guia de plan de emergencias ser-2-dg-02
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PROCESO SERCODIGO:
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PLAN DE EMERGENCIASVERSIÓN: 06Pág.: 1 / 50
1. OBJETIVO
El principal objetivo de esta guía es asegurar que se cuenta con un Plan estructurado,
condiciones y procedimientos definidos para la actuación de personal bajo el control de
la organización de Instrumentos & Controles, antes durante y después de una
emergencia. Cuyo fin de garantizar normas de prevención y protección en caso de
desastres o amenazas colectivas que puedan poner en peligro su integridad (Nota:
Para la ejecución de proyectos de montaje se describirán los PONS de acuerdo a las
instrucciones de actuación de emergencias del cliente)
Los objetivos son la descripción de lo que se pretende lograr con el plan de
emergencias. Y para su elaboración debe utilizarse como referencia para la
elaboración de los planes de emergencias de la sede principal en Bogota, y las
diferentes sedes en Medellín, Cali, Cartagena, Barranquilla Barrancabermeja,
Villavicencio y Proyectos que requieran de este según sus características.
2. ALCANCE
ELABORO: INGENIERA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FIRMA:_____________________FECHA: 24/03/09
REVISO: LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FIRMA:____________________FECHA: 24/03/09
APROBÓ: LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FIRMA:________________FECHA: 24/03/09
PROCESO SERCODIGO:
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El presente documento es guía para la elaboración del Plan de emergencias en la
sede principal de Instrumentos & Controles, sus lineamientos básicos de acción aplican
a las oficinas regionales: Medellín, Barrancabermeja, Barrancabermeja, Cali,
Cartagena, y Villavicencio relacionando las condiciones propias de cada
infraestructura. En las instalaciones de clientes, Los miembros de I&C deberán seguir
con las instrucciones del plan de emergencias de la locaciones en las que se
encuentren.
3. DEFINICIONES
Emergencia: Evento imprevisto que pone en peligro la vida, integridad física de las
personas y puede generar daños en edificaciones y el ambiente, que requieren
atención inmediata.
Emergencia Leve: Evento que no necesita evacuación y que puede ser controlada con
los recursos locales, no se presentan daño ni a las instalaciones y ni al recurso
humano.
Emergencia Moderada: Evento que necesita evacuación parcial de las instalaciones y
se hace necesario la presencia de los entes externos, puede presentarse daños a las
instalaciones o al recurso humano.
Emergencia Severa: Evento que necesita evacuación total de las instalaciones y se
hace necesario la presencia y respuesta de los entes externos, se presentan daños a
las instalaciones y/o recurso humano.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de lesión o
enfermedad o una combinación de éstas.
Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un
evento peligroso específico.
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Evacuación: Conjunto de procedimientos y acciones tendientes a que las personas
amenazadas por peligros (incendio, explosión, etc.) protejan su vida e integridad física,
mediante su desplazamiento hasta y a través de lugares de menor riesgo.
Salida: Parte de un medio de evacuación, separada de los demás espacios de la
edificación que proporciona una vía de recorrido protegida hasta las descargas de salida.
Incidente: Eventos relacionados con el trabajo en los cuáles ocurrió o pudo ocurrir una
lesión, enfermedad (sin tener en cuenta la severidad) o muerte.
SIG: Sistema Integrado de Gestión de Instrumentos & Controles. Involucra Calidad,
Talento Humano y Salud Ocupacional. Su eje central es el Negocio
ComiSER: Comité conformado para el aseguramiento del funcionamiento,
permanencia y mejoramiento continúo del Sistema Integrado de Gestión SIG.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Detalle de Requisitos legales aplicables a I&C SER-2-P-01-F1
5. PROCEDIMIENTO
Los lineamientos aquí presentados deben estar acompañados de un programa de
entrenamiento y divulgación, que asegure la comprensión e interiorización de cada uno
de los comportamientos requeridos por parte de los miembros de I&C en caso de
emergencia. Los visitantes, contratistas y en general ocupantes usuarios de las
instalaciones deben ser informados de los aspectos más relevantes del Plan.
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6. ESTRUCTURA DEL PLAN DE EMERGENCIAS
La estructura para la elaboración de los planes de emergencia Se encuentra en el Anexo 15 De formato plan de emergencias
7. METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS.
Una de las bases del Plan de emergencias es la identificación y valoración previa de las amenazas potenciales presentes durante el desarrollo de sus procesos.
