guía de calc (primera edición)

8/14/2019 Gua de Calc (Primera Edicin)

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OpenOffice 2.x Gua de Calc

Gua de Calc

FEISA / IAP 2008


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CopyrightCopyright 2008 FEISA/IAP Algunos Derechos Reservados

(Formacin en Educacin Inicial San Andrs / Iglesia Anglicana Paraguaya)

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FEISA / IAP 2008
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AutoresRupert ParsonsSilvia MaidanaMarisol de Morales

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Mantener: Rupert Parsons

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Fecha de Publicacin y Versin de SoftwarePublicado el 24 de marzo de 2008

Basado en OpenOffice.org 2.3

FEISA / IAP 2008
mailto:[email protected]:[email protected]


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ndice de contenido

Escribir texto ........................................................................................................................................................1

Seleccionar celdas..................................................................................................................................................2

Escribir en la planilla...............................................................................................................................................3

Corregir lo escrito en la planilla...............................................................................................................................4

Eliminar lo escrito en la planilla ..............................................................................................................................5

Columnas y filas...................................................................................................................................................6

Modificar el ancho de columna............................................................................................................................ ...7

Modificar el alto de una fila.....................................................................................................................................8

Insertar columnas ..................................................................................................................................................9

Eliminar columnas ................................................................................................................................................11

Ocultar columnas..................................................................................................................................................13

Insertar filas .................................................................................................................................................. .......15

Eliminar filas.........................................................................................................................................................17

Ocultar filas...........................................................................................................................................................19

Ordenar filas..................................................................................................................................................... ....21

Formato de Celdas..............................................................................................................................................23

Formato de Celdas: Fuente........................................................................................................................ ..........24

Formato de Celdas: Alineacin.............................................................................................................................26

Formato de Celdas: Bordes..................................................................................................................................27Formato de Celdas: Color.....................................................................................................................................29

Formato de Celdas: Nmero.................................................................................................................................31

Formato Avanzado: Alineacin (vertical)...............................................................................................................34

Formato Avanzado: Orientacin del texto........................................................................................................... ..35

Formato Avanzado: Ajustar texto automticamente ...........................................................36

Formato Avanzado: Ajustar texto al tamao de la celda.......................................................................................37

Formularios....................................................................................................................................................... ..38

Sumar datos............................................................................................................................................... ..........39

Calcular promedio.................................................................................................................................................41

Calcular porcentajes.............................................................................................................................................43

Grficos...............................................................................................................................................................47

Grfico circular......................................................................................................................................................48

Grfico de barras..................................................................................................................................................55

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Como Imprimir.................................................................................................................................................. ..64

Introduccin a como imprimir ...............................................................................................................................65

Formato de papel y mrgenes..............................................................................................................................66

Definir el rango del papel.................................................................................................................................... ..67

Vista preliminar.....................................................................................................................................................68

Salto de pgina.....................................................................................................................................................70

Como insertar salto de pgina.......................................................................................................................70

Si deseas eliminar el salto de pgina.............................................................................................................72

Como ajustar la escala de impresin....................................................................................................................73

Encabezamiento...................................................................................................................................................75

Pie de pgina........................................................................................................................................................77

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Escribir texto

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Seleccionar celdas

La planilla est organizada como una tabla de doble entrada. Las columnas se nombrancon letras maysculas, las filas; con nmerosLas celdas reciben los nombres comenzando con una letra, por ejemplo: C5

Para avanzar de una celda a otra puedes utilizar las siguientes teclas:

para bajar: la tecla Enter

para avanzar hacia la derecha: tecla de Tabulacin

para avanzar en cualquier direccin: las teclas de Flechas

para mover entre filas o columnas, se puede utilizar el mouse

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Escribir en la planilla

Seleccionar la celda en la cual necesites escribirEscribir la palabra necesaria

Pulse Enter

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Corregir lo escrito en la planilla

Hay dos maneras de corregir la informacin:

Si deseas cambiar todo lo que escribiste, ubcate nuevamente en la celdacorrespondiente y escribe. Se borrar directamente lo que escribiste y aparecer lanueva informacin

Si deseas cambiar solo parte de lo que escribiste, ubcate en la celdacorrespondiente y luego haz un clic en la Lnea de Entrada. Puedes avanzar dentrodel texto de la celda utilizando las flechas del teclado

Para salir de la celda en la que realizabas cambios debers usar la tecla de Entero la deTabulacin. En este tipo de procedimientos no podrs cambiar de celda utilizando lasflechas

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Eliminar lo escrito en la planilla

Hacer un clic sobre las celdas en donde estn ubicadas la palabras quenecesites eliminar

