grupo 2
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICASESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA Y AUDITORIA
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y SISTEMA DE AUDITORIA
GUBERNAMENTALSIAF - SAG
SEMINARIO DE INTEGRACIÓN PROFESIONALLICENCIADO CARLOS HUMBERTO HERNÄNDEZ PRADO
GRUPO DOSJORNADA VESPERTINA
Edificio S-6, Salón 207
Guatemala, enero, 2006.
Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de Ciencias EconómicasEscuela de Contaduría Pública y AuditoriaSeminario de Integración ProfesionalLic. Carlos Humberto Hernández Prado
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y SISTEMA DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
2001 14476 Pérez Carias, Luis Fernando2001 14691 Gonzalez Lemus, Osbin Ottoniel2001 14973 Alvarado Pérez, Billy Marlon2001 15844 López Castillo, José Luis2001 16155 Pérez Zapón, María Gabriela
Integrantes del Grupo
Luis Fernando Pérez Carias2001 14476
Osbin Ottoniel González Lemus2001 14691
Billy Marlon Alvarado Pérez2001 14973
José Luis López Castillo2001 15844
María Gabriela Pérez Zapón2001 16155
(Coordinadora)
Índice
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I: ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Y ESTRUCTURA DEL REGIMEN FINANCIERO
1.1 Definiciones De Administración Pública 011.2 Organización Del Sector Público 011.2.1 Administración Central 021.2.1.1 Organismo Legislativo 021.2.1.2 Organismo Judicial 021.2.1.3 Organismo Ejecutivo 031.2.2 Entidades Descentralizadas 031.3 Régimen de administración financiera 031.3.1 Unidad de administración financiera 071.3.1.1 Estructura Organizativa 071.3.1.2 Funciones Generales de la Unidad de Administración Financiera 081.3.1.3 Unidad de Normas 091.3.1.4 Unidad de Informática 091.3.1.5 Área de Presupuesto 101.3.1.6 Área de Contabilidad 111.3.1.7 Área de Tesorería 12
CAPITULO II: SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
2.1 Antecedentes 142.1.1 Primera etapa (SIAF I) 152.1.2 Segunda etapa (SIAF II) 152.1.3 Tercera etapa (SIAF III) 152.2 Definición 172.3 Características 172.3 Objetivos 182.4 Alcances 182.5 Implantación del sistema integrado de administración
Financiera 192.5.1 Ámbito de operación 192.5.2 Formulación del presupuesto 192.5.3 Programación de la ejecución 202.5.4 Descentralización operativa 202.5.5 Sistema de pagos 202.5.6 Red informática. 212.6 Arquitectura del SIAF 212.6.1 Centralización 21
2.6.2 Tecnología Web para la intranet e Internet. 212.6.3 Reingeniería de procesos 222.7 Operación del SIAF en entidades descentralizadas. 232.8 Los sistemas integrados administrativos y de gestión 232.8.1 Sistema integrado de gestión 242.8.2 Sistema desconcentrado de gestión. 242.8.3 Sistema de contabilidad integrada gubernamental 252.8.3.1 La información que alimenta el SICOIN 252.8.3.2 Como recibe la información el SICOIN 262.8.3.3 Donde se registra la información de SICOIN 262.8.3.4 Sistema electrónico de licitaciones y adquisiciones de Guatemala 272.8.4 El sistema nacional de inversión pública SNIP 282.8.5 Sistema de nomina y registro de personal 282.8.6 Sistema integrado a administración financiera municipal SIAF – MUNI. 282.9 Logros y dificultades obtenidos de la implementación del SIAF 292.9.1 Logros 292.9.2 Dificultades 312.10 Otros aspectos relevantes de SIAF 322.10.1 El proceso de desconcentración 322.10.2 Las salidas de información 322.10.3 La informática y el SIAF 322.10.4 La modernización de la contraloría general de cuentas -CGC-. 332.10.5 El mejoramiento en la recaudación tributaria 332.10.6 La capacitación 332.10.7 La formulación de leyes 342.10.8 El saneamiento de las finanzas públicas 342.10.9 Transparencia en el uso de los recursos 342.10.10 El mejoramiento de la calidad del gasto público. 352.11 Aspectos a futuro 35
CAPITULO III: SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
3.1 Antecedentes 383.2 Definición 383.3 Objetivos 393.4 Alcance 393.5 Aspectos relevantes del SAG 403.5.1 Misión 403.5.2 Componentes 403.5.3 Arquitectura del sistema 413.5.4 Sistema integrado, rápido y flexible 413.5.5 Soporte para el desarrollo de una institución eficiente y transparente 413.5.6 Organización macro 42
3.6 Control gubernamental 423.6.1 Órgano rector del control gubernamental 433.6.2 Control interno gubernamental 443.6.3 Auditoria interna gubernamental 443.6.4 Control externo gubernamental 453.6.5 Auditoria externa gubernamental 463.7 Marco legal y normativo 473.8 Normas generales de control interno 483.8.1 Normas de control interno para los sistemas de administración general 483.8.2 Normas de control interno de administración de personal 543.8.3 Normas de control interno de presupuesto 573.8.4 Normas de control interno de tesorería 613.8.5 Normas de control interno de contabilidad integrada 663.9 Normas de auditoria gubernamental 713.9.1 Normas relativas a la planificación de la auditoria gubernamental 733.9.2 Normas relativas a la ejecución de la auditoria 753.9.3 Normas relativas al informe de auditoria gubernamental 77
CAPITULO IV: CASO PRÁCTICO
4.1 Enunciado 804.2 Presupuesto anual 804.3 Programación presupuestaria trimestral 814.4 Ejecución de comprobantes únicos de registros (CUR'S) 834.5 Registros contables 844.6 Envió de CUR’S a tesorería nacional 854.7 Pago al beneficiario 86
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
APENDICE (Cuestionario)
Introducción
Durante su preparación profesional el Contador Público y Auditor deberá plantearse
situaciones que aunque sean hipotéticas, deben estar apegadas a casos reales en los
que puede poner en práctica no solo los conocimientos adquiridos en las aulas
universitarias, sino también su experiencia obtenida en el campo laboral. En virtud de lo
anterior, se hace necesario que el Contador Público y Auditor desarrolle su habilidad
investigadora principalmente sobre aquellos temas o problemas que se constituyen un
potencial campo de acción.
Cuando hablamos del sector publico, inmediatamente viene a nuestra mente una
característica básica que identifica a cualquier sistema de información financiera
utilizado por el Estado en general. Tal característica puede resumirse en la frase:
Ejecución presupuestaria. La ejecución presupuestaria, es tan importante para el
Estado y su administración que podríamos concluir en que su misma contabilidad se ha
convertido en un gigantesco sistema de control presupuestario.
El Estado de Guatemala ha tratado de crear sistemas que le permitan administrar de
una manera adecuada su ejecución presupuestaria sustentada en principios de control
interno, y que a la vez faciliten la tarea de fiscalización tanto interna como externa de
cada institución. Como resultado de lo anterior, surge el proyecto de Reforma a la
Administración Financiera (Proyecto BM-PNUD-GUA 95-006), auspiciado y financiado
por el Banco Mundial, y aprobado por el Estado de Guatemala, en el que se especifica
que el Sistema de Administración Financiera (SIAF), estará acompañado por el
desarrollo del Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG), el cual ayudara a asegurar la
integridad y confiabilidad de todas las operaciones de administración financiera del
sector publico guatemalteco. El Sistema de Administración Financiera y Control (SIAF-
SAG), esta respaldado por leyes y reglamentos que faciliten la administración financiera
y el control gubernamental, dentro de la llamada Modernización del Estado. Es un
proyecto que ya esta en marcha y que todo Contador Publico y Auditor debe conocer de
ser posible íntimamente.
Para efectos de presentar los resultados de la investigación realizada, elaboramos el
presente informe que contiene en su primer capitulo, información general relacionada
con la organización del sector público y estructura del régimen financiero, en dicho. En
el segundo capitulo, damos a conocer los datos relevantes relacionados con el sistema
integrado de administración financiera (SIAF), para luego en el tercer capitulo hacer
referencia al funcionamiento, componentes y normas del sistema de auditoria
gubernamental (SAG). En el cuarto capítulo presentamos con el objetivo de ilustrar la
forma como opera el sistema, un caso practico que representa la teoría aplicada a la
práctica. Y por ultimo, presentamos nuestras conclusiones y recomendaciones relativas
a la investigación.
CAPITULO IORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Y ESTRUCTURA
DEL REGIMEN FINANCIERO
1.1 DEFINICIONES DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Para la administración pública existe una gran variedad de definiciones, y entre las de
mayor aceptación encontramos las siguientes:
a) Wondrow Wilson dice que administración pública es la parte más sostenible del
gobierno en acción, es el ejecutivo operante, es el más visible aspecto del
gobierno.
b) Luther Gulich dice: La administración pública se refiere a realizar objetivos
definidos y que la administración pública es una ciencia que nos da un sistema de
conocimientos con los cuales los hombres pueden: Predecir efectos, entender
relaciones, y influir en los resultados. Esto es en cualquier situación en que haya
personas trabajando conjuntamente, en forma organizada, para un propósito
común.
c) Leonard de White, define la administración publica con un sentido amplio y
concreto y dice que consiste en las operaciones que tienen como propósito la
realización o el cumplimiento de la política pública: Un sistema de administración
pública es el conjunto de leyes, reglamentos, practica, relaciones, códigos y
costumbres que prevalecen en un momento y sitio determinados para la
realización y ejecución de la política pública.
1.2 ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO
Los poderes del Estado en Guatemala se integran por el Poder Legislativo el cual se
ejerce a través del Congreso de la República; el Poder Ejecutivo a cargo del señor
Presidente de la República y su Consejo de Ministros; y el Poder Judicial a cargo de los
Tribunales de Justicia. Estos poderes nacen en la Constitución Política de la República
de Guatemala (artículo 141), estableciéndose que la soberanía del Estado de
Guatemala radica en el pueblo de Guatemala, quien la delega para su ejercicio, en los
Organismos Legislativo, Ejecutivo y Judicial. La subordinación entre los mismos es
prohibida.
Geográficamente el país se divide en 8 regiones, las cuales integran un total de 22
departamentos. Esta división permite a través del clasificador geográfico, identificar el
lugar hacia donde se destinan los bienes y servicios del sector público. Respecto al
Sector Público se conforma por la administración central, entidades descentralizadas y
gobiernos locales.
1.2.1 Administración Central
integrada por el Organismo Judicial, Organismo Legislativo, y el Organismo Legislativo
integrado por Ministerios, Presidencia, Secretarías, Obligaciones del Estado a cargo del
Tesoro, Deuda Pública, Contraloría General de Cuentas, Procuraduría General de la
Nación, Ministerio Público, Tribunal Supremo Electoral.
1.2.1.1 Organismo Legislativo
Su base legal esta regulada en la Constitución, y sus autoridades son el Pleno del
Congreso, Junta Directiva, Presidente del Congreso y Comisión Permanente. La
estructura orgánica del mismo esta integrada por sus autoridades superiores y además
por las Comisiones de Trabajo y el Sector Administrativo
1.2.1.2 Organismo Judicial
La estructura del Organismo Judicial esta compuesta por tres tipos de unidades, que
son: Las unidades con función judicial de jurisdicción ordinaria, las unidades de
funciones judiciales de jurisdicción privativa y las unidades de apoyo o con funciones
administrativas. Dentro del Organismo Judicial se encuentra la unidad administrativa
que esta formada por el Presidente del Organismo Judicial, la Secretaria General de la
Presidencia del Organismo Judicial, la Secretaría Privada, la Supervisión General de
Tribunales, el Departamento Financiero, el Archivo General de Protocolos, el Archivo
General de Tribunales, el Departamento de Estadística, el Departamento de Personal,
la Junta General de Prisiones, los Patronatos de Cárceles y Liberados, el Servicio
Medico Forense, el Almacén Judicial, la Biblioteca, el Departamento de Procesamiento
de Datos, y, el Departamento de Servicios Generales
1.2.1.3 Organismo Ejecutivo
Es el Organismo principal de la administración del Estado y por eso le esta
encomendada la función administrativa preferentemente; pero no hay que olvidar que el
Organismo Ejecutivo además de ejercer la función administrativa, también ejerce la
función política o de Gobierno, funciones que es muy difícil deslindar, pues si el
gobierno procura la realización de los fines del Estado, la administración se encamina
directamente a realizarlos. El Organismo Ejecutivo esta integrado por el Presidente de
la República, el Vicepresidente de la República, los Ministerios de Estado.
1.2.2 Entidades Descentralizadas
En nuestro país existe un conjunto numeroso de personas públicas estatales que
poseen amplia descentralización administrativa, a las que se les denomina entidades
autónomas o entidades semiautónomas. Dichas entidades tienen a su cargo
actividades muy diversas como lo son: Servicios públicos, actividades bancarias,
industriales, comerciales, educación, etc.; o sea que contribuyen con la administración
pública y constituyen un sector muy importante de la administración de nuestro país.
Estas entidades descentralizadas autónomas y semiautónomas, poseen amplias
facultades de administración, pero están sometidas a un contralor relativamente intenso
del Organismo Ejecutivo. Dichas entidades se rigen por las disposiciones pertinentes
de la Constitución, varias disposiciones legales de carácter general y sus respectivas
leyes orgánicas.
1.3 RÉGIMEN DE ADMINISTRACION FINANCIERA
La administración financiera guatemalteca nace a partir de la obligación fundamental del
Estado establecida en la Constitución Política de “mantener dentro de la política
económica, una relación congruente entre el gasto público y la producción nacional”, sin
embargo en el régimen financiero la Carta Magna se regula en forma genérica, los
aspectos siguientes:
1. Contenido del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
(estimación de todos los ingresos a obtener y el detalle de los gastos e
inversiones por realizar).
2. Contenido de la Ley Orgánica del Presupuesto (en sus fases de formulación,
ejecución y liquidación, prohibición de trasladar recursos de inversión a
funcionamiento, deuda pública, remuneración de empleados públicos, etc.)
3. Principio de legalidad, estableciendo que corresponde únicamente al Congreso
de la República decretar impuestos ordinarios y extraordinarios, arbitrios y
contribuciones especiales conforme a las necesidades del Estado, determinar
las bases de recaudación.
4. Fuente de inversiones y gastos del Estado, en el sentido de que toda ley que
implique inversiones y gastos del Estado, debe indicar la fuente donde se
tomarán los fondos destinados a cubrirlos, así como también previo a la
ampliación del presupuesto, debe contarse con la opinión favorable del
Organismo Ejecutivo, de ser contraria, las ampliaciones podrán ser aprobadas
por el Congreso pero únicamente con el voto de por lo menos dos terceras
partes del número total de diputados que integren dicho Organismo.
5. Rendición de cuentas del Estado, la cual debe efectuarse por el Organismo
Ejecutivo ante el Organismo Legislativo, asimismo la liquidación presupuestaria
debe someterse a conocimiento del ente fiscalizador que es la Contraloría
General de Cuentas quien a su vez rendirá informe y emitirá dictamen ante el
Congreso de la República, para que éste último luego de conocidos proceda a la
aprobación o improbación de la liquidación anual del presupuesto.
6. Fondo de Garantía que permita financiar programas de desarrollo económico y
social constituido por recursos de organizaciones no lucrativas del sector
privado, entidades descentralizadas o autónomas, aportes privados nacionales o
internacionales.
7. Principio de capacidad de pago, en el sentido de que el sistema tributario debe
ser justo y equitativo, por lo que se ordena que en la estructuración de toda ley
tributaria deberá observarse el principio de capacidad de pago.
Por su parte la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No. 101-97, regula entre otros
aspectos, los siguientes:
Título Capítulo Referencia contenido Artículos
Disposiciones Generales
Ámbito de aplicación de la ley,
Desconcentración de la administración financiera,
Rendición de cuentas del servidor público,
Comisión técnica de finanzas públicas,
Ejercicio fiscal.
Sistema Presupuestario
Disposiciones
generales
Vinculación plan-presupuesto,
Atribuciones del órgano rector,
Presupuesto de ingresos, egresos, naturaleza y
destino de los egresos, base contable
(devengado), ejecución del presupuesto, control y
fiscalización de los presupuestos, uso de las
economías.
Régimen
presupuestario
de los
organismos del
Estado
Estructura de la ley anual de presupuesto
(ingresos, egresos, disposiciones generales),
Formulación del presupuesto,
Ejecución del presupuesto,
Evaluación presupuestaria,
Liquidación presupuestaria,
Régimen presupuestario de las Entidades
Descentralizadas y Autónomas,
Régimen presupuestario de las municipalidades.
Sistema de Contabilidad
Integrada Gubernamental
Atribuciones del órgano rector, análisis
financieros, coordinación con municipios, cuentas
incobrables, aceptación y aprobación de
donaciones.
Sistema de Tesorería
Atribuciones del órgano rector, programa anual de
caja, letras de tesorería, fondos rotativos,
rendición de informes de entidades financieras.
Sistema de Crédito
Público
Ámbito legal,
Atribuciones del órgano rector,
Deuda pública de mediano y largo plazo,
Autorización del crédito público,
Título Capítulo Referencia contenido Artículos
Presupuestación de la deuda pública,
Pago de la deuda pública,
Opiniones técnicas,
Condicionalidad,
Reestructuración de la deuda,
Nulidad de las operaciones,
Colocación de los títulos,
Rescate de títulos,
Suspensión de desembolsos.
Régimen de remuneración
de funcionarios y
empleados públicos
Remuneraciones de empleados y funcionarios
públicos,
Retribuciones y servicios no devengados,
Gastos de representación,
Dietas.
Disposiciones finales y
complementarias
Fianzas,
Disposiciones posteriores a través de los entes
rectores,
Derogatoria.
En forma complementaria a las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del
Presupuesto, la Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado para cada ejercicio fiscal, establece normas de ejecución presupuestaria dentro
de las cuales vale mencionar: El Decreto No. 75-2005 Ley del Presupuesto General de
Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2006, el cual contiene
remuneraciones del personal temporal, Jornales, Puestos vacantes, Economías
presupuestarias en el grupo de servicios personales, Liquidación de prestaciones a
personal en el exterior, Economías presupuestarias de la deuda pública, Insuficiencia en
créditos presupuestarios, pago por servicios y cuotas de seguridad social, Transferencia
de recursos a comunidades y organizaciones no gubernamentales, Disposiciones que
afecten el presupuesto de ingresos, Desembolsos por concepto de aportes
constitucionales y leyes ordinarias, Anticipo de recursos para devengar y pagar, Pago
de obligaciones exigibles, Compra de bienes inmuebles, Componentes de inversión,
Programa de inversión física y financiera para el ejercicio fiscal, Desembolsos a favor de
los Consejos Departamentales de Desarrollo Urbano y Rural, Responsables de los
resultados del presupuesto, Responsables de la ejecución presupuestaria, Informe de
ejecución presupuestaria, Transferencia de utilidades y/o dividendos, Donaciones en
especie, Exoneración del IVA, Actualización de activos, Cierre de cuentas monetarias,
Pago de las obligaciones del Estado, Constitución y manejo de cuentas de depósitos
monetarios, Cuentas especiales para préstamos y donaciones, Saldos de efectivo,
Letras de tesorería, Incumplimiento del pago de deuda por las municipalidades, Gestión
del financiamiento reembolsable, Informes de cooperación externa Fideicomisos, etc.