Esta se realiza a través del Matriz de Identificación y Análisis de Impactos y Riesgos (Código SER-2-P-06-F1)
7. 1.1 Posibles Amenazas
Las siguientes son las amenazas en donde se relaciona la causa de origen y la
amenaza posible.
Cuadro 1.1
Causa de Origen Amenaza Posible
Natural Sismos
Lluvias fuertes
Granizadas
Vientos fuertes
Descargas eléctricas
Tecnológico Incendios
Explosión
Inundación
Fuga de GLP
Fallas Estructurales
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Causa de Origen Amenaza Posible
Social Atentado terrorista
Amenaza de bomba
Objetos sospechosos
Robos
Extorsión
Una vez identificada las amenazas se procede a evaluarlas, combinando el análisis
probabilístico, con el comportamiento físico de la fuente generadora, utilizando
información de eventos ocurridos y se califica de forma cualitativa con base con la
siguiente escala:
Cuadro 1.2
Diamante Calificación Descripción
Amenaza
Inminente
Evento instrumentado o con información que lo
hace evidente y detectable. Se destaca el color
Rojo
Amenaza
Probable
Evento ya ocurrido en el lugar o en unas
condiciones similares. Se destaca con color
amarillo
Amenaza Posible Evento que nunca ha sucedido, pero se tiene
información que no descarta su ocurrencia. Se
destaca con color verde
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7.1.2 Calificación de elementos sometidos al riesgo
Cada uno de los anteriores aspectos se califica de la siguiente manera:
Cuadro 1.3
0 Se cuenta con suficientes elementos
0.5 Se cuenta parcialmente con los elementos
o están en proceso de adquisición
1.0 Cuando no se cuenta con los requisitos
Una vez calificado de los elementos se procede a sumarlos y determinar el grado de
vulnerabilidad tanto en las personas, recursos, sistemas y procesos de la siguiente
manera:
7.1.3 Grado de Vulnerabilidad
Cuadro 1.4
0.0-a 1.0 Baja, se colorea de verde
1.1 -2.0 Media, se colorea de amarillo
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2.1 -3.0 Alta se colorea de rojo
Para la vulnerabilidad de las personas, recursos, sistemas y proceso se registran los
datos en las siguientes tablas:
Cuadro 1.5 Vulnerabilidad en las personas
Sismo Incendio Explosión B R M B R M B R M
Organización Capacitación DotaciónTotal
Cuadro 1.6 de Vulnerabilidad en los recursos
Sismo Incendio Explosión B R M B R M B R M
MaterialesEdificación Equipos Total
Cuadro 1.7 de Vulnerabilidad en los procesos
B R MServicios públicos 0.0
Sistemas alternos 0.0Recuperación 0.0
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Total 0.0
8. ANALISIS DE VULNERABILIDAD
Luego de conocer la naturaleza de las amenazas, se debe realizar un inventario de
recursos internos y externos con los que cuenta la empresa para evitar un desastre y
atender correctamente la situación de peligro. Para este inventario se debe considerar
los aspectos como: talento humano, recursos logísticos y recursos económicos.
De acuerdo con el punto anterior, se procede a determinar la vulnerabilidad, entendida
esta, como la predisposición o susceptibilidad que tiene un elemento a ser afectado o
a sufrir una perdida. Para su análisis se incluyeron los elementos sometidos al riesgo
tales como personas, recursos, sistemas y procesos.
En cuanto personas se califica: Organización, Capacitación y dotación.
En recursos se califica: Materiales, Edificación y Equipos
En sistemas y procesos se califica: Servicios Públicos, sistemas alternos y
recuperación.
8.1.1 Nivel de Riesgo
Una vez determinada la vulnerabilidad, se determina el nivel de riesgo para las
amenazas prioritarias calificadas como inminentes y probables, relacionando la
amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos; esta relación se representó
por un diamante de riesgo, el cual posee cuatro cuadrantes:
R
SYP P
A
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Uno de ellos representan la amenaza para la cual se va a determinar el nivel de riesgo
y los otros tres representan la vulnerabilidad en los elementos bajo riesgo: Personas,
recursos, sistemas y procesos como aparece a continuación:
P= Personas
R= Recurso
S= Sistemas y procesos
A= Amenza
Y de acuerdo con los colores de cada rombo, el riesgo se calificó de la siguiente
manera:
GRADO DEL RIESGO ROMBOS DESCRIPCIÓN
RIESGO ALTO 3 a 4 rombos en rojo Significa que del 75% al 100% de los
valores que representan la
vulnerabilidad y la amenaza están en su
punto máximo para que los efectos de
un evento representen un cambio
significativo en la comunidad, la
economía, la infraestructura y el medio
ambiente.