Apretar la tecla Supr; para suprimir la palabraAutomticamente aparece la ventana; Eliminar contenidosEn Seleccin; tildar la opcin Eliminar todoPulse Aceptar

Al trmino de ste procedimiento, la palabra desaparecer automticamente:

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Columnas y filas

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Modificar el ancho de columna

Con el mouse, arrastrar la lnea de la columna que desees modificar, hasta que elcontenido tenga suficiente espacio

Por ejemplo; Columna B

Al trmino de ste procedimiento, la columna se ver mas espaciada:

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Modificar el alto de una fila

Arrastrar con el mouse la lnea de la fila que desees modificar, hasta que elcontenido tenga suficiente espacio

Por ejemplo; Fila 3

Al trmino de ste procedimiento, la fila se ver mas espaciada:

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Insertar columnas

Ubcate en el nmero de la columna siguiente a la que quieres insertar;por ejemplo: Columna A

Men InsertarSeleccionarColumnas

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La nueva columna se inserta automticamente al lado izquierdo de la columnaseleccionada:

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Eliminar columnas

Para seleccionar la columna; debers hacer un clic sobre la letra de la columna queque desees eliminar por ejemplo; Columna B

Men EditarSeleccionarEliminar celdas...

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Al trmino de ste procedimiento, la columna desaparecer automticamente:

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Antes Despus


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Ocultar columnas

Debers hacer un clic sobre la columna que desees ocultar, por ejemplo; Columna B

Men FormatoSeleccionarColumnasSeleccionarOcultar

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Al trmino del procedimiento la planilla se modificar automticamente:

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Antes Despus


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Insertar filas

Ubcate en el nmero de la fila siguiente a la que desees insertar otra,por ejemplo; Fila 5

Men InsertarSeleccionarFilas

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La nueva fila se inserta automticamente arriba de la fila seleccionada:

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Eliminar filas

Para seleccionar la fila; debers hacer un clic sobre el nmero de la fila quedesees eliminar por ejemplo; Fila 6

Men EditarSeleccionarEliminar celdas...

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Al trmino de ste procedimiento, la filadesaparecer automticamente:

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Antes Despus


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Ocultar filas

Debers hacer un clic sobre el nmero de fila que desees ocultar, por ejemplo; Fila 2

Men FormatoSeleccionarFilaSeleccionarOcultar

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Al trmino del procedimiento la planilla se modificar automticamente:

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Antes Despus


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Ordenar filas

Es posible ordenar los datos segn uno o diferentes criterios a la vez

Seleccionar los datos incluyendo el ttulo

Men DatosSeleccionarOrdenarSeleccionar la ventana CriteriosBajo Ordenar segn seleccionar el ttulo que desees, por ejemplo; Apellido y nombrePulse Aceptar

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Segn se hayan elegido los criterios y el orden en que se realiz, los datos seordenarn, como en el ejemplo:

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Antes

Despus


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Formato de Celdas: Fuente

Es posible modificar el tipo, el tamao y el estilo de fuente

Seleccionar las celdas que desees modificarPara cambiar el tipo de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barrade herramientas:

Para cambiar el tamao de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra

de herramientas:

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Para cambiar el estilo de fuente (negrita y cursiva), seleccionar el cono que desees enla barra de herramientas:

Ejemplo, despus de cambiar el estilo de fuente (Negrita):

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Formato de Celdas: Alineacin

Seleccionar las celdas que desees alinear, por ejemplo; Edad

Para elegir la Alineacin debers hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo alestilo que desees

Pulse el cono de alineacin, por ejemplo; Centrado

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Formato de Celdas: Bordes

Seleccionar las celdas que desees modificar

Pulse el icono de Borde

Seleccionar el tipo de borde que desees, por ejemplo; borde exterior y todas las lneasinteriores:

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Los bordes de las celdas aparecern, segn el tipo de borde seleccionado,como en el ejemplo:

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Formato de Celdas: Color

Seleccionar las celdas que se deseen destacar

Pulse el icono de Color de fondo

Seleccionar el color que desees, por ejemplo; Gris

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Automticamente aparece modificada, la celda seleccionada:

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Formato de Celdas: Nmero

Es posible para mejorar la presentacin de los nmeros. Por ejemplo; decimales,separador de miles

Seleccionar los datos que desees modificar, por ejemplo; Aporte para Clausura:

Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana de Nmeros

SeleccionarNmeros

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Tildar la opcin que desees para mejorar la presentacin de los datosPor ejemplo; separador de miles:

Automticamente se muestra el dato modificado dentro de la misma ventana:

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Automticamente aparecen los datos modificados:

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Formato Avanzado: Alineacin (vertical)

Seleccionar las celdas que deseas modificar

Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana AlineacinDebajo de Alineacin de texto selecciona en Vertical la alineacin quedesees, por ejemplo; ArribaPulse Aceptar

