Gestió de Projectes Practica 2Marcos Baldoví Martínez

PROBLEMA 1

- Durant el pilot del projecte, s’ha detectat que un 30% de les PDA entregades ha sofert problemesamb el hardware unicament,

• Els problemes han estat provocats principalment per les condicions d’utilització dels equips. • Les PDA no estan dissenyades per a treballar en un entorn industrial.• Els usuaris de les PDA no estan acostumats a utilitzar-les : cauen a terra i es trenquen certs

components.

Jordi Rabinet contacta amb el proveidor de les PDA. El proveidor li ofereix les seguents alternatives:

SOLUCIO A FABRICANT ACTUAL

• Canviar el model de PDA per un model que compleix una normativa que permet:• Caigudes fins un metre d’alcada i esquitxos d’aigua. • Tot els desenvolupaments previs son valids.• El dispositiu tambe es pot fer servir per realitzar cobraments. • El cost de la PDA s’incrementa 100 EUR i passa de 450 EUR a 550 EUR per unitat • En qualsevol cas, amb aquesta opcio, es podran respectar els terminis d’entrega.

SOLUCIO B FABRICANT ACTUAL

• Comprar una carcassa industrial per a cada PDA• No protegeix a les PDA de l’aigua • Es poden reduir sensiblement les incidencies per caigudes • El volum del dispositiu augmentaria. • El cost d’aquesta alternativa seria de 50€ per equip • Es podria respectar el ritme d’entrega pactat amb les pda • Tot els desenvolupaments previs son valids.• El dispositiu tambe es pot fer servir per realitzar cobraments.

ALTERNATIVA FABRICANT XINES

A part d’aquestes dues opcions que li dona el proveidor de la PDA, en Jordi Rabinet recorda que tambe te una altra alternativa: Va rebre, fora de termini, una oferta d’un fabricant xines.

• PDA amb carcassa industrial inclosa al preu, que seria de 450 EUR. • Tot els desenvolupaments previs son valids.• El dispositiu tambe es pot fer servir per realitzar cobraments. • el termini d’entrega dels equips s’allargaria quatre setmanes • Cal formar als usuaris, que suposaria un cost de 30 EUR addicionals per PDA

TASQUES

1) Analitzeu les diferents alternatives formulades i plantegeu quina d’elles creieu que es la mesadequada per aquest projecte:

Preu de les PDA (1500 x 450 = 675.000,00€)Programari de base i productes de tercers = solucio de mobilitat. Llicencies PDA (1.500) =150.000€ Programari de base i productes de tercers = solucio de mobilitat. Servidor central =50.000€

TOTAL INFRAESTRUCTURA 875.000,00€

Tipus De Solucio Vessant Economica Dates D'entrega Abast Inicial Del Projecte Pressupostos De Contingencia

Solucio A fabricant actual

Increment en 100 € / ud equivalent al 22,2%

Es podran respec ta r e l sterminis d’entrega.

Canvi per un model permet caigudes 1 m d’alcada i esquitxos d’aigua.

Tots els desenvolupaments son valids

Augment del preu dels dispositius equivalent al 22,22%

Solucio B fabricant actual

Increment en 50 € / ud equivalent al 11,11%

Es podran respec ta r e l sterminis d’entrega.

Carcasa protectora no cobreix esquitxos d’aigua.

permet caigudes 1 m d’alcada

Tots els desenvolupaments son valids

Augment del preu dels dispositius equivalent al 11,11%

Solucio C fabricant xines

No incrementa el preu del dispositiu

l’entrega dels equips s’allargaria 4 setmanes (*) Proves d’integracio del dispositiu amb l'aplicacio de l' SMI

Formacio per als nous dispositius a tot l’entorn de la FEIGAE

No tenim informacio sobre proteccio esquitxos d’aigua.

Tots els desenvolupaments son valids

Cal formar als usuaris, que suposaria un cost de 30 € addicionals per PDA

(*) Factor crìtic del projecte L'objectiu es treure l'SMI al mercat abans de la campanya d’hivern de l'any vinent (octubre de 2010).

