II.- LA GESTIÓN FINANCIERA EN II.- LA GESTIÓN FINANCIERA EN LAS ORGANIZACIONESLAS ORGANIZACIONES

Econ. A L E J A N D R O J O R G E G A R C I A R I E G A . A L E J A N D R O J O R G E G A R C I A R I E G A

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN DE AREQUIPAUNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN DE AREQUIPA

PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADÉMICAPROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ACADÉMICA

L A G E S T I Ó N F I N A N C I E R AL A G E S T I Ó N F I N A N C I E R A

UNO DE LOS PROPÓSITOS DE LA GESTIÓN FINANCIERA ES CONTAR

CON UNA ADECUADA DISPONIBILIDAD DE INGRESOS FINANCIEROS

QUE PERMITAN CUBRIR CON SOLVENCIA LA ESTRUCTURA DE

COMPETENCIAS DEL GASTO, PARA LA PROVISIÓN DE CIERTOS

BIENES Y SERVICIOS. ASI COMO LA EJECUCIÓN DE INVERSIONES.

La Gestión Financiera dentro de las La Gestión Financiera dentro de las Organizaciones Públicas y Privadas.Organizaciones Públicas y Privadas.

“ La gestión de los recursos financieros de una

organización es una función crítica. La buena

gestión del presupuesto, el mantenimiento de

registros financieros y la declaración de datos

son esenciales para el funcionamiento general de

la organización” (Berry et al., 1985).

cálculos

financieros

cálculos

financieros DOCUMENTOS Y DOCUMENTOS Y

EQUEMA ORGANIZADOREQUEMA ORGANIZADOR

Administración del financiamiento yde la inversión o colocación de fondosde las Organizaciones en los mercadosfinancieros con el objetivo de actuar en

forma inmediata, competitiva y eficiente

Administración del financiamiento yde la inversión o colocación de fondosde las Organizaciones en los mercadosfinancieros con el objetivo de actuar en

forma inmediata, competitiva y eficiente

manejo operativo de los ingresos y egresos monetarios de las mismas. Las F F, constituyen los medios conlos que cuentan las organizaciones para adquirir recursos monetarios enlos mercados financieros.

manejo operativo de los ingresos y egresos monetarios de las mismas. Las F F, constituyen los medios conlos que cuentan las organizaciones para adquirir recursos monetarios enlos mercados financieros.

Las operaciones que relacionan a lasorganizaciones con las Entidades Bancarias. Constituyen la base fundamental para el desarrollo de la actividad específica propiade cualquier organización.

Las operaciones que relacionan a lasorganizaciones con las Entidades Bancarias. Constituyen la base fundamental para el desarrollo de la actividad específica propiade cualquier organización.

Están atravesadas por el manejo y la utilización de documentos y cálculos financieros. Es necesario para la acción gerencial tanto a nivel financiero como bancario.

Están atravesadas por el manejo y la utilización de documentos y cálculos financieros. Es necesario para la acción gerencial tanto a nivel financiero como bancario.

En las Organizaciones la gestión financiera, está definida y determinada de manera precisada dentro de sus competencias y funciones que le asiste, esto es, el conjunto de actividades y tareas que deben realizar con la finalidad de planificar, obtener, asignar y controlar adecuadamente los recursos financieros que se canalizan y delimitan los distintos ámbitos de acción, a través del planeamiento financiero, la obtención de fondos, la asignación de fondos y el control financiero.

El rol que debe cumplir la gestión financiera en las instituciones es de vital importancia, es imprescindible que se cuente con los recursos económicos para afrontar sus necesidades de gastos y el sostenimiento de los servicios en el corto plazo y que no se caiga en falencia - “ falta de dinero” ; siendo este un objetivo de liquidez y se logra mediante acciones propias de financiamiento.

El esquema diseñado refleja las interrelaciones El esquema diseñado refleja las interrelaciones

existentes entre los diferentes ejes y núcleos temáticos.existentes entre los diferentes ejes y núcleos temáticos.El esquema diseñado refleja las interrelaciones El esquema diseñado refleja las interrelaciones

existentes entre los diferentes ejes y núcleos temáticos.existentes entre los diferentes ejes y núcleos temáticos.

La Gestión FinancieraLa Gestión Financiera

Las personas responsables de la gestión financiera de la organización

necesitan planificar y presupuestar recursos (presupuestos operativo y

de capital), manejar la gestión de caja y la declaración contable y

financiera.

La junta directiva y los gerentes superiores deben participar en la

gestión financiera y tener claro lo relativo a la rendición de cuentas.

La gestión financiera incluye planificación financiera, responsabilización

financiera y estados y sistemas financieros, El forjar un sistema

financiero transparente con personal competente ayuda a muchos

países a combatir la corrupción.

