guia de aprendizaje access 2007 practico

8/10/2019 Guia de Aprendizaje Access 2007 Practico

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TEMA MICROSOFT ACCESS 2007 1

MICROSOFT ACCESS

CONCEPTO: Es un sistema de administracin de BASE DE DATOS. Las

Base de Datos de Access son documentos combinados donde se divide lainformacin por parcelas de objetos especializados. Estos objetos pueden serTablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos.

CONCEPTO DE BASE DE DATOS: Es un conjunto de informacin tilorganizada de manera especifica para un propsito determinado, a este conjuntode informacin se le llama Base de Datos. Una base de datos nos permiteorganizar datos de una forma precisa, ordenada y recuperable. El elemento

principal de una base de datos son las Tablas.

Crear la Base de Datos: EMPRESA.MDB

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS:1. Ingresar al Microsoft Access.2. Haga clic en la opcin Base de datos de Access en blanco.3. Haga clic en el botn Aceptar.4. Seleccione la carpeta donde guardar su Base de datos.5. Ingresar el nombre. (EMPRESA)6. Luego hacer clic en el botn Crear.

LIC. EDIDSON FUENTES OFIMATICA INGENIERIA CIVIL


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TEMA MICROSOFT ACCESS 20072

I. TABLAS:

CONCEPTO DE TABLA: Estructura fundamental de un sistema de

administracin de base de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objetoque almacena datos en registros y campos.a) CAMPO:En una tabla se dedican a guardar un dato simple de un registro,

a cada campo se le asigna un nombre por lo que es identificado ydiferenciado de los dems, a este nombre se le llama mnemotcnico.Mnemotcnico:Son palabras abreviadas de un nombre de campo que elusuario elige para procesas la informacin.

b) REGISTRO: Viene a ser el contenido de todos los campos, estos registrosse ordenan en la mquina de tal manera que el usuario los vayaintroduciendo, a cada registro se le aade un nmero en forma automticade tal manera que resulta til al momento de buscarlos, tambin paraacceder a ellos. Un registro es un conjunto de campos.

TIPOS DE CAMPO:1. TEXTO:En su estructura almacena textos, donde se puede incluir letras,

nmeros, smbolos especiales y espacios en blanco. Hasta 255 caracteresde tamao.

2. MEMO:En su estructura almacena textos extensos o combinacin extensade texto y nmeros. Hasta 65535 caracteres de tamao.

3.

NUMRICO: En su estructura almacena valores o nmeros cuyocontenido se utiliza para calcular o realizar operaciones aritmticas. Conun tamao de 1,2, 4, 8 bytes.

4. FECHA/HORA: En su estructura almacena valores de fecha y hora paralos aos de 100 al 9999. 8 bytes de tamao.

5. MONEDA:Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculosmatemticos, en los que estn implicados datos que contengan entre uno ycuatro decimales. 8 bytes de tamao.

6. AUTONUMRICO: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno)nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que seagrega un nuevo registro a una tabla. 4 bytes de tamao.

7. S/N: Campos electivos entre dos valores (S/N, Verdadero/Falso,Activado/Desactivado). 1 bit de tamao.

8. OBJETO OLE: Objeto vinculado o incrustado en una tabla de MicrosoftAccess, como por una hoja de clculo de Excel, un documento de word.Hasta 1 gigabyte de tamao.



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9. HIPERVNCULO:Texto o combinacin de texto y nmeros almacenadocomo texto y utilizado como direccin de hipervnculo. Una direccin dehipervnculo puede tener hasta 3 partes. Cada una de las 3 partes puede

contener hasta 2048 caracteres de tamao.10. ASISTENTE PARA BUSQUEDAS:Crea un campo que permita elegirun valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de listao un cuadro combinado. 4 bytes de tamao.

TAMAO DEL CAMPO:Puede usar la propiedad Tamao del Campo para establecer el tamao mximode los datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numrico oAutonumrico.

