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GUA BSICA DE BSCW

INTRODUCCIN: BASIC SUPPORT FOR COOPERATIVE WORK

BSCW es una aplicacin informtica que pretende, sin ms uso que el de un navegador web y de una conexin a Internet, facilitar el trabajo en grupo. Con BSCW podemos, entre otras cosas, almacenar y organizar la informacin, compartirla con otros usuarios, disponer de agendas comunes, mantener debates, etc. En definitiva, toda una serie de utilidades de apoyo a la colaboracin cooperacin-.

BSCW est organizado en espacios de trabajo donde t y otras personas que decidis colaborar en un proyecto (tus compaeros de un curso de formacin o de un grupo de trabajo, por ejemplo) podis almacenar y gestionar documentos en comn. Estos documentos pueden ser de muy diversas clases: textos, imgenes, bases de datos, pginas web, etc. BSCW facilita la calificacin y el control automtico de versiones de los mismos. Los documentos compartidos no se encuentran almacenados en tu PC, sino en un servidor perteneciente a la red Internet, de modo que estn permanentemente accesibles para todos los colegas, incluso aunque t no ests conectado a Internet. BSCW tambin te informa, a ti y a todas las personas que comparten tu espacio de trabajo, acerca de los ltimos sucesos acontecidos en el mismo.

El presente documento no es un manual exhaustivo de BSCW, sino una gua bsica que pretende mostrarte algunas de las principales funciones de BSCW y ayudarte a dar los primeros pasos en su uso. Los apartados que recoge son los siguientes:

1. Qu aspecto tiene la interfaz de BSCW

2. Cmo darse de alta como usuario de BSCW

3. Personalizacin de la interfaz de usuario

4. Uso de carpetas y archivos

5. Notificacin de sucesos

6. Comunicacin con los compaeros: correo y foros

7. Creacin de nuevos espacios de trabajo compartido

8. Uso de la agenda

Encontrars informacin adicional y un mayor nivel de profundizacin en los siguientes enlaces:

Vctor R. Gonzlez Asesora de Tecnologa y F.P. 1


Uso didctico del entorno virtual de trabajo cooperativo BSCW. Experiencias de un proyecto europeo (http://cfievalladolid2.net/thinkweb/web_s/bscw) - en castellano-,

Breve introduccin a BSCW (http://cfievalladolid2.net/thinkweb/web_s/pdf/breve_introducc_BSCW.pdf) -en castellano-,

Sitio web Colaborar y Aprender, de Santiago Blanco (http://users.servicios.retecal.es/sblanco2) -en castellano-,

Pgina principal de BSCW (http://bscw.gmd.de/) -en ingls-,

Ayuda on-line de BSCW (http://bscw.fit.fraunhofer.de/bscw_help-4.1/english/) -en ingls-.

Nota: La versin de BSCW a la que se hace referencia en esta gua es la 4.1.4.

1. QU ASPECTO TIENE LA INTERFAZ DE BSCW

Con objeto de advertir las principales caractersticas de BSCW, en la siguiente figura encontrars algunas de ellas de forma esquemtica:

Como puedes observar, para acceder a BSCW slo necesitas un navegador web convencional y llevar a cabo operaciones habituales de navegacin (atrs, adelante, actualizar, hacer clic en enlaces, etc.).


http://cfievalladolid2.net/thinkweb/web_s/bscw/index.htmlhttp://cfievalladolid2.net/thinkweb/web_s/bscw/index.htmlhttp://cfievalladolid2.net/thinkweb/web_s/pdf/breve_introducc_BSCW.pdfhttp://users.servicios.retecal.es/sblanco2/index.htmlhttp://bscw.gmd.de/http://bscw.fit.fraunhofer.de/bscw_help-4.1/english/


A continuacin, puedes ver la nomenclatura utilizada para los elementos fundamentales de la interfaz de BSCW:

Esta imagen te servir para identificar los distintos elementos de BSCW a los que se har referencia en adelante.

2. CMO DARSE DE ALTA COMO USUARIO DE BSCW

BSCW est organizado en base a espacios de trabajo (carpetas) donde t y tus compaeros en un proyecto comn podis almacenar y utilizar documentos. Slo a las personas invitadas a dichos espacios les est permitido manipular los documentos que se comparten en ellos. As pues, es necesario registrase previamente en un servidor de BSCW.