Al trmino de ste procedimiento, vers el cambio automtico:

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Formato Avanzado: Orientacin del texto


Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana AlineacinDebajo de Orientacin del texto escribe el ngulo de inclinacin que desees que tenga eltexto, por ejemplo 90Pulse Aceptar

La celda se modificar segn lo que selecciones, como en el ejemplo:

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Formato Avanzado: Ajustar texto al tamao de la celda


Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana AlineacinDebajo de Propiedades hacer un tic en Reducir para ajustar al tamao de celdaPulse Aceptar

La celda se modificar como en el ejemplo:

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Antes Despus


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Formularios

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Sumar datos

Seleccionar la celda donde deseas que est el resultado de la sumaPulse el smbolo

Automticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14Hacer un clic en el icono de Aplicar

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Podrs observar el resultado de la suma en la celda seleccionada, como enel ejemplo:

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Calcular promedio

Para calcular el promedio debes ubicarte en la celda donde quieras que se escriba elresultado

Pulse Asistente: funciones

Seleccionar la ventana de FuncionesBajo Funcin, busca y selecciona la palabra PROMEDIO

Pulse Siguiente

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El cursor estar ubicado en una casilla bajo el ttulo de nmero 1Pulse el icono Reducir

Luego, aparecer una ventana en la que automticamente se van escribiendo las celdasque vas seleccionando; para seleccionar dichas celdas debers arrastrar el cursor sobretodas las celdas necesarias, por ejemplo; EdadPulse el icono Aumentar

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Luego, aparece de vuelta la ventana de Asistente:Funciones; con los datoscorrespondientesPulse Aceptar

Al trmino de ste procedimiento, aparecer el promedio en la celdaseleccionada:

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Calcular porcentajes

Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura

En el caso que se presenta, el total que debe pagar cada alumno esGs. 50.000

Entonces se plantea:

50.000 100%40.000 x

x = 40.000 * 100 / 50.000

x = 80%

Seleccionar la celda donde desees que aparezca el resultado:

Haz un clic en la lnea de entrada

Escribe siempre = (para los formularios)

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Escribe el nombre de la celda que contiene el dato a sumar, por ejemplo; de cuntose pag, en este caso =C2(En lugar de escribir el nombre es posible hacer un clic sobre la celda en cuestin. Seescribir automticamente el nombre de la celda donde corresponda)

Luego, escribe el resto de la frmula, es decir, en este caso, * 100 / 50000

Hacer un clic en el icono de Aplicar

Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:

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Antes Despus


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Para calcular el porcentaje de los dems datos, copia la frmula:

Seleccionar la celda con el formularioPulse el cono de Copiar

Luego, pgala en los lugares correspondientes:

Seleccionar las celdas en las cuales desees pegar el formularioPulse el cono de Pegar

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Grficos

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Grfico circular

Seleccionar los datos que necesites que se grafiquen en le grfico circular, con el ttulocorrespondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGARPulse el cono de Grficos

Automticamente aparece la ventana; Asistente de grficos

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Bajo el ttulo Seleccione un tipo de grfico seleccionar la opcin CrculosPulse Siguiente

Pulse Siguiente

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Pulse Siguiente

Escribe el ttulo del grfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO CLAUSURAPulse Finalizar

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Automticamente aparece el grficoArrastrar el grfico con el mouse hasta el espacio en el cual desees ubicarlo:

Se crear un grfico similar al del ejemplo:

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Para agregar el porcentaje en el grfico; haz doble clic en una parte del crculo:

Automticamente aparece la ventana; Series de datosSeleccionar la ventana Etiqueta de datosTildarMostrar valorSeleccionarcomo porcentajePulse Aceptar

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Aparecer el porcentaje que corresponda a esa parte del grfico:

Haz doble clic en la otra parte del crculo:

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Seleccionar la ventana Etiqueta de datosTildarMostrar valorSeleccionarcomo porcentajePulse Aceptar

Aparecer el porcentaje que corresponda a esa parte del grfico:

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Grfico de barras

Seleccionar una celda en la cual colocar el grfico:

Pulse el cono Grfico

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Automticamente aparece la ventana: Asistente de grficosPulse Siguiente

Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos

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Seleccionar los datos que desees agregar, por ejemplo; Porcentaje Pagado(Obs: Seleccionar los datos con el ttulo)

TildarPrimera fila como etiquetaDestildarPrimera columna como etiquetaPulse Siguiente

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Rango dedatos

seleccionados


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Bajo la opcin Categoras;Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos

Seleccionar los datos a ser agregados(Obs: Seleccionar los datos sin el ttulo)

