guÍa tÉcnica para la elaboraciÓn o actualizaciÓn de

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN EL

ISAPEG

FEBRERO 2020 .

I Fecha de Revisión: Febrero 2020

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I Revisión No: 02

INSTITUTO DE SALUD PUBLICA DEL ESTADO DE GUANAJUATO

Guía técnica para la elaboración o actualización de procedimientos en el ISAPEG

I Clave: GT-DGPyD-MP-01 .--��-

' Elaboración: Junio 2017

ÍNDICE

AUTORIZACIÓN 2

Introducción 4

1. Procedimiento 5

2. Fundamento jurídico para su elaboración y actualización 5

3. Lineamientos generales para la elaboración y/o actualización de procedimientos 6

De contenido: 6

De presentación: 6

De aprobación: 6

4. Validación del procedimiento 7

5. Difusión y resguardo de los procedimientos validados 7

6. Cambios de versión de la guía 7

7. Anexos 7


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I Clave: GT-DGPyD-MP-01 INSTITUTO DE SALUD PUBLICA DEL

ESTADO DE GUANAJUATO


�----------------, Elaboración: Junio 2017

I Revisión No: 02

AUTORIZÓ

Con fundamento en el artículo 7, fracción V del Re Instituto de Salud Pública del Estado de

Dr. Da Alberto Díaz Martínez Secretario ./- alud y Director General del ISAPEG

APROBÓ

Con fundamento en el ' ulo 41, fracción XII del Reglamento interior del Instituto de alud 'blica del Estado de Guanajuato.

o. Fernando Reynoso Márq ez r General de Administración y Finanzas

J Fecha de Revisión: Febrero 2020

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�----------------, Elaboración: Junio 2017 J Revisión No: 02

VALIDÓ

Con fundamento en el artículo 43, del Reglamento interior del Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato.

Dr. Francisco Javier Martínez García Director General de Planeación y Desarrollo

Dr. José Abel G nzález González oordinador de Calidad

REVISÓ

uizar Silva Coordinadora de istemas de Gestión de Calidad

Directora de esarrollo Institucional

ELABORÓ

Licdo. Ag , Sierra Ferreyra Jefe del Departamento de

Organización

Mtra. Nora Liliana García Guerra Coordinadora Estatal de

Documentación


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I Revisión No: 02



I Clave: GT-DGPyD-MP-01 �� I Elaboración: Junio 2017

Introducción.

Con el propósito de propiciar el cumplimiento de lo que Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato, Artículo 22, Fracción 111 y en atención a las atribuciones que el Artículo 45 Fracción 111 del Reglamento Interior del Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato, le confiere a la Dirección General de Planeación y Desarrollo (DGPyD), se desarrollen e implementen estrategias dirigidas a facilitar a las unidades administrativas y órganos desconcentrados, las herramientas básicas y los elementos técnico-administrativos necesarios para optimizar recursos y simplificar procesos, así como elevar la eficiencia y eficacia de sus unidades administrativas y operativas.

Como parte de estas estrategias, se actualiza la presente "Guía técnica para la elaboración o actualización de procedimientos en el ISAPEG", la cual proporciona los elementos para la elaboración y actualización de los dichos documentos de las unidades administrativas y órganos desconcentrados, estableciendo la metodología, los apartados básicos que deben contener y los aspectos a considerar para su autorización y/o actualización, con el objetivo fundamental de fortalecer la documentación dentro del Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato (ISAPEG) y con ello propiciar que se cuente con instrumentos normativo-administrativos vigentes y alineados a los programas sectoriales.

Objetivo de la guía técnica.

Definir y proporcionar a las Unidades Administrativas y Órganos Desconcentrados, los elementos técnicos y metodológicos necesarios que permitan elaborar los Manuales de Procedimientos y de ésta forma homologar la información contenida en los mismos, así como facilitar su elaboración, integración y actualización.

Los procedimientos que requieran un formato especial derivado de normas, reglamentos, lineamientos o modelos específicos, podrán ser modificados de acuerdo a los requerimientos necesarios para el cumplimiento de los mismos.

