guia de elaboraciÓn · 2015-06-18 · guia de elaboraciÓn . i introducciÓn ii objetivo y...
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GUIA DE ELABORACIÓN
I INTRODUCCIÓN
II OBJETIVO Y VENTAJAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
III LINEAMIENTOS GENERALES
IV VIGENCIA, REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
V ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VI FORMALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
VII INSTRUMENTACION Y RESPALDO INFORMATICO
CONTENIDO
Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 72 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí (UASLP)
de contar con un Manual de Organización que regule y describa
claramente la estructura orgánica, las funciones y
responsabilidades asignadas a cada entidad académica y/o
dependencia administrativa, la presente guía proporciona los
lineamientos y aspectos metodológicos para facilitar el proceso de
elaboración y actualización de los manuales de organización.
El documento describe en forma clara desde el concepto, objetivo
y ventajas, hasta el proceso de ser sometido a la sanción del H.
Consejo Directivo Universitario.
Esta guía es un documento rector para lograr la estandarización de
los Manuales de Organización de la UASLP.
OBJETIVO
El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma
ordenada, la información básica de la organización y
funcionamiento de la entidad académica y/o dependencia
administrativa como una referencia obligada para lograr el
I INTRODUCCIÓN
II OBJETIVO Y
VENTAJAS
aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones
encomendadas.
VENTAJAS
Describe las actividades específicas y funciones de cada
entidad académica y/o dependencia administrativa.
Precisa el alcance, responsabilidades y participación de cada
puesto.
Transmite sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las áreas.
Permite una rápida y eficiente incorporación del personal de
nuevo ingreso a su área de trabajo y departamento.
Facilita las labores de auditorías, evaluación, control interno y
su vigilancia.
Genera conciencia en los empleados y en sus jefes de la
importancia de sus actividades.
Otorga una visión clara del impacto de las actividades en la
Entidad o Dependencia, el cual se ve reflejado en la Institución
y en el servicio que le presta al estudiante.
Mejor administración, control y medición de las actividades y
servicios en cada entidad académica y/o dependencia
administrativa.
Facilitar el proceso de restructuración administrativa y orgánica.
La Dirección Institucional de Gestión de Calidad (DIGC) coordinará
la elaboración, actualización y estandarización de los Manuales,
para lo cual establece lo siguiente:
La presente guía no es pública, es una herramienta de uso
interno de la Universidad.
La DIGC proporcionará la asesoría necesaria a las Entidades
Académicas y/o Dependencias Administrativas
correspondientes para elaborar o actualizar los manuales de
organización específicos.
La División de Desarrollo Humano (DDH), revisará la estructura
orgánica con las funciones documentadas en el manual.
Una vez terminado el manual de organización deberá ser
autorizado por el Titular de la Entidad Académica y/o
Dependencia Administrativa de que se trate, concluido este
requerimiento se turnará a la Comisión de Normativa
Universitaria para obtener el visto bueno y ser sometido al H.
Consejo Directivo Universitario (HCDU) para su sanción.
Será responsabilidad de cada entidad académica y/o
dependencia administrativa presentar en tiempo y forma su
Manual de Organización cuando se solicite.
RECOMENDACIONES GENERALES:
En este documento se podrá anexar la información que sea de
relevancia para cada Entidad Académica y/o Dependencia
Administrativa.
III LINEAMIENTOS
GENERALES
En el proceso de elaboración o actualización del manual de
organización deberán seguirse las instrucciones de la DIGC, así
como dar seguimiento a las revisiones y cambios
correspondientes.
En el cuadro establecido para cambios se deberá atender al
llenado de fechas, en el caso de que sea necesaria la
actualización, modificación o cambio alguno dentro del
documento deberán sustentarse y validarse las razones de
dicho trámite.
El manual de organización debe de ser difundido a todo el
personal de la Entidad Académica y/o Dependencia
Administrativa.
El documento original deberá de ser resguardado por el titular
de la Entidad Académica y/o Dependencia Administrativa y una
copia del mismo debe de estar disponible para su consulta y
fácilmente identificable por todo el personal.
El Manual de Organización será vigente una vez que esté
aprobado por HCDU y se encuentre actualizado.
La actualización de cada manual debe realizarse y enviarse a
aprobación por el HCDU, cuando se operen cambios en la
estructura orgánica por modificación, crecimiento o
compactación. Las adiciones o reducciones en las funciones se
establecerán de acuerdo a lo señalado en el art. 75 del estatuto
orgánico universitario.
IV VIGENCIA, REVISIONES
Y ACTUALIZACIONES
La DIGC promoverá entre las entidades académicas y
dependencias administrativas una revisión bianual de los
Manuales sancionados con el propósito de que se cuente con
la información actualizada.
Los elementos que integran el Manual de Organización son de
identificación y de contenido.