Si el servidor en el que vas a trabajar no permite dar de alta libremente a nuevos usuarios, uno de tus compaeros, que actuar como coordinador o gestor del grupo de colaboradores, te invitar a registrarte y a cooperar con l en un espacio de trabajo de su propiedad que denominaremos, por fijar ideas, Grupo de Trabajo (lgicamente, el coordinador debe contar con los permisos necesarios del sistema para tener la capacidad de registrar a nuevos usuarios).



Cuando lo haga, recibirs un mensaje de correo electrnico similar al siguiente:

mtuenco

mhtenpoco

Vc

Esta es la carpeta en la que vamos a poder compartir nuestras actividades a lo largo delproyecto.

Suerte y buen trabajo.

El coordinador/a

------------------------- mensaje automtico --------------------------

Register now:

http://cfievalladolid2.net/pub_cfieva2/bscw.cgi/0/12376?auth=Sbxyghs3

Santiago_B (direccin de correo: [email protected]) es un usuario del sistemaBSCW (en el servidor BSCW en http://cfievalladolid2.net), y le invita a colaborar con el/ellautilizando este servidor BSCW.

El Servidor de Espacios de trabajo Compartidos BSCW desarrollado por el GMD es unsistema que permite cooperacin en grupo basado en el World-Wide Web. El servidor BSCW puede ser usado gratuitamente por cualquier persona interesada.

Para iniciar la colaboracin con Santiago_B proceda de la siguiente manera:

1. Inicie su visualizador de WWW.

2. Elija la opcin para abrir un documento (p.ej. pulse Ctrl-O en el MS Internet Explorer o en Netscape).

3. Escriba la direccin siguiente como destino/lugar:

http://cfievalladolid2.net/pub_cfieva2/bscw.cgi/0/12376?auth=Sbxyghs3

Nota: Esta direccin es una sola lnea. Si la ve dividida en dos o ms lneas es porque se ha dividido *despus* de que el mensaje le fue enviado por el servidor, por ejemplo por suprograma para leer el correo.

Para evitar errores tipogrficos, es recomendable hacer servir el mecanismo de cortar ypegar esa lnea en su visualizador de WWW. Si la direccin aparece dividida en dos o mslneas, tenga cuidado de no aadir espacios en blanco cuando recorte y pegue.

4. Visite esta direccin: recibir ms instrucciones cuando lea esa pgina.

El proceso de registro como usuario consiste en seguir los pasos que te indica este ensaje. El punto ms relevante es el 3, en el que se ofrece el enlace a la direccin de futuro espacio de trabajo personal. Haz clic sobre dicha direccin; aparecer tonces un formulario en el que tendrs que rellenar la informacin necesaria para mpletar tu registro: Nota: si lees el mensaje anterior mediante correo Web, asegrate de que el enlace

encionado est completo. Si no es as y vieses, por ejemplo, un enlace como tp://cfievalladolid2.net/pub_cfieva2/bscw.cgi/0/12376?auth=Sbxyghs3, al pulsar l no accederas al formulario de registro. Si ste es tu caso, copia todo ese texto al rtapapeles, pgalo en la barra de direccin de tu navegador y pulsa Intro. Llegars al destino rrecto.

tor R. Gonzlez Asesora de Tecnologa y F.P. 4


Como nombre de usuario puedes usar uno de tu eleccin. No obstante, y por una

cuestin de orden, es conveniente establecer un criterio comn para asignar dicho nombre. Por ejemplo, el primer apellido (con la primera letra en maysculas), seguido de un guin bajo y de la inicial de tu nombre: Apellido_N(ombre). As, si te llamaras Pepe y tu primer apellido fuese Garca, el nombre de usuario podra ser Garcia_P (sin tilde). Si el sistema rechaza el nombre de usuario, debes tener en cuenta dos detalles:

no se admiten nombres de usuario duplicados y, aunque no es probable, puede ocurrir que el nombre que hayas elegido ya est registrado (en este caso, prueba una combinacin del 1er y del 2 apellidos, por ejemplo: GarciaF_P, o GFuentes_P).

tampoco admite caracteres especiales (desafortunadamente, una tilde lo es).



