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Planeación general - actividad colaborativa
Anyoli Tatiana Joven Cubillos
Código: 1077861251
Julián Eduardo Polania Sánchez
Código: 1075258770
Juan Pablo Cortés
Código: 1079177668
Andrea Katherine Tovar
Código: 1075269628
Diego Fernando Córdoba
Código: 1075286620
Director:
Elva Nelly Rojas Araque.
Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD
Gestión de stakeholders
CEAD – Neiva
2016
Introducción
Un distrito de riego se puede definir como un área geográfica donde se suministra el servicio de
riego a través de instalaciones hidroagrícolas como derivaciones directas, plantas de bombeo,
pozos, canales, caminos, etc. Los sistemas de riego son importantes en los sectores que realizan
actividades agrícolas, pero se debe tener en cuenta que este depende de los tipos de cultivo,
cantidad de agua necesaria y el tipo de suelo, además del factor económico, pues un sistema de
riego significa una inversión considerable del negocio agropecuario.
Un sistema de riego apropiado abastece la cantidad que se necesita de agua en el momento
justo, proporcionando la humedad en el suelo hasta la profundidad que el cultivo requiera,
dichos cultivos tienen momentos críticos en cuanto a necesidades de agua se refiere y si estas no
son subsanadas se generan pérdidas de rendimiento o por falta de germinación. Existen tres tipos
de sistemas de riego: por gravedad, por goteo y aspersión, los cuales pueden ser utilizados para
suplir las necesidades de riego del negocio agropecuario.
Este documento contiene la planeación general propuesta en la guía integradora de
actividades, en la cual se analizará a los interesados (stakeholders) del presente proyecto, y se
encontrarán documentos importantes para la gestión de estos, tales como: el acta de constitución
del proyecto, documentos de adquisiciones del proyecto, matriz de interesados, etc.
Tabla de contenido
Justificación...............................................................................................................................................4
Objetivos....................................................................................................................................................5
Objetivo general.....................................................................................................................................5
Objetivos específicos...............................................................................................................................5
Identificación de interesados....................................................................................................................6
Acta de constitución del proyecto...........................................................................................................6
Documentos de adquisición del proyecto...............................................................................................9
Activos de los procesos de organización..............................................................................................11
Análisis de los interesados...................................................................................................................12
Registro de interesados del proyecto....................................................................................................13
Planificación de la gestión de interesados..............................................................................................15
Plan de dirección del proyecto.............................................................................................................15
Técnicas analíticas...............................................................................................................................17
Plan de gestión de los interesados........................................................................................................18
Controlar la participación de los interesados........................................................................................21
Registro de incidentes...........................................................................................................................21
Cronograma del proyecto.....................................................................................................................22
Sistemas de gestión de la información.................................................................................................22
Juicio de expertos.................................................................................................................................22
Solicitudes de cambio...........................................................................................................................23
Conclusiones............................................................................................................................................29
Bibliografía..............................................................................................................................................30
Justificación
El desarrollo del presente trabajo se encuentra plenamente justificado por su carácter
académico, social y económico.
De carácter académico porque a través de su desarrollo los estudiantes ponen en práctica y
afianzan los conocimientos adquiridos de manera teórica, preparándolos para que tengan un buen
desempeño en su vida laboral; como la identificación de los grupos de interés que pueden afectar
o verse afectados por el desarrollo del presente proyecto, el diseño del acta de constitución,
documentos de adquisición y plan de dirección del proyecto elegido, etc.
Es de índole social pues el proyecto elegido fue el diseño de un sistema de riego en los
municipios de Tesalia y Paicol, dicho sistema proporciona la cantidad necesaria de agua a los
sectores agropecuarios donde se encuentre instalado, esto mejora la producción y ayuda a
mejorar la calidad de vida de las personas que viven de las actividades agropecuarias.
Y por último de carácter económico, pues al tener buena producción cultivos en cuanto a
números y cantidad se refiere, el movimiento de dinero de los productores será mayor mejorando
así su sistema de comercio.
Objetivos
Objetivo general
Realizar la identificación, planeación y gestión de interesados del proyecto Distrito de riego
a mediana escala Paicol-Tesalia, departamento del Huila.
Objetivos específicos
Realizar el acta de constitución del proyecto.
Diseñar los documentos de las adquisiciones del proyecto.
Identificar a los interesados del proyecto.
Analizar a los interesados del proyecto por medio de la matriz influencia - impacto y los
registros de los interesados.
Gestionar y controlar la participación de los interesados.
Identificación de interesados
Acta de constitución del proyecto
Tabla 1. Acta de constitución del proyecto
Fecha: 29 DE FEBRERO 2016.
