EXISTENCIASGENERALIDADES Esta gua se refiere al examen de las cuentas del Activo del Balance, segn el Plan General de Contabilidad, y comprende: Cuenta No.1107 Inventarios de tiendas, bodegas y agentes de venta. Cuenta No.1108 Mercaderas en Transito. Cuenta No.1111 Otros Inventarios. Las existencias son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su proceso, transformacin y venta posterior, tales como materias primas, material de embalaje, productos en proceso y artculos terminados. Estos bienes, generalmente, representan uno de los epgrafes ms importantes del activo de las empresas, siendo fundamentales en la determinacin del costo de ventas de las mismas y consecuentemente de los resultados del ejercicio. Considerando lo anterior, y la complejidad con que en ocasiones es necesario determinar los costos en las entidades, as como los problemas de prdida de valor a que pueden estar sujetos los inventarios por obsolescencia (adelantos tecnolgicos) cambios en la moda y estacionales, etc., es de vital importancia que el auditor use todo su juicio y diligencia profesionales, al revisar el control interno y al determinar los procedimientos de auditora que aplicar. Alcance Los procedimientos de auditora y los aspectos fundamentales de control interno que debe contemplar la revisin del auditor y que se mencionan en esta gua, se refieren a empresas comerciales. Objetivo de la gua El objetivo de la presente gua es determinar los procedimientos de auditora recomendables para el examen del rubro de existencias. Objetivos Los objetivos de los procedimientos de auditora en este rubro son los siguientes:

a) Comprobar su existencia fsica.Por su importancia, por las mermas, deficiencias en la informacin sobre movimientos, etc., los inventarios deben estar sujetos a recuentos fsicos para que pueda haber seguridad de que los bienes existen.

b) Verificar que sean propiedad de la empresa.Los inventarios necesitan estar amparados por documentacin que acredite a la empresa como su legtima propietaria.

c) Comprobar que contengan solamente artculos o materiales en buenas condiciones de consumo y. de venta y, en su caso, identificar aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento. Por presentarse en las existencias la posibilidad de problemas tales como: mal estado, obsolescencia o lento movimiento, tienen que ser identificados los bienes con estas caractersticas para poder juzgar, al momento de su valoracin, los importes a los cuales debern quedar registrados. d) Comprobar su correcta valoracin, reconociendo en su caso, la prdida de valor. Ante las diferentes alternativas para valorar las existencias, es indispensable que la revisin del auditor, para estos propsitos, le permita reunir elementos de juicio para concluir si la entidad se ha ceido a los principios de contabilidad generalmente aceptados o normas internaciones de informacin financiera (NIFS). e) Cerciorarse que haya consistencia en la aplicacin de los sistemas y mtodos de valoracin. La informacin financiera debe asegurar a los usuarios de la misma, la posibilidad de hacer comparaciones de datos de la misma entidad a fechas y entre perodos diferentes y determinar los efectos, en caso de inconsistencia. f) Determinar los gravmenes que existan. Los inventarios propiedad de una empresa pueden ser otorgados en garanta y como esta circunstancia debe revelarse, se tiene que determinar su existencia. 9) Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en las cuentas anuales. Los inventarios constituyen un factor relevante en la determinacin de los resultados, por lo que debe comprobarse que se presente y revele lo siguiente: a) Grupos de partidas que los integran b) Mtodo de valoracin c) Estimaciones por prdida de valor d) Gravmenes sobre los inventarios Control interno El control interno de inventarios, est vinculado con las actividades de compra, procesamiento y venta de productos. Un adecuado control interno exige que las

mercancas sean debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas, usadas y contadas fsicamente para asegurar la correccin de los inventarios y su adecuada valoracin. La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: a) Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro en la adquisicin, recepcin, almacenaje y embarque de existencias. La segregacin evita que un departamento o persona controle todas las fases de una transaccin o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. La segregacin tambin propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transaccin. b) Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo correspondiente. El registro oportuno de todo lo que se recibe tiene como objeto asegurar que se estn registrando todas las obligaciones que se derivan de la adquisicin de inventarios dentro del perodo correspondiente y a la vez que la informacin contable coincida con las existencias fsicas. c) Control de que todo lo que se embarca, se registra y se factura oportunamente en el perodo que corresponda. El establecimiento de controles en formas pre numeradas permite la captacin oportuna, en registros contables, de los embarques y ventas, as como su correspondiente facturacin, asegurando su correcta contabilizacin. d) Custodia fsica adecuada de los inventarios. Deber existir custodia fsica y acceso restringido a zonas de almacenaje, produccin y embarques, con el propsito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo fsico de estos bienes. e) Planificacin y toma peridica de los inventarios fsicos, su recopilacin, valoracin y comparacin con los libros, y la investigacin y ajuste de las diferencias resultantes. Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles de mermas, deterioros, faltas, etc., peridicamente (por lo menos una vez cada ejercicio) deber planificarse adecuadamente y llevarse a cabo un conteo de los inventarios para constatar su existencia, como consecuencia ser necesario hacer comparaciones contra los auxiliares respectivos, realizar las investigaciones en caso de surgir diferencias substanciales y por ltimo registrar los ajustes correspondientes.