Introduce tu contrasea y el resto de datos que se te solicitan, y pulsa en el botn OK del formulario. Si no ha habido errores, el sistema enviar a tu buzn personal un segundo mensaje de correo:

y sis

na

Vc

LEA ESTE MENSAJE CON MUCHA ATENCIN! Este mensaje ha sido enviado automticamente por el servidor BSCW http://cfievalladolid2.net como resultado de su registro. Ahora ya es un usuario registrado: nombre de usuario: Garcia_P direccin de correo: [email protected]

Puede contactar con el servidor abriendo la siguiente direccin en su visualizador WWW: http://cfievalladolid2.net /bscw_cfieva2/bscw.cgi Su nombre de usuario y la contrasea son necesarios para acceder al servidor con este URL. Le aconsejamos que no borre este mensaje, sino que lo conserve como referencia en el futuro. 1. En caso de que olvide su contrasea, siempre puede simplemente volver a registrarse utilizando el siguiente URL: http://cfievalladolid2.net/pub_cfieva2/bscw.cgi?op=rmail Escriba su direccin de correo [email protected] en el formulario de registro que se le mostrar. ........................

te presentar inmediatamente un formulario de autentificacin para entrar en el tema:

Introduce tu nombre de usuario y tu contrasea, y acceders a BSCW mediante tu vegador web habitual:

tor R. Gonzlez Asesora de Tecnologa y F.P. 6

http://cfievalladolid2.net/mailto:[email protected]://cfievalladolid2.net /bscw_cfieva2/bscw.cgihttp://cfievalladolid2.net/pub/bscw.cgi?op=rmail


Si has llegado hasta aqu sin novedad, te encuentras dentro de tu espacio de

trabajo personal (es decir, en tu carpeta raz). En l podrs aadir cuantos objetos quieras: carpetas, documentos, imgenes, archivos multimedia, etc., y estos sern privados, slo accesibles para ti.

Observars en tu espacio la carpeta denominada Grupo de Trabajo. sta contiene los objetos necesarios para el desarrollo del proyecto, que uno de tus compaeros, el coordinador o gestor, ha compartido contigo al invitarte a colaborar con l. Los objetos que se encuentran en ella son visibles y accesibles por todos los colaboradores que comparts dicho espacio de trabajo.

Para terminar tu sesin con BSCW basta con que cierres el navegador web que ests utilizando.

Nota: si compartes el uso del ordenador con otros, deberas cerrar siempre el navegador cuando finalices tu trabajo con BSCW, antes de que otra persona lo utilice.

La prxima vez que quieras conectarte, puedes hacerlo mediante un clic en el enlace

que se te indica en el ltimo correo que has recibido durante el proceso de registro (el que incluye la ruta .../bscw_cfieva2/bscw.cgi, o la que corresponda al servidor en particular del que se trate). No borres dicho mensaje, por si lo necesitaras en otra ocasin.

En el caso de nuestro servidor, puedes entrar en el sistema usando la direccin

http://cfievalladolid2.net/bscw_cfieva2 y pulsando despus en el enlace acceder a tus espacios de trabajo:



3. PERSONALIZACIN DE LA INTERFAZ DE USUARIO

Una vez dentro de tu espacio personal, puedes modificar tu perfil de usuario Principiante que es el que te asigna el sistema por defecto cuando te registras- a Experto. Esto se consigue mediante la opcin Preferencias del men Opciones:



Pulsa el botn OK y a continuacin podrs observar un nuevo aspecto de tu interfaz, con ms iconos y opciones disponibles, similar al de la siguiente figura:

De la misma manera, mediante la opcin Detalles del men Opciones puedes modificar y/o aadir tus datos personales:



la zona horaria en la que te encuentras (ten en cuenta que el servidor lo podran utilizar usuarios de distintos pases):

as como cualquier otra informacin que te identifique oportunamente ante tus compaeros:

Pulsando el botn OK en la parte inferior de este formulario guardars estos cambios

de forma permanente.



4. USO DE CARPETAS Y ARCHIVOS

En el curso de tu trabajo necesitars acceder al contenido de la carpeta Grupo de Trabajo (recuerda que manejamos este nombre slo por fijar ideas; en tu caso podra ser cualquier otro). Puedes abrirla haciendo clic sobre su nombre, o en el icono asociado , y vers los objetos que contiene:

Para abrir cada uno de los objetos de la carpeta, no tienes ms que hacer clic sobre

su nombre o sobre el icono representativo. Puesto que ests utilizando un navegador web, dependiendo del tipo de archivo de que se trate, te solicitar que elijas entre Abrir o Guardar en algn lugar de tu disco local:

o bien, el documento se abrir directamente dentro de la sesin actual del navegador:



y, si lo deseas, puedes guardarlo en tu propio ordenador mediante el icono .