Nombre del Proyecto: Distrito de riego a mediana escala Paicol-Tesalia, departamento del Huila.Programa: Adecuación de tierras INCODER
Justificación: Disminuir los costos de bombeo de agua, mediante un sistema de riego por gravedad captado, desde la cuenca del rio negro de Narváez en el departamento del Cauca, municipio de Páez; aumentar la variedad agrícola y cría de semovientes, lo cual generara empleo en la región y mejorara la calidad de vida de la comunidad de los municipios de Tesalia y Paicol.Objetivo General: Diseño, construcción y puesta en marcha del distrito de riego a mediana escala tesalia-Paicol.
Objetivos específicos: Realización de obras civiles en los municipios de Nátaga,
Tesalia y Paicol, en el departamento del Huila, correspondientes a captación, conducción principal, pasos elevados y sistemas de distribución.
Realización de intervenciones en cruces con vías nacionales. Diseño y construcción del sistema de adecuación predial para
3.823 has (incluyendo requerimientos extra-prediales e intra-prediales).
Gestión ambiental. Gestión social. Gestión arqueológica.
Breve descripción del proyecto: La ejecución y desarrollo del proyecto es de significativa importancia social y económica para la región del occidente del Departamento en particular y en general para el departamento del Huila, teniendo en cuenta una vez esté operando el Distrito de Riego es posible incrementar los niveles productivos en el área.Con la construcción y operación de la infraestructura de riego se busca contribuir al Plan de Desarrollo Económico y Social de la región, mediante la incorporación de áreas improductivas a la producción agropecuaria; la intensificación del uso de la tierra para incrementar la producción de alimentos para satisfacer la demanda local del Departamento y contribuir a la sustitución de importaciones y adicionalmente la creación de nuevas fuentes de trabajo, para evitar que se continúe la migración de campesinos a Neiva y otros centros poblados.El sistema de riego, tal como está proyectado permitirá la explotación intensiva de los cultivos, con costos de abastecimiento de agua relativamente bajos comparándolos con el sistema de bombeo existente. Además de la ampliación de la frontera agrícola y pecuaria.La principal restricción para el uso intensivo de la tierra y el aprovechamiento racional de los recursos es la mala distribución de la precipitación, si se tiene en cuenta que el periodo seco de junio a septiembre es casi nulo. La cercanía del área del proyecto a la capital del Departamento, facilitará la comercialización de los productos, el suministro de insumos y servicios de apoyo para la producción
agropecuaria.Principales interesados: Directa: Usuarios beneficiados a ASONARVAEZ, (Agricultores y ganaderos), INAR ASOCIADOS S.A (Interventor)Indirecta: Ministerio de agricultura, Agencia Agraria de Desarrollo Rural anteriormente (INCODER), Gobernación del Huila, Autoridades locales de Tesalia – Paicol Comunidad de los municipios de Tesalia, Paicol, Nataga del departamento del Huila y municipio de Páez, especialmente la inspección de Itaibe, además de municipios aledaños como la plata, Garzón, Hobo, Gigante, Campoalegre, Yaguara y Neiva.Requisitos generales del proyecto: Los principales requisitos del proyecto lo conforman las autorizaciones y licenciamientos que otorgan las entidades competentes a proyectos de esta magnitud.Restricciones del proyecto: Organización: por ser un proyecto de gran envergadura requiere de diferentes frentes de trabajo y de coordinar los compromisos para cumplir con los plazos estipulados para las entregas. Ambientales: Consecución de los permisos de ocupación de cauces, lechos y playas, concesión de agua superficial, aprovechamiento forestal y levantamiento de epifitas ante las corporaciones del Huila.Externa: Los permisos para intervenir estructuras que son propiedad del estado, como es el caso de las vías. Riesgos principales: Riesgos convencionales o normales: incendios, caídas de rayos, explosión, robos, caídas de aves.Riegos inherentes a la propia obra: Defectos de mano de obra, impericia, negligencia, actos mal intencionados (dolo), Errores de cálculo o diseño y empleo de materiales defectuosos o inadecuados.Riesgos catastróficos extraordinarios: Vientos, tempestades, huracanes, ciclones, Inundaciones, daños por agua, Terremotos, Hundimientos, corrimientos de tierras, desprendimiento de rocas.Cronograma de hitos principales:
CAPITULO INICIO FIN OBSERVACIONESPreliminares 01/09/2015 28/12/2015 EjecutadoCaptación 01/09/2015 16/12/2015 EjecutadoConducción 01/09/2015 31/10/2016 En ejecuciónDistribución 01/09/2015 31/10/2016 En ejecuciónAdecuación predial 02/09/2015 14/10/2016 En ejecuciónCruces viales 12/12/2015 31/10/2016 En ejecuciónAmbiental 01/09/2015 21/10/2016 En ejecuciónSocial 01/09/2015 09/08/2016 EjecutadoArqueológica 01/09/2015 15/09/2016 En ejecuciónPredial. 01/09/2015 02/08/2016 Ejecutado
Presupuesto global preliminar: CAPITULO COSTO EN MILLONES DE
PESOS
Preliminares 5000Captación 15000Conducción 30000Distribución 20000Adecuación predial 5000Cruces viales 1600Ambiental 3000Social 458.56Arqueológica 500Predial. 1000
Financiamiento Del Proyecto:ORGANISMOS
PARTICIPANTES.PARTICIPACION.
