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Guía Metodológica PMG SAIP 2010

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Índice 1 Introducción ............................................................................................................... 4

2 Ley N° 20.285, Sobre Acceso a la Información Pública. ............................................ 6

2.1 La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública ................................. 6

A. Ámbito de Aplicación de la Ley N° 20.285 .................................................................. 6

B. Ámbito de Aplicación del Reglamento de la Ley N° 20.285. ..................................... 7

2.2 Elementos de la Ley sobre Acceso a la Información Pública. ................................ 7

A. Transparencia Activa. ....................................................................................................... 7

B. Información que debe publicarse en Transparencia Activa. ...................................... 8

C. Otras normas aplicables a la publicación de Transparencia Activa. .......................... 9

D. Otras normas no incluidas en el PMG SAIP 2010. ..................................................... 10

E. Mecanismos generales de control sobre el cumplimiento de Transparencia Activa. 11

2.3 Gestión de Solicitudes de acceso a la información pública. ................................... 11

A. Aspectos relevantes en la Gestión de Solicitudes de Acceso a la Información Pública 12

2.4 Consejo para la Transparencia ................................................................................ 14

A. Funciones y atribuciones del Consejo para la Transparencia. .................................... 14

B. Conformación del Consejo para la Transparencia. ...................................................... 14

2.5 Garantías para el cumplimiento de la Ley ............................................................... 15

A. Mecanismos para garantizar el cumplimiento............................................................... 15

B. Infracciones y Sanciones contempladas en la Ley ...................................................... 16

C. Mecanismo de impugnación posterior al Consejo para la Transparencia. ............... 16

3 Programa de Mejoramiento de la Gestión Sistema de Acceso a la Información Pública 2010

(PMG -SAIP) ...................................................................................................................... 17

3.1 Programa Mejoramiento de la Gestión (PMG). ...................................................... 17

A. Procesos Generales de los PMG .................................................................................... 18

3.2 PMG: Sistema de Acceso a la Información Pública. (PMG – SAIP) ...................... 18

A. Etapas del PMG SAIP ..................................................................................................... 19

B. Componentes del PMG SAIP ........................................................................................ 21

C. Gestión de Archivos en el marco del PMG SAIP ....................................................... 21

D. Normativas, instrucciones y directrices que se deben tener en cuenta para diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Archivo ..................................................................... 29

3.3 Herramientas de Apoyo PMG SAIP 2010. ............................................................... 30

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A. Tecnológicas ...................................................................................................................... 30

B. Asistencia Técnica:............................................................................................................ 30

4 El PMG SAIP en la perspectiva de la gestión basada en procesos ............................ 31

4.1 Introducción al enfoque de gestión basada en procesos ........................................ 31

A. Procesos operativos o productivos ................................................................................ 32

B. Procesos de gestión o estratégicos ................................................................................. 32

C. Procesos genéricos o de apoyo ....................................................................................... 32

4.2 Pasos para implementar un sistema de gestión basado en procesos ..................... 33

A. Recomendaciones para completar un Formulario descripción de Procedimientos 37

4.3 Modelamiento de procesos ...................................................................................... 37

A. Diagrama de flujo ............................................................................................................. 38

4.4 Indicadores de desempeño ...................................................................................... 40

A. Requisitos básicos ............................................................................................................. 41

B. Ámbitos de Control .......................................................................................................... 41

C. Dimensiones o Focos del desempeño ........................................................................... 42

D. Relaciones entre Ámbitos de Control y Dimensiones del Desempeño .................... 42

E. Consideraciones Metodológicas para la Elaboración de Indicadores ....................... 43

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1 Introducción Abrir la información de los organismos públicos a todas las personas es un paso fundamental en la Agenda de Modernización del Estado que permite promover un sistema estatal más cercano, generar nuevos espacios para la participación y mejorar las exigencias de rendición de cuentas de la gestión pública. Este es el objetivo principal de la Ley N°20.285 Sobre Acceso a la Información Pública promulgada el 11 de agosto de 2008 y que entró en vigencia el 20 de abril de 2009, y de su Reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 13/2009 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Esta normativa, considerada como uno de los ejes de la Agenda de Probidad y Transparencia, regula el principio de transparencia de la función pública, el derecho que le cabe a todas las personas de tener acceso a la información de los organismos del Estado, los procedimientos para ejercer y proteger ese derecho y las excepciones para la publicación de la información. En lo particular, la Ley define la información que los organismos del Estado deben mantener a disposición del público en sus sitios institucionales, establece los procedimientos para solicitar información pública y crea el Consejo para la Transparencia, órgano autónomo que vela por el cumplimiento de la nueva normativa. La entrada en vigencia de esta Ley, demanda a los órganos del Estado el fortalecimiento de la gestión pública y la implementación de procesos y sistemas que aseguren su correcto cumplimiento. En efecto, la administración eficiente y transparente de la información y los recursos del Estado requiere sistemas de gestión pública de alto nivel sujetos a estándares predefinidos. Este es el objetivo de una política de mejoramiento de la gestión pública, que se ha desarrollado en Chile de forma sostenida desde fines de la década de los 90. En esta política se insertan los Programas Mejoramiento de la Gestión (PMG), instrumentos de apoyo basados en el desarrollo de ámbitos estratégicos comunes cuyo objetivo es mejorar la gestión global de los servicios públicos. A partir de la entrada en vigencia de la Ley N° 20.285 se han introducido importantes modificaciones en el ámbito de los PMG. De un lado, se ha efectuado una actualización del Sistema Integral de Información y Atención Ciudadana (SIAC) mediante la incorporación en dicho PMG de objetivos y requisitos vinculados al cumplimiento de la Ley, especialmente en los ámbitos de Transparencia Activa y Gestión de Solicitudes de Acceso a Información Pública. De otro, se ha decidido la creación del Sistema de Acceso a la Información Pública (SAIP), un PMG1 diseñado específicamente con la finalidad de fortalecer la gestión pública a fin de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley N° 20.285. Este PMG establece objetivos y requisitos técnicos que

1 LAS CINCO ÁREAS ESTRATÉGICAS DE LOS PMG SON: RECURSOS HUMANOS; CALIDAD DE ATENCIÓN A USUARIO; PLANIFICACIÓN / CONTROL DE GESTIÓN; ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – CONTABLE; Y ENFOQUE DE GÉNERO. EL PMG SAIP SE UBICA DENTRO DEL ÁREA DE CALIDAD DE ATENCIÓN A USUARIO.

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abordan la transparencia de manera integral incorporando junto a los ámbitos de Transparencia Activa y Gestión de Solicitudes de Acceso a Información Pública, el ámbito de Gestión de Archivos. La incorporación del ámbito de Gestión de Archivos en el PMG SAIP responde a la necesidad de custodiar debidamente el patrimonio documental y transparentar la gestión pública, ya que conforme a la Ley, toda información elaborada con presupuesto público es en esencia pública. De otro lado, la gestión de archivos contribuye a la transparencia en la medida que facilita la gestión de solicitudes de acceso a la información pública en forma oportuna, eficiente y eficaz. Finalmente, una adecuada gestión de archivos es en sí misma una forma de contribuir a mejorar la gestión global del servicio y al uso más eficiente de los recursos públicos, en la medida que mediante ella se evita la pérdida de información, la duplicación de información y de actividades, con el consiguiente beneficio en reducción de la carga de trabajo, los costos y simplificación de los procesos de respuesta. Este abordaje integral de la transparencia, sitúa al PMG SAIP en la línea de los nuevos desafíos que se originan a partir de la Ley de Acceso a Información Pública y en especial al de gestionar el conocimiento del Estado. El objetivo de esta Guía Metodológica es ofrecer a los equipos de trabajo de los órganos y servicios que participan del PMG SAIP un conjunto de orientaciones conceptuales, legales y metodológicas que faciliten su ejecución en todos sus ámbitos. La primera parte consta de una presentación de los aspectos legales más relevantes de la Ley N° 20.285 y de los aspectos conceptuales de los PMG, y del PMG SAIP en particular. La segunda parte aborda los aspectos metodológicos del PMG SAIP, presentando los instrumentos a utilizar en cada etapa y orientaciones sobre su uso.

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2 Ley N° 20.285, Sobre Acceso a la Información Pública. 2.1 La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública La transparencia es un componente esencial de un sistema democrático. Contribuye a una mejor rendición de cuentas por parte de las autoridades a los ciudadanos y permite a los servicios públicos dar cuenta de su accionar, a través de la publicación de sus procesos de gestión, constituye una eficaz herramienta para fortalecer las buenas prácticas y al mismo tiempo permite reducir los espacios posibles de comisión de actos de corrupción. En la medida que los actos y decisiones de autoridades y funcionarios son públicos y verificables, disminuyen las oportunidades de comportamientos discriminatorios, ilegales y/o corruptos. En este sentido, la Ley sobre Acceso a la Información Pública es una herramienta adicional para que la ciudadanía conozca cómo funcionan las instituciones y fortalece la relación entre usuarios y organismos del estado, pues permite establecer canales públicos y expeditos de comunicación, favoreciendo la búsqueda de soluciones para los ciudadanos, así como mejorando los procesos de gestión interna en el Estado.

A. Ámbito de Aplicación de la Ley N° 20.285 Conforme a lo establecido en su Art. 2°, las disposiciones de la Ley N° 20.285 se aplicarán de la siguiente forma: La Ley se aplica íntegramente a ministerios, intendencias, gobernaciones, municipalidades, gobiernos regionales, las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y los órganos y servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa. A la Contraloría General de la República y el Banco Central le serán aplicables las disposiciones que esta ley expresamente señale y las de sus leyes orgánicas, en lo que fuere pertinente en materia de transparencia activa y acceso a la información, pero no así respecto de la competencia del Consejo para la Transparencia, ya que en caso de que el particular quiera reclamar, éste deberá presentar el reclamo ante la Corte de Apelaciones respectiva. En el caso del Ministerio Público, Tribunal Constitucional y la Justicia Electoral, les serán aplicables las disposiciones sobre Transparencia activa y acceso a la información en lo pertinente. Se señala un procedimiento especial de reclamo ante la Corte de Apelaciones, excluyendo la competencia del Consejo para la Transparencia. A las empresas públicas creadas por ley, y a las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación accionaria superior al 50% o mayoría en su directorio, se aplicarán las disposiciones que esta ley expresamente señale. Tienen un régimen especial de Transparencia Activa, debiendo mantener a disposición permanente al público en sus sitios electrónicos ciertos antecedentes actualizados, tales como el marco normativo, estructura orgánica u organización interna, funciones y competencias, estados financieros y memorias anuales, las filiales o coligadas y las entidades en que tenga participación, representación e intervención y el fundamento normativo que la justifica; composición de su directorio y la individualización de los responsables de la gestión y administración de la empresa, información consolidada del personal, remuneraciones percibidas durante el año por cada Director, Presidente Ejecutivo o Vicepresidente Ejecutivo y Gerentes responsables de la dirección y administración superior de la empresa; y la remuneración total percibida por el personal de la empresa.

