lotes de fax de Nortel indica el estado deltrabajo por lotes. Si oprime Cancelar en el cuadro de diálogo antes de quefinalice el proceso, aparecerá otro cuadro que le solicitará que confirme lacancelación. Si selecciona Sí, todos los archivos temporales se eliminarány finalizará el proceso. No obstante, los faxes que ya hayan sido transferidosal servidor de CallPilot se enviarán normalmente.

Si ocurre un problema durante la transferencia de un fax, aparecerá uncuadro de diálogo similar al siguiente:

Si selecciona Sí, se intentará reenviar el fax al servidor. Si selecciona No, elfax actual se omitirá y el proceso se reiniciará con el siguiente fax de la lista,pero el fax omitido no se enviará. Si selecciona Cancelar, aparecerá otrocuadro de diálogo que le solicitará que confirme la cancelación. Si seleccionaSí, todos los archivos temporales se eliminarán y finalizará el proceso. Losfaxes que ya hayan sido transferidos al servidor de CallPilot se enviaránnormalmente. Si selecciona No, aparecerá nuevamente el cuadro de diálogode error, que le permitirá seleccionar una nueva opción.



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Cuando todos los faxes se hayan transferido correctamente al servidor,aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación.

Portadas de fax personalizadasPuede optar por incluir una portada en sus faxes. Habitualmente, es eladministrador del servidor quien diseña y administra las portadas, pero elusuario puede elegir el estilo que prefiere utilizar (cuando se dispone de másde uno).

Las portadas creadas con estas herramientas contienen la siguienteinformación:

Información delremitente:

Cargo Nombre Departamento EmpresaNúmero de teléfono Número de fax

Información deldestinatario:

Cargo Nombre Departamento EmpresaNúmero de teléfono Número de fax

Cantidad de páginas

Fecha y hora de envío

Una sección de memo

Cómo incluir una portada en un mensaje de faxLa ficha Correo del cuadro de diálogo Configuración de Mensajería deescritorio de CallPilot ofrece la opción Incluir portada al enviar un fax, queaparece deshabilitada de forma predeterminada.

Portadas de fax personalizadas 31


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Si selecciona esta opción, puede elegir una portada predeterminada de unalista de portadas disponibles. Haga clic en Examinar para seleccionar el lugardonde se almacenan las portadas. La ubicación predeterminada es:

\\Archivos de programa\Nortel\ CallPilot\cvrpages.

Cómo seleccionar la portada a incluirEn el reproductor CallPilot Player, el menú Portada ofrece las opcionesAgregar y Modificar.

El menú Agregar muestra una lista de las portadas disponibles. Seleccioneuna y haga clic en Aceptar.



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El menú Modificar muestra el contenido de la portada actual y le permitemodificarlo. En la ventana Modificar, puede acceder a una vista previa de laportada.

Si habilita la opción Incluir portada, la Mensajería de escritorio de CallPilotagregará la portada seleccionada al formulario de reenvío de fax. La portadaaparecerá primera en la lista de adjuntos (en el panel izquierdo). La vista deAdjuntos (en el panel derecho) contiene únicamente la sección Memo deportada. Puede incluir información adicional aquí si lo desea.

Formulario del controlador de impresión de Nortel FaxPuede utilizar el formulario del controlador de impresión de Nortel Fax paraenviar un mensaje de fax mediante un cliente de la Mensajería de escritoriode CallPilot (como Lotus Notes) o la función QuickFax. QuickFax le permiteenviar un fax directamente desde el cuadro de diálogo Imprimir. Si opta porenviar su fax mediante el cliente de Mensajería de escritorio de CallPilot, laportada estará disponible desde el formulario personalizado de CallPilot.



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Si prefiere enviar su fax a un destino específico (por ejemplo, un equipo defax), el campo Portada se habilitará. Puede utilizar el botón Examinar parabuscar una portada o bien seleccionar una de la lista desplegable y, acontinuación, modificar su contenido. Esta funcionalidad es similar a la delformulario personalizado (consulte "Modificación y vista previa de la portada"para más información). Si no desea incluir una portada, seleccione la opciónSin portada de la lista desplegable Usar portada de fax. También puedeincluir una línea de Asunto. La información del campo Asunto se mostraráen la sección de correo electrónico del fax, pero no aparecerá en la copiaimpresa.

Cómo modificar la portada y acceder a su vista previaPara acceder a una vista previa de la portada actual y modificar su contenido,puede utilizar el formulario personalizado de CallPilot o la aplicación delcontrolador de impresión de Nortel Fax.



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Haga clic en Vista previa para ver el estado actual de la portada.

La primera vez que acceda a esta página, la Mensajería de escritorio deCallPilot intentará completar la sección De con la información del registro.La aplicación recordará los datos ingresados en esta sección y los



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completará automáticamente la próxima vez que utilice esta página. Si bienla información del campo De se completa automáticamente desde el registro,puede modificarla si lo desea.

En la sección Para, el cuadro de texto Fax siempre es de sólo lectura, yCallPilot lo completa con la dirección obtenida del formulario personalizadoo el del controlador de fax. El campo Nombre es de sólo lectura cuando laportada utilizada proviene del formulario personalizado. En este caso,CallPilot completa automáticamente el nombre del destinatario. En cambio,si utiliza el controlador de impresión de fax, este campo estará vacío y podrácompletarlo como lo considere más apropiado.

Si se utiliza una portada proveniente del controlador de impresión de fax, laMensajería de escritorio de CallPilot calculará la cantidad de páginas einsertará esta información en el campo Páginas. Cuando se utiliza elformulario personalizado, el cuadro Páginas queda vacío, pero puedemodificarse en cualquiera de los dos casos.

El campo Enviados utiliza la fecha y hora actuales de forma predeterminaday también puede editarse. La sección Memo está sincronizada con la secciónMemo del formulario personalizado.