INCODER-MINAGRICULTURA
$ 63.360.482.526
Gobernación del Huila $ 18.198.078.956TOTAL $ 81.558.561.482
Director del Proyecto: UNION TEMPORAL TESALIA 2014- Representante legal: diego Fernando
Nivel de autoridad . Acceder a la información del cliente y negociar cambiosX Programar reuniones del proyecto con los gerentes funcionales . Aprobar el presupuesto del proyecto y sus modificacionesX Negociar con los gerentes funcionales los miembros del equipo . Otro:
Patrocinador: INCODER, MINAGRICULTURA Y GOBERNACION DEL HUILA.
Firma del patrocinador
FUENTE: Pablo Lledó
Documentos de adquisición del proyecto
Tabla 2. Datos de adquisiciones del proyecto
NUMERO DE
CONTRATO
TIPO DE ADQUISICIÓN OBJETO
DATOS DEL PROVEEDORNúmeros de teléfono del proveedor
Descripción del proveedor
076-2015 Contratación del personal de
campo
Para la instalación de tubería american pipe, PVC de igual manera para el movimiento
de tierra e instalación de accesorios de tubería.
3153884054 Empresa civil encargada del movimiento de tierra, instalación de tubería en concreto,
construcción de estructuras entre otras, esta empresa encargada es RODRIGUEZ
ASOCIADOS.323-2015 Prestación de
serviciosTransporte del personal hacia
sus sitios de labor.3202807645 Linturpaez: Empresa que presta el servicio de
transporte para empresas de obras civiles, escolares etc.
54-2015 Suministros de concreto
Materias primas para la realización de concretos para
la captación.
3214560971 Empresa encargada para la parte de construcción de obras en concretos en donde su principal eje
es suministrar el hormigón con las especificaciones técnicas, incluye el transporte
esta empresa es CONCREHUILA.510-2015 Orden de servicio Reparación de las impresoras
laser876543 ext
123Esta empresa está orientada en el mantenimiento
y reparación de cualquier equipo electrónico, esta empresa se llama SUMINISTROS Y
SERVICIOS.
FUENTE: Empresa Unión Temporal tesalia 2014
Tabla 3. Datos de las adquisiciones y datos generales del contratista
DATOS DE LAS AQUISICIONES DATOS GENERALES CONTRATISTA
Item contratado
Tipo de aquisicion
Objeto del contratado No contrato
Tipo de adjudicacion
Modalidad de
selección
Fuente de los recursos
Estado de solicitud
de vigencias futuras
Datos de contacto del responsable
1 Servicios concretos
obra CIVIL
SUMINISTRO DE MATERIALES Y MATERIA PRIMA PARA LA FABRICACION Y ELABORACION DE LA CAPTACION
54-2015 DIRECTA Licitación Pública
RecursosGobernacion
, Nación / INCODER
N/A Gerente General de concretos del [email protected]
Cl. 9 No. 8 – 19 Of. 404 Sucursal principal: Neiva - Huila
Tel: (57 8) 871 7503
2 Prestacion de Servicios
SERVICIOS DE TRANSPORTE TERRESTRE
323-2015
DIRECTA Eleccion derivada
RecursosGobernacion
, Nación / INCODER
N/A Gerente General de LINEAS TURISTICAS DEL PAEZ S.A.S.
YINA PAOLA CASTRO [email protected]
3155252973
3 Orden de Servicio
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS E IMPRESORAS
510-2015
DIRECTA Eleccion derivada
RecursosGobernacion
, Nación / INCODER
N/A Gerente de la [email protected]
4 Contratacion de obra
SUMINISTRO E INSTALACION TUBERIA PVC 20" TRAMOS INCLUYE EXCAVACIONES , ADECUACION Y ENTREGA DEL TRABAJO
076-2O16
MINIMA CUANTIA
Licitación Pública
RecursosGobernacion
, Nación / INCODER
N/A CONSULTORES REGIONALES ASOCIADOS CRA LTDA Y INAR
ASOCIADOS S.A.