Planificación FinancieraPlanificación Financiera

“Las organizaciones requieren recursos para funcionar. Se

necesitan recursos financieros para pagar los gastos en que

incurre una organización a corto y largo plazo” (Schick, 1993).

Para asegurar que haya suficiente dinero disponible, la organización debe realizar lo siguiente:

Prever los gastos operativos.

Determinar el monto de los fondos necesarios para gastos de

capital.

Prever cuándo y cuánto dinero en efectivo se necesita durante un período determinado.

La Planificación FinancieraLa Planificación Financiera

Es la capacidad de la organización de pronosticar sus futuras

necesidades monetarias. Esto comprende una variedad de

herramientas de pronóstico.

“En el sector gubernamental una organización necesita calcular

sus gastos operativos comprometidos así como toda nueva

actividad que planifique realizar. Debido a que los gobiernos

por lo general imputan la mayoría de los gastos de capital en

el año en que ocurren, también necesitan calcular el costo total

de los gastos de capital “ (Goddard y Powell, 1994).

Las organizaciones en la gran mayoría necesitan determinar los

ingresos que prevén que obtendrán de la venta de sus bienes y

servicios. En este contexto, si pueden tomar en préstamo fondos a

largo plazo en el mercado, pueden adquirir equipos de capital en el

año en curso y no pagarlos totalmente hasta más adelante.

Sin embargo, la determinación de los recursos disponibles no es

la única planificación que requieren las organizaciones.

Entidades tanto públicas como privadas necesitan determinar cuándo

tendrán el dinero para pagar los gastos en que incurren.

El pronóstico de las necesidades de efectivo es una tarea ardua para

organizaciones privadas y públicas.

Responsabilización FinancieraResponsabilización Financiera

Uno de los aspectos más estructurados de la vida de una

organización es mantener registros de los recursos financieros.

En la mayoría de las organizaciones gubernamentales y privadas

hay procedimientos que rigen la solicitud y el uso de estos

recursos. Normalmente los miembros de las organizaciones no

pueden disponer de los recursos financieros de una organización

a menos que sigan reglas establecidas y obtengan las diversas

aprobaciones que se requieren.

“La base de la responsabilización financiera es la capacidad de dar

cuenta del uso de los recursos proporcionados a una organización”

(Birkin y Woodward, 1997; Schick, 1993).

Supervisión FinancieraSupervisión Financiera

La supervisión financiera comprende la elaboración y creación de

informes oportunos de modo que los gerentes puedan tomar

decisiones financieras de manera oportuna.

“ La informatización de la función financiera permite a las

entidades gubernamentales obtener informes una vez al mes y

en algunas firmas del sector privado una vez al día o aun

con mayor frecuencia (Booth, 1996).

Ubicación en la Estructura Organizacional y principales funciones del Órgano o Área Responsable de la Gestión Financiera.

Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo

cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna,

estas actividades las podemos mencionar tales como son: comprar

materia prima, llevar cuentas, planeación del trabajo, manejo del

recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los

productos, la prestación de servicios y atención al cliente; también

se debe estar pendiente del mantenimiento de equipos, la

seguridad hacia el interior y exterior de la institución y el manejo

efectivo de los recursos monetarios que tendrá a su disposición.

La estructura de una institución

Se obtendrá de acuerdo a la óptima clasificación que

requiera,

que se pueden agrupar generalmente en cuatro

grandes

áreas funcionales como son:

El Área de Producción

El Área Administrativa y Financiera

El Área de Recursos Humanos

El Área de Mercadeo y Ventas

DIRECCIÓN GENERAL

Dirección de Producción

Dirección de Mercadotecnia

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Finanzas

O R G A N I Z A C I Ó N D E L A O F I C I N A D E T E S O R E R Í AO R G A N I Z A C I Ó N D E L A O F I C I N A D E T E S O R E R Í A

U N I D A D D E

T E S O R E R Í A

Área de Programación e

Información

Área deEgresos

Área deRegistros

Área de Ingresos

Sus funciones estarán orientadas al desarrollo armónico y sostenido aplicando principios técnicos, métodos y procesos comunes en concordancia con las disposiciones legales y normas del Sistema de Tesorería,

Para su funcionamiento debe estar organizada de la siguiente forma:

Una organización puede ser definida como un conjunto de

personas que interactúan de manera estructurada para alcanzar

una o varias metas. De esta definición, se puede identificar con

claridad tres características de toda organización.

o Siempre involucra a dos o más personas.

o Las personas que la integran están involucradas unas con otras para el cumplimiento de una meta o metas.

o Las personas interactúan de manera estructurada, es decir, se

encuentran ordenadas y distribuidas a través de alguna clase de estructura.