Nota: La longitud máxima de todos los campos de la portada, aexcepción del cuadro de texto Memo, es de 30 caracteres. La extensiónmáxima del campo Memo es de 2.500 caracteres

Realización de llamadas con el Directorio de llamadasLa función Directorio de llamadas le permite llamar a cualquiera de laspersonas que se encuentran incluidas en la lista de libretas de direccionespúblicas o personales de Lotus Notes, la libreta de direcciones personal deCallPilot, la libreta de direcciones de CallPilot que se encuentra en el servidorDomino de Lotus Notes o la libreta de direcciones dinámica de CallPilot quese encuentra en el servidor de CallPilot.

Puede utilizar la función Directorio de llamadas en los siguientes casos:

Cuando cualquiera de las vistas de CallPilot se encuentra activaPara acceder a esta función, seleccione Acciones > Mensajería de escritoriode CallPilot > Directorio de llamadas cuando alguna de las vistas de CallPilotse encuentre activa. A continuación, se abrirá el cuadro de diálogo Directoriode llamadas. Seleccione cualquiera de las libretas de direccionesdisponibles, elija la persona correspondiente y, a continuación, haga clic enLlamar para iniciar la llamada



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De acuerdo con la libreta de direcciones que haya seleccionado, CallPilotintentará extraer los números de teléfono de los diferentes campos.

• Si la persona se selecciona en la libreta de direcciones personal deCallPilot, la libreta de direcciones de CallPilot que se encuentra en elservidor Domino de Lotus Notes, o la libreta de direcciones dinámica deCallPilot que se encuentra en el servidor de CallPilot, los números deteléfono se obtendrán del campo CallPilot - Teléfono de la oficina.

• Si, en cambio, se selecciona de la libreta de direcciones pública de LotusNotes, se obtendrán de los campos Trabajo - Teléfono de la oficina yTeléfono celular, y del campo Hogar - Teléfono particular.

• Por otra parte, si la persona se selecciona de la libreta de direccionespersonal de Lotus Notes, se obtendrán de los campos Empresa -Teléfono de la oficina y Teléfono celular, y del campo Personal - Teléfonoparticular.

Cuando la libreta de direcciones personal de CallPilot se encuentraabierta

También puede acceder a la función Directorio de llamadas a través delmenú Acciones-> Llamar cuando la libreta de direcciones personal deCallPilot se encuentra abierta o al hacer clic en Llamar. CallPilot intentaráextraer los números de teléfono del campo CallPilot - Teléfono de la oficina.

Cuando las libretas de direcciones públicas o personales de Lotus Notesse encuentran abiertas

También puede utilizar la función Directorio de llamadas cuando las libretasde direcciones públicas o personales de Lotus Notes se encuentran abiertas.Para ello, el administrador debe realizar ciertos cambios en el servidorDomino.

• Para llamar a una persona de la libreta de direcciones pública de LotusNotes, selecciónela y, a continuación, haga clic en Llamar en la barra deherramientas de la Libreta de direcciones. CallPilot intentará extraernúmeros de teléfono de los campos Trabajo - Teléfono de la oficina yTeléfono celular, y del campo Hogar - Teléfono particular.

• Para llamar a una persona de la libreta de direcciones personal de LotusNotes, selecciónela y, a continuación, haga clic en Llamar en la barra deherramientas de la Libreta de direcciones. CallPilot intentará extraer losnúmeros de teléfono de los campos Empresa - Teléfono de la oficina yTeléfono celular, y Personal - Teléfono particular y Teléfono celular.

Realización de llamadas con el Directorio de llamadas 37


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Verificación de contactosUna vez que CallPilot ha extraído todos los números telefónicos válidos, elsistema le solicitará que seleccione y convalide el número antes de llamar ala persona correspondiente. Si marca la casilla Recordar cambios, todos loscambios que se realicen se guardarán en el registro.

Si CallPilot no puede encontrar números de teléfono válidos, dependiendodel cliente que se utilice, se mostrará sólo la dirección de correo electrónicode la persona. Dado que ni la dirección ni el teléfono son valores que puedanmarcarse en un teléfono, deberá ingresar el número telefónico de la personade forma manual.

Contacto con el remitente de un mensajePuede responder a un mensaje de CallPilot o de Lotus Notes con unallamada telefónica en lugar de utilizar un mensaje grabado.

Paso Operación

1 Seleccione un mensaje en la Bandeja de entrada de CallPilot o LotusNotes.

Si... Entonces...seleccionó un mensaje de correoelectrónico de Lotus Notes

Seleccione Acciones > Mensajeríade escritorio de CallPilot >Contacto con el remitente

Nota: Para que esta función(optativa) se encuentre disponible, eladministrador del servidor Dominodebe realizar modificaciones en lasplantillas de correo corporativas. La



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Si... Entonces...instalación de CallPilot incluye unaversión modificada de la plantilla decorreo con los cambios de diseñonecesarios. Utilice la plantillamodificada para cambiar el diseñode sus plantillas de correo si no estánpersonalizadas. Si estánpersonalizadas, copie la acciónContacto con el remitente de laplantilla de la base de datos decorreo de CallPilot a su plantillapersonalizada en el servidorDomino.

seleccionó un mensaje de CallPiloten la Bandeja de entrada de CallPilot

Seleccione Acciones > Mensajeríade escritorio de CallPilot >Contacto con el remitente o hagaclic en Contacto con el remitente

tiene un mensaje de CallPilot abiertoen la Bandeja de entrada de CallPilot

Seleccione Acciones > Contactocon el remitente o haga clic enContacto con el remitente

2 Si la persona se selecciona en la libreta de direcciones personal deCallPilot, la libreta de direcciones de CallPilot que se encuentra en elservidor Domino de Lotus Notes, o la libreta de direcciones dinámicade CallPilot que se encuentra en el servidor de CallPilot, los númerosde teléfono se obtendrán del campo CallPilot - Teléfono de la oficina.