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Asimismo, deben entregar a la Superintendencia a cuya fiscalización se encuentren sometida, la misma información a que están obligadas las Sociedades Anónimas Abiertas de acuerdo a la ley N°18.046. En el caso del Congreso Nacional; las cámaras deben dar cumplimiento a la obligación de Transparencia Activa en lo pertinente, junto con publicar la asistencia, votaciones y elecciones, dietas y demás asignaciones. En el caso de los Tribunales que forman parte del poder judicial, a través de la Corporación administrativa, deberán dar cumplimiento a las obligaciones de Transparencia Activa en sus sitios electrónicos. Los Tribunales Especiales, como el Tribunal de Contratación Pública, y los órganos que ejercen jurisdicción como la Dirección General de Aeronáutica Civil deberán cumplir las obligaciones de Transparencia Activa a través de sus propios sitios electrónicos o el de los organismos de que dependan o relacionen en caso de no contar con uno propio.

B. Ámbito de Aplicación del Reglamento de la Ley N° 20.285. El Reglamento de la Ley N°20.285, regula el principio de transparencia de la función pública, el derecho de acceso a la información de los órganos de la Administración del Estado, los procedimientos para el ejercicio del derecho y para su amparo y las excepciones a la publicidad de la información.

Sus disposiciones son aplicables a los ministerios, intendencias, gobernaciones, municipalidades, gobiernos regionales, las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y los órganos y servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa Las disposiciones del Reglamento no son aplicables a la Contraloría General de la República, al Banco Central, a las empresas públicas creadas por ley y a las empresas del Estado y sociedades en que éste tenga participación accionaria superior al 50% o mayoría en el directorio, a los tribunales que son parte del poder judicial, a los tribunales especiales ni a los órganos que ejercen jurisdicción, al Ministerio Público, Tribunal Constitucional, a la Justicia Electoral, ni al Congreso Nacional. Dichos organismos se regirán por las disposiciones que la Ley N° 20.285 señale expresamente, y por las disposiciones de sus respectivas leyes orgánicas que versen sobre los asuntos a que se refiere el Artículo 1° del Reglamento de la Ley N° 20.285.

2.2 Elementos de la Ley sobre Acceso a la Información Pública.

A. Transparencia Activa. Transparencia Activa es la obligación que tienen los servicios y órganos de la Administración del Estado de mantener publicada, a través de sus sitios electrónicos y a disposición permanente del público, la información que se establece en los artículos 6° y 7° de la Ley N° 20.285. Esta información debe presentarse en forma completa, actualizándose al menos una vez al mes, de un modo que sea fácil de identificar y con un acceso expedito. La información de Transparencia Activa deberá publicarse en dichos sitios electrónicos por medio del banner “Gobierno Transparente”.

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Si un servicio u órgano de la Administración del Estado no cuenta con un sitio electrónico propio deberá mantener publicada dicha información a disposición permanente del público, en el sitio del ministerio del cual depende o con el que se relacione.

B. Información que debe publicarse en Transparencia Activa. El artículo 6° de la Ley N°20.285 establece la obligación de los órganos de la Administración del Estado de publicar en Transparencia Activa los actos y documentos que han sido objeto de publicación en el Diario Oficial y aquellos que digan relación con las funciones, competencias y responsabilidades que correspondan. Asimismo, dicha información debe encontrarse a disposición permanente del público en las oficinas de información y atención del público usuario de la Administración del Estado. El artículo 7º de la Ley N°20.285 establece la obligación de los órganos de la Administración del Estado de publicar en Transparencia Activa los siguientes antecedentes: Su estructura orgánica.

Las facultades, funciones y atribuciones de cada una de sus unidades u órganos internos.

El marco normativo que les es aplicable.

La planta del personal y el personal a contrata y a honorarios, con las correspondientes remuneraciones.

Las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la

ejecución de acciones de apoyo y para la ejecución de obras, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión, con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas prestadoras, en su caso.

Las transferencias de fondos públicos que efectúen, incluyendo todo aporte económico entregado a personas jurídicas o naturales, directamente o mediante procedimientos concursales, sin que éstas o aquéllas realicen una contraprestación recíproca en bienes o servicios.

Los actos y resoluciones que tengan efectos sobre terceros.

Los trámites y requisitos que debe cumplir el interesado para tener acceso a los servicios que preste el respectivo órgano.

El diseño, montos asignados y criterio de acceso a los programas de subsidios y otros beneficios que entregue el respectivo órgano, además de las nóminas de beneficiarios de los programas sociales en ejecución.

Los mecanismos de participación ciudadana, en su caso.

La información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución, en los términos previstos en la respectiva Ley de Presupuestos de cada año.

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Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestario del respectivo órgano y, en su caso, las aclaraciones que procedan.

Todas las entidades en que tengan participación, representación e intervención, cualquiera sea su naturaleza y el fundamento normativo que la justifica.

Por otra parte, el título VI del Reglamento regula la forma en que deben implementarse las obligaciones de publicación establecidas en la Ley N° 20.285 por parte de los órganos y servicios de la Administración del Estado en lo referente a los siguientes aspectos: Se establece que la información correspondiente a Transparencia Activa debe actualizarse, al menos,

dentro de los primeros diez días de cada mes. El artículo 51 del Reglamento de la Ley N° 20.285 regula la información que deberá mantenerse en los

sitios electrónicos, incorporando precisiones sobre los siguientes aspectos: Letra c), regula la publicación del marco normativo aplicable a cada institución, y establece que éste

comprenderá las leyes, reglamentos, instrucciones y resoluciones que establezcan la organización, potestades, funciones y atribuciones o tareas del organismo respectivo.

Letra d), regula la publicación de la información correspondiente la planta del personal, el personal a contrata y a honorarios.

Letra e) regula la publicación de las reproducciones electrónicas fieles de los contratos y sus modificaciones suscritos para el suministro de bienes muebles, entre otros.

Letra i) establece que se entenderá por Beneficiario, a la persona natural o jurídica, a la asociación y/o entidad, que sea el destinatario directo de los programas sociales en ejecución de los respectivos órganos de la Administración del Estado.

Letra l) establece que se deberán publicar los resultados contenidos en el informe final de la auditoría correspondiente al ejercicio presupuestario, efectuada por la CGR o por una empresa externa.

C. Otras normas aplicables a la publicación de Transparencia Activa.2 Junto con las obligaciones establecidas en la Ley N° 20.285 y su Reglamento, existe un conjunto de normas aplicables al proceso de Transparencia Activa: Instructivo Presidencial N° 008 (4 de diciembre de 2006), sobre Transparencia Activa y Publicidad de la Información de la Administración del Estado. Oficio Circular Nº 3 del Ministerio del Interior y de Hacienda (5 de enero de 2007), que entrega directrices para la implementación del Instructivo Presidencial sobre Transparencia Activa y publicidad de la información de la Administración del Estado. Oficio Circular Nº 9 del Ministerio del Interior y de Hacienda (6 de marzo de 2007), que da nuevas

directrices para la implementación del Instructivo Presidencial Nº 008.

Oficio Circular N° 555 del Ministerio del Interior, Hacienda y Secretaría General de la Presidencia (30 de abril de 2008), que señala las fechas de actualización de la información en gobierno transparente.

2 HTTP://WWW.GOBIERNOTRANSPARENTE.CL/ASISTENTE/DOCUMENTOS.PHP

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Oficio Circular N°106 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (23 de enero de 2009), que da

inicio a la primera etapa de la implementación de la Ley 20.285 sobre Acceso a la Información Pública (vigente solo en lo referente a las instrucciones para el uso de plantillas y la norma técnica relativa al uso de conversores y generación de archivos HTML)

Oficio Nº 413 de Transparencia Activa del Ministerio de Hacienda y Secretaría General de la

Presidencia (13 de abril de 2009), que consolida la información para el uso de las plantillas e imparte instrucciones para dar cumplimiento a los artículos 6º y 7º de la Ley Nº 20.285.

Oficio Nº 877 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (8 de julio de 2009), sobre el

procedimiento de cobro de los costos de reproducción de la información requerida vía Ley N° 20.285.

D. Otras normas no incluidas en el PMG SAIP 2010. Oficio Ordinario N° 343 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, (15 de marzo de 2010),

sobre la actualización de la información en Gobierno Transparente en relación al personal establecida en el artículo 7° de la ley N° sobre Acceso a la Información Pública.

Instrucción General N° 4 del Consejo para la Transparencia (19 de enero de 2010), sobre transparencia activa.

Instrucción General N° 7 del Consejo para la Transparencia (18 de mayo de 2010), complementa

instrucción general N° 4. Oficio N°870 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (18 de junio de 2010), precisa los

alcances de la normativa previa de Transparencia Activa, incluyendo la del Consejo para la Transparencia, uniforma criterios de la divulgación y detalla instrucciones informáticas para la publicación de los datos. También reitera las instrucciones anteriores sobre la gestión de solicitudes de acceso a información pública.

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E. Mecanismos generales de control sobre el cumplimiento de Transparencia Activa. Ante el incumplimiento injustificado de las normas de Transparencia Activa existen instancias que permiten fiscalizar si la información es publicada en forma adecuada, oportuna, expedita e identificable. Estas son: Toda persona podrá presentar un reclamo ante el Consejo para la Transparencia, si alguno de los

organismos de la Administración del Estado no publica de forma adecuada la información que refiere a las exigencias establecidas en Transparencia Activa (artículos 6° y 7º, Ley Nº 20.285).

Las reparticiones encargadas del control interno, de cada órgano de la Administración del Estado, velan

por el cumplimiento de las normas referentes a la publicación de Transparencia Activa, sin prejuicio de las atribuciones y funciones que esta Ley encomienda al Consejo para la Transparencia y a la Contraloría General de la República (art. 9º Ley Nº 20.285).

2.3 Gestión de Solicitudes de acceso a la información pública. La ley N° 20.285 consagra el derecho de toda persona a solicitar y recibir información pública de cualquier órgano de la Administración del Estado. Se entiende por información pública, en virtud del principio de transparencia de la función pública, los actos y resoluciones de los órganos de la Administración del Estado, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, salvo las excepciones que establece esta Ley y las previstas en otras leyes de quórum calificado. También es pública toda información elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento. Lo anterior, salvo las excepciones que establecen esta ley y las previstas en leyes de quórum calificado. La Ley N° 20.285 contempla que las solicitudes podrán ser formuladas por escrito o por sitios electrónicos, identificando claramente la información solicitada y el órgano al que se dirige la solicitud, acompañada de la identificación del solicitante (nombre, apellidos, dirección) y del apoderado, en su caso, y la firma del solicitante. Conforme a lo establecido en la Ley N° 20.285, la entrega de la información se hará en la forma y el medio especificado por el solicitante, siempre que no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles. La ley establece asimismo los plazos para dar respuesta a estas solicitudes y establece sanciones en los casos en que se deniegue el acceso a la información de manera infundada o cuando no se dé respuesta en forma oportuna. A fin de garantizar este derecho y asegurar su cumplimiento, resulta necesario que cada servicio u órgano de la Administración del Estado cuente con un conjunto de actividades y herramientas que le permitan recibir, procesar y dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública presentadas por cualquier persona. Esto es lo que se conoce como gestión de solicitudes de acceso a información pública.