FUENTE: Empresa Unión Temporal tesalia 2014
Activos de los procesos de organización
Tabla 4. Registro de lecciones aprendidas
REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS
Numero de Ref:1
Código del Proyecto01
Nombre del Proyecto:Distrito de Riego Tesalia-Paicol
Fecha:00/00/0000
Amenaza/Oportunidadoportunidad
Área:Técnica
Título:Diseño
Descripción de la situación:Re Diseño
Descripción del impacto en los objetivos del proyecto Acciones correctivas y preventivas implementadas
En el proceso de realización de la obra hay que tener en
cuenta que en algunas ocasiones los diseños técnicos
pueden variar por motivos ambientales que son de
fuerza mayor como surgimiento de fuentes hídricas el
cual e tiene que hacer un re diseño.
- Un Re diseño para ampliar la longitud de la bocatoma
- Alineamientos para el re diseño por cuestiones ambientales.
Lección aprendida:
Debido a que se presenta en ocasiones re diseños en la obra es de vital importancia contar con el profesional
adecuado en el área de diseño debido a los factores ambientales que estos se requieran.
FUENTE: Empresa Unión Temporal tesalia 2014
Análisis de los interesados
Tabla 5. Matriz de Influencia e Impacto
FUENTE: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK)
Registro de interesados del proyecto
Tabla 6. Matriz de Interesados
Nombre del Proyecto:Distrito de riego Tesalia- Paicol
Director del ProyectoUNION TEMPORAL TESALIA
2014
Fecha última actualización:
14/09/2016
Versión:01
Compromiso
Pode
r /
Influ
encia
Inte
rés
EstrategiaInteresado
Desc
onoc
e
Se re
siste
Neut
ral
Apoy
a
Líder
ASORNARVAEZ. X A A (A-A)
Agencia Agraria de Desarrollo Rural anteriormente (INCODER).
X A A (A-B)
Alcaldías de Tesalia – Paicol.
X B A (B-A)
Gobernación del Huila. X B A (B-A)Ministerio de agricultura.
X B B (B-B)
INAR ASOCIADOS S.A.
X A A (A-A)
Municipio de Páez, especialmente la inspección de Itaibe, la plata, Garzón, Hobo,
X B B (B-B)
Gigante, Campoalegre, Yaguara y Neiva.Empresas contratistas. X A A (A-A)
Notas: X: Actual ; D: deseadoA: Alto ; B: BajoEstrategias: Gestionar de cerca (A-A); Mantener satisfecho (A-B); Informar (B-A); Monitorear (B-B)
FUENTE: Pablo Lledó
Planificación de la gestión de interesados
Plan de dirección del proyecto
Tabla 7. Plan para la dirección del proyecto
Stakeholders Clasificación stakeholder
Matriz Evaluada
Resultado del análisis
Riesgo
Impacto generado por el proyecto
Práctica con los stakeholders Periodicidad
Unión temporal Tesalia 2014
Interno Impacto – Influencia – Poder –
Interés
Trabajar con ellos
Medio Positivo, ingresos y experiencia adquirida al terminar las obras del Distrito de riego.
Construir bajo los lineamientos de las normas vigentes de construcción en Colombia y de acuerdo a los diseños elaborados previamente aprobados por la interventoría. Se programarán reuniones semanales con la interventoría.
Semanal
Consorcio Tesalia 2014
Interno Trabajar con ellos
Medio Positivo, aumentando su capacidad financiera y técnica por el contrato ejecutado, cuyo objeto es la Interventoría técnica, administrativa, ambiental y social del presente proyecto.
Mantener una comunicación directa con el contratista para determinar posibles modificaciones y/o actualizaciones, además verificar los cumplimientos de avance de la obra. Seguir los lineamientos establecidos en el Manual de interventoría.
Semanal
INCODER – Instituto Colombiano
Interno Mantenerlos informados – nunca
Medio Legalidad en el proyecto, normatividad y
Trabajar de la mano con la interventoría, el rol de Sponsor y Gestor Técnico le confieren
Quincenal
de Desarrollo Rural
ignorarlos asignación presupuestal.
responsabilidades y autoridad para solicitar informes de avance y calidad de las obras realizadas, así mismo controlar los tiempos de ejecución. Se realizarán comités técnicos quincenales.
Gobernación del Huila
Interno Mantenerlos informados – nunca ignorarlos
Medio Asignación de recursos financieros para la ejecución del proyecto.
Verificar que los recursos asignados se hayan invertido adecuadamente. Podrán reunirse cuando se requiera entregar cuentas o informar sobre el plan de inversión de la obra. Reuniones cuando se requiera.