Nota: cuando desees salir del documento que tienes actualmente en la pantalla de tu navegador, no cierres este ltimo; en tal caso acabaras tambin con la sesin de BSCW. Utiliza el icono Atrs del navegador

para retornar a tu ubicacin anterior dentro de BSCW.

En el transcurso de tu trabajo necesitars, asimismo, crear nuevas carpetas y

documentos tanto en tu espacio de trabajo personal como en el(los) espacio(s) de trabajo que tengas compartido(s). Puedes crear una carpeta pulsando en el icono(Aadir Carpeta) que aparece en la barra de acciones de atajo. En la ventana que se abre a continuacin, no tienes ms que establecer el nombre de la carpeta y una posible descripcin de su utilidad:



de modo que al pulsar OK obtienes una carpeta de tu propiedad:

Vamos a guardar en ella un documento. En primer lugar, brela haciendo clic sobre su nombre (o sobre su icono). Crea ahora un documento (con el bloc de notas o con Word, por ejemplo) llamado Ideas sobre el proyecto, que contenga informacin bsica sobre la actividad que vas a realizar, y guarda el documento en tu ordenador (en una carpeta de tu eleccin). Pulsa el icono (Aadir Documento) de la barra de acciones de atajo y localiza dicho documento en tu ordenador mediante el botn Examinar de la ventana que aparece:



Si lo deseas, puedes darle al documento que quedar almacenado en BSCW un nombre distinto al del archivo que est en tu disco local. Tambin, puedes aadir una descripcin del mismo. Termina este proceso pulsando el botn OK:

Nota: es importante recalcar que antes de aadir un nuevo documento a BSCW ste debe estar guardado en alguna carpeta de tu ordenador. Por otra parte, a lo largo de tu trabajo utilizars tambin documentos que ya estn cargados en el servidor de BSCW. Para modificar su contenido debes descargarlos primero en tu ordenador, trabajar en ellos, guardarlos en tu disco local y, finalmente, subirlos de nuevo a BSCW.

Es una buena prctica el comprimir los archivos con el propsito de ahorrar espacio y tiempo de carga/descarga. Para llevar a cabo la compresin, puedes usar tu compresor habitual (por ejemplo WinZip, ampliamente extendido), aunque en su lugar puedes utilizar las herramientas que te proporciona BSCW. Si eliges esta ltima opcin, una vez depositado el documento sin comprimir en la carpeta de destino, marca la casilla de seleccin del archivo ( ) y pulsa archivar en la barra de seleccin:

Aparecer una ventana que te solicitar el nombre que deseas dar al archivo comprimido y algunas caractersticas de la compresin a utilizar. Utiliza las opciones por defecto y pulsa OK. El archivo comprimido quedar en tu portapapeles de BSCW. Para dejarlo en la carpeta deseada debes pegarlo en la misma (pulsando Depositar del men Edicin, o el icono de la barra de iconos de atajo).

Puedes ahora borrar el archivo original marcando la casilla de seleccin que precede a su nombre y pulsando en la opcin borrar de la barra de seleccin:



Cuando borras un objeto, no desaparece totalmente del sistema, sino que se almacena en tu papelera de reciclaje (de BSCW). Se puede acceder al contenido de

sta pulsando en el icono de la barra de acceso instantneo:

Para eliminar irreversiblemente un documento, debes seleccionarlo (marcando la casilla de seleccin que lo precede) y pulsar la opcin destruir de la barra de seleccin. Si lo que deseas es devolverlo a su ubicacin original, lo puedes hacer con la opcin des-borrar. Para salir de la papelera y volver a los espacios de trabajo, no

hay ms que pulsar el icono (Inicio),.

