SINTRAFOR

MANUAL DE USUARIO PASO A PASO

Contenido: 1. USO GENERAL DE LA APLICACIÓN SINTRAFOR ...................................... 3

Conocimientos Clave del Manejo de la Aplicación SINTRAFOR ................................... 3 Mensajería Interna de SINTRAFOR ....................................................................... 4 Introducción de datos necesarios para trabajar con SINTRAFOR ............................... 5

2. DATOS DE LA ENTIDAD .......................................................................... 6 Modificación de Datos de Entidad ..........................................................................6 Baja de Entidad ................................................................................................. 7

3. DATOS DE CENTROS COLABORADORES .................................................. 8 Alta de Centro Colaborador ................................................................................. 8 Modificación de Datos de Centro Colaborador ....................................................... 10 Baja de Centro Colaborador .............................................................................. 10

4. DATOS DE TERCEROS ........................................................................... 11 Alta de Terceros .............................................................................................. 11 Modificación de Terceros ................................................................................... 11

5. DATOS DE USUARIOS........................................................................... 12 Alta de Usuarios .............................................................................................. 12 Baja de Usuarios ............................................................................................. 13

6. CREACIÓN DE CURSOS FIP/FSE........................................................... 14 Estructura de un curso FIP/FPE.......................................................................... 14 Comprobación y Creación de Especialidad ........................................................... 14 Inscripción/Acreditación de Especialidad.............................................................. 15 Solicitud de Subvenciones FIP/FPE...................................................................... 16

7. CREACIÓN DE CURSOS FSE .................................................................. 17 Estructura de un curso FSE: .............................................................................. 17 Comprobación y Creación de Oferta Formativa ..................................................... 17 Autorización de Oferta Formativa ....................................................................... 19 Solicitud de Subvenciones FSE: ......................................................................... 20

8. INICIO DE CURSO ................................................................................ 21 Inicio de Curso FIP / F P E .................................................................................... 21 Inicio de Curso FSE .......................................................................................... 23

9. OPERACIONES CON ALUMNOS ............................................................. 24 Alta de Nuevo Alumno en el Centro o en la Entidad desde Preinscripciones ............ 24

Alta de Nuevo Alumno en el Centro o en la Entidad desde Formulario……….............. 24 Modificar Datos de Alumno en estado PROV o APROB ............................................. 24 Inscribir Alumno en Curso NO INICIADO ............................................................. 26 Incorporar Nuevo Alumno a Curso YA INICIADO ................................................... 27 Baja de Alumno en Curso INICIADO ................................................................... 28 Preselección de Alumnos en Curso FIP /FPE........................................................... 29

10. OPERACIONES CON PROFESORES ................................................... 30 Alta de un nuevo profesor en nuestro centro o entidad .......................................... 30 Modificar Profesor en estado PROV o APROB ........................................................ 30 Inscribir Profesor en Curso NO INICIADO ............................................................ 31 Incorporar Nuevo Profesor a Curso YA INICIADO .................................................. 31 Baja de Profesor en Curso ................................................................................. 32

11. MEMORIA ECONÓMICA .................................................................... 33 Justificantes de Gastos ..................................................................................... 33 Completar Memoria Económica .......................................................................... 33

12. FINALIZACIÓN DE CURSO ............................................................... 34 Comunicado de Finalización del Curso ................................................................. 34

13. LIQUIDACIÓN DE CURSO................................................................. 34 Liquidación del Curso ....................................................................................... 34

14. OPERACIONES ESPECIALES ............................................................. 35 Solicitar Anticipo.............................................................................................. 35 Cambios en la Programación FIP/FPE..................................................................... 35

Cambios en la Programación FSE........................................................................ 35 Generación de Becas…………............................................................................... 36 Generación de Diplomas …............................................................................... 36

1. USO GENERAL DE LA APLICACIÓN SINTRAFOR

Conocimientos Clave del Manejo de la Aplicación SINTRAFOR Tres módulos principales son los que componen el recorrido de la aplicación:

Área: Se refiere al área en la que queremos trabajar (Entidades/Centros, Seguimiento de cursos, Homologaciones… etc.)

Formularios: Viene a ser la parte en la que correspondería rellenar un formulario en la forma habitual de toda la vida.

Procedimientos: Conjunto de acciones, en los que se presentan, a la Administración, los papeles previamente rellenados (formularios) y tengan que ser entregados para que ésta los tramite. Vendría a ser, en términos comunes, el acto de entregar o llevar los papeles a la Administración.

Existe un botón con la palabra IR a la derecha de cada uno de los cuadros desplegables, los cuales contienen opciones. Para acceder a la opción que elijamos en cada cuadro desplegable, tenemos que hacer clic en este botón.

En cada opción del apartado área, las opciones de formularios y procedimientos varían, aunque algunas de esas opciones, son comunes para todas las áreas, como por ejemplo:

Ver listados generales > en Formularios: Con esta opción, podemos ver los documentos que tenemos dentro de cada una de las áreas, por ejemplo, en el área de Homologaciones, observaremos el listado de las homologaciones aprobadas que tenemos para cada uno de los centros, en el área de Registro de entidad, veremos la lista de los centros colaboradores que tenemos aprobados, etc.

Ver procedimientos > en Procedimientos: Con esta opción, podemos ver los procedimientos que hemos hecho, dentro del área en la que estamos, y el estado en que se encuentran (ABIERTO, EN TRÁMITE, FINALIZADO, etc.)

Validar múltiples documentos > en Procedimientos: Con esta opción, podemos cambiar el estado de todos los documentos a la vez a estado VALIDADO. Una vez seleccionemos la opción y hagamos clic en IR, aparecerá un cuadro de diálogo en el que elegiremos los documentos que tenemos en estado EDIC y vamos a cambiar su estado a VALIDADO. A continuación, haremos clic en Aceptar y el estado de estos documentos cambiará. En el momento que el programa no encuentre ningún documento en estado EDIC, aparecerá un mensaje en el que indicará que no hay ningún documento para validar.

Firmar múltiples documentos > en Procedimientos: Con esta opción, podemos cambiar el estado de todos los documentos a la vez a estado FIRMADO. Una vez seleccionemos la opción y hagamos clic en IR, aparecerá un cuadro de diálogo en el que elegiremos los documentos que tenemos en estado VALIDADO y vamos a cambiar su estado a FIRMADO. A continuación, haremos clic en Aceptar y el estado de estos documentos cambiará. En el momento que el programa no encuentre ningún documento en estado VALIDADO, aparecerá un mensaje en el que indicará que no hay ningún documento para firmar.

Estas dos últimas opciones, no es muy recomendable el hacerlas si no se sabe muy bien lo que se está validando y firmando. No obstante, se incluyen para agilizar algunas operaciones. Si no sabe lo que está haciendo, por favor, no lo haga.

Cambiar contraseña > en Procedimientos: Desde cualquier área, puede acceder al procedimiento para cambiar la contraseña del usuario con el que inició la sesión. Aparecerá una ventanita en la que le pide dos veces (en dos campos) la nueva contraseña que desea adjudicar; una vez escrita y haciendo clic en Aceptar, la aplicación le expulsará y deberá volver a iniciar sesión en SINTRAFOR, ya con la nueva contraseña que acaba de adjudicar a su usuario.

Mensajería Interna de SINTRAFOR

SINTRAFOR dispone de un sistema de mensajería interna con la Administración, por el cual, son notificados todos los trámites que realiza la Administración sobre las operaciones que su entidad solicita. (Por ejemplo: si han autorizado una especialidad, un centro colaborador aprobado, si le van a hacer una visita para poder aprobar su solicitud de homologación, etc. Todo eso le será notificado por un mensaje interno).

Para ver el correo, simplemente tiene que hacer clic en la imagen de un sobre que aparecerá, aproximadamente, debajo del botón Ir en el apartado de procedimientos. Así accederá directamente al listado de mensajes Recibidos, uno por cada notificación que la Administración tenga que hacerle. Si no aparece la imagen del sobre, significa que no tiene correo sin leer.

Introducción de datos necesarios para trabajar con SINTRAFOR

Hay una serie de datos, relativos a su entidad, que es necesario introducir al principio, para poder informatizar todos los trámites con la Administración (como por ejemplo los centros colaboradores donde se impartirán los cursos, los terceros donde los alumnos puedan hacer prácticas, o los terceros donde compró el equipo amortizable que luego incluirá en la subvención, etc). Por lo tanto, es necesario e imprescindible introducir todos estos datos al comienzo de la utilización de SINTRAFOR.

A continuación exponemos el orden a seguir para introducir estos datos, y al lado, los apartados de este manual de ayuda, que debería consultar si no sabe cómo cumplimentar alguno de los procesos. El orden es el siguiente:

1. Comprobar que los datos de su entidad estén correctamente introducidos por la administración.

o Para comprobar si tenemos que modificar los datos de nuestra entidad, en el área de E n t i d a d e s / C e n t r o s - I R y luego en el apartado de formularios opción Entidad IR veremos los datos que la Administración ha dado de alta.

o SI NO SON CORRECTOS: (Modificación de Datos de Entidad)

2. Cumplimentar los datos de los Centros Colaboradores en los que se impartirán los cursos. (Alta de Centro Colaborador)

3. Cumplimentar los datos de Terceros. (Alta de Terceros)

4. Cumplimentar los datos de los Usuarios que van a utilizar el programa SINTRAFOR (Alta de Usuarios)

5. Crear Especialidades y/o Acciones Formativas dependiendo del plan al que opte. (Creación de Especialidad y/o Creación de Acción Autorizada )

6. Solicitar las Inscripciones/Acreditaciones y/o Autorizaciones dependiendo del plan al que opte. (Inscripción/AcreditacióndeEspecialidad y/o Autorizaciónde Oferta Formativa)

Hasta aquí sería lo que debería rellenar al principio (aunque puede haber ocasiones en

las que vuelva a realizar alguno o varios de estos procesos), a partir de aquí, ya son las tareas habituales. Conforme vaya convocando nuevos cursos basados en sus homologaciones y/o autorizaciones, tendrá que realizar los siguientes pasos:

7. Solicitar la Subvención (Subvención de Cursos FIP y/o Subvención de Cursos

FSE)

8. Solicitar el Inicio del curso (Inicio de Cursos FIP y/o Inicio de Cursos FSE) 9. Gestionar las preinscripciones a los cursos (Preinscripciones).

10. Crear los Justificantes de Gastos en el área Gestión económica. (Justificantes de

Gastos)

11. Elaborar la Memoria Económica de cada curso, con los Justificantes de Gastos previamente cumplimentados. (Completar Memoria Económica)

12. Realizar un seguimiento regular de los cursos mientras se estén efectuando, en el área Seguimiento, introduciendo las faltas de los alumnos, evaluación de los alumnos, diplomas, certificados de prácticas, becas etc. (Varios procesos, dependiendo de lo que se quiere hacer en cada momento. Principalmente serán los apartados: Operaciones con Alumnos y/o Operaciones con Profesores)

13. Proceder a la finalización y liquidación de cada curso conforme acaben los cursos. (Finalización y Liquidación)

2. DATOS DE LA ENTIDAD

Modificación de Datos de Entidad

Si necesitamos modificar los datos de nuestra entidad, en el área Entidades/Centros IR, en el apartado de procedimientos selecci onamos la opción Modificación de Entidades IR.