Además de lo anterior Institucionalmente forma parte del marco financiero, el rol que
desempeñan las Unidades de Administración Financiera y las Unidades de Auditoria
Interna. Así tenemos a continuación la organización y funciones de las UDAF
1.3.1 UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA
1.3.1.1 Estructura Organizativa
Grafica 01: Unidad de Administración Financiera – UDAF -
1.3.1.2 Funciones Generales de la Unidad de Administración Financiera:
a) Elaborar las propuestas de la política financiera y someterlas
a consideración de las autoridades superiores de la Institución.
b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas
dictadas por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de sus órganos rectores.
c) Emitir las normas complementarias que considere necesarias
para la administración eficaz y eficiente del Sistema Integrado de Administración
Financiera.
d) Coordinar y dirigir la formulación del presupuesto de la
Institución, así como la programación financiera para su ejecución, de acuerdo a las
normas establecidas en la Ley Orgánica del Presupuesto, su Reglamento y las
disposiciones complementarias que se emitan.
e) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro de la ejecución del presupuesto
en las etapas del compromiso, devengado y pagado en la ejecución de los gastos y
del devengado y percibido en la ejecución de los ingresos, de acuerdo a lo
establecido en las normas y procedimientos vigentes.
f) Analizar y enviar para su consideración a las autoridades
superiores, los estados financieros que permitan efectuar el seguimiento y
evaluación de la política financiera y conocer la gestión presupuestaria, de caja y
patrimonial y los resultados económicos y financieros de la Institución.
g) Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme a
la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, le corresponde aprobar a la
Institución y gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas las que le compete
aprobar al Organismo Ejecutivo.
h) Establecer normas para el manejo y control de los Fondos
Rotativos, tomando en cuenta el Manual aprobado por el Ministerio de Finanzas
Públicas mediante Acuerdo Ministerial 6-98.
i) Darle seguimiento y control al cumplimiento de la ejecución
física y financiera del presupuesto.
j) Presentar a las Autoridades de la Institución los informes de la gestión física y
financiera del presupuesto que coadyuven a la toma de decisiones y de su envío al
Organismo Ejecutivo.
k) Supervisar, controlar y apoyar la gestión administrativo financiera de las unidades
ejecutoras de la Institución.
l) Someter a consideración y aprobación de las Autoridades de la Institución, la
programación de cuotas de compromiso, devengado y pago.
1.3.1.3 Unidad de Normas
a) Realizar estudios y proponer normas tendientes a mejorar la técnica del
presupuesto por programas aplicado en la institución y de acuerdo a las normas
establecidas por la Dirección Técnica del Presupuesto.
b) Diseñar y mantener actualizados los reglamentos, instructivos y procedimientos
internos, relativos a las fases de formulación, programación de la ejecución y
evaluación del presupuesto de la Institución.
c) Adecuar y mantener actualizados los manuales y la metodología contables, así
como la periodicidad y estructura de los estados financieros a producir por la
Institución, según su naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos
de información, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental
dictadas por la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas
Públicas.
d) Diseñar y mantener actualizadas las normas, procedimientos e instructivos que
regulan el funcionamiento del Área de Tesorería, de acuerdo a las normas
establecidas por la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas.
e) Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez, mediante el
Sistema de Cuenta Única.
f) Diseñar y mantener actualizados los reglamentos, instructivos y procedimientos en
las fases de programación y control de los flujos financieros de la Institución.
g) Evaluar el grado de aplicación de las normas, sistemas y procedimientos para la
formulación del presupuesto, la programación de la ejecución, el procesamiento
contable, ejecución de los pagos y las coherencias de las salidas del Sistema
Integrado de Administración Financiera.
1.3.1.4 Unidad de Informática
a) Analizar, planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores de desarrollo de
sistemas de información complementarias al SICOIN, así como la utilización y
mantenimiento de los recursos de computación y su respectiva documentación.
b) Mantener comunicación con la Dirección de Informática del Ministerio de Finanzas
Públicas, que está a cargo del mantenimiento y actualización del SICOIN.
c) Dar mantenimiento y actualización a los procesos de las Areas de Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería, en el marco del Sistema Integrado de Administración
Financiera, que esta operando en la Institución y conforme al Sistema Central, y
recibir las nuevas aplicaciones.
d) Informar sobre la utilización y rendimiento de los equipos para poder planificar y
programar el crecimiento de la configuración existente o la adquisición de nuevos
equipos según sea el caso.
e) Elaborar un calendario de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y de sus
condiciones de seguridad conforme a contratos de servicio que realice con los
proveedores de los mismos.
f) Asistir a los usuarios del sistema en todos los reportes y requerimientos de atención.
g) Contar con mecanismos de respaldo de datos, seguros y confiables, y ampliamente
probados y comprobados en su utilización y restauración.
h) Definir conjuntamente con los entes rectores del Sistema Integrado de
Administración Financiera los roles para sus usuarios.
i) Tener participación activa, directa y conjunta con los entes rectores del SICOIN
(DTP, TN y DCE) en las actividades de cierre y apertura tanto presupuestarias como
contables.
j) Efectuar el respaldo diario de la información procesada en el SICOIN.
1.3.1.5 Área de PresupuestoEstructura Organizativa
Grafica 02: Organigrama del área de presupuesto
Funciones Generales del Área de Presupuesto:
a) Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de
Administración Financiera de la Institución.
b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el
Organismo Ejecutivo para la formulación, programación de la ejecución y
evaluación del presupuesto de la Institución.
c) Elaborar y proponer a las Autoridades Superiores la política presupuestaria
específica de la Institución, de acuerdo con los lineamientos de política
presupuestaria dictados por el Organismo Ejecutivo.
d) Dictar las normas técnicas complementarias a las establecidas por el Organismo
Ejecutivo para la formulación, programación de la ejecución, modificaciones y
evaluación del presupuesto de la Institución.
e) Coordinar la formulación del proyecto de presupuesto de la Institución.
f) En coordinación con el Área de Tesorería, someter a la Jefatura, de la Unidad de
Administración Financiera, la programación de la ejecución financiera del
presupuesto.
g) Presentar a consideración de la Autoridad Superior o aprobar, según lo
determine la reglamentación interna, las solicitudes de modificaciones
presupuestarias presentadas por las unidades ejecutoras de los respectivos
programas.
1.3.1.6 Área de ContabilidadEstructura Organizativa
Grafica 03: Organigrama del área de contabilidad
Funciones Generales del Área de Contabilidad:
a) Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de
Administración Financiera de la Institución.
b) Aplicar conforme a su naturaleza jurídica, características operativas y
requerimientos de información, la metodología contable y la periodicidad,
estructura y características de los estados contables financieros a producir por la
Institución, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental
que dicte la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas
Públicas.
c) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en el
SICOIN de la ejecución presupuestaria de gastos e ingresos.
d) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en el
SICOIN de las operaciones de origen extra-presupuestario.
e) Efectuar los análisis necesarios sobre los estados financieros y producir los
informes para la toma de decisiones y para su envío al Ministerio de Finanzas
Públicas.
f) Administrar el Sistema Integrado de Administración Financiera, que permita
conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como
los resultados operativo, económico y financiero de la Institución.
g) Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de la
Institución.
1.3.1.7 Área de TesoreríaEstructura Organizativa
Grafica 04: Organigrama del área de tesorería
Funciones Generales del Área de Tesorería:
a) Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de
Administración Financiera de la Institución.
b) Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el
Organismo Ejecutivo en operaciones de Tesorería.
c) Elaborar, juntamente con el Área de Presupuesto la programación de la ejecución
del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Institución.
d) Aprobar y someter a consideración del Jefe de la Unidad de Administración
Financiera, el programa mensualizado de caja elaborado por la Unidad de
Programación Financiera.
e) Administrar el Sistema de Caja Única de la Institución.
f) Emitir opinión previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la
Institución.
g) Proveer información en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la
toma de decisiones y envío de información al Organismo Ejecutivo.
CAPITULO IISISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
- SIAF -
2.1 ANTECEDENTES
El proceso de reestructuración de la administración pública se inserta en un programa
de reforma que tiene como propósito fundamental ponerla al servicio de la comunidad, a
través de procesos de centralización normativa y desconcentración operativa, para que
la comunidad pueda ejercer un control social sobre la actuación de los funcionarios
públicos, así como de una racionalización de los procesos de captación y uso de los
recursos públicos, a través de la modernización de los sistemas administrativos y de
control de la administración pública. Por ello, se hizo indispensable desarrollar una
reforma integrada de la administración financiera y de la auditoría gubernamental que
comprendiera los aspectos relativos a los ingresos y gastos públicos, programación
presupuestaria, operaciones y registros contables y financieros, procedimientos para
adquisiciones, pagos ágiles, seguros y transparentes, así como medidas efectivas y
oportunas de control interno y externo.
La base legal de la reforma fue el Acuerdo Gubernativo 217- 95, de fecha 17/05/95,
mediante el cual se crea el Proyecto de Reforma de la Administración Financiera,
denominado “Sistema Integrado de Administración Financiera y Control” (SIAFSAG),
que comprende los subsistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería, crédito público,
adquisiciones y auditoría, para ejecutarse en todas las dependencias del Sector Público
no Financiero. El proyecto se está ejecutando en tres etapas, aprobándose para la
primera etapa (SIAF I), ya finalizada, un convenio de préstamo con el Banco Mundial,
mediante Decreto 89-95, de fecha 15/11/95, la segunda etapa (SIAF II), cuyo convenio
de préstamo fue aprobado mediante Decreto 46-98, de fecha 19/08/98, el cual también
ya ha terminado; actualmente se esta ejecutando la tercera etapa (SIAF III) el cual ha
iniciado operaciones a partir de marzo del año 2003. Un aspecto preponderante en el
éxito de la reforma financiera ha sido el apoyo incondicional que cada Gobierno ha
brindado a la modernización del Estado y sobre todo al proyecto SIAF-SAG para que se
logren los objetivos planteados en cada una de las etapas.
2.1.1 Primera Etapa (SIAF I)
La primera etapa del Proyecto, que se inició en el primer semestre de 1996, fue
programada para cuatro años y se ejecutó en tres años. En esta, se elaboraron el
diseño conceptual y el funcional informático, se contrataron profesionales de amplia
experiencia en la implantación de sistemas integrados de administración financiera en la
región y se iniciaron los desarrollos informáticos base del proceso de implantación, los
clasificadores básicos y se formuló el presupuesto del año 1998 con la metodología de
presupuesto por resultados. A partir de enero de 1998, con vigencia de la nueva Ley
Orgánica del Presupuesto, se inicia la operación del Sistema Integrado de Contabilidad
Gubernamental (SICOIN), con un nuevo software, donde 34 unidades financieras de la
administración central comenzaron a operar los registros de la ejecución del
presupuesto y a transmitir esa información electrónicamente hacia el Ministerio de
Finanzas Públicas.
Los objetivos del Proyecto en su primera etapa (SIAF I) fueron el fortalecimiento de la
eficiencia, la responsabilidad y transparencia de las funciones de administración
financiera y control del sector público central, a través de la organización e
implementación del SIAF y el SAG y el mejoramiento de la prestación de los servicios
públicos, a través de la desconcentración de las responsabilidades primarias y de
administración de los recursos financieros de los ministerios, fortaleciendo las
capacidades de administración financiera del Gobierno, restaurando así la confianza en
la integridad y competencia del Sector Público.
2.1.2 Segunda Etapa (SIAF II)
En 1998 se inicia de la segunda etapa de ejecución del Proyecto (SIAF II), iniciando
con la implantación del sistema que se desarrolla a partir de enero de 1998 con la
reingeniería de procesos y procedimientos en dependencias involucradas
pertenecientes al Ministerio de Finanzas, el control de percepción de recursos a través
de la conciliación bancaria, el flujo diario de información con entidades de recaudación y
bancarias. En mayo de 1,998, el gobierno central por medio del Ministerio de Finanzas
Publicas y la Contraloría General de Cuentas y con recursos financieros de Banco
Mundial, diseña el modelo conceptual del Sistema Integrado de Administración
Financiera y control SIAF-SAG, como instrumento de apoyo al proceso de
descentralización y organiza los sistemas y procedimientos con el objeto que la
población logre obtener los servicios públicos en las mejores condiciones de cantidad,
calidad y menor costo.
En esta segunda etapa se tiene el objetivo de continuar el proceso de expansión de las
reformas de la administración financiera y el control iniciadas durante la ejecución del
SIAF I, a fin de incrementar la eficiencia y transparencia de la administración financiera
y el control del Sector Público, fortalecer la prestación de los servicios públicos a través
de la desconcentración de la administración de los recursos financieros de los
ministerios y mejorar la ejecución de la inversión pública.
2.1.3 Tercera Etapa (SIAF III)
Esta etapa inicia en julio de 2002 y se caracteriza porque se le ha dado altísima
prioridad a la creación del SIAF – Muni, y a la modernización del sistema de recursos
humanos a nivel nacional. El documento de proyecto contempla con especial atención,
lo siguiente:
a) Extensión de la reforma de la administración financiera a las 331
municipalidades,
b) Desarrollo e integración de un sistema de información de recursos humanos, que
contenga un sistema de liquidación de nomina y ficha de funcionario público,
A partir de esta etapa, el proyecto pretende ampliar y profundizar las reformas con el
objeto de incrementar la efectividad, eficiencia y transparencia de la administración
financiera y control del sector público. Los dos proyectos de administración financiera
anteriores han efectuado reformas importantes en las operaciones financieras del
gobierno central, creando un sistema que integra a varios subsistemas clave
(formulación y ejecución del presupuesto, contabilidad, administración de efectivo,
administración de deuda, inversión pública) en un sistema unificado de registro único de
información y control de administración, el cual proporciona a los funcionarios de
gobierno información en tiempo real y permite una mejora significativa en la ejecución y
supervisión de las operaciones financieras del gobierno. El proyecto propuesto
profundizaría las reformas en los subsistemas (incluyendo contrataciones, la
elaboración de presupuesto multi-anual y mayor enfoque en los indicadores de
desempeño y resultados), extendería el sistema hasta abarcar a las agencias y fondos
sociales restantes dentro del gobierno central (y a los niveles más bajos de ejecución
presupuestaria dentro de las agencias del gobierno central), diseñaría y apoyaría la
implementación de sistemas compatibles en los 331 gobiernos municipales, como
componente importante del esfuerzo de descentralización en Guatemala, desarrollaría e
integraría un subsistema de información de administración de recursos humanos
(especialmente antecedentes laborales y de pago) en el sistema en general, seguiría
fortaleciendo la institución suprema de auditoría externa (la Contraloría General de
Cuentas – CGC) y promovería varias iniciativas de E-gobierno.
2.2 DEFINICION
El sistema integrado de Administración Financiera, es un sistema de Organización
Gubernamental que tiene como objetivo descentralizar y agilizar las funciones
administrativas, operativas y financieras de las entidades que componen el aparato
estatal, su funcionamiento es presidido por el Ministerio de Finanzas Publicas, quien
contara con las unidades de control de los componentes básicos de este modelo:
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Crédito Publico e Inversión Publica.
El Sistema Integrado de Administración Financiera basa su funcionamiento operativo en
el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), Sistema que integra las operaciones de
Presupuesto, Contabilidad Patrimonial y Tesorería, con el fin de proporcionar
información en tiempo real, para la correcta toma de decisiones
2.3 CARACTERISTICAS
Centralización Normativa y Desconcentración Operacional:
El SIAF esta organizado de tal forma que a nivel central el ministerio de Finanzas
Publicas define las políticas, normas y procedimientos.
a) Universalidad: Todos los aspectos de la gestión pública vinculados a los sistemas
financieros, administrativos y de control forman parte del SIAF.
b) Unidad: En cuanto al ámbito de aplicación, el SIAF es obligatorio para la
administración gubernamental central y entes descentralizados y autónomos.
c) Responsabilidad: Todos los funcionarios públicos sin distinción de jerarquías son
responsables de sus actos en el ejercicio de la función pública y el SIAF, Será
organizado para la evaluación de esta obligación.
d) Transparencia: La transparencia en las operaciones presupuestaria es el aspecto
relevante del SIAF, ya que la ejecución del presupuesto es de exhibición publica.
e) Eficiencia: El SIAF esta organizado para asistir en la determinación,
programación y seguimiento de las metas que garanticen el cumplimiento de los
objetivos del programa de gobierno en los aspectos vinculados a la producción
de bienes y servicios del sector publico.
f) Economía: El sector publico produce bienes y servicios a través de relaciones
insumos – producto y esta combinación debe realizarse al menor costo posible,
por lo cual el SIAF pone especial énfasis en el control del costo de producción de
los programas y proyectos del sector publico.
2.3 OBJETIVOS
El principal objetivo para el desarrollo del Sistema Integrado de Administración
Financiera y Control es generar capacidad en el sector público que permita:
a) Fortalecer el sistema democrático y generar un ambiente de confianza en las
instituciones públicas y funcionarios.
b) Fortalecer el control social aportando los insumos que permitan conocer y evaluar
la gestión publica.
c) Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y uso eficaz y eficiente de
los recursos públicos.
d) Disponer de información útil, oportuna y confiable a todos los niveles de la
administración pública.
e) Fortalecer la capacidad administrativa.
f) Realizar la gestión de los recursos públicos con transparencia.
2.4 ALCANCES
El proceso de reforma se ha iniciado con fortalecer los sistemas financieros,
administrativos y de control en el ámbito central, a los entes rectores del Ministerio de
Finanzas Públicas (Dirección Técnica de Presupuesto, Dirección de Contabilidad del
Estado, Tesorería Nacional, Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, Dirección de Informática) y la Contraloría General de Cuentas así como a seis
instituciones seleccionadas, Ministerio de Finanzas Públicas, Salud Pública y Asistencia
Social, Educación, Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, Relaciones Exteriores y
la Contraloría General de Cuentas.
En cuanto a los sistemas, se ha definido como prioridad el fortalecimiento y desarrollo
del presupuesto, la contabilidad, tesorería, crédito publico, contrataciones,
administración de bienes, inversión publica, control interno.
2.5 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA2.5.1 Ámbito de operación
El SIAF está implantado en toda la administración central desde 1998, operando en
tiempo real en todas las etapas del proceso presupuestario en los entes rectores y otras
direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas y en 43 ministerios y secretarías; se
tienen 138 Unidades Ejecutoras las cuales ejecutan el Presupuesto directamente desde
donde se origina el gasto. Además se cuenta con 26 entidades descentralizadas y
autónomas quienes han asumido la reforma financiera con el apoyo directo del
Proyecto. En el año 2004 se cambia la tecnología de cliente servidor a una tecnología
basada en la WEB, centralizando el sistema en una sola base de datos para todo el
Sector Público No Financiero -SPNF-.
2.5.2 Formulación del Presupuesto
A través del SIAF, el presupuesto se formula por resultados, fijando metas físicas y
financieras, en forma desconcentrada por cada uno de los ministerios y secretarías. Los
proyectos de presupuesto institucionales se consolidan y con ellos se formula el
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado. Actualmente el Gobierno ha
adoptado la política de trabajar con un presupuesto multianual en donde se fijan techos
presupuestarios y se formularán los años 2006, 2007 y 2008, el presupuesto esta
basado en una red programática por resultados con el enfoque multianual. También se
contará con el seguimiento a los indicadores de gestión que permitirá medir en todo
momento el grado de avance de las políticas y objetivos fijados por el Gobierno.
2.5.3 Programación de la ejecución
El presupuesto es dinámico, programándose su ejecución trimestralmente, y en función
del balance entre el ritmo de la captación de recursos y la ejecución del gasto se fijan
cuotas trimestrales para la ejecución de compromisos y mensuales para el gasto
devengado y su pago. Se ha ido ajustando la programación del gasto permitiendo que
se manejen herramienta como el Programa Mensualizado de Caja y los flujos de caja
con lo cual se pueden hacer pronósticos de las estacionalidades de la caja y priorizar en
determinados momentos los principales gastos del Gobierno.