Valor Descripcin PrecisinDecimal

Tamao dealmacenamiento

Byte Almacena nmeros entre 0 y 255 (noadmite fracciones).

Ninguna 1 byte

Entero Almacena nmeros entre 32.768 y32.767 (no admite fracciones).

Ninguna 2 byte

EnteroLargo

(Predeterminado) Almacenanmeros entre 2.147.483.648 y2.147.483.647 (no admitefracciones).

Ninguna 4 byte

Simple Almacena nmeros entre3,402823E38 y 1,401298E45para valores negativos, y entre1,401298E45 y 3,402823E38 paravalores positivos.

7 4 byte

Doble Almacena nmeros entre1,79769313486231E308 y4,94065645841247E324 paravalores negativos, y entre1,79769313486231E308 y4,94065645841247E324 paravalores positivos.

15 8 byte

Id. deRplica

Identificador global nico (GUID):Un campo de 16 bytes utilizado paraestablecer un identificador nico

para la replicacin. Los GUID son

N/D 16 byte



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ampliamente utilizados paraidentificar rplicas, conjuntos derplicas, tablas, registros y otros

objetos.Nota En Microsoft Access, GUIDse denomina Id de la rplica.

Crear la Tabla: ALMACN.

PASOS PARA CREAR UNA TABLA:1. Seleccione la pgina Tablas.

2.

Luego haga clic en el botn Nuevo.3. Seleccione en la lista Vista Diseoy haga clic en botn Aceptar.4. Se mostrara una tabla vaca con el nombre TABLA1.5. Defina cada uno de los campos de la tabla.6. Ingrese el nombre del Campo(Ejemplo: Cdigo).7. Determine el Tipo de Datos(Ejemplo: Numrico).8. Para determinar una Clave Principala un campo haga clic en icono clave

principal.

Tabla1: Tabla

Nombre del campo Tipo de datos DescripcinCdigo Numrico Cdigo del producto Clave PrincipalProducto Texto Descripcin del productoCantidad Numrico Stock del productoUnimed Texto Unidad de medidaCosto Numrico Precio unitarioFecing Fecha/Hora Fecha de ingresoCondicin S/No Condicin del producto

9. Para guardar la tabla, haga clic en Guardaren la barra de herramientas.10. Escriba un nombre para la tabla en el casillero en blanco (ALMACN). Y

Aceptar.11. Cierre la tabla, haciendo clic en el botn Cerrar.12. Para ingresar los registros seleccionar la tabla y luego hacer clic en el

botn Abrir. Ingresar los siguientes registros:



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Cdigo Producto Cantidad Unimed Costo Fecing Condicin205 Arroz 50 Kilo 2.10 12/12/2005 243 Azcar 78 Kilo 2.20 23/12/2006

239 Fideos 27 Kilo 3.00 27/12/2005

254 Leche 83 Tarro 2.30 03/01/2006274 Harina 65 Paquete 1.90 17/01/2006 220 Aceite 45 Litro 4.00 05/02/2006

25002.168

Galletas 39 Paquete 4.50 30/12/2005

213 Menestras 91 Kilo 2.00 11/01/2006221 Mantequilla 35 Paquete 1.50 14/12/2005 246 Gaseosas 58 Litro 2.20 29/01/2006

II. FORMULARIOS:

CONCEPTO DE FORMULARIOS: Los formularios representan la manerams sencilla de ver, escribir y cambiar datos directamente en una tabla.

VISTAS DE UN FORMULARIO: Los formularios tienen 3 vistas: vistaDiseo, vista Formularioy vista Hoja de Datos. Para crear un formulario seutiliza la vista Diseo. La visualizacin de un formulario en la vista Diseoes

equivalente a trabajar en un taller rodeado de tiles herramientas.Una vez creado un formulario en la vista Diseopuede visualizarlo en la vistaFormularioo en la vista Hoja de Datos.Crear el Formulario: Formulario de Almacny luego adicionar 2 registros.

