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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN
DE PAPELES DE TRABAJO
EN AUDITORÍA FINANCIERA
Carlos Alberto Álvarez-Ortiz
Universidad Cooperativa de Colombia
Sede Neiva
Documentos de docencia | Course Work
coursework.ucc.edu.co No. 13, diciembre, 2015
http://dx.doi.org/10.16925/greylit.1144
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ACERCA DEL AUTOR
Carlos Alberto Álvarez-Ortiz es Magíster en Auditoría de Cuentas, Especialista en
Revisoría Fiscal y Control de Gestión, Especialista en Docencia Universitaria y profesor de
tiempo completo del programa de Contaduría Pública de la Universidad Cooperativa de
Colombia, sede Neiva, Colombia. Correo electrónico: [email protected].
CÓMO CITAR ESTE DOCUMENTO Álvarez-Ortiz, C. A. (2015). Guía para la elaboración de papeles de trabajo en auditoría
financiera. (Documento de docencia No. 13). Bogotá: Ediciones Universidad Cooperativa
de Colombia. doi: http://dx.doi.org/10.16925/greylit.1144
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Internacional. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/
RESUMEN
El presente documento es considerado una guía práctica para la elaboración
de los papeles de trabajo en una auditoría financiera, con el fin de instituir
unos procedimientos a seguir en la elaboración, conservación y custodia de los
papeles de trabajo que se deben documentar y soportar en el desarrollo de la
misma. Esta guía se encuentra fundamentada en las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas (NAGA), y en la Normas Internacionales de Auditoría
(NIA) 230, cuyo propósito es el de establecer normas y proporcionar
lineamientos respecto de la documentación en el contexto de la auditoría de
estados financieros. El contador público dentro de sus diferentes campos de
acción se puede desempeñar como auditor, y dentro de la fase de ejecución de
la auditoría debe documentar los asuntos que son importantes para apoyar la
opinión expresada como conclusión de su trabajo realizado. De esta manera,
evidencia que la auditoría desarrollada se efectuó en el marco legal
reglamentario expresado en las NAGA, y en las NIA. Cabe anotar que la
documentación, originada dentro de la fase de la ejecución de la auditoría,
hace relación al material o los papeles de trabajo preparados por y para, u
obtenido por este durante el desarrollo de la auditoría. Estos papeles de trabajo
se pueden expresar en forma de datos almacenados y presentados en formatos
en papel, propios de cada empresa en particular. De igual modo, a juicio del
auditor, lo puede efectuar en medios electrónicos. La competencia a lograr es
la identificación de los diferentes papeles de trabajo utilizados en el desarrollo
de una auditoría financiera por parte del estudiante en la asignatura de
“Auditoría II”, del programa de Contaduría Pública en la Universidad
Cooperativa de Colombia, sede Neiva.
Palabras claves: auditoría financiera, Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas (NAGA), Normas Internacionales de Auditoría (NIA), papeles de
trabajo (PT).
TABLA DE CONTENIDO
Introducción 5
Marco teórico 7
Normatividad local – Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) 7
Normatividad internacional – Normas Internacionales de Auditoría (NIA) 7
Objetivos 8
General 8
Específicos 8
Materiales 8
Descripción de actividades y procedimientos para la elaboración de los papeles
de trabajo 9
Propósito de los papeles de trabajo de una auditoría 9
Contenido de los papeles de trabajo 9
Formas y estructura de los papeles de trabajo 10
Referencias 13
INTRODUCCIÓN
La auditoría financiera se constituye hoy en día en un elemento fundamental para la gerencia
de los entes económicos, ya que les permite obtener una sistematicidad y obtener mejores
resultados sobre su gestión administrativa en el periodo más breve posible. Esta guía permite
desarrollar una visión general sobre los papeles de trabajo, los cuales se deben desarrollar en
cumplimiento a las normatividades y procedimientos de auditoría, como evidencia del trabajo
realizado por parte del auditor.