2.5.4 Descentralización operativa
Tanto la programación de cuotas, como las solicitudes de modificaciones y ejecución
presupuestaria son solicitadas, cuando corresponde, y operadas por las instituciones
ejecutoras y aprobadas en forma electrónica desde la Dirección Técnica de
Presupuesto en tiempo real. Cada ministerio y secretaría ejecuta su presupuesto en
tiempo real y en forma desconcentrada, por intermedio de Unidades de Administración
Financiera (UDAF), las cuales han sido capacitadas y dotadas de herramientas
informáticas y de comunicaciones, organización y procedimientos y perfiles de puestos.
En estos momentos, la administración financiera se está desconcentrando desde las
UDAF ministeriales hacia sus unidades ejecutoras (Ministerio de Salud Pública y
Asistencia Social con 83 unidades ejecutoras, Ministerio de Educación cuenta con 37
unidades ejecutoras, Ministerio de Comunicaciones e Infraestructura 15 y la Presidencia
de la República 3 unidades ejecutoras). Se han creado las firmas electrónicas,
eliminando el papel físico para ciertas operaciones como es el soporte de los
documentos hacia el Ministerio de Finanzas Públicas, los cuales ya no son requeridos
para el pago y simplemente basta con la información electrónica que ha sido procesada
con los niveles de seguridad en el sistema informático.
2.5.5 Sistema de pagos
Con las cuotas periódicas aprobadas en el sistema, cada ente ejecutor prioriza sus
pagos y éstos se realizan a través del sistema bancario por órdenes de acreditamiento
en cuenta por parte de la Tesorería Nacional, dentro de las 72 horas de recibida la
información electrónica de la ejecución presupuestaria; se ha eliminado el papel físico,
en cambio se tienen firmas electrónicas que son validadas automáticamente por el
sistema.
2.5.6 Red informática.
En la solución tecnológica implementada en la tercera fase del SIAF se ha diseñado una
arquitectura tecnológica efectiva e innovadora, la cual ha permitido cobertura nacional,
escalabilidad, disponibilidad de 7x24x365, seguridad, mejora el mantenimiento,
sostenibilidad, facilita la administración del sistema y reduce los costos sustancialmente.
2.6 ARQUITECTURA DEL SIAF
2.6.1 Centralización
La información del sistema permanece en el sitio central lo cual permite garantizar
máxima disponibilidad, estabilidad, seguridad y manejabilidad. La base de datos está
centralizada y operando sobre equipos ubicados en el centro de cómputo del Ministerio
de Finanzas Públicas. El acceso a la información centralizada es accedida mediante la
infraestructura de comunicaciones actual, la cual interconecta a las entidades del
Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas con enlaces a través de la
Internet.
2.6.2 Tecnología Web para la Intranet e Internet.
Accesibilidad del sistema hacia dentro y fuera, eliminando costos de instalación y
mantenimiento de estaciones de trabajo locales o remotas utilizando únicamente un
navegador de Internet para acceder al sistema, y optimizando la infraestructura de
comunicaciones. Las aplicaciones han sido desarrolladas mediante las herramientas de
Microsoft Visual .NET operando sobre el entorno de trabajo Microsoft .NET. Las
aplicaciones son accedidas a través de servicios de publicación basados en Microsoft
Internet Information 6.0 sobre plataforma de MS Windows 2003 Advanced Server y MS
Windows 2003 Server.
El Ministerio de Finanzas Públicas ha sido objeto de un proceso de reingeniería
administrativa donde se han eliminado pasos, firmas y simplificando procedimientos,
evolucionando hacia una oficina sin papeles. De 130 pasos en tramitar un pago, se
evolucionó a 4, en su mayoría automáticos, los documentos de respaldo quedan en las
unidades ejecutoras, eliminando ineficiencias, disminuyendo los costos y la corrupción.
2.6.3 Reingeniería de procesos
La Tesorería Nacional se está organizando como un Banco del Tesoro, su gestión se
basa en la programación diaria, semanal y mensual de los flujos de fondos. El SIAF ha
firmado convenio con la red privada del sistema bancario a través de la cual se
comunican todos los Bancos y el Banco de Guatemala. Se han abierto cuentas de la
Tesorería Nacional en cada uno de los bancos del sistema y a través de su red se
reciben diariamente los ingresos los cuales son validados automáticamente con la
Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
Por la misma vía, viajan las órdenes de la Tesorería para el acreditamiento en cuenta
de los pagos a los proveedores y servidores públicos. Los proveedores pueden acceder
por Internet para consultar el estado de sus facturas y de los pagos realizados a su
favor a través del sistema bancario, simplemente se requiere del NIT (número de
identificación tributaria) y un PIN que da la Tesorería Nacional.
No se emiten cheques para pago de proveedores, ni para el pago de las nóminas, todo
se hace a través de acreditamiento en cuenta bancaria. Se estima que el Gobierno de la
República se ha ahorrado anualmente cerca de $ 2.500.000 (dos millones quinientos mil
dólares), al no haber emitido cheques para hacer los pagos, estos procesos han
mejorado la transparencia y a su vez reducido la corrupción al trasladar los pagos
directamente con abono en cuenta corriente utilizando el sistema bancario, eliminando
con esto la discrecionalidad de los pagos.
Los Bancos remiten en forma electrónica información diaria de los movimientos de las
cuentas monetarias de la Tesorería y el sistema las concilia automáticamente, con lo
cual la Tesorería conoce todos los días a primera hora los saldos con que cuenta para
realizar sus flujos de caja y hacer las proyecciones de corto plazo.
La Tesorería Nacional opera a través de la Cuenta Única, para lo cual se eliminaron
más de 1.200 cuentas del Gobierno que mantenían en el sistema bancario, la mayoría
con saldos ociosos y que no daban ningún beneficio al Gobierno por mantener saldos
en dichas cuentas; esto hacía que hubiese corrupción al manejar cuentas corrientes en
los bancos y que las mismas no fueran autorizadas por la Tesorería Nacional y que no
hubiera control alguno.
2.7 OPERACIÓN DEL SIAF EN ENTIDADES DESCENTRALIZADAS.
A partir del año 2000, la modernización se fue expandiendo a todo el sector público no
financiero y es así que el SIAF está operando en la actualidad en 26 Entidades
Descentralizadas y Autónomas, las cuales son: Instituto Nacional de Bosques –INAB-,
Instituto Nacional de Estadística –INE-, Zona Libre de Industria y Comercio –ZOLIC-,
Instituto de Comercialización Agrícola -INDECA-, Empresa Ferrocarriles de Guatemala
–FEGUA-, Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícola –ICTA-, Comité Olímpico
Guatemalteco, Registro General de la Propiedad, Instituto Técnico de Capacitación y
Productividad –INTECAP-, Empresa Portuaria Quetzal –EPQ-, Fondo de Tierras –
FONTIERRAS-, Superintendencia de Administración Tributaria –SAT., Organismo
Judicial –OJ-, Ministerio Público –MP-, Congreso de la República, Confederación
Deportiva Autónoma de Guatemala –CONFEDE-, Consejo de Protección de la Antigua
Guatemala –CNPAG-, Instituto de Fomento Municipal –INFOM-, Empresa Portuaria
Nacional Santo Tomás de Castilla -EMPORNAC-, Empresa de Telecomunicaciones –
GUATEL-, Empresa Portuaria Nacional Champerico –EPNAC-, Instituto Nacional de
Administración Pública –INAP-, Instituto Guatemalteco de Turismo –INGUAT-,
Academia de Lenguas Mayas de Guatemala –ALMG-, Municipalidad de Guatemala,
Municipalidad de Quetzaltenango.
2.8 LOS SISTEMAS INTEGRADOS ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIÓN
Para fortalecer la administración de los ministerios y secretarías, se ha dotado a las
UDAF de manuales de organización y funciones y se ha desarrollado un software, que
integra los sistemas de inventario de activos fijos al SIAF. Asimismo, el módulo de
Administración de Fondos Rotativos, con lo cual se registra el 100% de la ejecución del
presupuesto que se venía ejecutando a través de asignaciones periódicas que se dan a
los Ministerios y secretarías para que suplan necesidades menores y que facilitan la
ejecución con una mayor velocidad.
Se está diseñando el sistema de compras del Estado, el cual integrará un catálogo
moderno de bienes y permitirá administrar los bienes del Estado con una mayor
eficiencia e integrados totalmente al sistema financiero, generando las depreciaciones y
demás que conlleven a una contabilidad moderna y actualizada en tiempo real.
2.8.1 Sistema Integrado de Gestión
El seguimiento de las variables financieras, se hace a través de la contabilidad
integrada, que registra y genera información sobre la ejecución presupuestaria, la
contabilidad patrimonial y la ejecución de los flujos de fondos de tesorería. El modelo de
la gestión es interpretado por indicadores que reflejan el comportamiento de las
variables con información que generan los sistemas de registro físico y financiero y que
permiten realizar la evaluación sobre la propia marcha de la gestión. La información de
la marcha de las variables de la gestión se transforma en un proceso dinámico, para
asistir a los diversos niveles del ejecutivo nacional en su proceso de toma de
decisiones, así la información que proporciona el sistema integrado de información
financiera (SIAF) a través de la programación y posterior control de la ejecución
presupuestaria, de la contabilidad patrimonial y de los flujos de fondo, indica sobre el
comportamiento de las variables económicas y monetarias, lo que garantizara la
medición de los impactos de la gestión publica a nivel regional, del sector publico y de la
economía en su conjunto a través del sistema de cuentas nacionales.
Por lo tanto, el SIAF genera información gerencial a las instituciones, para la toma de
decisiones en el ajuste de los presupuestos y los programas operativos e información a
los organismos centrales, así mismo garantiza información oportuna al Congreso de la
República y a la Contraloría General de Cuentas, pero su objetivo principal es generar
un sistema de rendición de cuentas a la propia comunidad.
2.8.2 Sistema Desconcentrado de Gestión.
El modelo de gestión representado en el SIAF, se orienta hacia la descentralización en
la toma de decisiones del sector publico, para esos efectos se organizo el SIAF –
Central, donde se definen las políticas, las normas de funcionamiento de los sistemas y
se procesa la información agregada al sector publico, el SIAF – Central esta destinado a
apoyar la gestión estratégica de la presidencia la república y la gestión logística de la
coordinación superior del poder ejecutivo.
El SIAF – Local, a través de las unidades de administración financiera (UDAF) creadas
en cada institución, es réplica de la mayor parte de los elementos del SIAF – central, ya
que incluye el sistema presupuestario, la contabilidad integrada, tesorería, adquisiciones
y administración de bienes y personal.
En el ámbito de cada una de las instituciones, las UDAF apoyan la gestión estratégica
de los ministros, presidentes y directores de entes, así como la gestión logística de los
comités de directores y gerentes. El SIAF se constituye en instrumento para el ejercicio
del control de gestión global y funcional de cada institución. Las UDAF, operan de forma
desagregada en los programas y unidades desconcentradas, que se constituyen en la
célula básica en la toma de decisiones de bienes y servicios e inversiones.
2.8.3 Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental
Realiza el registro de las transacciones de la administración central y entidades
descentralizadas, generando información en tiempo real de la ejecución presupuestaria,
la contabilidad patrimonial y de los flujos de fondos. La ley orgánica del presupuesto
establece que sistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el
conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que permite el registro de los
hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos
inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de
información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración
y el ejercicio del control.
2.8.3.1 La Información que Alimenta el SICOIN
Para su operación, el SICOIN necesita:
a) Del Modulo del Presupuesto: Asignaciones presupuestarias de gastos aprobados
por la gestión, por categorías programáticas, renglones por objeto del gasto y
fuentes del financiamiento. Asignaciones Presupuestarias de Ingresos
aprobadas por la gestión, por categorías programáticas y rubros de ingresos.
Modificaciones presupuestarias de la gestión.
b) Del modulo de Contabilidad Gubernamental: Balance general desagregado;
transacciones directas o electrónicas de los SIAF locales; ingresos, cuando los
registros no están desconcentrados en las respectivas unidades (Privativos,
DJRI, SAT y SIAF locales); ajustes por conciliaciones bancarias.
c) Del modulo de Tesorería: Información de movimientos bancarios; pagos directos;
cuotas mensuales de pagos; donaciones financieras y otros ingresos.
2.8.3.2 Como Recibe la Información el SICOIN
El SICOIN recibe la información de las transacciones a través de medios electrónicos o
físicos, tales como Internet y canales digitales, los ministerios, secretarias y demás
instituciones de la administración central, registran sus transacciones en un software
especial construido para los SIAF – Locales, obtienen su ejecución presupuestaria, para
luego transmitir por medios electrónicos su información al SIAF central, donde
automáticamente la contabilidad del estado obtiene el movimiento global de la
administración central, la tesorería nacional dispone de los insumos necesarios para
lograr pago de sueldos y a proveedores del estado
2.8.3.3 Donde se Registra la Información de SICOIN
Los registros básicos del sistema de contabilidad integrada en la administración central
son realizados en el SIAF central del ministerio de finanzas públicas, en los ministerios y
organismos o en los propios programas y unidades desconcentradas, dependiendo del
grado de desarrollo del proceso de implantación. Por otra parte, debe señalarse que los
sistemas básicos que integran el SICOIN tienen distinto tratamiento de acuerdo al nivel
de desconcentración institucional.
Los sistemas de presupuesto y tesorería, tanto como en el proceso de programación
como de ejecución, alcanza a todos los niveles de la organización, así en la
administración central se procesan datos y se obtiene información presupuestaria en el
ámbito de programas, subprogramas, proyectos, actividades y obras en función de los
clasificadores presupuestarios y por fuente de financiamiento y del manejo de flujo de
fondos, para cada uno de los ministerios y organismos.
En función de lo anterior el SICOIN por tratarse de un sistema integrado e
independiente del nivel de desconcentración, donde se realicen los registros básicos,
genera la salida de información del presupuesto y de tesorería en el ámbito de
programas y proyectos, ministerios, organismos de la administración central, pero, las
salidas de la contabilidad patrimonial, son exclusivamente en el ámbito de la
administración central.
2.8.3.4 Sistema electrónico de licitaciones y adquisiciones de Guatemala
GUATECOMPRAS
El e-Procurement, es el uso de medios electrónicos para comprar y contratar bienes y
servicios. Este sistema se publicó a partir del año 2003, pero hasta el año 2004 se hizo
obligatorio al entrar el nuevo Gobierno y que definitivamente se tomó la bandera de
transparentar la gestión pública, es de uso obligatorio incluyendo a las 331
municipalidades. Por medio de GUATECOMPRAS, las entidades del sector público
pueden publicar y gestionar sus compras, contrataciones y enajenaciones.
Actualmente existen más de 500 unidades compradoras; el 100% del gobierno nacional
(centralizado, descentralizado y autónomo); 220 municipalidades; 6 organismos
internacionales (BM, BID, UNOPS, PNUD, Comisión Europea, GTZ); 8 entidades
privadas no lucrativas. Se espera que para finales del año 2005 esté masificado el uso
de Guatecompras incluyendo al sector privado. A abril de 2005 se han hecho
adjudicaciones y transparentado las compras por 200 millones de dólares. El lema de
Guatecompras es Todo a la vista de todos, ya que permite publicar todas las compras o
contrataciones, las preguntas de los proveedores y sus respectivas respuestas, los
montos y proveedores adjudicados.
Esto aumenta la transparencia y eficiencia en el gasto público al aumentar la oferta, al
mismo tiempo que reduce la corrupción. El sistema comprende varios módulos siendo
los más importantes: Compras por Concurso, Registro de adjudicaciones, Registro de
Proveedores, Concursos por categoría, Registro de compradores, Denuncias,
Estadísticas, Sanciones a proveedores, Seguimiento de Contratos, Contratos Abiertos y
Compras Directas, Enajenaciones, Ofertas Electrónicas, Compras por Subasta Inversa,
Compras por Concurso B2B.
Se ha firmado un convenio con Acción Ciudadana, Organización No Gubernamental y
representante de Transparencia Internacional en Guatemala, para dar seguimiento
puntual a los concursos publicados en Guatecompras así como el apoyo en la
publicación de aquellos concursos que son publicados en otros medios y no en
Guatecompras.
2.8.4 El Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP
El Proyecto apoyó a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –
SEGEPLAN- y al Ministerio de Finanzas Públicas, en la organización del Sistema
Nacional de Inversión Pública, para lo cual se diseñó una nueva normatividad, el diseño
de manuales normalizados para el sector público del Gobierno, seguimiento y
evaluación de proyectos y la organización de un sistema de seguimiento de proyectos
integrado al SIAF. El sistema está operando en tecnología WEB y es administrado por
SEGEPLAN quien es el responsable de la inversión pública de Guatemala.
2.8.5 Sistema de Nomina y Registro de Personal
Se ha desarrollado el software basado en tecnología WEB, integrado al SIAF el cual
está basado en sistema descentralizado de liquidación de nómina para el Gobierno
Central, el cual moderniza el sistema actual y se actualiza la base de datos de los
funcionarios públicos; se ha fortalecido la funcionalidad de los entes rectores y se ha
apoyado la elaboración de una nueva Ley de servicio civil que modernice el sistema de
Recursos Humanos para el Gobierno. A través del nuevo sistema se está depurando la
información del empleado público y no permitirá la duplicidad de plazas o el cobro por
plazas que no existen.
2.8.6 Sistema Integrado a Administración Financiera Municipal SIAF – MUNI.
Al 31 de diciembre del año 2004 se han capacitado cerca de 1500 personas en lo que
es el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal, entre los cuales se
encuentran Tesoreros Municipales, Oficiales de Tesorería Municipal y Auditores
Gubernamentales, la capacitación es sobre los procedimientos y utilización de la
herramienta como apoyo a la gestión administrativa y financiera municipal.
A partir de enero del año 2004, se dio inicio a una serie de reformas en el ámbito
municipal, promoviendo y asesorando sobre la utilización de la teoría del presupuesto
por programas, en donde se formula, ejecuta y liquida según la red de producción
municipal, y se ha desarrollado una herramienta informática denominada SIAFITO-
MUNI, que ya ha sido avalada técnicamente con la Contraloría General de Cuentas.
Como resultado de este primer esfuerzo se tienen 321 municipalidades trabajando con
esta herramienta. Dicha herramienta permite rendir los informes correspondientes de la
ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Municipio.
Para mejorar la auditoria social, se ha desarrollado e implementado el portal de
transparencia municipal; este portal permite la consulta de la ejecución del presupuesto
de cualquier municipalidad del país a través de informes consolidados mensualmente,
esto es supervisado directamente por la Contraloría General de Cuentas, quien es el
ente encargado de hacer cumplir la normatividad.
Se ha implantado en 50 municipalidades el SIAF-MUNI, que contempla los principales
módulos para la gestión municipal, entre otros Receptoría, Contabilidad, Tesorería,
Presupuesto, Registro Civil, Servicios Públicos, Endeudamiento Municipal, Proyectos,
Impuesto a la propiedad, etc. Esto ha permitido mejorar la prestación de servicios y
hacer una mejor gestión de los ingresos teniendo control sobre las morosidades de los
servicios.
2.9 LOGROS Y DIFICULTADES OBTENIDOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIAF
2.9.1 Logros
La conceptualización del sistema integrado de Información a desarrollar, se apoya en
los enunciados de la teoría general de sistemas, cuyo objetivo es producir información
para la toma de decisiones por los diferentes niveles gerenciales. Bajo estas
consideraciones, la contabilidad gubernamental permite el registro sistemático de los
hechos económicos del sector público.