PASOS PARA CREAR UN FORMULARIO:1. Seleccionar la pgina Formularios.2. Luego haga clic en el botn Nuevo.3. En la lista seleccionar la opcin Vista Diseo.

4.

Luego elija la tabla (Almacn) o consulta de donde proviene los datos delobjeto para crear el formulario y Aceptar.5. Disear el formulario en la ventana Vista Diseo de Formulario.6. Despus de haber terminado de disear el formulario guardar el formulario

haciendo clic en el botn Guardaren la barra de herramientas.7. Ingresar el nombre (Formulario de Almacn) y Aceptar.8. Luego cerrar la ventana.9. Para que se visualice el formulario haga clic en el botn Abrir.



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La ventana vista Diseo de formulario es el lugar donde se realizan loscambios en el diseo del formulario. Tiene varias herramientas que le ayudanen esta tarea: La barra de herramientas Diseo de formulario; la barra de

herramientas Formato (formulario o informe); el cuadro de herramientas o lalista de campos.

Para ubicar los campos dentro de la hoja del diseo del formulario: seselecciona un campo en la caja de herramientas lista de campos con el Mouse yse arrastra a la hoja y as sucesivamente con los dems campos de la lista.

PASOS PARA ADICIONAR MS REGISTROS A LA TABLAUTILIZANDO UN FORMULARIO:1. Seleccionar el Formulario.2. Luego haga clic en el botn Abrir.3. Y se visualizara el formulario en la pantalla. En los botones de control de

registro haga clic en el botn () y se adicionara un nuevo registro enblanco.

4. Ingrese el nuevo registro.

PASOS PARA CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE PARAFORMULARIOS:1. Seleccionar la pgina Formularios.2. Haga clic en el botn Nuevo.



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3. En la lista seleccionar la opcin Asistente para formularios.4. Elegir la tabla o consulta en la lista y Aceptar.5. Haga clic en el botn ( ) para pasar todos los campos de la lista campos

disponibles a la lista campos seleccionados.6. Haga clic en el botn Siguiente.7. Elija la Distribucin que desea aplicar al formulario y haga clic en el

botn Siguiente.8. Elija el Estilo que desea aplicar al formulario y haga clic en el botn

Siguiente.9. Escriba un ttulo para el formulario y haga clic en el botn Terminar.10. Y se visualizara en la pantalla el formulario.

III. INFORMES:CONCEPTO DE INFORMES: Un informe es una forma efectiva de

presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamao yel aspecto de todos los elementos de un informe, puede presentar lainformacin en la forma que desee verla.La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla, consultao instruccin SQL base, que es el origen de los datos del informe. Otrainformacin del informe se almacena en el diseo del informe.Crear el Informe: Informe de Almacn.

PASOS PARA CREAR UN INFORME:1. Seleccionar la pgina Informes.2. Luego haga clic en el botn Nuevo.3. En la lista seleccionar la opcin VistaDiseo.4. Luego elija la tabla (Almacn) o consulta de donde proviene los datos del

objeto para crear el informe y Aceptar.5. Disear el informe en la ventana Vista Diseo de Informe.6. Despus de haber terminado de disear el informe guardar el informe

haciendo clic en el botn Guardaren la barra de herramientas.7. Ingresar el nombre (Informe de Almacn) y Aceptar.8. Luego Cerrarla ventana.9. Para que se visualice el informe haga clic en el botn Vista previa.



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IV. CONSULTAS:

CONCEPTO DE CONSULTAS: Una consulta es una pregunta sobre los

datos almacenados en las tablas o una peticin para realizar una accin sobrelos datos. Una consulta puede recopilar datos de mltiples tablas para usarloscomo origen de datos en un formulario o informe. Las consultas se usan paraver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. Tambin se pueden usarcomo origen de registros para formularios e informes.El tipo de consulta ms comn es la consulta de seleccin. Una consulta deseleccin recupera datos de una o ms tablas usando los criterios queespecifique y, a continuacin, los muestra en el orden deseado.