Lo que se busca con estos papeles es ayudar al auditor a garantizar en forma
adecuada que una auditoría f inanciera se desarrolle en conformidad con las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA). Los papeles corresponden a la auditoría del año
actual y se convierten en una base para la planificación de la misma en el periodo siguiente.
De igual forma, estos documentos se constituyen en los registros que debe mantener el
auditor sobre los diferentes procedimientos aplicados, pruebas desarrolladas, información
obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo de auditoría (Declaraciones
sobre Normas de Auditoría, SAS No 41).
Para el desarrollo de la presente guía se tendrá en cuenta la normatividad local y la
internacional, ya que de conformidad con lo estipulado por el Consejo Técnico de la
Contaduría Pública, se debe tener en cuenta en el caso de que los estados financieros hayan
sido preparados de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF), estos deben ser auditados a su vez de conformidad con las Normas de Internacionales
de Auditoría (NIA).
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Así, se pretende suministrar a los estudiantes unos lineamientos y estándares para la
elaboración de los PT en la auditoría. En este sentido, el propósito de esta guía es plasmar las
pautas básicas para orientar al estudiante en el proceso del desarrollo de una auditoría
financiera. Se espera que con esta guía se fortalezcan los conocimientos y se ilustren las
formas de desarrollo de los PT en una auditoría. Esto se desarrolla en dos etapas:
La primera etapa corresponde a los conceptos y fundamentos básicos de los
papeles de trabajo a realizarse en una auditoría de estados financieros.
La segunda corresponde a las formas y clases de los archivos de los papeles de
trabajo de una auditoría financiera.
Es importante considerar que el trabajo a desarrollar en una auditoría f inanciera exige
una correcta planificación de los métodos y procedimientos a aplicar, así como de los PT
que servirán de fundamento a las conclusiones del examen. Si se tiene en cuenta que el
resultado final de una auditoría financiera es la emisión del informe del auditor, en el cual
se da a conocer su opinión sobre la situación financiera del ente económico, debe ser
entonces complementado con un óptimo adiestramiento en el manejo del concepto ciclo
contable, el cual permite identificar las diferentes clases de evidencias de auditoría a
recopilar como soporte de dicha opinión. Este ciclo puede ser identificado en los entes
económicos mediante la propuesta de un diagrama de flujo, el cual soporta el sistema
de información financiera de la empresa objeto de auditoría.
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MARCO TEÓRICO
A continuación se relacionan una serie de conceptos que son claves para el entendimiento
de esta guía,
NORMATIVIDAD LOCAL – NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE
ACEPTADAS (NAGA)
Las normas y principios de auditoría son los lineamientos básicos que el auditor debe
seguir en el cumplimiento de su labor de auditoría. Es importante tener en cuenta la
aplicación en el trabajo de auditoría de las NAGA y las SAS (declaraciones sobre normas de
auditoría), en lo relacionado con la obtención de evidencia y la preparación de los papeles
de trabajo de auditoría.
Estas normas se encuentran formalizadas en la Ley 43 de 1990, “por la cual se
adiciona la Ley 145 de 1960 reglamentaria de la profesión del contador público y se
dictan otras disposiciones”, en su art. 7 “De las normas de auditoría generalmente
aceptadas”.
NORMATIVIDAD INTERNACIONAL – NORMAS INTERNACIONALES DE
AUDITORÍA (NIA)
Estas son expedidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC), y son aplicadas
de forma obligatoria en la auditoría de estados financieros. Deben aplicarse también con la
adaptación necesaria a la auditoría de otra información y de servicios relacionados. Estas
normas describen el marco en el cual se emiten las normas internacionales de auditoría con
relación a los servicios que los auditores pueden brindar, y comprenden los informes y
revisión del trabajo de auditoría. De igual forma, proporcionan evidencia del trabajo
efectuado para respaldar el dictamen emitido. Se refieren también al uso de PT y legajos
estandarizados, su propiedad y custodia.