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A. Aspectos relevantes en la Gestión de Solicitudes de Acceso a la Información Pública Para que una solicitud sea declarada admisible y acogida a trámite, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) El nombre y apellidos del solicitante y de su apoderado, en su caso; b) Dirección del solicitante y de su apoderado, en su caso; c) La identificación clara de la información que se requiere; d) La firma del solicitante estampada por cualquier medio habilitado, y e) El órgano administrativo al que se dirige.

Adicionalmente, el solicitante podrá expresar en la solicitud la voluntad de ser notificado mediante correo electrónico para todas las actuaciones y resoluciones del procedimiento administrativo, indicando para ello una dirección habilitada. Si la solicitud de acceso a información no reúne los requisitos antes señalados se le notificará al requirente para que dentro de cinco días corrija la falta. Si no lo hace, se dará por entendido que desiste de su solicitud. Si bien la Ley establece el principio de gratuidad para la entrega de la información, el requirente deberá pagar los costos directos de reproducción y los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada. Para tal efecto, se entiende por costos directos de reproducción, según lo señalado en el Reglamento, todos aquellos que sean necesarios para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado, (costo directo de la fotocopia o del CD, por ejemplo), excluyendo el valor del tiempo que ocupe el o los funcionarios para realizar la reproducción. Cada organismo cuenta con una norma que establece sus costos directos de reproducción, de acuerdo al oficio Ordinario (GABMIN) Nº 877 del MINSEGPRES “Sobre cobro de los costos de reproducción de la información requerida vía Ley N° 20.285” del 8 de julio del 2009. La obligación del órgano requerido de entregar la información solicitada se suspende mientras el interesado no pague los costos y valores señalados. Si el interesado solicita la información y, posteriormente, no paga los costos y demás valores autorizados, ni retira la información solicitada dentro de los treinta días siguientes después de haber sido puesta a su disposición, los organismos públicos podrán ejercer las acciones legales correspondientes en su contra. En la posibilidad de que la información requerida afecte a terceras personas, el artículo 20 de la Ley N° 20.285 establece un procedimiento de notificación a éstos por carta certificada, informándoles la posibilidad que tienen de oponerse a la entrega de dicha información. La oposición del tercero debe ser escrita y requiere expresar el motivo de su oposición. Si no presenta oposición se entenderá que el tercero accede a la publicidad de la información solicitada, pero si se presenta, el órgano requerido quedará impedido de proporcionar la documentación o antecedentes solicitados, salvo resolución en contrario del Consejo para la Transparencia. En el caso de de que la información requerida sea de carácter reservado o secreta, el órgano o servicio podrá denegar total o parcialmente el acceso a la información cuando su publicidad, comunicación o conocimiento afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido. Se entiende por causales de reserva o secreto los siguientes puntos:

Cuando su publicidad, comunicación o conocimiento afecte el cumplimiento de las funciones del

órgano requerido, especialmente:

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Si es en desmedro de la prevención, investigación y persecución de un crimen o simple delito o se trate de antecedentes necesarios a defensas jurídicas y judiciales, esto es, entre otros, aquellos destinados a respaldar la posición del órgano ante una controversia de carácter jurídico.

Tratándose de antecedentes o deliberaciones previas a la adopción de una resolución, medida o política, sin perjuicio que los fundamentos de aquellas sean públicos una vez que sean adoptadas.

Tratándose de requerimientos de carácter genéricos, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.

Cuando su publicidad, comunicación o conocimiento afecte los derechos de las personas,

particularmente tratándose de su seguridad, su salud, la esfera de su vida privada, sus datos sensibles o derechos de carácter comercial o económico.

Cuando su publicidad, comunicación o conocimiento afecte la seguridad de la Nación, particularmente si se refiere a la defensa nacional o la mantención del orden público o la seguridad pública.

Cuando su publicidad, comunicación o conocimiento afecte el interés nacional, en especial si se refieren a la salud pública o las relaciones internacionales y los intereses económicos o comerciales del país.

Cuando se trate de documentos, datos o informaciones que una ley de quórum calificado haya declarado reservados o secretos, de acuerdo a las causales señaladas en el artículo 8º de la Constitución Política.

El respectivo servicio debe mantener un índice actualizado de los actos y documentos calificados como secretos o reservados, en las oficinas de información o atención del público usuario de la Administración del Estado, establecidas en el decreto supremo N° 680, de 1990, del Ministerio del Interior. El índice deberá incluir la denominación de los actos, documentos e informaciones que sean calificadas como secretos o reservados en conformidad a la Ley N° 20.285, así como la individualización del acto o resolución en que conste tal calificación. Asimismo, el Consejo para la Transparencia, dictó la Instrucción General N° 3 sobre el Índice de actos y documentos calificados como secretos o reservados. En el caso que el órgano al cual se le solicitó la información no sea competente o bien no posea la documentación, éste derivará inmediatamente la solicitud a la autoridad que corresponda, comunicando esto al solicitante. Si no es posible individualizar al órgano competente, o la información pertenece a múltiples organismos, se comunicará dicha circunstancia al solicitante. Vencido el plazo de 20 días hábiles, o de su prórroga de 10 días hábiles, o denegada la petición, el requirente tiene derecho a recurrir de amparo ante el Consejo para la Transparencia en el plazo de quince días hábiles contados desde la notificación de la denegación de acceso a la información, o bien, desde que haya vencido el plazo señalado para que la información sea entregada. En el caso que el Consejo deniegue igualmente el acceso a información, el solicitante podrá recurrir a la Corte de Apelaciones de su domicilio mediante un reclamo de ilegalidad. El órgano requerido, por su parte, puede reclamar de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones respectiva sobre lo que el Consejo decida siempre que la causal de secreto o reserva que aplicó para denegar la información no se funde en el hecho de que la publicidad, comunicación o conocimiento afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido.

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2.4 Consejo para la Transparencia El Consejo para la Transparencia es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, domiciliada en la ciudad de Santiago, sin perjuicio de los domicilios que pueda establecer en otros puntos del país. Su misión es promover la transparencia de la función pública, fiscalizar el cumplimiento de las normas sobre transparencia y publicidad de la información de los órganos de la administración del Estado, y garantizar el derecho de acceso a la información.

A. Funciones y atribuciones del Consejo para la Transparencia. De acuerdo con la Ley N° 20.285 el Consejo cuenta con las siguientes funciones y atribuciones: Fiscalizar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley N° 20.285 y aplicar las sanciones en caso de

infracción a ellas.

Resolver, fundadamente, los reclamos por denegación de acceso a la información que sean formulados de conformidad a la Ley Nº 20.285.

Dictar instrucciones generales para el cumplimiento de la legislación sobre transparencia y acceso a la

información por parte de los órganos de la Administración del Estado.

Realizar actividades de difusión e información al público en materias de su competencia, entre otros.

Velar por el adecuado cumplimiento de la Ley N° 19.628, de protección de datos de carácter personal, por parte de los órganos de la Administración del Estado.

B. Conformación del Consejo para la Transparencia. La dirección y administración superiores del Consejo corresponderán a un Consejo Directivo integrado por cuatro personas designados por el Presidente de la República, previo acuerdo del Senado, adoptado por los dos tercios de sus miembros en ejercicio. Estos Consejeros duran seis años renovándose por parcialidades de tres años. La presidencia es rotativa y dura dieciocho meses. Los Consejeros pueden ser removidos por la Corte Suprema, a requerimiento del Presidente de la República, de la Cámara de Diputados mediante acuerdo adoptado por simple mayoría, o a petición de diez diputados, por incapacidad, mal comportamiento o negligencia manifiesta en el ejercicio de sus funciones. El Consejo Directivo adoptará sus decisiones por la mayoría de sus miembros y, en caso de empate, resolverá su Presidente. El quórum mínimo para sesionar será de tres consejeros.

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2.5 Garantías para el cumplimiento de la Ley

A. Mecanismos para garantizar el cumplimiento Reclamo

Cualquier persona podrá presentar un reclamo ante el Consejo para la Transparencia si alguno de los organismos de la Administración no cumple con todas o alguna de las obligaciones indicadas en el Art. N° 7, es decir, no cumple con las obligaciones correspondientes a Transparencia Activa. Para facilitar la presentación de reclamos por los requirentes que tengan su domicilio fuera de la ciudad asiento del Consejo, podrán presentar su reclamo ante la gobernación respectiva. La instrucción General Nº 1 del Consejo para la Transparencia, señala que las personas podrán presentar su reclamo mediante escritos que preparen para este efecto o a través de los formularios que ha elaborado el Consejo para la Transparencia, que se encuentran disponibles en su sitio web http://www.consejotransparencia.cI.3 Amparo

Cuando un solicitante no recibe la información solicitada dentro de los plazos establecidos para ello o es denegada su petición, puede solicitar el amparo del Consejo para la Transparencia, proporcionando todos los antecedentes necesarios. Dicha solicitud podrá presentarse en un plazo no superior a quince días contados desde la fecha de notificación de la denegación de acceso o desde que haya expirado el plazo máximo para la entrega de información Si el Consejo para la Transparencia resolviera que se otorgue el acceso a la información a una solicitud denegada, éste podrá señalar en la misma resolución la necesidad de iniciar un procedimiento disciplinario para establecer si algún funcionario o autoridad ha incurrido en alguna de las infracciones al Título VI que se instruirá conforme a lo señalado en la ley.

3 SE TRATA DE DOS FORMULARIOS: A) EI "RECLAMO POR DENEGACIÓN DE ACCESO A LA INFORMACIÓN", QUE PERMITE IMPUGNAR LA NO ENTREGA DE INFORMACIÓN POR PARTE DE UN ORGANISMO PÚBLICO (SEA QUE SE TRATE DE UN RECHAZO, UNA RESPUESTA INADECUADA O LA FALTA TOTAL DE RESPUESTA). B) EI "RECLAMO DE TRANSPARENCIA ACTIVA", QUE DENUNCIA EL INCUMPLIMIENTO DE LOS DEBERES DE TRANSPARENCIA ACTIVA ESTABLECIDAS EN EL TÍTULO III DE LA LEY DE TRANSPARENCIA.

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B. Infracciones y Sanciones contempladas en la Ley 4 La Ley sobre Acceso a la Información Pública establece una serie de sanciones que pueden aplicarse cuando los organismos no cumplen con la normativa en lo siguiente: Denegar infundadamente el acceso a información. No entregar la información en forma oportuna Los organismos no cumplen las normas de Transparencia Activa.