En resumen podemos mencionar que destacan como logros alcanzados, los siguientes:
1. Saneamiento de las finanzas públicas.
2. Adopción del marco conceptual y metodológico del presupuesto por
programas.
3. Transparencia en las operaciones presupuestarias.
4. Mejora de la calidad del Gasto Público.
5. Fortalecimiento de la gerencia pública.
6. Registro de los ingreso y los egresos.
7. Fortalecimiento del Sistema de crédito público.
Otros logros específicos son:
1. Generación del Sistema de Gerencia de Proyectos –SIGEPRO- y sistema Integrado
Administrativo –SIAD-.
2. Se ha tenido la experiencia que al implementarse el Sistema Integrado de
Administración Financiera, los Estados Financieros se obtienen en cualquier
momento.
3. Se obtienen reportes de la Ejecución Presupuestaria de acuerdo a la clasificación
presupuestaria que se necesite aplicar.
4. Se cuenta con información oportuna tanto de ingresos como egresos, incluyendo los
recursos externos.
5. Se responsabilizó en forma directa a cada Institución por su ejecución
presupuestaria, permitiendo consultar en forma analítica y consolidada información
de la ejecución presupuestaria de años anteriores.
6. Se implementó el sistema gerencial de la Caja Pública, ejecutándose los gastos del
gobierno en función de los ingresos percibidos.
7. Se descentralizaron los procesos de pago mediante transferencias bancarias
electrónicas directas a los beneficiarios del Estado, bajo normas y procedimientos
de seguridad documentaria e informática.
8. Se implementó y consolidó el Sistema de Información de Contabilidad Integrada
(SICOIN), con una base común para los usuarios que proporcionan información
financiera oportuna, confiable y en tiempo real.
9. Tesorería Nacional se convirtió en el único ente pagador y Órgano Rector del
Sistema de Tesorería Gubernamental, apoyando técnicamente a las Unidades de
Administración Financiera (UDAFS) del Gobierno Central.
10. Se usan comunicaciones electrónicas para las transferencias de fondos y para el
intercambio de información con el Banco de Guatemala, el sistema bancario
nacional y la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
11. Se descentralizaron los pagos sin ningún costo para el gobierno, suscribiéndose
convenios de servicios con dieciséis bancos del sistema que administran el 80% de
las agencias bancarias de la República, cubriéndose el 100% de proveedores,
contratistas, municipalidades, jubilados y pensionados del Estado y la deuda pública
externa, así como el 70% de personal del Gobierno.
12. A partir del año 1998 el pago de las obligaciones del Estado se honra en el término
de veinticuatro horas posteriores al ingreso del CUR a la Tesorería Nacional, en
comparación con un tiempo indefinido en el año 1995, y seis días en 1996 y 1997.
13. Se implementó la “Ruta Crítica del CUR”, que registra los tiempos y movimientos de
los CUR desde que se emiten en las Unidades de Administración Financiera
(UDAFS) hasta que los paga la Tesorería Nacional y son cobrados por los
beneficiarios. Los proveedores y contratistas disponen de la página Web para su
consulta.
14. Se aperturaron cuentas de recaudo a nombre del Tesoro y cuentas especiales para
el registro y monitoreo de los préstamos y donaciones provenientes del exterior.
15. El pago de las obligaciones del Estado se hace sin discrecionalidad, con
transparencia, dinamismo y eficiencia.
16. Como medio para consolidar la modernización de la Tesorería Nacional, se viene
desarrollando desde 1998 un programa permanente, y universal de formación
profesional, con base en diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC).
17. Se aplican las Normas Generales de Control Interno del Sistema de Auditoria
Gubernamental (SAG), emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
18. Se ha facilitado a distintos niveles como entidades del Gobierno, Órganos de
Prensa, Investigadores, Congreso de la República, Contraloría General de Cuentas
y otros, el acceso a la información generada por el sistema que ha contribuido a la
mayor transparencia en la gestión del gasto público
2.9.2 Dificultades
Las dificultades posteriores a la implementación del SIAF, básicamente se resumen
en:
1. Sobrecarga del sistema, dado el número de usuarios,
2. Dificultad para efectuar registros extra-presupuestarios, tales como depósitos a favor
de terceros, cobro del impuesto al valor agregado desde el punto de vista de agente
retenedor (caso: Empresa Portuaria Quetzal).
3. Necesidad de ampliar el campo de descripción de los comprobantes únicos de
registro de la ejecución presupuestaria de gastos, y comprobantes contables.
2.11 OTROS ASPECTOS RELEVANTES DE SIAF
2.10.1 El Proceso de Desconcentración
El proceso de implantación del SIAF se plantea en forma integral, ya que contempla una
serie de etapas para desarrollar los sistemas de presupuestos, contabilidad, tesorería,
contrataciones y administración de bienes, en sus aspectos organizacionales,
administrativos y de los sistemas de información que los apoyan.
2.10.2 Las Salidas de Información
El SIAF busca aportar información necesaria y oportuna para apoyar las decisiones de
los diversos niveles de la gestión publica así como un sistema de rendición de cuentas
al público. En función de ello las salidas de información del SIAF están siendo
adecuadas en cuanto al tipo, adición o incremento y oportunidad de la información
atendiendo las necesidades de cada uno de los niveles de usuarios, así para los niveles
operativos y mandos medios, la información se presenta con un mayor grado de
restricción y normalmente acceden al sistema en forma directa a través de la red
computarizada.
2.10.4 La Informática y el SIAF
El diseño del SIAF se basa en la aplicación de los modernos sistemas de
procesamiento electrónico, de lo contrario, sería imposible lograr la integración de los
sistemas financieros, su procesamiento en tiempo real y asistir de información agregada
a los diversos niveles de administración sin la ayuda de sistemas computacionales el
diseño y construcción del SIAF, están basados en plataformas informáticas tales como
ORACLE y UNIX, estos productos no cambian con mucha frecuencia, lo que facilita la
capacitación y permite que las personas involucradas con el desarrollo y mantenimiento
de los sistemas que componen el SIAF, se mantengan al día en las nuevas versiones
del mercado.
La implantación del SIAF se realiza a través de software con lenguajes de cuarta
generación, ambientes estructurados y el hardware más moderno, garantizando la
flexibilidad de esos instrumentos para que se puedan adaptar al desarrollo tecnológico
en el futuro. Para los usuarios finales es muy fácil comunicarse con el computador a
través de interfaces gráficas, tales como Windows, lo que les permite acceder a la
información sin tener que usar complejas técnicas de la base de datos.
2.10.4 La Modernización de la Contraloría General de Cuentas -CGC-.
Fortalecimiento de la auditoria externa, incluyendo la elaboración y emisión de nuevas
regulaciones, el diseño y uso de planes nacionales de auditoria. Reestructuración de la
CGC, la elaboración de manuales organizacionales y la reingeniería del proceso de
negocios (con mayor enfoque en tecnología de información moderna, ajuste de
funciones y mejor supervisión de las operaciones internas de la CGC). El desarrollo e
implementación de un sistema interno de información administrativa para rastrear
planes y resultados de auditorias Fortalecimiento de las oficinas de auditoria interna
(UDAIs) en los ministerios y otras entidades.
2.10.5 El mejoramiento en la Recaudación Tributaria
A través de la comunicación electrónica que se tiene entre los sistemas de información
del SIAF y la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, se ha estado
apoyando la fiscalización de la SAT hacia los contribuyentes que son proveedores del
Estado y que por consiguiente es muy fácil hacer el cruce entre las bases de datos para
evitar la evasión de los impuestos que deben pagar estos contribuyentes al fisco; esto
es un gran logro ya que nuestro sistema está basado en el Número de Identificación
Tributaria -NIT- y se pueden validar directamente las facturas que se hayan emitido por
venta de servicios o bienes al Sector Público No Financiero.
2.10.6 La Capacitación
Para apoyar el proceso de modernización de la administración financiera el Proyecto
SIAF-SAG ha debido realizar un gran esfuerzo de capacitación a través de seminarios,
talleres, cursos y el adiestramiento en el trabajo. Para ello, cuenta con un laboratorio de
capacitación con 20 computadoras donde se imparten cursos prácticos sobre los
diversos sistemas. Se ha formado como parte de los procesos de inducción y
capacitación alrededor de 23.000 servidores públicos.
Asimismo, la capacitación se ha llevado a las universidades y otros estamentos que
tienen que ver con el proceso de modernización del Estado. Se están haciendo
convenios con entidades estatales para que ellos sean los que den sostenibilidad a los
programas de capacitación continua en todo lo que se refiere a los sistemas de gestión
pública, que alcanzan al Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas y
los Gobiernos Municipales.
2.10.7 La Formulación de Leyes
El Proyecto, ha contribuido a la formulación de proyectos de ley que han servido de
base al proceso de modernización: la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento, y
propuestas de otros proyectos como la Ley Orgánica de la Contraloría General de
Cuentas, Ley de Probidad y Responsabilidades, Ley de Administración de Bienes y
Servicios, Ley del Sistema Integrado de Administración Financiera, Ley de Código
Municipal. La reforma de la administración financiera ha sido estructural, ha significado
replantear una nueva forma de la administración de las finanzas públicas, y los
productos obtenidos son resultado de un trabajo en equipo con el Ministerio de finanzas
Públicas; Contraloría General de Cuentas; Comisión Presidencial para la Reforma del
Estado, la Descentralización y la Participación Ciudadana -COPRE-; Organismo
Internacionales y participación ciudadana; con lo cual se ha estado constituyendo un
capital humano y profesional excepcional que garantizará el mantenimiento y dará la
sostenibilidad a la reforma en todos los ámbitos.
2.10.8 El Saneamiento de las Finanzas Públicas
El Gobierno ha mantenido una política de saneamiento de las finanzas públicas,
depurándose y reduciéndose la deuda flotante del Gobierno frente a proveedores, lo
que provocaba que los primeros cuatro meses de una gestión los recursos se dedicaran
a atender los compromisos adquiridos de ejercicios anteriores. El presupuesto se
ejecuta del 1 de enero al 31 de diciembre y se deben pagar todos los devengados en
que se haya incurrido durante este periodo, quedando saldadas las obligaciones
completamente.
2.10.9 Transparencia en el uso de los recursos
A partir de mayo del año 2004, se restableció la página de transparencia fiscal, la cual
se puede consultar a través de Internet por cualquier usuario que tenga acceso a la
WEB, la información que está publicada es acumulado por año a partir del año 1998
hasta la fecha y se actualiza cada mes para el año vigente; esto ayuda a transparentar
la gestión de la administración pública al hacer de conocimiento general la ejecución del
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado y la información de la deuda
pública del Gobierno Central.
Existen más de 1000 usuarios activos en el SICOIN WEB y unos 4000 pasivos que
corresponden a los usuarios que son proveedores del Estado y los medios de
comunicación quienes tienen acceso directo para consultar en el sistema de
información. Los proveedores del Estado consultan sus facturas sobre los servicios
prestados o venta de bienes, y saben exactamente cuánto tiempo ha demorado el
proceso de pago y en dónde se encuentra; los señores de la prensa escrita y hablada
tienen acceso directo con un usuario que se llama prensa y su contraseña también es
prensa, y pueden consultar cualquier transferencia o la situación del gasto público
según los requerimientos y detalle. A los comunicadores se les impartió una inducción
sobre el manejo del sistema de información y ellos acceden directamente al sistema, lo
mismo que los diputados y asesores técnicos del Congreso de la República.
2.10.10 El Mejoramiento de la calidad del gasto público.
En los últimos años, el Ministerio de Finanzas Públicas inició un proceso de
racionalización del sistema de adquisiciones del Estado, así se descentralizaron
las compras y se inició el pago oportuno a los proveedores, lo que ha significado que el
costo de las compras de productos de uso masivo para los hospitales y escuelas se
redujeran considerablemente hasta llegar a reducirse en un 50% en promedio. Esto se
agrega a la reducción de gastos operativos motivados por el proceso de reingeniería y
de eliminación de cheques, lo que ha permitido al Gobierno aplicar los recursos escasos
a una mejor prestación de servicios.
2.11 ASPECTOS A FUTURO
Para dar continuidad al programa de la modernización del Sistema Integrado de
Administración Financiera y con una visión futurista, con el propósito de contribuir a
fortalecer la descentralización y transparencia del gasto público, se introducirán las
siguientes mejoras en su sistema de gestión institucional para consolidar la eficacia de
las funciones y la asignación de recursos en el sector público; acciones inmersas en los
objetivos de la descentralización del Organismo Ejecutivo, Ley General de
Descentralización (Decreto Número 14-2002) cuyo objetivo es promover en forma
sistemática la descentralización económica administrativa para lograr un adecuado
desarrollo del país, en forma progresiva y regulada.
En resumen se persigue:
1. Ampliar los códigos correspondientes a la fuente de financiamiento específica.
2. Incorporar dentro de la estructura presupuestaria, el campo en forma separada de la
actividad.
3. Incorporar un nuevo clasificador de políticas, que permita conocer en forma
inmediata las asignaciones programadas a favor de las mismas.
4. Implementar un Plan de Seguridad para la transferencia electrónica de fondos
utilizando la red privada del Sistema Bancario “BANCARED”, para los pagos de
planillas y obligaciones a favor de proveedores y contratistas del Estado; debido a
que el plan de seguridad actual presenta algunas debilidades que deben superarse
y reforzarse.
5. Estructurar un Plan de Contingencia para el sistema de pagos, en previsión de fallas
graves en el sistema informático SICOIN y acontecimientos eventuales.
6. Implantar el cambio de plataforma tecnológica y actualización del software, basado
en la oficina sin papeles y la tecnología de “Tres Capas” ya que el SICOIN-SIAF
adolece de ciertas debilidades que se solucionarán con el apoyo del programa SIAF
III 2003-2006.
7. Implantar en la totalidad de las Unidades de Administración Financiera (UDAFS) de
la Presidencia de la República, Ministerios, Secretarías de Estado y otros entes, el
Programa Mensualizado de Caja (PMC) como medio para lograr una programación
real de los recursos que afectan las disponibilidades de la Caja Pública.
8. Continuar con el proceso de consolidación del Sistema de Cuenta Única del Tesoro,
registrando y controlando todas las cuentas corrientes del Gobierno Central y de las
entidades descentralizadas que reciben aportes del Tesoro, incluyendo el manejo de
los préstamos y donaciones.
9. Proporcionar asistencia técnica sistemática y capacitación continua a los
funcionarios de las UDAFS en el Módulo de Tesorería, ejerciendo una rectoría activa
y mejorando las relaciones y el diálogo con las UDAFS para asegurar el
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.
10. Actualización del equipo de cómputo y software cuya reposición es urgente ante los
avances tecnológicos, para imprimir mayor seguridad y transparencia en las
transacciones a través de la intranet del Gobierno.
11. Efectuar diagnósticos sobre el sistema financiero y replicar el Módulo de Tesorería
del sistema SIAF en las entidades descentralizadas basada en la plataforma
informática de “Tres Capas”, apoyando al sistema integrado SIAF MUNI en los
municipios seleccionados.
12. Consolidación del “Portal de Transparencia Fiscal” aportando los indicadores
económicos que son competencia de Tesorería Nacional.
13. Organizar como un soporte a la transparencia, un programa de Archivos de
Seguridad Digitalización de Documentos y Correspondencia que permita disponer
de un sistema de control y respaldo para los documentos que se manejan en la
Tesorería Nacional.
14. Realizar una auditoria de sistemas y procesos, con énfasis en las operaciones de
caja, para fortalecer la administración de los recursos financieros con mayor
efectividad, transparencia y seguridad.
15. Consolidar el sistema de pago con abono en cuenta corriente utilizando el sistema
bancario, dando cobertura a todo el sector público no financiero especialmente
planillas cuyo treinta por ciento aún se paga mediante métodos tradicionales,
cheque en el caso del Magisterio Nacional.
16. Generalizar el proceso de apertura de cuentas de depósitos monetarios no girables
con cheque para el registro y seguimiento de los recursos externos otorgados por
organismos financiadores.
CAPITULO IIISISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
- SAG -
3.1 ANTECEDENTES
El SAG surge como efecto de que la Contraloría General de Cuentas de la Nación,
debe dar cumplimiento a la función de organismo rector de control, por mandamiento
constitucional; y que por lo tanto es necesario proporcionarle normas, leyes y
reglamentos que no-solo le permita, sino que le obligue a poner en práctica sistemas
dinámicos de fiscalización, mediante la utilización de técnicas y procedimientos
modernos de auditaría gubernamental, para determinar el grado de eficiencia, eficacia y
economía en la ejecución de los programas desarrollados por la administración pública,
no-solo por medio de la verificación de los registros contables, sino también mediante la
evaluación de los resultados obtenidos en comparación con los objetivos institucionales,
sectoriales y hasta nacionales.
El SAG se origina del Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraria
(Acuerdos de Paz) específicamente en los puntos 19 y del 43 al 46, donde el gobierno
de Guatemala acepta modernizar la gestión publica.
3.2 DEFINICIÓN
Es un sistema de control gubernamental que se basa en un modelo de control y
auditoria integral, que abarca los aspectos presupuestarios, económicos, financieros,
patrimoniales, de legalidad, de gestión, la evaluación de programas, proyectos,
operaciones y resultados, fundamentado en criterios de eficacia, eficiencia, economía,
equidad y de protección y conservación de los recursos naturales y del medio ambiente.
El SAG pretende demostrar además de que las operaciones y la gestión publica son
correctas y ejecutadas con criterios de eficiencia, efectividad, economía, equidad y
protección al medio ambiente y dentro del marco legal correspondiente, los efectos que
han producido esas acciones en la economía y el bienestar social, su concordancia con
la razón de ser de la entidad examinada, y su ajuste con las políticas, planes y
programas de gobierno.
3.3 OBJETIVOS
El SAG tiene objetivos que persiguen demostrar de una manera profesional e
independiente:
a) Si se han obtenido los beneficios adecuados por los montos invertidos;
b) Si los ingresos han sido depositados íntegramente, conforme fueron recibidos;
c) Si las instituciones publicas han cumplido con los procedimientos legales en la
contratación, adquisición o venta de bienes y servicios;
d) Si los activos se encuentran protegidos convenientemente contra deterioro o
robo;
e) Si los estados financieros y demás información financiera, son imparcialmente
presentados de acuerdo a las normas legales, a los PCGA, y aquellos que
surgen del diseño e implantación de sistemas integrados de administración
financiera y control;
f) Si los programas y proyectos del modernización del Estado han sido ejecutados
en los niveles correspondientes y dentro de los ámbitos que exigen los acuerdos
de paz;
g) Si los planes y programas han sido ejecutados atendiendo los objetivos, políticas
y proyectos del gobierno, y los recursos involucrados han sido utilizados en forma
eficiente, efectiva y económica;
h) Si el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal ha sido ejecutado conforme a
los objetivos, planes y programas para los cuales fue solicitado; y
i) Si las responsabilidades ejecutivas y operativas se ejecutan en un marco de
transparencia, apoyado en un proceso ágil de rendición de cunetas para todos
los niveles.
3.4 ALCANCE
El campo de acción del SAG abarca los ingresos, egresos, intereses hacendarios y
económicos de los organismos del Estado, instituciones autónomas y descentralizadas,
municipalidades y sus empresas y demás entidades que conforman el Estado.
Comprende los aspectos presupuestarios, económicos, patrimoniales, de legalidad, de
gestión y la evaluación de programas, proyectos, operaciones y su resultado.