PASOS PARA REALIZAR UNA CONSULTA:1.

Seleccionar la pgina Consultas.2. Haga clic en el botn Nuevo.3. En la lista seleccionar la opcin Vista Diseo. Haga clic en el botn

Aceptar.4. Seleccione las tablas que intervienen en la consulta (elegir la tabla

Almacn).5. Haga clic en el botn Agregar.6. Luego haga clic en el botn Cerrarpara activar la ventana de diseo de la

consulta.7.

Una vez aadida una tabla a la ventana Consultas, el siguiente paso esagregar los campos a la cuadricula de la consulta.

8. Arrastre el campo (Cdigo) desde la lista de campos hasta la fila Campoen la primera columna de la cuadrcula.

9. Repita el paso anterior para agregar los dems campos en la cuadrcula.10. Despus de haber terminado de disear la consulta guardar la consulta

haciendo clic en el botn Guardaren la barra de herramientas.11. Ingresar el nombre (Consulta 1) y Aceptar.12. Para que se muestre los datos de la consulta haga clic en el botn Abrir.

CONSULTA 1: Una consulta que de acuerdo al campo CANTIDAD seanmenores o iguales que 50.



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Campo: Producto Cantidad Unimed CostoTabla: Almacn Almacn Almacn AlmacnOrden:

Mostrar: Criterios: 01/01/2006O:

CONSULTA 3:Una consulta que de acuerdo al campo UNIMED sean igualesa Kilo o Litro.Campo: Cdigo Producto Cantidad UnimedTabla: Almacn Almacn Almacn AlmacnOrden:

Mostrar: Criterios: KiloO: Litro

CONSULTA 4: Una consulta que halle el TOTAL DEL PRODUCTO:Campo: Almacn.* Total:[cantidad]*[costo]Tabla: AlmacnOrden:Mostrar: Criterios:O

CONSULTA 5: Una consulta que haga una bsqueda que se ingrese el nombredel Producto y muestre sus Datos:



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Campo: Almacn.* ProductoTabla: Almacn Almacn /Orden:

Mostrar: Criterios: [Ingrese Producto]O

CONSULTA 6: Una consulta que de acuerdo al campo FECING muestre todoslos registros que ingresaron el mes de Enero.

Campo: Almacn.* FecingTabla: Almacn Almacn

Orden:Mostrar: Criterios: >=01/02/2006 Y


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formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar lastareas comunes.Cuando cree una macro, introduzca las acciones que se desea ejecutar, puede

especificar los argumentos de una accin. Los argumentos proporcionaninformacin adicional de cmo ejecutar la accin, como, por ejemplo, quobjeto o datos se van a utilizar.

PASOS PARA CREAR UNA MACRO:1. Seleccione la pgina Macros.2. Haga clic en el botn Nuevo.3. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de

acciones.4. Haga clic en la accin que desee utilizar.5.

Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionalespero harn la macro ms fciles de entender y mantener.

6. En la parte inferior de la ventana, especifique los Argumentos de laaccin, si es que se requiere alguno.

7. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otro fila de accin yrepita los pasos 3 a 6. Microsoft Access lleva a cabo las acciones en elorden en el que se enumeren.

8. Despus de haber terminado de disear la macro guardar la macrohaciendo clic en el botn Guardaren la barra de herramientas.

9.

Ingresar el nombre (Macro 1) y Aceptar.10. Luego Cerrarla ventana.11. Para ejecutar la macro haga clic en el botn Ejecutar.

Macro 1: Crear una macro que haga un formulario del Formulario1almacn yuna vista preliminar del Informe 1.