Conforme a lo establecido en la Ley, estas sanciones deberán ser publicadas en el sitio electrónico del Consejo para la Transparencia y del respectivo órgano o servicio, dentro del plazo de cinco días hábiles, contados desde que la respectiva resolución quede a firme. De acuerdo con el artículo 45 de la Ley N° 20.285, será sancionado con multa de 20% a 50% de su remuneración a la autoridad o jefatura o jefe superior del órgano o servicio de la Administración del Estado requerido, que hubiere denegado infundadamente el acceso a la información, contraviniendo, así, lo dispuesto en el artículo 165. Del mismo modo, el incumplimiento injustificado de las normas sobre transparencia activa se sancionara con multa de 20% a 50% de las remuneraciones del infractor.

C. Mecanismo de impugnación posterior al Consejo para la Transparencia. La ley contempla en su artículo 28, la posibilidad de recurrir por vía del Reclamo de Ilegalidad, en contra de la resolución del Consejo que deniegue el acceso a la información, ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante Los órganos de la Administración del Estado pueden acudir a reclamar a la Corte de Apelaciones cuando el Consejo resuelva otorgar acceso a alguna información antes denegada por el organismo reclamante, salvo que la denegación se hubiere fundado en la causal del Número 1 del artículo 21, es decir, afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido. El afectado también podrá reclamar de la resolución del Consejo ante la Corte de Apelaciones respectiva, cuando la casual invocada hubiere sido la oposición oportunamente deducida por el titular de la información, de conformidad con el artículo 206.

4 LAS SANCIONES PREVISTAS EN EL TÍTULO VI DE LA LEY 20.285, DEBERÁN SER PUBLICADAS EN LOS SITIOS ELECTRÓNICOS DEL CONSEJO Y DEL RESPECTIVO ÓRGANO O SERVICIO, DENTRO DEL PLAZO DE CINCO DÍAS HÁBILES, CONTADOS DESDE QUE LA RESPECTIVA RESOLUCIÓN QUEDE FIRME. 5 ARTÍCULO 16.- LA AUTORIDAD O JEFATURA O JEFE SUPERIOR DEL ÓRGANO O SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO, REQUERIDO, ESTARÁ OBLIGADO A PROPORCIONAR LA INFORMACIÓN QUE SE LE SOLICITE, SALVO QUE CONCURRA LA OPOSICIÓN REGULADA EN EL ARTÍCULO 20 O ALGUNA DE LAS CAUSALES DE SECRETO O RESERVA QUE ESTABLECE LA LEY. EN ESTOS CASOS, SU NEGATIVA A ENTREGAR LA INFORMACIÓN DEBERÁ FORMULARSE POR ESCRITO, POR CUALQUIER MEDIO, INCLUYENDO LOS ELECTRÓNICOS. ADEMÁS, DEBERÁ SER FUNDADA, ESPECIFICANDO LA CAUSAL LEGAL INVOCADA Y LAS RAZONES QUE EN CADA CASO MOTIVEN SU DECISIÓN. TODO ABUSO O EXCESO EN EL EJERCICIO DE SUS POTESTADES, DARÁ LUGAR A LAS ACCIONES Y RECURSOS CORRESPONDIENTES. 6 CUANDO LA SOLICITUD DE ACCESO SE REFIERA A DOCUMENTOS O ANTECEDENTES QUE CONTENGAN INFORMACIÓN QUE PUEDA AFECTAR LOS DERECHOS DE TERCEROS.

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3 Programa de Mejoramiento de la Gestión Sistema de Acceso a la Información Pública 2010 (PMG -SAIP)

3.1 Programa Mejoramiento de la Gestión (PMG). Como se señaló anteriormente, la administración eficiente y transparente de la información y los recursos del Estado requiere sistemas de gestión pública de alto nivel sujetos a estándares predefinidos. El Programa Mejoramiento del la Gestión (PMG) es un instrumento de apoyo basado en el desarrollo de objetivos estratégicos que a partir del año 2001, se estructuran en base a un Programa Marco que reúne un conjunto de áreas y sistemas de gestión comunes cuyo objetivo es mejorar la gestión global de los servicios públicos. El siguiente cuadro presenta las áreas estratégicas y sus correspondientes sistemas de gestión:

CUADRO N° 1: AREAS ESTRATÉGICAS Y SISTEMAS DE GESTIÓN

AREAS SISTEMAS

1.- RECURSOS HUMANOS

CAPACITACIÓN HIGIENE Y SEGURIDAD Y MEJORAMIENTO DE AMBIENTES

LABORALES EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

2.- CALIDAD DE ATENCIÓN A USUARIO

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA SIAC.

GOBIERNO ELECTRÓNICO.- TÉCNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SAIP SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN..

3.- PLANIFICACIÓN/CONTROL DE GESTIÓN

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN (SIG) AUDITORIA INTERNA GESTIÓN TERRITORIAL

4.- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – CONTABLE

COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS FINANCIERO CONTABLE

5.- ENFOQUE DE GÉNERO ENFOQUE DE GÉNERO El diseño de este programa, contempla un proceso escalonado y paulatino de mejoras de gestión y calidad en las instituciones públicas. En este contexto existen tres tipos de Programas Marco, estos son:

Programa marco básico Programa marco avanzado Programa marco de la calidad

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A. Procesos Generales de los PMG El Programa Mejoramiento de la Gestión, contempla el desarrollo de los siguientes procesos aplicables a todos sus sistemas: Definición del programa marco. Formulación de compromisos. Implementación de compromisos. Evaluación del cumplimiento.

3.2 PMG: Sistema de Acceso a la Información Pública. (PMG – SAIP) A partir del año 2009, el Programa Marco Básico del PMG, incorporó en el área de Calidad de Atención a Usuarios, al Sistema de Acceso a la Información Pública, cuyo objetivo principal y meta definidos son los siguientes:

Objetivo del Sistema7: Contar con mecanismos que faciliten el acceso a la información y la transparencia de los actos y resoluciones de la Institución, para dar cumplimiento a la Ley N° 20.285.

Meta:

Un Sistema de Acceso a la Información Pública implementado y funcionando. El Sistema de Acceso a la Información Pública busca apoyar el correcto funcionamiento y aplicación de la Ley N° 20.285, promoviendo el análisis, revisión y mejora continua de los principales procesos vinculados al cumplimiento de las obligaciones de transparencia activa y gestión de solicitudes de acceso a la información pública por parte de los servicios y órganos de la Administración del Estado, asegurando el respeto al derecho ciudadano de acceso a la información consagrado en la Ley. Del mismo modo promueve el análisis, revisión y mejora continua para procesos de apoyo relacionados con la gestión de archivos. Este sistema lo comprometen aquellos Servicios Públicos que no atienden usuarios finales, por la naturaleza de sus productos y/o servicios, y por tanto, se encontraban eximidos del Sistema Integral de Información y Atención Ciudadana (SIAC).8

7 DOCUMENTO TÉCNICO; PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN (PMG), AÑO 2010, PROGRAMA MARCO BÁSICO, PÁG. 33. 8 REQUISITOS TÉCNICOS Y MEDIOS DE VERIFICACIÓN, PROGRAMA MARCO BÁSICO PMG 2010, VERSIÓN MARZO 2010. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN, DIVISIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS – MINISTERIO DE HACIENDA.

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A. Etapas del PMG SAIP9 Actualmente el PMG SAIP cuenta con un programa marco básico, el cual se desarrolla en cuatro etapas de desarrollo y acumulativas, orientadas a dar cumplimiento del objetivo general y meta a través de los siguientes objetivos de gestión:

Etapa 1:

La institución realiza un diagnóstico del estado actual de sus procedimientos y sistemas de

administración de información y archivo, destinado a preparar el cumplimiento de las normas de transparencia activa y de solicitudes de acceso a la información pública, establecidas en la Ley N° 20.285.

La institución identifica en el diagnóstico los sistemas y procedimientos para la solicitud y entrega de

información pública10, y los procesos de gestión documental y de archivo asociados. La institución identifica en el diagnóstico, aquella información pública que actualmente dispone bajo

el mecanismo de Transparencia Activa11, los procedimientos utilizados para su publicidad y actualización, y la periodicidad con que es difundida.

La institución identifica en el diagnóstico todos los espacios de atención existentes y los

instrumentos de trabajo asociados a ellos12, con el fin de potenciar los actuales mecanismos de contacto con la ciudadanía disponibles.

La institución compara los resultados del diagnóstico con lo establecido en la Ley N° 20.285 de

Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado y establece brechas para ser incorporados en el diseño del Sistema de Acceso a la Información Pública.

Etapa 2:

La institución elabora un Plan General de Implementación del Sistema para el año en curso y

siguientes, de acuerdo a los resultados del diagnóstico y brechas detectadas, que comprenda: la coordinación de todas las unidades de la institución vinculadas; la metodología para publicar la información pública que se debe disponer según mecanismo de Transparencia Activa; la metodología para entregar información bajo el mecanismo de solicitudes de acceso a la información pública, a través de la descripción de los procesos e instrumentos de solicitud, derivación, registro, seguimiento, entrega y archivo.

La institución define los indicadores de desempeño para medir el logro de los procesos del sistema,

en lo concerniente a Transparencia Activa y solicitudes de acceso a la información pública, y determina el valor de la meta anual de cada uno e incorpora en su Sistema de Información para la

9 REQUISITOS TÉCNICOS Y MEDIOS DE VERIFICACIÓN, PROGRAMA MARCO BÁSICO 2010, DICIEMBRE 2009, DIRES. 10 DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN LA LEY N° 20.285 DE TRANSPARENCIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO (TÍTULO IV DE LA LEY). 11 DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN LA LEY N° 20.285 DE TRANSPARENCIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO (TÍTULO III DE LA LEY). 12 LINK DE CONTACTOS EN PÁGINAS WEB, OFICINA DE PARTES, DIRECCIÓN POSTAL, OTROS.

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Gestión (SIG) los indicadores de desempeño relevantes definidos, que midan el acceso a la información pública de la institución.

La institución elabora un Programa de Trabajo Anual para la ejecución del Plan General de

Implementación del Sistema, señalando al menos los principales hitos de su ejecución y un cronograma que identifique actividades, plazos y responsables.

Etapa 3:

La institución implementa el Programa de Trabajo Anual definido en la etapa anterior. La institución controla y registra los resultados de la implementación del Programa de Trabajo.

Etapa 4: La institución evalúa los resultados de la ejecución del Plan General de implementación del Sistema:

analizando su funcionamiento; identificado las brechas entre los resultados efectivos y lo establecido en la Ley N° 20.285 de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado; el cumplimiento de las metas de los indicadores de desempeño que miden el logro de los procesos asociados a Transparencia Activa, solicitudes de acceso a la información pública y Gestión de Archivos, y formula recomendaciones de mejora para el siguiente período que surgen del análisis.