Mensual
Ministerio de Agricultura y desarrollo
Interno Mantener informado
Medio Asignación de recursos financieros para la ejecución del proyecto.
Verificar que los recursos asignados se hayan invertido adecuadamente. Podrán reunirse cuando se requiera entregar cuentas o informar sobre el plan de inversión de la obra. Reuniones cuando se requiera.
Trimestral
FUENTE: Juan Carlos Gutiérrez Quevedo, empleado del Incoder
Técnicas analíticas
Tabla 8. Matriz de evaluación de la participación de los interesados
Interesado Desconocedor Reticente Neutral Partidario LíderASORNARVAEZ CAgencia Agraria de Desarrollo Rural anteriormente (INCODER)
C
Alcaldías de Tesalia – Paicol. C
Gobernación del Huila C
Ministerio de agricultura C
INAR ASOCIADOS S.A.
C
Municipio de Páez, especialmente la inspección de Itaibe, la plata, Garzón, Hobo, Gigante, Campoalegre, Yaguara y Neiva.
C
Empresas contratistas. C
C: Participación actualD: Participación deseada
FUENTE: Empresa unión temporal Tesalia 2014
Plan de gestión de los interesados
Tabla 9. Plan de gestión de interesados
Nombre Puesto (rol) Intereses Expectativas Influencia sobre los
interesados
ASORNARVAEZ Beneficiarios Obtener beneficios con el
funcionamiento del
distrito de riego.
Se cumpla con lo
estipulado en el proyecto.
Influencian el adecuado
desarrollo de proyecto
pues son los beneficiarios
del mismo.
Agencia Agraria de
Desarrollo Rural
anteriormente (INCODER)
Patrocinador Elaborar el distrito de
riego que beneficie a las
comunidades de Tesalia y
Paicol.
Desarrollar el proyecto en
el tiempo estipulado y con
el presupuesto establecido
en el mismo.
Exige el cumplimiento de
los compromisos
adquiridos por parte de los
interesados del proyecto.
Alcaldías de Tesalia –
Paicol.
Beneficiario Que el proyecto cumpla
con lo estipulado.
Que se beneficien las
comunidades establecidas.
Tiene poca influencia.
Gobernación del Huila Patrocinador Elaborar el distrito de Desarrollar el proyecto en Exige el cumplimiento de
riego que beneficie a las
comunidades de Tesalia y
Paicol.
el tiempo estipulado y con
el presupuesto establecido
en el mismo.
los compromisos
adquiridos por parte de los
interesados del proyecto.
Ministerio de agricultura Patrocinador Elaborar el distrito de
riego que beneficie a las
comunidades de Tesalia y
Paicol.
Desarrollar el proyecto en
el tiempo estipulado y con
el presupuesto establecido
en el mismo.
Exige el cumplimiento de
los compromisos
adquiridos por parte de los
interesados del proyecto.
INAR ASOCIADOS S.A Interventor Que el proyecto se
desarrolle
adecuadamente.
Que se desarrolle el
proyecto tal como se
estipulo, con tiempos,
costos, calidad.
Influye en la adecuada
realización de cada etapa
del proyecto.
Municipio de Páez, la
plata, Garzón, Hobo,
Gigante, Campoalegre,
Yaguara y Neiva.
Beneficiarios Muestra poco interés. Tiene pocas expectativas. Tiene poca influencia.
Empresas contratistas Contratista Entregar cada etapa del
proyecto bien realizada,
Realizar las actividades
adecuadamente, con
Influyen en que cada etapa
del proyecto sea realizada
con los mejores
estándares de calidad.
calidad y en el tiempo
estipulado.
adecuadamente.
FUENTE: Juan Carlos Gutiérrez Quevedo, empleado del Incoder
Controlar la participación de los interesados
Registro de incidentes
Tabla 10. Registro de incidentes
N° Incidente
Categoría incidente
Fecha Descripción Causa y efecto
1 Interesados (satakeholders)
02/12/14 Dificultades por nuevos superficies de terreno por conseguir.
Causa: Expansión de terreno.Efecto: Retrasos en los procesos internos.
2 Patrocinador (sponsor)
05/12/14 Retraso de los materiales.
Causa: Retraso en la llegada de los materiales requeridos.Efecto: Retraso en el desarrollo de las construcciones.
3 Interesados (satakeholders)
08/12/14 Dificultades en instrucciones técnicas.
Causa: Desinterés en la ejecución de procesos internos.Efecto: Retrasos técnicos en el personal.
FUENTE: AUTOR
Tabla 11. Evaluación de los incidentes presentados
N° Registro
Respuesta Descripción Descripción Causa y efecto
1 Aceptada Dificultades por nuevos superficies de terreno por conseguir.
Causa: Expansión de terreno.Efecto: Retrasos en los procesos internos.
