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ESTRUCTURA DE LAS ENTIDADES FONDOS DOCUMENTALES, SECCIONES,
SERIES, SUBSERIES, EXPEDIENTES
GESTION DOCUMENTAL IIMartha Helena Pineda Uribe
Estructura
•Conformación de las aéreas estructurales y administrativas de una organización
•Organigrama: representación gráfica de la organización.
Agrupacion
es Documentales
•Conjunto de documentos generados por una entidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía, originan los Fondos, Secciones, series y subseries
Fondo Document
al
•Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
•Identificación del Fondo
Descripción
Cronología •Fecha de creación de la entidad productora de los documentos.•Fecha de supresión del organismo, si es del caso•Fechas de todas las disposiciones que han supuesto un cambio de estructura de este organismo.
Contexto •Organismos que le han precedido en el desarrollo de competencias análogas.•Organismos que heredan competencias semejantes
Ubicación •Los fondos documentales se identifican dentro de un organismo porque aparecen en el primer nivel jerárquico y son independientes unos de otros. (Tener en cuenta el organigrama de la institución o empresa)
Identificación de un Fondo Documental
Secciones
Son las subdivisiones del
fondo identificadas con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la
organización
Series Son el testimonio
documental continuado de
actividades repetitivas
desarrolladas por una entidad en
cumplimiento de una función determinada
Identificar las funciones de las
Uni. Administrativas
dado que generan Series.
Conocer el proceso de
formación de la Serie.
Identificación• Nombrar la Entidad
y la Unidad Administrativa que produce los documentos
• Identificar los tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de cada unidad y en ejercicio de sus funciones
Secciones - Series
Oficina Tesorería
•Ordenes de pago•Boletines diarios de caja y bancos•Cuentas corrientes•Libros de Tesorería•Declaraciones tributarias
Personería
•Procesos disciplinarios
Ejemplo Serie
Tipo Documental •Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
Producen •Los tipos documentales junto a la Unidad Administrativa o la función productora de los mismos, originan las Series .
Funciones •De las actividades o funciones de carácter personal , administrativo, económico, judicial y religioso se derivan diferentes tipos documentales.
Tipo Documental
Ejemplos
Actividades Personales Actividades Administrativas Actividades económicas
Actividades Judiciales Actividades Religiosas
Comunicar por escrito
Cartas Decisiones Acuerdos Pagos Nominas Juzgar conducta del individuo
Juicio Escrito papal
Bula
Relatar sucesos
Diarios Disposiciones del congreso
Leyes Tramitar cuentas
Presupuesto Reconocimiento de derechos
Demanda Registro de visitas de l obispo
Visita Pastoral
Escribir Ensayos Relación de lo tratado
Actas Hacer propuestas públicas
licitaciones Opinar sobre un asunto
Dictamen Registrar sacramentos
Actas de Bautismo
Disertación científica
Memorias Fallos Resoluciones Registro de activo y pasivo
Balances Indagar sobre un delito
Causas Publicas los nombres de quienes desean casarse
Amonestaciones
El Expediente
Es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón de un cadena que está inserta en un contexto que le da valor que no tendría el documento visto aisladamente.
El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.