I Clave: GT-DGPyD-MP-01

I Revisión No: 02

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1. Procedimiento.

Definición.

El Procedimiento es el documento que contiene la descripción de actividades en orden cronológico que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa u operativa. Contiene la información y ejemplos de formatos o documentos necesarios a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la dependencia así mismo, facilita las labores de control interno.

2. Fundamento "urídico ara su elaboración actualización.

Ordenamiento.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato Publicación Oficial: Núm. 100, segunda Parte, 15-12- 2000 Última Reforma: P.O. Núm. 208, Décima Quinta Parte, 21-09-2018

TITULO SEGUNDO DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRALIZADA. CAPÍTULO PRIMERO DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO Artículo 22. Las Dependencias del Poder Ejecutivo tendrán las siguientes obligaciones: FRACCIÓN 111. Elaborar y difundir los manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público, necesarios para su funcionamiento. Estos instrumentos de apoyo contendrán información sobre los principales procedimientos administrativos que se establezcan para facilitar la prestación del servicio.

Reglamento Interior del Instituto de Salud Pública del Estado de Guanajuato.

P.O. 02-07-2018

TITULO SEXTO DE LA COORDINACION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. CAPÍTULO II DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO Artículo 45. El titular de la Dirección de Desarrollo Institucional tendrá las siguientes facultades: FRACCIÓN IV. Elaborar los programas de organización y métodos, así como desarrollar las estrategias para la consolidación de los proyectos en esta materia. FRACCIÓN V. Asesorar a las distintas unidades administrativas del ISAPEG en el análisis de sus procesos y en la integración de sus manuales administrativos.


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Lineamientos generales para la elaboración y/o actualización de rocedimientos.

Las Unidades Administrativas y Órganos Desconcentrados, deben cumplir con los presentes lineamientos en el proceso de elaboración o actualización de procedimientos.

Los procedimientos deberán ser documentados de acuerdo a lo establecido en el Anexo 1.

De contenido:

1. La Dirección General de Planeación y Desarrollo difundirá y vigilará el cumplimiento de los lineamientos para la elaboración y/o actualización de los procedimientos establecidos en la presente Guía. 2. Los titulares de cada Unidad Administrativa y Órgano Desconcentrado, designarán por escrito ante la Dirección General de Planeación y Desarrollo, a la persona que fungirá como enlace con la Dirección de Desarrollo Institucional, con la finalidad que dé seguimiento en la elaboración o actualización de los documentos organizacionales de las unidades.

De presentación:

1. El procedimiento debe capturarse con procesador de textos, para títulos letra "Arial "12 puntos en mayúsculas y negritas, para textos "Arial" 1 O puntos en minúsculas, respetando las reglas de acentuación, puntuación y ortografía, así como las técnicas de redacción, para el encabezado y pie de página se recomienda Arial 12 para el título del procedimiento y 7.5 para los apartados de dirección/unidad, departamento, emisión y revisión, así como el paginado cuando el formato lo permita. De lo contrario se podrá ajustar el tamaño de acuerdo a las necesidades de la unidad responsable. 2. Respetar el formato anexo para el procedimiento (Anexo 1 ). 3. La Unidad Administrativa y Órgano Desconcentrado, difundirá y aplicará sus procedimientos a todo su personal cuando se autorice por las autoridades competentes.

De aprobación:

1. El encabezado y pie de página deberá apegarse a lo contenido (Anexo 1 ). 2. Una vez que se cuente con la versión final del Procedimiento correspondiente, la Unidad Administrativa u Órgano Desconcentrado debe imprimir el documento. 3. La validación de los procedimientos será a través de la firma del documento en el pie de página de acuerdo al anexo 1, únicamente en la última página del documento generado. 4. La versión final impresa del procedimiento correspondiente, será enviada de forma electrónica a la

·Dirección de Desarrollo Institucional para actualizar la plataforma documental en donde se encontrarán alojados los documentos digitales.

