Guía de aprendizaje nº 4 Profesor Nicolás González G.DOCUMENTOS DE USO FRECUENTE INACAP Stgo. Centro

En esta guía, te encontrarás con algunas pautas para poder producir documentos de uso frecuente en el mundo laboral, los cuales deben cuidadosamente diseñados ya que muchas veces definen la posibilidad de desempeñar un cargo. Todos los contenidos aquí descritos corresponden a la norma chilena, lo cual no excluye la posibilidad de encontrar nuevos formatos tanto dentro como fuera de nuestro país.

I.- EL CURRÍCULUM VITAE

Es un documento que se usa para presentar los datos más relevantes de la vida de un postulante a un cargo, como son los objetivos, los datos académicos y la experiencia acumulada, entre otros. Su nombre proviene del latín, y significa carrera de la vida.

Consejos para redactar un currículo:

- Una o dos hojas como máximo.

- Papel blanco o color muy claro, de calidad, sin adornos y/o filigranas.

- Impreso o mecanografiado, evita escribir tu CV a mano, excepto si l la empresa que selecciona lo exige así.

- No incluir fecha de redacción de la carta de presentación.

- No debes adjuntar documentos acreditativos, excepto si son solicitados.

- Evitar el envío de las fotocopias del original.

- No se incluye nunca portada del Currículum Vitae.

- Tiene que transmitir visualmente claridad y profesionalidad (papel blanco, frases cortas, letras mayúsculas y con formato estándar, elegante y sencillo; destaca con negrita cierta información o apartados).

- Utiliza verbos de acción.

- Evita usar muchos recursos decorativos, como encuadrar, colores , párrafos muy amplios.

- Se honesto en el contenido , positivo y vende lo mejor de ti mismo.

- Bien redactado y revisa la ortografía. Usa diferentes sinónimos para evitar repeticiones y sensación de poca riqueza de vocabulario y por lo tanto , poca capacidad de fluidez verbal. No uses abreviaciones, excepto si son las consensuados en nuestro idioma (por ejemplo: Avda. – avenida Cl- calle…)

- Estructura el Currículum Vitae en función de lo que consideras son tus puntos fuertes para ese puesto: (Habilidades y logros primero, o bien experiencia en varios puestos similares, e incluso si un requisito esencial es cierto título académico, puedes escribirlo antes que la experiencia) No olvides que es un “traje a medida del puesto que quieres conseguir”, no la historia completa de tu vida.

- Redacta de forma inversa cronológicamente la experiencia y formación que consideres adecuadas para el puesto de trabajo.

- Destaca siempre como has solucionado los problemas, tus habilidades, tu contribución a las mejoras conseguidas en tu trabajo y en tu empresa.

A grandes rasgos, existen dos tipos de currículos: el cronológico (clásico e inverso) y el funcional.

1) cronológico: Formato habitualmente usado y que no siempre facilita el objetivo fundamental: CONSEGUIR UNA ENTREVISTA

La formación académica (incluyendo master y seminarios) y la experiencia de trabajo se presentan en orden cronológico inverso, empezando por el trabajo actual o último y después los anteriores, y terminando con los estudios y formación.

Inconvenientes de este formato: pone de manifiesto los periodos de inactividad (meses, años) y/o los cambios muy frecuentes de trabajo, por el motivo que sea y que conlleva, muchas veces, que la persona se ve “obligada” a cubrir estos espacios con información de relleno e irrelevante para el puesto de trabajo al que se opta.

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Destaca la progresión en el trabajo de la persona: la promoción, el aumento de responsabilidades quedan reflejados y tiene el inconveniente de poner de manifiesto que una persona, aunque sea muy efectiva en su trabajo y esté satisfecha con sus funciones, no ha ascendido o tomado más responsabilidades.

Cuando usar este formato de currículum vitae

Si tienes una buena experiencia profesional.

Si no tienes periodos sin trabajar.

Si no has cambiado mucho de trabajo.