• Si, en cambio, se selecciona de la libreta de direcciones públicade Lotus Notes, se obtendrán de los campos Trabajo - Teléfonode la oficina y Teléfono celular, y del campo Hogar - Teléfonoparticular.

• Por otra parte, si la persona se selecciona de la libreta dedirecciones personal de Lotus Notes, se obtendrán de loscampos Empresa - Teléfono de la oficina y Teléfono celular, y delcampo Personal - Teléfono particular.

Si la entrada del remitente en la libreta de direcciones contiene variosnúmeros, todos los números telefónicos aparecerán en el cuadro dediálogo Contacto.

3 Seleccione el número apropiado y haga clic en Llamar.Si marca la casilla Recordar cambios, todos los cambios que realicese guardarán.

CallPilot llamará al remitente del mensaje de inmediato.

Contacto con el remitente de un mensaje 39


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4 Atienda el teléfono cuando suene.

5 Cuando finalice la llamada, cuelgue el teléfono o haga clic en el iconoDesconectar.

—Fin—

Incorporación de archivos adjuntos a los mensajesAntes de enviar un mensaje, puede adjuntarle uno o más archivos de voz,fax o texto. Para los destinatarios de CallPilot, los archivos de voz puedentener las extensiones VBK o WAV; el sistema convertirá automáticamentelos archivos VBK a la extensión WAB cuando se realicen envíos a usuariosajenos a CallPilot. Consulte Modificación de los parámetros de envío decorreo. Los archivos de fax deben tener la extensión TIFF-F. Los archivosde texto deben tener la extensión TXT.

Paso Operación

1 En un mensaje nuevo de CallPilot, haga clic en el icono Adjuntararchivo.

2 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione o escriba el nombre delarchivo que desea adjuntar.

3 Haga clic en Abrir para adjuntar el archivo y regresar al mensajenuevo de CallPilot.

—Fin—

Configuración de opciones de mensajeAntes de enviar un mensaje, puede configurar las opciones de uso y entrega.

Cómo configurar las opciones de mensaje

Paso Operación

1 En un mensaje nuevo de CallPilot, seleccione las opciones Entrega,Confidencialidad, Confirmación de lectura y Confirmación deentrega, según corresponda.

• Para la Entrega, seleccione Urgente o Económico, o bien dejela configuración como Normal.



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• Para la Confidencialidad, seleccione Privado o deje laconfiguración como Público.

Recuerde que si envía un mensaje marcado como Privado a undestinatario externo a CallPilot, ese destinatario podráreenviárselo a otra persona. Asimismo, es posible que losdestinatarios que no utilizan CallPilot no reciban la notificación deque el mensaje es privado. En su mensaje, informe al destinatariode que se trata de un mensaje privado.

• En la confirmación, marque la opción Confirmación de lecturapara solicitar que el destinatario le envíe un acuse de recibocuando abra el mensaje. Marque la opción Confirmación deentrega para solicitar una confirmación cuando el destinatarioreciba el mensaje.

2 Redacte el mensaje, inserte la dirección y envíelo como decostumbre.

—Fin—

Reenvío y respuesta de mensajesAdemás de reenviar un mensaje y agregarle una introducción, tambiénpuede crear una respuesta para el remitente, o bien para el remitente y todoslos destinatarios.

Cómo reenviar o responder a un mensaje

Paso Operación

1 En el mensaje abierto, haga clic en Reenviar, Responder oResponder a todos.

2 En el formulario de mensaje nuevo, cree un mensaje de voz, fax otexto.

3 Inserte las direcciones tal como lo hace cuando redacta un mensajenuevo.

En las respuestas, las direcciones se completan automáticamente.

4 Agregue adjuntos, configure las opciones correspondientes ymodifique la línea del asunto según lo considere pertinente.

Reenvío y respuesta de mensajes 41


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5 Haga clic en Enviar mensaje.

—Fin—

Nota: Es posible que el administrador de su sistema bloquee el reenvíode mensajes a direcciones externas.

Configuración del reenvío de mensajesPuede reenviar sus mensajes de CallPilot a otra casilla de correo de CallPiloto a una dirección externa de correo electrónico. Para ello, debe crear yhabilitar una regla de reenvío de mensajes, que consiste en un conjunto decriterios para definir los mensajes que se reenviarán y su destino.

Una vez que habilite la regla de reenvío de mensajes, podrá acceder a todoslos mensajes entrantes que cumplan con los criterios especificados desdeotra ubicación, como una casilla de correo de Internet o un dispositivo portátil(PDA). Los mensajes de voz pueden reenviarse con el formato en el que sereciben o convertirse al formato WAV.

Puede crear la regla de reenvío de mensajes personalmente o solicitarle aladministrador de CallPilot que lo haga. Para crearla debe utilizar Mi CallPilot,aunque puede activarla o deshabilitarla mediante la Mensajería de escritorio,Mi CallPilot o el teléfono (opciones 8-5-1).

Los usuarios de Lotus Notes reciben los mensajes reenviados en la Bandejade entrada de Lotus Notes. Los mensajes aparecen como mensajes decorreo electrónico de Lotus Notes y cumplen con las mismas reglas que losde Lotus Notes.

Para los usuarios de Lotus iNotes, los mensajes reenviados de CallPilotaparecen como mensajes de correo electrónico de Lotus Notes, cumplencon las mismas reglas que los de iNotes, se presentan con iconos de correoelectrónico de Lotus iNotes y se utilizan los mismos formularios estándar deiNotes para exhibir el mensaje.