De revisión y/o actualización de documentos:

La actualización de los documentos generados apegándose a esta guía deberán realizarse cada que los procedimientos sufran modificaciones o mejoras, de no ser así deberá realizarse la revisión del mismo, por lo menos cada 2 años.

I Clave: GT-DGPyD-MP-01


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I Revisión No: 02

�- Validación del rocedimiento.

El proceso de validación consiste en la revisión y autorización del procedimiento.

En esta etapa se realiza una revisión de fondo y contenido de lo establecido en el procedimiento a validar. En caso de que no se esté de acuerdo, se realizarán las correcciones pertinentes en conformidad con los involucrados, este proceso asegura la veracidad de la información, así como el apego a la normatividad aplicable.

La revisión es realizada por parte de la autoridad competente de la propia área administrativa o unidad médica según corresponda.

La autorización del procedimiento la otorga el titular de la unidad o área.

5. Difusión resguardo de los rocedimientos validados.

Una vez validados los procedimientos, el área emisora se encargará de realizar la difusión correspondiente de éstos. La difusión también contempla una copia digital dirigida a la Dirección General de Planeación y Desarrollo con atención a la Dirección de Desarrollo Institucional, con la finalidad de que se incorpore en la plataforma correspondiente de consulta.

El resguardo de dichos documentos estará a cargo del área emisora, la cual deberá almacenar por lo menos el original y una copia en PDF y los editables para futuras actualizaciones.

6. Cambios de versión de la uía. =-,��::.__-��---'

NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

02 25/09/2016 Se actualizan formatos

7. Anexos.

Anexo 1. Instructivo para el llenado del procedimiento. Anexo 2. Relación de verbos por nivel jerárquico. Anexo 3. Siglas para claves de unidades de salud y jurisdicciones. Anexo 4. Siglas para claves de servicios. Anexo 5. Ejemplos de claves para procedimientos.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Anexo 1. Instructivo para el llenado del procedimiento

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Insertar encabezado con las siguientes características: Logo de la secretaría de salud en la parte superior izquierda. Dirección o unidad aplicativa. Nombre del procedimiento: “Procedimiento para….” Clave del procedimiento: PR-UNIDAD APLICATIVA-ÁREA-NÚMERO CONSECUTIVO de acuerdo al

anexo correspondiente. Fecha de elaboración: mes y año de la primera emisión. No. de revisión: Número consecutivo Fecha de Revisión: mes y año del último cambio que se le ha hecho. Paginado: “X de Y”.

1. Propósito:

1.1. Es el resultado que se quiere alcanzar y mantener con la aplicación del procedimiento; refleja el valoro beneficio que se obtiene. Redáctese en forma breve y concisa; inicie con un verbo en infinitivo (planear,organizar, dirigir etc.) y en lo posible, evite utilizar gerundios o adjetivos calificativos.

1.2. La redacción del propósito se estructura a partir de las siguientes preguntas: ¿Qué se hace?, ¿Para quése hace?, ¿Para quién se hace?

2. Alcance:

2.1. En este apartado describa brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento, es decir, aquiénes afecta o qué límites de influencia tiene.

2.2. A nivel interno mencione las áreas que intervienen en el procedimiento de conformidad a la estructuraautorizada, y que límites de influencia tienen en el desarrollo de las actividades.

2.3. A nivel externo mencione las áreas, dependencias y entidades del sector público, así como otras unidadesadministrativas u órganos desconcentrados en las que el procedimiento tenga influencia en el desarrollode las actividades.

3. Referencia Normativa:

3.1. Identificar los principales ordenamientos o disposiciones jurídico-administrativos vigentes, quefundamenten el documento y que regulen la operación y funcionamiento del procedimiento documentado.Deberán brindar soporte de las actividades descritas en el procedimiento.

4. Aspectos a considerar:

4.1. Establece las políticas de operación, las cuales determinan los criterios para definir los flujos de trabajo,los parámetros de diseño de las actividades y tareas requeridas para dar cumplimiento a los objetivos


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definidos para cada uno de los procesos, así como los criterios de actuación que han de tenerse en cuentapara tomar decisiones cuando se presenten condiciones inesperadas en la operación.