f) Procedimientos adecuados para el registro y acumulacin de los elementos del costo. La contabilidad debe captar correcta y oportunamente la acumulacin de los elementos del costo de produccin o de adquisicin para asegurar la correcta valoracin de los inventarios y la determinacin del costo de ventas del ejercicio. g) Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en almacenes de la empresa como de terceros. El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias tanto en los almacenes de la empresa como de terceros, proporcionan un control permanente y la verificacin mediante recuentos fsicos permite conocer faltas, mermas, etc. h) Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en almacenes de la empresa. Cuando existen mercancas recibidas en consignacin, en custodia, etc., se hacen necesarios controles que capten oportunamente sus entradas y salidas a los almacenes con el propsito de distinguirlas de las propias. i) Comparacin peridica de la suma de los auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. Con el propsito de asegurar la correccin de la cifra total de los inventarios, es necesario verificar la igualdad entre el saldo de la cuenta de mayor y la suma de registros auxiliares. j) Comprobacin interna, independiente, de la correccin de los inventarios peridicos y finales. Para que exista confianza en el control de los inventarios, es conveniente establecer que, personal independiente a quien custodia, registra o tiene acceso a los almacenes, lleve a cabo comprobaciones de que los conteos peridicos desde su planificacin, hasta el ajuste a registros contables, han sido efectuados convenientemente. k) Fijacin de mximos y mnimos para el control de existencias. Una adecuada poltica respecto a mximos y mnimos evita situaciones de inversin en exceso o defecto en los almacenes; adems es una herramienta de control en ventas y produccin. l) Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos, daados, obsoletos y de lento movimiento, as como ajuste de las estimaciones correspondientes.

En atencin a que los inventarios excesivos, daados, obsoletos y de lento movimiento pueden generarse en el proceso de las operaciones de la empresa, deben existir procedimientos permanentes para captar e informar de las existencias de esta naturaleza las cuales, previos los estudios correspondientes, tendrn que sujetarse a correcciones en su valoracin mediante estimaciones o cancelaciones. Lo anterior obedece a que bienes con estas caractersticas tienen un valor menor en el mercado. m) Adecuada proteccin a la entidad mediante el seguro de los inventarios y del personal que los maneja. Un plan de seguros adecuado a las necesidades del negocio es un complemento imprescindible del control interno desde el punto de vista de la proteccin de sus propiedades. Procedimientos recomendados Inspeccin fsica 01 Observacin de la toma de inventarios. El fin primordial de la observacin de los inventarios fsicos es satisfacerse de que los procedimientos seguidos al efectuar los recuentos son adecuados para determinar la totalidad de los inventarios propiedad de la empresa y sus condiciones fsicas. Es indispensable que el auditor se cerciore de que haya una planificacin adecuada para la toma de los inventarios fsicos y observe los recuentos respectivos, tomando nota del control de tarjetas u otra documentacin en que se anoten las cantidades inventariadas. Si el auditor se asegura de que los procedimientos que van a seguirse para la toma de inventarios son satisfactorios, podr reducir el nmero y extensin de sus pruebas y obtener una informacin mucho ms valiosa por el procedimiento de observar que la toma de los inventarios se est efectuando de conformidad con los procedimientos convenidos previamente por l, con los empleados de la empresa. Se cuidar que se cumpla las instrucciones para la toma fsica y se comprobar que se cuente todo lo sujeto a conteo. 02 Pruebas fsicas. Es indispensable que el auditor haga pruebas fsicas de las existencias para comprobar la correccin del inventario fsico. Normalmente estas pruebas se llevarn a cabo al aplicar el procedimiento anterior.