Dins dels pressupostos inicials es reserva una quantitat per a l'apartat de contingencies i per a infraestructuresdel projecte hi ha destinats un total de 43.000 €.

Les tres solucions tractades sobrepassen el permes en el pressupost. Si ens fixem únicament en la parteconomica la solucio oferida pel fabricant xines es la millor. Aquest fabricant es el que mes problemespresenta. L'entrega dels dispositius ofereix un retràs de 4 setmanes. A mes s'han d'afegir les provesd'integracio dels dispositius amb l'aplicacio i a mes es tindra que afegir el temps de formacio per aldispositiu.

De les altres dues opcions (A i B) la mes interessant es la B, ja que únicament ens ofereix un increment de50 € per dispositiu , pero tambe es cert que únicament seria col·locar una carcassa protectora. Es a dir nos'hauria de canviar el dispositiu i aprofitaríem tots els desenvolupaments. Amb les úniques diferencies ambl'opcio A que no cobreix els esquitxos d'aigua i la proteccio a caigudes fins a un metre.

El cost de l'opcio A, es molt elevat respecte a l'opcio B, ja que son 1.500 dispositius i pagar una diferencia de75.000 € de mes perque nomes ofereixi l'opcio de la proteccio d'aigua i la proteccio a caigudes fins a unmetre. Com a única diferencia, no justifica la quantitat amb la productivitat d'aquesta opcio.

Una curiositat la gran majoria de dispositius mobils siguin de gamma alta o baixa no ofereixen aquests tipusde proteccio, l'únic que es demana al propietari del dispositiu es un ús responsable, ja que es una einaimportant per a desenvolupar les seves tasques de treball.

2) Durant el document del cas practic FEIGAE, haureu vist que s’han produit diferents problemescom el que s’ha plantejat en aquest exercici. Veureu que alguns problemes s’han identificat com a“incidencies” i un altre en concret com un “canvi d’abast”.

Heu de crear una taula amb tots els problemes (inclos el plantejat en aquest exercici) i identificar coms’ha produit el problema, en quin moment, per que, qui l’ha reportat, quin impacte tindra i que esproposa fer. Tambe cal que justifiqueu per que uns problemes s’han identificat com a incidencies i unaltre com a canvi, tot indicant el motiu pel qual penseu que s’ha fet aquesta identificació diferent. Igualment, heu d’especificar, quan sigui necessari, si considereu que alguns dels problemes no s’hanidentificat correctament.

En la taula i en el formulari de peticio de canvis que s'inclouen en aquest exercici, es mostren elsesdeveniments que es recullen en els correus que rep Jordi Rabinet en durant la fase d'execucio del projectejuntament amb el qual es descriu a la primera part d'aquest exercici. Aquests tipus d'esdeveniments esdivideixen en dos tipus:

a) Incidencies: Son els tipus d'esdeveniments que es mostren en la taula i son accions inesperades queapareixen al llarg del projecte. No assoleixen la categoria de riscos ni requereixen que es reporti al client itampoc son canvis en l'abast d'aquest. Son accions importants que requereixen la nostra atencio avanc de quees converteixin amb un problema. Aquest tipus d'accions en funcio del grau d'atencio per part nostra lesanomenarem de dues formes diferents:

1. Issue: S'anomena a un esdeveniment que requereix la nostra atencio i de la qual val la pena ocupar-se avanc de que sigui un problema. Un problema si que requereix de canvis i mes accions.

2. Concern : Abans que alguna cosa sigui un issue pot ser un concern, una preocupacio, una cosa que es subjectiva, una cosa que preocupa algú i que es pot convertir en un issue. Tots els esdeveniments que es mostren en la taula no tenen el mateix grau de preocupacio, ja que alguns s'identifiquen issue ialtres com a concern.

A continuacio definim el motiu perque tots els problemes que es mostren en la taula es considerenesdeveniments i el grau d'aquests.

• Problema ID=01 → El “moviment” de clients entre LSP i l’SMI És un problema que te lacategoria d'esdeveniment, ja que no es precís de realitzar cap canvi que afecti en el temps en elprojecte, ja que tenim una solucio en l'àmbit intern. És un Issue perque es un esdeveniment que si noes controla, pot convertir-se amb un problema.