Aparece un cuadro de diálogo con el nombre nuestra entidad, o si tenemos más de una entidad dada de alta, aparecerán todas. También podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento. Elegiremos la que queramos modificar y haremos clic en Ejecutar.

Observamos que en el procedimiento, aparece un listado con dos elementos: el de debajo (en estado APROB), es el formulario de nuestra entidad con sus datos actuales. El que está justo encima (en estado EDIC) es una copia del anterior formulario, y es en esta copia donde realizaremos la modificación de datos de nuestra entidad. Para acceder aquí, haremos clic sobre su nombre.

Vemos que aparece un formulario con los datos actuales de nuestra entidad, hacemos clic en el botón Editar y procedemos a hacer los cambios pertinentes donde corresponda. Una vez hechos los cambios, hacemos clic en el botón Guardar y después de comprobar que todos los nuevos datos sean correctos, hacemos clic en Cerrar.

Seguimos completando el procedimiento, para ello, seleccionamos dentro de Actividades a Ejecutar, la opción Generar documento de solicitud y hacemos clic en el botón Ejecutar de la derecha.Tiene 2 tipos distintos de solicitud dependiendo de sí va a cambiar datos de la entidad ó bien el titular jurídico. Escoja el adecuado.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que elegimos la plantilla correspondiente a la solicitud (y si queremos, podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento final) y hacemos clic en Ejecutar.

Se ha generado un nuevo documento de solicitud. Accedemos haciendo clic sobre él, confirmamos que los datos sean correctos y una vez de acuerdo con lo que ahí aparece, hacemos clic en el botón Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento le corresponde a la Administración tramitar la solicitud de modificación de datos de su entidad, cuyos cambios, a efectos documentales, no tendrán lugar hasta que la Administración los valide. Puede ser necesario que tenga que aportar documentación en el Servicio Público de Empleo para que le realicen los cambios.

Baja de Entidad

Si desea dar de baja, del sistema SINTRAFOR, una de sus entidades, deberá (dentro del área Entidades/Centros) en el apartado de procedimientos, elegir la opción B a j a d e e n t i d a d e s I R .

Aparece un cuadro de diálogo en el que elegirá la entidad a dar de baja y la plantilla del documento de solicitud de baja. También podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento y al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento y Nombre del documento Final respectivamente. A continuación, haga clic en el botón Ejecutar de la ventana.

Dentro del procedimiento, vemos que se ha creado un documento de tipo Solicitud de baja de entidad en el registro. Para acceder a dicho documento, haga clic sobre su nombre.

Lea detenidamente lo que pone y cuando esté de acuerdo con todo lo que ahí se indica , haga clic en Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento, le corresponde a la administración tramitar su solicitud. En el momento que se apruebe su solicitud, no podrá volver a acceder a SINTRAFOR con los datos de los usuarios correspondientes a la entidad que ha dado de baja.

Puede darse el caso que la Administración sea la que inicie el procedimiento de baja de entidad.

3. DATOS DE CENTROS COLABORADORES

Alta de Centro Colaborador

En el área Entidades/Centros IR, en el apartado formularios elegimos la opción Centro Colaborador IR.

Aparecerá un formulario en el que rellenaremos los datos correspondientes, vigilando que:

o Si el centro tiene la misma dirección que la dirección de nuestra entidad, activaremos la casilla de verificación Copiar Domicilio de la Entidad que aparece encima del apartado llamado Datos de domicilio del centro.

o En caso de no ser la misma dirección que la de nuestra entidad, dejaremos desactivada la casilla de verificación Copiar Domicilio de la Entidad, y sólo entonces, rellenaremos los datos correspondientes al domicilio del centro.

Finalmente, en ambos casos, haremos clic en el botón Guardar.

A continuación, en el mismo formulario, procederemos a cumplimentar los datos del centro en el apartado de Infraestructura y Equipos.

o Introducir Infraestructura, aquí añadiremos los elementos de infraestructura especificando sus datos y pulsando Guardar o Guardar y Añadir Más para guardar los datos de cada elemento, vigilando que, si el elemento tiene la misma dirección que el centro al que estamos dando de alta, no rellenaremos el apartado de dirección de dicho elemento. Si es diferente la dirección del elemento de infraestructura, sí que la rellenaremos.

o Introducir Equipos, aquí añadiremos los equipos amortizables que corresponden al centro que estamos dando de alta. Para que la empresa proveedora aparezca en el desplegable de emisor de la factura la habremos tenido que dar, previamente, de alta en el apartado Alta de Terceros (consulte el apartado Alta de Terceros en este manual, si no sabe cómo hacerlo). Tras rellenar los datos de cada uno de ellos, haremos clic en Guardar o en Guardar y Añadir Más.

Rellenaremos un formulario por cada centro colaborador que queramos dar de alta en nuestra entidad, repitiendo los pasos anteriores para cada uno de ellos.

Una vez introducidos todos los centros, y para presentárselos a la Administración, pasaremos a iniciar el procedimiento de alta de centros colaboradores, para ello, en el apartado de procedimientos seleccionamos la opción llamada: Alta de Centros Colaboradores IR.

Aparece un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos el/los formulario/s de centros que habremos rellenado anteriormente, (si queremos, podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento) y haremos clic en Ejecutar.

Una vez dentro del procedimiento, nos aparecerán listados todos los formularios que hemos seleccionado en el paso anterior.

Si se nos ha olvidado añadir algún formulario de centro, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Seleccionar más centros para la solicitud de alta y haremos clic en Ejecutar. Así marcaremos en la ventana emergente, el/los formulario/s que nos faltaban y volveremos a hacer clic en Ejecutar.

Si por el contrario, hemos seleccionado algún centro que no queremos solicitar de momento, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Deseleccionar centros de la solicitud de alta. Así aparecerá un cuadro de diálogo con todos los formularios de los centros que hemos seleccionado hasta ahora, marcaremos los que queramos eliminar de la solicitud. Después haremos clic en Ejecutar.

A continuación, generaremos el documento de solicitud accediendo, dentro del apartado Actividades a Ejecutar, a la opción Generar documento de solicitud y haciendo clic en el botón Ejecutar de la derecha de la pantalla.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que deberá seleccionar la plantilla adecuada para esta solicitud (si queremos, podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento) y haga clic en Ejecutar.

Verá que se ha generado un nuevo documento de tipo solicitud de alta de centros. Acceda al mismo, haciendo clic en él.

Compruebe que todos los datos presentados sean correctos, y cuando esté de acuerdo con todo lo que ahí se indica, haga clic en el botón Validar y posteriormente en el botón Firmar.

A partir de este momento le corresponde a la Administración tramitar su solicitud, aunque no es necesario que aguarde hasta que le aprueben el proceso. Desde el momento en el que dicho procedimiento pasa a estar en estado EN TRÁMITE, su entidad puede disponer del/los centro/s presentados en el mismo. Por otro lado, si no se lo aprueban, el resto de operaciones que haya emprendido en SINTRAFOR, con el/los centro/s que no le han aprobado, pasarán a ser nulas automáticamente.

Modificación de Datos de Centro Colaborador

En el área Entidades/Centros IR, en el apartado de procedimientos seleccionamos la opción Modificación de Centros Colaboradores.

Aparece un cuadro de diálogo con todos los centros autorizados que tenemos. Marcamos el que queremos modificar y hacemos clic en Ejecutar.

Observe que aparece un listado de dos elementos: el de debajo (en estado APROB), es el formulario de nuestro centro colaborador con sus datos actuales. El que está justo encima (en estado EDIC) es una copia del anterior formulario y es en esta copia donde realizaremos la modificación de datos del mismo. Para acceder aquí, haremos clic sobre su nombre.

Vemos que se trata de un formulario como el que cumplimentamos para dar de alta el centro colaborador, hacemos clic en el botón Editar y procedemos a teclear los cambios pertinentes en los campos que corresponda. Una vez hechos estos cambios, hacemos clic en el botón Guardar y después en Cerrar.

Seguimos cumplimentando el procedimiento, para ello, seleccionamos en Actividades a Ejecutar, la opción: Generar documento de solicitud y hacemos clic en Ejecutar.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que elegimos la plantilla correspondiente a la solicitud y hacemos clic en Ejecutar.

Se ha generado un nuevo documento de solicitud. Accedemos haciendo clic sobre él, confirmamos que los datos son correctos y una vez de acuerdo con lo que ahí aparece, hacemos clic en el botón Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento le corresponde a la Administración tramitar la solicitud.

Mientras la Administración tramita su solicitud de modificación, usted puede seguir utilizando su antiguo centro colaborador aprobado sin las nuevas modificaciones. Cuando se haya aprobado su solicitud, se actualizarán los datos del centro de forma automática en todos los procesos que haya emprendido desde la fecha de solicitud de modificación.

Baja de Centro Colaborador

Para dar de baja un centro, dentro del área de E ntidades/Centros, en el apartado de procedimientos, elegiremos la opción Baja de centros colaboradores IR.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que elegiremos el centro o centros que queramos dar de baja y haremos clic en Ejecutar.

Si se nos ha olvidado añadir algún centro en el paso anterior, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Seleccionar más centros para dar de baja y haremos clic en Ejecutar. Así seleccionaremos el/los centro/s que nos faltaban y volveremos a hacer clic en Ejecutar.

Si por el contrario, hemos seleccionado algún centro que no queremos dar de baja, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Deseleccionar centros del comunicado de baja. De la misma forma que en el caso anterior, marcaremos los que queramos eliminar de la solicitud de baja. Después haremos clic en Ejecutar.

Una vez seleccionado el/los centro/s, procederemos a generar el comunicado accediendo dentro de Actividades a Ejecutar a la opción Generar comunicado de Baja y haciendo clic en Ejecutar.

Seleccionamos la plantilla adecuada en la ventana que emerge y hacemos clic en Ejecutar.

Accedemos al comunicado de baja que se acaba de generar haciendo clic en él. Comprobamos que todos los datos sean correctos, y una vez que estemos de acuerdo con todo lo que ahí aparece, hacemos clic en Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento le corresponde a la Administración el tramitar su solicitud.

Puede darse el caso de que sea la Administración la que inicie la baja del Centro colaborador.

4. DATOS DE TERCEROS

Alta de Terceros

Desde el área Entidades/Centros, elija en el apartado formularios, la opción Alta de terceros y haga clic en Ir.

Aparece un formulario que debe rellenar con los datos correspondientes a la empresa relacionada directa o indirectamente con nuestra entidad, denominada Tercero.

Una vez que todo esté correcto, cambie el estado a PROV haciendo clic en Editar y a través del cuadro que aparece en la parte de arriba del formulario, a la derecha. No olvide hacer clic en Guardar.

