guía de calc (segunda edición)

OpenOffice / LibreOffice 3.x

Guía de CalcSegunda Edición

© Rupert Parsons 2011


Copyright

Copyright © 2011 Rupert Parsons Algunos Derechos Reservados

Esta obra está bajo una licencia de Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 3.0 de Creative Commons o versiones avanzadas.

Usted es libre de:

✔ copiar, distribuir y exhibir, y ejecutar la obra

✔ hacer obras derivadas

bajo las siguientes condiciones:

✔ Atribución Usted debe atribuir la obra en la forma especificada por el autor.

✔ No comercial No puede utilizar esta obra para fines comerciales.

✔ Compartir Obras Derivadas Igual Si usted altera, transforma, o crea sobre esta obra, sólo podrá distribuir la obra derivada resultante bajo una licencia idéntica a ésta.

Todas las marcas registradas dentro de esta guía pertenecen a sus dueños legítimos.

Autor

Rupert Parsons

Feedback

Mantenimiento: Rupert Parsons

Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento:[email protected]

Fecha de Publicación y Versión de Software

Publicado Agosto de 2011Basado en OpenOffice.org 3.3


mailto:[email protected]


Tabla de contenidosIntroducción.......................................................................................................................................................... 1

Introducción a hojas de cálculo............................................................................................................................... 2

Para qué sirve una hoja de cálculo......................................................................................................................... 3

Abrir, Guardar y Cerrar hojas de cálculo............................................................................................................5

Introducción y objetivos de aprendizaje.................................................................................................................. 6

Crear una nueva hoja de cálculo............................................................................................................................ 7

Guardar una nueva hoja de cálculo........................................................................................................................ 9

Abrir una hoja de cálculo guardada....................................................................................................................... 11

Guardar una hoja de cálculo cambiada................................................................................................................. 14

Cerrar una hoja de cálculo.................................................................................................................................... 15

Seleccionar celdas.............................................................................................................................................. 17

Introducción y objetivos de aprendizaje................................................................................................................18

Seleccionar una celda........................................................................................................................................... 19

Seleccionar un rango de celdas............................................................................................................................ 20

Escribir y editar en una hoja de cálculo............................................................................................................21


Escribir en las celdas de una hoja de cálculo........................................................................................................23

Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo.......................................................................................24

Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo ......................................................................................25

Columnas y Filas................................................................................................................................................ 27


Modificar el ancho de columna............................................................................................................................. 29

Insertar columnas ................................................................................................................................................ 30

Eliminar columnas ................................................................................................................................................ 32

Ocultar columnas.................................................................................................................................................. 34

Mostrar columnas................................................................................................................................................. 36

Modificar el alto de una fila................................................................................................................................... 38

Insertar filas ......................................................................................................................................................... 39

Eliminar filas......................................................................................................................................................... 41

Ocultar filas........................................................................................................................................................... 43

Mostrar filas.......................................................................................................................................................... 45

Formato de Celdas.............................................................................................................................................. 47




Formato de celdas: Fuente................................................................................................................................... 50

Formato de celdas: Alineación (horizontal)...........................................................................................................52

Formato de celdas: Bordes................................................................................................................................... 53

Formato de celdas: Color...................................................................................................................................... 55

Formato de celdas: Números................................................................................................................................ 57

Formato de celdas: Alineación (vertical)...............................................................................................................60

Formato de celdas: Orientación del texto..............................................................................................................61

Formato de celdas: Ajustar texto automáticamente ...........................................................62

Formato de celdas: Ajustar texto al tamaño de la celda........................................................................................63

Ordenar datos..................................................................................................................................................... 64


Ordenar datos....................................................................................................................................................... 66

El significado de la ventana “Rango del Orden”....................................................................................................69

Fórmulas.............................................................................................................................................................. 70


Sumar datos......................................................................................................................................................... 73

Asistente de función.............................................................................................................................................. 75

Fórmulas con operaciones matemáticas..............................................................................................................78

Cómo crear y escribir una fórmula en una celda con operaciones matemáticas................................................78

Operaciones matemáticas básicas..................................................................................................................... 80

Cómo crear una fórmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo).......................80

Fórmulas: copiar y pegar (1)................................................................................................................................. 82

Fórmulas: copiar y pegar (2)................................................................................................................................. 84

La Fórmula: SI...................................................................................................................................................... 87

Introducción........................................................................................................................................................ 87

Cómo usar el asistente de función para crear una fórmula “SI”..........................................................................88

Cómo crear una fórmula “SI” que tiene más de una prueba lógica ....................................................................91

Operadores de comparación ............................................................................................................................. 97

Gráficos............................................................................................................................................................... 98


Gráfico circular.................................................................................................................................................... 100

Para cambiar / formatear el gráfico................................................................................................................... 104

Gráfico de columnas........................................................................................................................................... 108



Para cambiar / formatear el gráfico................................................................................................................... 113

Imprimir............................................................................................................................................................. 117

Introducción y objetivos de aprendizaje ............................................................................................................118

Formato de papel y márgenes............................................................................................................................ 119

Definir el rango del papel.................................................................................................................................... 120

Vista preliminar................................................................................................................................................... 121

Salto de página................................................................................................................................................... 123

Cómo insertar un salto de página..................................................................................................................... 123

Cómo insertar un salto de página..................................................................................................................... 125

Ajustar la escala de impresión............................................................................................................................ 126

Encabezamiento................................................................................................................................................. 128

Pie de página...................................................................................................................................................... 131

Imprimir............................................................................................................................................................... 134

Cuadro de diálogo Imprimir............................................................................................................................... 134

La impresora que quiere usar........................................................................................................................... 135

Propiedades de la impresora............................................................................................................................ 136

Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir..........................................................................................................137

Páginas que quiere imprimir............................................................................................................................. 138

¡A imprimir!....................................................................................................................................................... 139



Introducción

© Rupert Parsons 2011 1


Introducción a hojas de cálculoUna hoja de cálculo es una página organizada en una cuadrícula:

Por lo tanto una hoja de cálculo se compone de cuadritos que se llaman celdas

Las columnas se nombran con letras mayúsculas (A,B, C...) y las filas con números (1,2,3...)