• Problema ID=02 → Variacions en les estimacions inicials sobre la durada de les adequacionsper a cadascuna de les companyies, en les adequacions en els Sistemes per a implantar l'SMIEs considera esdeveniment perque es un assumpte que afecta sols a l'àmbit intern aquestesmodificacions no afecten les fites clau. És un Issue perque es un esdeveniment que si no es controla,pot convertir-se amb un problema.

• Problema ID=03 →L'informe de l'equip jurídic ens obliga a replantejar una part de la políticade transferencia de dades.És un esdeveniment perque es un assumpte que afecta sols a l'àmbit intern i a mes disposem d'unasolucio per a pal·liar aquesta nova normativa sobre emmagatzematge i conservacio de la informacio,encara que es molt mes estricta que l'actual. És un issue perque es un esdeveniment que si no escontrola, pot convertir-se amb un problema.

• Problema ID=04 → LSP No te capacitat per aportar l'equip huma suficient per a escometre elprojecte tal com es va reflectir en la planificació del projecte. És un incident tambe de caràcterintern i que afecta l'asseguradora de forma interna. És un imprevist que no es contemplava pero quede moment no implica cap modificacio de les fites al projecte. És un issue perque es unesdeveniment que si no es controla, pot convertir-se amb un problema.

• Problema ID=05 →Proces que es marquen per a dur a terme la transferencia de dadesÉs un problema derivat a conseqüencia de que LSP no te la capacitat per poder aportar mes efectius al'equip humà. De moment no implica cap modificacio de les fites al projecte. És un issue perque esun esdeveniment que si no es controla, pot convertir-se amb un problema.

• Problema ID=06 → Proveidor de la solució de mobilitat Necessita saber les característiques del dispositiu de mobilitat es tipus d'esdeveniment que en elmoment que es disposi la informacio, aquest esdeveniment estarà solucionat. Està definit de caràctermolt lleu del tipus concern, ja que es molt senzill de solucionar

b) canvi d'abast:

El tipus de problema que tenim que s'ha considerat com canvi en el projecte es la solucio als problemes dehardware dels dispositius de mobilitat i l'hem documentat a part. En un tipus de document el qual s'utilitzaquant tenim ja un problema que ens requereix un canvi que ja afecta el projecte.

Les carcasses de les PDA s'han documentat com un canvi en el projecte, ja que es un canvi que se sol·licitaper l'equip de treball. El motiu es que el 30% dels dispositius tenen problemes i aquesta accio implica unamodificacio en l'abast es considera com un canvi i no un esdeveniment.

ID problema com s’ha produit en quin moment

per que qui l’ha reportat quin impacte tindrà

que es proposa fer

01 El “moviment” de clients entre LSP i l’SMI no podrà ser automàtic, sino que caldrà fer unes notificacions previes als clients.

Resultat de l'estudi de com les disposicions legals actuals poden afectar el proces global de l’SMI.

23/02/2010 La nova normativa sobre emmagatzematge i conservacio de la informacio es molt mes estricta que l’actual.

Marta Espinosa [equip jurídic]

Mitjana -Es realitzara una campanya promocional de màrqueting, -El departament juridic proporcionara els detalls de la redaccio legal.

02 Variacions en les estimacions inicials sobre la durada de les adequacions per a cadascuna de les companyies, en les adequacions en els Sistemes pera implantar l'SMI

Mentre està desenvolupant-se l'analisis d'impacte

5/03/2010 nova previsio de durada en les adequacions en els Sistemes per a implantar l'SMI

Elena Badal, [Cap de sistemes FEIGAE]

Mitjana Sempre que pugui disposar de l’equip de treball que es va definir en el seu dia les variacions serán : - Desenvolupament del web: 40 dies- Desenvolupament de l’aplicacio de gestio: 45 dies- Integracio interna:5 dies

03 L’informe de l’equip jurídic ens obliga a replantejar una part de la política de transferencia de dades.

Resultat de l'estudi de com les disposicions legals actuals poden afectar el proces global de l’SMI.