Un documento previamente comprimido, puede ser descomprimido utilizando la opcin Extraer del men de contexto (o de accin) del documento. Este men se obtiene pulsando el icono que se encuentra al final de la misma fila que el nombre del documento:

Cuando un grupo de personas colabora en un proyecto, es frecuente que los documentos que comparte sufran modificaciones consecutivas a lo largo de la duracin del proyecto, modificaciones producidas a su vez por distintos componentes del grupo. Por ello, es interesante conservar ordenadamente las distintas revisiones que se vayan generando. BSCW proporciona una herramienta denominada Control de versiones que facilita esta tarea. Para iniciar el control de versiones de un documento debes utilizar la opcin Versiones, del men de contexto ( ) del documento:



Aparecer una ventana como la siguiente:

El campo Informacin de versin puede ayudarte a llevar un historial de los cambios que realizas. Para activar el control de versiones debes pulsar OK, con lo que obtienes:

Tras esta primera, cuando necesites cargar en el servidor una futura revisin del

documento, utiliza la opcin Revisin del men de contexto del mismo:

completa los datos de una ventana como la siguiente:



y pulsa OK.

Para acceder en cualquier momento a los detalles de la ltima revisin del

documento, utiliza la opcin Info de Versin del men de contexto de dicho documento.

Si lo que deseas es ver todas las revisiones (y descripciones) disponibles del

documento y/o acceder a los contenidos del documento correspondientes a una revisin especfica, puedes pulsar en el icono Info del documento:

en cuyo caso aparecern los Detalles sobre el mismo y, lo que nos interesa ms ahora, su Historia de versiones:



Pulsando en el icono de Word correspondiente a la revisin que deseamos recuperar (0.1, 0.2, etc.), se abre el documento tal como fue editado en su momento.

Fjate que tanto la historia de versiones como la revisin del documento que has elegido se abren en ventanas aparte, distintas de la ventana principal de BSCW. Cuando termines el examen de la revisin, puedes cerrar esas dos ventanas sin que termine tu navegacin por BSCW.

Nota: para acceder a las distintas revisiones del documento tambin podemos utilizar la opcin Sub-Versin del men de contexto del documento. Pulsando en los diferentes iconos de la columna Id del formulario que aparece, puedes acceder a los contenidos de las diferentes revisiones del documento (pero, ojo!, sal despus del formulario con Cancelar, no con OK, debido a que el botn OK inicia una nueva sub-versin de la versin actual).

5. NOTIFICACIN DE SUCESOS

Una importante funcin de BSCW para la asistencia al trabajo cooperativo es la de informar a los miembros de un espacio de trabajo compartido de que algo nuevo ha sucedido en l. Para ello, BSCW registra cada accin realizada sobre un objeto. Cuando tus compaeros y t manipulis el contenido de vuestro espacio de trabajo, veris que aparecen ciertos iconos en la columna Eventos de la fila correspondiente a cada objeto de dicho espacio. Estos se denominan iconos de suceso o de evento, e indican que ciertas acciones han tenido lugar recientemente sobre los objetos:



La naturaleza y los detalles de cada suceso se obtienen sin ms que pulsar sobre el

icono representativo del mismo. BSCW agrupa los sucesos relativos a un objeto en cinco categoras:

indica que el objeto es nuevo para el usuario, no lo ha visto antes;

advierte de modificaciones en el objeto, por ejemplo, en los contenidos (si es un documento), en la direccin de una URL, en la descripcin del objeto, etc;

seala que el objeto ha sido movido de una ubicacin a otra;

anuncia que se han producido modificaciones recientes en los objetos dentro de la carpeta actual; proporciona una lista de todos los sucesos "modificado" en cualquier lugar dentro de la carpeta;

avisa de que el objeto -u otro objeto contenido en l- ha sido ledo, descargado o copiado.

Se entiende por suceso reciente aqul que ha tenido lugar en un objeto desde la ltima accin de "dar el visto bueno" (o, simplemente, "visto") efectuada sobre dicho objeto. Para hacerlo, puedes invocar la opcin Visto del men de contexto del objeto,

. Con ello adviertes a BSCW de que has tomado nota de un conjunto de sucesos y que, en adelante, ya no los considerars recientes. A partir de aqu, BSCW no te mostrar dichos sucesos aunque todava se los presente al resto de miembros que no hayan realizado an la accin "Visto".

Es conveniente que des por vistos peridicamente los sucesos de los objetos de

inters para el trabajo en grupo. En caso contrario se puede incrementar notablemente la lista de sucesos recientes y se puede perder de vista, por exceso de informacin, el objetivo de la funcin de notificacin de sucesos.