No obstante, cabe destacar que las funciones Responder y Responder atodos tienen ciertas limitaciones. El sistema no permite responder mensajesprovenientes de un remitente cuya dirección / IDLL no se encuentra incluidaen el mensaje, porque la dirección es desconocida. Asimismo, dado que elservidor de CallPilot admite únicamente mensajes de texto simple y adjuntostipo VBK o TIFF-F, debe asegurarse de que todos los mensajes salientesque se envían a direcciones de CallPilot hayan sido creados con estosformatos. De lo contrario, recibirá una notificación de error de entrega. Delmismo modo, los mensajes de voz enviados en formato VBK podránreproducirse sólo si CallPilot Player se encuentra instalado en el sistema.



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Los de formato WAV, por su parte, exigen el uso de un reproductor de WAVcapaz de reproducir WAV-PCM estándar, y la mayoría de los reproductoresWAV son compatibles con este formato.

Cómo configurar el reenvío de mensajes

Paso Operación

1 En el menú Acciones de la bandeja de entrada de correo electrónico,seleccione Mensajería de escritorio de CallPilot > Configuración.

2 Haga clic en la ficha Correo.

3 Para abrir Mi CallPilot, haga clic en la opción Configurar regla dereenvío de mensajes.

4 Si la página Configuración de regla de reenvío de mensajes de MiCallPilot no aparece automáticamente:

a. Inicie sesión en Mi CallPilot.

b. Haga clic en la ficha Funciones de CallPilot y, a continuación,en la opción Regla de reenvío de mensajes.

5 Configure la regla de reenvío de mensajes. Para obtenerinstrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario de laMensajería de escritorio para Mi CallPilot (NN44200-109).

—Fin—

Cómo activar y desactivar la función de reenvío de mensajesLa regla de reenvío de mensajes debe estar configurada para poder activarlao deshabilitarla. Consulte el procedimiento anterior si desea configurarlapersonalmente o solicítele al administrador de CallPilot que lo haga. Porrazones de seguridad, debe encargarse personalmente de activar ydesactivar esta función. Para ello puede utilizar la Mensajería de escritoriomediante el procedimiento que se describe a continuación, o el teléfono(opciones 8-5-1).

Si la opción Inicio de sesión anónimo está activada, no podrá activar odeshabilitar la regla de reenvío de mensajes a través de la Mensajería deescritorio (para comprobarlo, haga clic en Acciones > Mensajería deescritorio de CallPilot > Configuración y luego en la ficha Libreta dedirecciones. A continuación, haga clic en la opción Avanzado para ver laconfiguración).

Paso Operación

Configuración del reenvío de mensajes 43


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1 En el menú Acciones de la bandeja de entrada de correo electrónico,seleccione Mensajería de escritorio de CallPilot > Configuración.

2 Haga clic en la ficha Correo.

3 Marque o deje en blanco la casilla Habilitar regla de reenvío demensajes.

—Fin—

Inserción de direcciones en los mensajesPara insertar direcciones en sus mensajes, los usuarios de CallPilot puedenacceder a diversas libretas de direcciones, entre las que se incluyen laLibreta pública de direcciones de CallPilot o Lotus Notes (situada en elservidor respectivo) o la Libreta personal de direcciones (local). Lasdirecciones pueden ser internas o externas a la empresa.

Los usuarios de Lotus Notes que se encuentran conectados con un servidorterminal no pueden descargar direcciones de CallPilot a sus Libretaspersonales de direcciones. Esta libreta de direcciones no se encuentradisponible para los usuarios de servidores terminales cuando insertandirecciones en los mensajes de CallPilot.

Cómo insertar la dirección en un mensaje desde la Libreta de direccionesde Lotus Notes

Los campos numéricos Teléfono de la oficina y Número de FAX de la Libretapública de direcciones de Lotus Notes les permiten a los usuarios de CallPilotacceder directamente a estos números.

Nota: En la Libreta pública de direcciones de Lotus Notes, estoscampos se denominan Teléfono de la oficina y Fax de la oficinarespectivamente.

Paso Operación

1 En un mensaje nuevo de CallPilot, haga clic en Para.

2 Seleccione la libreta de direcciones que desea utilizar en el campoLibreta de direcciones. Si selecciona la Libreta pública de direccionesde Lotus Notes, aparecerá la lista desplegable Filtro, que le permitiráespecificar el tipo de direcciones que desea utilizar.

• Si selecciona Direcciones de correo electrónico, la lista dedirecciones mostrará todos los nombres que contiene.

• Si selecciona Números de FAX, la lista de direcciones mostrarálos nombres que dispongan de esa información.



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• Si selecciona Números de correo de voz, la lista de direccionesmostrará los nombres que dispongan de esa información.

Nota: Puede insertar varias direcciones en un mismo mensajepara diferentes tipos de destinatarios.

3 Seleccione los destinatarios en la lista de nombres. Los nombres degrupos aparecen entre corchetes. De ser necesario, puedeseleccionar más de una dirección por vez. Si inserta una direcciónen un mensaje mediante los números de fax o de correo de voz, elsistema le solicitará que elija y confirme el destino final del mensaje.

4 Haga clic en Para, CC, o CCO, según sea necesario.

5 Haga clic en Aceptar para regresar al mensaje nuevo de CallPilot.

Inserción de direcciones en los mensajes 45


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—Fin—

Cómo insertar la dirección en un mensaje desde la Libreta de direccionesde CallPilot

La Libreta de direcciones del servidor de CallPilot es administrada por lacompañía y contiene las direcciones de los usuarios de CallPilot y las listasde distribución que está autorizado a utilizar. Esta lista no puede editarse.

Si su sitio dispone de más de un servidor de CallPilot, el administrador puedeexpandir su Libreta de direcciones de CallPilot para incluir las direccionesde los usuarios de CallPilot de los servidores en red, además de las que seencuentran en el servidor local. Si no requiere este procedimiento, puedeconfigurar su Libreta de direcciones de CallPilot para que sólo incluya lasdirecciones del servidor local. Para obtener más información, consulteModificación de la configuración de la libreta de direcciones.