Si estás buscando un trabajo en el mismo tipo de sector.

Si has trabajado en una importante compañía y crees que supone “una buena tarjeta de visita”.

2) funcional: Evita las desventajas del cronológico y facilita la exposición de habilidades y logros conseguidos, aunque las fechas de la experiencia laboral no sean continuas, ayudando a difuminar o disimular los periodos de inactivada o de sucesivos trabajos similares sin promoción. Indicado cuando se quiere dar un giro a la carrera profesional y entrar en una actividad totalmente diferente, en la cual el tipo de empresa y/o estudios no son relevantes , pero si las habilidades, capacidades y forma de trabajo que pone en práctica el candidato, a través de su experiencia

Cuándo usar este formato de currículum vitae:

Si quieres destacar tus habilidades por encima de la duración de tu experiencia laboral.

Si quieres volver a incorporarte al mercado laboral después de un periodo de inactivada .

Si hay muchos periodos de paro entre cada experiencia laboral.

Si cambias muy a menudo de trabajo.

Si estás buscando un trabajo en un sector totalmente diferente.

Si piensas que tu edad puede ser una barrera (“muy joven, muy viejo”).

Si has trabajado como free-lance / autónomo.

Si eres recién licenciado, sin experiencia.

Si has tenido experiencia militar o voluntariado.

Si has sido empresario o te quieres insertar en el mundo de la publicidad.

II.- LA CARTA DE PRESENTACIÓN

El Currículum Vitae debe ir acompañado de la carta de presentación. El objetivo fundamental de la carta de presentación es doble:

1. Por un lado, pretende suscitar el interés de quien va a recibir tu candidatura, de manera que lea tu Currículum Vitae con la atención que merece;

2. Pone de relieve los datos específicos de tu Currículum Vitae, que hacen de ti la persona idónea para ese puesto.

Características de la Carta de Presentación:

Siempre que sea posible debe ir dirigida al Jefe de Recursos Humanos o de Personal. Debe ser breve, su extensión máxima debe ser de una carilla. La carta debe estar escrita con computador, excepto si se indica que se haga a mano. No enviar fotocopias. La carta de presentación debe ir firmada.

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Francisco Rivas F.Vergara 471, Dpto. 432

Santiago Centro

Santiago, 20 de agosto del 2008

Departamento de Recursos Humanos Lever S.A.Sta. María # 450Providencia

Estimado Sr.:

Con referencia a su anuncio aparecido en el Mercurio el día 19 de agosto del presente año, adjunto remito mi curriculum vitae, así como la fotografía solicitada.

Dada mi formación en el área finanzas, así como la experiencia adquirida, considero que podría encajar en el puesto ofrecido.

Quedo a su disposición para ampliar cuanta información estimen necesaria.

A la espera de sus noticias, se despide atentamente,

Firma Francisco Rivas F.

III.- EL FODA PERSONAL

Es un ejercicio que se emplea en situaciones de evaluación, tanto personales como de organizaciones, y que nos permite vislumbrar las cualidades internas (fortalezas/ debilidades) y las externas (amenazas / oportunidades). Es muy útil si se sabe aprovechar, ya que es una instancia para sincerar puntos que deben mejorarse, así como una oportunidad para plantear nuevos desafíos. La tabla es más o menos así.

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IV.- EL CERTIFICADO

Es un documento que deja constancia de una situación entre personas, comúnmente laboral, judicial o académica. En éste, se deben incluir con exactitud y brevedad todos los datos requeridos por el solicitante, ya que tiene un carácter oficial. Se usa para fines diversos y un ejemplo es el siguiente:

EMPRESA MODELOMODELO S.A.

CERTIFICADO DE ANTIGUEDAD El suscrito, certifica que El Sr. JUAN LUIS GONZALEZ LOPEZ, Rut. 3.220.866-5, es funcionario de Empresa Modelo desde el 13 de Enero de 1964, ocupando el cargo de No Definido. Su contrato es de carácter Indefinido.Se otorga el presente certificado a pedido del interesado para los fines que estime conveniente. Santiago, 15 de Diciembre de 2005.