5/03/2010 La nova normativa sobre emmagatzematge i conservacio de la informacio es molt mes estricta que l’actual.

Daniel Pellise,[Responsable TIC LSP]

Mitjana - Planificar un proces acurat per a dur-les a terme, i per tant identifiquem una activitataddicional, “Extraccio i transferencia de dades”, de cinc dies de durada, que cal fer abans no comenci a operar el sistema.

-Tambe es podria desenvolupar en paral·lel amb la prova pilot.

04 LSP No te capacitat per poder duplicar l'equip per a escometre en paral·lel activitats de les adequacions, i que es va

Problemes de disponibilitat de recursos LSP

5/03/2010 Per haver estat dedicats a tasques urgents a LSP no previstes en aquell moment.

Daniel Pellise,[Responsable TIC LSP]

Mitjana Estudiar una solucio conjunta entre la Cap de sistemes FEIGAE i el Responsable TIC LSP

reflectir en la planificacio del projecte, pot ser que no es compleixi.

05 proces que es marquen per a dura terme la transferencia de dades

Problemes de disponibilitat de recursos LSP

8/03/2010(abans de la reunio)

Per haver estat dedicats a tasques urgents a LSP no previstes en aquell moment

Elena Badal, [Cap de sistemes FEIGAE]

Mitjana Cal que en la planificacio de la FEIGAE tambe hi considerem una activitat, “Càrrega de dades”, per afer en paral·lel a la seva i de la mateixa durada.

06 proveidor de la solucio de mobilitat

Necessita saber les característiques del dispositiu de mobilitat

5/03/2010 Per poder realitzar la consolidacio de les anàlisis d’impacte per a confirmar aquesta situacio necesita tindre l'informacio del dispositiu de mobilitat.

Eduard Castany,[Responsable de nous projectes NOTA]

Baixa Al moment que s'arribi a un acord amb el proveidor de la solucio demobilitat. Facilitar aquesta informacio detalladament al Responsable de nous projectes de NOTA

Baixa = ConcernMitjana= Issue

FORMULARI PETICIÓ DE CANVIS

Projecte SMI

Tipus de document Petició de canvi

Versio document Data 8/03/2010

Peticio de canvi

Projecte/Activitat SMI Referencia PC00X

Identificacio: Comprar una carcassa industrial per a cada PDA

Peticionari: Data 8/03/2010

Definicio del canvi

Objectiu/ Antecedents Durant el pilot del projecte, s’ha detectat que un 30% de les PDA entregades ha sofertproblemes amb el hardware, malgrat a no tenir cap incidencia de software o detransmissio de dades. Els problemes han estat provocats principalment per lescondicions d’utilitzacio dels equips. Les PDA proposades pel projecte estan dissenyadesper utilitzar-se en un entorn administratiu, i no pas que en un industrial.

Descripcio Una millora en el dispositiu de mobilitat, ja que l'actual es molt feble, perque es undispositiu dissenyat per a un entorn administratiu.

Suposits / Restriccions NO es pot canviar el model de PDANO protegeix de caigudes fins un metre d’alcada i esquitxos d’aigua.

Parts afectades Hardware del dispositiu

Documentacio Addicional

Prioritat del canvi Urgent

Avaluacio del canvi

Tasques i esforcos

Tasca Esforc

Incorporar en cadascun dels dispositius PDA (1.500 ud.) una carcassa industrial

Terminis

Cost 1500ud. · 50€ = 75.000€

Observacions

Estat del canvi

Estat (acceptat o rebujat) Responsable Data:

Acceptat Jordi Ravinet 08/03/2010

FORMULARI PETICIÓ DE CANVIS

Projecte SMI

Tipus de document Registre de canvi

Versio document Data

Ref. Activitat Identificacio Peticionari Esforc(hores)

Temps(dies)

Estat Data peticio Data Lliurament

prevista real

C01 Carcassa de Proteccio Jordi Ravinet Acceptat 08/03/2010

Exercici 2:En els materials de l’assignatura haureu vist que es fa referencia a la qualitat. En concret, en el modul5 es parla sobre l’assegurament de la qualitat i en el modul 6 sobre com es realitza el control dequalitat.