Mientras esté en estado EDIC, podrá hacer todos los cambios que desee, pero una vez esté en estado PROV ya no podrá modificar la totalidad de los datos. Sí algunos, pero deberá esperar la confirmación de la administración para que tengan efecto. Por lo tanto, es aconsejable no modificar el estado a PROV hasta que no se tenga la seguridad de que los datos son del todo correctos.

Tendrá que repetir estos pasos por cada Tercero que quiera dar de alta, rellenando un formulario para cada uno de ellos.

Al cerrar el formulario, una vez guardado, verá una lista con todos los Terceros que ha dado de alta, y el nombre de su entidad (si no lo ve: acceda desde el área de Registro de entidades, en Ver listados generales del apartado formularios, en el apartado Listados, elija la opción Alta de Terceros, y así verá el listado de todos sus terceros).

Observará que su entidad tiene un signo verde de verificación, mientras que en el/los Tercero/s que acaba de dar de alta, la imagen es de un reloj de arena. Esto significa que está pendiente de ser aprobado por la administración y es a ellos, a quienes corresponde ahora aprobar o denegar su/s Tercero/s.

Modificación de Terceros

Desde el área de Entidades/Centros, en Ver listados generales del apartado formularios, en Listados, elija la opción Alta de Terceros, y así verá el listado de todos sus terceros.

Elija el que quiere modificar haciendo clic en él y accederá a su ficha.

Si está en estado EDIC puede hacer clic en Editar y modificar todos los datos que desee.

Si está en estado PROV o APROB, haga clic en el botón Modificar Datos que está en el centro de la ficha (aproximadamente) y modifique todo lo que necesite excepto el nombre y su NIF que ya no podrá modificarlos. Recuerde que los cambios realizados deberán ser aprobados por la administración. De esta manera, solo podrá modificar datos una vez y esperar a que la administración valide los cambios realizados, para que las modificaciones realizadas tengan efecto y para volver a solicitar nuevas modificaciones, si es necesario.

****************************************************************** LOS TERCEROS NO SE PUEDEN DAR DE BAJA, así pues, si disponen de un tercero que no les sirve para nada, y desean borrarlo, deberán ponerse en contacto con la Administración y comunicárselo. Serán ellos quienes efectúen la operación que convenga al respecto.

*************************************************************************

5. DATOS DE USUARIOS

Alta de Usuarios

En el área Entidades/Centros, en el apartado formularios elegimos la opción Persona Autorizada IR.

Aparece el formulario de Solicitud de persona autorizada y procedemos a rellenar los datos de la persona a la que queremos dar de alta, vigilando sobre todo:

o Tipo de usuario (si es representante legal, aparecerá su nombre al firmar los documentos

oficiales, etc.)

o A qué está asociado (si lo hacemos de centro, sólo tendrá acceso a sucesos de su centro y no con el resto de la entidad, etc.)

o Si le queremos dar permiso de firma o no (firmar documentos oficiales).

o Nombre de usuario (-que no es el nombre de la persona- con este nombre, accederá a la aplicación SINTRAFOR)

Que pueda serle fácil de recordar. (Por ejemplo, si la persona se llama Pedro González, se le puede dar un nombre de usuario como pgonzalez).

Que no esté repetido (es decir, que nadie en toda Asturias, que utilice SINTRAFOR, haya elegido previamente ese nombre de usuario esto lo sabrá porque la aplicación le avisará en caso de que ya figure el usuario introducido).

La Administración puede cambiar el nombre de usuario si no lo encuentra adecuado (Por ejemplo, alcalde, profesor, etc).

Una vez cumplimentado, hacemos clic en Guardar. Rellenaremos tantos formularios como usuarios queramos dar de alta, siguiendo los pasos anteriores para cada uno.

Una vez rellenados los formularios, realizaremos el procedimiento de Solicitud de alta de usuarios. Desde el área de Entidades/Centros, en el apartado de procedimientos elegiremos la opción Altas de usuarios Ir.

Aparece un cuadro de diálogo con el listado de todos los formularios de solicitud de persona autorizada que hemos rellenado en los pasos anteriores, marcaremos los formularios que queramos incluir en la solicitud de alta y hacemos clic en Ejecutar.

A continuación, en el procedimiento, nos aparece un listado de los formularios que hemos seleccionado en el paso anterior,

Si nos hemos equivocado al elegir los formularios, podremos seleccionar más o deseleccionarlos mediante las opciones Seleccionar más usuarios y Deshacer selección de usuarios respectivamente, del apartado de Actividades a Ejecutar y seguidamente haciendo clic en Ejecutar. En el cuadro de diálogo que aparezca marcaremos en ambos casos (seleccionar o deseleccionar) los formularios que queremos añadir o deseleccionar y de nuevo haremos clic en Ejecutar.

Una vez tengamos los formularios de los usuarios para los que queremos hacer la solicitud de alta, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegimos la opción Generar solicitud de alta y hacemos clic en Ejecutar.

Vemos que se ha generado un nuevo documento. Accedemos a él haciendo clic sobre su nombre, leemos atentamente, y una vez de acuerdo con lo que ahí aparece, haremos clic en Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento le corresponde a la administración autorizar y asignar contraseñas a sus nuevos usuarios, lo cual será notificado a su entidad en cuanto se disponga de las mismas al correo electrónico que aparezca en el nuevo usuario o en su defecto al de la entidad.

Baja de Usuarios

En el área de Registro de entidades, en el apartado de procedimientos, seleccionamos la opción Baja de usuarios Ir.

Aparece un cuadro de diálogo en el que marcaremos el/los usuario/s que queramos dar de baja. También podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento y seguidamente haga clic en Ejecutar.

Si se nos ha olvidado añadir algún usuario en el paso anterior, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Seleccionar más usuarios y haremos clic en Ejecutar. Así marcaremos en el cuadro emergente, el/los usuario/s que nos faltaban, y volveremos a hacer clic en Ejecutar.

Si por el contrario, hemos seleccionado algún usuario que no queremos dar de baja de momento, en el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Deshacer selección de usuarios. Así aparecerá un cuadro de diálogo con todos los usuarios que hemos seleccionado hasta ahora y marcaremos los que no queramos dar de baja. Después haremos clic en Ejecutar.

Una vez seleccionado el/los usuarios/s, procederemos a generar la solicitud de baja accediendo dentro de Actividades a Ejecutar a la opción Generar solicitud de baja y haciendo clic en Ejecutar. Podemos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento Final. Seleccionamos la plantilla adecuada y volvemos a hacer clic en Ejecutar.

Accedemos al documento que se acaba de generar haciendo clic en él. Comprobamos que todos los datos sean correctos, y una vez que estemos de acuerdo con todo lo que ahí aparece, hacemos clic en Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento le corresponde a la Administración el tramitar su solicitud.

Si va a dar de baja al representante legal, primero dé de alta al nuevo y cuando reciba sus credenciales, proceda con la baja.

****************************************************************** LAS PERSONAS AUTORIZADAS / USUARIOS NO SE PUEDEN MODIFICAR, así pues, si en algo se han equivocado al crearlos o han variado sus datos desde que se crearon, (nombre, apellidos, han cambiado de domicilio, etc.) tenemos dos posibles soluciones:

1- Ponernos en contacto con la Administración y que sean ellos quienes nos modifiquen una pequeña cosa.

2- Si la modificación implica algo más que un simple nombre o cambio de dirección, tendremos que:

a. Dar un nuevo Alta de usuario para esta persona, con cuidado de no repetir su nombre de usuario.

b. Cuando la administración les haya proporcionado ya la contraseña para ese nuevo usuario y hayan comprobado que funciona correctamente, dar de baja, el primer usuario creado para esta persona.

*************************************************************************

6. CREACIÓN DE CURSOS FIP/FPE

Estructura de un curso FIP/FPE:

Especialidad Unidad de Competencia

Módulo Formativo Unidad Formativa

Una Especialidad de catálogo del Servicio Público de Empleo Estatal se puede dividir en una o varias Unidades de Competencia, y éstas, a su vez, en uno o varios Módulos Formativos y éstos a su vez en cero ó varias Unidades Formativas. Ese es el formato habitual de las especialidades de certificado de profesionalidad. Pueden existir a su vez otras especialidades que carezcan de Unidades de Competencia y por lo tanto de Módulos Formativos.

Comprobación y Creación de Especialidad

En la aplicación SINTRAFOR, se encuentran las Especialidades autorizadas por la administración que deberán corresponden a las autorizadas por el Servicio Público de Empleo Estatal. Las especialidades con todos sus componentes son dadas de alta en la aplicación por la Administración, por lo tanto si necesita una que no aparece en el listado autónomico pero sí en el estatal póngase en contacto con la Administración para que se le de de alta.

Para comprobar que la Especialidad no exista.

Seleccione en área la opción Homologaciones IR

Compruebe si ya existe la Especialidad que quiere impartir, para ello:

o Seleccione en formularios la opción Ver listados generales Ir

o En el desplegable que aparecerá debajo del apartado Listados seleccione Especialidad.

o Aparecerán listadas todas las especialidades oficiales, agrupadas por familia profesional, repliegue el listado (haciendo clic en el botón que contiene una flecha hacia arriba dentro de la botonera que contiene los botones Inicio, Buscar, <<, >>, etc.) para que le sea más fácil buscar la familia, y cuando la encuentre despliegue sólo dicha familia (haciendo clic en la flecha que aparece a la izquierda de su nombre).

Si no existe la Especialidad que necesita, haga lo siguiente:

Póngase en contacto con la Administración para que la den de alta

Inscripción/Acreditación de Especialidades

Dentro del área de Homologaciones, seleccione en formularios Inscripción/Acreditación de Especialidad IR.

En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el centro para el que desea inscribir/acreditar el curso y haga clic en Ejecutar.

Se generará un formulario que deberá rellenar con los datos adecuados, compruebe que todo está correcto y haga clic en el botón Guardar.

Repita estos pasos para cada Especialidad que desee inscribir ó acreditar.

Inscripción se utiliza para especialidades que no son de certificado profesional mientras que la acreditación son para especialidades de certificado profesional.

Para concluir el proceso, seleccione en procedimientos la opción que corresponda Inscripción de una especialidad IR ó Acreditación de una especialidad IR.

En el cuadro de diálogo que aparece, elija el centro para el que va a presentar la solicitud de inscripción/acreditación y haga clic en Ejecutar.

Ya dentro del procedimiento, en el apartado Actividades a Ejecutar seleccione la opción Añadir inscripciones al procedimiento ó Añadir acreditaciones al procedimiento y pulse Ejecutar.

En el cuadro de diálogo que aparece, marque el/los formularios de inscripción/acreditación que ha creado previamente y que desee introducir en esta solicitud, luego pulse Ejecutar.

Verá que se han añadido los enlaces a cada formulario dentro del procedimiento. En Actividades a Ejecutar, seleccione ahora la opción Generar documento de solicitud y pulse Ejecutar. Procure hacer sólo un procedimiento de inscripción ó acreditación que contenga todas las especialidades que desee inscribir/acreditar, en vez de varios que se agrupen en una única solicitud.

En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la plantilla adecuada y haga clic en Ejecutar.