La institución diseña un Programa de Seguimiento a partir de las recomendaciones de mejora

formuladas en la evaluación de los resultados de la ejecución del Plan de Implementación del Sistema, señalando al menos los compromisos que permitan superar las causas que originaron el resultado obtenido, e identificando las actividades y, los plazos de ejecución y responsables.

La institución implementa los compromisos establecidos en el Programa de Seguimiento definido13.

La institución mantiene el grado de desarrollo del sistema de acuerdo a cada una de las etapas

tipificadas14.

13 ESTE OBJETIVO NO ES APLICABLE A LOS SERVICIOS QUE COMPROMETEN POR PRIMERA VEZ LA ETAPA 4 DEL SAIP. 14 A LOS SERVICIOS QUE REPITEN LA ETAPA 4 Y NO INGRESAN AL PROGRAMA MARCO AVANZADO, SE LES EXIGIRÁ EL CUMPLIMIENTO DE ESTE OBJETIVO.

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B. Componentes del PMG SAIP El SAIP contempla tres componentes que están interrelacionados y que son: Transparencia Activa Gestión de Solicitudes de Acceso a la Información Pública Gestión de Archivos

Cabe señalar además que durante la etapa de Diagnóstico, las instituciones identificarán aquellos espacios de atención que se encuentren relacionados al cumplimiento de las normas de Transparencia Activa y Solicitudes de Acceso a la Información Pública de acuerdo a lo establecido en los Requisitos Técnicos del PMG SAIP 2010.

C. Gestión de Archivos en el marco del PMG SAIP En virtud del derecho de acceso a la información pública toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier servicio u órgano de la Administración del Estado, en la forma y condiciones que establece la Ley. Desde la perspectiva del PMG SAIP, la implementación de un sistema que permita la adecuada administración y conservación de la información existente en los servicios y órganos de la Administración del Estado, facilita la búsqueda y entrega de dicha información contribuyendo a garantizar el ejercicio de este derecho. Junto con facilitar la respuesta oportuna a las solicitudes de acceso a información pública y el cumplimiento de las obligaciones de transparencia activa, la adecuada gestión de los archivos contribuye al mejoramiento de la gestión pública en su conjunto en la medida que permite gestionar el conocimiento existente, fortalecer la gestión de sus depósitos de archivo y las competencias de su personal. En virtud de ello, el PMG SAIP incorpora el componente de Gestión de Archivos a lo largo de sus cuatro etapas, considerándola como el área de la gestión que se ocupa del control sistemático del ciclo de vida de los documentos desde su incorporación al sistema de gestión de archivos hasta su disposición final, estableciendo los procedimientos que regulan su organización, mantenimiento, almacenamiento, acceso, uso, transferencia o eliminación. A fin de facilitar la comprensión de los aspectos vinculados al componente de Gestión de Archivos, se presentan a continuación algunos conceptos y recomendaciones para su aplicación en las distintas etapas del PMG SAIP.

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Diagnóstico El propósito de realizar un diagnóstico en el ámbito de los archivos en el marco del PMG SAIP, es identificar las condiciones necesarias para el diseño e implementación de un Sistema de Gestión de Archivos adecuado a las necesidades del Servicio. A fin de satisfacer los requisitos del PMG correspondientes a la etapa de diagnóstico se recomienda realizar las siguientes actividades:

I. Definir el equipo y los recursos disponibles A fin de determinar las condiciones más apropiadas para implementar un Sistema de Gestión de Archivos un primer paso consiste en definir el equipo responsable identificando sus roles, responsabilidades y competencias. Asimismo, es necesario revisar la estructura organizacional a fin de identificar las unidades o departamentos relacionados. Asimismo se recomienda analizar la infraestructura y equipamiento disponible. Un análisis de esta naturaleza permitirá establecer las brechas existentes para la implementación del sistema, las que deberán ser subsanadas mediante las propuestas que se presenten durante la etapa de diseño. De otro lado la realización de esta actividad facilitará el uso de los instrumentos asociados a la primera etapa del PMG en materia de archivos.

II. Realizar un catastro de documentos

La realización de un catastro de documentos tiene por finalidad sistematizar ciertos campos de información necesarios para controlar mínimamente la documentación que se conserva en cada servicio. En la elaboración de un Catastro se recomienda seguir los siguientes pasos: Diseño de una metodología de organización de los documentos. La elaboración de una metodología de organización se hace sobre la base de dos procesos secuenciales: Clasificación: En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos, o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo.

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El conjunto de agrupaciones documentales jerarquizadas a través de un criterio de subdivisión conforma un Sistema de Clasificación. Entre las agrupaciones documentales utilizadas en el PMG SAIP se destacan:

Fondo: Corresponde a la unidad más grande de organización, el primer nivel de descripción y que a su vez genera el primer y más amplio punto de acceso a los documentos producidos por una institución.

Subfondo: Corresponde a la primera subdivisión del fondo, identificado con la producción documental de las unidades, divisiones administrativas o funcionales de la institución que produce el Fondo. El subfondo es, por tanto, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica y funcional.

Serie Documental: Es el conjunto de documentos producidos en una determinada secuencia por un proceso administrativo o trámite repetitivo producto de una actividad desarrollada por una unidad o departamento de una institución, y que por lo general corresponde al mismo tipo documental y/o materias.

Ordenamiento: Es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto, en este caso documentos de una serie documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de ordenamiento, según sea su contenido. Normalmente, los criterios de ordenamiento son: cronológico, alfabético, onomástico, temático y geográfico. El producto final del diseño de una metodología de organización documental es el Cuadro Clasificatorio de Documentos: “La estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización”. Este Cuadro Clasificatorio se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama de la misma. En él, la organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las distintas unidades administrativas de la institución que lo elabora, llegando hasta su grado jerárquico inferior. La elaboración de este instrumento permite a la institución:

- Organizar, describir y vincular los documentos. - Proporcionar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos. - Apoyar otros procesos de la gestión de archivo.

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El siguiente es un esquema simplificado de un cuadro de clasificación archivística:

Cuadro de Clasificación Versión 1.X Institución: Fecha: Código Fondo Descripción A 1 Código Sub Fondo Descripción A 1.1 Código Serie Descripción A 1.1.1 Código Sub Fondo Descripción A 1.2 Código Serie Descripción A 1.2.1 Elaborado por: Revisado por:

Cabe señalar que el esquema del cuadro de clasificación puede ser complementado con la información correspondiente al sistema de ordenación para cada nivel. Asimismo se sugiere que el esquema incluya un sistema de codificación que permita identificar cada nivel del cuadro y la relación existente entre ellos. Organización e identificación física de los documentos Una vez elaborado el Cuadro Clasificatorio, corresponde organizar los documentos físicamente de acuerdo con éste. Para ello, cada una de las series documentales de los distintos fondos y sub-fondos de los servicios se agrupará físicamente y será ordenada internamente de acuerdo al criterio que mejor corresponda, sea cronológico, por materia, onomástico, geográfico u otro. En este proceso es recomendable utilizar cajas u otro tipo de contenedor, especialmente cuando la documentación no se encuentre empastada, de tal forma de mantener la organización que se le ha dado. Una vez realizado lo anterior, es fundamental proceder a identificar las series documentales externamente. Para ello es recomendable utilizar un marbete (rótulo o etiqueta) que contenga datos mínimos que permitan una rápida identificación de los documentos. De este modo, se podrá tener plena certeza respecto de dónde está el documento. Finalmente, se recomienda que las series documentales correspondientes a documentos oficiales queden ubicadas físicamente en un solo sector del depósito e identificadas externamente con un marbete especial que tenga la siguiente glosa: “ENVIO AL ARCHIVO NACIONAL”. Esto es con el propósito de tener identificados los documentos que deben ser enviados al Archivo Nacional, de acuerdo a los procedimientos

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de esta materia que haya definido previamente la institución. Es recomendable que en este proceso se tome contacto con el Archivo Nacional, con el objetivo de precisar qué documentación debe ser enviada.

III. Identificar los procedimientos Finalmente, se recomienda identificar los procedimientos existentes en materia de gestión de archivos, ya se trate de procedimientos formales o informales. Se sugiere asimismo incluir las buenas prácticas que se identifiquen. El capítulo siguiente de esta guía describe una forma estructurada de describir procedimientos que se utiliza extensivamente en todas las etapas y componentes del PMG SAIP, por lo que su revisión previa puede resultar de gran utilidad para este fin. Diseño Sistema Gestión de Archivos El diseño del SGA se encuentra subdividido en dos fases que permiten construir el sistema a partir del diagnóstico realizado durante la ejecución del PMG SAIP 2009. En la primera fase es necesario revisar la validez actual de los resultados obtenidos en la etapa de diagnóstico del PMG SAIP 2009 y a su vez relacionar los resultados de éste con aquellos elementos que permitan generar los insumos necesarios para el diseño del SGA de cada institución. En cuanto al catastro de documentos es necesario relacionar los tipos de documentos que la institución elabora y los tipos de documentos que mantiene en los archivos con las distintas actividades desarrolladas por la institución y los productos estratégicos asociados a estas. Lo anterior contribuirá a priorizar aquellos documentos que son susceptibles de ser solicitados por la ciudadanía por sobre el resto de documentos que formarán parte del SGA; del mismo modo facilitará la determinación de las condiciones de acceso y uso de los documentos. Por otra parte, es necesario considerar que el sistema de gestión de archivos a diseñar se encuentre en función de la estructura organizacional existente con el fin de que exista coherencia entre las funciones, atribuciones, dependencias de la institución y el SGA. Finalmente, es necesario verificar la existencia de procedimientos formales e informales al interior de cada unidad de archivo, lo anterior permitirá identificar los distintos mecanismos utilizados en la gestión de archivo por la institución, su pertinencia en cuanto al diseño del SGA. Cabe señalar que en aquellos casos en que no existan procedimientos formalizados, resulta necesario identificar los procedimientos informales y las buenas prácticas arraigadas en la cultura institucional ya que éstas podrán facilitar el desarrollo de procedimientos acordes con las actividades realizadas habitualmente.

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En el desarrollo de esta fase, se sugiere identificar documentación de apoyo existente al interior de la institución, tales como:

- Política de archivo. - Ficha de identificación 2010, definiciones estratégicas (Formulario A1). - Procedimientos de archivo (formales e informales). - Sistemas de información utilizados para la identificación, clasificación, organización,

transferencia y disposición de los documentos. - Sistemas de control utilizados para el acceso y uso de los documentos (libro de registros,

planillas de cálculo, bases de datos). - Catastro de infraestructura disponible para el SGA (Bodegas, estantes, kardex, etc). - Contratos de Outsourcing (externalización de archivos) - Legislación y normativa que afecte alguno de los procesos de la gestión de archivo. - Estadísticas sobre principales materias requeridas a través de las solicitudes de acceso a la

información pública. La segunda fase corresponde a la elaboración de una serie de productos que apoyarán el diseño del sistema de gestión de archivo de cada institución. Los productos a elaborar o rediseñar en esta fase son:

- Política de Gestión de Archivos que incluya. o Objetivo principal de SGA. o Objetivos específicos del SGA.