1. DE IDENTIFICACIÓN
La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de
Organización, la cual da a conocer los datos más elementales como
son:
Escudo Oficial de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí.
Nombre de la entidad académica y/o dependencia administrativa
Escudo
Nombre de la entidad académica y/o
dependencia administrativa Arial 22
V ELEMENTOS QUE
LO INTEGRAN
Hoja de Contenido:
Número de Página
Arial 12
Nombre de la entidad académica y/o
dependencia administrativa
Contenido
Arial 16
En la hoja de firmas se incluye, aparte de los datos de la portada,
los recuadros de las firmas de quién elabora, presenta y valida el
documento. Así como la fecha de elaboración o actualización del
Manual de Organización.
En las firmas deberá enunciar el puesto del titular de la entidad
académica y/o dependencia administrativa responsable de su
integración, así como nombre y firma.
Nombre de la entidad Académica
y/o dependencia administrativa
Fechas
Firmas
Control de cambios
2. DE CONTENIDO
En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos
y/o apartados que constituyen el manual de organización. A efecto
de uniformar la presentación de estos documentos, es importante
seguir el orden que se describe a continuación:
Introducción
Antecedentes Históricos
Marco Normativo
Misión, Visión y Valores
Estructura Orgánica
Objetivo y Funciones
Cuadro de Control
Nota: la información se deberá presentar dentro de cajas de
textos, tal cual como viene en el Formato de Manual de
Organización. Esto para mantener un mejor orden y limpieza en
el documento.
INTRODUCCIÓN
Se refiere a la presentación que el titular de la dependencia
administrativa y/o entidad académica dirige al lector; trata sobre
el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y
propósitos generales que se pretenden cumplir a través de su
integración. Además, incluye información sobre el ámbito de
competencia de la organización, cómo se usará y cuando se
harán las revisiones y actualizaciones. La redacción deberá ser
concisa, clara y comprensible.
Arial 12, espacio 1.5 para todo el contenido
del Manual
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Este apartado se refiere a una descripción del origen,
antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la
existencia de la entidad académica y/o dependencia
administrativa. Se mencionan las personas, leyes o decretos
que crearon y han modificado los aspectos de su organización.
MARCO NORMATIVO
En este apartado se relacionan los principales ordenamientos
jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de
la entidad académica y/o dependencia administrativa.
Formalmente, el marco normativo deberá presentarse en forma
enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales.
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su
existencia. Es una declaración de alto nivel que describe su
propósito fundamental.
La Visión representa el escenario altamente deseado por la
entidad académica y/o dependencia administrativa que se
quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.
La Misión y la Visión, cuando aplique, deberán estar alineadas
con las que se encuentran plasmadas en el Plan Institucional
de Desarrollo 2013-2023 (PIDE).
Los Valores son principios que norman las conductas y ciertos
comportamientos específicos que se muestran con orgullo y
que se defienden. Los valores participan en la creación de la
cultura, los cual a su vez proporcionan un contexto social, una
forma de actuar en la organización y que son una guía para la
toma de decisiones.
Los valores que se deberán integrar al Manual de Organización
de todas las dependencias administrativas y/o entidades
académicas serán los Institucionales (ya incluidos en el
formato):
RESPONSABILIDAD SOCIAL
RESPETO Y TOLERANCIA
CALIDAD, EQUIDAD Y JUSTICIA
HONESTIDAD
LIBERTAD
DIGNIDAD
HUMILDAD
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía
de la entidad académica y/o dependencia administrativa. Es
conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar
gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de
dependencia.
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o
coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto
en lo referente al título o nominación de las entidades
académicas y/o dependencias administrativas, como a su nivel
jerárquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el
nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa.
Se deberá representar en primer lugar las áreas sustantivas y a
continuación las de apoyo.
VALORES INSTITUCIONALES
Organigramas
Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja
en forma esquemática la posición de los órganos que la
conforman, niveles jerárquicos, canales formales de
comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas
relaciones. Solo hasta un tercer nivel (jefe división/secretario –
jefes de depto. – coordinaciones)
OBJETIVO
Describe el propósito que pretende alcanzar la entidad
académica y/o dependencia administrativa para el
cumplimiento de una actividad institucional que corresponde
por atribución.
Cumpliendo los lineamientos siguientes:
La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible
y se hará con apego a su misión, visión y valores.
Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en
infinitivo.
Describir el objetivo con base en las atribuciones de la
entidad académica y/o unidad administrativa, según
corresponda.
Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
Se evitará subrayar conceptos.
DEPARTAMENTO DE PERSONAL
DIVISIÓN DE DESARROLLO
HUMANO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOSDEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN
EVALUACIÓN Y DESARROLLO
El objetivo debe ser evaluado por el titular de la entidad
académica y/o unidad administrativa, a fin de que el
funcionamiento general de la organización se encamine a
su consecución.