De conformidad con la aplicación de las NAGA, se establece que la etapa o fase de
ejecución de una auditoría financiera debe organizarse y documentarse en forma apropiada,
con el fin de que esta pueda delegarse entre los colaborados miembros del equipo de
auditoría, garantizando que cada uno de ellos conozca detalladamente qué debe realizar y
el objetivo final al que debe dirigir su esfuerzo. Cabe anotar que este trabajo debe quedar
registrado de manera que permita su revisión, evaluación y obtención de conclusiones, en
las cuales se debe fundamentar la opinión expresada por el auditor sobre la información
contable objeto de auditoría.
De igual manera, se establece la importancia de tener en cuenta las diferentes etapas
o fases de la auditoría, tales como la planificación, el control y la documentación del
trabajo realizado, independientemente del tamaño del ente económico objeto de auditoría.
Es importante anotar que las NAGA se convierten en un patrón de medida de los
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procedimientos aplicados con aceptabilidad general en función de los resultados obtenidos.
Además, es importante resaltar que se debe consultar la Ley 43 de 1990 en su art. 7, y en su
art. 9, en los cuales se estipula la importancia de los PT.
Con respecto a las NIA, en la 230 “Documentación”, se señala como la extensión de
los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional, por lo cual el estudiante en este
nivel de su formación profesional y fundamentado en su conocimiento básico sobre temas
contables, debe tener en cuenta que es necesario y práctico documentar todos los asuntos
importantes que en su calidad de auditor considere necesarios. Esta norma también
establece la forma y contenido de los PT, pero es muy importante resaltar que de igual
manera se debe tener en cuenta la naturaleza del trabajo de auditoría, así como el tipo de
dictamen o informe del auditor
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar dentro de un sistema de información contable y financiera las diferentes
evidencias que se pueden recopilar y elaborar como papeles de trabajo en una auditoría
financiera, aplicada en un ente económico o empresa.
ESPECÍFICOS
Señalar la importancia de los papeles de trabajo en el desarrollo de una auditoría
financiera.
Identificar la normatividad local e internacional sobre los PT en una auditoría.
Conceptualizar y referenciar los diferentes PT originados dentro del proceso de
verificación de los estados financieros en un ente económico.
MATERIALES
A continuación se relacionan los materiales a emplearse en el desarrollo de esta guía:
Normas referenciadas en la presente guía.
Formatos de cédulas de auditoría según su clasificación, las cuales pueden ser
diseñadas en papel o en medios electrónicos.
Material complementario emitido por organizaciones especializadas en el tema de
auditoría.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo en la auditoría son considerados como el conjunto de cédulas y
documentos en los cuales el auditor registra los datos y la información obtenida durante su
examen, los resultados de las diferentes pruebas de auditoría realizadas y la descripción
de las mismas.
Se debe tener en cuenta que estos son registros que mantiene el auditor de los
procedimientos aplicados, pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones
pertinentes a que se llegó en el trabajo de auditoría. Cabe anotar que estos también pueden
sustentar su información en medios físicos o electrónicos según corresponda a la necesidad
del auditor.
PROPÓSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE UNA AUDITORÍA
1. Ayudar en la planeación y desarrollo de la auditoría.
2. Ayudar en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
3. Permitir registrar la evidencia en la auditoría para respaldar el informe del auditor.
4. Permitir organizar y coordinar por parte del equipo de auditoría las diferentes fases
de la auditoría que se lleva a cabo, de conformidad con el tipo muy particular del ente
económico objeto de la misma.
5. Servir de evidencia legal. Estos constituyen una forma de evidencia que se puede
utilizar en caso de acciones legales y diferencias con la administración.
Se debe tener en cuenta que los PT son utilizados por los auditores, a fin de apoyar en
su conclusión que realizaron la auditoría de un modo profesional, y de conformidad con
lo establecido en las diferentes normas y e l marco legal local e internacional. De igual
forma, que se ejerció el debido cuidado y no se fue negligente en el desempeño de las
labores y funciones.