Los clientes de mensajería de escritorio de Lotus Notes pueden acceder ala Libreta de direcciones de CallPilot mediante una función de búsquedadinámica. Esta función le permite acceder a la Libreta de direcciones deCallPilot sin necesidad de disponer de las direcciones de CallPilot en laLibreta personal de direcciones de Lotus Notes. No obstante, puededescargar información de direcciones de CallPilot a la Libreta de direccionespersonal si desea insertar direcciones en los mensajes cuando trabaja sinconexión, aunque las direcciones no pueden validarse en el modo fuera delínea.

Paso Operación

1 En un mensaje nuevo de CallPilot, haga clic en Para.



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2 En la lista de libretas de direcciones disponibles, seleccioneDirectorio de búsqueda de CallPilot.Existen controles adicionales para realizar una búsqueda dinámicade las direcciones de CallPilot en el servidor por medio de distintosprocedimientos. Por ejemplo:

a. En la lista Buscar por, seleccione la opción de búsquedaApellido.

b. Escriba las letras correspondientes en el cuadro de texto.

c. Haga clic en Buscar. Todos los apellidos que coincidan con lasletras ingresadas aparecerán en la lista de direcciones.

Nota: Puede continuar y modificar las opciones de búsqueda y /o escribir otras letras hasta encontrar el nombre deseado. Siingresa un nombre que no ha sido descargado, aparecerá uncuadro de diálogo con la cantidad de direcciones por descargarmientras prosigue la búsqueda.

3 Seleccione los destinatarios en la lista de nombres. De ser necesario,puede seleccionar más de una dirección por vez.

4 Haga clic en Para, CC, o CCO, según sea necesario.

5 Haga clic en Aceptar para regresar al mensaje nuevo de CallPilot.

—Fin—

Cómo insertar la dirección en un mensaje de forma manualPuede escribir una dirección directamente en el campo Para de un mensajenuevo sin abrir la lista Dirección de correo. Escriba la dirección sin espaciosy entre comillas dobles. El nombre se comparará con los datos de todas laslibretas y tipos de direcciones disponibles. Si se encuentra más de unadirección para el nombre, se abrirá el cuadro Destinatario de CallPilot, quemostrará todas las direcciones que coinciden. Elija la dirección que deseautilizar para enviar el mensaje. También podrá modificar aquí los númerosde teléfono o fax, pero no las direcciones de CallPilot o de correo electrónico.

Cómo descargar direcciones de CallPilot a su Libreta de direccionespersonal

Puede descargar los nombres y las direcciones de los usuarios de CallPilota su Libreta de direcciones personal. Esta opción le resultará particularmenteútil si trabaja fuera de línea. Si se encuentran conectados, los clientes deescritorio de Lotus Notes pueden realizar consultas y obtener direcciones dela libreta de direcciones del servidor de CallPilot en cualquier momento.Consulte Modificación de la configuración de la libreta de direcciones.

Inserción de direcciones en los mensajes 47


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RestriccionesCuando se envía un mensaje al servidor de CallPilot para que sea recibidoen un número de teléfono o fax, el servidor revisa las Listas de permisosrestringidos (RPL) para corroborar que el remitente dispone del permisocorrespondiente. Las mismas reglas que determinan si un número puede sermarcado desde su teléfono se aplicarán al número de destino del mensajede voz o fax saliente.

Si un usuario no cuenta con los permisos pertinentes (por ejemplo, si nopuede utilizar canales de voz, realizar llamadas de larga distancia, etc.), segenerará una notificación de error de entrega (NDN). La misma notificaciónse generará para el destinatario si el número de destino no es válido.

Listas de distribución de CallPilotPuede crear una lista de distribución personal (PDL) mediante el teléfono oen Mi CallPilot. Si utiliza el cliente de Lotus Notes, también puede crear ungrupo en las libretas de direcciones locales o públicas de Lotus Notes. Noobstante, no se puede acceder a las libretas de direcciones de Lotus Notesdesde el teléfono o Mi CallPilot.

Cómo utilizar listas de distribución personales de CallPilotPara insertar direcciones en los mensajes, puede utilizar las listas dedistribución personales de CallPilot que creó en Mi CallPilot o en su teléfono.En Lotus Notes, seleccione estas listas desde la Libreta de direcciones deCallPilot.

Cómo crear un grupo de CallPilotPuede crear una lista de distribución personal para un grupo de destinatariosa los que envía mensajes con frecuencia. Una vez creada, la lista apareceráen la opción Grupos de su Libreta de direcciones personal (CallPilot).

Los grupos de CallPilot se crean del mismo modo que los grupos de correoelectrónico. El grupo de CallPilot puede contener tanto direcciones deCallPilot como de correo electrónico.

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de Lotus Notes, haga clic en Libreta dedirecciones.

2 Seleccione Grupos (CallPilot) y, a continuación, haga clic enAgregar grupo o Nuevo grupo.

3 Ingrese un Nombre de grupo y una Descripción y haga clic en laflecha situada junto a Miembros.



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4 En su Libreta de direcciones personal, marque cada uno de losnombres que desea agregar al grupo. Haga clic en Aceptar para salirde la lista.

5 Haga clic en Guardar o en Guardar y cerrar.

—Fin—

Puede modificar o borrar la lista en Grupos (CallPilot).

Uso de la mensajería instantáneaLa función de mensajería instantánea (IM) le permite iniciar una sesión através de Microsoft Windows/MSN Messenger o Nortel Multimedia PC Client(MCS 5100) desde un mensaje de CallPilot o de correo electrónico.