3.5 ASPECTOS RELEVANTES DEL SAG
3.5.1 Misión
Modernizar la administración financiera del Gobierno de Guatemala, desarrollando e
impulsando un Sistema Integrado de Administración Financiera y de Control del sector
público no financiero, para contribuir a la transparencia y calidad del gasto.
Como parte del proceso de modernización del Estado de Guatemala, la Contraloría
General de Cuentas, como Órgano Rector del Control Gubernamental, ha desarrollado
el “Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)” dentro del marco del Proyecto “Sistema
Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF -SAG)”, que por medio de
tecnología de punta y herramientas gerenciales apropiadas, facilita la planificación,
ejecución, comunicación de resultados, el control de la gestión del personal y la
generación de información gerencial para la toma de decisiones sobre el control
gubernamental en forma oportuna.
3.5.2 Componentes
El Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) es una herramienta diseñada para
apoyar el proceso de Control Gubernamental, por lo que su principal característica es
ser Simple de entender y fácil de aplicar. Los procesos de modernización del estado,
exige la existencia de un sistema de control gubernamental robusto y amigable que
acompañe y complemente la ideología de un Estado en constante modernización y
cambio en el marco de un mercado globalizado. Dentro de los componentes de este
sistema tenemos:
1. Planificación Anual
2. Planificación Específica
3. Ejecución de la Planificación
4. Comunicación de Resultados
5. Probidad
6. Administración de Personal
7. Control de Nombramientos
8. Nómina de Subsidios
9. Nómina de Viáticos
10. Asistentes y Guías de la Auditoría
11. Centro de Profesionalización Gubernamental (CEPROG)
12. Otros Servicios
Probidad
Gobierno Central
Delegaciones
Auditoría
CENDOF: Centro de Documentación Fiscal
CIG: Centro de Información Gubernamental.
3.5.3 Arquitectura del sistema
Desarrollado sobre Oracle 8i, el sistema está preparado para migrar hacia la tecnología
de tres capas sin que esto requiera inversión adicional. Los componentes del sistema
proveen de una interfase amigable orientada a un manejo sencillo e intuitivo.
3.5.4 Sistema Integrado, Rápido y Flexible
En el contexto actual, la velocidad y oportunidad de información es un aspecto
importante a considerar en la toma de decisiones. La oportunidad y rapidez con que se
acceda a los datos para generar información de tipo gerencial, es uno de los principales
objetivos del Sistema de Auditoría Gubernamental, para brindar las opciones y controles
necesarios para el seguimiento y ejecución de actividades, en un ambiente amigable
para el usuario.
3.5.5 Soporte para el desarrollo de una Institución eficiente y transparente
La satisfacción de este objetivo general busca promover el alcance de la eficiencia,
efectividad y economía en las operaciones y procedimientos de los componentes dentro
del proceso de control gubernamental que la Contraloría General de Cuentas debe
desempeñar, por lo tanto, se opera a partir de la definición de los siguientes principios
de carácter general:
1. Desconcentración Operacional
2. Centralización Normativa
3. Transparencia
4. Eficacia
5. Uniformidad
3.5.6 Organización Macro
El Sistema de Auditoría Gubernamental cuenta con una base de datos estructurada y
documental que se procesa y actualiza todas las operaciones de la Contraloría General
de Cuentas en línea, de tal forma que refleje información oportuna, necesaria para
facilitar los procesos relacionados con la función de Control Gubernamental de la
Institución.
El Sistema de Auditoría Gubernamental integra el funcionamiento de cada uno de los
aspectos que brindan soporte a la institución como: la capacitación continua, la
actualización de metodologías, la aplicación de normas vigentes para el proceso de
auditorias, la administración adecuada del recurso humano y el componente informático
que provee las herramientas te cronológicas adecuadas para agilizar el proceso de
control gubernamental de una manera eficiente y transparente.
3.6 CONTROL GUBERNAMENTAL
El control gubernamental comprende el control de la administración pública y la
fiscalización de los bienes y recursos del Estado. El control gubernamental esta
integrado por el control interno, como una responsabilidad de la administración de cada
institución y organismo del sector publico, y el control externo como una atribución
constitucional de la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
El control gubernamental cumple una función reguladora y de retro-alimentación tanto
en el SIAF como en los sistemas de administración general. Tiene los propósitos
siguientes:
a) Contribuir al fortalecimiento de la capacidad Gerencial del Estado para ejecutar
con eficacia y eficiencia las decisiones y políticas de gobierno;
b) Coadyuvar a la transparencia de la gestión publica; y
c) Promover la responsabilidad de los servidores públicos para que puedan dar
cuenta, de manera amplia y oportuna, so solo por la regularidad en el manejo de
los bienes y recursos, sino también por los resultados obtenidos en su gestión.
Como mencionamos anteriormente, el sistema de control gubernamental esta integrado
por:
a) El sistema de control interno a cargo de las mismas entidades sujetas a control,
que comprende la auditoria interna y todos los instrumentos de control,
incorporados en el plan de organización, en los sistemas financieros,
administrativos y operacionales y en los reglamentos y manuales de
procedimientos de cada institución; y
b) El sistema de control externo posterior que se ejerce por medio de la auditoría
externa.
3.6.1 Órgano Rector del Control Gubernamental
Las funciones de órgano rector del control gubernamental corresponden a la Contraloría
General de Cuentas de la Nación, y representa la máxima autoridad de auditoria del
Estado. Por definición constitucional, la Contraloría goza de autonomía funcional,
administrativa y financiera; y es poseedora con exclusividad la función fiscalizadora de
los ingresos, egresos e intereses hacendarios y económicos de todos los organismos,
entes e instituciones que conforman el Estado.
Bajo su fiscalización se encuentran las entidades autónomas y descentralizadas, del
municipio y demás instituciones que conforman el sector publico; de todas las personas
o entidades que reciban fondos del Estado o haga colectas publicas; de las empresas
cuyo capital esta constituido con aportaciones del Estado, bajo cualquier denominación,
los contratistas de obras publicas y cualquier persona nacional o extranjera que por
delegación del Estado invierta o administre fondos públicos.
Corresponde a la Contraloría establecer el sistema de control gubernamental, por medio
de la emisión de normas técnicas básicas de control interno que de manera preventiva
aseguren el uso debido de los fondos estatales y la emisión y desarrollo de las normas
de auditoria gubernamental, para garantizar la uniformidad y el nivel de calidad de la
misma.
También le corresponde promover la efectividad de la auditoria interna, emitir el
reglamento de contratación de firmas de auditoria externa o consultoría especializada
para auditoria y emitir los demás reglamentos básicos para el desarrollo del control
externo.
3.6.2 Control Interno Gubernamental
El control interno gubernamental es el conjunto compuesto por la estructura
organizacional, los sistemas de información tanto físicos como financieros y las normas
y procedimientos de los diferentes sistemas, que en coordinación con las normas
técnicas de control interno, cada organismo o institución del Estado adopta con el fin de:
a) Garantizar el acatamiento de la normativa básica y secundaria o especifica que
regula sus operaciones,
b) Proteger y salvaguarda sus bienes y recursos contra errores, irregularidades y
posibles delitos en el uso e inversión de los mismos,
c) Asegurar el mayor grado de utilidad, oportunidad, pertinencia, confiabilidad,
verificabilidad, razonabilidad y comprensibilidad del flujo de información financiera
administrativa y operativa, con el propósito de:
Ser utilizada por los niveles de gerencia publica en la planificación,
dirección y control,
Ser utilizada en el proceso de transparencia de la gestión, y
Ser utilizada como base a los servidores públicos para dar cuenta publica
sobre la forma en que se han administrado los recursos y sobre los
resultados obtenidos.
d) Promover, en concordancia con las políticas prescritas, la efectividad,
economicidad y eficiencia de las operaciones o actividades, en función del logro
de loa objetivos y metas programadas y presupuestadas,
3.6.3 Auditoria Interna Gubernamental
La auditoria interna gubernamental es responsabilidad de una unidad especializada de
cada institución pública y es ejercida de manera independiente de las operaciones que
audita. La unidad de auditoria interna debe cumplir una función asesore y deberá
depender de la máxima autoridad de cada entidad pública, de la cual obtendrá su
respaldo y respeto al principio de independencia; a quien reportará y apoyará en
defensa de los intereses del Estado.
Los informe preparados por la auditoria interna que contengan comentarios,
conclusiones y recomendaciones retroalimentan la gestión de la institución publica que
se trate, procurando mejorar:
a) La eficacia de los sistemas de gestión financiera y administrativa,
b) La efectividad de los controles internos establecidos en dichos sistemas,
c) El grado de confiabilidad y utilidad de la información generada por los sistemas, y
d) La eficiencia de las operaciones.
Copia de los informes serán enviadas a la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
Las actividades de auditoria interna están basadas en las normas de auditoria
gubernamental creadas para el efecto, y para alcanzar los resultados esperados, su
desarrollo será progresivo, teniendo prioridad la evaluación de la eficacia de los
sistemas de administración, información y control interno. Con el propósito de asegurar
la imparcialidad y eficacia en su función evaluadora, la auditoria interna gubernamental
actúa de manera a posteriori a la ejecución de las operaciones del ente
correspondiente, de modo que ni defina ni incida en a definición de los resultados
finales de las mismas.
La Unidad de Auditoria Interna tiene acceso sin ningún tipo de restricción a los registros,
documentos y operaciones de la institución; y, formula en concordancia con la
Contraloría General de Cuentas de la Nación, el plan general de auditoría interna de
mediano o largo plazo y el programa anual de operaciones. Además, debe contar con
auditores profesionales y profesionales de otras disciplinas, según sea la naturaleza de
las operaciones de la institución, y disponer de los recursos materiales necesarios para
llevar a cabo su programa anual de operaciones.
3.6.4 Control Externo Gubernamental
El ejercicio del control externo gubernamental corresponde a la Contraloría General de
Cuentas de la Nación y se fundamenta principalmente en la presunción de legalidad de
los actos de la administración pública, de probidad de los servidores públicos y el logro
de los resultados previstos. El control externo es técnico y constructivo y en
coordinación con los objetivos estratégicos de control gubernamental, está orientado a:
a) Mejorar la eficiencia en la captación, manejo e inversión de los bienes y recursos
del Estado y de las operaciones, actividades programadas y proyectos de las
entidades u organismos sujetos al control gubernamental.
b) Mejorar la confiabilidad de la información financiera, administrativa u operativa
que se genere en la captación, manejo e inversión de los bienes y recursos del
Estado.
c) Mejorar los procedimientos para que toda autoridad o ejecutivo rinda
oportunamente cuenta pública de los resultados de su gestión.
d) Mejorar la capacidad administrativa de las entidades u organismos sujetos al
control gubernamental, ara impedir o identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los bienes y recursos del Estado.
Para asegurar su imparcialidad y eficacia, el control externo gubernamental actúa con
posterioridad a la ejecución de las operaciones de los entes públicos; utilizando como
medio técnico para el ejercicio de dicho control, el sistema de auditoría externa
gubernamental con un enfoque integral.
3.6.5 Auditoria Externa Gubernamental
La auditoria externa gubernamental tiene por objetivo determinar:
a) Si la gestión gubernamental ha obtenido resultados apropiados por los recursos
públicos invertidos y si los planes, programas y operaciones del gobierno se han
ejecutado de conformidad con las políticas trazadas y en concordancia con
criterios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y de protección y
conservación de los recursos naturales y el medio ambiente.
b) Si los estados financieros y demás información financiera son presentados de
acuerdo con la legislación vigente y aplicable y con las normas y metodologías
internacionales de aceptación general adaptadas al SIAF.
c) Si el sistema integrado de gestión financiera y administrativa y los controles
internos incorporados en ellos, son apropiados para lograr la efectividad en la
captación de los ingresos públicos y el adecuado manejo, uso e inversión de los
recursos.
Dentro de este marco, el alcance de la auditoría externa gubernamental cubre los
aspectos siguientes:
a) Evaluación de los resultados de la gestión gubernamental de las entidades u
organismos públicos, considerando la inversión de los recursos y el desempeño
de la gestión.
b) Examen de los estados financieros o presupuestarios que elaboren las entidades
publicas, para determinar su presentación razonable.
c) Evaluación de entes públicos, de la eficacia y cumplimiento de los sistemas
integrados de administración financiera, información general y administración
general, y de la efectividad de los controles internos.
Los informes son comunicados a:
a) El Congreso de la República para apoyar su función fiscalizadora.
b) La administración de los respectivos entes públicos, para la mejora de sistemas y
procedimientos.
c) La Presidencia de la República, ministerios sectoriales y especializados y al
Banco de Guatemala para la toma de decisiones y ajustes de planes y
programas.
d) Los órganos rectores para el ajuste o mejora de la normativa básica.
e) Los órganos competentes para la investigación y sanción de servidores públicos.
f) Los organismos de administración de justicia para el tratamiento judicial a los
servidores públicos, cuando fuere el caso.
3.7 MARCO LEGAL Y NORMATIVO
Las leyes y acuerdos relacionados con el SAG son las siguientes:
a) Ley Orgánica del Presupuesto
b) Ley de Probidad y Responsabilidades
c) Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
d) Ley del Organismo Ejecutivo
e) Acuerdos emitidos por la Contraloría General de Cuentas.
Considerando que de una y otra manera, las leyes mencionadas son de conocimiento
público, por lo menos en su contenido general. En tal virtud, nos permitimos hacer
mención únicamente de los Acuerdos emitidos por la Contraloría General de Cuentas
de la Nación.
3.8 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
El 27 de mayo de 1998 mediante el acuerdo No. A-15/98, la Contraloría General de
Cuentas de la Nación aprobó las Normas Generales de Control Interno relacionadas
con administración general, administración de personal, presupuesto, tesorería y
contabilidad integrada; en cuyo texto se han tomado diversas declaraciones técnicas,
tanto de la profesión a nivel nacional, como de autores destacados en el ámbito
internacional, así como de los organismos especializados que regulan la materia. Las
normas son las siguientes:
3.8.1 Normas de Control Interno para los sistemas de Administración General
Los sistemas de administración se definirán y se ajustaran en función de los objetivos
institucionales, evitando la duplicidad de objetivos, funciones y atribuciones mediante la
adecuación, fusión o supresión de unidades administrativas. La filosofía de la
administración publica bajo el nuevo enfoque de los sistemas integrados de
administración financiera y control gubernamental, se basa en la centralización
normativa y descentralización operativa. En lo que se refiere a administración
financiera, el órgano rector es el Ministerio de Finanzas Publicas, mientras que en lo
referente a control, como ya dijimos, el órgano rector es la Contraloría General de
Cuentas de la Nación. Esta norma esta compuesta por las declaraciones técnicas
siguientes:
Enfoques y Principios Generales de Administración
Declara que las instituciones publicas deben crear los procedimientos necesarios que
garanticen transparencia en las operaciones cotidianas, así como para que los
resultados que se obtengan de las operaciones sean bajo criterios de eficiencia,
efectividad, economía, equidad, ecología, en concordancia con los objetivos
institucionales.
Organización Interna de las Entidades
Declara que toda institución pública debe organizarse internamente en función de sus
objetivos, la naturaleza de sus actividades y operaciones, los sistemas integrados de
administración y finanzas, los principios generales de administración, las leyes
generales y especificas aplicables y las normas generales de control interno
gubernamental. Toda institución en la medida de las circunstancias, puede optar
conceptos de gerencia tomando en cuenta el tipo de institución y su desarrollo como los
que se plantean a continuación:
Gerencia por Excepción
El máximo ejecutivo, en los distintos niveles será responsable de decidir sobre asuntos
extraordinarios que no se puedan resolver en los niveles inferiores, dirigiendo su
atención al análisis y solución de asuntos significativos y trascendentales que beneficien
la institución en su conjunto.
Gerencia por Resultados
Significa que se deben establecer objetivos y metas, definir las políticas como guías de
acción, establecer planes a corto, mediano y largo plazo y desarrollarlos mediante la
programación de la ejecución presupuestaria, poner en ejecución el presupuesto, dirigir
y motiva la personal para ejecutar las operaciones y controlar las actividades de
acuerdo al presupuesto especifico. Esta modalidad podrá aplicarse al conjunto o a una
parte de la organización.
Unidad de Mando
Establece que todo empleado o servidor público será responsable únicamente ante su
jefe inmediato superior.
Delegación de Autoridad
Implica que la autoridad será fijada en los distintos niveles de mando, de manera que
cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo de su competencia: por lo que los
ejecutivos de los niveles superiores deberán delegar la autoridad necesaria a los niveles
inferiores, para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir la
funciones o responsabilidades que les sean asignadas.
Asignación de Funciones y Responsabilidades
Significa que serán establecidos en forma clara y por escrito, para cada puesto de
trabajo, las funciones y responsabilidades; considerando: El objetivo del puesto, el
detalle de las funciones y responsabilidades principales asignadas, el nivel de autoridad
asignado, la relación de quienes dependen y al quien reporta, cargos y funciones que
ejercerá.
Separación de Funciones Incompatibles
Indica que los ejecutivos deben limitar las funciones de las unidades y la de sus
servidores, de tal manera que exista independencia y una adecuada separación de las
funciones de autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y el
control de las operaciones.
Canales de Comunicación
Toda institución debe establecer y mantener líneas definidas y reciprocas de
comunicación entre las deferentes unidades administrativas que sean accesibles a
todos los niveles de la institución, y que permitan la toma de decisiones gerenciales
oportunas, así como la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global,
que conlleve a un proceso transparente de rendición de cuentas.
Supervisión Directa
La estructura organizacional adoptada por cada institución debe permitir que la
dirección, coordinación y mandos intermedios tengan una suficiente y adecuada
supervisión sobre la ejecución de sus actividades para garantizar la calidad de las
operaciones desde el inicio hasta el final del proceso administrativo.
Procedimiento para Autorización y Registro de Operaciones
Establece que para todos los niveles de la organización deben emitirse por escrito, los
procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las
operaciones de la institución, sean estas financieras, administrativas u operativas, de tal
manera que cada servidos publico cuente con los apoyos y la evidencia necesaria para
rendir cuentas de las responsabilidades inherentes.
Documentos de Respaldo
Implica que toda transacción, cualquiera que sea su naturaleza, que realicen las
instituciones publicas, beben contar con los documentos de respaldo necesarios y
suficientes que demuestren que se ha cumplido con los requisitos legales,
administrativos, de registro y control. Dichos documentos deberán contener la
información adecuada por cualquier medio que se produzca, para identificar la
naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su análisis.
Control y Uso de Formularios Prenumerados
Toda institución debe establecer los criterios que permitan el uso permanente de
formularios prenumerados en forma correlativa, independientemente del medio utilizado
para su producción. En el desempeño de las formas debe constar la referencia al
número de copias y el destino de cada una de ellas, y las firmas de autorización
requeridas.
Archivo de Documentación
Todos los documentos de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que
realice toda institución deben archivarse siguiendo un orden lógico de fácil acceso y
utilización; y será conservada adecuadamente preservándola de cualquier contingencia,
por el tiempo mínimo que señalan las normas legales correspondientes. Cuando se
trate de información archivada en medios magnéticos, deberá tomarse las medidas de
seguridad y protección necesarias para evitar la perdida, deterioro, sustracción o daño
intencional.
Rectoría de los Sistemas de Control interno
Implica que la jurisdicción que corresponde ejercer a una institución sobre otra, incluirá
la promoción y vigilancia de la implantación y funcionamiento del ambiente de control
interno de la entidad bajo supervisión; la que a su vez proporcionara las facilidades
necesarias al ente que ejerce jurisdicción, con el objeto de que el primero realice el
control y seguimiento correspondiente de las operaciones tanto administrativas como
financieras.