Cada celda recibe un nombre que comienza con la letra de la columna y luego el número de la fila para identificar dónde la misma está ubicada, por ejemplo: C5



Para qué sirve una hoja de cálculoLas hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:

Cargar y Organizar datos

Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos

Presentar datos

Para mayor ilustración para qué sirve una hoja de cálculo tome los gastos típicos mensuales de una familia como un ejemplo.

Se puede cargar los gastos típicos mensuales de una familia:

Se puede analizar los gastos típicos mensuales de una familia p.ej. gastos totales:



Se puede presentar los gastos típicos mensuales de una familia p.ej. con un gráfico de barras:



Abrir, Guardar y Cerrar hojas de cálculo



Introducción y objetivos de aprendizaje

Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes:

✔ Cómo abrir, guardar, y cerrar hojas de cálculo

Sección: Crear una nueva hoja de cálculo

Sección: Guardar una nueva hoja de cálculo

Sección: Abrir una hoja de cálculo guardada

Sección: Guardar una hoja de cálculo cambiada

Sección: Guardar una hoja cambiada

Sección: Cerrar una hoja de cálculo



Crear una nueva hoja de cálculoHaga doble clic sobre el icono de OpenOffice.org o LibreOffice:

Aparece la siguiente pantalla:



Pulse Hoja de cálculo

Automáticamente aparecerá el nuevo documento:



Guardar una nueva hoja de cálculoSeleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú ArchivoSeleccione Guardar como...

Aparece la ventana Guardar como



En la lista desplegable de Guardar en: seleccione la carpeta en la cual desea guardar

Darle un nombre al archivoPulse Guardar



Abrir una hoja de cálculo guardadaMenú ArchivoSeleccione Abrir...

Aparece la ventana Abrir



Seleccione la carpeta que tiene el archivo que desea abrir usando la lista desplegable de Buscar en:

Seleccione el archivo que desea abrir:



Pulse Abrir

Automáticamente aparecerá la hoja de cálculo guardado:



Guardar una hoja de cálculo cambiadaMenú Archivo

Seleccione Guardar



Cerrar una hoja de cálculoMenú Archivo

Seleccione Cerrar



Menú Archivo

Seleccione Terminar



Seleccionar celdas



Introducción y objetivos de aprendizajeUna hoja de cálculo es una página organizada en una cuadrícula que se compone de cuadritos que se llaman celdas:

Para agregar datos a una hoja de cálculo o editarla deberá entender cómo seleccionar las celdas


✔ Cómo seleccionar celdas

Sección: Seleccionar una celda

Sección: Seleccionar un rango de celdas



Seleccionar una celdaColoque el mouse sobre la celda que quiere seleccionar

Haga clic con el mouse para seleccionarla

Un borde aparece alrededor de la celda seleccionada

La celda recibe el nombre que comienza con la letra de la columna y luego el número de la fila para identificar dónde la misma está ubicada, por ejemplo: C5

Para avanzar de una celda a otra se puede utilizar lo siguiente:

● para bajar: la tecla Intro

● para avanzar hacia la derecha: tecla Tab

● para avanzar en cualquier dirección: las teclas de Flechas

● para moverse, se puede utilizar el mouse



Seleccionar un rango de celdasSi tiene que agregar o editar las mismas cosas a un rango de celdas puede seleccionar el rango para aplicar los cambios. Esto es más rápido que seleccionar y cambiar las celdas de a uno.

Para seleccionar un rango de celdas:

Seleccione la primera celda del rangoArrastre con el mouse hasta la ultima celda del rango Las celdas seleccionadas cambian de color

Si el rango de celdas incluye más de una fila arrastre con el mouse desde la primera celda de la primera fila del rango hasta la ultima celda de la ultima fila del mismo:


La primera celda del rango

La ultima celda del rango


Escribir y editar en una hoja de cálculo



Introducción y objetivos de aprendizajeRecuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:



Presentar datos

Para cargar datos deberá entender cómo cargar datos en las celdas de una hoja de cálculo y cómo editar lo escrito

Este capítulo explica cómo hacerlo


✔ Cómo escribir en las celdas de una hoja de cálculo

Sección: Escribir en las celdas de una hoja de cálculo

✔ Cómo editar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo

Sección: Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo

Sección: Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo



Escribir en las celdas de una hoja de cálculoSeleccione la celda en la cual quiere escribir

(para entender cómo seleccionar celdas vaya al capítulo Cómo seleccionar celdas)

Escriba el texto directamente en la celdaPulse la tecla Intro



Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de cálculoHay dos maneras de corregir la información:

Si desea cambiar todo lo que escribió, ubíquese nuevamente en la celda correspondiente y escriba. Se borrará directamente lo que escribió y aparecerá la nueva información

Si desea cambiar sólo parte de lo que escribió, ubíquese en la celda correspondiente y luego haga un clic en la “Línea de Entrada”. Puede avanzar dentro del texto de la celda utilizando las flechas del teclado

Para salir de la celda en la que realizaba los cambios deberá usar la tecla Intro o la tecla Tab.


Linea de Entrada


Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de cálculo Seleccione la celda o las celdas en donde está/n ubicado/s el contenido que necesita eliminar:

(para entender cómo seleccionar un rango de celdas vaya al capítulo Seleccionar celdas)

Pulse la tecla Supr; para suprimir la(s) palabra(s)Aparece la ventana Eliminar contenidosPulse Aceptar



Al término del procedimiento la palabra desaparecerá automáticamente:



Columnas y Filas






Presentar datos

Para cargar datos deberá entender cómo insertar y eliminar columnas y filas.

