Guía para la implementación de nóminas

Has elegido un nuevo sistema de nóminas o un nuevo proveedor y tienes ya fijada la fecha de inicio; así que es hora de preparar la implementación. Tanto si la tuya es una empresa pequeña con un sistema de nóminas bastante sencillo, una gran multinacional con una solución de Gestión del Capital Humano (HCM, por sus siglas en inglés) totalmente integrada o si estás más bien a medio camino entre las dos, los principios básicos para planificar la implementación son siempre los mismos.

Cinco aspectos fundamentales para planificar la implementación

Una preparación adecuada de la implementación de nóminas puede ayudar a garantizar que el proceso se desarrolle sin contratiempos.La presente guía te ayudará a escoger al equipo adecuado, a recopilar la información necesaria y a poner en  marchalatecnología pertinente para llevar a cabo una correcta implementación.

Analiza y documenta los procesos

Documenta los procesos de principio a fin. Tener definido clara y totalmente el alcance de tu proceso de nóminas te ayudará tanto a ti como a tu proveedor de nóminas a aseguraros de tenerlo todo controlado.

1

Terceras partes

3 Procesos

1 Datos

2

Partes interesadas

4

Infraestructura

5

Puntos que debes identificar:• Clasificación de los diferentes empleados

• Diferentes frecuencias de pago

• Reembolso de gastos, si procede

• Posibles deducciones

• Registro de información e integración de los sistemas: ¿Registras la información de nóminas de forma manual o dispones de sistemas que la registran en tu sistema de nóminas, como, por ejemplo, un sistema de RR. HH.?

Políticas empresariales que hay que tener a mano:• Asistencia

• Tiempo libre pagado y no pagado

• Comisiones y pago de bonificaciones

Oportunidad:Puedes aprovechar el cambio para evaluar los procedimientos implantados en tu empresa, identificar duplicidades o procesos deficientes y perfeccionar las operaciones relacionadas con las nóminas. Este es el momento para valorar si te puede interesar también un sistema de RR. HH. integrado o un administrador de nóminas y de RR. HH. completo.

Recopila información➔ Averigua dónde están almacenados los datos heredados de nóminas y recursos humanos.

➔ Revisa y verifica si la información actual es correcta

➔ Solicita a tus empleados que actualicen sus datos personales

➔ Elabora un esquema del proceso de transferencia de los datos heredados al nuevo sistema: registros electrónicos y en  papel, tanto los procedentes de proveedores o sistemas internos como los de tus proveedores de nómina

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Información a terceras partes Proveedores de beneficios sociales: – comienza a planificar los pasos necesarios para la integración con tus proveedores de beneficios sociales, como los proveedores de planes de pensiones y seguros médicos.

Organismos de la administración pública y sindicatos: – verifica si tu nuevo proveedor ofrece la posibilidad de integrar las directrices y la normativa empresarial vigente en tu país.

Bancos: – tendrás que actualizar la información de los bancos con los que pagas las nóminas.

Implica a las partes interesadas

Pasar a un sistema de nómina nuevo requiere trabajo de preparación, pero también apoyo continuo. Los cambios de sistema son más fáciles de implementar si se cuenta con el apoyo tanto de los empleados como de la dirección.

Paso 1: : Identifica a las personas que van a participar en la preparación para realizar el cambio y verifica si disponen de tiempo para llevar a cabo su cometido correctamente

Paso 2: Selecciona a la persona que va a administrar el nuevo proceso de nóminas y hazle partícipe de la planificación y la implementación para conseguir su implicación. Fórmale también en el desempeño de sus nuevas funciones.

Paso 3: INombra a los responsables del proyecto en tu empresa e identifica a los de tu proveedor. Establece una buena comunicación entre los diferentes equipos y fija objetivos y plazos.

Paso 4: Programa formación sobre el nuevo sistema para tus administradores y empleados.

Prepara la infraestructura Verifica si cuentas con la infraestructura necesaria para implementar el nuevo sistema de nómina, así como con el software y el hardware pertinentes.

Pregunta a tus proveedores qué necesitan y pide a tu equipo informático que compruebe si tiene todo lo necesario. Si bien es cierto que la solución que hayas elegido puede necesitar actualizaciones o incluso exigir la inversión en hardware y software, merece la pena porque obtienes a cambio sistemas integrados y una mejora de la eficacia de los procedimientos que, además, ofrecen resultados muy rápidamente.

Si la solución de nómina que has elegido ofrece funciones avanzadas como, por ejemplo, la integración con sistemas de control del tiempo, tendrás que incluir en tu cronograma de implementación su integración.

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Oportunidad:Si te ha resultado difícil obtener los datos históricos, aprovecha para asegurarte de que el nuevo procedimiento que has creado te permita guardar de forma segura la información durante tanto tiempo como se te exija para cumplir con la normativa, así como para poder utilizarla en el futuro. Si tus empleados no tienen acceso de autoservicio para actualizar sus datos personales, ahora puedes contratar un proveedor de nómina que te lo ofrezca.

Recomendación:Contrata los servicios de apoyo continuo que mejor se ajusten a tus necesidades. Muchos proveedores de nómina ofrecen algún tipo de acceso ininterrumpido por chat o teléfono..

¡Implementación completada correctamente! ¿Y ahora qué?Si crees que la integración de nóminas con la gestión del equipo y de recursos humanos es lo que necesita tu empresa, visita es-adp.com para conocer nuestra gama completa de soluciones integradas que se adaptan a todas las empresas independientemente de su tamaño.

Ejemplo de cronograma de implementación

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WF420510 | OMG40648 | 08/2019

Análisis

Entrevistas y evaluación de las necesidades de la empresas

Evaluación de la conversión de datos

Análisis de impuestos, bancos y libro mayor

Validación

Revisión de los datos de los empleados, declaraciones fiscales, informes y seguridad

Formación para los usuarios principales

Confirmar los flujos de trabajo (como nuevas incorporaciones o aprobación de vacaciones)

Prueba de procesamiento de nóminas

Procesamiento tras la puesta el marcha

Transición al equipo de servicio asignado

Conexiones de proveedores externos necesarias

Formación sobre funciones adicionales

Configuración y conversión de datos

Transferencia segura y conversión de datos de diversas fuentes, incluidos los archivos independientes y otras soluciones de software o proveedores de nómina

Producción

Inicio de la implantación de la solución

Primera utilización con apoyo

Lanzamiento de autoservicio