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Pulse Siguiente

Escribe el ttulo del grfico, por ejemplo: Porcentaje PagadoPulse Finalizar

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Rango dedatos

seleccionados


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Resultado del ejemplo realizado:

Doble clic sobre el grfico, luego un clic sobre las lneas de los datos:

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Clic derecho sobre la misma lneaSeleccionarPropiedades del objeto

Seleccionar la ventanade Eje X; SeleccionarEtiqueta

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Bajo la opcin de Girar etiqueta; Seleccionar90 GradosPulse Aceptar

Automticamente se modifica la posicin de los datos:

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Agrandar el grfico hasta que estn todos los datos dentro del mismo:

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Como Imprimir

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Introduccin a como imprimir

Para imprimir correctamente es necesario;

Formato de papel y mrgenes (ver pgina 66)Definir rango de papel (ver pgina 67)Vista preliminar(ver pgina 68)

Otras cosas para considerar;

Salto de pgina (ver pgina 70)Escala de impresin(ver pgina 73)

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Formato de papel y mrgenes

Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:

Men FormatoSeleccionarPgina

Automticamente aparece la ventana Estilo de hoja: PredeterminadoSeleccionar la ventana PginaDebajo de Formato de papel, seleccionar el formato de papel que deseesDebajo de Mrgenes, seleccionar los mrgenes que deseesPulse Aceptar

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Definir el rango del papel

Con el mouse, arrastrar las celdas que desees que se impriman:

Men FormatoSeleccionarImprimir rangoSeleccionarDefinir

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Vista preliminar

En la vista previa se podr observar lo que has seleccionado para imprimir

Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:Men ArchivoSeleccionarVista preliminar

En el ejemplo se puede observar que no cabe la informacin y el grfico en una

misma pgina:

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Solucin a ste problema:

Si deseas imprimir datos y grfico, en hojas separadas debers;

insertarsalto de pgina (ver pgina 70)

Si deseas imprimir datos y grficos en una misma hoja debers;

ajustar la escala (ver pgina 73)

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Salto de pgina

Como insertar salto de pgina

Clic en la columna que est al lado derecho de la columna donde se har un salto depgina (en el ejemplo la columna que separa los datos del grfico)

Men InsertarSeleccionarSalto manualSeleccionarSalto de columna

Automticamente queda una lnea de color azul, separando los datos de el grfico:

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Para verificar la impresin, realizar los pasos de Vista preliminar

Vista preliminar en el ejemplo despus de realizar el Salto de pgina (pgina 1 y 2):

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Pgina 1

Pgina 2


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Si deseas eliminar el salto de pgina

Seleccionar con un clic nuevamente la columna en la cual realiz un salto de pgina

Men EditarSeleccionarEliminar salto manualSeleccionarSalto de columna

Automticamente la lnea de color azul, desaparece de la columna seleccionada:

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Como ajustar la escala de impresin

Para imprimir reduciendo o aumentando el tamao debers seleccionar lossiguientes puntos en secuencia:

Men FormatoSeleccionarPgina

Automticamente aparece la ventana Estilo de hoja:PredeterminadoSeleccionar la ventana HojaAjustarFactor de escala para elegir un porcentaje de impresin, por ejemplo; 80%Pulse Aceptar

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Para verificar la impresin realizar los pasos de Vista Preliminar

Vista preliminar en el ejemplo despus de Escala de impresin:

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Encabezamiento


Men EditarSeleccionarEncabezamientos y pies de pgina

Seleccionar la ventana Encabezamiento

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Se muestran tres reas: rea izquierda, central y derecha

Para escribir en estas reas debers ubicar el cursor en cada rea, hacer un clic yluego escribirPuedes utilizarEncabezados Personalizados para agregar informacin. Los msutilizados son los siguientes:

Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamao de la letra

Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en elrea que selecciones, presiona este cono

Pgina: para que aparezca el nmero de pgina que corresponde en el rea queselecciones, pulsa este cono

Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar

Lo que escribas en cada rea no aparecer en la planilla en la que trabajes, pero s lo

vers cuando imprimas tu trabajo

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Pie de pgina


Men EditarSeleccionarEncabezamientos y pies de pgina

Seleccionar la ventana Pie de pgina

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Se muestran tres reas: rea izquierda, central y derecha

Para escribir en estas reas debers ubicar el cursor en cada rea, hacer un clic y luegoescribirPuedes utilizarEncabezados Personalizados para agregar informacin. Los msutilizados son los siguientes:

Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamao de la letra

Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en elrea que selecciones, presiona este cono

Pgina: para que aparezca el nmero de pgina que corresponde en el rea queselecciones, pulsa este cono

Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar

Lo que escribas en cada rea no aparecer en la planilla en la que trabajes pero s lo

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