Para presentar datos deberá entender cómo modificar, ocultar / mostrar columnas y filas.



✔ Cómo modificar, insertar, eliminar y ocultar columnas

Sección: Modificar el ancho de columna

Sección: Insertar columnas

Sección: Eliminar columnas

Sección:Ocultar columnas

Sección: Mostrar columnas

✔ Cómo modificar, insertar, eliminar y ocultar filas

Sección: Modificar el alto de una fila

Sección: Insertar filas

Sección: Eliminar filas

Sección: Ocultar filas

Sección: Mostrar filas



Modificar el ancho de columnaCon el mouse, arrastre la línea de la columna que desea modificar, hasta que el contenido tenga suficiente espacioPor ejemplo; Columna A

Al término del procedimiento la columna se verá mas espaciada:



Insertar columnas

Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna a la derecha de donde quiere insertar la nueva columnaPor ejemplo; Columna A

Menú InsertarSeleccione Columnas



Al término del procedimiento la nueva columna se insertará automáticamente al lado izquierdo de la columna seleccionada:



Eliminar columnas Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna que desea eliminarPor ejemplo; Columna B

Menú EditarSeleccione Eliminar celdas...



Al término del procedimiento la columna desaparecerá automáticamente:


Antes Después


Ocultar columnasHaga clic con el mouse sobre la letra de la columna que desea ocultarPor ejemplo; Columna B

Menú FormatoSeleccione ColumnaSeleccione Ocultar



Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:


Antes Después


Mostrar columnasCon el mouse arrastre sobre la letra de la columna antes de la columna que se ocultó y la letra de la columna después de la columna que se ocultó:

Menú FormatoSeleccione ColumnaSeleccione Mostrar



Al término del procedimiento la columna que se ocultó aparecerá nuevamente (Columna B):


Antes Después


Modificar el alto de una filaCon el mouse arrastre la línea de la fila que desea modificar, hasta que el contenido tenga suficiente espacioPor ejemplo; Fila 3

Al término del procedimiento la fila se verá mas espaciada:



Insertar filas Haga clic con el mouse sobre el número de la fila debajo de donde que quiere insertar la nueva filaPor ejemplo; Fila 5

Menú Insertar Seleccione Filas



Al término del procedimiento la nueva fila se insertará automáticamente arriba de la fila seleccionada:



Eliminar filasHaga clic con el mouse sobre el número de la fila que desea eliminarPor ejemplo; Fila 5

Menú EditarSeleccione Eliminar celdas...



Al término del procedimiento la fila desaparecerá automáticamente:


Antes Después


Ocultar filasHaga clic con el mouse sobre el número de fila que desea ocultarPor ejemplo; Fila 2

Menú FormatoSeleccione FilaSeleccione Ocultar



Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:


Antes Después


Mostrar filasCon el mouse arrastre sobre el número de la fila antes de la fila que se ocultó y el número de la fila después de la fila que se ocultó:

Menú FormatoSeleccione FilaSeleccione Mostrar



Al término del procedimiento la fila que se ocultó aparecerá (Fila 2):


Antes Después


Formato de Celdas






Presentar datos

Para presentar datos deberá entender cómo formatear celdas


Muchas veces se necesita aplicar el mismo formato a un rango de celdas. Por lo tanto deberá entender cómo seleccionar un rango de celdas.

Para entenderlo vaya al capítulo Seleccionar celdas




✔ Cómo formatear celdas de una hoja de cálculo

Sección: Formato de celdas Fuente

Sección: Formato de celdas Alineación (horizontal)

Sección: Formato de celdas Bordes

Sección: Formato de celdas Color

Sección: Formato de celdas Números

Sección: Formato de celdas Alineación (vertical)

Sección: Formato de celdas Orientación del texto

Sección: Formato de celdas Ajustar texto automáticamente

Sección: Formato de celdas Ajustar texto al tamaño de la celda



Formato de celdas: FuenteSe puede modificar el tipo, el tamaño y el estilo de fuente

Seleccione la celda o las celdas que desea modificar

Para cambiar el tipo de fuente

Seleccione la fuente que desea usando la lista desplegable para ello:

Para cambiar el tamaño de fuente

Seleccione el tamaño de fuente que desea usando la lista desplegable para ello:



Para cambiar el estilo de fuente

Pulse el icono de negrita o cursiva en la barra de herramientas:

Después de cambiar el estilo de fuente a negrita se ve así:



Formato de celdas: Alineación (horizontal)Seleccione la celda o las celdas que desea alinear

Por ejemplo; Edad

Para elegir la Alineación deberá hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo al estilo que desea:

Por ejemplo; Centrado



Formato de celdas: BordesSeleccione la celda o las celdas que desea modificar

Pulse el icono de Borde

Aparece un cuadro que tiene distintas configuraciones de bordes para las celdasSeleccione el tipo de borde que deseaPor ejemplo; borde exterior y todas las líneas interiores:



Al término del procedimiento los bordes de las celdas aparecerán según el tipo de borde seleccionado:



Formato de celdas: ColorSeleccione la celda o las celdas que desea destacar usando un color de fondoPor ejemplo; Títulos

Pulse el icono de Color de fondo

Aparece un cuadro que tiene distintos coloresSeleccione el color que deseaPor ejemplo; Gris



Al término del procedimiento aparecerá el color de fondo para las celdas seleccionadas:



Formato de celdas: NúmerosSe puede mejorar la presentación de los númerosPor ejemplo con un separador de miles o al cambiar el número de posiciones decimales que desea mostrar

Seleccione la celda o las celdas que tienen los números que desea modificarPor ejemplo; Aporte para Clausura

Menú FormatoSeleccione Celdas...