2 Prevenir Retraso de los materiales.
Causa: Retraso en la llegada de los materiales requeridos.Efecto: Retraso en el desarrollo de las construcciones.
3 Prevenir Dificultades en instrucciones técnicas.
Causa: Desinterés en la ejecución de procesos internos.Efecto: Retrasos técnicos en el personal.
FUENTE: Empresa unión temporal Tesalia 2014
Cronograma del proyecto
Imagen 1. Cronograma del proyecto septiembre 2015 – junio 2016
FUENTE: AUTOR
Imagen 2. Cronograma del proyecto julio 2016 – enero 2017
FUENTE: AUTOR
Sistemas de gestión de la información
Según la guía PMBOK la información de un proyecto se gestiona y distribuye a través del uso de
diferentes herramientas como la gestión de documentos impresos (cartas, memorandos,
informes, etc.), gestión de comunicaciones electrónicas (correo electrónico, fax, correo de voz,
etc.) y herramientas electrónicas para la dirección de proyectos (software para gestión de
proyectos, portales y oficinas virtuales, etc.) (Project Management Institute , 2013).
Juicio de expertos
Tabla 12. Acta de juicio de expertos
Acta de juicio de expertosFecha: 19/08/2014 Hora: 02:35 pm Dónde: Neiva, Huila
AsistentesInvitados PresentesRep. Legal Union temporal Tesalia 2014 Sí
Rep. Legal consorcio tesalia 2014 Sí
Incoder SíAsonarvaez Sí
Motivo 1. Análisis de proveedores en zona de influencia
2. Analizar cronograma de ejecución del proyecto.
Agenda 1. Saludo
2. Presentación3. análisis del proyecto.
Contenido del Juicio Expertos
Primer Asunto
Ultimo Asunto
Acciones Tomadas Responsabl
e
Fecha
Límite
FUENTE: Interventoría (Consorcio Tesalia 2014)
Solicitudes de cambio
Tabla 13. Nombre y siglas del proyecto para las solicitudes de cambio
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Diseño de un distrito de riego a mediana
escala Paicol – Tesalia en el departamento
del Huila.
NA
FUENTE: AUTOR
Tabla 14. Plantilla para la gestión de cambio de proveedor
ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIÓN DE CAMBIOS
Nombre del ROL
Persona asignada
Responsabilidades Niveles de autoridad
Contratista NA Diseño y ejecución de la obra.
Total
RRHH NA Manejo del personal
Reducida a solicitudes y requerimientos del personal.
TIPOS DE CAMBIOS: DESCRIBIR LOS TIPOS DE CAMBIOS Y LAS DIFERENCIAS PARA TRATAR CADA UNO DE ELLOS.
1. Cambio de proveedores
PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS: DESCRIBIR EN DETALLE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS, ESPECIFICANDO QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE SOLICITUD DE CAMBIOS: Captar las solicitudes y preparar el documento en forma adecuada y precisa.
• Cambio de proveedores de cemento.• Se precisa generar un proceso para el cambio de
proveedor.• Quien solicita el cambio es el contratista del proyecto.• Fecha de solicitud: 02/01/2015.• La motivación fue la calidad del cemento.• Se realizó la documentación pertinente a los interesados
(stakeholders)VERIFICAR SOLICITUD DE CAMBIOS: Asegurar que se ha provisto toda la información necesaria para hacer la evaluación.
• El registro de solicitud y la documentación pertinente fue debidamente procesada con el administrador del proyecto.
EVALUAR IMPACTOS: Evalúa los impactos integrales de los cambios.
• El administrador del proyecto realiza la respectiva evaluación de la solicitud de cambio teniendo en cuenta los impactos que generará al realizar dicho cambio.
• Se guardó registro del análisis.
TOMAR DECISIÓN Y REPLANIFICAR: Se toma la decisión a la luz de los impactos, (dependiendo de los niveles de autoridad), se replanifica según sea necesario.
• La solicitud es pasada al comité de cambios para su respectivo análisis y toma de decisión, en caso de no llegar a una conclusión definitiva el patrocinador tomará una.
• Se guardó registro de análisis.
IMPLANTAR EL CAMBIO: Se realiza el cambio, se monitorea el progreso, y se reporta el estado del cambio.
• El proyecto es re-planificado por el administrador del proyecto, con el fin de establecer el cambio aprobado.
• La re-planificación es comunicada a los interesados.• Se genera la coordinación con el equipo del proyecto
para la ejecución de la nueva versión del proyecto.• Se monitorea el cambio.• Se genera registro de las actividades.