Responsabilidad por la Jurisdicción y Administración Descentralizada
El máximo ejecutivo de cada institución será responsable por la jurisdicción que debe
ejercer respecto de otras entidades, para garantizar el cumplimiento de los sistemas
bajo su responsabilidad normativa y de control.
Normas para el Funcionamiento de los Sistemas
El máximo ejecutivo de casa entidad será responsable de emitir los reglamentos y
normas especificas que regirán el funcionamiento de los sistemas operativos y de
administración, en el marco de las leyes generales y especificas, los sistemas
integrados y las normas básicas que dicten los órganos rectores, las políticas definidas
por la máxima autoridad de la institución y las normas de generales de control interno.
Unidad de Organización y Métodos
Cuando la naturaleza y la magnitud de la institución lo justifique, deberá existir una
unidad de apoyo a la máxima autoridad ejecutiva de la misma que tendrá, entre otras, la
función del diseño e implementación de los sistemas operativos y de los reglamentos
específicos para el buen funcionamiento de los sistemas integrados de administración y
finanzas, de información y de control interno.
Filosofía del Control Interno
La filosofía del control interno debe originarse de la definición de la visión y la misión de
la entidad, así como los estándares o valores corporativos que regirán el
comportamiento de los funcionarios y servidores públicos. La administración debe
planear además, la estrategia para su desarrollo, implantación, seguimiento y
actualización.
Administración del Ente Público
Toda institución incorporara a su gestión los elementos del proceso administrativo, de
tal modo que se puedan comprobar, evaluar y medir los beneficios de cada uno de
ellos.
Funcionamiento de la Alta Dirección
Independientemente de la forma en que este constituida, la función de la alta dirección
es fundamental en las decisiones y conducción de las operaciones, así como para la
creación de comités o comisiones que ejecuten y controlen áreas especificas con
objetivos bien definidos que guarden relación con la visión y la misión de la entidad.
Instrucciones por Escrito
Toda entidad publica debe garantizar que toda orden, política y procedimiento dictados
por los distintos niveles jerárquicos, sean entendidos y aplicados conforme fueron
diseñados, por lo que deben darse a conocer por escrito, divulgándose hasta los niveles
necesarios: evitando ordenes verbales, considerando que estas diluyen la
responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos y propician el debilitamiento de
los controles internos y el proceso de rendición de cuentas.
Archivos
Todas las unidades administrativas de la institución deben crear y mantener archivos
ordenados de manera lógica, definiendo su contenido, de modo que sea fácil localizar la
información. También debe adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios
u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes
correspondientes.
Informes Periódicos
Los informes internos y externos deben producirse en forma oportuna y en
concordancia con las necesidades de los distintos niveles ejecutivos, su campo de
acción y la autoridad asignada; para el control y consolidación que efectúen otros
organismos, y especialmente para la rendición de cuentas. Deben proveer a la
administración de información especifica para cada nivel, de modo que coadyuve el
proceso de toma de decisiones oportunas y eficaces.
Ambiente Efectivo de Control Interno
Será responsabilidad de la máxima autoridad de todas las entidades publicas, crear un
ambiente optimo de trabajo, así como diseñar e implantar una estructura efectiva de
control interno institucional, que considere criterios específicos relacionados con el
control de la legalidad, el control de la oportunidad, controles preventivos, controles
detectores, controles prácticos, control funcional, controles generales y controles
específicos.
Control y Seguimiento de Fianzas de Obras
Para el registro y seguimiento de las fianzas constituidas por los contratistas de obras,
deberá crearse una unidad encargada de velar por el cumplimiento de las mismas. Por
otra parte, en los contratos que se suscriban entre las instituciones publicas y los
contratistas de obras, deberán quedar definidos los procedimientos para hacer efectivas
las garantías constituidas en caso de incumplimiento.
3.8.2 Normas de Control Interno de Administración de Personal
La administración de personal tiene como objetivo lograr la eficiencia en el desempeño
de la función pública. Las declaraciones técnicas contenidas dentro de esta norma son
las siguientes:
Clasificación de Puestos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal:
Toda institución pública deberá establecer los puestos con los respectivos requisitos
mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de remuneración. En la
formulación presupuestaria se determinaran los requerimientos de personal para
cumplir con la misión institucional de cada entidad, determinando el monto del rubro de
servicios personales en el proyecto de presupuesto anual, en relación con las políticas
gubernamentales relativas.
Selección de Personal:
Cada institución seleccionará su personal considerando los requisitos exigidos en su
manual de clasificación de puestos y tomando en cuenta los impedimentos legales y
éticos para el desempeño de los mismos, por motivos de parentesco u otras razones,
según señalen las leyes aplicables y el reglamento interno de trabajo de la entidad.
Unidad de Personal:
Todas las unidades de personal de las entidades publicas, desempeñaran un programa
anual de capacitación, según sus necesidades y de acuerdo al plan de capacitación
continua organizado por los organismos rectores del sistema integrado de
administración financiera y control.
Capacitación del los Recursos Humanos:
Todo servidor publico será responsable de mantener actualizados sus conocimientos; lo
cual se vera apoyado por los sistemas de administración de personal establecidos tanto
a nivel general como a nivel de la respectiva institución.
Programa SIAF – SAG
El Ministerio de Finanzas Publicas, a través de la Dirección de Recursos Humanos, y la
Contraloría General de Cuentas de la Nación, a través de la Escuela de Control
Gubernamental, implementaran cursos de actualización y capacitación a funcionarios y
empleados públicos, sobre el sistema integrado de administración financiera y control,
por medio de metodologías, tales como: Acciones de sensibilización, talleres básicos,
seminarios y talleres técnicos y de formación de docentes, con el fin de que los
sistemas sean del conocimiento de toda la administración publica, para su correcta
aplicación.
Evaluación de Personal
Establece que periódicamente deberá evaluarse el trabajo de los servidores públicos, y
exigir que su rendimiento sea igual o mayor a los establecidos en los manuales de
funciones de cada puesto, tarea o actividad. Cada supervisor o jefe de unidad será
responsable de la evaluación del personal a su cargo.
Prohibición de Recibir Beneficios Diferentes a los Pactados con la Entidad
Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución acordada con la
institución, el servidor público quedara obligado a cumplir sus funciones con
oportunidad, honradez y rectitud, sin buscar o recibir otros beneficios personales
relacionados con el desempeño de sus funciones.
Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos
Ningún servidor público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni percibir dos o mas
remuneraciones, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales
vigentes. De la misma manera, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la
remuneración pactada o la oficial que corresponde al puesto, ni recibir pagos por
puestos no desempeñados.
Control de Asistencia
Toda institución pública establecerá los procedimientos pertinentes para el control de
asistencia, asegurando la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo todos los
servidores. El control se ejerce por el jefe inmediato superior y por la unidad de
personal de acuerdo con los sistemas diseñados para el efecto.
Vacaciones
Los supervisores o jefes de las unidades administrativas de toda entidad, de acuerdo
con el área encargada de personal, deben elaborar cada año un plan de vacaciones
para todos los servidores públicos, el cual una vez aprobado debe recomendar su
cumplimiento. El derecho de las vacaciones no admite compensación monetaria.
Rotación de Personal
En cada institución publica deberá establecerse en forma sistemática, la rotación de los
servidores vinculados con las áreas de administración, registro y custodia de bienes y
recursos de la institución, para lo cual el personal debe estar suficientemente
capacitado para poder ocupar los puestos de aquellos que se encuentran de vacaciones
o se han retirado de la institución.
Caución (Fianzas)
Los funcionarios y empleados públicos que recauden, administren o custodien bienes,
fondos o valores del Estado o que asimismo intervengan en la fiscalización, control y
vigilancia de los mismos, deben caucionar su responsabilidad mediante una fianza.
Declaración de Probidad
Los funcionarios y empleados públicos, no importando los montos de su sueldo deben
al asumir sus cargos presentar una declaración jurada de bienes y deudas.
Promoción
Al promover a los servidores públicos deben observarse los requisitos de: Antigüedad,
capacidad, desempeño, nivel de instrucción, cursos aprobados en la capacitación
impartida por los órganos rectores del sistema integrado de administración financiera y
control, y los que se establezcan en los manuales de puestos y salarios.
Motivación
Las autoridades superiores de cada entidad del sector publico deben proporcionar los
mecanismos para que todos los servidores públicos sean motivados a ejecutar su
trabajo con la mayor eficiencia y eficacia.
Ética
Los servidores públicos, en el desempeño de sus labores deben observar en su
conducta individual de comportamiento los principios de: Lealtad, vocación de servicio,
probidad, honradez, responsabilidad, competencia, efectividad, eficiencia, valor cívico,
transparencia y discreción.
Sentido de Grupo
Todos los empleados públicos deben colaborar con la institución donde se
desempeñan, participando en la toma de decisiones e integrándose a grupos de trabajo
que busquen el logro de los objetivos de la unidad administrativa correspondiente.
Inducción a los Objetivos Institucionales
Todos los empleados públicos deben identificarse con la filosofía, objetivos y metas de
la institución para lograr sus propios fines y contribuir al desarrollo de la institución.
3.8.3 Normas de Control Interno de Presupuesto
Este debe de formular el proyecto de presupuesto anual, definir las políticas, prioridades
y orientaciones globales de recursos y gastos, asimismo deberá estimar los montos y
fuentes de los recursos financieros para cada gestión en la producción de bienes y
servicios, definiendo las metas a alcanzarse y las normas con las que se evaluara la
ejecución presupuestaria.
Separación de las Fases del Proceso Presupuestario:
Deberá contemplarse las fases de: Formulación, programación de la ejecución,
ejecución y evaluación de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Finanzas
Publicas, a través de la Dirección Técnica del Presupuesto.
Marco Normativo:
La formulación del presupuesto debe estar acorde con la Ley Orgánica del Presupuesto,
su reglamento, el manual de planificación y programación presupuestaria, así como las
normas que emita la Dirección Técnica del Presupuesto.
Elaboración de los Anteproyectos del Presupuesto:
Estos deben proyectarse sobre bases objetivas de cálculo.
Concretización de Resultados:
Comprende los resultados que se esperan alcanzar en un periodo dado en formulación
del presupuesto.
Condicionantes:
Cuando estas sean de carácter externo y puedan afectar el logro de los resultados que
se deseen alcanzar, deberán indicarse con claridad y preverse las alternativas de
acción a tomar, para evitar que se afecten los resultados.
Programación de la Ejecución Presupuestaria:
Esta está a cargo de los organismos o entidades públicas la cual deberá ser presentada
a la Dirección Técnica del Presupuesto para poder ser aprobada por el Congreso de la
República.
Presentación del Proyecto General de Ingresos y Egresos:
Esta está a cargo del Organismo Ejecutivo, quien deberá acompañar asimismo la
exposición de motivos en la que se incluyen la relación de políticas, objetivos y metas
que se propone alcanzar y la metodología utilizada en la estimación de recursos, así
como la explicación de los efectos que este tendrá en la economía.
Programación de los Egresos:
Esta deberá ser trimestral, en lo que se refiere al gasto comprometido, y mensual en lo
que respecta al gasto devengado. Dicha programación será realizada por la Dirección
Técnica del Presupuesto y comunicada a los organismos involucrados, antes del inicio
del respectivo trimestre.
Viáticos y Gastos Conexos:
Para dichos gastos se deberá utilizar el Reglamento General de Viáticos vigente y en
ultima instancia el reglamento especifico aprobado por la autoridad máxima de la
institución. Tales gastos serán liquidados dentro de los ocho días hábiles a la fecha de
haberse cumplido la comisión, para lo cual se debe presentar la documentación que
sustente y compruebe su realización.
Aplicación del Saldo de Caja:
Este debe realizarse con base al saldo del ejercicio anterior.
Registro de Ejecución Presupuestaria:
Toda entidad pública llevara un sistema de registro apropiado a través del sistema de
contabilidad integrado, para el control de la ejecución presupuestaria.
Control Previo a la Ejecución:
Solo podrá darse curso al registro y posterior pago de gastos con la certificación de la
Unidad de Administración Financiera.
Control Interno Posterior:
Esta evaluación corresponde a la Unidad de Auditoría Interna de cada institución.
Informe de la Ejecución de Inversión:
Este informe deberá ser presentado en los primeros diez días hábiles de cada mes a la
Secretaria General de Planificación Económica, indicando el avance físico y financiero
de los proyectos, con el fin de actualizar los datos del sistema nacional de información y
seguimiento de proyectos.
Transferencias a los Organismos no Gubernamentales:
Para que se den dichas transferencias los organismos del Estado deberán exigir a estas
instituciones que acompañen a cada solicitud de desembolso financiero, el plan de
trabajo a ejecutar en el periodo, asimismo se deberá especificar el destino que se dará
a los recursos transferidos, así como el informe técnico financiero de las actividades
realizadas y metas logradas con el desembolso anterior.
Asignaciones Presupuestarias Constitucionales:
Esta función corresponde al Ministerio de Finanzas Publicas.
Inversión en Obras Públicas:
La ejecución presupuestaria y aplicación a la contabilidad patrimonial del ejercicio, por
la construcción de obras se ejecutara al presentarse el certificado de avance de la obra.
Anticipos Financieros:
Estos solo podrán otorgarse en obras, en bienes por fabricar localmente y en servicios
de consultoría.
Estado de Ejecución Presupuestaria:
Este estado deberá ser preparado mensual, trimestral y anualmente, y deben incluir
información sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por
adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados y
realizados, los cobros a recaudos realizados, los saldos de recursos por cobrar, los
gastos devengados y pagados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no
pagados, así como los saldos por ejecutar y si existieren compromisos contingentes.
Evaluación de la Ejecución Presupuestaria:
Esta está a cargo de cada organismo o ente publico independientemente de la que
efectúe el Ministerio de Finanzas Publicas.
Liquidación del Ejercicio Presupuestario:
El presupuesto de ingresos y egresos se cierra al 31 de diciembre de cada año.
Gastos Comprometidos no Devengados:
El responsable de verificar y analizar dichos gastos que quedaron al 31 de diciembre de
cada año es el director del presupuesto o el jefe de la UDAF.
Gastos Devengados y no Pagados:
La programación de dichos gastos será responsabilidad del jefe de la unidad de
administración financiera en coordinación con la Tesorería Nacional.
Presupuesto de los Entes Descentralizados y Autónomos:
Los presupuestos anuales de ingresos y egresos deberán ser presentados al Ministerio
de Finanzas Publicas y el Organismo Ejecutivo será el encargado de aprobarlos antes
del 15 de diciembre de cada año.
Consolidación de Información de las Municipalidades:
Esta información deberá ser remitida en punto de acta, al Ministerio de Finanzas
Publica, al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas de la
Nación.
Techo Financiero del Presupuesto:
Todas las entidades del sector público, deben programar su presupuesto con base a los
montos máximos aprobados en el presupuesto general de ingresos y egresos de cada
año.
3.8.4 Normas de Control Interno de Tesorería
El sistema de tesorería tiene como fin administrar la recaudación de los ingresos, y la
programación y ejecución del pago de las obligaciones previamente adquiridas por las
dependencias del Estado, asimismo administrar los excedentes financieros o colocar
títulos en el mercado, para cubrir las deficiencias transitorias de caja. Contiene las
declaraciones técnicas que a continuación se enumeran:
Independencia de la Unidad de Administración Financiera:
Cada una de estas unidades que se haya creado en las entidades públicas deberán
estar ubicadas jerárquicamente a escala superior, a fin de garantizarles la
independencia y la autoridad suficiente en el manejo de los recursos asignados.
Registro y Uso de Formularios:
Todo ingreso será registrado el mismo día que se origina, para lo cual deberán utilizarse
los formularios establecidos en el SIAF.
Depósitos Inmediatos e Intactos de los Ingresos:
Las entidades publicas que tengan a su cargo la recaudación de ingresos del Estado
deberán depositarlos íntegramente y a mas tardar dentro de las veinticuatro horas
después de recibido.
Documentos de Soporte en las Entidades Ejecutoras:
Todo desembolso será adecuadamente documentado y al momento del pago, dichos
documentos deberán inutilizarse con un sello de “Cancelado”.
Control Interno Previo:
El máximo ejecutivo de cada entidad publica será el responsable de establecer los
métodos, medidas, procedimientos de control previo que se consideren oportunos, para
verificar la propiedad, legalidad y conformidad de cada transacción.
Control Interno Concurrente:
Establece que el máximo ejecutivo de cada institución pública será responsable de
establecer los niveles de supervisión, los métodos, medidas y procedimientos de
control, para garantizar que los bienes o servicios recibidos concuerdan con las
especificaciones iniciales.
Control Interno Posterior:
Esta evaluación corresponde a la Unidad de Auditoría Interna de cada institución.
Programación de Pagos:
Dicha programación deberá realizarse en forma trimestral, y en lo que respecta a lo
devengado, en forma mensual.
Autorización de Desembolsos:
La autorización deberá hacerla un empleado independiente.
Creación y Manejo de Fondos de Caja Chica:
Dichos fondos deben ser exclusivamente para gastos menores y para tal efecto deberán
establecerse los conceptos de gastos y el monto máximo autorizado. Todo documento
que respalde un gasto de caja chica, debe ser justificado y autorizado por el jefe
inmediato y contener la firma de “recibí conforme”. Para la reposición del fondo de caja
chica deberá elaborarse un listado detallado de las cuentas que afectan lo gastado, y el
total que suman los comprobantes.
Fondo Rotativo:
Dichos fondos deben ser manejados a través de una cuenta corriente en el Banco de
Guatemala a nombre de la entidad respectiva.
Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores:
Estos deberán ser en forma periódica y practicados por empleados públicos
independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. Los
auditores internos realizaran las evaluaciones independientes de los procesos para
determinar su eficiencia y efectividad, así como la conformidad a las leyes y demás
reglamentos pertinentes.
Apertura de Cuentas Bancarias:
Estas cuentas deben ser autorizadas por la Tesorería Nacional y ser abierta a nombre
de la entidad y en número limitado de cuentas.
Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias:
Los empleados encargados de los fondos deben ser acreditados legalmente ante los
bancos depositarios.
Firmas Mancomunadas:
Para la emisión de ciertos cheques deben llevarse firmas mancomunadas de dos
funcionarios autorizados para el efecto.
Flujo de Caja:
Para la elaboración de dicho informe, todas las entidades públicas utilizaran formularios
uniformes y la unidad de tesorería de cada unidad será responsable de integrar las
necesidades de efectivo de las demás unidades.
Desembolsos con Cheque:
Este enunciado establece que todos los pagos serán realizados con cheque.
Sistema Bancario:
La Tesorería Nacional, a través de medios electrónicos estará interconectada con el
Banco de Guatemala y los bancos del sistema con el objeto de tener el control de
recaudaciones, gastos y cualquier otra transacción autorizada que se realice en el
movimiento de fondos públicos.
Pagos por Equipo de Transporte:
No se podrá efectuar ningún pago por concepto de equipo de transporte del manual de
planeación y programación presupuestaria del sector público, sin que la compra de los
mismos, hayan sido programadas y debidamente autorizadas por la Dirección Técnica
del Presupuesto.
Pagos por Servicios:
Las instituciones del gobierno central, entidades descentralizadas y autónomas,
organismos y entes con independencia económica y funcional deberán pagar en forma
oportuna las cuotas de seguridad social, los servicios de energía eléctrica, agua,
teléfono, transporte y otros gastos similares, con cargo a las asignaciones para estos
conceptos contempladas en sus presupuestos.