Aparece la ventana Formato de cedasSeleccione la pestaña NúmerosSeleccione Número

Tilde / Cambie las opciones que desea para mejorar la presentación de los datos:(Decimales, Ceros principales, Número negativos en rojo, Separador de miles)



Se ve cómo la presentación de los números seleccionados serán modificado dentro de la ventanaPulse Aceptar

Al término del procedimiento aparecerán la versión modificada de los números

En el caso del ejemplo los montos del aporte para clausura ahora tienen un separado de miles (por ejemplo 50.000 en vez de 50000):



Formato de celdas: Alineación (vertical)Seleccione la celda o las celdas que desea modificar

Menú Formato Seleccione Celdas...Aparece la ventana Formato de celdasSeleccione la pestaña AlineaciónSeleccione la alineación que desea usando la lista desplegable que se ubica debajo del título “Vertical”. Por ejemplo; ArribaPulse Aceptar

Al término del procedimiento la alineación cambiará:


Antes Después


Formato de celdas: Orientación del textoSeleccione la celda o las celdas que desea modificar

Menú Formato Seleccione Celdas...Aparece la ventana Formato de celdasSeleccione la pestaña AlineaciónSeleccione el ángulo de inclinación que desea usando las flechitas (que se ubican debajo del título “Grados”). Por ejemplo; 90 gradosPulse Aceptar

Al término del procedimiento la orientación del texto cambiará:


Antes Después


Formato de celdas: Ajustar texto automáticamente Seleccione la celda o las celdas que desea modificar

Menú Formato Seleccione Celdas...Aparece la ventana Formato de celdasSeleccione la pestaña AlineaciónTilde Ajustar texto automáticamente (que se ubica debajo del título “Propiedades”) Pulse Aceptar

La altura de la celda se modificará para ajustar el texto como en el ejemplo:


Antes Después


Formato de celdas: Ajustar texto al tamaño de la celdaSeleccione la celda o las celdas que desea modificar

Menú Formato Seleccione Celdas...Aparece la ventana Formato de celdasSeleccione la pestaña AlineaciónTilde Reducir para ajustar al tamaño de celda (se ubica debajo del título Propiedades) Pulse Aceptar

El texto se modificará para ajustarse al tamaño de la celda como en el ejemplo:


Antes Después


Ordenar datos






Presentar datos

Para organizar datos deberá entender cómo ordenar datos



✔ Cómo ordenar datos

Sección: Ordenar datos

Sección: El significado de la ventana “Rango del Orden”



Ordenar datosSe puede ordenar los datos según diferentes criterios

Tome los nombres de los alumnos/as como un ejemplo:

Si quiere ordenar los datos de los alumnos/as por apellido...

Seleccione todos los datos que quiere ordenar incluyendo los títulos:



Menú DatosSeleccione Ordenar...

(si la ventana Rango del Orden aparece vaya a la próxima sección El significado de la ventana “Rango del Orden” para entender por qué la misma aparece)

Aparece la ventana OrdenarDebajo del título “Ordenar según” use la lista desplegable para seleccionar el criterio que desea ordenar, por ejemplo; Apellido y nombre



Marque Ascendente o Descendente(ordenar los datos en forma ascendente o descendente)Pulse Aceptar

En el caso del ejemplo los datos se ordenarán en forma ascendente según los apellidos:



El significado de la ventana “Rango del Orden”La ventana Rango del Orden aparece cuando hay celdas, adyacentes al rango de celdas que se seleccionó, que también contienen datos:

Cuando la ventana Rango del Orden aparece:

Pulse Selección Actual si solo quiere ordenar los datos del rango de datos que se seleccionó.

Pulse Selección Extendida si quiere seleccionar y ordenar también los datos de las celdas adyacentes al rango de celdas que se seleccionó.


Las celdas próximas a la

selección


Fórmulas






Presentar datos

Para analizar datos deberá entender cómo crear fórmulas

Las fórmulas realizan operaciones matemáticas con datos que se cargaron en una hoja. Por ejemplo si una celda tiene el número 3 y otra celda tiene el número 2 se puede cargar una fórmula en una tercera celda que suma los contenidos de las otras dos celdas que tienen los números (2 + 3 = 5)

El resto del capítulo explica cómo crear y cargar fórmulas

Importante: formatee las celdas correctamente

Antes de cargar una fórmula en una celda le recomiendo que verifique el formato de la misma y si es necesario cámbielo. Para celdas que tienen fórmulas normalmente tiene que usar el formato de celdas para números. Se debe a que las celdas que tienen fórmulas normalmente muestran resultados numéricos.

Vaya al capítulo Formato de Celdas y especialmente a la sección Formato de celdas: Número para mayor ilustración.




✔ Introducir el uso de fórmulas y herramientas que le ayuda a crear fórmulas

Sección: Sumar datos

Sección: Asistente de función

✔ Cómo crear fórmulas con operaciones matemáticas

Sección: Fórmulas con operaciones matemáticas

✔ Cómo copiar y pegar fórmulas

Sección: Fórmulas copiar y pegar (1)

Sección: Fórmulas copiar y pegar (2)

✔ Cómo crear y usar la fórmula “SI”

Sección: La Fórmula SI



Sumar datosSeleccione la celda donde desea que esté el resultado de la suma

Pulse el símbolo

Automáticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14

Pulse el icono Aplicar



Al término del procedimiento verá el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en el ejemplo:



Asistente de funciónPor ejemplo para calcular el promedio usando el asistente de función deberá ubicarse en la celda donde quiere que se escriba el resultadoPulse Asistente: funciones

Aparece la ventana Asistente de funciónEn la lista de las funciones busque y seleccione PROMEDIOPulse Siguiente



Pulse el icono Seleccionar en el cuadrito “número 1”

Aparecerá una ventana en la que automáticamente se van escribiendo las celdas que va seleccionando. Para seleccionar dichas celdas deberá arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad (B2:B14)

Pulse el icono Maximizar



Aparece de vuelta la ventana Asistente de función; con los datos correspondientesPulse Aceptar

Al término del procedimiento, aparecerá el promedio en la celda seleccionada:



Fórmulas con operaciones matemáticas

Cómo crear y escribir una fórmula en una celda con operaciones matemáticas

Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura:

Si el total a pagar por cada alumno es Gs. 50.000

Entonces se plantea:

50.000 monto a pagar40.000 monto pagado

Las operaciones matemáticas que calcula el porcentaje pagado del aporte

En el caso del ejemplo arriba:

porcentaje pagado del aporte = 40.000 * 100 / 50.000 (“/” es el símbolo para división)

porcentaje pagado del aporte = 80%

Por lo tanto para configurar una celda que calcula el porcentaje pagado del aporte tiene que escribir la fórmula matemática (p.ej. 40.000 * 100 / 50.000) en la celda

Cómo escribir una fórmula matemática en una celda

Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:



Haga un clic en la línea de entradaEscriba siempre al comenzar de una fórmula: “=”

La fórmula matemática para la primera fila en el ejemplo es: 50.000 * 100 / 50.000

En lugar de escribir el monto 50.000 escriba el nombre de la celda que contiene de cuánto se pagó, en este caso C2 (vea la imagen en la pagina anterior y vaya al primer capítulo: Introducción sección: Introducción a hojas de cálculos para mayor ilustración de nombres de celdas).

Para escribir el nombre de la celda C2 se puede hacer un clic sobre la celda en cuestión después de “=”. Se escribirá automáticamente el nombre de la celda donde corresponda:

Escriba el resto de la fórmula, es decir, en este caso: * 100 / 50000

Pulse el icono Aplicar

Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:

Para entender cómo calcular el porcentaje de los demás datos vaya a la sección Fórmulas: copiar y pegar (1) de este capítulo.


Antes Después


Operaciones matemáticas básicas

Operaciones Símbolo

Suma +

Resta -

Multiplicación *

División /

Le recomiendo que practique crear fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo con las operaciones arriba.

Cómo crear una fórmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo)

Normalmente para celdas que tienen fórmulas tiene que formatear estas celdas como números.

(Vaya a la sección: Introducción de este capítulo para mayor ilustración)

Sin embargo en el caso de porcentajes hay un formato de celdas específicamente diseñado para los mismos que simplificará la fórmula que calcula porcentajes y mejorará la presentación de los resultados:

Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:



Menú FormatoSeleccione Celdas...Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaña NúmerosSeleccione Porcentaje (en la lista que se ubica debajo del título “Categoría”)Tilde las opciones que desea para mejorar la presentación de los datosPor ejemplo; número de decimalesPulse Aceptar

Para calcular el porcentaje con este formato no tiene que multiplicar por 100. Solamente tiene que dividir los números:

En el caso del ejemplo que se usó en la sección anterior solo escriba en la linea de entrada C2 / 50000 en vez de C2 * 100 / 50000

Aparecerá el resultado esperado con el símbolo “%” (100%), como en el ejemplo:

Para entender cómo calcular el porcentaje de los demás datos vaya a la sección Fórmulas: copiar y pegar (1) de este capítulo.



Fórmulas: copiar y pegar (1)Si un rango de celdas necesita una fórmula, normalmente no tiene que escribir la fórmula para cada uno de ellos. Escriba la fórmula en la primera celda del rango y luego copie la fórmula y péguela en el resto de las celdas que corresponden al rango.

Para mayor ilustración tome el ejemplo del porcentaje pagado del aporte para una clausura.

Para calcular el porcentaje de los demás datos:

Seleccione la celda con la fórmulaPulse el icono Copiar

Seleccione las celdas en las cuales desea pegar el formulario:



Pulse el icono Pegar

Al término del procedimiento las otras celdas del rango tendrán la fórmula y los resultados esperados aparecerán:

Importante:

Deberá leer esta sección y la siguiente sección Fórmulas: copiar y pegar (2) para entenderla completamente y evitar errores.



Fórmulas: copiar y pegar (2)Cuando copie y pegue una fórmula, todos los nombres de las celdas que se registraron en la fórmula original cambiarán en las celdas que reciben la copia de la fórmula.

Esta sección explica cómo fijar un nombre de una celda y cuándo tiene que fijarlo.

Para fijar un nombre de una celda escriba el símbolo $ antes y después de la parte del nombre de la celda que tiene la letra. Por ejemplo si el nombre de celda es F45 inserte el símbolo $ antes y después de la letra F:

$F$45

Tome el ejemplo del porcentaje pagado del aporte para un mayor ilustración...

Recuerde que la fórmula para el porcentaje en la primera celda es:

= C2 * 100 / 50000

Si el total a pagar por cada alumno/a se ubica en la celda C17 se puede reemplazar el monto 50000 que se escribió en la fórmula con el nombre de la celda C17 que ahora tiene el mismo:

= C2 * 100 / C17



Sin embargo, si se usa el nombre de la celda para el total a pagar hay una problema si va a copiar y pegar la fórmula:

Cuando la fórmula para el porcentaje en la primera celda se inserte a la celda de abajo la fórmula cambiará a la siguiente:

= C3 * 100 / C18

Los nombres de las celdas que se registraron en la fórmula original cambiarán de C2 a C3 y de C17 a C18. Los nombres de las celdas cambian según la posición relativa de la celda que recibe la copia de la fórmula a la ubicación de la fórmula original (una fila de diferencia).