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GRADO DEL RIESGO ROMBOS DESCRIPCIÓN
RIESGO MEDIO 1 a 2 rombos rojos o 4 amarillos Significa que del 50% al 75% de los
valores que representan la
vulnerabilidad son altos o la amenaza
es alta, también es posible que tres de
todos los componentes son calificados
como medios, por lo tanto las
consecuencias y efectos sociales,
económicos y del medio ambiente
pueden ser de magnitud, pero se
espera sean inferiores a los
ocasionados por el riesgo alto.
RIESGO BAJO 1 a 3 rombos amarillos y los
restantes verdes
Significa que del 25% al 49% de los
valores calificados en la vulnerabilidad y
la amenaza están controlados. En este
caso se espera que los efectos
sociales, económicos y del medio
ambiente representen pérdidas
menores.
9 ESTUDIO PROSPECTIVO DE LAS AMENAZAS
En el cuadro siguiente se debe relacionar las posibles amenazas, el área donde se
encuentra la amenaza, la causa de origen, la calificación de la amenza y sus posibles
consecuencias: teniendo en cuenta el cuadro.
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Cuadro. Análisis prospectivo de Amenazas:
Amenaza Área Causa Calificación Posibles
consecuencias
10. RECURSOS PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
Son todos los recursos definidos en I&C por sedes para la atención de emergencia en
los que se encuentran:
Recursos Humanos, Recursos Logísticos, Recursos de Protección Contra Incendios,
Recursos de Primeros Auxilios, Recursos de Alarma, Recursos Económicos, Recursos
externos (entidades de emergencia y de salud),
10.1.1 Estructura y Responsabilidades para Atención a Emergencias:
La empresa cuenta con la siguiente organización para la atención de una emergencia:
JEFE DE LA EMERGENCIAJEFE DE LA EMERGENCIA
PRIMERA RESPUESTA
PRIMERA RESPUESTA
COORDINADORES DE EVACUACION
COORDINADORES DE EVACUACION
BRIGADA DE EMERGENCIA
BRIGADA DE EMERGENCIA
APOYO EXTERNO
APOYO EXTERNO
APOYO LOGISTICO
APOYO LOGISTICO
LIDER DE BRIGADAS LIDER DE BRIGADAS
COORDINADOR PUNTO DE ENCUENTRO
COORDINADOR PUNTO DE ENCUENTRO
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11. BRIGADA DE EMERGENCIA
Es un grupo conformado por empleados voluntarios, distribuidos estratégicamente en
las diferentes áreas de trabajo, que deben recibir capacitación en primeros auxilios,
técnicas bomberiles, salvamento y rescate. Son quienes llevan a cabo las acciones
operativas.
11.1.1 Perfil del brigadista
El perfil del Brigadista esta definido en el documento PERFIL DEL CARGO -
BRIGADISTA en el Manual de Cargos.
11.1. 2 GRUPO DE APOYO
Estará conformado por el personal de: mantenimiento, servicios generales, vigilancia,
12. PLAN ACCION GENERAL
12.1 ALARMA DE EMERGENCIA
Describe le mecanismo utilizado para alertar la emergencia en las instalaciones de I&C,
o en las instalaciones del cliente y estos pueden definirse según la magnitud de la
instalación, pueden ser sistemas eléctricos con bocinas o silbatos.
Se pueden establecer diferentes tipos de sonidos que permiten establecer diferentes
llamados, según las necesidades requeridas.
12.1 Notificación de Emergencias
Es importante definir la estructura de notificación de la emergencia, teniendo en cuenta
lo siguiente:
Clasificar la emergencia, teniendo en cuenta:
oLugar del incidente o emergencia
oTipo de emergencia: accidente de trabajo, lesión, enfermedad, incendio, etc.
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oNúmero de personas lesionadas o enfermas
oNaturaleza de las lesiones o enfermedad.
oTipo de asistencia o acciones emprendidas hasta el momento
oDeterminar si es necesario la activación del plan de emergencia
oActivación del plan de emergencia por el responsable
oUtilización de Recursos externos de requerirse.