FUNCIONES
Constituyen el conjunto de actividades o fines, a través de las
cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos
planteados por la entidad académica y/o dependencia
administrativa.
Sustantivas. Son las que identifican la esencia de la unidad
administrativa para el cumplimiento de los objetivos. Se
derivarán de las atribuciones conferidas a cada unidad
administrativa y entidad académica en el Reglamento Interno
vigente de cada uno.
De apoyo. Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de
las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso
administrativo y que por su naturaleza técnico- administrativa,
son de carácter obligatorio y de aplicación general por todas las
dependencias.
A continuación se enuncian los lineamientos que deberán
observarse en la definición de las funciones:
Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la
importancia y naturaleza del área que se trate, siendo las
más relevantes con relación al ámbito de su competencia,
cuidando que sean congruentes con el objetivo de la
entidad académica y/o dependencia administrativa.
La descripción de las funciones deberá iniciarse con un
verbo en infinitivo, teniendo especial cuidado en vigilar que
las funciones asignadas a los órganos de nivel jerárquico
superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus
unidades subordinadas.
La redacción de las funciones deberá tener características
de ser veraz, breve, clara y precisa.
Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir
enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparán por
afinidad y siguiendo un orden lógico.
Se evitará el uso de adjetivos calificativos, así como
subrayar conceptos.
Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual
nivel.
Las funciones descritas en el manual deberán ser
verificadas por el titular de la entidad académica y/o
dependencia administrativa.
A continuación se presenta un listado de algunos de los verbos
que se sugiere utilizar, para iniciar los objetivos y funciones,
dependiendo del nivel que se esté documentando:
VI FORMALIZACION DEL
MANUAL DE ORGANIZACION
DIGCDependencia Administrativa
Entidad AcadémicaDivisión de Desarrollo Humano Comisión de Normativa Universitaria
INICIO
Recopila y envía organigrama y plantilla a validación
Recopila información y revisaformato
Revisa y valida información, cambios y modificaciones
Revisa Manual de acuerdo a la metodología descrita en la Guía
de Elaboración de Manuales
¿Escorrecto?
Realizar cambios sobre observaciones
ApruebaManual
Prepara Manual de acuerdo a procedimiento para envío
Realiza trámite de sanción y/o actualización del Manual ante
H.C.D.U.
Registra el Manual en base de datos y control de revisiones
FIN
NO
SINO
SI
Revisa y valida organigrama y plantilla
Envía Manual con comentarios para primera revisión
Envia Manual validado
Entrega el Manual para su trámite de sanción y/o
actualización
Envia dictamen de Manual Sancionado y/o actualizado
Envía organigrama vigente y plantilla de personal asignado
Envía Manual a revisión por Comisión de Normativa
Culminado el manual de procedimientos, se deberá de
colocar la documentación de acuerdo al orden
establecido.
PORTADA DE LA CARPETA
Se deberá de colocar la portada del manual.
VII INSTRUMENTACION
Logotipo oficial con el nombre de la
dependencia o entidad correspondiente.
El ancho del lomo será en proporción del
grosor de la carpeta.
Fuente arial (20) mayúscula negrita,
centrado
• Nombre del tipo del manual.
Fuente arial (12) mayúscula negrita, centrado
• Nombre de la Entidad Académica o Dependencia Administrativa.
Fuente arial (20) mayúscula negrita, centrado
• Numero de tomo en caso de que el manual este constituido por dos o más tomos y en caso que no se constituya más de un tomo se nombrara tomo único.
LOMO DE LA CARPETA
Cada carpeta deberá de contener
su respectivo lomo de acuerdo al
modelo que se presenta a
continuación, a fin de clasificar los
documentos y facilitar la
localización del mismo cuando se
requiere de su consulta.
PORTADA RESPALDO INFORMATICO
El Manual deberá ser entregado con su respectivo
respaldo informático rotulado de acuerdo al modelo que
se presenta a continuación, a fin de clasificarlos y facilitar
su localización cuando se requiere de su consulta.
Nota: Las dimensiones corresponderán a la medida
estándar de un disco CD-R comercial.
ROTULACION DEL DISCO COMPACTO (CD--R)
En el caso de contar con etiquetas adheribles para disco
compacto deberán de presentarlo conforme a la
ilustración y de no ser así rotular en forma manual con la
información que se enuncia en la misma.
Logotipo oficial con el nombre de la dependencia o entidad correspondiente.
Fuente arial (28) mayúscula negrita y
cursiva, centrado, negrita enunciando el tipo
de manual (organización o procedimientos)
Fuente arial (10) negrita fecha de
autorización.
Dependencia o Entidad, Fuente arial (16)
mayúscula negrita y cursiva, centrado.
Tipo de Manual, Fuente arial (12) negrita
y cursiva, centrado.
Fuente arial (08) negrita fecha de
autorización.