Puede comenzar una conexión de mensajería instantánea con otrosusuarios siempre que ambos dispongan de una cuenta válida en MCS 5100(Nortel Multimedia PC Client), o con uno de los servicios que se indican acontinuación, disponibles en Windows/MSN Messenger:

• Servicio NET Passport (Windows/MSN Messenger)

• SIP Communication Service (sólo Windows Messenger)

• Exchange Instant Messaging Service (sólo Windows Messenger)

No existen requisitos especiales para configurar estos servicios;simplemente debe seguir los requisitos de Windows/MSN Messenger. Parala configuración de SIP Communication Service en MCS 5100, debe contarcon Nortel Multimedia PC Client en funcionamiento para poder utilizar lafunción de mensajería instantánea.

Cómo activar la función de mensajería instantánea en la Mensajería deescritorio de CallPilot

Paso Operación

1 Abra la Bandeja de entrada de la Mensajería de escritorio deCallPilot.

2 En el menú Acciones, seleccione Mensajería de escritorio deCallPilot > Configuración.

3 En la ficha General, seleccione la aplicación de mensajeríainstantánea que desea utilizar. Las opciones son:

• Usar Windows/MSN Messenger

Uso de la mensajería instantánea 49


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• Usar Nortel Multimedia PC Client


5 Cierre y vuelva a abrir Lotus Notes para que los cambios tenganefecto.

—Fin—

Cómo utilizar la mensajería instantánea desde un mensaje abierto deCallPilot

El sistema le permite iniciar una sesión de mensajería instantánea cuandotiene un mensaje de CallPilot abierto.

Paso Operación

1 En un mensaje de CallPilot abierto, haga clic en el icono de la barrade herramientas que representa el software de mensajeríainstantánea que desea utilizar:

2 De ser necesario, inicie sesión.

Si el remitente del mensaje se encuentra conectado, se iniciará unasesión de mensajería instantánea; de lo contrario, aparecerá elcuadro de diálogo Contacto.

3 Haga clic en la ficha del software de mensajería instantánea.

La ficha mostrará la lista de contactos de la aplicación Windows/MSNMessenger o la lista de amigos de la aplicación Nortel Multimedia PCClient.

4 Seleccione y verifique la dirección de mensajería instantánea oescriba el nombre de inicio de sesión correcto.

5 Haga clic en Enviar para iniciar la sesión.

—Fin—

Nota: Los iconos de mensajería instantánea de la barra deherramientas cuentan con distintos colores, que dependerán del estadoen que se encuentre el remitente:



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Conectado Desconectado Estado o nombre de inicio desesión del remitentedesconocido para Windows/MSN Messenger

Conectado Desconectado Estado o nombre de inicio desesión del remitentedesconocido para NortelMultimedia PC Client (MCS5100)

Cuando la información se encuentra disponible, las descripcionesemergentes de las herramientas correspondientes a los botones demensajería instantánea indican el nombre de inicio de sesión del remitentey su estado de conexión.

Cómo utilizar la mensajería instantánea desde Lotus Notes

Paso Operación

1 Seleccione un mensaje en la Bandeja de entrada de la Mensajeríade escritorio de CallPilot.

2 En el menú Acciones, seleccione Mensajería de escritorio deCallPilot > Contacto con el remitente.

CallPilot recuperará la dirección de CallPilot del remitente delmensaje. A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo Contacto.

3 Haga clic en la ficha del software de mensajería instantánea.

La ficha mostrará la lista de contactos de la aplicación Windows/MSNMessenger o la lista de amigos de la aplicación Nortel Multimedia PCClient.

4 Seleccione y verifique la dirección de mensajería instantánea oescriba el nombre de inicio de sesión correcto.

5 Haga clic en Enviar para iniciar la sesión.

—Fin—

Uso del Indicador de mensaje en esperaLa Mensajería de escritorio incluye el Indicador de mensaje en espera (MWI),que corresponde al icono del auricular telefónico que aparece en el ánguloinferior derecho de la pantalla, en la barra de tareas de Windows o en labandeja del sistema. El Indicador de mensaje en espera le avisa si existenmensajes nuevos y le permite acceder rápidamente a la bandeja de entrada.

El icono de color rojo indica que tiene mensajes nuevos:

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La apariencia del icono del Indicador de mensaje en espera cambia parabrindar información adicional sobre la conexión con el servidor, tal como seindica a continuación:

Cómo configurar el Indicador de mensaje en esperaUtilice el cuadro de diálogo Configuración de MWI de CallPilot para:

• mostrar u ocultar el Indicador de mensaje en espera

• activar o deshabilitar el mensaje emergente

• controlar el tiempo que el mensaje emergente permanece en pantalla

Paso Operación

1 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho delmouse sobre el icono del Indicador de mensaje en espera.

2 Haga clic en Configuración de MWI de CallPilot.Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de MWI de CallPilot.



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Nota: Los primeros tres campos (Servidor, Acceso directo a lared VPIM y Casilla de correo) son sólo para uso informativo yaparecen opacos. Si desea acceder a estos campos y modificarla información que contienen, utilice la ficha General: Acciones >Mensajería de escritorio de CallPilot > Configuración.

3 Si desea abrir Mi CallPilot y hacer doble clic sobre el icono parareproducir su último mensaje, asegúrese de que el campo URL deMi CallPilot contenga la dirección URL correcta. Para que estaopción funcione debe conectarse con un servidor CallPilot 5.0 osuperior.

Solicite al administrador de CallPilot la dirección URL correcta. Porlo general, la dirección URL aparece en alguno de los siguientesformatos:

• http:// prefijo.nombredehost.com/micallpilot/

• http:// dirección IP/micallpilot/

4 Para mostrar u ocultar el icono del Indicador de mensaje en espera(MWI), marque o desactive la casilla Mostrar el icono de MWI en labarra de herramientas.

Nota: Si oculta el icono y luego desea que vuelva a aparecer,en el menú Inicio de Windows seleccione Programas > Nortel >Icono MWI de CallPilot. El icono aparecerá en la barra de tareas.

