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Dirección: Avda Isaac Newton, 6. 41092 – Sevilla

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GUÍA BÁSICA DE USO

PORTAL COLABORATIVO PARA LA AGENCIA ANDALUZA DE LA ENERGÍA


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Índice de preguntas frecuentes

1. Ya estoy dado de alta en el plataforma ¿y ahora que tengo que hacer?

2. No estoy dado de alta en la plataforma ¿qué hago para registrarme?

3. Deseo cambiar mi contraseña

4. Ubicándome en la plataforma colaborativa: Pantalla “Mis grupos”

Quiero subir un cuestionario u otro documento a la plataforma ¿Cómo hago?

Me gustaría modificar el documento que ya he subido o eliminarlo

5. Para estar puntualmente informado: Pantalla “Eventos”

6. Necesito encontrar un documento: Pantalla “Buscador de documentos”

7. La plataforma es un espacio multitrabajo: Pantalla “Grupos de trabajo”

8. ¿Puedo mandar mensajes a usuarios específicos?

9. Me gustaría que la Agencia me mantuviese informado con noticias de actualidad

energética a través de la plataforma


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1. Ya estoy dado de alta en el plataforma ¿y ahora que tengo que hacer? La herramienta desarrollada está accesible a través de http://www.agenciaandaluzadelaenergia.es/colabora Si ya estás dado de alta en el portal, recibirás un correo indicándote los pasos a seguir para registrarte y establecer tu contraseña. El botón Registrarse es sólo para usuarios que previamente no estén dados de alta. Una vez registrado, en la siguiente página se introducen las credenciales (correo electrónico y contraseña) y accedemos a los contenidos de la plataforma. En función de los permisos asignados por el/los administradores al usuario de la herramienta podremos acceder a diferentes contenidos.

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NOTA: si te encuentras dado de alta en un subgrupo específico, entre siempre con el usuario y la contraseña que aportaste inicialmente. Si vuelves a registrarte como nuevo usuario, entrarás a la plataforma con el perfil genérico de ciudadano y no podrás participar en el subgrupo inicialmente asignado.


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2. Registro de nuevo usuario En caso de no disponer de un usuario y contraseña, es decir, si previamente el administrador no te ha dado de alta, podrás obtenerlos pulsando el botón de registro y rellenando y enviando el formulario que se muestra a continuación.



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3. Solicitud de nueva contraseña Si hemos perdido u olvidado nuestra clave podremos solicitar una nueva mediante la opción Solicitar una nueva contraseña. El sistema enviará de forma automática un correo de recuperación al correo electrónico con el que nos dimos de alta.

Una vez identificados se nos redirigirá de forma automática a la pantalla “Mis Grupos” del portal. Pulse aquí para volver al índice de preguntas frecuentes


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4. Pantalla “MIS GRUPOS” Es la pantalla de toma de contacto con el portal y en la que podemos ver la estructura de la información y las posibilidades de navegación y acceso a utilidades que nos ofrece la herramienta.

A continuación se muestran los elementos estructurales que, con carácter general, componen la interfaz y que estarán disponibles en función de los permisos asignados:

− Cabecera: que incluye los logos y referencias institucionales de la plataforma

− Menú principal: barra de navegación horizontal con acceso a las principales funcionalidades (Mis grupos,

− Utilidades: donde se puede ver nuestro perfil de usuario, realizar búsquedas

personalizadas, y cerrar la sesión para abandonar la plataforma.

− Contenidos principales: muestran los contenidos relevantes así como detalles e información adicional de los mismos. Entre ellos destacar Grupos (en nuestro caso la Estrategia Energética de Andalucía 2014-2020), Subgrupos a los que pertenezco, Eventos, etc...


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− Contenidos secundarios: zona de presentación de información relacionada,

novedades y acceso rápido a los eventos. Pulsando sobre el botón “Grupos de Trabajo” del Menú principal se accede a una pantalla en la que se puede ver el Grupo Estrategia Energética de Andalucía 2014-2020. Si accede a dicho grupo pasara a ver la pantalla “Mis grupos” comentada arriba.

El acceso a nuestro/s subgrupos de trabajo nos lleva a una pantalla como la siguiente:


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En esta pantalla estarán disponibles una serie de opciones que, en función del perfil particular del usuario, tendrán una apariencia u otra. Estas opciones pueden ser:

A. Enlace a “Participantes” Relación de todos los usuarios suscritos a un subgrupo determinado. Pulsando sobre uno en concreto accederemos a su ficha de usuario y podremos contactar con él a través de la aplicación de mensajería instantánea incorporada a la


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Plataforma (restringida) solo a los participantes del grupo

B. Sesiones de trabajo Esta pantalla permite acceder a documentos subidos por la Agencia Andaluza de la Energía, documentos subidos por usuarios y cuestionarios personalizados.

Pulsando sobre el título de un documento accederemos al detalle del mismo. Se pueden hacer comentarios a los documentos sobre aquellos aspectos que sean considerados como relevantes (pulsando sobre el documento, mediante la opción “agregar comentarios”).