El nombre de la celda C3 es correcto para el monto que se pagó en la fila de abajo pero ahora el nombre de la celda C18 es incorrecto para el total a pagar por cada alumno/a:

La celda para el total a pagar registra un error (#DIV/0!). Se debe a que en la fórmula, el nombre de la celda incorrecto para el monto a pagar (C18), no tiene un monto:



Para fijar el nombre de la celda a C17 para el monto a pagar inserte el símbolo $ antes y después de la letra C en la fórmula de la primera celda:

= C2 * 100 / $C$17

Cuando la fórmula para el porcentaje en la primera celda esté pegada a la celda de abajo la fórmula cambiará a la siguiente:

= C3 * 100 / $C$17

Ahora el nombre de la celda para el total a pagar por cada alumna (C17) no cambia:

Por lo tanto el porcentaje que aparece en la celda de abajo es correcto:



La Fórmula: SI

Introducción

La fórmula “SI” es una de las más útiles que tiene Calc

Esta fórmula comprueba si cumple una condición (prueba lógica)

Por ejemplo: Si el contenido de la celda “A2” es mayor que 20.000 (A2 > 20000)

Si la condición se cumple (verdadero), la fórmula dará un valor

Por ejemplo: la palabra “Dentro del Presupuesto” aparece si el contenido de la celda “A2” es mayor que 20.000

Si la condición no se cumple (falso), la fórmula dará un otro valor

Por ejemplo: la palabra “Fuera del Presupuesto” aparece si el contenido de la celda “A2” es menor o igual a 20.000

La sintaxis de la fórmula “SI”:

SI (prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso)

En el caso del ejemplo arriba la fórmula “SI” es la siguiente:

=SI(A2>20000;“Dentro del Presupuesto”;“Fuera del Presupuesto”)

prueba lógica valor si verdadero valor si falso

Observaciones:

✔ Tiene que introducir el texto entre comillas

✔ Aunque en el caso del ejemplo la fórmula SI da un texto (“Dentro del Presupuesto”o “Fuera del Presupuesto”) no use el formato de celdas para texto. Use el formato de celdas para números



Cómo usar el asistente de función para crear una fórmula “SI”

Para explicar esto tome el siguiente ejemplo:

Si en un examen para estudiantes hay una pregunta “¿Cuál es la capital de Paraguay?”. Los estudiantes reciben 5 puntos por la respuesta correcta (“Asunción”) y cero puntos por la respuesta incorrecta. En el ejemplo los alumnos deberán cargar la respuesta en la celda “B2” de una hoja de cálculo:

Se puede usar la fórmula SI para automáticamente dar los puntos correctos:

Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la fórmula “SI”

Pulse el icono Asistente: funciones



Aparece la ventana Asistente de funciónEn la lista de las funciones busque y seleccione SIPulse Siguiente

Escriba la prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica

En el caso del ejemplo: B2=“Asunción”

(En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lógica se puede pulsar el icono Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a la sección Asistente de función de este capítulo para mayor ilustración)



Escriba el valor si la condición se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero

En el caso del ejemplo: 5

Escriba el valor si la condición no se cumple (falso) en el cuadrito Valor_si_falso

En el caso del ejemplo: 0

Pulse Aceptar

En el caso del ejemplo el asistente de función escribe:

=SI(B2="Asunción";5;0)




Cómo crear una fórmula “SI” que tiene más de una prueba lógica

Con la fórmula “SI” se puede evaluar hasta 7 condiciones (pruebas lógicas)

Por ejemplo, en una hoja de cálculo que tiene una lista de nombres y direcciones, se puede crear una fórmula “SI” que automáticamente da el saludo correcto (p.ej. Estimado / Estimada) basado en el titulo (Sr., Sra.,Srta.):

En el caso del ejemplo hay 3 pruebas lógicas:

Prueba lógica 1: Si C2=“Sr.” Si es verdadero: “Estimado”

Prueba lógica 2: Si C2=“Sra.” Si es verdadero: “Estimada”

Prueba lógica 3: Si C2=“Srta.” Si es verdadero: “Estimada”

Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la fórmula “SI”Asegúrese que la celda tenga el formato de celdas para númerosPulse el icono Asistente: funciones




Prueba lógica 1: Si C2=“Sr.” / Si es verdadero: “Estimado”

Escriba la primera prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica

En el caso del ejemplo: C2=“Sr.”

(En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lógica se puede pulsar el icono Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a la sección Asistente de función de este capítulo para mayor ilustración)




En el caso del ejemplo: “Estimado”

Prueba lógica 2: Si C2=“Sra.” / Si es verdadero: “Estimada”

Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso




Escriba la segunda prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica

En el caso del ejemplo: C2=“Sra.”




En el caso del ejemplo: “Estimada”

Prueba lógica 3: Si C2=“Srta.” / Si es verdadera: “Estimada”

Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso


Escriba la tercera prueba lógica en el cuadrito Prueba_lógica

En el caso del ejemplo: C2=“Srta.”


En el caso del ejemplo: “Estimada”



Si las condiciones no se cumplen

Escriba el valor si las condiciones no se cumplen (falso) en el cuadrito Valor_si_falso

En el caso del ejemplo: “Error”

(si “Sr.”, “Sra.”, o “Srta.” no se registraron en la celda “B2”)

Pulse Aceptar

En el caso del ejemplo el asistente de función escribe:

=SI(C2="Sr.";"Estimado";SI(C2="Sra.";"Estimada";SI(C2="Srta.";"Estimada";"Error")))




Se puede copiar y pegar la fórmula “SI” a las otras celdas del “saludo “

(Vaya a la sección Formulas: copiar y pegar (1) para mayor ilustración)

Operadores de comparación

En los ejemplos que se usaron en esta sección la operadora “=” se usó en las pruebas lógicas

La siguiente tabla tiene todos los operadores de comparación que puede usar para crear una prueba lógica:

Operaciones de comparación Símbolo Ejemplos de

pruebas lógicas Significado

Igual a = A1=45 A1 es igual a 45

Mayor que > A1>45 A1 es mayor que 45

Menor que < A1<45 A1 es menor que 45

Igual o mayor que >= A1>=45 A1 es igual o mayor que 45

Igual o menor que <= A1<=45 A1 es igual o menor que 45

Distinto de <> A1<>45 A1 es distinto de 45



Gráficos






Presentar datos

Para presentar datos deberá entender cómo hacer gráficos



✔ Cómo crear y formatear gráficos

Sección: Gráfico circulo

Sección: Gráfico de columnas



Gráfico circularSeleccione los datos que necesita para presentar en la forma del gráfico circular, con el título correspondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGARPulse el icono Gráficos