Incluso aunque des por visto un suceso, la opcin Historia del men de contexto de un objeto te puede mostrar un histrico de todas las acciones que han tenido lugar sobre el mismo desde su creacin.



6. COMUNICACIN CON LOS COMPAEROS: CORREO Y FOROS

El acceso a la lista de usuarios que comparten el espacio de trabajo de vuestro proyecto se consigue haciendo clic en el icono (Miembros) que figura tras el nombre de la carpeta:

Si seleccionas todos los miembros del grupo, marcando las casillas adjuntas ( ), y pulsas en la opcin a libreta de direcciones de la barra de men de seleccin, aadirs a tu libreta de direcciones personal (de BSCW) las fichas de contacto de todos

ellos para futuro uso. El acceso a dicha libreta se consigue pulsando el icono de la barra de acceso instantneo:

Selecciona el usuario con el que quieres comunicar:

y con un clic en la opcin enviar de la barra de seleccin (la de color anaranjado), puedes acceder a la utilidad que te permite comunicarte por correo electrnico:



Nota: si observas el campo CcO: del formulario anterior, vers que en l figura tu direccin

de correo electrnico. Ello significa que cuando pulses OK para ordenar el envo, recibirs en tu correo personal una copia del mensaje dirigido al tutor.

Rellena los diferentes campos del mensaje y pulsa OK. Para regresar a tu espacio

de trabajo, pulsa el icono (Inicio).

Como observas en la anterior pantalla, no existe aqu la posibilidad de adjuntar archivos al mensaje. La forma de hacerlo es otra. Para adjuntar uno o varios objetos (archivos, carpetas, ...) a un mensaje de correo, vete a la carpeta en la que se hallen, seleccinalos utilizando sus casillas y pulsa en la barra de seleccin:

Como ves, los adjuntos aparecen reseados tras el cuerpo del mensaje.

Cuando utilizas el medio de envo descrito en los prrafos anteriores, no necesitas tener configurado un programa de cliente de correo electrnico (como por ejemplo, MS Outlook) en tu ordenador.

El mensaje que envas as no queda almacenado dentro de BSCW, sino que el destinatario lo puede leer de su buzn personal mediante su cliente de correo o su acceso a correo web habituales.



La forma natural de intercambiar mensajes, almacenndolos a la vez en la plataforma BSCW, es la utilizacin de los foros de debate o discusiones. BSCW, como conjunto de espacios de trabajo cooperativo, proporciona, entre otras cosas, soporte para la participacin en foros de debate. Dicho soporte se concreta en la posibilidad de crearlos y de participar en los que hay abiertos, eligiendo el tipo de intervencin en los mismos (a favor, en contra, importante, idea, enfado, etc).

Supn que en el espacio compartido de tu proyecto, Grupo de Trabajo, existen ya uno o ms foros de debate abiertos. Los foros se identifican por el icono . Tomemos en consideracin un hipottico foro Preguntas frecuentes (FAQ):

Para abrirlo pulsas, como siempre, en su nombre o en su icono. Al entrar, puedes leer directamente las aportaciones existentes:

Para realizar una nueva aportacin, usa la opcin Aadir Nota del men de contexto del foro, :

Nota: el men de contexto que se muestra mediante el botn Accin, , tiene, en ocasiones, una altura mayor que la de la ventana de tu navegador web, de modo que es posible que ciertas opciones de dicho men permanezcan ocultas. Para evitarlo, puedes maximizar la ventana de tu navegador y/o expandir la resolucin de pantalla.



Puedes entonces establecer el tipo de participacin que realizas (nota, idea, importante, a favor, en contra, etc.), el tema y el contenido del mensaje:

Si lo que deseas es responder a una de las participaciones ya existentes, lo puedes

hacer utilizando la opcin Responder del men de contexto de la misma:

Para adjuntar archivos a una participacin en un foro, usa la opcin

Adjuntar/Documento del men de contexto de la anotacin particular elegida:

Por otra parte, tambin se puede asociar un foro de debate a un documento

determinado. Para crearlo, no hay ms que utilizar la opcin Aadir Nota del men de contexto del mismo, con lo que se adjunta un foro a dicho documento:

Este tipo de foro se utiliza de la misma manera que los foros no asociados a documentos.