5 Para activar o desactivar el mensaje emergente, marque o deje enblanco la casilla Mostrar mensaje emergente x segundos.También puede modificar la duración del mensaje emergente en lapantalla.

6 Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

—Fin—

Cómo utilizar el Indicador de mensaje en esperaA continuación se exponen algunas sugerencias para usar el Indicador demensaje en espera:

• Para ver su número de casilla de correo, la dirección del servidor y lacantidad de mensajes pendientes en su bandeja de entrada, coloque elpuntero sobre el icono.

• Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el icono para accedera un menú de acceso directo con opciones para:

Uso del Indicador de mensaje en espera 53


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— abrir Mi CallPilot (si existe una dirección URL para Mi CallPilotdefinida en los parámetros de configuración del Indicador de mensajeen espera)

— configurar el Indicador de mensaje en espera

— iniciar o cerrar sesión en su casilla de correo de CallPilot

— salir del Indicador de mensaje en espera para que desaparezca

• Para abrir su último mensaje de CallPilot en Mi CallPilot, haga doble clicen el icono del Indicador de mensaje en espera.

Nota: Si este procedimiento no funciona, verifique que el campoURL de Mi CallPilot contenga la dirección URL correcta en el cuadrode diálogo Configuración de MWI de CallPilot. Para abrir el cuadrode diálogo, haga clic con el botón derecho del mouse sobre el iconodel Indicador de mensaje en espera y, a continuación, haga clic enConfiguración de MWI de CallPilot.

Modificación de la configuración de la casilla de correoEl administrador de su sistema es quien ingresa la información de accesode CallPilot predeterminada. Puede modificar esta configuración si loconsidera necesario. Consulte la Ayuda en línea para obtener informaciónmás detallada.

Cómo ver o modificar la configuración de la casilla de correo

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de Lotus Notes, ingrese en el menúAcciones y haga clic en Mensajería de escritorio de CallPilot >Configuración. O bien, en CallPilot Player haga clic en Ver >Configuración.

La ficha General exhibirá los parámetros de configuración de accesoactuales.



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2 Después de realizar los cambios, haga clic en Aceptar.

—Fin—

Cómo cambiar la contraseña de CallPilotSu contraseña de CallPilot es la misma que utiliza en el teléfono.

Paso Operación

1 Repita el paso 1 del procedimiento anterior y haga clic en Cambiarcontraseña.

2 En el campo Contraseña anterior, ingrese su contraseña actual.

3 En el campo Nueva contraseña, escriba su nueva contraseña.

4 En el campo Reingresar nueva contraseña, ingrese su nuevacontraseña otra vez.

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5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

6 Haga clic en Aceptar para salir de la configuración general.

—Fin—

Modificación de los parámetros de envío de correoCómo ver o modificar su configuración de correo

El administrador es el responsable de introducir los parámetros deconfiguración predeterminados de correo, pero puede modificar estaconfiguración si lo considera necesario. Consulte la Ayuda en línea paraobtener información más detallada.

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de Lotus Notes, ingrese en el menúAcciones y haga clic en Mensajería de escritorio de CallPilot >Configuración.

2 Haga clic en la ficha Correo para acceder a la configuración decorreo actual.

3 Podrá acceder a los siguientes parámetros de configuración:

• Notificación: Puede configurar a CallPilot para que actualice sulista de mensajes de forma automática, manual o en intervalos



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de, por ejemplo, 5 minutos (seleccione la opción Manualmentepara ahorrar costos de larga distancia y conexiones ISDN).

• Incluir el encabezado del mensaje al enviar o responder: Estaopción garantiza que la información del encabezado del mensajeoriginal se incluya en el mensaje de respuesta o reenviado.

• Incluir la portada al enviar un fax: Marque esta casilla paraagregar una portada de fax.

• Convertir mensajes de voz salientes a WAV paradestinatarios externos a CallPilot: Sus mensajes grabados seconvertirán automáticamente de VBK a archivos WAV cuando seenvíen a usuarios que no utilicen CallPilot.

• Comprobar ortografía antes de enviar: Marque esta casilla sidesea que se verifique la ortografía de los mensajes de texto quecrea con el formulario personalizado de CallPilot cuando hace clicen Enviar. Si la deja en blanco, puede verificar la ortografía deforma manual. Para que el corrector ortográfico funcione, debetener Microsoft Word instalado.

• Mostrar el icono de MWI en la barra de herramientas: El iconode teléfono de CallPilot que se encuentra en la barra de tareasde Windows se tornará rojo cuando tenga un mensaje nuevo y lebrindará información adicional.

• Crear elemento enviado: Seleccione esta opción si deseaalmacenar una copia de cada mensaje enviado en la carpetaEnviados.

• Habilitar regla de reenvío de mensajes: Seleccione esta opciónsi desea habilitar una regla de reenvío de mensajes que hayaconfigurado; es decir, una regla para reenviar sus mensajes deCallPilot a una dirección de correo electrónico externa o unabandeja de entrada de CallPilot. Si la casilla se encuentradeshabilitada es porque el administrador de CallPilot no le haasignado los privilegios para hacerlo.

Nota: Si dispone de acceso a Mi CallPilot, podrá crear, editary eliminar la regla de reenvío de mensajes. Para obtener másinformación, consulte la Guía del usuario de la Mensajería deescritorio para Mi CallPilot (NN44200-109).

• Configurar regla de reenvío de mensajes: Haga clic en esteenlace para conectarse directamente con la aplicación MiCallPilot y configurar los parámetros para reenviar sus mensajesde CallPilot a una dirección de correo electrónico externa o unabandeja de entrada de CallPilot. Si este enlace no aparece es

Modificación de los parámetros de envío de correo 57


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porque el administrador de CallPilot no le ha asignado losprivilegios para hacerlo.