13. PLAN DE EVACUACIÓN
13.1 OBJETIVO
Proteger la vida e integridad física de los ocupantes que se encuentren en la empresa
en el momento de una emergencia, identificando los sitios y zonas para desplazarse a
través y hasta lugares de menor riesgo.
13.2 CAMPOS DE ACCIÓN DEL PLAN DE EVACUACIÓN
El plan de evacuación tiene aplicación a todos los peligros identificados que puedan
desencadenar una emergencia.
13. 3 CRITERIOS DE PROTECCIÓN O EVACUACIÓN POR CLASE DE AMENAZA
Evacuación de las Oficinas
La Evacuación puede ser parcial o total.
La Evacuación será parcial cuando solo se requiera el desalojo de los ocupantes de
un sector de la instalación y esto será autorizado por el director de la emergencia y
divulgado.
La Evacuación será total cuando: Se haya activado la alarma de emergencia y el
riesgo sea inminente y ponga en peligro a todos los ocupantes de la edificación.
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Amenaza Protección Evacuación
Fuego o presencia
de humo
Siempre evacuación de
las instalaciones
Fuga de gas Siempre evacuación de
las instalaciones
Explosión Durante la explosión
Todos deben protegerse
inicialmente lejos de ventanas,
bajo o cerca de superficies
fuertes, lejos de objetos que
puedan golpear
Después
Ordenar la evacuación
Amenaza de bomba Si la amenaza no aparenta ser
cierta, revisión sistemática de las
instalaciones
Si la llamada parece ser
cierta o se detecta objeto
sospechoso, evacuar total
e inmediatamente mínimo
a 150 metros de la casa
Asalto Permanecer en sus sitios, evitar
movimientos innecesarios,
mantenerse lejos de ventanas o
vías de acceso (si es posible)
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Amenaza Protección Evacuación
Sismo Durante el sismo
Permanecer lejos de ventanas y
elementos que puedan caer,
hacer triángulos de vida (ángulos
que quedan entre una superficie
alta y objetos que caen)
Después del sismo
Ordenar la evacuación de
todas las instalaciones y
proceder a una
verificación del estado de
las estructuras y
condiciones del edificio
Incendio en la
vecindad
Evacuar las áreas
expuestas
El tiempo teórico de salida es aquel que transcurre desde que pasa la primera persona
por la puerta de salida de su zona, hasta cuando sale la más alejada de la puerta; este
tiempo debe ser tan pequeño como sea posible, considerando como promedio por la
distancia a recorrer un período próximo a 60 segundos (este período se validará con
Simulacros).
14.4 PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA PARA EMPLEADOS Y PERSONAL
QUE PARTICIPA EN LA ATENCION DE LA EMERGENCIA,
14.4.1 Procedimientos Operativos Normalizados
Se tiene definido para cada tipo de amenazas un plan operativo normalizado que
permita identificar responsables, recursos, actividades y comunicaciones para la
atención de la emergencia. Existen Planes operativos para: Evacuación, Incendio,
Explosión por atentado, Sismo, Fuga de Gas Inflamable, Amenaza de Bomba,
Presencia de Objetos sospechosos, Presencia de Personas Sospechosas, Brigadistas,
Coordinadores de Evacuación, Personal de Cafetería y Vigilancia y Acción General
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15. SIMULACROS DE EVACUACIÓN
15.1 ALCANCE
Deberán efectuarse prácticas y simulacros de evacuación en forma periódica que
incluyan como mínimo:
Reconocimiento de la señal de alarma y las instrucciones de emergencia.
Rutas de salida
Reconocimiento del sitio de reunión
Ejecución de acciones de salvamento
Procedimientos
16. 2 FRECUENCIA
Cada sede deberá tener una sesión teórica mínimo de 30 minutos una vez al año,
previa realización del simulacro
Realizar una práctica de evacuación por lo menos una vez al año
Instruir al personal nuevo en los procedimientos a seguir en caso de emergencia.
16.3 CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD
Se deben adoptar todas las precauciones necesarias cada vez que se realice un
simulacro de evacuación, entre ellas tenemos:
Seleccionar el escenario para la emergencia simulada
Establecer vigilancia previa de los sitios estratégicos tanto dentro de las
instalaciones como fuera de ellas.
Dar aviso previo a las personas claves dentro de la empresa
Adoptar provisiones para atención médica de posibles accidentados
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Preparar un documento de planeación general del simulacro
Suponer una situación típica en el escenario
Establecer cual debería ser la respuesta adecuada para cada situación planteada
Seleccionar suficientes veedores para el análisis y calificación del ejercicio, a cada
uno de los cuales se les asignan funciones específicas.