CONCLUIR EL PROCESO DE CAMBIO: Asegura que todo el proceso haya sido seguido correctamente, se actualizan los registros.
• El administrador del proyecto ha verificado que el proceso de establecimiento del cambio se haya realizado correctamente.
• Actualiza y genera los documentos pertinentes• Actualiza el estado de la solicitud de cambio
FUENTE: Empresa unión temporal Tesalia 2014
Tabla 15. Plantilla para la gestión de cambio de ingeniero especialista en terreno
ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIÓN DE CAMBIOS
Nombre del ROL
Persona asignada
Responsabilidades Niveles de autoridad
Contratista NA Diseño y ejecución de la obra.
Total
RRHH NA Manejo del personal
Reducida a solicitudes y requerimientos del personal.
TIPOS DE CAMBIOS: DESCRIBIR LOS TIPOS DE CAMBIOS Y LAS DIFERENCIAS PARA TRATAR CADA UNO DE ELLOS.
2. Cambio de ingeniero especialista en terreno
PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS: DESCRIBIR EN DETALLE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS, ESPECIFICANDO QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE
SOLICITUD DE CAMBIOS: Captar las solicitudes y preparar el documento en forma adecuada y precisa.
• Cambio de ingeniero especialista en terreno.• Se hace necesario un nuevo especialista con capacidad
de abordar terrenos tipo TR1.• Quién solicita es RRHH.• Fecha solicitud: 12/02/15• La solicitud surge a raíz de un nuevo tipo de suelo
encontrado en la obra.VERIFICAR SOLICITUD DE CAMBIOS: Asegurar que se ha provisto toda la información necesaria para hacer la evaluación.
• El registro de solicitud y la documentación pertinente fue debidamente procesada con el administrador del proyecto.
EVALUAR IMPACTOS: Evalúa los impactos integrales de los cambios.
• El administrador del proyecto realiza la respectiva evaluación de la solicitud de cambio teniendo en cuenta los impactos que generará al realizar dicho cambio.
• Se guardó registro del análisis.
TOMAR DECISIÓN Y REPLANIFICAR: Se toma la decisión a la luz de los impactos, (dependiendo de los niveles de autoridad), se replanifica según sea necesario.
• La solicitud es pasada al comité de cambios para su respectivo análisis y toma de decisión, en caso de no llegar a una conclusión definitiva el patrocinador tomará una.
• Se guardó registro de análisis.
IMPLANTAR EL CAMBIO: Se realiza el cambio, se monitorea el progreso, y se reporta el estado del cambio.
• El proyecto es re-planificado por el administrador del proyecto, con el fin de establecer el cambio aprobado.
• La re-planificación es comunicada a los interesados.• Se genera la coordinación con el equipo del proyecto
para la ejecución de la nueva versión del proyecto.• Se monitorea el cambio.• Se genera registro de las actividades.
CONCLUIR EL PROCESO DE CAMBIO: Asegura que todo el proceso haya sido seguido correctamente, se actualizan los registros.
• El administrador del proyecto ha verificado que el proceso de establecimiento del cambio se haya realizado correctamente.
• Actualiza y genera los documentos pertinentes• Actualiza el estado de la solicitud de cambio
FUENTE: Empresa unión temporal Tesalia 2014
Tabla 16. Plantilla para la gestión de cambio: compra de equipo topográfico especializado
ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIÓN DE CAMBIOS
Nombre del ROL
Persona asignada
Responsabilidades Niveles de autoridad
Contratista NA Diseño y ejecución de la obra.
Total
RRHH NA Manejo del personal
Reducida a solicitudes y requerimientos del personal.
TIPOS DE CAMBIOS: DESCRIBIR LOS TIPOS DE CAMBIOS Y LAS DIFERENCIAS PARA TRATAR CADA UNO DE ELLOS.
3. Compra de equipo topográfico especializado
PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS: DESCRIBIR EN DETALLE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS, ESPECIFICANDO QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE SOLICITUD DE CAMBIOS: Captar las solicitudes y preparar el documento en forma adecuada y precisa.
• Tener disponibilidad de equipos que posibiliten el estudio de suelos al instante, evitando procesos de subcontratación.
• Quién solicita es el contratista.• Fecha solicitud: 20/02/15.• La motivación es la extensión del proyecto.• La documentación adicional: cotizaciones de los
equipos.VERIFICAR SOLICITUD DE CAMBIOS: Asegurar que se ha provisto toda la información necesaria para hacer la evaluación.
• El registro de solicitud y la documentación pertinente fue debidamente procesada con el administrador del proyecto.
EVALUAR IMPACTOS: Evalúa los impactos integrales de los cambios.