ENCARGADO PARA FIRMA Gerente de Recursos Humanos

Ejercicio: escriba un certificado en el que se dé cuenta de su condición de alumno regular de esta institución, que solicita este documento para una asignación familiar. Usa menos de 100 palabras.

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V.- LA SOLICITUD

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Se define como un documento mediante el cual se solicita algo. Esta sencilla definición nos lleva a un sinnúmero de posibilidades, ya que los requerimientos dentro de una empresa son numerosísimos. Éstos van desde solicitudes de traslado hasta una solicitud de permisos. El manejo de esta estrategia debe contemplar el hecho de escribir con la mayor claridad lo que se pretende, sin una extensión desmesurada. Debes aplicar lo que ya has aprendido respecto a las propiedades del texto informativo. Un ejemplo de solicitud es el siguiente:

VI.- NOTAS VERBALES PROTOCOLARES

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La redacción protocolar es una técnica dentro del área de las Relaciones Públicas, que contiene infinitos conceptos, formas y detalles que, en su conjunto, crean el ordenamiento perfecto de la comunicación protocolar y establecen las normas del comportamiento de quienes actúan dentro de su ámbito.

La redacción protocolar expresa una filosofía, un respeto, un valor que la organización le da a la persona a quien se está dirigiendo. Es por ello que el estilo de  correspondencia protocolar  varía conforme en el nivel de las personas que participan de ellas y sus propósitos. Las organizaciones y las personas  con cargos destacados deben de cumplir con una variedad de compromisos sociales vinculados al mundo Comercial y financiero. Por lo mismo paralelamente existen a las comunicaciones Mercantiles y Laborales una que se denomina Correspondencia Social protocolar o Notas Verbales, en las cuales están incluidas las invitaciones, excusas, felicitaciones, saludos, agradecimiento, pésame o condolencia. Estas comunicaciones se caracterizan por su formalidad y brevedad, su contenido  es específico y preciso.

NOTA PROTOCOLAR: esta definida como una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitado e invitante, también ara enviar felicitaciones  por efemérides y aniversarios institucionales,  nombramiento o ascensos, distinciones y onomásticos y para expresar una condolencia.

Ejercicio: escriba una nota protocolar, felicitando a su compañero de al lado, a nombre de los alumnos de esta institución, por haberse ganado el Premio Nobel. Luego intercámbienlo y opinen sobre lo que se le puede añadir o eliminar a los textos.

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TARJETA DE INVITACIÓN:

Es una comunicación formal impresa en cartulina por lo general de tam año comercial, que lleva impreso el logotipo de la institución. es una nota social protocolar que implica un compromiso entre invitante e invitado; se envía con motivos de aniversarios institucionales, nombramiento o ascensos, distinciones. En manifestaciones o actos sociales, eventos o ceremonias de carácter pública o privada y actos de trabajos. Las invitaciones, según su contenido y tipo de evento o acto, pueden redactarse en primera o tercera persona.

Las partes que constituyen una invitación son:

- Nombre, apellidos (paterno y materno), cargo del que invita y nombre de la empresa.- Saludo.- Nombre y apellido del invitado a manuscrito.- Invitación (a qué).- Motivo (solo en algunos casos).- Fecha del evento (día, mes).- Hora de inicio y termino según sea el caso.- Lugar (dirección).- Fecha de emisión (la que incluye ciudad, mes y año, omitiendo el día).

Se deben recordar los siguientes aspectos sobre las invitaciones:

El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles, como mínimo y veintiún días como máximo.

Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseño adecuados, reservando espacios relativos a aquellos aspectos que deban escribirse a mano, como el nombre del destinatario, hora y clase de reunión y demás por menores que sean al caso (se exceptúan las invitaciones de tipo general las cuales están impresas en forma integra).

La jerarquía del invitado determinaran el modo de formular la invitación.

Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.