• Identifiqueu tots els processos del cas FEIGAE relacionats amb l’assegurament o el control dela qualitat i descriviu-los.

L'assegurament de la qualitat d'un projecte es basa a aplicar a cadascun dels processos d'aquest, les einescorrectes per a poder obtenir uns determinats resultats. Tambe pertany a aquest àmbit tota la informacioprotocol·lària de com s'han de realitzar cadascuna d'aquestes mesures en cadascun dels processos delprojecte.

El control de la qualitat, es basa en la supervisio i l'anàlisi permanent, de totes les eines que estanimplementades en cadascun de processos del projecte, amb la finalitat de compleixin correctament la sevafuncio. Es tracta de mesurar de forma individual cadascun dels processos que componen un projecte icomparar resultats durant tot el cicle de vida d'aquest. Amb l'objectiu de poder aconseguir un millorrendiment.

Durant la fase inicial d'un projecte no s'estudia encara un pla de qualitat, perque l'única cosa que es valora essi el projecte en si es viable o no. Els plans de qualitat entren a partir de la planificacio del mateix.

Process Assegurament de la Qualitat Control de Qualitat

Pla de qualitat de la FEIGAEdefinit en la fase de planificacio.

Durant planificacio del projecte s'ha creat un pla de qualitat, en el qual identificarem tots els processos i tots els responsables específics de cada activitat.

Així poder definir totes aquelles ferramentes que cal aplicar als diferents processos del projecte a mes les responsabilitats i les comunicacions entre els socis.

Per a assegurar la qualitat dels lliurables (informes, especificacions, prototips, manuals...), es defineix una plantilla comuna per a la documentacio de tots els lliurables.

Les tasques de control de qualitat son les de supervisar totes les ferramentes definides per a ser implementades en les diferents fases del projecte. Per a que una vegada el projecte es trobi en la fase d'execucio es comencin a obtenir resultats mesurables i poder seguir mesurant durant tot elseu cicle de vida del projecte.

La qualitat dels treballs la revisen acuradament mitjancant una doble comprovacio del responsable del paquet de treball i del coordinador del projecte.

Execucio del projecte En aquest proces es la part oncomencen a treballar totes lesferramentes implementades dequalitat per poder obtenir ja unsresultats per a poder mesurar-los.

És la fase del proces on la tascaque es realitza es la de comprovarp e r ma n e n tme n t . S i h i h a npossibles desviacions en elsresultats obtinguts en les mesuresque s'obtenen de les ferramentesimplementades.

Seguiment i Control Aquest proces es paral·lel al'execucio del mateix. En el que estracta en l'assegurament de laqualitat podríem dir que el controlde qualitat en el proces d'Execucio

Seguir mesurant tots els processose informar de tot el que sigui unamillora continua del projecte.

del projecte en funciona com afeedback. És a dir totes lesmanques que tenim per a podermesurar o millorar el productes'obtenen en el control de laqualitat i en aquest punt el que esfa es implementar aquestesmillores.

• Quines accions de les relacionades amb el control de qualitat hauria garantir en JordiRabinet? Descriviu-ne cinc (potser no estan indicades explícitament al Pla).

• Protocol de comunicacions (extern i intern)

• Comunicació ExternaEl proces de comunicacio entre el client i la FEIGAE es un dels factors mesimportants del projecte. El Director del projecte deu tindre les eines necessàries per acontrolar tots els elements que intervenen en aquest proces (pagina web, sistema degestio). En aquest apartat establiran eines que permeten informar quant de tempstarda una trucada a arribar al client, si el servei s'ha desenvolupat correctament. Untelefon d'informacio que permeti saber quines son les necessitats dels clients, .... Laforma mitjancant la qual s'obte resultats fiables es mitjancant auditories externes.

▪ Comunicació InternaLes eines utilitzades en la comunicacio interna son aquelles que serveixen per amillorar els metodes de comunicacio en l'àmbit intern. El factor mes important esl'adequacio de les eines de comunicacio interna a l'estrategia de negoci del'organitzacio.