El núcleo central de las organizaciones las constituyen las personas, pero

también se deben establecer las condiciones y particularidades que deben

tener estas personas. Herbert Hicks nos señala al respecto:

“El elemento núcleo de una organización está representado por personas interactuando, y esa interacción es la condición suficiente y necesaria para establecer la existencia de una organización. Sin embargo, una organización también debe tener elementos operativos o de trabajo, que son los recursos que determinan su efectividad. Estos elementos están representados por los recursos humanos, por los no humanos y por las habilidades de las personas. Las habilidades incluyen la habilidad para hacer, para influir sobre otros y para hacer uso de los conceptos de creatividad, planificación, organización, motivación y control. Cuando todos estos recursos están bien empleados o administrados, existe una organización efectiva, si es que sus objetivos están siendo cumplidos con eficacia”.

Principales Funciones del responsable de las finanzas en las Organizaciones.

Las áreas principales de acción en las finanzas son ejecutadas por el

Tesorero. Las tres funciones primarias del administrador financiero son:

• Análisis y planeación de actividades financieras. Transformación de datos de finanzas para:

1. Vigilar la Posición financiera de la empresa

2. Evaluar la necesidad en incrementar la capacidad productiva

3. Determinar el financiamiento adicional que se requiere.

• Determinación de los activos de la empresa. Determinar

1. El importe monetario del activo fijo y circulante

2. Tipo de activos que se señalan en el balance general de la empresa.

• Manejo de la estructura financiera de la empresa. Determinar

1. La composición adecuada de financiamiento a corto y largo plazo

2. Las mejores fuentes de financiamiento a corto o largo plazo para la organización.

Funciones del Tesorero

• Custodia de los fondos.

• Relaciones con instituciones de crédito. Establecimiento y ejecución de los programas para la obtención de capital por medio de convenios financieros

• Relaciones con los inversionistas. Mantener contacto con banqueros, inversionistas analistas y accionistas.

• Operaciones con instituciones de crédito. Mantener fuentes adecuadas de préstamo a corto plazo.

• Crédito y cobranzas. Dirigir otorgamiento de crédito y cobranza de cuentas.

• Inversiones. Invertir los fondos en fideicomisos, establecer política para inversión.

• Seguros. Cobertura mediante pólizas de seguros

Juega un papel importante en la empresa, sus funciones y su

objetivo pueden evaluarse con respecto a los Estados financieros

Básicos. Sus tres funciones primarias son:

1. Análisis de datos financieros

Esta función se refiere a la transformación de datos financieros a

una forma que puedan utilizarse para controlar la posición

financiera de la empresa, a hacer planes para financiamientos

futuros, evaluar la necesidad para incrementar la capacidad

productiva y a determinar el financiamiento adicional que se

requiera.

El Administrador Financiero.El Administrador Financiero.

Determinación de la estructura de activos de la empresa

El administrador financiero debe determinar tanto la composición,

como el tipo de activos que se encuentran en el Balance de la

empresa.

El término composición se refiere a la cantidad de dinero que

comprenden los activos circulantes y fijos. 

Una vez que se determinan la composición, el gerente financiero

debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos de

cada tipo de activos circulante. Asimismo, debe determinar cuáles

son los mejores activos fijos que deben adquirirse. Debe saber en

que momento los activos fijos se hacen obsoletos y es necesario

reemplazarlos o modificarlos. 

Determinación de la estructura de capitalDeterminación de la estructura de capital

Esta función se ocupa del pasivo y capital en el Balance. Deben

tomarse dos decisiones fundamentales acerca de la estructura de

capital de la empresa. 

Primero debe determinarse la composición más adecuada de

financiamiento a corto plazo y largo plazo, esta es una

decisión importante por cuanto afecta la rentabilidad y la

liquidez general de la compañía. Otro asunto de igual importancia

es determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o largo

plazo , mejores para la empresa en un momento determinado.

Muchas de estas decisiones las impone la necesidad, que algunas

requieren un análisis minucioso de las alternativas disponibles, su

costo y sus implicaciones a largo plazo.

La evaluación del Balance por parte del administrador financieros,refleja la situación financiera general de la empresa, al hacer esta evaluación, debe observar el funcionamiento de la empresa y Buscar áreas problemáticas y áreas que sean susceptibles de mejoras.

Al determinar la estructura de activos de la empresa, se da forma a la parte del activo y al fijar la estructura de capital se están construyendo las partes del pasivo y capital en el Balance.  

También debe cumplir funciones específicas como:

• Evaluar y seleccionar clientes• Evaluación de la posición financiera de la empresa• Adquisición de financiamiento a corto plazo• Adquisición de activos fijos• Distribución de utilidades