Verá cómo se crea un nuevo documento de solicitud, entre en él haciendo clic sobre su nombre, léalo atentamente y si está de acuerdo con todo lo que ahí se indica , haga clic en Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento ya le corresponde a la Administración tramitar su documento de solicitud.

Solicitud de Subvenciones FIP/FPE:

Seleccione Subvenciones del apartado de área y pulse el botón Ir.

Elija la opción Solicitud de Subvención de Acciones en el apartado formularios

A continuación aparecerá un cuadro de diálogo que habrá de cumplimentar eligiendo la convocatoria a la que opta. Después deberá escoger el programa formativo/ vía ó línea de programación. Pulse el botón Siguiente. En la siguiente pantalla seleccione el centro para el que está inscrito/acreditado que tiene autorizada la/s especialidad/es que quiere solicitar. Cuando termine de cargar sus especialidades inscritas o acreditadas y le aparezca el botón Siguiente aparecerá una lista de las especialidades que tienes inscritas/acreditas que se permite la solicitud (pueden venir restringuidas en la Convocatoria de las Subvenciones que aparece en el BOPA). Seleccione la especialidad que quiera solicitar y pulse el botón Siguiente.

(IMPORTANTE: Espere a que la pantalla parpadee –o se recargue- después de elegir opción en cada cuadro desplegable).

Seguidamente aparecerá un formulario de solicitud de subvención en blanco, introduzca en él los datos que solicita y pulse el botón Guardar.

En la solicitud actual le aparecerá un botón Añadir más que tiene una vida de 5 minutos que al pulsarlo le lleva directamente al último punto de la solicitud de subvenciones, evitando comenzar desde el principio por cada formulario de solicitud de subvención por cada curso que quiera solicitar.

Luego, desde el apartado de procedimientos, seleccione la opción Solicitud de Subvenciones FIP Ir para iniciar el procedimiento de solicitud.

Deberá seleccionar la Convocatoria, el Programa Formativo y el centro sobre el que haya cumplimentado el/los formulario/s de solicitud/es de subvenciones de especialidad. Pulse Ejecutar.

Dentro ya del procedimiento, en el apartado Actividades a Ejecutar seleccione Solicitud de Subvención y haga clic en Ejecutar.

En el cuadro de dialogo que aparece, aparecerán marcados por defecto los formularios de solicitud que hemos creado anteriormente, desmarque los que no quiera solicitar en la subvención y más abajo, elija el tipo de plantilla que corresponda. Haga clic en Ejecutar.

Una vez hecho esto, veremos que en la pantalla del procedimiento, aparece un listado con los formularios que acabamos de seleccionar y un documento llamado Solicitud de subvenciones FIP arriba del todo (o con el nombre que le haya adjudicado en el apartado Nombre del documento del paso anterior). Entraremos en dicho documento haciendo clic sobre su nombre.

Una vez dentro, léalo con atención y compruebe que todos los datos sean correctos. Cuando esté conforme con todo lo que ahí aparece haga clic en el botón Validar y posteriormente, para presentar de forma definitiva la solicitud de subvención, haga clic en Firmar. Después de este paso las solicitudes le quedarán en estado PROV, si no es así no se darán por presentadas.

Finalmente, haga clic en Imprimir y presente a la administración una copia del documento, impresa en papel. A partir de este momento le corresponde a la administración tramitar su solicitud de subvención.

7. CREACIÓN DE CURSOS FSE

Estructura de un curso FSE:

Oferta/Acción Formativa Unidad de Competencia

Módulo Formativo

Una Oferta Formativa se divide en una o varias Unidades de Competencia, y éstas, a su vez, en uno o varios Módulos Formativos. Así mismo, cada Oferta Formativa, como mínimo, contendrá una Unidad de Competencia, y ésta, como mínimo, un Módulo Formativo.

Comprobación y Creación de Oferta Formativa

En la aplicación SINTRAFOR, ya se encuentran muchas Ofertas Formativas autorizadas por la administración. Tal vez su entidad desee presentar un nuevo tipo de Oferta, cuyo contenido no coincida con las ya existentes, por ello, ha de comprobar que la Oferta Formativa no exista.

Seleccione en área la opción Autorizaciones IR

1. Compruebe si ya existe la Acción que quiere impartir, para ello:

o Seleccione en formularios la opción Ver listados generales Ir

o En el desplegable que aparecerá debajo del apartado Listados seleccione Acciones Autorizadas.

o Aparecerán listadas todas las Ofertas Formativas oficiales, agrupadas por familia profesional, repliegue el listado (haciendo clic en el botón que contiene una flecha hacia arriba dentro de la botonera que contiene los botones Inicio, Buscar, <<, >>, etc.) para que le sea más fácil buscar la familia, y cuando la encuentre despliegue sólo dicha familia (haciendo clic en la flecha que aparece a la izquierda de su nombre).

o Si encuentra la acción, anote su código.

Si no existe la Oferta Formativa que necesita, haga lo siguiente:

2. Compruebe si existen los Módulos Formativos que componen las UCs, para ello:

o Seleccione en formularios la opción Ver listados generales IR.

o En el desplegable que aparecerá debajo del apartado Listados, seleccione Módulos Formativos.

o Verá listados todos los módulos formativos aprobados, agrupados por familia profesional. Repliegue el listado para que le sea más fácil buscar la familia a la que correspondan los módulos que desea crear, y cuando la encuentre despliegue sólo dicha familia.

o Si encuentra los Módulos Formativos, anote sus códigos.

Si NO existen los módulos formativos que necesita, haga lo siguiente:

Seleccione en formularios la opción Módulos Formativos Ir.

Aparecerá un formulario que deberá rellenar con los datos correspondientes al nuevo Módulo Formativo que quiere crear.

Una vez haya rellenado el formulario, cambie el valor del campo Estado: a 'PROV' **Aviso: En el momento en que cambie el estado a PROV, no podrá volver a modificar los datos de esta ficha, así que conviene tener seguridad en la validez de los mismos. Si no es así, lo ideal sería guardar la ficha en estado EDIC, aunque eso supone no poder incluir el módulo formativo en ninguna Unidad de Competencia, hasta que su estado sea PROV **

Haga clic en el botón Guardar y anote el código que se genera.

Repita estos pasos para cada módulo formativo que desee crear, después de haber comprobado que cada módulo todavía no ha sido creado en SINTRAFOR

3. Compruebe si existen las UCs que componen la Oferta Formativa, para ello:

o Seleccione en formularios la opción Ver listados generales Ir

o En el desplegable que aparecerá debajo del apartado Listados seleccione Unidad de Competencia.

o Aparecerán listadas todas las unidades de competencia oficiales, agrupadas por familia profesional, repliegue el listado para que le sea más fácil buscar la familia a la que correspondan las UCs que desea crear, y cuando la encuentre despliegue sólo dicha familia.

o Si encuentra las Unidades de Competencia, anote sus códigos.

Si NO existen las UC que necesita, haga lo siguiente:

Seleccione en formularios la opción Unidades de Competencia Ir

Se generará un formulario que deberá rellenar con los datos adecuados

Una vez haya rellenado el formulario y comprobado que sus datos son válidos haga clic en el botón Guardar y anote el código que le asigna SINTRAFOR.

Añada los módulos formativos correspondientes a la UC mediante el botón Añadir/Eliminar Módulos (ahora tendrá que utilizar los códigos de los módulos formativos que anotó en los pasos anteriores) y pulse el botón Aceptar cuando haya terminado.

De nuevo en el formulario de la UC, pulse el botón Editar y cambie el valor del campo Estado a 'PROV' **Aviso: En el momento en que cambie el estado a PROV, no podrá volver a modificar los datos de esta ficha, así que conviene tener seguridad en la validez de los mismos. Si no es así, lo ideal sería guardar la ficha en estado EDIC, aunque eso supone no poder incluir la unidad de competencia en ninguna acción formativa, hasta que su estado sea PROV **.

Finalmente haga clic en el botón Guardar.

Repita estos pasos para cada nueva UC que desee crear, después de haber comprobado que realmente dicha UC todavía no ha sido creada en SINTRAFOR

4. Finalmente completaremos la nueva Oferta Formativa, para ello:

Seleccione en formularios la opción Oferta Formativa Ir, se generará un formulario en el que deberá cumplimentar con los datos correspondientes el nuevo curso que desea impartir y compruebe que sean correctos. Después haga clic en el botón Guardar.

Añada las UCs mediante el botón Añadir/Eliminar UC (aquí deberá utilizar los códigos de las UCs que anotó anteriormente), una vez hecho esto, haga clic en el botón Aceptar.

De nuevo en el formulario de la Oferta Formativa, haga clic en el botón Editar y cambie el valor del campo Estado a 'PROV', compruebe que todos los datos introducidos en el formulario sean correctos y haga clic en el botón Guardar. ** Aviso: En el momento en que cambie el estado a PROV, no podrá volver a modificar los datos de esta ficha, así que conviene tener seguridad en la validez de los mismos. Si no es así, lo ideal sería guardar la ficha en estado EDIC, aunque eso supone no poder solicitar la autorización para esta acción hasta que su estado sea PROV**

Repita todos estos pasos para cada curso que aún no exista y desee autorizar

Autorización de Oferta Formativa

Dentro del área de Autorizaciones, seleccione en formularios Autorización de Acción Formativa Ir.

En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el centro para el que desea autorizar el curso, (si no quiere adjudicarlo a ningún centro en especial, pulse directamente en IR, sin elegir ningún centro) y haga clic en IR.

Se generará un formulario que deberá rellenar con los datos adecuados, compruebe que todo está correcto y haga clic en el botón Guardar.

Repita estos pasos para cada Oferta Formativa que desee autorizar.

Para concluir el proceso, seleccione en procedimientos la opción Autorización de una Acción Formativa Ir

Seleccione todos los formularios, creados anteriormente, que desea incluir en la solicitud (también podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento) y haga clic en Ejecutar.

Verá que se han añadido los enlaces a cada formulario dentro del procedimiento. En Actividades a Ejecutar, seleccione ahora la opción Generar documento de solicitud y pulse Ejecutar.

En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la plantilla adecuada (también podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento Final) y haga clic en Ejecutar.

Verá cómo se crea un nuevo documento de solicitud en estado EDIC, entre en él haciendo clic sobre su nombre, léalo atentamente y si está de acuerdo con todo lo que ahí se indica, haga clic en Validar y posteriormente en Firmar.

A partir de este momento, ya le corresponde a la Administración tramitar esta solicitud.

Solicitud de Subvenciones FSE:

Seleccione Subvenciones del apartado de área y pulse el botón Ir.

Elija la opción Solicitud de Subvención de Acciones en el apartado formularios

A continuación aparecerá un cuadro de diálogo que habrá de cumplimentar eligiendo la convocatoria a la que opta. Después deberá escoger el programa formativo/ vía ó línea de programación. Pulse el botón Siguiente. En la siguiente pantalla seleccione el centro para el que está autorizado ó la entidad sí las autorizaciones pertenecen a la entidad que tiene autorizadas para la que quiera solicitar. Cuando termine de cargar su oferta formativa y le aparezca el botón Siguiente seleccione la especialidad que quiera solicitar y pulse el botón Siguiente.