4.2. Acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, en el cumplimiento delas metas y sus resultados; definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos y de losservidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecución.

4.3. Las políticas de operación son elementos de control que establecen las guías de acción para la ejecuciónde actividades previamente definidas, tienen como propósito demarcar los lineamientos generales yespecíficos sobre los cuales debe desarrollarse la actividad misional de cada proceso. Estas políticasconstituyen los marcos de acción para hacer eficiente la operación de los componentes en el que sedesarrolla un proceso, y que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos del proceso, permitirá a laUnidad Administrativa u Órgano desconcentrado fijar guías de acción orientadas a la ejecución eficaz yeficiente de las operaciones, contribuyendo al logro de los objetivos trazados para dicho proceso.

5. Actividades:

5.1. Narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que se realizan en el Proceso. Seexplica: Quién, Qué, Cómo, Dónde y Cuándo se realizan las actividades.

5.2. Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de documentos, mencionar de quien se reciben.5.3. Iniciar con un verbo del indicativo en tercera persona.5.4. Descripción especifica de todas las actividades y sus responsables.5.5. Redacción clara y sencilla.

No.Paso

Actividad Responsable Documento

1Inicia procedimiento

234

5 Termina procedimiento

6. Indicador:

6.1. Información que sirve para conocer o valorar las características y la intensidad de un hecho o paradeterminar su evolución futura.

Nombre de indicador

Fórmula

Frecuencia de medición


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7. Glosario:

7.1. En este apartado se debe explicar aquellos términos técnicos de un léxico especializado (científico,técnico, profesional, legal, etc.), propios del ámbito de competencia de la unidad que seanutilizadosen el Procedimiento y que resulten de difícil comprensión al lector.

7.2. Se deben enunciar en orden alfabético.

8. Cambios de Versión:

8.1. En este apartado, describa en forma clara y breve las modificaciones que se realicen en cualquier partedel procedimiento. Si el documento se elabora por primera vez, se requisita el formato como “Noaplica”.

8.2. Para resaltar los cambios en comento se deberá hacer mención de los siguientes apartados:8.3. Número de Revisión: anote el número arábigo correspondiente y consecutivo a la revisión del

documento.

8.4. Fecha de actualización: es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y aprobaciones delprocedimiento.

8.5. Descripción del cambio: mencione brevemente las razones que motivaron al cambio delprocedimiento, describiendo de igual manera las modificaciones correspondientes.

8.6. La información mencionada deberá registrarse en el formato establecido:

9. Anexos:

9.1. Enlistar aquellos documentos que aportan información relacionada y que fortalezcan el objetivo ycumplimiento principal del procedimiento.

Firma:

Firmas en la última hoja, en el siguiente formato establecido.

Elaboró: Revisó: Validó: Autorizó:

NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DEACTUALIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DELCAMBIO

No aplica No aplica No aplica

Anexo 2. Relación de verbos por nivel jerárquico

Coordinaciones Generales y Direcciones Generales I Direcciones/ Jefe de Departamento I Jefe de Servicio Directores de Órganos Coordinaciones