Accin Comentario Abrir Formulario

Abrir InformeAbrir Consulta

Argumentos de accinNombre del formulario Formulario1 almacnVista Formulario

Nombre de filtroCondicin WHEREModo de datos



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Modo de la ventana Normal

Accin Comentario

Abrir Formulario Abrir Informe

Argumentos de accinNombre del informe Informe1 almacnVista Vista Preliminar

Nombre de filtroCondicin WHERE

Accin ComentarioAbrir FormularioAbrir Informe

Abrir Consulta

Argumentos de accinNombre de la consulta Consulta 7Vista Hoja de datosModo de datos Modificar

Disear la tabla Clientes e ingresar 8 registros:

Clientes: Tabla Nombre del campo Tipo de datos DescripcinCodcli Autonumrico Cdigo del cliente Clave Principal

Nombre Texto Nombre del clienteDireccin Texto Direccin del clienteRUC Numrico Nmero de RUC del cliente

Telfono Numrico Nmero de telfonoCdigo Numrico Cdigo del producto

Disear un Formulario para la tabla Clientes utilizando el asistente paraFormularios.Disear un Informe para la tabla Clientes utilizando el asistente para Informes.

PRCTICA N 1 de ACCESS



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1. Crear una base de datos con el nombre: TRABAJO.MDB.2. Disear la siguiente tabla con el nombre: PERSONAL.

Nombre de Campo Tipo de Datos Descripcin

Cdigo Numrico Clave PrincipalNombre TextoDireccin TextoCargo TextoHoras NumricoCosto Numrico

- Ingresar los siguientes registros:

CODIGO NOMBRE DIRECCION CARGO HORAS COSTO1001 Carlos Cabrera Rivero 328 Contador 168 4.501006 Nelida Hurtado Muoz Najar 104 Secretaria 150 3.501015 Paul Gallegos La Merced 230 Electricista 175 4.001012 Marisol Dueas Jess 476 Abogada 142 5.001013 Tatiana Bellido San Martn 249 Analista 155 4.001020 Fredy Llerena Dolores 120 Mecnico 172 4.251004 Raquel Daz Unin 300 Secretaria 148 3.50

1016 Jos Torres Calvario 173 Mecnico 165 3.00

3. Disear un formulario e informe de la tabla PERSONAL.4. Disear una consulta que de acuerdo al campo horas sean menores que

160.5. Disear una consulta que de acuerdo al campo cargo sean iguales a

Secretaria o Mecnico.6. Disear una consulta que halle el TOTAL A PAGAR que es igual a las

horas por costo.

7.

Disear la siguiente tabla con el nombre: DEUDAS.Nombre de Campo Tipo de Datos DescripcinCdigo NumricoCliente TextoDireccin TextoMonto Numrico Cantidad de la deuda.Inters Numrico Inters mensual de la deuda.



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- Ingresar los siguientes registros.CODIGO CLIENTE DIRECCION MONTO INTERES

1001 Banco Internacional Mercaderes 468 1500 15%

1020 Banco Latino Jerusaln 400 500 10%1006 Aceros Arequipa Emmel 199 1650 8%1016 Metaltec Jess 800 250 12%1004 Banco de Lima Mercaderes 300 1000 14%1013 Aceros del Sur Parque Industrial 2500 13%

8. Hallar el total de la DEUDA, que es MONTO por INTERES msMONTO.

9. Realizar una consulta de todos los registros que de acuerdo al campo

MONTO sean menores o iguales que 1500.10. Realizar una consulta que muestre los campos CODIGO, NOMBRE yDIRECCION de la tabla PERSONAL y los campos CLIENTE,DIRECCION y MONTO de la tabla DEUDAS.

11. Crear un formulario e informe de la tabla DEUDAS.

PRACTICA N 2 DE ACCESS

1. Crear la base de datos: INSTITUTO.

2.

Disear la tabla ALUMNOS.Nombre del Campo Tipo de Datos Descripcin

CODALUMNOMBREDIRECCINFECNACITELFONOESPECIALIDAD

FECINGREESTADOTURNOPENSIN

AutonumricoTextoTextoFecha/Hora

NumricoTexto

Fecha/HoraTexto.Texto.