(IMPORTANTE: Espere a que la pantalla parpadee –o se recargue- después de elegir opción en cada cuadro desplegable)

Si quiere solicitar una subvención para una acción autorizada a la entidad y no para un centro, cuando aparezca el desplegable de elegir el centro, no seleccione nada y haga clic directamente en Ir.

Seguidamente aparecerá un formulario de solicitud de subvención en blanco, introduzca en él los datos que solicita y pulse el botón Guardar.

En la solicitud actual le aparecerá un botón Añadir más que tiene una vida de 5 minutos que al pulsarlo le lleva directamente al último punto de la solicitud de subvenciones, evitando comenzar desde el principio por cada formulario de solicitud de subvención por cada curso que quiera solicitar.

Luego, desde el apartado de procedimientos, seleccione la opción Solicitud de Subvenciones FSE Ir para iniciar el procedimiento de solicitud.

Deberá seleccionar la Convocatoria, el Programa Formativo y el centro sobre el que haya cumplimentado el/los formulario/s de solicitud/es de subvenciones de especialidad. Pulse Ejecutar.

Dentro ya del procedimiento, en el apartado Actividades a Ejecutar seleccione Solicitud de Subvención y haga clic en Ejecutar.

En el cuadro de dialogo que aparece, aparecerán marcados por defecto los formularios de solicitud que hemos creado anteriormente, desmarque los que no quiera solicitar en la subvención y más abajo, elija el tipo de plantilla que corresponda. Haga clic en Ejecutar.

Una vez hecho esto, veremos que en la pantalla del procedimiento, aparece un listado con los formularios que acabamos de seleccionar y un documento llamado Solicitud de subvenciones FSE arriba del todo (o con el nombre que le haya adjudicado en el apartado Nombre del documento del paso anterior). Entraremos en dicho documento haciendo clic sobre su nombre.

Una vez dentro, léalo con atención y compruebe que todos los datos sean correctos. Cuando esté conforme con todo lo que ahí aparece haga clic en el botón Validar y posteriormente, para presentar de forma definitiva la solicitud de subvención, haga clic en Firmar. Después de este paso las solicitudes le quedarán en estado PROV, si no es así no se darán por presentadas

Finalmente, haga clic en Imprimir y presente a la administración una copia del documento, impresa en papel. A partir de este momento le corresponde a la administración tramitar su solicitud de subvención.

8. INICIO DE CURSO

Inicio de Curso FIP/FPE

Una vez que se le ha concedido el curso por la Administración y se le ha programado en la herramienta, procede seguir con los siguientes pasos.

Desde el área Seguimiento, elija en formularios Ver listados generales Ir.

Localice el expediente del curso que quiere iniciar y entre en él haciendo clic sobre su nombre.

Una vez allí, en el apartado Datos del Mapa de Recursos, introduciremos los datos necesarios para que aparezca en el mapa de recursos para que los alumnos candidatos puedan inscribirse, haciendo clic en el botón Modificar. Una vez completados, haremos clic en el botón Guardar. (Ver manual Manual de Mapa de Recursos y Preinscripción). Este paso también lo puede realizar sin comenzar el procedimiento de inicio, para ello busque el curso, entre, edítelo e introduzca los valores necesarios.

Cierre el expediente haciendo clic en el botón Cerrar.

Cuando haya terminado con las preinscripciones ya puede comenzar el curso.

En el apartado Procedimientos, elija la opción Autorización de Inicio FIP IR.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que deberá elegir el curso sobre el que va a solicitar el inicio, márquelo (también, si lo desea, puede cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento) y haga clic en Ejecutar.

Ahora estamos dentro del procedimiento. En el apartado Actividades a Ejecutar, elija la opción Comunicado de Convocatoria de Selección Alumnos y haga clic en el botón Ejecutar de la derecha.

Aparecerá una ventana en la que se nos pedirá la plantilla adecuada al documento que se va a generar (si lo desea, puede cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento Final). Haga clic en Ejecutar.

Se ha generado un nuevo documento. Entre en él haciendo clic sobre su nombre.

Si los datos no son correctos, haga clic en el botón Editar. Introduzca los datos que correspondan (Fecha de la selección, número de aspirantes, requisitos, etc.).Una vez de acuerdo con todo lo que ahí aparece haga clic en Guardar.

Si todo es correcto, haga clic en el botón Validar y finalmente en Firmar. Volveremos al procedimiento haciendo clic en Volver.

Ahora tendrá que crear la preselección de alumnos (en caso de que no lo haya hecho ya) –si no sabe cómo hacerlo, consulte el manual Manual de Mapa de Recursos y Preinscripciones– y volviendo al procedimiento que tenemos abierto en el apartad o Act ividades a E jecutar, elegiremos Listado de Preselección de alumnos y pulsaremos Ejecutar.

Como siempre, elegiremos la plantilla adecuada, y si queremos cambiaremos el nombre del documento que se va a generar, y haremos clic en el botón Ejecutar de la ventana.

Entraremos en el documento que se ha creado haciendo clic en él y comprobaremos que todo está correcto, si es así, haremos clic en Validar y posteriormente en Firmar. Para volver al procedimiento, haremos clic en Volver.

Si no lo ha hecho todavía, ahora debe INSCRIBIR ALUMNOS admitidos y PROFESORES (si no sabe cómo, consulte los apartados OPERACIONES CON ALUMNOS y OPERACIONES CON PROFESORES de este mismo manual, o póngase en contacto con el Servicio de Asistencia)

Volveremos al procedimiento de inicio que tenemos abierto. ( área de Seguimiento Ver Procedimientos -en el apartado de procedimientos-, desplegando las categorías, buscaremos el procedimiento abierto dentro de la categoría Autorización de Inicio FIP y accederemos a él haciendo clic sobre su nombre).

Una vez dentro, ejecutamos, desde Actividades a Ejecutar, el Informe de Selección Alumnos y el de Listado de Profesores. Entraremos en cada uno de los documentos que se generen (haciendo clic sobre ellos) y una vez de acuerdo con todos los datos que ahí aparezcan, Validar y Firmar cada uno de ellos. Volveremos al procedimiento haciendo clic en Volver.

Finalmente, desde la pantalla del procedimiento de nuevo, en el apartado Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Solicitud de Autorización de Inicio y haremos clic en Ejecutar.

Elegiremos la plantilla adecuada en la ventana que emerge y si lo desea, puede cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento Final, y haremos clic en Ejecutar.

Cuando aparezca el documento generado, entraremos en él y si todo está correcto, haremos clic en Validar y luego en Firmar.

En el momento en que firmemos, cambiará el estado del expediente a INI y el curso quedará reflejado como iniciado en SINTRAFOR.

Inicio de Curso FSE

Desde el área Seguimiento, elija en formularios Ver listados generales Ir.

Localice el expediente del curso que quiere iniciar y entre en él haciendo clic sobre su nombre.

Una vez allí, en el apartado Datos del Mapa de Recursos, introduciremos los datos necesarios para que aparezca en el mapa de recursos para que los alumnos candidatos puedan inscribirse, haciendo clic en el botón Modificar. Una vez completados, haremos clic en el botón Guardar. (Ver manual Manual de Mapa de Recursos y Preinscripción). Este paso también lo puede realizar sin comenzar el procedimiento de inicio, para ello busque el curso, entre, edítelo e introduzca los valores necesarios

Cierre el expediente haciendo clic en el botón Cerrar.

Cuando haya terminado con las preinscripciones ya puede comenzar el curso.

En el apartado Procedimientos, elija la opción Autorización de Inicio FSE IR.

Estamos en la pantalla de procedimiento. En el apartado Actividades a Ejecutar, elija la opción Comunicado de Convocatoria de Selección Alumnos y haga clic en el botón Ejecutar de la derecha.

Aparecerá una ventana en la que se nos pedirá la plantilla adecuada al documento que se va a generar y si lo desea, puede cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento Final. Haga clic en Ejecutar.

Se ha generado un nuevo documento. Entraremos en él y haciendo clic en el botón Editar introduciremos los datos que correspondan. (Está indicado en negrita, dentro del documento, lo que ha de modificar, como por ejemplo: en la frase “Fecha en que tendrá lugar la selección”, tendrá que borrar esa frase y escribir en su lugar la fecha de la selección de alumnos, etc.). Una vez de acuerdo con todo lo que ahí aparece haremos clic en Guardar, después en Validar y finalmente en Firmar. Volveremos al procedimiento haciendo clic en Volver.

Si no lo ha hecho todavía, ahora debe INSCRIBIR ALUMNOS y PROFESORES (si no sabe cómo, consulte los apartados OPERACIONES CON ALUMNOS y OPERACIONES CON PROFESORES de este mismo manual, o póngase en contacto con el Servicio de Asistencia)

Una vez introducidos los datos de los alumnos y los profesores, volveremos al procedimiento de inicio que tenemos abierto. (área de Seguimiento Ver Procedimientos - en el apartado de procedimientos- desplegando las categorías, buscaremos el procedimiento abierto de Autorización de Inicio FSE y accederemos a él haciendo clic sobre su nombre). Una vez dentro, ejecutamos desde Actividades a Ejecutar, el Informe de Selección Alumnos y el de Listado de Profesores. Entraremos en cada uno de los documentos que se generan (haciendo clic sobre ellos) y una vez de acuerdo con todos los datos que ahí aparezcan, Validar y Firmar cada uno de ellos. Volveremos al procedimiento haciendo clic en Volver.

Finalmente, desde la pantalla del procedimiento de nuevo, en el apartado Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Solicitud de Autorización de Inicio y haremos clic en Ejecutar.

Elegiremos la plantilla adecuada en la ventana que emerge, y si lo desea, puede cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al documento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del documento Final, y haremos clic en Ejecutar. Cuando aparezca el documento generado, entraremos en él y si todo está correcto, haremos clic en Validar y luego en Firmar.

A partir de este momento, corresponde a la Administración tramitar su solicitud, y si concede el inicio, cambiará el estado del expediente a INI y se le notificará a través del correo interno de SINTRAFOR.

9. OPERACIONES CON ALUMNOS Alta de Nuevo Alumno en el Centro o en la Entidad desde Preinscripciones

Para dar de alta un nuevo alumno en un curso y a su vez generar su ficha de alumno (si no existe ya en nuestra entidad), debemos ir al área Preinscripciones, y en formularios escoger Inscripciones IR. (Ver manual Manual de Mapa de Recursos y Preinscripción).

NOTA: Pulse sólo una vez el botón Inscribir en curso y espere a que termine de generar todas las fichas de alumno-curso y/o alumno y salga la ventana de resultados. Si pulsa otras veces sin terminar el proceso, lo que hace es mandar al servidor otra nueva petición cuando no ha terminado la anterior con lo que al no estar las bases de datos indexadas puede generar duplicados.

Alta de Nuevo Alumno en el Centro o en la Entidad desde Formulario

Esta opción debe utilizarse cuando no tiene alumnos preinscritos.

Para dar de alta un nuevo alumno, tenemos que tener una ficha con sus datos generales. Para ello, en el área de Alumnos, en el apartado formularios, elegimos la opción Ficha de Alumno Ir.