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Opción “añadir documentos” Para subir documentos a la plataforma hacemos clic sobre el botón “añadir documentos” (disponible desde la pantalla de su sesión de trabajo). El botón se encuentra abajo y a la derecha de la pantalla.


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Ello nos lleva a una pantalla en que se ha de incorporar obligatoriamente un “Título del documento”. En “Sólo visible a” indicar a quien se desea que este disponible. Se recomienda dejar siempre seleccionada la opción “Miembros del subgrupo”, para hacer visibles los documentos a todos los usuarios del subgrupo y al administrador. Si se desea, cabe la opción de incorporar un resumen del documento.

Acto seguido habrá de subirse el fichero deseado. Para ello se hace clic sobre el botón “Examinar…”, que abrirá en una nueva ventana el explorador de carpetas y ficheros de su equipo, donde deberá seleccionar el archivo en cuestión. Una vez seleccionado pulse en el botón “abrir” para poder ver el documento listo para subir a la plataforma. Tenga en


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cuenta que el tamaño máximo del fichero a subir a la plataforma no supere los 5 Mb. Los formatos admitidos son .doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx .odt .odp .ods y .pdf.

Por último, añada una versión al documento (por defecto “1.0”). En grupo de Audiencia estará seleccionado el nombre de su grupo o grupos de trabajo especifico/s que será el que tenga acceso al documento salvo que hubiese señalado “Sólo la AAE” en el campo relativo a la visibilidad del documento. Hecho esto podrá revisar como va a quedar el documento subido a la plataforma (Botón azul “Vista previa”) o validar definitivamente la acción (Botón azul “Guardar”).

Editar las características de un documento o eliminarlo

IMPORTANTE: tras seleccionar el archivo deberá hacer clic sobre el botón azul “subir al servidor”. Si no hiciera esto, el documento queda seleccionado pero no incorporado de facto en la plataforma

NOTA: usar siempre esta opción para adjuntar los cuestionarios cumplimentados. No usar la opción “Sugerencias” ni la opción “Escribir nuevo mensaje” para este propósito.


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Es posible que, por error hayamos subido a la plataforma un documento incorrectamente o que queramos actualizarlo. Editarlo o simplemente eliminar dicho documento no es difícil. Veamos como proceder con el siguiente ejemplo: Hemos subido el documento de título “prueba” y ahora lo queremos hacer desaparecer de la plataforma. En primer lugar, en la correspondiente pantalla de acceso a los documentos seleccionaremos el llamado “Prueba” haciendo clic sobre el título.

Ello nos llevará a una nueva pantalla en que se puede ver la información relativa al fichero “prueba” subido. Lo siguiente será hacer clic en la opción “editar” (Justo al lado da la opción “vista” que aparece por defecto).


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De esta forma estará disponible nuevamente toda la información relativa al documento subido, susceptible de ser modificada. Puesto que lo que pretendemos en este caso es eliminar el archivo, nos desplazaremos hasta la base de la pantalla y haremos clic sobre el botón azul “Eliminar”


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Hecho esto se nos solicitará confirmación definitiva, advirtiendo que la opción de eliminación no se puede deshacer


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Haciendo clic nuevamente en “eliminar” habremos concluido definitivamente el proceso de eliminación, hecho que se nos confirmará en la siguiente pantalla.


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5. Pantalla “EVENTOS” Relación de los eventos activos en la Plataforma. Se pueden añadir filtros para seleccionar la información de forma anual, mensual, semanal y diaria. Una vez seleccionemos el evento de nuestro interés accederemos al detalle del mismo.



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6. Buscador de documentos Permite realizar búsquedas avanzadas a través del repositorio de documentos accesibles en la Plataforma.

Permite filtrar en base a numerosos criterios con el fin de refinar al máximo los resultados como por ejemplo, filtrando por Grupos de trabajo.


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… o por Apartados…

Al hacer clic sobre el botón “Aplicar” aparecerá el listado de documentos que cumplen las condiciones de filtrado Pulse aquí para volver al índice de preguntas frecuentes


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7. Grupos de trabajo Desde esta opción se accederá a una pantalla de presentación de todos los grupos de trabajo que componen la oferta de la Plataforma. Pulsando sobre cada título accederemos al listado de subgrupos que componen el grupo de trabajo.


NOTA: Aunque en la plataforma de colaboración existen otros grupos de trabajo, es posible que sólo pueda ver el de Estrategia Energética de Andalucía 2014-2020, si no está dado de alta en los restantes grupos.


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8. Mensajes privados La aplicación de mensajería privada permite el contacto entre usuarios de un modo ágil y directo. La bandeja de entrada muestra una relación completa de todos los mensajes recibidos.

Al pulsar sobre cada mensaje accederemos al detalle del mismo pudiendo responder sobre la marcha.


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La vista de mensajes enviados funciona de forma idéntica a como lo haría la de nuestro cliente estándar de correo electrónico.


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9. Enlace a “Novedades de la Agencia” Presente en la página de acceso al portal, en la sección de contenidos secundarios, muestra aquella información relevante generada por la Agencia. Pulsando sobre el enlace entramos en el detalle de cada inserción de actualidad.


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