guia 10 diana galaviz_gestión documental

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Fecha: 30/09/2013

Código: F004-P006-GFPI

Programa de Formación: TÉCNICO

DE RECURSOS HUMANOS

Código: 122317Versión: 1

Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACIÖN

NUEVOS ENFOQUES EN EL PROCESO DE DOCUMENTACION

PARA LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO EN LAS ORGANIZACIONES

DEL MUNICIPIO DE TIBÚ NORTE DE

SANTANDER.

Código: 947330

Fase del proyecto: EJECUCION

Actividad (es) del ProyectoDocumentar procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados.

Actividad (es) de Aprendizaje:Identificar los cambios en los procesos y procedimientos en la organización.Aplicar los desarrollos tecnológicos a los cambios de los procesos y procedimientos de la organización.

Ambiente de formación ESCENARIO(Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambienteAMBIENTE AMPLIO

MATERIALES DE FORMACIÓNDEVOLUTIVO (Herramienta - equipo)VIDEO BEAM, PC, PUPITRES

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)MARCADORES, LAPICES, HOJAS BLOCK, PAPEL BONK, RESMA DE PAPEL, BORRADOR DE TABLERO

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

Diligenciar instructivos, formatos y demás documentos para el sistema de gestión de la información del talento humano, teniendo en cuenta técnicas, normas y procedimientos de la organización

COMPETENCIA:Documentar procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados adoptados por la organización

Página 1 de 8

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 010

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


Identificar cambios en los procesos y procedimientos de la información, de la organización con base en los requerimientos y las necesidades del cliente, y la política institucional.

Documentar procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados adoptados por la organización

Formalizar los cambios identificados en los procesos y procedimientos del sistema de gestión del talento humano, utilizando los métodos adoptados por la organización.

Documentar procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados adoptados por la organización

Duración de la guía (en horas): 56

La presente guía tiene como objeto establecer los principios y las directrices que permitan a una organización adoptar de manera efectiva un enfoque basado en procesos para la gestión de sus actividades y recursos.

En la actualidad, es una cuestión innegable el hecho de que las organizaciones se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados; entornos en los que toda organización que desee tener éxito (o, al menos, subsistir) tiene la necesidad de alcanzar “buenos resultados” empresariales.

Para alcanzar estos “buenos resultados”, las organizaciones necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los mismos, lo que a su vez se ha derivado en la necesidad de adoptar herramientas y metodologías que permitan a las organizaciones configurar su Sistema de Gestión.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Un Sistema de Gestión, por tanto, ayuda a una organización a establecer las metodologías, las responsabilidades, los recursos, las actividades … que le permitan una gestión orientada hacia la obtención de esos “buenos resultados” que desea, o lo que es lo mismo, la obtención de los objetivos establecidos.

Página 2 de 8

2. INTRODUCCIÓN

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE




Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


Con esta finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencia reconocidos para establecer, documentar y mantener sistemas de gestión que les permitan dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

Es importante distinguir entre una organización orientada por procesos (A), por funciones (C) o en la que se incluyen las dos:

Para implementar el sistema de documentación de procesos es necesario como paso previo documentar todos sus procesos.

En la realización de la gestión documental de los procesos se aplican dos enfoques:

a. Enfoques basados por competencias: este enfoque tiene mayor aplicación en las

Página 3 de 8




Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


organizaciones de servicio puesto que los requisitos pueden cambiar en cualquier momento en las etapas de preparación, desarrollo y entrega.

b. Enfoque basado en procedimientos: este tiene mayor aplicabilidad en procesos de gestión de recursos y de mejora, en general en aquellos que tienen un carácter más operativo.

Estandarización de procesos:Un estándar es el requisito mínimo que debe cumplir unos procesos de acuerdo con el objetivo o criterio de calidad que se haya propuesto.

En otras palabras, es el compromiso documentado con información especifica que busca cumplir un objetivo y que seguida paso a paso lleva la obtención del resultado esperado, independientemente de quien lo realice.

Los procesos se centran, por tanto, en obtener resultados como consecuencia de la transformación que producen las actividades que lo componen. Por ello, los procesos tienen objetivos relacionados con los resultados que obtienen, y para ello se debe ejercer un control para que las entradas sean las adecuadas, las actividades se realicen de manera conforme y los recursos se empleen en el momento apropiado y de forma correcta. Resumiendo estas cuestiones, la diferencia fundamental radica en que un procedimiento permite que se realice una actividad o un conjunto de actividades (y si además es un procedimiento documentado existiría un soporte documental), mientras que un proceso permite que se consiga un resultado.