Aparece un formulario que rellenaremos con los datos del alumno y haremos clic en el botón Guardar cuando hayamos concluido, y según el estado en que guardemos la ficha (Estado desplegable en la parte de arriba a la derecha, bajo la botonera de Guardar, Editar, etc.) sucederá lo siguiente:

Si guardamos en estado EDIC, no podremos trabajar con la ficha de este alumno como alumno propiamente dicho, pero podremos Editar su ficha tantas veces como sea necesario y modificar sus datos hasta tenerlos todos correctos. Para editarla:

Desde el área de Alumnos, en el apartado formularios, elegiremos la opción Ver listados generales y aparecerán todos los alumnos que tengamos.

Desplegaremos su categoría haciendo clic en la flecha (como esta ) que aparece a la izquierda de su nombre. Veremos entonces la ficha de datos generales de ese alumno y accederemos haciendo clic en ella.

Finalmente, sólo tendremos que hacer clic en el botón Editar para editar la ficha y modificar así los datos que queramos, no olvidando Guardar al final de nuestra modificación.

Si guardamos en estado PROV, ya podremos trabajar con la ficha de este alumno como alumno propiamente dicho, pero en caso de que tengamos que modificar, podremos modificar sólo algunos datos y además, tendremos que esperar la aprobación de la administración para poder trabajar con esos nuevos datos introducidos. Así pues, conviene tener seguridad en la exactitud de los datos del alumno antes de cambiar el estado de su ficha a PROV.

Realizaremos todos estos pasos para cada nuevo alumno que tengamos, y no haya realizado cursos en nuestra entidad anteriormente.

Modificar Datos de Alumno en estado PROV o APROB

Desde el área Alumnos, en el apartado formularios, elegiremos Ver listados generales. Aparecerán todos nuestros alumnos, ordenados por apellidos, localizaremos el que queremos modificar y desplegaremos su categoría haciendo clic en la flecha (como esta ) que aparece a la izquierda de su nombre.

Como mínimo tendremos que ver, debajo del nombre del alumno, una ficha de Datos generales y, si ha está inscrito a algún curso con nosotros, una ficha por cada curso que esté inscrito, con los datos del alumno en el curso. Entraremos en la ficha de Datos generales del alumno.

Tras los datos que no se pueden modificar (Nombre, Apellidos, NIF, Nacionalidad y Centro al que se asocia), aparece un botón llamado Modificar Datos. Hacemos clic en él.

Ahora veremos el formulario, con los campos modificables en modo edición. Modificaremos los datos que correspondan y haremos clic en Guardar.

Observaremos que permanece una nota de aviso diciendo: “Los cambios están pendientes de ser validados o descartados por la administración”. Esto significa, que los cambios no tendrán efecto hasta que la administración los apruebe, es decir, que no podremos trabajar con los nuevos datos introducidos hasta que la administración dé su visto bueno.

Inscribir Alumno en Curso NO INICIADO

Esta opción debe utilizarse cuando no tiene alumnos preinscritos. Tiene dos formas: inscripción individual (Inscribir alumno en curso) ó inscripción múltiple (Inscribir múltiples alumnos).

Al contrario que en el proceso anterior, dispondremos de tantas fichas de alumno-curso, como cursos realice un alumno. Cada vez que un alumno realice un curso, crearemos una ficha de alumno-curso (Inscripción de Alumno en Curso) no así, la ficha de datos del alumno que sólo tenemos que tener una.

Antes de continuar, en el formulario de alumno-curso, se nos va a pedir la Situación laboral del alumno, y tendremos que indicar si el alumno está DESEMPLEADO o ACTIVO si está trabajando.

o Si está DESEMPLEADO: tras elegir esta opción aparecerán unos campos específicos para esta situación laboral que deberemos rellenar normalmente.

o Si está ACTIVO: tras elegir esta opción, aparecerán unos campos específicos para esta situación laboral, entre los que se encuentra el campo Empresa. PARA QUE LA EMPRESA DEL ALUMNO APAREZCA EN EL DESPLEGABLE, TENDREMOS QUE DARS DE ALTA SU EMPRESA COMO TERCERO, DENTRO DEL ÁREA ‘REGISTRO DE ENTIDADES’. (Si tiene dudas de cómo hacerlo, consulte el apartado Alta de Terceros de este manual).

Al ser campos esenciales, no nos dejará guardar el formulario mientras vamos a dar de alta la empresa, así que mejor lo hacemos antes de iniciar la inscripción del alumno en el curso.

Tras tener los datos generales de los alumnos, y si es ACTIVO, haber dado de alta su empresa como TERCERO, de vuelta al área de Alumnos, en el apartado formularios, elegiremos la opción Inscripción de Alumno en Curso Ir, para matricular a un alumno en un curso.

Aparecerá un cuadro a completar en 3 pasos.

o 1º tendremos que introducir la convocatoria en la que se encuentra el curso al que lo vamos a matricular.

o 2º Cuando haya parpadeado la pantalla, elegiremos el código de expediente que corresponda al curso en el que queremos inscribir el alumno.

o 3º Cuando haya vuelto a parpadear la pantalla, veremos que al lado de la frase que nos pide el DNI del alumno, nos aparece el número de alumnos matriculados en ese curso y el máximo que permite matricular. Debajo, introduciremos el DNI del alumno que vamos a inscribir y que previamente habremos dado de alta con una ficha de datos generales.

Ahora tendremos que rellenar el formulario que aparece, con los datos que correspondan a ese alumno en ese curso.

o En el campo Carácter, tendremos que indicar si ese alumno está SELECCIONADO o lo matriculamos en RESERVA.

o En el campo Situación Laboral, en caso de que sea ACTIVO, lo indicaremos y veremos que en el campo Empresa que aparece, sí sale la empresa del alumno que anteriormente introdujimos como TERCERO.

Habiendo acabado de rellenar los datos en el formulario, haremos clic en el botón Guardar, y luego en Cerrar.

Repetiremos estos pasos para inscribir a cada uno de los alumnos, en cada uno de los cursos que les corresponda. Y recuerde que: si un alumno realiza más de un curso, sólo tendrá una ficha de Datos generales, pero tantas fichas de Alumno-curso como cursos realice.

Incorporar Nuevo Alumno a Curso YA INICIADO

Para poder incorporar un nuevo alumno a un curso, éste previamente, ha de estar inscrito al mismo bien en modo RESERVA (en el momento que comunicamos el inicio del curso), o bien inscribiéndolos ahora (si no sabe cómo hacerlo, siga los pasos del apartado anterior), y además, tiene que haber plazas libres en el curso al que lo queremos inscribir. (Tenga en cuenta las normas de inscripción que vendrán en la Convocatoria de Subvenciones publicada en el BOPA).

Una vez inscritos, para incorporarlos, dentro del área de Alumnos, en el apartado procedimientos, elija la opción Incorporar nuevos alumnos y haga clic en Ir.

Aparecerá una ventanita en la que deberá elegir el expediente del curso al que quiere incorporar los alumnos, y si lo desea, podrá darle un nombre alternativo al que SINTRAFOR genera por defecto, en el apartado Nombre del procedimiento. Haga clic en Ejecutar.

Nos encontramos en la pantalla de procedimiento. En el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Seleccionar alumnos y haremos clic en el botón Ejecutar de la derecha de la pantalla.

Emergerá una ventana con los nombres de todos los alumnos que están en estado RESERVA para ese curso. Elegiremos los que queramos incorporar, marcando las casillas correspondientes que aparecen a la izquierda de cada nombre. Haga clic en Ejecutar.

Si nos hemos equivocado al seleccionar, podemos elegir la opción Deshacer selección de alumnos en el apartado Actividades a ejecutar y hacer clic en el botón Ejecutar. Tras esto, desmarcaríamos los que no queremos incorporar y marcaríamos los que sí, en la ventana que vuelve a aparecer con todos los alumnos en reserva para este curso. Concluimos haciendo clic en Ejecutar.

Finalmente, elegiremos la opción Comunicado de incorporación de nuevos alumnos, en el apartado de Actividades a ejecutar, y haremos clic en Ejecutar. En la ventana que emerge, seleccionamos la plantilla adecuada y si queremos, un nombre alternativo para el documento que se va a generar. Haga clic en Ejecutar.

De nuevo estamos en la pantalla de procedimiento y vemos que se ha generado un nuevo documento justo encima del/los expedientes de nuevos alumnos. Hacemos clic en su nombre para entrar en él. Tras comprobar que todo está correcto, haremos clic en el botón Validar y posteriormente en el de Firmar.

Desde este momento depende de la administración tramitar esta solicitud, y cuando lo autorice, el estado de la ficha alumno-curso, pasará a INI.

Baja de Alumno en Curso INICIADO

Desde el área de Alumnos, en el apartado formularios, elegiremos la opción Ver listados generales y haremos clic en Ir.

Aparecerán todos nuestros alumnos, ordenados por apellidos. Localizaremos al que queremos dar de baja y desplegaremos su categoría haciendo clic en la flecha (como esta: ) que aparece a la izquierda de su nombre.

Como mínimo tendremos que ver, debajo del nombre del alumno, una ficha de Datos generales y otra/s con los datos del curso que está realizando (** Nota: este alumno tendrá tantas fichas de Alumno-curso como cursos haya realizado o esté realizando con nuestra entidad **).

Accederemos a la ficha de la acción que corresponda al curso del que le queremos dar de baja, haciendo clic en el nombre de la ficha (Alumno-curso). Una vez dentro, localizaremos la sección llamada: Datos de seguimiento de la acción, y veremos que debajo de este título, se encuentra un botón que dice Modificar datos seguimiento. Haremos clic en este botón.

Aparecerá una ventana emergente en la que podremos indicar un Sí al campo desplegable titulado Baja y aparecerán nuevos campos para que rellenemos: Motivo, Fecha de la baja y la evaluación de los módulos (si el curso es modulado). Acabaremos de rellenar los datos que nos solicita y haremos clic en los botones Guardar y Cerrar. (Consultar manual Manual de Diplomas).

Ahora iniciaremos el procedimiento de baja del alumno/s para este curso. Para ello, desde donde estamos, iremos al apartado procedimientos y elegiremos la opción: Baja de un alumno, haciendo seguidamente clic en IR.

Emergerá una ventanita en la que deberá escoger el curso al que pertenece el alumno a dar de baja marcando su expediente y, si lo desea, podrá cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, poniendo el nuevo nombre en el apartado Nombre de procedimiento. Haga clic en Ejecutar.

A continuación se verá la pantalla de procedimiento. En el apartado Actividades a Ejecutar, elija la opción Seleccionar alumnos y haga clic en el botón Ejecutar. Emergerá una ventana en la que se muestran todos los alumnos activos en ese curso. Marque el/los que quiere dar de baja (el/los que dimos de baja en los primeros pasos de este apartado de ayuda) y haga clic en Ejecutar.

Verá que en la pantalla de procedimiento, abajo, se ha añadido un nuevo acceso con el nombre de cada alumno que ha marcado. Es el acceso directo su ficha alumno-curso.