7. CREACIN DE NUEVOS ESPACIOS DE TRABAJO COMPARTIDO

Es muy posible que en el transcurso de tu trabajo quieras compartir informacin con un nuevo conjunto de compaeros, tambin usuarios de BSCW. Dicha informacin debe encontrase en una carpeta -por tanto, una subcarpeta de tu carpeta raz- accesible a dichos compaeros. Para fijar ideas, supongamos que has creado dicha carpeta y que la has denominado Espacio compartido.

Para compartirla con los compaeros, debes abrirla y pulsar en el icono (Aadir Miembro) de la barra de acciones de atajo:

Nota: si dicho icono no aparece, recuerda acudir al men Opciones/Preferencias para cambiar tu perfil a Experto.

Pero antes, debes conocer los nombres de usuario de las personas a las que vas a invitar. Puedes usar para ello la utilidad de bsqueda de usuarios de BSCW (men Archivo/Buscar/Usuario):

As, obtendrs una lista de los usuarios del sistema:



En ella podrs seleccionar a los que desees (marcando las casillas ) y enviarlos a tu libreta de direcciones pulsando la opcin a libreta de direcciones que figura en la barra de seleccin.

Ahora puedes entrar en tu libreta (icono del men de acceso instantneo) y comprobar los usuarios que has aadido. Para volver a la carpeta Espacio

compartido, pulsa el icono . Haz clic ahora en el icono y selecciona los nombres pertinentes de la libreta de direcciones:

Como ves en la figura, opcionalmente puedes enviar un texto de la invitacin a tus compaeros. En tal caso recibirn un correo electrnico de aviso.

Si algn colega que has escogido para compartir no figura todava en tu libreta de direcciones, puedes aadirlo en este momento utilizando el botn Aadir usuarios a la libreta de direcciones ...:



Ahora ya puedes usar esta carpeta para compartir cualquier clase de informacin con tus colegas, supuesto que no superes los lmites de la cuota de disco que el servidor te ha asignado (este dato lo puedes consultar pulsando el icono del men de acciones de atajo en la carpeta principal de tu espacio personal). A partir de este momento, identificars que tu carpeta es un espacio compartido gracias al icono que precede permanentemente al nombre de la misma:

8. USO DE LA AGENDA

BSCW proporciona, entre otras utilidades, agendas que permiten un doble uso:

Privado, esto es, para incluir informaciones que afectan slo al usuario y a quienes ste decida hacer partcipes.

Pblico, de forma que se comparta simultneamente con todos los miembros de un grupo de trabajo, proyecto, curso, etc.

El uso privado se canaliza mediante el icono (Agenda privada) de la barra de acceso instantneo. Entra en dicha agenda personal y navega por ella:



Puedes realizar una anotacin en la misma sin ms que pulsar el icono Aadir cita, , o bien, pulsando el icono de la fecha deseada:

Observa que debes utilizar la lista desplegable Fecha/Hora para seleccionar la hora de la cita. Selecciona los participantes en la misma, de entre los que figuran en tu libreta de direcciones, mediante el campo Participantes. Cuando pulsas OK, la anotacin aparecer automticamente en las agendas personales de los participantes (que pueden confirmar o declinar la invitacin). Si marcas la casilla de Notificacin por correo electrnico, recibirn, adems, la participacin como un mensaje en su correo personal. Puedes tambin adjuntar al correo una nota explicativa sin ms que pulsar el botn aadir una nota personal. Resulta conveniente aadir una



descripcin de la anotacin (haciendo uso de la lista desplegable Aadir propiedades avanzadas y del botn Aadir).

El uso pblico de las agendas se canaliza mediante la agenda de grupo. sta se

crea dentro de una carpeta del espacio de trabajo utilizando la opcin Agenda de Grupo del men Archivo/Nuevo. Se maneja de forma similar a la de la agenda privada.


Gua bsica de BSCWIntroduccin: Basic Support for Cooperative WorkQu aspecto tiene la interfaz de BSCWCmo darse de alta como usuario de BSCWPersonalizacin de la interfaz de usuarioUso de carpetas y archivosNotificacin de sucesosComunicacin con los compaeros: correo y forosCreacin de nuevos espacios de trabajo compartidoUso de la agenda

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