Automáticamente aparece la ventana Asistente de gráficos



Seleccione la opción Círculos(se ubica debajo del título “Seleccione un tipo de gráfico”)Pulse Siguiente

Pulse Siguiente



Pulse Siguiente

Escriba el título del gráfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO – CLAUSURAPulse Finalizar



Al término del procedimiento aparecerá el gráfico:

Arrastre el gráfico con el mouse hasta el espacio en el cual desea ubicarlo:



Para cambiar / formatear el gráfico

Haga doble clic con el mouse sobre el gráficoLuego haga clic sobre la parte del gráfico que quiere cambiar

Por ejemplo, para agregar porcentajes en el gráfico:

Haga doble clic con el mouse sobre el gráficoHaga clic con el mouse sobre una parte del círculo

Si una parte del círculo se seleccionó correctamente los cuadritos verdes de la esquinas aparecen como en el ejemplo:

Haga clic derecho con el mouseUn nuevo menú apareceSeleccione Insertar etiquetas de datos sencillos



Haga clic derecho con el mouseEl menú apareceSeleccione Formato etiquetas de datos sencillos...

Aparece la ventana Etiqueta para las series de dato (etc..)Desmarque Mostrar valores como númerosTilde Mostrar valores como porcentajePulse Aceptar



Al término del procedimiento aparecerá el porcentaje que corresponda a la parte del gráfico para Total Por Pagar:

Para mostrar el porcentaje de la otra parte del círculo...

Haga clic con el mouse en la otra parte del círculo:



El resto de los pasos son iguales a lo que se explicó en las páginas anteriores para la parte del círculo Total por pagar:

Haga clic derecho con el mouseUn nuevo menú apareceSeleccione Insertar etiquetas de datos sencillos

Haga clic derecho con el mouseEl menú apareceSeleccione Formato etiquetas de datos sencillos...

Aparece la ventana Etiqueta para las series de dato (etc..)Desmarque Mostrar valores como númerosTilde Mostrar valores como porcentajePulse Aceptar

Al término del procedimiento aparecerá el porcentaje que corresponde a la parte del gráfico para Total Pagado:



Gráfico de columnasTome el porcentaje pagado del aporte por cada alumno como un ejemplo.

Seleccione una celda en la cual colocar el gráfico:

Pulse el icono Gráfico



Aparece la ventana Asistente de gráficosSeleccione el estilo de las columnas que desea

Pulse Siguiente

Pulse el icono Seleccionar un rango de datos


Estilos de las columnas


Seleccione los datos que desea agregar incluyendo el título

En el caso del ejemplo los datos del Porcentaje Pagado (incluyendo el título):

Desmarque Primera columna como etiquetaPulse Siguiente


Rango de datos

seleccionados


Pulse el icono Seleccionar un rango de datos(que se ubica bajo la opción Categorías)

Seleccione los nombres a ser agregados a las columnas de datos en lugar de 1,2.3...En el caso del ejemplo seleccione los Apellidos y nombres(Seleccione los datos sin el título)


Seleccione los nombres a ser agregados a las columnas de

datos en lugar de 1,2,3


Pulse Siguiente

Escriba el título del gráfico, por ejemplo: Porcentaje Pagado Pulse Finalizar


Rango de datos seleccionados que tiene los nombres para las columnas (apellido y nombre)


Al término del procedimiento aparecerá el gráfico:

Para cambiar / formatear el gráfico

Haga doble clic con el mouse sobre el gráficoLuego haga clic con el mouse sobre la parte del gráfico que quiere cambiar

Por ejemplo, si quiere cambiar la orientación del texto para los nombres de las columnas:

Haga doble clic con el mouse sobre el gráficoHaga clic con el mouse sobre el Eje X

Si el Eje X se seleccionó correctamente los cuadritos verdes aparecen a ambos lados del eje:



Haga clic derecho con el mouseUn nuevo menú apareceSeleccione Formato de ejes...

Aparece la ventana Eje XSeleccione la pestaña Etiqueta



Seleccione 90 Grados (que se ubica bajo el título “Orientación del texto”)Pulse Aceptar

Automáticamente se modificará la posición de los nombres:



Agrande el gráfico hasta que todos los datos (los nombres de los alumnos) estén dentro del mismo:



Imprimir



Introducción y objetivos de aprendizaje Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:



Presentar datos

Para presentar datos deberá entender cómo configurar una hoja de cálculo para imprimir, cómo hacer un encabezamiento y un pie de página y cómo imprimir



✔ Cómo configurar una hoja de cálculo para imprimir

Sección: Formato de papel y márgenes

Sección: Definir el rango de papel

Sección: Vista Preliminar

Sección: Salto de página

Sección: Ajustar la escala de impresión

✔ Cómo hacer un encabezamiento y un pie de página

Sección: Encabezamiento

Sección: Pie de página

✔ Cómo imprimir

Sección: Imprimir



Formato de papel y márgenesSeleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú FormatoSeleccione Página...

Aparece la ventana Estilo de hoja: PredeterminadoSeleccione la pestaña PáginaSeleccione el formato de papel que desea (debajo del título “Formato de papel”) Seleccione los márgenes que desea (debajo del título “Márgenes”) Pulse Aceptar



Definir el rango del papelSeleccione el rango de celdas que desea imprimir:

Menú FormatoSeleccione Imprimir rangoSeleccione Definir



Vista preliminarEn la vista preliminar se podrá visualizar en pantalla lo que ha seleccionado para imprimir y cómo estará impreso.