Cuando la invitación se haya hecho personalmente o telefónicamente, se debe mandar la tarjeta cuidando tachar con una línea la mención que solicita respuesta y en su reemplazo, colocar la anotación P.R. o P.M. 

La respuesta a toda invitación que la solicite según la formula S.R.C. (se ruega confirmación), debe darse en el termino de 48 horas o inmediatamente si la fecha esta muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.

Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma (Para Recordar, to remind, Pour memoire o las iniciales P.M.) cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (S.r.c. o R.S.V.P.).

Para las comidas y almuerzos formales debe procurarse siempre enviar a un grupo de personas cuya categoría no sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el equilibrio y distribución de la mesa.

Para banquetes, comidas y otros actos formales es imprescindible llegar con exactitud a la hora indicada.

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Para cóctel y vino de honor, en que se señala hora de inicio y termino, el invitado deberá llegar y retirarse de ellos dentro de las horas señaladas.

En aquellas invitaciones en que se señalan el tipo de vestimenta que deberá usar el invitado, se debe prestar atención a los trajes de ceremonia:

"de noche": Frack se indica con la mención "corbata blanca o white tie". Las señoras también deben respetar estas normas, y usar un traje largo y elegante.

"Smoking": se indica con la mención "corbata negra o black tie", las señoras deberán ir con traje largo y elegante.

"de día": "Jaquette" (chaqué) Frac con chaleco negro y corbata blanca para ciertos actos oficiales muy solemnes. Las señoras usaran traje elegante.

En algunos casos es usual el llamado "media etiqueta", que consiste en un pantalón rayado chaqueta negra y chaleco negro. Cuando en las invitaciones no se haga ninguna indicación o se señale "traje de calle", debe usarse ropa oscura y calzado negro, especialmente en almuerzos, comidas, cócteles y recepciones, a menos que la costumbre local nos indique otro vestuario.

VII.- LA CARTA FORMAL  

Las cartas formales se redactan en lenguaje formal, ya que la carta va dirigida a una persona de jerarquía o a la cual uno no conoce y su intención es comunicar un acontecimiento o hacer algún tipo de pedido. Son requisitos de las mismas la claridad y la precisión.

Las cartas formales pueden redactarse de dos formas:

-En primera persona: se caracteriza por estar redactada en primera persona del singular o plural.

- En tercera persona: se caracteriza por estar redactada en tercera persona del singular o plural.

La persona gramatical utilizada debe mantenerse a lo largo de todo el texto.

Las partes de una carta formal son siete:

Fecha: es lo primero que se escribe, y puede ir en el margen derecho o en el izquierdo. Junto a la fecha se escribe también el lugar desde donde se envía la carta. No es necesario incluir el nombre del día de la semana.

Encabezado: va luego de la fecha. Se debe escribir el nombre de la persona a quien va dirigida la carta, y bajo el nombre, el cargo que la persona ocupa o alguna otra referencia pertinente. Es convencional, aunque no obligatorio, que el encabezado concluya con la palabra "Presente".

Saludo: debemos saludar al destinatario de manera cortés, pero manteniendo siempre el lenguaje formal.

Introducción: corresponde al primer párrafo de la carta, que debe contener la información que permite entender el resto.

Cuerpo: es el "desarrollo" de la carta; un número indeterminado de párrafos en los que se expone aquello que motiva la escritura. Normalmente una carta formal no debe ser muy extensa, pero es conveniente que entregue

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toda la información necesaria y que esté bien redactada. En este sentido, no hay que caer en el error de que la carta debe ser breve.

Despedida: pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación con alguna palabra amable.

Firma: al final de la carta el emisor debe individualizarse con su nombre y cualquier otra información que sea relevante según la ocasión. Para mandar una carta a un diario, por ejemplo, se suele poner a demás del nombre, el número de Carné de Identidad.

Aplica las partes de la carta formal y redacta una con motivo de una queja ante una compañía bananera. Mantén el lenguaje culto-formal

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