4 Después de realizar los cambios, haga clic en Aceptar.

—Fin—

Modificación de la configuración de la libreta de direccionesEl administrador es el responsable de introducir los parámetros deconfiguración predeterminados de la libreta de direcciones, pero el usuariopuede modificarlos en caso de ser necesario. Consulte la Ayuda en líneapara obtener información más detallada acerca de los parámetros deconfiguración.

Cómo ver o modificar la configuración de su Libreta de direcciones

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de Lotus Notes, ingrese en el menúAcciones y haga clic en Mensajería de escritorio de CallPilot >Configuración.

2 Haga clic en la ficha Libreta de direcciones para acceder a laconfiguración actual.

3 Realice los cambios que considere necesarios y haga clic enAceptar, o descargue su libreta de direcciones tal como se indica acontinuación. Para obtener más información sobre las opciones queaparecen, haga clic en Ayuda.



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—Fin—

Cómo descargar la libreta de direcciones a su computadoraPuede descargar los nombres y las direcciones de los usuarios de CallPilota su Libreta de direcciones personal.

Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada, ingrese en el menú Acciones y haga clicen Mensajería de escritorio de CallPilot > Configuración.

2 Haga clic en la ficha Libreta de direcciones.

3 Marque la casilla Recordarme e indique la cantidad de días quetranscurrirán entre un recordatorio y otro.

4 Haga clic en Descargar ahora.


—Fin—

Modificación de la configuración de audioCómo cambiar el dispositivo de audio y ajustar el volumen

Puede reproducir y grabar los mensajes desde el teléfono o desde lacomputadora.

Modificación de la configuración de audio 59


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Paso Operación

1 En la Bandeja de entrada de la Mensajería de escritorio de CallPilot,ingrese en el menú Acciones y haga clic en Mensajería deescritorio de CallPilot > Configuración. O bien En CallPilot Player, seleccione Ver > Configuración.

2 Haga clic en la ficha Audio para acceder a la configuración de audioactual.

3 En la sección Dispositivo, seleccione Teléfono si desea reproducir ygrabar sus mensajes de voz desde el teléfono. Controle que elnúmero de teléfono que aparece es correcto. O bien Seleccione Computadora si desea reproducir y grabar sus mensajesde voz a través del micrófono y los parlantes de su equipo.

Nota: También puede cambiar de dispositivo de audio enCallPilot Player.

4 En la sección Volumen, marque las dos casillas de Volumen si deseacoordinar la configuración de volumen de CallPilot con la de losparlantes y el micrófono de la computadora.



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5 Si desea recibir un recordatorio de que debe marcar estas opcionesantes de reproducir o grabar mensajes de voz, marque Confirmarparámetros

6 Si desea descargar mensajes de voz a su computadora antes dereproducirlos, haga clic en Descargar archivo. Esta opción resultaparticularmente útil cuando se utiliza un módem.

—Fin—

Enlace con Mi CallPilotLa Mensajería de escritorio ofrece enlaces con recursos Web de Mi CallPilot.Puede abrir la página principal o la página de Saludos. Para ver o modificarla dirección URL de Mi CallPilot, consulte Modificación de la configuraciónde la casilla de correo. Para obtener más información, consulte la Guía delusuario de la Mensajería de escritorio para Mi CallPilot (NN44200-109).

Paso Operación

1 En el menú Acciones de la bandeja de entrada de correo electrónico,haga clic en Mensajería de escritorio de CallPilot > Mi CallPilot y,a continuación, en Página principal o Saludos.

Nota: También puede acceder a Mi CallPilot desde el menú Verde CallPilot Player.

—Fin—

Cómo ver o modificar la configuración de las funciones de CallPilot

Paso Operación

1 En Mi CallPilot, haga clic en la ficha Funciones de CallPilot.

Enlace con Mi CallPilot 61


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2 Seleccione cualquiera de las funciones y realice los cambios deconfiguración pertinentes. Todos los cambios que implemente en unafunción tendrán efecto de inmediato, tanto si utiliza CallPilot desde lacomputadora como si lo hace desde el teléfono.

—Fin—

Cómo ver la información del usuarioEn Mi CallPilot, haga clic en la ficha Información útil para acceder a lainformación de usuario en línea correspondiente a su casilla de correo.



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Trabajo sin conexiónPara trabajar fuera de línea, debe utilizar una computadora en la que se hayainstalado y configurado CallPilot de la misma forma que en el equipo de suoficina. Puede descargar sus mensajes y direcciones a esta computadoraantes de disponerse a trabajar sin conexión.

Paso Operación

1 (Optativo) Puede resultarle conveniente descargar los mensajes deCallPilot a la computadora que habrá de utilizar sin conexión. Iniciesesión en su correo electrónico y en CallPilot. En el menúAcciones, haga clic en Mensajería de escritorio de CallPilot >Descargar todos los mensajes. Después de descargar losmensajes, finalice la sesión.

2 (Optativo) Puede descargar la libreta de direcciones del servidor asu computadora. Consulte Modificación de la configuración de lalibreta de direcciones.

Trabajo sin conexión 63


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3 Abra su correo electrónico mientras se encuentra desconectado dela red y aguarde hasta que aparezca la ventana Inicio de sesión deCallPilot. No es necesario ingresar su contraseña.

4 Haga clic en Cancelar.

—Fin—

A continuación, podrá trabajar sin conexión, revisar mensajes y grabar einsertar direcciones en mensajes nuevos. Para reproducir y grabar mensajessin conexión debe utilizar los parlantes y el micrófono de la computadora,pero no podrá utilizar el teléfono.

CallPilot almacenará sus mensajes grabados y los enviará la próxima vezque se conecte con el servidor de CallPilot.



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Nortel CallPilot

Guía del usuario de la Mensajería de escritorio para Lotus NotesCopyright © 2007, Nortel NetworksTodos los derechos reservados.

Publicación: NN44200-104-LSEstado del documento: EstándarVersión del documento: 01.02Fecha del documento: 11/04/2007

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