Si nos hemos equivocado al seleccionar, podemos elegir la opción Deshacer selección de alumnos en el apartado Actividades a ejecutar y hacer clic en el botón Ejecutar. Tras esto, desmarcaríamos los que no queremos dar de baja y marcaríamos los que sí, en la ventana que vuelve a aparecer con todos los alumnos de este curso.

Una vez tengamos los expedientes de todos los alumnos que queramos dar de baja, en el apartado de Actividades a ejecutar, elegimos por fin la opción Comunicado de baja de alumnos y hacemos clic en Ejecutar.

Surgirá una nueva ventanita en la que deberá escoger la plantilla y, si lo desea, cambiarle el nombre al documento que se va a generar. Hacemos clic en Ejecutar y veremos que aparece un nuevo documento justo encima de la/s ficha/s de alumno-curso, accedemos a él haciendo clic en su nombre.

Tras comprobar que todo lo que ahí se dice es correcto, haremos clic en el botón Validar y seguidamente en el de Firmar.

Ahora depende de la Administración el aprobar o denegar esta solicitud, y si la aprueba, en ese momento el estado de la ficha alumno-curso, pasará a ser BAJA.

Preselección de Alumnos en Curso FIP/FPE

Desde el área de Preinscripciones, en el apartado formularios, elegiremos C r e a r Preselección (CC-6) IR. (Ver manual Manual de Manual de Mapa de Recursos y Preinscripción).

A continuación, se crea un formulario en el que se introducirán automáticamente los alumnos que se inscribieron en el curso. Si ya marcó los seleccionados y reservas antes de generar el CC-6, se le rellenaran con los valores adecuados.

Para llegar a este formulario, desde el área de Seguimiento, en el apartado formularios, elija Ver listados generales, seguidamente, en el apartado Listados, elija la opción Preselección de alumnos y aparecerá un listado con todas las preselecciones referentes a sus distintos cursos que haya realizado. Para entrar en la deseada, sólo tiene que hacer clic en el nombre correspondiente. Y una vez dentro, si quiere añadir alumnos, o modificar datos, haga clic en el botón Editar.Así, podrá editar el documento y poner los valores necesarios.

10. OPERACIONES CON PROFESORES

Alta de un nuevo profesor en nuestro centro o entidad

Para dar de alta un nuevo profesor, tenemos que tener una ficha con sus datos generales. Para ello, en el área de Profesores, en el apartado formularios, elegimos la opción Ficha de Profesor Ir.

Aparece un formulario que rellenaremos con los datos del profesor y haremos clic en el botón Guardar cuando hayamos concluido, y según el estado en que guardemos la ficha (Estado desplegable en la parte de arriba a la derecha, bajo la botonera de Guardar, Editar, etc.) sucederá lo siguiente:

Si guardamos en estado EDIC, no podremos trabajar con la ficha de este profesor como profesor propiamente dicho, pero podremos Editar su ficha tantas veces como sea necesario y modificar sus datos hasta tenerlos todos correctos. Para editarla:

Desde el área de Profesores, en el apartado formularios, elegiremos la opción Ver listados generales y aparecerán todos los profesores que tengamos.

Desplegaremos su categoría haciendo clic en la flecha (como esta: ) que aparece a la izquierda de su nombre. Veremos entonces la ficha de datos generales de ese profesor y accederemos haciendo clic en ella.

Finalmente, sólo tendremos que hacer clic en el botón Editar para editar la ficha y modificar así los datos que queramos, no olvidando Guardar al final de nuestra modificación.

Si guardamos en estado PROV, ya podremos trabajar con la ficha de este profesor como profesor propiamente dicho, pero en caso de que tengamos que modificar, podremos modificar sólo algunos datos y además, tendremos que esperar la aprobación de la administración para poder trabajar con esos nuevos datos introducidos. Así pues, conviene tener seguridad en la exactitud de los datos del profesor antes de cambiar el estado de su ficha a PROV.

Realizaremos todos estos pasos para cada nuevo profesor que tengamos, y no esté dado ya de alta de otras veces.

Modificar Profesor en estado PROV o APROB

Desde el área Profesores, en el apartado formularios, elegiremos Ver listados generales. Aparecerán todos nuestros profesores, ordenados por apellidos, localizaremos el que queremos modificar y desplegaremos su categoría haciendo clic en la flecha (como ésta: ) que aparece a la izquierda de su nombre.

Como mínimo tendremos que ver, debajo del nombre del profesor, una ficha de Datos generales y, si ha estado inscrito en algún curso, una ficha por cada curso que esté inscrito, con los datos del profesor relativos al curso.

Entraremos en la ficha de Datos generales del profesor haciendo clic en ella. Tras los datos que no se pueden modificar (Nombre, Apellidos, NIF, Nacionalidad y Centro al que se asocia), aparece un botón llamado Modificar Datos. Hacemos clic en él.

Ahora veremos el formulario, con los campos modificables en modo edición. Modificaremos los datos que correspondan y haremos clic en Guardar.

Observaremos que permanece una nota de aviso diciendo: “Los cambios están pendientes de ser validados o descartados por la administración”. Esto significa, que los cambios no tendrán efecto hasta que la administración los apruebe, es decir, que no podremos trabajar con los nuevos datos introducidos hasta que la administración dé su visto bueno.

Inscribir Profesor en Curso NO INICIADO

Dispondremos de tantas fichas de profesor-curso, como cursos imparta un profesor. Cada vez que un profesor realice un curso, crearemos una ficha de profesor- curso (Inscripción de Profesor en Curso) no así, la ficha de datos del profesor que sólo tenemos que tener una.

Desde el área de Profesores, en el apartado formularios, elegiremos la opción Inscripción de Profesor en Curso Ir, para inscribir a un profesor en un curso.

Aparecerá un cuadro a completar en 3 pasos.

a) Tendremos que introducir la convocatoria en la que se encuentra el curso al que inscribirle.

b) Cuando haya parpadeado la pantalla, elegiremos el código de expediente correspondiente al curso en el que queremos inscribir el profesor.

c) Cuando haya vuelto a parpadear la pantalla, veremos que al lado de la frase que nos pide el DNI del profesor, introduciremos el DNI del profesor que vamos a inscribir y que previamente habremos dado de alta con ficha de datos generales y ésta esté en estado PROV.

Cuando terminemos, haremos clic en el botón Guardar, y luego en Cerrar.

Repetiremos estos pasos para inscribir a cada uno de los profesores, en cada curso que corresponda. Y recuerde, que si un profesor imparte más de un curso, sólo tendrá una ficha de Datos generales, pero tantas fichas de Profesor-curso como cursos imparta.

Incorporar Nuevo Profesor a Curso YA INICIADO

Para poder incorporar un nuevo profesor a un curso, éste previamente, tiene que estar inscrito al mismo. Para ello, dentro del área de Profesores, en el apartado procedimientos, elija la opción Incorporar nuevos profesores y haga clic en Ir.

Aparecerá una ventanita en la que deberá elegir el expediente del curso al que quiere incorporar los profesores, y si lo desea, podrá darle un nombre alternativo al que SINTRAFOR genera por defecto, en el apartado Nombre del procedimiento. Haga clic en Ejecutar.

Nos encontramos en la pantalla de procedimiento. En el apartado de Actividades a Ejecutar, elegiremos la opción Seleccionar profesores y haremos clic en el botón Ejecutar a la derecha de la pantalla.

Emergerá una ventana con los nombres de todos los profesores inscritos a ese curso, con su ficha de profesor-curso en estado PREV. Elegiremos los que queramos incorporar, marcando las casillas correspondientes que aparecen a la izquierda de cada nombre. Después haga clic en Ejecutar.

Si nos hemos equivocado al seleccionar, podemos elegir la opción Deshacer selección de profesores en el apartado Actividades a ejecutar y hacer clic en el botón Ejecutar. Tras esto, desmarcaríamos los que no queremos incorporar y marcaríamos los que sí, en la ventana que vuelve a aparecer con todos los profesores inscritos en estado PREV para este curso. Concluimos haciendo clic en Ejecutar.

Finalmente, elegiremos la opción Comunicado de incorporación de nuevos profesores, en el apartado de Actividades a ejecutar, y haremos clic en Ejecutar. En la ventana que emerge, seleccionamos la plantilla adecuada y si queremos, un nombre alternativo para el documento que se va a generar. Haga clic en Ejecutar.

De nuevo estamos en la pantalla de procedimiento y vemos que se ha generado un nuevo documento justo encima del/los expedientes de nuevos profesores. Hacemos clic en su nombre (del nuevo documento) para entrar en él. Tras comprobar que todo está correcto, haremos clic en el botón Validar y posteriormente en el de Firmar.

Desde este momento depende de la administración tramitar esta solicitud, y cuando lo autorice, el estado de la ficha profesor-curso, pasará a estado INI.

Baja de Profesor en Curso

Desde el área de Profesores, en el apartado formularios, elegiremos la opción Ver listados generales y haremos clic en Ir.

Aparecerán todos nuestros profesores, ordenados por apellidos. Localizaremos al que queremos dar de baja y desplegaremos su categoría haciendo clic en la flecha (como esta: ) que aparece a la izquierda de su nombre.

Como mínimo tendremos que ver, debajo del nombre del profesor, una ficha de Datos generales y otra/s con los datos del curso que está impartiendo (** Nota: este profesor tendrá tantas fichas de Profesor-curso como cursos haya impartido o esté impartiendo en nuestra entidad o centro **).

Accederemos a la ficha del curso que corresponda, haciendo clic en el nombre de la misma (Profesor-curso). Una vez dentro, localizaremos la sección llamada: Datos de seguimiento de la acción, y veremos que debajo de este título, se encuentra un botón que dice Modificar datos seguimiento. Haremos clic en este botón.

Aparecerá una ventana emergente en la que podremos marcar las unidades de competencia impartidas por el profesor que calculará las horas finales y la Fecha de la baja. Acabaremos de rellenar los datos que nos solicita y haremos clic en los botones Guardar y Cerrar.

Ahora iniciaremos el procedimiento de baja del profesor/es para este curso. Para ello, desde donde estamos, iremos al apartado procedimientos y elegiremos la opción: Baja de un profesor, haciendo seguidamente clic en Ir.

Emergerá una ventanita en la que deberá escoger el curso al que pertenece el profesor a dar de baja marcando su expediente y, si lo desea, podrá cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, poniendo el nuevo nombre en el apartado Nombre de procedimiento. Haga clic en Ejecutar.

A continuación se verá la pantalla de procedimiento. En el apartado Actividades a Ejecutar, elija la opción Seleccionar profesores y haga clic en el botón Ejecutar.

Emergerá una ventana en la que se muestran todos los profesores activos en ese curso. Marque el/los que quiere dar de baja (el/los que dimos de baja en los primeros pasos de este apartado de ayuda) y haga clic en Ejecutar.

Verá que en la pantalla de procedimiento, abajo, se ha añadido un nuevo acceso con el nombre de cada profesor que ha marcado. Es el acceso directo a las fichas profesor- curso.