Preparar formatos para la evaluación
Realizar charlas previas al simulacro, con los veedores, para aclarar aspectos del
ejercicio.
Prevenir con suficiente anticipación a las entidades de apoyo externo (bomberos,
Cruz Roja, defensa Civil, Policía, entre otros).
Llevar un registro fílmico, si es posible
Realizar un seguimiento a las comunicaciones, tanto internas como externas,
realizadas durante el ejercicio.
Llevar a cabo una reunión con los veedores, una vez finalizado el simulacro
Elaborar un informe de los resultados con sus correspondientes recomendaciones
para presentarlo al Comité de Emergencia y hacerlos conocer a todos los
empleados.
17. REGISTRO
Llevar un registro cronológico de cada una de las prácticas y simulacros de evacuación.
17.1 EVALUACIÓN
Cada vez que se efectúe un simulacro total o parcial los brigadistas coordinadores de
evacuación deberán diligenciar un acta para entregarla al Jefe de Emergencia.
18. PLAN DE ACCIONES FORMATIVAS
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PLAN DE EMERGENCIASVERSIÓN: 06Pág.: 18 / 50
Su función es brindar a todos los ocupantes de la empresa los conocimientos básicos
en el campo de la preparación para emergencias, con el fin de que puedan reaccionar
adecuadamente y contribuir de esta forma a su seguridad y a la de toda la población.
Este plan de acciones formativas están descritas en el Plan de Entrenamiento SER
I&C.
19. REGISTROS
FURAT, Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo
Comunicados a las Vecindades
Simulacros: acta de preparación y evaluación
Plan de De Emergencia SER-2-DG-02-F1
20. ANEXOS
Anexo 1 PON de Acción General
Anexo 2 PON de Evacuación
Anexo 3 Modelo toma de Decisiones
Anexo 4 PON Incendio
Anexo 5. PON Explosión por atentado
Anexo 6 PON Sismo
Anexo 7. PON Fuga de Gas Inflamable
Anexo 8. PON Amenaza de Bomba
Anexo 9. PON Presencia de Objetos Sospechosos
Anexo 10. PON Presencia de Personas Sospechosas
Anexo 11. PON Brigadistas
Anexo 12. PON Coordinadores de Evacuación
Anexo 13. PON Personal de Cafetería y Vigilancia
Anexo 14. Medevac
Anexo 15. Formato Plan De Emergencia SER-2DG-02-F1
Anexo 16. Plan operativo en caso de accidente laboral y enfermedad en el exterior
Anexo 17 Plan operativo en caso de atraco o robo
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12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION CAMBIO FECHA
01 Se actualiza con los cambios sugeridos por la Asesora de SURATEP 14/07/06
02 Se actualiza según las oportunidades de mejora que se presentaron en el
simulacro, y se adjunta Medevac
18/04/07
03
Se sacan del plan: la identificación y el análisis de la emergencia, los
procedimientos de emergencias para empleados, los procedimientos para los
brigadistas y el personal de cafetería y vigilancia y se convierten en anexos del
plan.
Se reubican los anexos según lo agregados.
Los nuevos anexos creados son definidos como planes operativos
normalizados, que cuentan con recursos, responsables, actividades y
comunicaciones.
Se realiza un solo plan para todas las sedes donde se involucran los recursos
de cada una, se especifica los mismos procedimientos operativos para cada
caso, se incluyen los mapas de salidas y elementos de emergencia de cada
sede.
29/02/08
04
Se realiza modificación en el numeral 1 y 1.1 de objetivos del documento guía
para la elaboración y actualización del plan de emergencias, en el numeral 2
de documento guía se define el alcance de este documento, en el numeral 3
se define Peligro e incidente tal cual como lo describen las OSHAS 18001 y se
corrige la palabra SER por SIG definido en la compañía, se realiza en el
Numeral 5 de identificación y análisis de riesgos y 6 del estado prospectivos de
amenazas como base complementaria para la elaboración y actualización del
plan de emergencias .
22-01-09
05
Se anexa el control de cambios
En el numeral 8.4.1 Procedimientos operativos Normalizados se mencionan los
PON existentes y se modifican para aplicar a las sedes. Se modifica la
estructura de la emergencia y sus funciones
24-Mar-09