- Estrategia de implementación del SGA. - Cronograma de actividades para la implementación del SGA que considere.

o Elaboración de procedimientos para la identificación, clasificación, organización, transferencia y disposición de los documentos que forman parte del SGA.

o Elaboración de procedimientos para definir el acceso y uso de los documentos. o Elaboración de flujogramas correspondiente a todos los procedimientos del SGA. o Elaboración de un cuadro de clasificación. o Elaboración de un calendario de conservación de los documentos que forman parte

del SGA. o Plan de difusión del sistema. o Plan de capacitación. o Plan de migración desde sistemas actuales al sistema diseñado (cuando corresponda).

- Elaboración de indicadores de evaluación del SGA.

En los casos que corresponda será necesario evaluar el rediseño de los procesos existentes, así como los sistemas de operación y de comunicación relacionados con los mismos. Cabe señalar que el diseño general del SGA basado en un enfoque de procesos requiere la especificación de los procesos operativos que lo componen.

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Sin perjuicio de que las instituciones diseñen su propio sistema de gestión y definan los procesos que estimen pertinentes a su realidad institucional, a continuación se describen los principales procesos de un sistema de gestión de archivo.

Incorporación: Proceso que determina la incorporación de un documento al sistema de gestión de archivo. Se encuentra orientado por el cuadro de clasificación archivística, siendo su función principal la de identificar aquellos documentos que deben formar parte del SGA

Registro: Corresponde al proceso a través del cual se deja constancia de la incorporación de un

documento al sistema. Este proceso puede ser realizado tanto en un sistema manual de control basado en papel como en un sistema informatizado a través de la creación de bases de datos. El registro corresponde a una manera de formalizar la incorporación de un documento al SGA.

Clasificación: Corresponde a la asignación de una clasificación previamente determinada a cada

uno de los documentos que forman parte del sistema de gestión de archivo. Indización: Corresponde al proceso de extraer información relevante de los documentos que más

tarde faciliten su búsqueda y ubicación. Asignación de categorías de acceso y seguridad: Corresponde al proceso a través del cual se

definen las categorías de acceso y seguridad con la que contarán los distintos documentos que forman parte del sistema.

Identificación del período de retención: Proceso a través del cual se identifica el período de

retención, tanto de los documentos como de los datos recopilados sobre ellos. A su vez este proceso permite identificar los períodos en los cuales se deben transferir los documentos de acuerdo con la etapa en el ciclo vital de los mismos.

Almacenamiento: Proceso que establece las condiciones de almacenamiento para cada tipo de

documento. Uso y Trazabilidad: Procesos que regulan el uso y circulación de los documentos en el sistema de

gestión documental en las distintas etapas de su ciclo de vida. Disposición: Proceso que describe las acciones a ejecutar una vez que los documentos almacenados

en el sistema llegan a la etapa inactiva y se encuentren en los archivos históricos.

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Implementación del SGA: Debido a que las etapas de diagnóstico, diseño e implementación del PMG SAIP (etapas 1, 2 y 3 respectivamente) no necesariamente se realizan en forma simultánea, se recomienda que la etapa de implementación del SGA se inicie con la revisión previa de las etapas 1 y 2. Lo anterior debido a que es necesario validar que en el período de tiempo transcurrido entre la ejecución del diagnóstico, el diseño del sistema y el inicio de la implementación no se hubiesen generado cambios en la institución que afecten la correcta implementación del SGA. Entre los posibles cambios que pudieran afectar la correcta implementación del sistema se destacan:

- Cambios en la estructura organizacional (fusión de unidades o departamentos, creación de nuevas unidades o departamentos).

- Cambios en la infraestructura disponible. - Continuidad de los tipos de documentos a incorporar en el SGA. - Cambio en el uso de tecnologías.

En el caso de que existan cambios en la institución que afecten la correcta implementación del sistema, será necesario adaptarla según la nueva realidad institucional. Cabe señalar que el curso de la etapa de implementación estará definido por la etapa de diseño y a validación de las etapas previas. Por lo anterior no es posible diseñar un plan de implementación estándar aplicable a cualquier institución. Evaluación del SGA De acuerdo con el marco general del PMG SAIP, una vez implementado el SGA, es necesario medir la eficacia del mismo, detectando las desviaciones en relación a la planificación original con la intención de ir subsanándolas. Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en la institución, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló. Finalmente, cada vez que se detecte una desviación respecto del diseño o la implementación será necesario iniciar una etapa de mejora al SGA.

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D. Normativas, instrucciones y directrices que se deben tener en cuenta para diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Archivo

DFL 5.200 de la DIBAM (1929) Circular Nº 28.704 de 1981, Contraloría General de la República. Decreto N° 77 aprueba norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre

órganos de la administración del estado y entre éstos y los ciudadanos, diciembre de 2004, Ministerio Secretaría General de la Presidencia.

Decreto N° 81 aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre interoperabilidad de documentos electrónicos, junio de 2004, Ministerio Secretaría General de la Presidencia.

Decreto N° 83 aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de documentos, junio de 2004, Ministerio Secretaría General de la Presidencia.

Circular Nº51 sobre Disposiciones y recomendaciones referentes a conservación, transferencia y eliminación de documentos, Febrero 2009, DIBAM.

Directrices para la Identificación de Fondo Documental” de la Sección Clasificación y Descripción, Archivo Nacional de la Administración (ARNAD)/ Subdirección de Archivos Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM),1996.

Directrices para la Ordenación Documental de los Fondos de Ministerios y Servicios Públicos” de la Sección Clasificación y Descripción, Archivo Nacional de la Administración (ARNAD)/ Subdirección de Archivos Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), 2004.

Directrices para la Organización de Archivos, edición 2004, Archivo Nacional. Guía de Conservación Preventiva de Documentos en Papel, edición 2007, Archivo Nacional. Formato Básico Normalizado para la creación de Bases de Datos Documentales, Archivo Nacional. Manual de Procedimientos Plan General de Trabajos Archivos Públicos, Comisión de Probidad y

Transparencia, 2009 Guía para la elaboración de un manual de procedimientos de gestión de archivos, Ministerio Secretaría

General de la Presidencia, 2009. Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G) MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo) Norma ISO 15.489 -1 Información y documentación. Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades. Norma ISO 15.489-2 Información y documentación. Gestión de documentos – Parte 2: Directrices.

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3.3 Herramientas de Apoyo PMG SAIP 2010.

A. Tecnológicas Como parte de las herramientas generales de apoyo, la Comisión de Probidad y Transparencia ha dispuesto del sitio web http://saip.leydetransparencia.cl Por otra parte, la Comisión de Probidad y Transparencia, se encuentra desarrollando un sistema de monitoreo que permitirá controlar el estado de avance de las distintas actividades relacionadas con la ejecución del PMG SAIP 2010. Dicho sistema será puesto a disposición durante el mes de Junio de 2010. La información detallada acerca de su uso será puesta a disposición de los servicios y organismos que deben cumplir con el PMG SAIP.

B. Asistencia Técnica: Con el fin de apoyar el cumplimiento de los objetivos de gestión correspondientes a cada etapa del PMG SAIP 2010, la Comisión de Probidad y Transparencia contará con un equipo de analistas que asesorarán y orientarán a las instituciones y organismos que hayan comprometido dicho PMG. El listado actualizado de analistas correspondientes a cada una de las instituciones se mantendrá publicado en el sitio web del PMG SAIP.

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4 El PMG SAIP en la perspectiva de la gestión basada en procesos Como se señaló previamente, el PMG SAIP se enmarca dentro de los sistemas de mejoramiento de la calidad de atención de usuarios. Este es uno de los objetivos del enfoque de gestión basada en procesos y sus conceptos sirven de fundamento al desarrollo del PMG SAIP y sus requisitos técnicos. Dicho enfoque concibe las organizaciones como sistemas interrelacionados de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la calidad de los servicios desarrollados y consecuentemente a aumentar la satisfacción de los usuarios. La implementación de un sistema de gestión basada en procesos considera etapas consecutivas de identificación y diagnóstico de los procesos existentes, la determinación de aquellos aspectos que necesitan ser mejorados o rediseñados, la documentación de sus procedimientos, el establecimiento de planes de mejora que permitan alcanzar los objetivos de la organización, así como el diseño e implementación de un sistema de indicadores para la evaluación y control que posibilite la mejora continua. Las cuatro etapas del SAIP (diagnóstico, diseño, implementación y evaluación) se enmarcan dentro de este enfoque. En esta sección se describen los fundamentos básicos del enfoque de procesos y en particular de la documentación de procedimientos y su aplicación al PMG SAIP. Asimismo se incluyen recomendaciones para la elaboración de los indicadores de gestión y demás metas e instrumentos requeridos en el PMG SAIP.

4.1 Introducción al enfoque de gestión basada en procesos Desde la perspectiva de la gestión basada en procesos, las organizaciones pueden ser concebidas como sistemas que buscan satisfacer las necesidades de sus usuarios a través de la realización de un determinado producto o servicio, mediante una serie de procesos que se relacionan entre sí. Un proceso puede definirse como un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) para transformar entradas (necesidades, insumos) en salidas (productos, servicios). Los procesos raramente ocurren en forma aislada y la salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes. De esta forma cada proceso va agregando valor al producto final, conformando de este modo una secuencia conocida como cadena de valor.

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Un ejemplo de cadena de valor en el marco de la Ley N° 20.285 lo encontramos al interior de la gestión de solicitudes de acceso a la información pública, ya que ésta comprende el conjunto de procesos de recepción, procesamiento y respuesta a las solicitudes presentadas por el público. En la organización cada proceso sirve a un propósito particular. En función de este criterio es posible clasificarlos en tres tipos de procesos:

A. Procesos operativos o productivos Aquellos que están directamente ligados a los productos y servicios que genera la organización, para satisfacer directamente las necesidades y requerimientos del usuario.

Permiten alcanzar los objetivos y metas de la organización. Se les conoce también como procesos del negocio. Se aplican verticalmente, para elaborar un determinado producto.

Ejemplos: En Transparencia Activa: Generación de Información, Revisión de Información, Publicación de Información y Actualización de información.

B. Procesos de gestión o estratégicos Aquellos que proporcionan directrices para gestionar los otros procesos respecto de su planificación, el control, la administración y el mejoramiento continuo.

Permiten gestionar al resto de los procesos: Organizar, Planificar, Controlar, Administrar, Mejorar.

Cruzan horizontalmente la organización.