Desconcentrados ADMINISTRAR ADMINISTRAR ADMINISTRAR INSTRUMENTAR ACREDITAR APLICAR ACTUALIZAR INTEGRAR AUTORIZAR APROBAR ADMINISTRAR INTERPRETAR CONDUCIR ASESORAR ANALIZAR INVESTIGAR DETERMINAR AUTORIZAR APLICAR LLEVAR DIRIGIR COLABORAR APOYAR MANTENER DISPONER CONTROLAR APROBAR ORGANIZAR EMITIR COORDINAR ASESORAR OTORGAR ESTABLECER DETERMINAR ASIGNAR PARllCIPAR EVALUAR DIFUNDIR AUDITAR PRESUPUESTAR FIRMAR DISEÑAR AUTORIZAR PROGRAMAR INFORMAR DISTRIBUIR AUXILIAR PROPONER NORMAR EFECTUAR BRINDAR PROPORCIONAR PLANEAR EMITIR CAPACITAR PUBLICAR REPRESENTAR ESTABLECER CERTIFICAR REALIZAR ADMINISTRAR EVALUAR COLABORAR RECABAR AUTORIZAR EXAMINAR COMUNICAR RECLUTAR APROBAR FIRMAR CONSOLIDAR RECOMENDAR CONDUCIR FORMULAR CONTRATAR RECOPILAR CONSOLIDAR IMPLEMENTAR CONTROLAR REGISTRAR COORDINAR INVESTIGAR COORDINAR REVISAR CONTROLAR MANTENER DEFINIR SISTEMATIZAR DAR ORGANIZAR DESAHOGAR SUMINISTRAR DEFINIR PARTICIPAR DESARROLLAR SUPERVISAR DETERMINAR PLANEAR DETERMINAR VALIDAR DICTAMINAR PROGRAMAR DIAGNOSTICAR VERIFICAR DIFUNDIR PROPONER DISEÑAR VIGILAR DIRIGIR PROPORCIONAR DISTRIBUIR EMITIR REPRESENTAR DOCUMENTAR ESTABLECER SUPERVISAR EFECTUAR EVALUAR VERIFICAR ELABORAR FIRMAR VIGILAR ENTREVISTAR INSTRUIR ESTABLECER PARllCIPAR ESTANDARIZAR PLANEAR ESTUDIAR PROPONER EVALUAR VIGILAR EXAMINAR

EXPEDIR FACILITAR FIRMAR FORMULAR GESllONAR IMPLANTAR IMPLEMENTAR INFORMAR INSPECCIONAR INSTALAR

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Anexo 3. Siglas para claves de unidades de salud y jurisdicciones

HOSPITALES DE ESPECIALIDADES Centro de Atención Integral a la Salud Mental CAISAME Centro Estatal de Cuidados Críticos CECC Hospital de Especialidad Materno Infantil León HMIL Hospital de Especialidades Pediátrico León HEPL Hospital Materno Ce laya HMC Hospital Materno de San Luis de la Paz HMSLP Hospital Materno Infantil lrapuato HMII

HOSPITALES GENERALES HG Acámbaro HGA HG Ce laya HGC HG Dolores Hidalgo "Cuna de la lndipendencia Nacional" HGDH HG Guanajuato "Dr. Valentín Gracia" HGG HG lrapuato HGI HG León HGL HG Pénjamo HGP HG Salamanca HGSLM HG Salvatierra HGSALV HG San José lturbide HGSJI HG San Luis de la Paz HGSLP Hospital General San Miguel Allende "Felipe G. Dobarganes" HGSMA HG Silao HGSIL HG Uriangato HGU HG Valle de Santiago HGV

HOSPITALES COMUNITARIOS HCAbasolo HCA HC Apaseo el Alto HCAA HC Apaseo el Grande HCAG HC Comonfort HCCOM HC Cortazar HCCOR HC Huanímaro HCH HC Jaral del Progreso HCJAR HC Jerécuaro HCJER HC Las Joyas HCU HC Manuel Doblado HCMD HC Moroleón HCM HC Purísima del Rincón HCPR HC San Diego de la Unión HCSDU HC San Felipe HCSF HCJuventino Rosas HCJR HCTarimoro HCT HC Villagran HCV HCYuriria HCY

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Anexo 3. Siglas para claves de unidades de salud y jurisdicciones

JURISDICCIÓN SANITARIA Jurisdicción Sanitaria I JSI Jurisdicción Sanitaria 11 JSII Jurisdicción Sanitaria 111 JSIII Jurisdicción Sanitaria IV JSIV Jurisdicción Sanitaria V JSV Jurisdicción Sanitaria VI JSVI Jurisdicción Sanitaria VII JSVII Jurisdicción Sanitaria VIII JSVIII