Cuando la naturaleza de los productos dificulte o imposibilite el auditor el identificar, contar o determinar las condiciones de las existencias, deber asesorarse de expertos en la realizacin de sus pruebas y, en su caso, obtendr confirmaciones de ellos. 03 Revisin del corte de inventarios. Para poder determinar la adecuada relacin entre el inventario fsico y el inventario segn libros, as como la correcta determinacin del costo de ventas del ejercicio, es indispensable revisar el corte de los movimientos de mercancas. Al comprobar el corte de recepcin deber determinarse que todos los materiales recibidos hasta la fecha del inventario, inclusive, han sido contados fsicamente y que ha sido creado el pasivo correspondiente. Al comprobar el corte de facturacin deber determinarse que todos los artculos entregados hasta la fecha del inventario, inclusive , han quedado excluidos del inventario fsico y que contablemente las cuentas de costos y ventas han sido afectadas dentro del perodo terminado a la fecha del inventario. Este corte tambin debe incluir movimientos internos entre almacenes, plantas, departamentos, etc. Es indispensable que la revisin del corte se efecte en dos etapas: a) Tomando nota durante el inventario fsico de la documentacin con que se controlan las entradas y salidas de mercancas, asegurndose que las ltimas entradas se incluyeron y las ltimas salidas se excluyeron, y b) verificando posteriormente su correcto registro contable. 04 Comprobacin de existencias en poder de terceros. Las existencias de mercancas de la empresa en poder de terceros tales como consignatarios, almacenes de depsito, etc., deben verificarse mediante recuento fsico. Adems, debe obtenerse informacin acerca de si estos inventarios estn o no gravados en alguna forma. En los casos que se justif que, se podrn sustituir los procedimientos 01 a 03 por la confirmacin directa del depositario o el examen de los certificados de almacenes de depsito. 05 Comprobacin de existencias de terceros en poder de la empresa. Adicionalmente a la aplicacin de los procedimientos 01 a 03 deber obtenerse la confirmacin de los propietarios.

Las existencias de terceros debern estar separadas de las propias de la empresa, tanto fsica como contablemente y se comprobar que no forman parte del total de inventarios. 06 Observacin y pruebas fsicas de inventarios rotativos. Slo sern aceptables si se cumple con los siguientes requisitos: 1. Que los procedimientos seguidos por la empresa produzcan resultados equivalentes a los que se lograran con un inventario fsico total anual. 2. Que la empresa mantenga registro de inventarios permanente o un sistema equivalente que asegure la determinacin constante de existencias. 3. Que exista un control interno efectivo que permita confiar en los registros de inventarios permanentes o su equivalente. Que los procedimientos seguidos por la empresa aseguren que las diferencias de lo que se recuenta en determinado momento, no se compensen con diferencias en otros departamentos que no se estn recontando. 5. Que la empresa sujete a un recuento fsico todos los inventarios por lo menos una vez al ao. 6. Que los registros de inventarios permanente o su equivalente, se ajusten a los resultados de los recuentos parciales. 07 Observacin y pruebas fsicas de la toma de inventarios totales en fecha distinta a la de fin de ejercicio. Slo sern aceptables si se cumple con los siguientes requisitos: 1. Que la empresa mantenga registros de inventarios permanentes o su equivalente. El sistema de inventarios permanentes o su equivalente, debe ser preciso y oportuno, con el fin de obtener una mayor seguridad a conectar el recuento fsico con el importe en libros. 2. Que exista un control interno efectivo que permita confiar en dichos registros. Con un adecuado y confiable control interno, las pruebas del auditor tendrn un alcance y extensin tales, que ser posible obtener evidencia suficiente y adecuada con mayor facilidad. 3. Que la toma de inventarios fsicos sea a una fecha cercana a la del fin del ejercicio. Con objeto de reducir la posibilidad de errores en los registros de los movimientos y de que sea representativo de la cifra a auditar, el lapso entre la toma del

inventario y la fecha de cierre del ejercicio debe ser el menor posible. Generalmente un inventario fsico tomado con ms de 3 meses de diferencia a la fecha de cierre, sera inaceptable. Que el auditor se cerciore de la razonabilidad de los movimientos habidos entre la fecha de la toma de inventarios fsicos y la de fin del ejercicio, por medio de: a) Revisin de los movimientos en las distintas cuentas de inventarios, incluyendo el examen de la documentacin que los origina y, en su caso, obtencin de explicaciones satisfactorias sobre movimientos poco usuales o anormales. b) Comprobacin del clculo uniforme del costo de ventas; c) Revisin de porcentajes de mrgenes incluyendo la obtencin de informacin satisfactoria sobre variaciones. d) Revisin de aumentos y disminuciones importantes en el importe de las existencias, incluyendo la obtencin de informacin satisfactoria sobre variaciones. Cuando existan variaciones significativas al cierre del ejercicio es recomendable que se efecten pruebas fsicas complementarias. e) Comprobacin de que las roturas, faltas y otras mermas normales se hayan abonado a las cuentas de inventarios.