- Formacio contínua dels socis de la FEIGAE en el SMI,- Eines que permeten creacio ràpida de parts d'incidencies.- Publicacions Internes

• Garantir la seguretat de la informació dels clients i dades d'aquests.

El director del projecte ha de garantir als clients, la seguretat de les dades d'aquests. Normalment sesol·licita una auditoria externa a traves d'una empresa acreditada per a realitzar aquesta anàlisidespres dels quals s'obte una certificacio de qualitat per a aquest tipus de processos.

• CompetitivitatL'objectiu principal de la creacio del SMI era lluitar contra l'intrusisme i l'economia submergida aixícom oferir un servei al client que es diferencia de la competencia. Per tant es deu analitzarconstantment l'eficàcia del servei, la confianca del client en el mateix, La qualitat del servei, etc.

• Relació amb els proveidorsAquí s'establiran i s'identificaren els proveidors claus es valoraren les relacions amb els mateixos,igual que es mesurarà el nivell de satisfaccio amb els mateixos de la mateixa forma que es podràsaber els temps de resposta d'aquests, qualitat dels productes, servei, durada d'aquests, etc.

Exercici 3

De: Rabinet, Jordi [TIC FEIGAE]Enviat el: Dilluns, 8 de Marc de 2010Per a: Teresa Alsius,[ directora de banca electronica de BCP];Cesar Gonzàlez, [director d’administracio d'LSP];Angel Cordoba, [responsable de solucions de GRPS de NOTA];CCO: Badal, Elena [cap de sistemes FEIGAE]; Eduard Castany,[Responsable de nous projectes NOTA]; Daniel Pellise,[Responsable TIC LSP]; Marta Espinosa [equip jurídic]

Assumpte: Situacio actual del projecte

Estimats membres de l'equip de treball:

Avanc de la reunio del proxim 8 de Marc el motiu d'aquest correu electronic serveix per informar a tot l'equipde treball que actualment s'han detectat algunes incidencies que hem de tractar d'aturar al mes aviat possible.

Estem en un moment en el qual no podem retardar mes temps l'eleccio del proveidor de la solucio mobilitat,es tracta d'un assumpte d'extrema importància que provoca una situacio crítica en l'estat del projecte i segonspassen els dies s'agreuja cada vegada mes.

Aquest retard te conseqüencies directes com la manca d'estoc dels equipaments de camp (PDA) que ha desubministrar NOTA, cosa que obliga a fer-ne el desplegament en dues fases. Per tant preguem que es prioritzien aquest tema i quan abans pugui'm trobar una solucio definitiva.

Per altra part l'asseguradora LSP ens ha fet saber que no pot disposar del volum de recursos que inicialments'havien previst per a escometre les seves adaptacions. Aquesta situacio imprevista tambe ens podria afectaren la planificacio del projecte.

Per fer front a aquesta situacio el que es proposa es fer una replanificacio de les activitats de les provesd'integracio, pel fet que la data d'inici de l'operacio ja era prou ajustada, així es podrà seguir mantinent lamateixa data definida inicialment.

Aquesta nova planificacio suposarà la necessitat de duplicar l'esforc en la fase de formacio d'usuaris idistribucio de les PDA amb la qual cosa ens repercuteix amb un increment en el nombre de recursos tecnicsdel projecte.

Les variacions passen de 2.081 dies /persona a 2.278 dies/ persona, un 9,5% d'increment sobre l'esforcprevist. Tot i així aquest valor es podrà assumir en la seva totalitat dins de la partida de contingencia definidaper al projecte.

Voldria recalcar que la situacio actual del projecte es bona, perque totes les fites s'estan complint d'acord ambel que s'havia previst. Tambe els objectius que ens havíem establert en les activitats de definicio avancen talcom s'havia previst en les anàlisis d'impacte.

És en aquest moment el que demano i a la vegada desitjo, es que seguim esforcant-nos com fins ara amb lallavor de seguir coordinats davant els actuals riscos detectats i poder continuar donant-los solucio dins delsterminis previstos.

Els agraeixo novament les seves atencions i els reitero que em trobo a la vostra sencera disposicio.

Una salutacio

Jordi RabinetCoordinador general del projecte Responsable TIC de la FEIGAE