Es obvio, no obstante, que las actividades que componen un proceso se pueden explicar a través de un procedimiento documentado, si bien ahí se acaba el parecido.

Tabla. Diferencias entre procedimientos y procesos

Página 4 de 8




Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


Se recomienda un proceso cuando:

Se requiere que todos lo ejecuten de la misma manera El resultado debe ser consistente con el estándar y cumplir con el criterio de calidad definido. El proceso se aplique rutinariamente. Se generan consecuencias graves sobre el resultado del proceso o sobre otros procesos

interrelaciónales, si no se ejecuta de acuerdo al estándar establecido.

No se recomiendo documentar un proceso cuando:

Su aplicación es muy eventual Su ejecución no se da de la misma manera cada vez Las tareas o actividades a desarrollar se derivan de conocimiento específico.

La familia de normas ISO 9000

Una de las referencias más universalmente utilizada ha sido y es en la actualidad la familia de normas ISO 9000 (cuya versión actual es la del año 2000). Esta familia se compone de una serie de normas que, como se aprecia en el cuadro adjunto, permiten establecer requisitos y/o directrices relativos a un Sistema de Gestión de la Calidad.

Normas de la familia ISO 9000 (versión del 2000)

ISO 9000:2000: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario” ISO 9001:2000: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos” ISO 9004:2000: “Sistemas de Gestión de la Calidad. Directrices para la mejora del desempeño

Dentro de esta familia, es la norma ISO 9001 la norma de referencia por la que principalmente las organizaciones establecen, documentan e implantan sus Sistemas de Gestión de la Calidad con el objeto de demostrar su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos de los clientes y orientarse hacia la satisfacción de los mismos. Asimismo, la adopción de los requisitos de esta norma les ha permitido y les permite en la actualidad la posibilidad de obtener un reconocimiento externo a través de entidades certificadoras acreditadas.

Registro de la documentación

Una vez aprobada la documentación y asignado y asignada la respectiva codificación, las personas en cargada del área de calidad (Grupo de Normalización) registra la información en el listado maestro de documentos, edita los estándares establecidos en medio magnético y físico y carga la información en el sistema.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDAD 1

Identificar como se realiza un diagrama de flujo de los procesos de gestión humana teniendo

Página 5 de 8




Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


en cuenta símbolos, tipos y reglas para su construcción. Identifica las normas y procedimientos para controlar la información del sistema de gestión del

talento humano que se lleva a cabo en una organización.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Utiliza las fuentes de información en la actualización de procesos y procedimientos, para desarrollar un diagrama de flujo en donde se especifiquen las normas que se usan en su Blog Empresarial para controlar la información del sistema de gestión del talento humano que se llevan a cabo.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Utiliza las fuentes de información en la actualización de procesos y procedimientos, para desarrollar un diagrama de flujo en donde se especifiquen las normas que se usan en su Blog Empresarial para controlar la información del sistema de gestión del talento humano que se llevan a cabo.

APLICA LA METODOLOGÍA PARA EFECTUAR LA DOCUMENTACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS QUE SEA DE UNA MANERA OBJETIVA Y RESPONSABLE.

TECNICA: Formulación de Preguntas.INSTRUMENTO: Cuestionario o

Entrevista Escrita.

Página 6 de 8



Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


ACTIVIDADES DEL

PROYECTO

DURACIÓN

(Horas)

Materiales de formación devolutivos:

(Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles)

Talento Humano (Instructores)AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción CantidadDescripció

nCantidad Especialidad Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller,

unidad productiva)y elementos y condiciones de seguridad industrial,

salud ocupacional y medio ambiente

COORDINAR LA DOCUMENTACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

12

VIDEO BEAM,

COMPUTADORES,

EXTENSION

1

MARCADORES

BORRABLES,

MARCADORES

PERMANENTES,

LAPICES, RESMA PAPEL, PAPEL BONK,

BORRADOR DE

TABLERO

2

GESTIION DE EMPRESAS

1

AMBIENTE AMPLIO,

Página 7 de 8

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE



Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


INSTRUCTIVOS, FORMATOS, DIAGRAMAS DE FUJO, INDICADORES, METODOLOGIA, ADMINISTRACIÓN, ETC.

http://www.upbbga.edu.co/filesupb/planeacion/GUIA_PARA_LA_DOCUMENTACION_DE_LOS_PROCESOS_2013.pdf

https://documentaciondeprocesos.wordpress.com/5-documentos/

DIANA ELIZABETH YULITZA GALAVIZ MENDOZA

Página 8 de 8

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

5. GLOSARIO DE TERMINOS

https://documentaciondeprocesos.wordpress.com/5-documentos/



guia 10 diana galaviz_gestión documental

Documents