gestión de proyectos y convocatorias públicas

Gestión de Proyectos / Convocatorias

Marcelino Martel Díaz

@emarcenet

OBJETIVO

•Conocer la estrategia a seguir en la presentación de proyectos / convocatorias siguiendo como ejemplo el funcionamiento y la estrategia de la Fundación FOREM-A

•Definir y clasificar las fases de elaboración de un proyecto

•Definir y clasificar todos los agentes implicados en la presentación de un proyecto /convocatoria

•Adaptar y extrapolar este procedimiento a proyectos / convocatorias de cualquier otra índole.

Un proyecto es un mapa, una guía para conseguir alcanzar una meta, un objetivo y no perderse

Fundación Formación y Empleo de Andalucía.

•Desde 1992 formando a personas trabajadoras y desempleadas.•Acciones de orientación y asesoramiento al autoempleo.•Investigación y desarrollo de proyectos.•Investigación y desarrollo de proyectos.

Algunos datos en los últimos 4 años:

�5.500 cursos�83.300 alumnos� Más de 100 planes y programas gestionados

¿Por qué? ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo?ESTRATÉGICO

TÉCNICO

GESTIÓN

•Formación

PROYECTO DE FORMACIÓN

•Necesidad•Línea estratégica•Capacitación

PLANES•Formación•Orientación•Investigación

CONCURSOS•Carnets Profes.•Habilitaciones•Otros

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

EJECUCIÓN

EVALUACIÓN

DIRECCIÓN / GERENCIA

TÉCNICOS Y FORMADORES

RESP. FORMACION Y RR.HH

¿Por qué?

Líneas Estratégicas

Políticas Activas de Empleo

Internas /externas

Necesidades Capacitación

Carnets Profesionales


“CLIENTES”

Empleo

Europeas, EstatalesAutonómicasRegionales y Locales

RecualificacionesReconversionesOtras necesidades

Carnets ProfesionalesHabilitaciones

Federaciones y Secretarias de CCOO

Administraciones Públicas

Empresas / Otros FOREM-A Colectivos / Usuarios

Dirección/ Gerencia

¿Por qué?

Resp. Formación RRHH

Agentes implicados


•Definir bien los Objetivos

•Establecer prioridades a corto/largo plazo.

•Facilitar la comunicación con el Cliente

•Marcar un Plan “B”

•Búsqueda de nuevos clientes

•Asesoramiento técnico y viabilidad

•Organización de los Recursos Humanos

•Realizar propuestas a la Dirección / Gerencia.

•Diseñar el plan estratégico en base a las

directrices

•Adecuar la actividad a los objetivos y elaborar

estrategias alternativas

¿Por qué?

RECOMENDACIONES


� Los proyectos son para llevarlos a cabo . Hay que pensar en buscar los

recursos necesarios y aprovechar los que se tienen.

� Deben responder a una necesidad real , por lo que hay que pensarlos y � Deben responder a una necesidad real , por lo que hay que pensarlos y

madurarlos. Cuanto más se piensen, mejor.

� Quienes desarrollen el proyecto deben ser personal competente e

implicado en el la misión de la entidad. Es importante dar el sitio a cada uno

de los participantes y aprovecharlos al máximo.

� El proyecto en estos ámbitos debe tener un fin económico, Necesitamos la

financiación para desarrollarlo pero no a la invers a..

� Un proyecto es un compromiso con el cliente/ usuario final.

CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN¿qué hacemos?

Formación para

Trabajadores

Sectoriales

Intersectoriales

SAE

PROGRAGAMAS ACCIONES

CLIENTES

PLANES

Formación para

Desempleados

Jóvenes

Colectivos especiales

Orientación

Asesoramiento

And. Orienta

Autónomos

Investigación

Estudios

Diseño Material

SAE

CONSEJERÍA EDUCACIÓN

SEPE

CCOO

CL

CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN¿qué hacemos?

Carnets ProfesionalesAYUNTAMIENTOS

LIENTES

CONCURSOSHABILITACIONES

Habilitaciones

Acreditaciones experiencia

Proyectos locales y

regionales

DIPUTACIONES

CONSEJERÍAS

MINISTERIOS

¿qué hacemos?

Agentes implicados

•Facilitar la interlocución entre clientes y

Dirección/ Gerencia •Coordinación de los planes y de los programas

•Gestión Documental de los planes y programas

•Garantizar la comunicación con los órganos



responsables de RRHH y Formación.

•Garantizar la provisión de los Recursos

Humanos necesarios

•Garantizar la comunicación con los órganos

convocantes.

•Diseñar el equipo humano para los planes.

•Estudio y profundización en cualquier novedad o

cambio respecto a convocatorias anteriores.

•Elaboración de material y explotación de datos en b ase a la

experiencia de la entidad.

•Detectar cualquier incidencia técnica que pueda oca sionar

distorsión en el procedimiento.

Técnicos

¿qué hacemos?

RECOMENDACIONES


� Un proyecto debe estar directamente relacionado con las necesidades e

intereses para lo que se ha creado. Con las personas a las que van dirigidas.

� Un buen proyecto atenderá a necesidades no cubiertas

� Plasmar el proyecto por escrito y planificarlo para no perdernos

� Debe estar basado en ideas claras .