UNIDAD DE PRIMER NIVEL CAISES CAi CESSA CESSA UMAPS UMAPS UN EME U NEME UNIDAD MÉDICA MOVIL UMO

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''? :��- .... .....,_1�\ ... "iTC" - ... �.� ·-·-· de salud; :

. -· . ...- Anexo 4. Siglas para claves de servicios

SERVICIOS Administración ADMON Al macen ALM Anestesiología AX Archivo clínico CAISAME Banco de Sangre BS Botica BOT

Caja CAJA

Calidad CAL Cirugía general ex Consulta Externa CE Crecimiento y Desarrollo CYD Cuneros Patológicos CP Dermatología DERMA Enseñanza e Investigación El Estadística EST Estomatología ESTO Farmacia FAR Ginecología y Obstetricia GyO Hemodialisis HEMO lmagenología IMAG Ingeniería Biomédica 18 Inhaloterapia INHA Inventarios INV Laboratorio Clínico LAB Lactario LAC Mantenimiento MANT Medicina Interna MI Medicina Preventina MP Neonatología NEO Neurocirugía NEUROCX

Neurología NEURO Nutrición clínica NUT Oncología Adultos ONCO Oncología Pediatrica ONCOPED Otftalmología OFTAL Oto rri no I a ri ngol ogía ORL Patología PAT Pediatría PEO Planificación Familiar PF Quirófanos QX Recursos financieros y compras RECF Recursos Humanos RH Rehabilitación REHA Ropería ROP Salud Mental SM Servicio de Transfusión ST Servicios Generales SG Sistemas Informáticos SIST Tococirugía TOCO Trabajo Social TS Traumatología y Ortopedia TyO Unidad de Cuidados Intensivos Adultos UCIA Unidad de Cuidados Intensivos Neonatales UCIN Unidad de Cuidados Intensivos Pediátrico UCIPE Unidad de Terapia Intermedia Adultos UTIA Unidad de Terapia Intermedia Neonatal UTIN Unidad de Terapia Intermedia Pediátrica UTIP Unidad de Vigilancia Epidemiológica Hospitalaria UVEH Urgencias Adultos UA Urgencias Pediatricas UP

Urología URO Vacunación VAC

En caso de no encontrar algun servicio, especialidad o subespecialidad notificarlo para poder asignar su clave.

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Anexo 5. Ejemplos de claves para procedimientos

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HG Acámbaro - Biomédica PR-HGA-IB-03

HG Celaya - Estadística PR-HGC-EST-01

HG Dolores Hidalgo "Cuna de la Indipendencia Nacional" - Enseñanza e

Investigación PR-HGDH-EI-19

HG San Luis de la Paz - Trabajo social PR-HGSLP-TS-15

HG San Miguel Allende "Felipe G. Dobarganes" - Laboratorio clínico PR-HGSMA-LAB-02

HG Silao - Unidad de vigilancia y epidemiologia hospitalaria PR-HGSIL-UVEH-24

Jurisdicción Sanitaria V - Caja PR-JSV-CAJA-04

Jurisdicción Sanitaria VI - Trabajo social PR-JSVI-TS-06

Jurisdicción Sanitaria VII - Calidad PR-JSVII-CAL-10

Jurisdicción Sanitaria VIII - Estadística PR-JSVIII-EST-22

Jurisdicción Sanitaria II - Administración PR-JSII-ADMON-03

Jurisdicción Sanitaria III - CAISES Celaya PR-JSIII-CAISES-CELA-12

Jurisdicción Sanitaria V - CESSA Valtierrilla Estomatología PR-JSV-CESSA-VALT-ESTO-05

EJEMPLOS UNIDADES PRIMER NIVEL

PR-JSX-UNIDAD(CAISES, UNEME XXXX)-ÁREA-CONSECUTIVO

EJEMPLOS HOSPITALES

PR-UNIDAD-ÁREA-CONSECUTIVO

EJEMPLOS JURISDICCIONES

PR-JSX-ÁREA-CONSECUTIVO

guÍa tÉcnica para la elaboraciÓn o actualizaciÓn de

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