08 Recopilacin y valoracin: Los procedimientos que ponga en prctica el auditor para satisfacerse de que los inventarios estn valorados de acuerdo con principios de contabilidad aplicados consistentemente con los del ao anterior, debern fundamentarse en el conocimiento adecuado del sistema de costos aplicado. En los casos en los que se observe que se incurrir en una prdida al disponer de los productos terminados, el auditor deber cerciorarse de que exista una estimacin suficiente para absorber estas prdidas, no solamente con respecto a las existencias de productos terminados, sino tambin con respecto a las de productos semiterminados y en proceso de fabricacin. Estas estimaciones debern responder siempre a necesidades reales del negocio y a las condiciones del mercado, y no es admisible que su creacin obedezca al fin principal de nivelar o igualar los resultados de las operaciones entre un ejercicio y otro. 09 Comprobacin de la correccin aritmtica de los inventarios fsicos. Es necesario que el auditor aplique entre otros los siguientes procedimientos:

1. Comparar las unidades contadas segn las tarjetas o listados utilizados, con las relaciones de inventario y viceversa. 2. Comparar las unidades recontadas segn pruebas fsicas del auditor, con las relaciones de inventario. 3 Verificar que se utilizaron costos unitarios conforme al mtodo de valoracin adoptado. 4. Verificar las operaciones aritmticas. 5. Comparar la suma de las relaciones valoradas con los saldos de las cuentas, asegurndose de que se hayan registrado los ajustes resultantes de los inventarios fsicos. 10 Examen de costos unitarios. Comprobar la correccin de los costos unitarios utilizados, mediante la revisin de documentacin original de compra y la evaluacin del sistema de costos de fabricacin en el caso de industrias, cerciorndose de la inclusin de todos los elementos del costo. Lo anterior deber incluir la verificacin de la correcta determinacin de los costos unitarios de acuerdo al mtodo de valoracin adoptado. 11 Sistema y mtodo de valoracin. Cerciorarse de que el sistema y el mtodo de valoracin utilizados sean los adecuados y que han sido aplicados consistentemente, y los costos no excedan al valor de mercado. 12 Realizacin de las existencias. Deber hacerse un estudio de los artculos de lento movimiento, excesivos, daados y obsoletos para cerciorarse de la suficiencia de las estimaciones correspondientes. Este estudio se podr realizar a travs de inspeccin fsica de las existencias, estudio de estudios internos, estudio de movimientos en tarjetas de control, examen de realizacin posterior, preguntas a empleados de la empresa, certificaciones de tcnicos, rotacin de inventarios, etc. S en las pruebas fsicas se determinaron inventarios obsoletos y/o de lento movimiento, debern localizarse en el listado de inventarios que haya servido de base para calcular la estimacin correspondiente. 13 Mercancas en trnsito.

Se aplicarn, entre otros, los siguientes procedimientos: 1. Revisin de las condiciones de transmisin de dominio. Mediante inspeccin del contrato de compra-venta o pedido, se determina en qu momento qued realizada la transmisin de dominio. 2. Verificacin de la recepcin posterior en los almacenes de la empresa. La recepcin posterior es prueba de que se encontraba en trnsito. 3. Confirmacin de proveedores, de agentes aduanas u otros intermediarios. Las confirmaciones permiten comprobar que se incluyeron todas las partidas que estn en trnsito. 4. Revisin de partidas de conciliacin con proveedores. Se investigar el origen y razn de las partidas no justificadas, para conocer la situacin en cuanto a existencia real del pasivo y su efecto en mercancas en trnsito. 5. Examen de documentacin comprobatoria. Es indispensable vigilar cuidadosamente que en la fecha del inventario fsico se hayan deducido de inventarios en trnsito, todas las mercancas que ya se hubieran recibido en el almacn de la empresa, aun cuando no se hubiera recibido la factura del proveedor. La fecha ms adecuada para comprobar los inventarios en trnsito es la del inventario fsico.