Si nos hemos equivocado al seleccionar, podemos elegir la opción Deshacer selección de profesores en el apartado Actividades a ejecutar y hacer clic en el botón Ejecutar. Tras esto, desmarcaríamos los que no queremos dar de baja y marcaríamos los que sí, en la ventana que vuelve a aparecer con todos los profesores de este curso

Una vez tengamos los expedientes de todos los profesores que queramos dar de baja, en el apartado de Actividades a ejecutar, elegimos por fin la opción Comunicado de baja de profesores y hacemos clic en Ejecutar.

Surgirá una nueva ventanita en la que deberá escoger la plantilla que corresponda y, si lo desea, cambiarle el nombre al documento que se va a generar. Hacemos clic en Ejecutar y veremos que aparece un nuevo documento justo encima de la/s ficha/s de profesor- curso, accedemos haciendo clic en su/s nombre/s.

Tras comprobar que todo lo que aparece en el documento es correcto, haremos clic en el botón Validar y posteriormente en el de Firmar.

Ahora depende de la Administración el aprobar o denegar esta solicitud, y si la aprueba, en ese momento el estado de la ficha profesor-curso, pasará a ser BAJA.

11. MEMORIA ECONÓMICA

Justificantes de Gastos

Iremos al área Gestión económica, y en el apartado formularios, elegiremos Justificante de gastos ó bien Crear múltiples Justificantes y pulsaremos en IR.

Se abrirá un formulario de justificante de gastos que deberá completar con los datos adecuados

Cuando esté seguro de que todo está correcto, cambie el campo Estado a PROV; si no está seguro de que todo está correcto, guarde en estado EDIC para que pueda modificarlo las veces que lo necesite, hasta que todos los datos estén correctos, ya que cuando cambie el estado a PROV, no podrá volver a modificar el contenido del justificante de gasto. Finalmente haga clic en el botón Guardar. Esto es para la opción individual

Repita los dos pasos anteriores para crear cada uno de sus justificantes.

Completar Memoria Económica

Volveremos a la memoria económica, en el área Seguimiento Ir; formularios Ver Listados Generales Ir. Cuando aparezca el listado, haga clic en la memoria económica que se encuentre debajo del expediente del curso que queremos justificar.

La memoria económica se puede ir completando desde el inicio del curso, no ha de ser necesariamente al final. Simplemente tiene que estar concluida antes de comenzar la Liquidación del curso.

Para crearla, iremos al área de Seguimiento, y en el apartado de formularios, elegiremos la opción Memoria Económica y haremos clic en Ir (una vez esté creada, ya no tendremos que volver a realizar este paso para este expediente).

Aparecerá un cuadro en el que se nos pedirá la convocatoria a la que pertenece el curso para el que vamos a crear la memoria; seleccionaremos la correcta, y una vez haya parpadeado la pantalla, podremos elegir el curso. Espere a que vuelva a parpadear la pantalla y haga clic en Ir.

Se abrirá un formulario de memoria económica en edición. Podemos hacer clic en Guardar y después en Cerrar. Así veremos en el listado general, que se ha creado un apartado llamado Memoria Económica, justo debajo del expediente del curso para el que la hemos creado.

Se abre la memoria y hacemos clic en Editar. Para incluir un justificante de gasto, hacemos clic en Añadir justificante y en la ventanita que emerge, rellenamos lo siguiente:

o Seleccionamos el concepto al que queremos adjudicar el justificante, en el cuadro desplegable

o Indicamos la cantidad que imputamos, en el campo Importe a aplicar.

o Marcamos el justificante de donde queremos imputarlo.

o Hacemos clic en Añadir y seguir o en Añadir y cerrar (dependiendo de lo que quieran hacer, si seguir añadiendo o añadir esta vez cerrar la ventana)

Así para incluir cada justificante de gastos, correspondiente a ese curso.

No se olvide de Guardar cuando haya terminado de añadir justificantes.

12. FINALIZACIÓN DE CURSO

Comunicado de Finalización del Curso

Antes de finalizar el curso debería haber introducido en los alumnos la evaluación del seguimiento (Consultar manual Manual de Diplomas).

Desde el área Seguimiento, en el apartado formularios, elija la opción Ver listados generales y haga clic en Ir.

Localice el expediente del curso que va a finalizar y acceda a su ficha haciendo clic sobre él. En el apartado Nº de Horas, deberá indicar le nº de horas finales reales que se han cumplido en ese curso. Para ello, haga clic en el botón Modificar Horas, escríbalas en el campo correspondiente, y haga clic en Aceptar. Antes de poder realizar la finalización de un curso, se deberá marcar a todos los profesores las unidades de competencia impartidas y la evaluación de los módulos a todos los alumnos que finalicen ó hayan sido baja. A continuación, en el apartado procedimientos, elija la opción Comunicación de finalización, y haga clic en Ir.

Se abrirá una ventana en la que aparecerán todos los cursos que tiene iniciados. Marque el expediente para el cual estamos haciendo la operación de su finalización, y debajo, marque la plantilla que le corresponde al comunicado. También podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento. Y de la misma manera, el nombre del documento que se va a generar, tecleando su nombre en el apartado Nombre del Documento Final. Finalmente, haga clic en Ejecutar.

Verá que se ha creado un nuevo documento, acceda a él haciendo clic en su nombre. Compruebe todo lo que ahí aparece y si está de acuerdo, haga clic en Validar y posteriormente en Firmar. Volveremos al procedimiento haciendo clic en Volver.

Observe que el procedimiento se ha quedado en estado EN TRAMITE. Hasta que la Administración no archive el expediente como FINALIZADO, no podremos realizar el paso siguiente (el expediente está en estado PROV_FIN y para seguir necesitamos que esté en estado FIN). La administración dará el aviso mediante el correo interno de SINTRAFOR.

13. LIQUIDACIÓN DE CURSO

Liquidación del Curso

Una vez confirmada la finalización del curso, (el estado del curso esté a FIN) y la Memoria Económica esté completada, solicitaremos la liquidación de la Memoria económica correspondiente a ese curso. (Por supuesto tendremos que haberla elaborado previamente, si no, no podremos liquidar la subvención). Para ello, en el área de Seguimiento, en el apartado procedimientos, elegiremos la opción Liquidación de expedientes.

Se abrirá una ventana en la que aparecerán las memorias económicas disponibles, elegiremos la correspondiente al curso a liquidar. También podremos cambiar el nombre que SINTRAFOR adjudica por defecto al procedimiento, tecleando el nuevo nombre en el apartado Nombre del procedimiento. Haremos clic en Ejecutar.

Nos encontramos en la pantalla del procedimiento. En el apartado Actividades a Ejecutar, elegiremos Generar declaración de gastos y en la ventana que se abre elegimos la plantilla de declaración de gastos que se ajuste al plan del curso a liquidar, ya sea FIP/FPE ó FSE. Y si quiere, de la misma manera que podemos dar nombre al procedimiento, también podemos cambiar, el nombre del documento que se va a generar, tecleando su nombre en el apartado Nombre del Documento Final. Haremos clic en Ejecutar

A continuación abrimos el documento que se ha generado (haciendo clic sobre su nombre) y si estamos de acuerdo con los datos reflejados, hacemos clic en Validar y finalmente en Firmar. Volvemos al procedimiento haciendo clic en Volver.

A partir de este momento, vemos que el estado del procedimiento es EN TRAMITE. La Administración será la encargada de tramitar y aceptar la liquidación de este expediente.

14. OPERACIONES ESPECIALES

Solicitar Anticipo

Desde el Formulario de la Subvención concedida, en el área de Seguimiento Ver listados generales, haciendo clic sobre su nombre, entraremos en ella, y desde allí, se ha de crear un formulario de Solicitud de anticipo. Para ello hay que hacer clic sobre el botón Anticipo que aparece a mitad (aprox.) del formulario.

Rellenaremos los datos correctamente y una vez cumplimentados, en el apartado procedimientos, elegiremos la opción Solicitud de anticipo.

Aquí comprobaremos que el formulario esté cumplimentado correctamente y en el apartado Acciones a Ejecutar, elegiremos la acción que nos corresponda:

a) Solicitud de Exoneración de Presentación de Garantías (y luego b, o sólo b, según corresponda)

b) Solicitud de Anticipo.

Se genera un nuevo documento al que accederemos haciendo clic en su nombre y leeremos. Cuando estemos conformes con lo que ahí se dice, haremos clic en Validar y posteriormente en Firmar.

Ahora depende de la Administración el tramitar su solicitud.

Cambios en la Programación FIP/FPE

Ir al área de Seguimiento, una vez allí, en procedimientos elija Cambios en la Programación FIP IR. (Ver manual Manual de Cambios en la Programación FIP).

Cambios en la Programación FSE

Ir al área de Seguimiento, una vez allí, en procedimientos elija Cambios en la Programación FSE-->Ir.

Aparecerá una ventana en la que se requerirá una acción a dar de baja, márquela y haga clic en Ejecutar.

Verá que está ahora dentro de la pantalla de procedimiento y se ha creado un vínculo al expediente que seleccionó en el paso anterior. Si desea seleccionar más expedientes a dar de baja en este procedimiento, elija la actividad, dentro del apartado Actividades a Ejecutar, llamada Seleccionar Acciones que serán Baja y haga clic en el botón Ejecutar de la derecha. Marque en la ventana el resto de acciones y haga clic en Ejecutar. Se deberá crear un vínculo dentro del procedimiento por cada acción elegida, compruebe que así sea.

A continuación, en Actividades a Ejecutar, elija la opción Generar Solicitud de Baja de Expedientes y haga clic en Ejecutar de la derecha. Marque la plantilla correspondiente en la ventana emergente y haga clic en Ejecutar.

Verá que se ha creado un nuevo documento en el procedimiento, entre en él haciendo clic en su nombre. Compruebe que lo que está redactado es correcto y si es así, Valide y Firme. Luego haga clic en Volver para volver al procedimiento. Nota: Si no aparece la acción que desea impartir, se puede deber a que no la ha creado (ver apartados Creación de Cursos FSE y Autorización de Acciones), o bien que la autorización del curso solicitado, no está aprobada por la administración. (Para más información llame al Servicio de Asistencia de Sintrafor)

De vuelta al procedimiento, elija la opción Seleccionar Acciones Nuevas y marque la/s acción/es correcta/s, que corresponda y haga clic en Ejecutar.

Compruebe que se han incorporado correctamente y finalmente, en Actividades a Ejecutar de nuevo, elija esta vez la opción Generar Solicitud de Alta de Nuevas Acciones y haga clic en Ejecutar.

Tras esto, se habrá creado un nuevo documento, entre en él haciendo clic sobre su nombre.

Si todo es correcto, ha de validarlo y firmarlo. Finalmente compruebe que el

procedimiento queda en estado EN TRÁMITE.

Generación de Becas

Consulte el manual Manual de Becas. Generación de Diplomas

Puede generar diplomas para los alumnos participantes en un curso. Los diplomas a generar pueden ser de Asistencia, Aprovechamiento y/o Certificados de Prácticas. Pueden ser tanto para FIP/FPE como para FSE. (Consultar el Manual de Diplomas).