Numrico

Cdigo del alumno Clave Principal.Nombre del alumno.Direccin del alumno.Fecha de Nacimiento.Telfono del alumno.Carrera de estudio.

Fecha de Ingreso.Pagante, Becado Media beca.Horario de estudios.Costo de Pensin.

3. Ingresar los siguientes registros:

CODALUM NOMBRE DIRECCIN FECNACI TELFONO

1 Ricardo Moncada. C. Puno 508 12/05/1985 400030



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234

5678

Mara Castillo.Fernando Garca.Claudia Vizcarra.

Rosario Granados.Yolanda Lpez.Antonio Crdoba.Julio Aldama.

Av. Unin 319C. Sucre 248C. Tumbes 100

Av. Progreso 700C. San Jos 143C. Tacna 611Av. Jess 829

26/06/198409/11/198714/02/1986

22/12/198505/08/198729/10/198418/07/1986

224858211890654873

201679245362427998452361

ESPECIALIDAD FECINGRE ESTADO TURNO PENSIN

ContabilidadComputacinComputacinContabilidadMedicinaContabilidadMedicinaComputacin

12/03/200517/03/200514/03/200511/03/200516/03/200514/03/200512/03/200512/03/2005

PagantePaganteMedia becaBecaPagantePaganteMedia BecaPagante

MaanaTarde

NocheTarde

NocheMaana

NocheMaana

90.0040.0020.00

0.0040.0090.0045.0040.00

4.

Disear un formulario por cada uno de los TURNOS que existe.5. Disear un informe por cada una de las CARRERAS que existe.6. Crear la tabla DOCENTES.

Nombre del Campo Tipo de Datos Descripcin

CODDOCENOMDOCEDIREDOCE

FECDOCETELDOCEESPECIALIDADHORASCOSTODESCUENTO

NumricoTextoTexto

Fecha/HoraNumricoTexto

NumricoNumricoNumrico

Cdigo del docente.Nombre del docente.Direccin del docente.

Fecha de nacimiento.Telfono del docente.Especialidad del Profesor.Horas dictadas.Costo por cada hora dictada.Descuento obligatorio.

7. Ingresar los siguientes registros.



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CODDOCE NOMDOCE DIRDOCE FECDOCE TELDOCE

101

102103104105

Carlos Fernndez.

Roco Herrera.Alex Mendoza.Jorge Rodrguez.

Norma Moscoso.

C. Per 108

Av. La Paz 332C. Bolvar 148C. Tacna 110Av. Lima 743

14/06/2004

28/07/200311/12/199816/04/199524/02/2000

400232

225060212011655875202679

ESPECIALIDAD HORAS COSTO DESCUENTO

ContabilidadComputacinElectrnicaMecnicaMedicina

1209670

13078

5.504.806.304.007.50

13.00%13.50%12.75%12.00%13.75%

8. Disear un formulario de la tabla DOCENTES e ingresar 3 registros.Utilizando el asistente para formularios.

9. Disear un informe de la tabla DOCENTES. Utilizando el asistente parainformes.

10. Realizar una consulta que halle: SUELDO BSICO, TOTALDESCUENTO Y SUELDO NETO. Sabiendo que Sueldo Bsico: Horas *Costo. Total Descuento: Sueldo Bsico * Descuento. Sueldo Neto: SueldoBsico Total Descuento.

11. Disear un formulario de la consulta anterior.12. Disear una consulta que muestre los campos CODALUM, NOMBRE,

TURNO Y ESPECIALIDAD de la tabla ALUMNOS, y los camposCODDOCE y NOMDOCE de la tabla DOCENTES.

13.

Disear una macro que:14. La Primera Accin haga una vista preliminar del informe de la tabla

ALUMNOS.15. La Segunda Accin muestre el formulario de la tabla DOCENTES como

formulario.16. La Tercera Accin que muestre la consulta donde se hallo el Total a Pagar


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