Ejemplos: Planificación, Control de Gestión

C. Procesos genéricos o de apoyo Aquellos que apoyan a otros procesos (estratégicos o clave). Están centrados en dar soporte a los usuarios internos.

Proporcionan el soporte a los procesos operativos. Cruzan horizontalmente la organización.

Ejemplos: Asesoría Jurídica, apoyo informático

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Proceso

Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se

realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) para transformar

entradas en salidas.

Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

4.2 Pasos para implementar un sistema de gestión basado en procesos Uno de los primeros desafíos en la implementación de un sistema de gestión basado en procesos consiste en identificar los procesos de la organización y sus relaciones. El conjunto de procesos operativos, estratégicos y de apoyo, que participan en la elaboración de los productos o la entrega de servicios ofrecidos por la organización puede representarse mediante un mapa de procesos que describa las interacciones entre las distintas cadenas de valor.

Una vez que se han identificado y clasificado los procesos clave de la organización, y su secuencia e interacciones al interior del mapa de procesos, resulta necesario describirlos de manera ordenada mediante un lenguaje común documentando los procesos mediante procedimientos. Un procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

≠

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¿Por qué es importante documentar los procesos? Permite a una institución dar cumplimiento a requerimientos, estandarizar la forma de trabajo, visualizar oportunidades de mejora, transmitir y preservar el conocimiento y promover independencia entre las personas que participan de los procesos. Los principales aspectos de un proceso que se especifican en un procedimiento son:

Qué se hace (Nombre y descripción del Proceso), Para qué se hace (Objetivo), Tipo de proceso (operativo, estratégico, apoyo). Actividades que involucra

Descripción de cada actividad (resumen, lugar, frecuencia), en qué orden se hace (secuencia), con qué herramientas se hace y/o qué documentación se utiliza como referencia,

(herramientas y documentos) y quienes participan, (Roles)

o Usuarios. o Proveedores. o Ejecutores. o Supervisores. o Auditores y/o Revisores. o Dueño o Responsable

Al momento de describir los roles involucrados en un proceso es importante considerar que el Rol es la función que una persona o un equipo cumple en un proceso. No debe confundirse con la persona que lo ejecuta ni con su cargo.

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Al documentar procesos, es posible identificar los siguientes tipos de roles:

ROLES RESPONSABILIDADES Usuarios Son quienes requieren los resultados (salidas) del proceso. Proveedores Son quienes proveen los insumos (entradas) del proceso.

Ejecutores Llevan a cabo las actividades especificadas del proceso. Ejecutan los procesos siguiendo los procedimientos y las instrucciones de trabajo. Elaboran los registros que evidencian la ejecución del proceso.

Supervisores

Supervisan las actividades especificadas del proceso. Supervisan la ejecución de las instrucciones de trabajo. Revisan los registros que dan cuenta de las actividades desarrolladas y de la

conformidad con los requisitos. Capacitan y apoyan técnicamente a los ejecutores.

Auditores y/o Revisores

Verifican si lo que se hace en la práctica corresponde a lo que está descrito en el procedimiento.

Recolectan la evidencia objetiva (registros) de la ejecución de los procedimientos y las instrucciones de trabajo.

Detectan y analizan las desviaciones (o no-conformidades). Revisan la ejecución de acciones preventivas o correctivas.

Dueño La persona (o equipo) responsable de la definición y mantención de un proceso. Es el custodio del proceso.

Para identificar y describir en forma ordenada cada procedimiento, es conveniente asignar un código que lo identifique de manera única. Para ello es aconsejable utilizar un criterio o norma que se aplique a todos los procedimientos y que permita identificarlos de manera rápida y sencilla. La construcción de dicho código dependerá de cada servicio y de los procesos que se formen parte de su mapa de procesos. A continuación se presenta un ejemplo de codificación de un procedimiento:

PR-SSGP-TA-001-V1.1 PR = Indica que el tipo de documento es un Procedimiento SSGP = Subsecretaría General de la Presidencia TA = Transparencia Activa 001 = Número del Procedimiento en el Mapa de Procesos V1.1 = Indica el número de Versión del documento, en este caso 1.1

Finalmente la información del procedimiento puede organizarse fácilmente mediante la utilización de un formulario como el que se presenta en el siguiente ejemplo:

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Formulario descripción de Procedimientos PMG SAIP 2010 Procedimiento Procedimiento de Transparencia Activa 01

Código PR- SSGP-TA-001-V1.1 Fecha 03/01/11 Versión 1.1

Institución Ministerio Secretaría General de la Presidencia Servicio Subsecretaría General de la Presidencia

Identificación del proceso asociado a este procedimiento Proceso: Generación de Información de Transparencia Activa

Responsable: Francisco Soto

Objetivo: Recolectar la información requerida por los art. 6° y 7° de la Ley para su posterior revisión y publicación en el Banner de Gobierno Transarente

Tipo de Proceso Operativo Estratégico Apoyo

Entrada del proceso (Insumos, requisitos)

Información actualizada sobre: Marco Normativo, Compras y Adquisiciones, Subsidios y Beneficios, Actos y Resoluciones, Estructura Orgánica, Personal, Información Presupuestaria, Transferencias, Auditorías al Ejercicio Presupuestario, Trámites del Organismo, Participación Ciudadana, Ubicación del Sistema de Solicitudes de Acceso, Vínculos Institucionales y Costos Directos de Reproducción

Salida del proceso (Productos, Servicios)

Planillas de cálculo en formato excel conteniendo información requerida por los artículos 6° y 7° de la Ley N° 20.285, ordenada conforme a lo requerido en el oficio N° 413/2009

Unidades que participan del proceso

Unidad Jurídica Unidad de Auditoría Unidad de Control de Gestión

Clientes del proceso Encargado de Revisión de documentación para publicar en TA

Cuadro de descripción del procedimiento

N° Actividad Descripción Roles Herramientas y documentos

1

2

3

4

5

Describa los métodos de evaluación y/o mejora continua asociados al procedimiento (si aplica) Comentarios

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A. Recomendaciones para completar un Formulario descripción de Procedimientos Al describir un procedimiento se deben tener en cuenta algunas recomendaciones básicas: El nombre del procedimiento debe dar una idea clara de su contenido para los miembros de la

organización. Se debe describir solo un procedimiento a la vez. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en

una misma ficha. Si el inicio de un procedimiento involucra la recepción de insumos (documentos u otros), indicar quien

es el proveedor. Toda actividad debe iniciarse con un verbo presente, en tercera persona singular, ejemplo: elabora,

envía, etc. Asignar un número a cada una de las actividades que se realizan en el proceso conforme a su secuencia

lógica. Otorgue un nombre a cada actividad con sustantivos que describan una acción tales como: autorización,

verificación, etc. Indique si existen fechas definidas para cada una de las actividades y señale la periodicidad con que se

realizan. Describa si existen métodos de evaluación y/o mejora continua asociados al procedimiento por

ejemplo: Métodos preventivos para asegurar el cumplimiento. Métodos para evaluar los resultados. Métodos para corregir los resultados de este proceso. Otros métodos.

Utilice el espacio de comentarios para registrar información relevante identificada al describir el

procedimiento. Por ejemplo, en el transcurso de la descripción podría determinarse que el personal requiere capacitación en algún ámbito específico, o que existen excepciones al procedimiento, etc.

4.3 Modelamiento de procesos Una vez que hemos descrito un procedimiento, resulta valioso emplear un modelo que represente gráficamente la secuencia de actividades y decisiones que tienen lugar en su ejecución. Los modelos son representaciones simplificadas de la realidad. Resaltan los elementos fundamentales, haciendo abstracción de los detalles y representan de manera abstracta aspectos específicos de la realidad, como: Objetos, actividades, entradas / salidas y usuarios, entre otros. Los modelos permiten identificar:

Cómo trabaja realmente el proceso, Los vacíos, las áreas débiles y los riesgos, Cuáles son los cuellos de botella, Cuáles son las oportunidades de mejora y

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Qué coordinación se requiere entre las funciones y responsabilidades de las distintas áreas involucradas, entre otros.

A. Diagrama de flujo El diagrama de flujo es una de las herramientas más comunes para la modelación de procesos y permite representar gráficamente la secuencia y la dependencia de las etapas de un proceso, describir un proceso existente así como diseñar un nuevo proceso y evidenciar fuentes potenciales de problemas. Reglas básicas:

Estructuración: un único inicio y un único fin. Rotulación: todo símbolo del diagrama debe estar rotulado. Toda decisión debe estar asociada a una actividad. Toda actividad debe tener una única tarea sucesora, excepto que haya una decisión de por medio.

Para la representación de las etapas del proceso podemos emplear símbolos normalizados.

Es la representación esquemática de los procedimientos, donde se ilustra gráficamente con símbolos convencionales la estructura, la dinámica, las etapas y las unidades que intervienen en su desarrollo. Para su elaboración se establecen los siguientes pasos:

1. Identificar el área responsable del procedimiento, la denominación y las unidades que intervienen en su desarrollo, señalándolas explícitamente.

2. Basado en la simbología establecida, se determinan los símbolos que deben utilizarse en el diseño del diagrama, dependiendo de la modalidad o naturaleza de las etapas definidas en los formatos. El

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punto de partida en todo diagrama se simboliza con una elipse, anotando en el espacio en blanco “inicio”.

3. Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente. 4. Cuando en el desarrollo del procedimiento se presenten dos alternativas, deberán representarse

inmediatamente después de la actividad el símbolo de toma de decisión (rombo), y deberá anotarse la palabra “procede”. De estas dos alternativas:

• En el caso de que el producto no satisfaga los requerimientos establecidos, se calificará como “no procede”, lo cual se simbolizará con un “NO”.

• Al contrario, ante la posibilidad afirmativa “sí procede”, se describirá con un “SI” la instrucción correspondiente.

5. A semejanza del inicio, la conclusión del procedimiento debe simbolizarse mediante una línea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotará la frase “FIN” ó “TÉRMINO”.

6. En caso de que el procedimiento continúe en otra página o una actividad se descontinúe para seguir en otro procedimiento se debe simbolizar mediante un conector con letra o número que se unirá con su par en la página o procedimiento que corresponda.

7. El número de secuencia de la etapa debe coincidir con la descripción de ésta, la que se encuentra descrita en el procedimiento.

.