Sistema de Cuenta Única:
La Tesorería Nacional, por medio del sistema de cuenta única habilitada para
administrar eficientemente los fondos, bajo la cuenta, “Fondo Común Gobierno de la
República”, en el Banco de Guatemala; efectuara sus operaciones bancarias de pagos,
mediante la autorización de transferencias directas a los beneficiarios previamente
programados.
Autorización y Registro de Inversiones:
La Tesorería Nacional, es responsable de fijar los procedimientos y criterios para la
autorización de transacciones relativas a inversiones; en el sistema integrado de
contabilidad, y deberá mantener registros y controles consistentes que muestren las
características de las inversiones realizadas.
Custodia y Manejo de Inversiones en Valores Mobiliarios:
Las entidades que tengas inversiones en valores, respaldadas con la debida
documentación, deberán asegurar su custodia y eventuales riesgos, colocándolos en
los bancos o entidades financieras que protejan esta clase de activos.
Verificación Física de Inversiones:
Los empleados públicos, a quienes no corresponde la custodia y contabilización de las
inversiones, realizaran constataciones físicas periódicas de dichas inversiones que
mantengan las entidades.
Autorización y Registro de Valores por Cobrar:
En las entidades públicas que correspondan, se deberán implantar los mecanismos
necesarios que garanticen que el otorgamiento de crédito, sea concordante con los
objetivos de la institución y se establecerán registros detallados y clasificados de los
valores por cobrar, de conformidad con los principios y guías de contabilidad.
Personal Temporal y Servicios Profesionales:
Para la comprobación fehaciente de la prestación del servicio profesional o técnico, las
unidades de administración financiera deberán efectuar una evaluación del
cumplimiento de los términos de referencia contenidos en el contrato suscrito para el
efecto.
Seguimiento y Control del Flujo de Tesorería:
La Tesorería Nacional, efectuara el seguimiento y control de los flujos de caja y saldos
bancarios programados durante el año, y con base a evaluaciones de los resultados
obtenidos, adoptara las medidas necesarias para corregir las desviaciones que se
presenten.
Manuales de Funciones:
La máxima autoridad de la Tesorería Nacional, es responsable por el diseño e
implantación de manuales operativos que contengan procedimientos formales a ser
utilizados en sus operaciones, buscando la uniformidad en la comunicación de políticas
y otras practicas necesarias.
Informe a Presentar:
El tesorero nacional presentara diariamente, al ministro de finanzas públicas, un informe
del flujo de caja, considerando las mejores alternativas para el fortalecimiento de las
finanzas públicas.
Convenios y Contratos con el Sistema Bancario Nacional:
La SAT elaborara y suscribirá los contratos que autorice a los bancos del sistema
nacional, para la recaudación de los fondos del Estado, mismos que serán conservados
bajo estrictas medidas de seguridad.
3.8.5 Normas de Control Interno de Contabilidad Integrada
El sistema de contabilidad integrada, abarcara las transacciones presupuestarias,
financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, así como el
destino y fuente de los datos expresados en términos de moneda de curso legal.
Contabilidad Integrada:
Todas las entidades del sector público deben utilizar el sistema de contabilidad
gubernamental integrada. El sistema se sujetara a los preceptos legales emitidos para
el efecto, y se regirá por las normas y manuales que emita la Dirección de Contabilidad
del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, como órgano rector del SIAF.
Registro Contables:
El sistema de contabilidad integrada efectuara los registros de las transacciones a
través de formularios, o en forma electrónica; la matriz de conversión, a partir de la
ejecución presupuestaria, alimentara los diarios mayores generales, mayores auxiliares
de las cuentas patrimoniales, de balance y resultados, y los flujos de tesorería de los
componentes del SIAF – Central del Ministerio de Finanzas Públicas y cuando
corresponda, de las entidades descentralizadas.
Procedimientos de Registro:
Todas las actividades públicas aplicaran los clasificadores presupuestarios y el plan de
cuentas patrimoniales único. Asimismo, este plan incluye los niveles necesarios de
desagregacion, para obtener cualquier información financiera agregada o desagregada.
Información Gerencial:
El sistema de contabilidad integrada generara información relevante para la toma de
decisiones a los distintos niveles de gestión pública, entre los cuales están: Ejecución
presupuestaria de ingresos y gastos, estados contables, movimientos y situación del
tesoro, informes sobre cuentas nacionales y otros.
Separación de Funciones:
Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna persona
deberá estar en situación de controlar los registros y al mismo tiempo controlar las
operaciones que originan los asientos de registro. Las funciones para el inicio,
autorización, contabilización de transacciones y de custodia de recursos, deben
separarse dentro del plan de organización de cada entidad.
Capacidad del Personal:
El personal de la Dirección de Contabilidad del Estado, como el de las unidades de
contabilidad de las entidades públicas, deben cumplir con los requisitos mínimos de
conocimiento, de tal manera que estén en condiciones de manejar, y, especialmente, de
explotar el sistema, para aprovechar la información que produce dicho sistema.
Seguridades del Sistema:
El sistema de contabilidad integrada basado en tecnología de avanzada, mantiene una
base de datos transparente de registro de las transacciones en cada una de las etapas,
permitiendo organizar las entradas autorizadas a través de una terminal, así como de
todo el proceso e información.
Autorización de la Imputación Contable:
La Dirección de Contabilidad del Estado, definirá los niveles de autorización para el
registro de las transacciones, en cada uno de los niveles.
Control Interno Previo:
Todas las instituciones públicas dentro del proceso de registro de transacciones, con
base a los lineamientos y normas respectivas emitidas por la Dirección de Contabilidad
del Estado, establecerán los métodos y medidas que se aplicaran en la documentación
que ingrese para ser procesada por el sistema de contabilidad, verificando la propiedad,
legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el
presupuesto. El control será ejecutado por el personal responsable del tramite normal
de las operaciones.
Control Interno Concurrente:
Las jefaturas de las unidades de administración financiera, establecerán y aplicaran
mecanismos y procedimientos de supervisión permanentes durante la ejecución de las
operaciones y en el proceso de registro, para asegurarse del cumplimiento de las
disposiciones legales, reglamentarias, técnicas y normativas.
Control Interno Posterior:
La evaluación de los procesos, sistemas, de las operaciones y sus resultados, en forma
posterior a su ejecución, corresponde a la unidad de auditoría interna de cada
institución.
Archivos de Soporte:
Todas las entidades públicas deben archivar la documentación de soporte de los
registros de las transacciones financieras, siguiendo un orden lógico de manera que sea
fácil su localización, en un lugar adecuado. Se adoptaran las medidas de seguridad
contra robos, incendios u otro riesgo, manteniéndolos por el tiempo que establezca la
normativa respectiva. Todas las unidades de administración financiera deben conservar
la evidencia documental que respalda las operaciones que dieron origen a los registros
contables, evitando que no salga de la institución por el tiempo que señalan las
disposiciones legales, con el fin de que al efectuarse revisiones, exámenes de auditoría
e investigaciones, la documentación se encuentre en las unidades respectivas, y se
evite además, que sean utilizados dos veces.
Información Financiera del Gobierno:
El sistema contable implantado y normado por la Dirección de Contabilidad del Estado,
será el único medio oficial de información financiera derivado de las operaciones de la
administración central y de las entidades descentralizadas dependientes del tesoro
nacional.
Control Contable de la Ejecución Presupuestaria:
El sistema de contabilidad integrada deberá proveer un control contable de la ejecución
presupuestaria. En cuanto a los gastos, deberá registrar las asignaciones
presupuestarias, las modificaciones autorizadas, los compromisos adquiridos y
contingentes, los gastos devengados y los saldos devengados no pagados.
En cuento a los recursos o ingresos, deberá registrar las estimaciones presupuestarias,
los recursos devengados y los saldos por cobrar.
Conciliaciones de Saldos:
En toda entidad, los empleados asignados a la unidad de contabilidad que no tengan
relación con la función de registro contable del efectivo, deudores y acreedores,
elaboraran conciliaciones de las cuentas de saldos de caja, bancos, de valores por
cobrar y obligaciones, dentro de los diez días hábiles del mes siguiente con el fin de
revelar errores o la existencia de transacciones no registradas oportunamente.
Igualmente, deberán efectuar conciliaciones periódicas de los registros auxiliares con el
mayor general.
Confirmación de Saldos:
La Dirección de Contabilidad del Estado definirá para el SIAF – Central, y para cada
institución, a través de la unidad de administración financiera, quienes deben
comprobar, en forma independiente, el movimiento de las cuentas bancarias, de las
cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de cada entidad, confirmando
directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un
corte de las operaciones para tal fin.
Verificación Física de Valores por Cobrar:
Los valores por cobrar de cada entidad deberán ser verificados físicamente en forma
periódica y sorpresiva, por servidores independientes de su registro y custodia y del
manejo del efectivo. Tal verificación incluirá la comprobación de la legalidad de los
documentos de soporte y de las medidas de seguridad. Los valores contados
físicamente, deberán ser comparados con los respectivos registros contables para
determinar la corrección o incorrección de la información, con el fin de tomar las
medidas correctivas correspondientes.
Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y Pagar:
Los derechos y obligaciones de cada entidad, se deberán clasificar por fechas de
antigüedad y de vencimiento, respectivamente; un empleado independiente del manejo
de los fondos, créditos y obligaciones, deberá realizar análisis y evaluaciones
mensuales de los valores por cobrar y por pagar.
Cierre del Ejercicio Contable:
El ejercicio contable es el año calendario; por tanto, todas las entidades públicas
deberán efectuar el cierre de sus operaciones al 31 de diciembre de cada año.
Liquidación del Presupuesto:
Todas las instituciones públicas, deben presentar dentro de los tres primeros meses del
año siguiente, a la Dirección de Contabilidad del Estado, la liquidación del presupuesto
anual y someterlo al conocimiento de la Contraloría General de Cuentas de la Nación
para su examen y dictamen correspondiente. De la misma manera las entidades
descentralizadas y autónomas, deben presentar su respectiva liquidación
presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas de la Nación en el mismo plazo
indicado anteriormente.
Rendición de Cuentas:
El sistema contable será el medio de rendición de cuentas para demostrar la
transparencia y destino de los recursos utilizados en las intituciones y de los servidores
públicos y cualquier persona autorizada que recaude, reciba o custodie fondos del
Estado.
Presentación de Estados Financieros:
La Dirección de Contabilidad del Estado, preparara los estados financieros del gobierno
central; y las entidades descentralizadas, por su parte, presentaran a la Dirección de
Contabilidad del Estado, los estados financieros anuales dentro de las condiciones y
plazos señalados por la ley.
Propiedad de la Documentación Contable:
Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de
esta. La documentación contable es propiedad de la entidad respectiva y, por ningún
motivo, los servidores o exservidores podrán sustraer total o parcialmente ninguna
documentación de una institución.
3.9 Normas de Auditoria Gubernamental
Mediante el Acuerdo A-16/98 del 27 de mayo de 1998, el Contralor General de Cuentas,
acuerda aprobar, publicar y poner en vigencia las Normas de Auditoria Gubernamental,
las cuales son de observancia obligatoria, por parte de todos los auditores de la
Contraloría General de Cuentas, los órganos de auditoria Interna de las entidades
sujetas al SIAF-SAG, y de las firmas de auditoria externa contratadas por la CGC.
Asimismo aplican para otros profesionales o especialistas que participen en el proceso
de la auditoria gubernamental. Las Normas de Auditoria Gubernamental, son los
requisitos de orden personal y profesional que cada auditor debe llenar para poder
desempeñar adecuadamente su trabajo y que al mismo tiempo llene los requisitos de
calidad.
Las Normas de Auditoria Gubernamental se clasifican en la forma siguiente:
a) Normas Generales: las cuales comprenden un entrenamiento técnico y
capacidad profesional, independencia mental y cuidado profesional, reserva,
participación de profesionales y otros especialistas, y control de calidad.
b) Normas Relativas a la Planificación de la Auditoria Gubernamental: aquí se
incluye la planificación general, la planificación especifica, programas de auditoria
y archivo permanente.
c) Normas Relativas a la Ejecución de la Auditoria Gubernamental: comprende el
estudio y evaluación del control interno, cumplimiento con las reglamentaciones
legales, una adecuada supervisión de la auditoria y una adecuada evidencia de
auditoria, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta
compromiso.
d) Normas Relativas al Informe de Auditoria Gubernamental: comprende su
redacción adecuada, oportunidad del mismo, presentación y contenido del
informe.
Haciendo énfasis en las normas anteriores se resalta que el auditor debe:
a) Poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y la competencia
profesional necesarios para la ejecución del trabajo a realizar.
b) Adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad
examinada y se debe mantener libre de cualquier situación que pudiere señalarse
como incompatible son su integridad y objetividad. El auditor deberá abstenerse
de participar en la realización de una auditoria, en caso de incompatibilidad o
conflictos de interés manifiestos. Tampoco el auditor deberá de realizar actividad
política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo, ni emitir opinión,
intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad
donde realice su examen.
c) Actuar con debido cuidado profesional, a efecto de cumplir con las normas de
auditoria durante la ejecución de su trabajo, y en la elaboración del informe, es
decir que debe aplicar correctamente las pruebas y procedimientos de auditoría,
tanto durante la auditoria como en la elaboración del respectivo informe.
d) Mantener absoluta reserva respecto de la información que conozca en el
transcurso de su trabajo, es decir que el auditor debe desarrollar sus actividades
profesionales de acuerdo a los correspondientes Códigos de Ética Profesional.
Cuando se utilicen a otros profesionales o especialistas en campos distintos al de la
auditoría, será la Contraloría General de Cuentas la encargada de integrar a dicho
equipo. De ser pertinente, los resultados obtenidos de dichos profesionales se incluirán
en el informe o como anexos al mismo.
Para que el resultado de la auditoría cumpla con los requisitos de calidad, la Contraloría
General de Cuentas debe establecer y mantener un adecuado sistema de control
interno de calidad, que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría se
ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y procedimientos de
auditoría.
Por lo general un sistema interno de control de calidad, comprende el establecimiento
de políticas y procedimientos respecto a los controles generales y de calidad, relativos
al desarrollo de instrumentos técnicos normativos, selección, capacitación y
entrenamiento de los auditores, y cualidades personales; los controles durante el
desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión; y los controles después de
culminada la auditoría, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos .
3.9.1 Normas Relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental
Para desarrollar una auditoría eficiente, es esencial que se haga una planeación del
trabajo por lo cual la planeación deberá desarrollar la estrategia de auditoría y conducir
a decisiones apropiadas a cerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de
auditoría. Así mismo la planeación de auditoría es el proceso de identificar que debe
hacerse, por quien y cuando. Aun cuando la planeación debe completarse antes de
iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes
originales, si durante la aplicación de los procedimientos de auditoría se encuentra ante
circunstancias no previstas, pero siempre las razones de cambio significativas deben
quedar documentadas. Esta norma contiene las declaraciones siguientes:
Planificación General:
Este es el documento que contiene el conjunto de actividades de la auditoría y el
universo de entidades o áreas según correspondan a examinar durante el periodo de un
año. La contraloría General de cuentas deberá planificar sus actividades de auditoría a
través de sus planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad
y oportunidad, y así mismo deberá evaluar periódicamente la ejecución de sus planes.
La estructura del contenido de los planes deberá guardar armonía con los objetivos y
lineamientos de políticas institucionales del plan nacional que apruebe la contraloría.
Planificación Específica:
El Trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado, con el fin de asegurar la
realización de una auditoría de alta calidad, y así mismo deberá estar basado en el
conocimiento de la actividad que se desarrolla en la entidad, así como en las
disposiciones legales que la afecta. En el proceso de planificación deberá obtenerse la
información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la entidad. Al
concluir la recolección y estudio de información, el auditor deberá documentar su trabajo
mediante descripción de las actividades de la entidad, las cuales deberán quedar
plasmadas en forma resumida en los papeles de trabajo. Emisión de un memorándum
de planificación, el cual deberá contener:
a) Objetivos del examen
b) Alcance del examen
c) Descripciones de las actividades
d) Normativa aplicable a la entidad
e) Informes a emitir y fecha de entrega.
f) Identificación de áreas criticas, definiendo el tipo de pruebas a aplicar
g) Puntos de atención, es decir situaciones importantes a tener en cuenta.
h) Personal, que conforman el equipo de auditoría
i) Funcionarios de la entidad a examinar
j) Presupuesto de tiempo por categorías, áreas y visitas
k) Participación de otros profesionales o especialistas
l) Aspectos denunciados
Programas de Auditoria:
Estos comprenden una relación ordenada y sistemática de procedimientos a ser
aplicados en el proceso de la auditoría, que conduzcan a obtener evidencia competente
y suficiente para lograr los objetivos establecidos. Para cada auditoría gubernamental,
deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra,
procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el personal
encargado de su desarrollo. La responsabilidad de la elaboración de los respectivos
programas corresponde al auditor encargado y supervisor.
Archivo Permanente:
Este contiene los aspectos legales relacionados y la estructura orgánica con sus
políticas administrativas y financieras. Por lo cual para cada entidad sujeta a control se
debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo. El archivo permanente
básicamente contiene información relacionada con:
a) Ley Orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
b) Organigrama de la entidad.
c) Reglamento de organización y funciones
d) Manual de Organización y funciones
e) Flujo-gramas de las principales actividades de la entidad
f) Plan operativo institucional
g) Presupuesto institucional
h) Estados financieros
i) Informes de auditoría
j) Denuncias
k) Plan anual de control
l) Informes de evaluación del plan anual
m) Resumen de las decisiones importantes adoptadas por la dirección de la entidad
n) Resoluciones y acuerdos
o) Convenios y tratados trascendentales
La responsabilidad de la adecuada organización de dicho archivo corresponde a la
jefatura de auditoría gubernamental y a las jefaturas de auditoría interna de las
entidades sujetas a fiscalización.
Limitaciones al Alcance:
Esta norma no aplica a las firmas de auditoria externa, dado que estas realizan las
auditorias que previamente se convengan con la contraloría general de cuentas; y en tal
sentido, su compromiso se limita a mantener el archivo correspondiente a las auditorias
que se hayan realizado en armonía con la normativa vigente.
3.9.2 Normas Relativas a la Ejecución de la Auditoria
Estudio y Evaluación del Control Interno:
Dicho proceso lo lleva a cabo el consejo de administración más alto, el cual es diseñado
para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales, los
cuales deben comprender la efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de
la información financiera y administrativa, observancia de los reglamentos aplicables.
Para cumplir con dichos objetivos se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación
del control interno, para identificar las áreas mas criticas que requieren un examen
mucho mas profundo, así como determinar su grado de confiabilidad, afín de establecer
la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de procedimientos de auditoria. La
administración de la entidad es la responsable de implantar y mantener un eficaz control
interno. Los elementos de control interno son:
a) Ambiente de Control
b) Evaluación de riesgos
c) Los sistemas integrados de contabilidad e información
d) Las actividades de control
e) Supervisión y seguimiento del ambiente y estructura del control
Evidencia de Auditoria:
Con respecto a la evidencia de auditoría, esta debe reunir las características siguientes:
a) Suficiencia. La cual debe ser objetiva y convincente que baste para sustentar los
hallazgos, observaciones y recomendaciones del auditor, es decir que los hechos
revelados deben estar satisfactoriamente comprobados.
b) Competencia: Para este propósito la evidencia debe ser valida y confiable.
c) Pertinente: Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso, es
decir que será pertinente si guarda una relación lógica y clara con el hecho
ocurrido.