• El administrador del proyecto realiza la respectiva evaluación de la solicitud de cambio teniendo en cuenta los impactos que generará al realizar dicho cambio.
• Se guardó registro del análisis.
TOMAR DECISIÓN Y REPLANIFICAR: Se toma la decisión a la luz de los impactos, (dependiendo de los niveles de autoridad), se replanifica según sea necesario.
• La solicitud es pasada al comité de cambios para su respectivo análisis y toma de decisión, en caso de no llegar a una conclusión definitiva el patrocinador tomará una.
• Se guardó registro de análisis.
IMPLANTAR EL CAMBIO: Se realiza el cambio, se monitorea el progreso, y se reporta el estado del cambio.
• El proyecto es re-planificado por el administrador del proyecto, con el fin de establecer el cambio aprobado.
• La re-planificación es comunicada a los interesados.• Se genera la coordinación con el equipo del proyecto
para la ejecución de la nueva versión del proyecto.• Se monitorea el cambio.• Se genera registro de las actividades.
CONCLUIR EL PROCESO DE CAMBIO: Asegura que todo el proceso haya sido seguido correctamente, se actualizan los registros.
• El administrador del proyecto ha verificado que el proceso de establecimiento del cambio se haya realizado correctamente.
• Actualiza y genera los documentos pertinentes• Actualiza el estado de la solicitud de cambio
TOMAR DECISIÓN Y REPLANIFICAR: Se toma la decisión a la luz de los impactos, (dependiendo de los niveles de autoridad), se replanifica según sea necesario.
• La solicitud es pasada al comité de cambios para su respectivo análisis y toma de decisión, en caso de no llegar a una conclusión definitiva el patrocinador tomará una.
• Se guardó registro de análisis.
IMPLANTAR EL CAMBIO: Se realiza el cambio, se monitorea el progreso, y se reporta el estado del cambio.
• El proyecto es re-planificado por el administrador del proyecto, con el fin de establecer el cambio aprobado.
• La re-planificación es comunicada a los interesados.• Se genera la coordinación con el equipo del proyecto
para la ejecución de la nueva versión del proyecto.• Se monitorea el cambio.• Se genera registro de las actividades.
CONCLUIR EL PROCESO DE CAMBIO: Asegura que todo el proceso haya sido seguido correctamente, se actualizan los registros.
• El administrador del proyecto ha verificado que el proceso de establecimiento del cambio se haya realizado correctamente.
• Actualiza y genera los documentos pertinentes• Actualiza el estado de la solicitud de cambio
FUENTE: Empresa unión temporal Tesalia 2014
Conclusiones
El PMBOK es un compendio de conocimientos y buenas prácticas que se pueden aplicar a
cualquier condición que requiera realizar un proceso de formulación, dicho conjunto ha sido
creado luego de un proceso evaluativo y un riguroso consenso entre profesionales, este proceso
se ha venido realizando durante los últimos veinte años gracias al esfuerzo de académicos y
profesionales de diversos ámbitos profesionales, lo que ha logrado la actualización y mejoras
pertinente al PMBOK.
Dicha guía de estándares internacionales nos presenta la información indispensable para el
inicio, planificación, ejecución, supervisión, control y cierre de un proyecto individual, todo este
conjunto de habilidades, herramientas, técnicas y conocimientos nos sirven en nuestro ámbito
profesional pues nos permite llevar un proyecto por el camino del éxito, desde su concepción
hasta su finalización.
Un proyecto desde su inicio hasta su cierre, deja impactos de tipo ecológico y social, en
nuestro caso como ingenieros ambientales, sabemos que los proyectos en los que estamos
involucrados dejan una huella en el ecosistema, y también en el contexto social, es decir los
impactos a nivel humano que deja el desarrollo de un proyecto. Los interesados o stakeholders
de un proyecto son todos aquellos que se ven afectados o pueden afectar por las actividades que
se llevan a cabo para la realización de determinado proyecto.
Por lo anteriormente descrito al realizar una correcta gestión de interesados de un proyecto,
desencadena una serie de beneficios de carácter social y empresarial, como el desarrollo de
mejores procesos, la creación de nuevos productos y procesos, la apertura de nuevas
oportunidades de negocio, desarrollo de nuevos mercados, consolidar una buena reputación
corporativa generando confianza o buena voluntad (goodwill) de los consumidores, etc.
Bibliografía
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http://app1.semarnat.gob.mx/dgeia/estadisticas_2000/compendio_2000/03dim_ambiental
/03_02_Agua/data_agua/GlosarioIII.2.htm
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https://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/01/18/que-es-el-pmi-y-que-
es-el-pmbok/
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Project Management Institute . (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(guía del PMBOK®) 5a ed. Newtown Square: PMI Publications.