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Al preparar los papeles de trabajo el auditor debe evitar el exceso en la documentación; es
decir, medir el trabajo por la calidad y no por la cantidad, de tal manera que los PT resulten
suficientemente completos y detallados para proporcionar una compresión global de la
auditoría.
En estos se debe registrar la planeación, naturaleza, oportunidad y alcance de
los procedimientos de auditoría, así como su desarrollo, los resultados, las conclusiones
que se extrajeron y las evidencias obtenidas. Estos deben a su vez incluir solamente
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asuntos importantes que se requieran, junto con la conclusión expresada por el auditor
y los diferentes hechos que fueron conocidos por este durante el proceso de la auditoría.
Se debe tener en cuenta que los PT están conformados, entre otras, por las siguientes
informaciones que son válidas y requeridas para el desarrollo de la auditoría:
Información referente a la estructura orgánica de la entidad objeto de auditoría.
Extractos o copias de documentos legales, convenios, estatutos, reglamentos internos.
Información concerniente al entorno legislativo y económico dentro de los que
opera la entidad examinada.
Evidencias sobre la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
Evidencias de los riesgos inherentes y de control.
Evidencias sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones
alcanzadas.
Evidencias de que los trabajos realizados por los auxiliares o asistentes de auditoría
fue supervisado y revisado.
Cartas de presentación recibidas de la entidad objeto de auditoría.
Copia de los estados financieros y dictámenes anteriores a la presente auditoría.
FORMAS Y ESTRUCTURA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Las cédulas de auditoría que debe elaborar el auditor dentro del proceso de desarrollo de su
labor, pueden tener variadas formas de acuerdo con su criterio y concepto profesional. Sin
embargo, cabe anotar que en lo referente a la práctica, el estudiante puede utilizar hojas
multicolumnares manuales o electrónicas, las cuales no afectan el desarrollo del trabajo
encomendado.
Estas deben contener la siguiente estructura formal:
Índice o referencia de la cédula de auditoría.
Encabezamiento.
Responsables.
Cuerpo del trabajo.
Conclusión.
Significado de marcas.
Fuente de información.
Estos se clasifican por su contenido en hojas de trabajo, cédulas sumarias y cédulas
analíticas, tal y como se observa en las figuras 1, 2 y 3.
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Figura 1. Estructura de la cédula de auditoría. Tomado de Papeles de trabajo. AUDITOOL. Auditoría
Externa. Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno. Alartrista, M. (2015)
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Figura 2. Cédula de Auditoría – Analítica. Tomado de Papeles de trabajo. AUDITOOL. Auditoría
Externa. Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno. Alartrista, M. (2015).
Figura 3. Cédula de Auditoría – Sub – Analítica. Tomado de Papeles de trabajo. AUDITOOL.
Auditoría Externa. Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno. Alartrista, M. (2015).
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REFERENCIAS
Alartrista, M. (2015). Papeles de trabajo. AUDITOOL. Auditoria Externa. Red de
Conocimientos en Auditoría y Control Interno. Disponible en
http://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/306-papeles-de-trabajo-en-auditoria
Blanco, Y. (1998). Normas y procedimientos de la auditoría integral. Bogotá, D. C.:
ROESGA.
Consejo Técnico de la Contaduría Pública. (1999). Declaraciones Profesionales 1-9
(Pronunciamientos del 1 al 9). Medellín: Investigar Editores.
American Institute of CPAs. Declaraciones sobre Normas de Auditoria, SAS No. 41.
Disponible en http://www.aicpa.org/research/standards/auditattest/pages/sas.aspx
Colombia. Ministerio de Educación Nacional. Ministerio de Desarrollo Económico. Ley
43. (13, diciembre, 1990). Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria
de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones. Diario oficial.
Bogotá, D. C., 1990. No. 39602. P. 1.
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Ronald José Villa-Mesa Universidad Cooperativa de Colombia
Sede Barrancabermeja