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4.4 Indicadores de desempeño La implementación de un sistema de gestión basada en procesos requiere de un sistema que posibilite la evaluación y el control de sus procesos a fin de asegurar el logro de sus objetivos y orientar su labor hacia la mejora continua. Un sistema que entrega información regular sobre la calidad de la gestión contribuye a la eficiencia en la asignación de recursos públicos a la vez que mejora la información respecto de uso, facilita la toma de decisiones y la formulación de políticas de mediano y largo plazo, y permite mejorar la gestión interna mediante la optimización de sus procesos. La principal medida empleada en los sistemas de evaluación y control de procesos para determinar el progreso hacia los objetivos de la organización, contrastando su ejecución efectiva con lo planificado, recibe el nombre de indicador de desempeño. Los indicadores de desempeño pueden definirse como una herramienta que entrega información cuantitativa respecto al logro o resultado en la entrega de los productos (bienes o servicios) generados por la institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro. Un indicador de desempeño es una expresión que establece una relación entre dos o más variables que, comparada respecto de una determinada meta o compromiso, permite obtener una medida de su logro o desempeño. Estas metas pueden estar directamente relacionadas con alguno de los productos o subproductos (bienes o servicios) que ofrece la organización, o tener un carácter más amplio de su quehacer. En este sentido, cabe señalar que los indicadores deben elaborarse en función de las metas existentes y no al revés (nunca se debe determinar una meta a partir de un indicador). Los indicadores deben cubrir los aspectos más significativos de la gestión, privilegiando los principales objetivos de la organización15, pero su número no puede exceder la capacidad de análisis de quienes los van a usar. Una propuesta de elaboración de indicadores debe contener indicadores factibles de medir, identificando el momento adecuado para esto y la periodicidad de las mediciones. Esto último, de modo de equilibrar adecuadamente las necesidades de información con los recursos disponibles, tanto técnicos como financieros. Como una forma de contribuir a la legitimidad y reforzar el compromiso con las metas e indicadores resultantes se recomienda que los indicadores se generen en una forma participativa involucrando a todos los actores relevantes en el proceso de elaboración.

15 EN EL MARCO DEL PMG SAIP SE CONSIDERA QUE LAS DEFINICIONES ESTRATÉGICAS DEBEN SER CONSISTENTES CON LAS ESTABLECIDAS JUNTO CON LA LEY DE PRESUPUESTOS 2010 (FORMULARIO A1).

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A. Requisitos básicos Los indicadores de desempeño deben cumplir algunos requisitos básicos, entre los cuales destacan la pertinencia, la comparabilidad, una razonable independencia, requerir de información a costos razonables, ser confiables, simples y comprehensivos, y constituir información de carácter público.

Los indicadores deben ser pertinentes, referiéndose a los procesos y productos esenciales para la organización de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de sus objetivos.

Las actividades o servicios que se escojan para ser medidos deben ser comparables en términos de tiempo, calidad, costo y usuarios(as) a quienes van dirigidas.

Los indicadores deben ser independientes y responder a las acciones desarrolladas por la institución. Se debe evitar usar indicadores que puedan estar condicionados en sus resultados por factores externos al servicio.

La información que sirva de base para la elaboración de indicadores de gestión debe ser recolectada a un costo razonable y con la garantía de confiabilidad necesaria, vale decir, que los resultados deben ser independientes de quien efectúe la medición.

Respecto al número y calidad de los indicadores, en un sistema de evaluación de gestión, hay que tener en cuenta que siempre debe existir un balance entre los requerimientos de comprensión y simplicidad.

Finalmente, los indicadores deben ser públicos; esto es, conocidos y accesibles a todos los niveles y estamentos de la institución, así como al público y al resto de la administración pública.

B. Ámbitos de Control Los indicadores de desempeño pueden referirse a diferentes ámbitos necesarios de controlar en la implementación de un sistema de gestión basado en procesos. Estos se describen a continuación: a) Procesos. Se refieren a actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el trabajo es realizado para producir los productos (bienes o servicios), incluyen actividades o prácticas de trabajo tales como procedimientos de compra, procesos tecnológicos y de administración financiera. Los indicadores de proceso ayudan en la evaluación del desempeño en áreas donde los productos o resultados son difíciles de medir. b) Productos. Se refieren a los bienes y/o servicios producidos o entregados y corresponden a un primer resultado de un programa o acción pública. Sin embargo, el concepto no está restringido sólo a niveles de producción o provisión sino que se extiende a importantes características o atributos de estas acciones. Por otra parte, en algunos bienes o servicios corresponde usar indicadores de unidades de productos entregados como indicadores de resultados intermedios o finales, por ejemplo el número de kilómetros en la construcción de caminos. No obstante en otros, los indicadores de producto son relativamente menos relevantes respecto de los resultados intermedios o finales que se esperan. c) Resultados (intermedios). Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado, actitud o certificación de los ciudadanos una vez que han recibido los bienes o servicios de un programa o acción pública. Su

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importancia radica en que su ocurrencia facilita y hace más probable alcanzar los resultados finales, y en consecuencia constituyen una aproximación a éstos. d) Impacto (Resultados finales). Son resultados a nivel del fin de los bienes o servicios entregados e implican un mejoramiento en las condiciones de la población objetivo, atribuibles exclusivamente a éstos. En algunas oportunidades es difícil disponer de esta mediciones, principalmente, por la dificultad de aislar los efectos de otras variables externas y/o porque muchos de estos efectos son de largo plazo.

C. Dimensiones o Focos del desempeño El desarrollo de un sistema de indicadores debe considerar las dimensiones de Economía (manejo adecuado de los recursos financieros), Eficacia (logro de los objetivos institucionales), Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de recursos) y Calidad del Servicio (satisfacción de los requerimientos de los usuarios/as). a) Economía: Este concepto se relaciona con la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misión institucional. b) Eficiencia: El concepto de eficiencia describe la relación entre dos magnitudes: la producción física de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto. c) Eficacia: El concepto se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. d) Calidad del Servicio: Para efectos de los espacios de atención, ésta es la más importante. La calidad del servicio es una dimensión específica del concepto de eficacia y se refiere a la capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios/as. Son elementos de la calidad factores tales como: Oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesía en la atención.

D. Relaciones entre Ámbitos de Control y Dimensiones del Desempeño Los ámbitos de control y dimensiones de evaluación se entrecruzan cuando evaluamos desempeño como se observa en la siguiente figura. Para los diferentes bienes y servicios habrá diferentes combinaciones entre ámbitos y dimensiones que serán más relevantes que otras para los respectivos procesos de monitoreo y/o evaluación.

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Figura 2 Ámbitos de Control y Dimensiones del Desempeño

Por ejemplo, a nivel de producto, este ámbito puede incluir la dimensión de eficacia medida por los niveles de bienes o servicios producidos o entregados, o el logro de coberturas comprometidas. Adicionalmente puede incluir indicadores respecto de atributos de los bienes o servicios correspondientes a la dimensión de calidad, así como también puede incluir indicadores de la eficiencia de su producción o provisión. Esta integración de información correspondiente a diferentes dimensiones del desempeño a nivel de producto no muestra resultados intermedios ni finales, sin embargo ilustra respecto de requisitos y condiciones de desempeño necesarias para que tales resultados ocurran.

E. Consideraciones Metodológicas para la Elaboración de Indicadores Con el fin de facilitar la implementación del sistema de indicadores de desempeño, se sugiere considerar, durante la etapa de diseño de éstos, los aspectos y elementos que se señalan a continuación: Nombre del indicador Es la expresión verbal que identifica al indicador y que expresa lo que se desea medir con él. Supuestos Los supuestos deben corresponder a la identificación de factores externos a la gestión del Servicio que puedan tener incidencia en el cumplimiento de las metas de los indicadores. No se consideran como supuestos aquellas condiciones que deben ser identificadas como elementos de diagnóstico o que deben estar disponibles antes de iniciarse el programa. Fórmula de cálculo Es la expresión matemática que permite cuantificar el nivel o magnitud que alcanza el indicador en un cierto período (anual, semestral, etc.), considerando variables que se relacionan adecuadamente para este efecto.

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Dimensión La dimensión o foco de la gestión que mide el indicador (eficacia, eficiencia, economía y calidad) Ámbito de control Identifica la medición en diferentes etapas o momentos del programa (proceso, producto, resultado intermedio, resultado final o de impacto) Medios de verificación Son las fuentes de información de los indicadores que se utilizan o se utilizarán para la cuantificación de los indicadores. Éstas deben ser expresadas de manera precisa, de tal forma que resulte fácil su identificación. Pueden incluir material publicado, inspección visual, encuestas, registros de información, reportes estadísticos, etc. El PMG SAIP establece que al diseñar indicadores los Medios de Verificación deben estar disponibles, debidamente auditados, para consulta de Contraloría General de la República, el Consejo de Auditoría General de Gobierno, la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda o del organismo validador del sistema. Procesos e instrumentos de recolección de la información Se refiere a las diversas técnicas empleadas para la obtención de los datos que se utilizarán para informar el indicador. La elección de la técnica dependerá del tipo de indicador. Así por ejemplo se emplearán técnicas cuantitativas para establecer comparaciones estadísticas, realización de cómputos, etc.; o investigaciones cualitativas, como entrevistas en profundidad, focus groups, etc. Variables: Las variables representan algún aspecto cuantificable o medible de los procesos a analizar. Variables mínimas consideradas en el SAIP:

Satisfacción con las respuestas recibidas; oportunidad en el cumplimiento de plazos legales establecidos en la Ley de Transparencia y su Reglamento; y capacitación funcionaria en temas que se vinculen directamente con el funcionamiento y mejora continua del Sistema, y con la entrega de Información Pública

¿Cómo podemos saber si los indicadores con los cuales trabajamos son los adecuados? Recapitulando lo anterior, se sugiere tomar las siguientes consideraciones para comprobar que los indicadores son útiles y que el costo de obtención realmente produce beneficios a la institución:

Como resultado de esta evaluación se espera tener claridad sobre la idoneidad de los indicadores para cumplir el propósito por el cual fueron creados.

Es importante plantearse algunas preguntas:

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¿Es útil el indicador? ¿El indicador sirve para tomar decisiones? ¿Simboliza y representa claramente el concepto que se desea conocer? ¿Es compatible con el resto de indicadores de forma que permita contrastar los resultados? ¿Compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de información y desarrollo del

indicador? ¿Está suficientemente definido de tal forma que el resultado pueda ser comparable en el tiempo, sin

que haya dudas sobre la fiabilidad de los datos? ¿Es clara la representación gráfica utilizada? ¿Es redundante con otros indicadores ya existentes? ¿Es adecuada la periodicidad establecida? ¿Existe una forma más sencilla de obtener la información? ¿Se aprovechan adecuadamente los medios informáticos para optimizar el proceso de obtención del

indicador? ¿Se comunica el indicador a las personas involucradas en el área, actividad o proceso?

¿Existe un método paso a paso? A continuación se propone una “Ruta metodológica para establecer indicadores”:

1°: Objetivo Declaración de lo que la estrategia debe lograr y qué es crítico para su éxito.

2°: Aclarar Qué queremos realmente conseguir (aclarar cuál es el objetivo buscado).

3°: Variables que muestren el logro.

Encontrar las variables críticas del objetivo buscado (cómo nos damos cuenta de que lo estamos logrando).

4°: Indicador Encontrar los indicadores adecuados para cada variable ¿Cuáles son los indicadores críticos que indican nuestra dirección estratégica?