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú ArchivoSeleccione Vista preliminar

En el ejemplo se puede observar que no cabe la información y el gráfico en una misma página:



La solución a éste problema:

Si desea imprimir datos y gráfico en hojas separadas deberá insertar un salto de página

Vaya a la sección: Salto de página para entenderlo

Si desea imprimir datos y gráficos en una misma hoja deberá ajustar la escala

Vaya a la sección: Ajustar la escala de impresión para entenderlo



Salto de página

Cómo insertar un salto de página

Seleccione la columna o fila donde quiere insertar el salto de página (en el ejemplo la columna que separa los datos del gráfico)

Menú InsertarSeleccione Salto manualSeleccione Salto de columna o Salto de fila

Automáticamente aparecerá el salto de página en la forma de una línea de color azul, en el caso del ejemplo separando los datos del gráfico:



Para verificar la impresión, véala en Vista preliminar

En el caso del ejemplo, después de realizar el salto de página, los datos aparecen en la primera página y el gráfico aparece en la segunda página.

Página 1:

Página 2:



Cómo insertar un salto de página

Seleccione de nuevo la columna o la fila en la cual realizó un salto de página

Menú EditarSeleccione Eliminar salto manualSeleccione Salto de columna o Salto de fila

Automáticamente la línea de color azul (que representa el salto de página) desaparecerá :



Ajustar la escala de impresiónPara reducir o aumentar el tamaño de la impresión deberá ajustar la escala de impresión

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú FormatoSeleccione Página

Aparece la ventana Estilo de hoja: PredeterminadoSeleccione la pestaña HojaAjuste el Factor de escala (%) para reducir o aumentar el tamaño de la impresiónPulse Aceptar



Para verificar la impresión, véala en Vista preliminar

En el caso del ejemplo, después de cambiar la escala de impresión (de 100% a 80%), los datos y el gráfico aparecen en la misma página:



EncabezamientoSeleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú EditarSeleccione Encabezamientos y pies de página...

Aparece la ventana Encabezam./Pie de páginaSeleccione la pestaña Encabezamiento



Hay tres áreas: área izquierda, área central y área derecha

Deberá ubicar el cursor en el área que quiere escribir y luego escriba

Por defecto el nombre de la hoja aparece en el área central (vea la imagen de la ventana en la página anterior) pero se lo puede eliminar

Puede utilizar los iconos de Encabezados personalizados para formatear y agregar datos para el encabezamiento (vea abajo para mas detalles)

Cuando haya terminado de escribir:

Pulse Aceptar

Los iconos de Encabezados Personalizados más utilizados son los siguientes:

para cambiar los atributos de texto (la fuente, el estilo y el tamaño de la letra)

para agregar el nombre de archivo

para agregar el número de la página



Lo escrito para el encabezamiento no aparecerá en la hoja, pero se puede verlo en vista preliminar o cuando imprima la hoja:



Pie de páginaSeleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú EditarSeleccione Encabezamientos y pies de página...

Aparece la ventana Encabezam./Pie de páginaSeleccione la pestaña Pie de página



Hay tres áreas: área izquierda, área central y área derecha

Deberá ubicar el cursor en el área que quiere escribir y luego escriba

Por defecto el número de página aparece en el área central (vea la imagen de la ventana en la página anterior) pero se lo puede eliminar

Puede utilizar los iconos de Pie de página personalizado para formatear y agregar datos para el pie de página (vea abajo para mas detalles)

Cuando haya terminado de escribir:

Pulse Aceptar

Los iconos de Pie de página personalizado más utilizados son los siguientes:

para cambiar los atributos de texto (la fuente, el estilo y el tamaño de la letra)

para agregar el nombre de archivo

para agregar el número de la página



Lo escrito para el pie de página no aparecerá en la hoja, pero se puede verlo en vista preliminar o cuando imprima la hoja:



Imprimir

Cuadro de diálogo Imprimir Menú ArchivoSeleccione Imprimir...

Aparece el cuadro de diálogo de Imprimir

En el cuadro de diálogo hay 4 cosas que se necesitan antes de imprimir:

✔ La impresora que quiere usar✔ Propiedades de la impresora✔ Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir✔ Páginas que quiere imprimir



La impresora que quiere usar

Verifique que la impresora que se seleccionó sea la impresora que quiere usar:

Si la impresora que se seleccionó no es la impresora que quiere usar seleccione la impresora correcta de la lista de impresoras:



Propiedades de la impresora

Pulse Propiedades...

Aparece la ventana Propiedades

Busque en las pestañas para encontrar la lista desplegable para el tamaño de papel

Asegúrese que el tamaño de papel que se seleccionó corresponde al tamaño de papel que se seleccionó para la hoja (vea la sección: Formato del papel y márgenes).

Si el tamaño de papel que se seleccionó en la ventana Propiedades no corresponde al tamaño de papel que se seleccionó para el documento, use la lista desplegable para seleccionar el tamaño de papel.

Pulse Aceptar



Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir

En el cuadro de diálogo de imprimir, debajo del título “Intervalo y copias”, hay varias opciones para imprimir:

Si quiere imprimir todas las hojas que tienen datos marque Todas las hojas

Si quiere imprimir la hoja que se selecciona marque Hojas seleccionadas

Si quiere imprimir sólo un rango de las celdas que se selecciona marque Celdas seleccionadas



Páginas que quiere imprimir

En el cuadro de diálogo imprimir, debajo del título “De éstas, imprimir”, se puede imprimir todas las páginas o solamente un rango de las páginas del Intervalo (hojas / hoja / celdas):

Si quiere imprimir todas las páginas marque Todas las páginas

Si quiere imprimir solamente un rango de las páginas marque Páginas

Ejemplos de rangos de páginas:

Si necesita imprimir la página 3 deberá escribir 3

Si necesita imprimir las páginas 3 al 5 deberá escribir 3-5

Si necesita imprimir las páginas 2,5,6 deberá escribir 2,5,6



¡A imprimir!

Prenda la impresora

Coloque papel que corresponde al tamaño de papel para el documento que quiere imprimir

Pulse Imprimir


guía de calc (segunda edición)

Documents