La evidencia se puede clasificar de la siguiente manera:
a) Evidencia Física: Es la obtenida mediante inspección u observación directa de
actividades, bienes o sucesos.
b) Evidencia Documental: Esta se obtiene mediante documentos como cartas,
contratos, registros de contabilidad, facturas, documentos de la administración
relacionada con su desempeño.
c) Evidencia Testimonial: Es la obtenida mediante las declaraciones de otras
personas.
d) Evidencia Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y
separación de sus componentes.
Papeles de Trabajos:
Estos constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe
de auditoría. Por lo cual, deberán contener la evidencia necesaria para sustentar los
hallazgos, opiniones y observaciones que se presenten en el informe. El auditor
gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de labor efectuada y las
observaciones efectuadas en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son propiedad de la Contraloría General de Cuentas y en su
caso de las firmas de auditoría externa. El auditor deberá cuidar la integridad de los
papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia,
el carácter confidencial de la información contenida en los mismos.
Comunicación preliminar de observaciones:
El auditor deberá comunicar oportunamente las observaciones a los funcionarios de la
entidad, sobre los errores detectados en el examen de auditoría y asegurar la eficiencia
de la acción correctiva.
Carta de Representación:
Este es el documento por el cual el titular o funcionarios de niveles gerenciales de la
entidad auditada, reconocen haber puesto a disposición del auditor la información
requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante y hasta la fecha de
terminación del trabajo de campo. Si el titular de los niveles gerenciales se rehusar a
proporcionar dicha carta al auditor, este deberá revelarlo en el informe de auditoría.
3.9.3 NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Este grupo de normas establece los criterios técnicos para el contenido, elaboración y
presentación del informe de auditoría gubernamental relacionado con las auditorias de
gestión, financieras, y exámenes especiales, asegurando la uniformidad en su
denominación y estructura.
Forma Escrita:
Se recomienda ampliamente las discusiones sobre hallazgos, juicios, observaciones y/o
recomendaciones, con las personas responsables de la entidad auditada. Sin embargo
deberá prepararse un informe por escrito independientemente de que se hayan llevado
a cabo esas discusiones. La comunicación se efectúa por escrito, debiendo acreditarse
su recepción.
Oportunidad del Informe:
El informe debe ser oportuno, a fin de que sea de la mayor utilidad posible, para lo cual
es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la
auditoría. Un informe preparado meticulosamente puede ser de escaso valor para
quienes se encarguen de tomar las decisiones, si se recibe demasiado tarde. Los
informes deben emitirse lo más pronto posible para que su información pueda ser
utilizada oportunamente por los funcionarios de la administración y los interesados.
Presentación del Informe:
El informe debe ser preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los
asuntos en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y
objetiva con los hechos observados. En el informe no deben omitirse asuntos
importantes, tampoco deben utilizarse palabras o conceptos superfluos que lleven a
interpretaciones erróneas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso
de detalles pude confundir al usuario e incluso ocultar el objetivo principal del informe.
Para que un informe sea conciso, no debe ser mas extenso de lo necesario parta
transmitir su mensaje. Requiere:
Un adecuado uso de las palabras, según su significado, excluyendo las innecesarias. La
inclusión de detalles específicos, cuando fuere necesario, a juicio del auditor. Los
hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la
suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los
asuntos mencionados.
Contenido del Informe:
Al finalizar el trabajo, el auditor debe elaborar un informe de auditoría, en el cual
expondrá apropiadamente los resultados del examen, señalando que se realizo de
acuerdo con las normas de auditoría gubernamental. El informe deberá contener, la
estructura siguiente: Carátula, nombramiento de auditoría, hoja de contenido del
informe, introducción, resumen ejecutivo, información relativa a la entidad examinada
Antecedentes y base legal, Relación de las personas comprendidas en las
observaciones, Información financiera, económica y presupuestaria, Información relativa
al examen, párrafo introductoria, motivo del examen, naturaleza y objetivos, alcance,
comunicación de observaciones, Hallazgos. Debe estructurarse en condición, criterio,
causa, efecto y recomendaciones (acción correctiva), Anexos, Firma.
Seguimiento de Recomendaciones:
Como una de las acciones principales, el auditor debe efectuar un seguimiento de los
hallazgos y recomendaciones significativos detectados por anteriores auditorias que
podrían afectar el objetivo de la misma. La finalidad es determinada si se emprendiere
acciones correctivas por parte de los funcionarios de las organizaciones auditadas.
Responsables:
El seguimiento a las recomendaciones será responsabilidad de las unidades de
auditoría interna de los entes públicos y de las auditorias externas al ejecutar los
exámenes.
Información:
Al concluir el seguimiento se producirá una lista de recomendaciones que se encuentran
pendientes de ejecutar, lo que constituirá el punto de partida para el siguiente examen.
Dichas recomendaciones deberán tomarse en cuenta para el diseño del plan anual de
auditoría.
CAPITULO IVCASO PRÁCTICO
4.1 ENUNCIADO
Con el propósito de comprender la teoría aplicada a la práctica en cuanto a las
herramientas utilizadas en el Sistema Integrado de Administración Financiera
específicamente en la ejecución del gasto, presentamos un caso practico que fue
elaborado sobre datos ficticios únicamente para hacer una representación de la manera
en que opera el sistema.
El caso en particular que se presenta es del Ministerio de Educación, el cual ejecuta
proyectos de educación tales como: Construcción de escuelas, compra de mobiliario y
equipo y compra de útiles escolares, entre otros.
4.2 PRESUPUESTO ANUAL
Al igual que las demás instituciones del Estado el Ministerio de Economía presentó su
presupuesto anual, el cual fue revisado por la Dirección Técnica del Presupuesto y
aprobado por el Congreso de la República para el año 2004, y quedó como sigue:
MINISTERIO DE ECONOMIAPRESUPUESTO ANUAL
AÑO 2004(En Quetzales)
072 0100 11 Bonificación Anual (Bono 14) 200,000.00
PG SP PY A/O REN UBG FTE DESCRIPCIÓN APROBADO 200101 Actividades Centrales 00 Sin Subprograma
000 Sin Proyecto01 Dirección Superior 000 Servicios Personales 011 0100 11 Personal Permanente 2,400.000.00 013 0100 11 Comp. por antigüedad al personal permanente 28,250.00
014 0100 11 Comp. por calidad prof. al personal permanente 22,500.00 015 0100 11 Comp. Específicos al personal permanente 200,000.00 029 0100 11 Otras remuneraciones de personal temporal 900,000.00
063 0100 11 Gastos de Representación en el interior 450,000.00 071 0100 11 Aguinaldo 200,000.00
MINISTERIO DE ECONOMIAPRESUPUESTO SOCIAL ANUAL
AÑO 2004(En Quetzales)
PC SP PY A/O REN UBG FTE DESCRIPCION APROBADO 2001073 0100 11 Bono Vacacional .25,000.00
Total Fuente 4,425,750.00
100 Servicios no Personales113 0100 11 Telefonía 230,000.00
122 0100 11 Impresión, encuadernación y reproducción 85,000.00
131 0100 11 Viáticos en el exterior 700,000.00
133 0100 11 Viáticos en el Interior 1,750,000.00
141 0100 11 Transporte de personas 235,000.00153 0100 11 Arrend. de máquinas y equipo de oficina 30,000.00
Total Fuente 3,030,000.00
200 Materiales y Suministros211 0100 11 Alirnentos para personas 40,000.00241 0100 11 Papel de escritorio 35,000.00244 0100 11 Productos de artes gráficas 3,000.00262 0100 11 Combustibles y lubricantes 100,000.00
291 0100 11 Útiles de oficina 28,000.00292 0100 11 Útiles de limpieza y productos sanitarios 25,000.00299 0100 11 Otros materiales y suministros 5,000.00
Total Fuente 236,000.00300 Propiedad, Planta y Equipo e intangibles322 0100 11 Equipo de Oficina 200,000.00323 0100 11 Equipo médico -sanitario y de laboratorio 900,000.00328 0100 11 Equipo de cómputo 50,000.00
Total Fuente 1,150,000.00Total Financiamiento 8,841,750.00
4.3 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA TRIMESTRAL
Trimestralmente cada institución envía a la Dirección Técnica del Presupuesto (DTP), la
solicitud de programación presupuestaria, para que sea aprobada para los siguientes
tres meses. Para el trimestre de enero a marzo 2001 envió el Ministerio de Economía su
Programación Presupuestaria Trimestral, indicando el monto solicitado en cada mes,
tomando en cuenta contratos, compromisos y otros. Posteriormente ésta programación
fue aprobada por la Comisión para la Ejecución del Presupuesto (COPEP), y ejecutada
como se indica:
MINISTERIO DE ECONOMIAPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA TRIMESTRAL
AÑO 2004(En Quetzales)
COD. DESCRIPCIÓN TRIMESTRE MES 1 MES 2 MES 3Actividades CentralesDirección Superior
011 Personal Permanente. 600,000.00 200,000.00 200,000.00 200,000.00O 13 Comp. Por antigüedad al personal perm. 7,059.00 2,353.00 2,353.00 2,353.00014 Comp. Por calidad prof. al personal penn. 5,625.00 1,875.00 1,875.00 1,875.00015 Comp. Específicos al personal permanente 50,000.01 16,666.67 16,666.67 16,666.67029 Otras remuneraciones de personal temporal 195,000.00 80,000.00 82,000.00 .33,000.00063 Gastos de Representación en el interior 270,000.00 50,000.00 20,000.00 100,000.00071 Aguinaldo 0 0 0 0072 Bonificación Anual (Bono 14) 0 0 0 0073 Bono Vacacional 3 0 0 0 0
Servicios no Personales 113 Telefonía 60,000.00 20,000.00 20,000.00 20,000.00
MINISTERIO DE ECONOMIAPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA TRIMESTRAL
AÑO 2004(En Quetzales)
COD. DESCRIPCIÓN TRIMESTRE MES 1 MES 2 MES 3
122 Impresión, encuadernación y reprod. 26,000.00 6,000.00 10,000.00 10,000.00131 Viáticos en el exterior 570,000.00 500,000.00 30,000.00 40,000.00133 Viáticos en el Interior 1,050,000.00 100,000.00 700,000.00 250,000.00141 Transporte de personas 58,500.00 19,500.00 19,500.00 19,500.00153 Arrend. De máquinas y eq. de oficina 7,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00
Materiales y Suministros211 Alimentos para personas 10,000.00 3,333.33 3,333.33 3,333.34241 Papel de escritorio 9,000.00 5,000.00 2,000.00 2,000.00244 Productos de artes gráficas 500.00 200.00 150.00 150.00262 Combustibles y lubricantes 25,000.00 7,500.00 10,000.00 7,500.00291 Útiles de oficina 8,000.00 4,000.00 2,000.00 2,000.00292 Útiles de limpieza y prod. Sanitarios 6,000.00 2,000.00 2,000.00 2,000.00299 Otros materiales y suministros 1,250.00 400.00 450.00 400.00
Propiedad Planta y Equipo322 Equipo de Oficina 50,000.00 0 20,000.00 30,000.00323 Eq. médico -sanitario y de laboratorio 300,000.00 300,000.00 0328 Equipo de cómputo 10,000.00 0 0 10,000.00
TOTAL 3,319,434.01 1,32I,328.00 1,144,828.00 853,278.01
4.4 EJECUCIÓN DE COMPROBANTES ÚNICOS DE REGISTROS (CUR'S)
Para ejecutar el gastó se elaboran Comprobantes Únicos de Registros (Cur's), que se
utilizan para solicitar los pagos al Ministerio de Finanzas Públicas de acuerdo a lo
autorizado en la Programación Presupuestaria Trimestral. El Ministerio de Economía
durante los primeros días del mes de enero solicitó los siguientes Comprobantes Únicos
de Registro para pago de sueldos y proveedores.
4.5 REGISTROS CONTABLES
Las partidas contables que genera cada CUR son clasificadas como Gastos Corrientes
y generan una Póliza de Diario en la Contabilidad del Estado, y quedan registradas de
la manera siguiente:
DEBE HABERCUR No. 1
Para registra sueldos pagados al personal permanente010000001011 Personal Permanente 1,039.00010000001015 Complementos Específicos al
Personal Permanente 475.00111200000000 Bancos 1,514.00
CUR No. 2Para registra la compra de equipo para laboratorios de cinco institutos experimentales010000001323 Equipo Medico-sanitario y de
Laboratorio 300,000.00111200000000 Bancos 300,000.00
4.6 ENVIO DE CUR’S A TESORERÍA NACIONAL
Todo comprobante debe ser aprobado y registrado en la Contabilidad del Estado, y
enviado a la Tesorería Nacional para que efectúe el pago correspondiente. Por cada
CUR se emite una Orden Única de Pago, como las que se muestran a continuación.
4.7 PAGO AL BENEFICIARIO
La Tesorería Nacional mediante la Orden Única de Pago autoriza a la institución
bancaria que corresponda, efectuar el pago por medio de acreditamiento en cuenta de
depósitos, de la misma manera ocurre con el pago de sueldos al personal; evitando así
el trabajo de emitir cheques, a la vez que minimiza el tiempo y costos.
Conclusiones
1 El Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF – SAG), consiste
en un software multimódulos que ha sido desarrollado por el Estado,
específicamente por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de
Cuentas cuyos objetivos principales son la descentralización y la transparencia en el
manejo de los recursos públicos. Sin embargo su implementación se ha visto
entorpecida por las mismas autoridades del organismo ejecutivo, por mantenerse
aun un medio saturado de corrupción.
2 No obstante que el Sistema Integrado de Administración Financiera y Control
persigue la transparencia en la utilización de los recursos y promueve la rendición
de cuentas; aun existe hermetismo o bloqueo de parte de los órganos rectores, en
cuanto a dar a conocer los avances del proyecto, y, por otro lado considerando que
la información disponibles es muy poca y de difícil acceso aun para estudiantes de
la Facultad de Ciencias Económicas, y mucho más para otras personas, vedando
con ello el derecho del pueblo de estar informado.
3 Al finalizar la investigación, pudimos comprobar que el SIAF – SAG teóricamente ha
sido bien enfocado puesto que busca lograr y asegurar la integridad y confiabilidad
de todas las operaciones administrativas y financieras del sector público, sin
embargo, no deja de ser ideal o utópico, puesto que en realidad no podemos opinar
en cuanto al cumplimiento de los objetivos y principios del mismo, tanto de parte de
los organismos encargados de la administración y ejecución de los recursos, como
del organismo rector del control gubernamental, considerando de en ambos lados
existe imperante un ambiente de corrupción.
Recomendaciones
1 Considerando que el Sistema Integrado de Administración Financiera y Control
promueve la eficiencia y la eficacia en el gasto público, lo cual debe ser de interés
para todos lo guatemaltecos, es necesario que el proyecto SIAF – SAG se
reencause adecuadamente y se convierta no solo en un proyecto del Organismo
Ejecutivo, sino en un proyecto de nación en donde tengan participación, además de
los organismos rectores, el Congreso de la República, el Organismo Judicial, la
Universidad de San Carlos de Guatemala y las universidades privadas, la iniciativa
privada organizada y la sociedad civil en general; y procurar su implementación a
todo nivel lo más pronto posible.
2 Que tanto los órganos rectores del SIAF – SAF, como la Comisión de Transparencia
instituyan a la par del proyecto, un eficiente sistema de comunicación para dar a
conocer los avances o contratiempos y sus razones; así también que exista acceso
a la documentación del software.
3 Que se de cumplimiento al enunciado del Control Externo Gubernamental que dice
que “representa el derecho de los ciudadanos de conocer a través de una fuente
independiente, la forma como el gobernante ha manejado e invertido los recursos
públicos y los resultados que ha obtenido en términos de beneficios para la
sociedad” para que esta misma sociedad haga valer y promueva el cumplimiento
literal de los enunciados contenidos en la parte teórica y normativa del Sistema
Integrado de Administración Financiera y Control.
Bibliografía
1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Acuerdo A-15/98 Normas Generales de
Control Interno, mayo de 1998, Guatemala: segunda edición, febrero de 1999.
2 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Acuerdo A-16/98 Normas de Auditoría
Gubernamental, mayo de 1998, Guatemala: segunda edición, febrero de 1999.
3 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Acuerdo A-17/98 Normas Auditoria
Interna, mayo de 1998, Guatemala: segunda edición, febrero de 1999.
4 ELCIRA ASUNCION RIVAS RUIZ, Análisis del Sistema Integrado de Administración
Financiera en la Ejecución del Gasto Público, Guatemala: octubre de 2002.
5 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS, CONTRALORIA GENERAL DE
CUENTAS, Y BANCO MUNDIAL, Proyecto Sistema Integrado de Administración y
Financiera y Control (Modelo Conceptual), Guatemala: mayo de 1998.
6 RAUL ANTONIO CHICAS HERNANDEZ, Apuntes de Derecho Administrativo,
Guatemala: segunda edición, marzo de 1989.
7 VICTOR ALBERTO HENANDEZ CUEVAS, La Auditoría Interna Gubernamental su
Papel en la Implantación, Desarrollo y Aplicación del SIAF – SAG, noviembre de
2002.
Cuestionario1. De una definición de administración públicaLa administración pública es la parte más sostenible del gobierno en acción, es el ejecutivo operante, es el más aspecto visible del gobierno.
2. ¿Como esta conformado el sector público guatemalteco?Esta conformado por la administración central (organismo legislativo, ejecutivo y judicial), entidades descentralizadas y por los gobiernos locales.
3. ¿Cual es la organización de las unidades de administración financiera?Esta organizada por la unidad de normas, la unidad informática, el área de presupuesto, el área de contabilidad y el área de tesorería.
4. ¿Que es el sistema integrado de administración financiera?Es un sistema de organización gubernamental que tiene como objetivo descentralizar y agilizar las funciones administrativas, operativas y financieras de las entidades estatales.
5. ¿Cuales son las características del sistema integrado de administración financiera?Universalidad, Unidad, Responsabilidad, Transparencia, Eficiencia y Economía.
6. Mencione dos objetivos del sistema integrado de administración financieraEl fortalecimiento del sistema democrático, la generación de un ambiente de confianza en las instituciones públicas y funcionarios y el fortalecimiento del control social aportando los insumos que permitan conocer y evaluar la gestión publica.
7. ¿Que logros sean obtenido de la implementación del sistema integrado de administración financiera?
El saneamiento de las finanzas públicas, la adopción del marco conceptual y metodológico del presupuesto por programas, la transparencia en las operaciones presupuestarias, la mejora de la calidad del Gasto Público, el fortalecimiento de la gerencia pública, el registro de los ingresos y los egresos, y el fortalecimiento del Sistema de crédito público.
8. ¿Que es el sistema de auditoria gubernamental?Es un sistema de control gubernamental que se basa en un modelo de control y auditoria integral, que abarca los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, legales, de gestión, etc.
9. Mencione dos objetivos del sistema de auditoria gubernamentalEl SAG tiene objetivos que persiguen demostrar de una manera profesional e independiente si se han obtenido los beneficios adecuados por los montos invertidos; y si los ingresos han sido depositados íntegramente, conforme fueron recibidos.
10. Cuales son las normas generales de control interno del SAGNormas generales de control interno
Normas de control interno para los sistemas de administración generalNormas de control interno de administración de personalNormas de control interno de presupuestoNormas de control interno de tesoreríaNormas de control interno de contabilidad integrada
Normas de auditoria gubernamentalNormas relativas a la planificación de la auditoria gubernamentalNormas relativas a la ejecución de la auditoriaNormas relativas al informe de auditoria gubernamental