¿cómo lo hacemos? PROYECTO DE FORMACIÓN

Hay que responder a varias preguntas:

QUIÉN Lo va a hacer Nuestra entidad/filosofía

POR QUÉ Se quiere hacer Justificación pertinencia

QUÉ Se quiere hacer ProyectosQUÉ Se quiere hacer

PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos

A QUIÉN Va dirigido Destinatarios/clientes

CÓMO Se va a hacer Metodología

CUANDO Se va hacer Temporalización

DÓNDE Lo vamos a hacer Lugar localización

CON QUIÉN Lo vamos a hacer Recursos Humanos

CON QUÉ Se va a hacer y costear Recursos materiales y económicos

TÉCNICOS

RESP. FORMACIÓN Y RRHH

DIR

GER

¿cómo lo hacemos?

PLANIFICACIÓN SOLICITUD CONCESIÓN

SINO


DOCENTES

ECCÓN

ENCIA

ORGANIZACIÓN

EJECUCIÓN

EVALUACIÓN

ANÁLISIS DE CALIDAD Y PROPUESTAS DE MEJORA Y SUBSANACIÓN

CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN¿cómo lo hacemos?

Agentes implicados

•Estar localizado para garantizar la

Dirección/ Gerencia •Control documental para cada una de las acciones

presentadas. (Juego de copias)

•Garantizar cumplimiento de hitos y plazos en la


comunicación con interlocutores

•Facilitar firmas internas y externas.

•Toma de decisiones a nivel estratégico

•Garantizar cumplimiento de hitos y plazos en la

convocatoria.

•Coordinar el equipo humano

•Conexión interdepartamental (contabilidad,

personal)

•Elaboración de Fichas (Acciones formativas)

•Memorias Proyectos

•Memorias Entidad.

•Tramitación datos electrónicos

Técnicos

INICIO DE CONVOCATORIA

PRE-CONVOCATORIA

�Trabajo continuo�Tareas muy vinculadas a la estrategia�Elaboración y diseño de documentación sobre la Entidad.�Provisión de documentos legales.


CONVOCATORIA

�Estudio pormenorizado de la convocatoria�Recopilar las normativas a las que hacen referencia y afectan a la convocatoria �Hacer el mapa de relaciones y condiciones. �Órgano concedente y Administraciones implicadas.


•Plazo disponible. (días naturales, hábiles,..)•Modalidad de la convocatoria (concurrencia competitiva, concesión directa, …)


ESTUDIONORMATIVA

concesión directa, …)•Relación de Normativas que afectan (importante la Ley de Subvenciones)•Valorar el apoyo jurídico para la interpretación.•Definir relación documental•Documentación normalizada•Modalidad de Presentación (electrónica vs registro)


•Identificar al responsable legal.•Identificar a la entidad.•Declaración responsable sobre la veracidad de los datos aportados.•Documentación de estar al corriente con la Tesorería General de


DOCUMENTACIÓN A PREPARAR

•Documentación de estar al corriente con la Tesorería General de la Seguridad Social • Pagos a la Administraciones tributaria •Copia de los estatutos de la Entidad y modificaciones•Declaración responsable en relación a la Ley 38/2003 de subvenciones de que se cumple la condición de beneficiario.•Vida laboral de la empresa (VILEM)

IMPORTANTE: se deben tener los originales para el cotejo de la Administración.Puede que los documentos ya estén digitalizados (caso de la Administración Andaluza.


DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

•Acreditación de la experiencia de la entidad en planes que se solicitan.•Documentación técnica que se requiera. Acreditaciones de centro. Convenios de prácticas. Convenios de uso de instalaciones.•Fichas de Acciones formativas


•Fichas de Acciones formativas•Sistemas de Calidad implantados en la Entidad.

PRESUPUESTOECONÓMICO

•Elaborar un presupuesto económico real. (eficiencia económica en las convocatorias)•Establecer los costes directos e indirectos •Establecer los límites presupuestarios y definirlos bien en tu convocatoria. (porcentajes destinados a un lado y otro además de límites de cuantías)

CONVOCATORIA (estructura)

•Objeto y el ámbito de aplicación•Relación de Normativas aplicables

DISPOSICIONESGENERALES

•Tipos de acciones.•Requisitos para ser solicitante.

ACCIONES SUBVENCIONABLES

•Ejecución de las Acciones•Recursos necesarios•Obligaciones y cumplimientos•Auditorías y seguimiento del Órgano Concedente.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO


aplicables•Finalidades y principios•Duración del proyecto•Definiciones de conceptos•Participantes•Beneficiarios•Presupuesto

•Presentación (lugar y plazos)•Contenido Solicitud•Los límites para concursar•Baremación Valoración de la concurrencia.•Instrucción del procedimiento•Reformulaciones•Resolución y pago

FUNCIONAMIENTO CONVOCATORIA

•Técnica y económica•Procedimiento de tramitación•Condiciones•Reintegros y devoluciones•Obligaciones, documentación a custodiar.

JUSTIFICACIÓN

Órgano Concedente.•Expost

Hay que prestar especial atención a las disposiciones adicionales y las transitorias.Esconden muchas excepciones y particularidades

EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

PROGRAMAS FORMATIVOS

Cumplimiento Plazos y Obligaciones

EJECUCIÓNORGANIZACIÓN


Cumplimiento Plazos y ObligacionesReformulacionesPazos JustificaciónComunicación de modificaciones.Cumplimientos requisitos de valoración

CalendarizaciónNecesidades de EntidadRequisitos ConvocatoriaDistribución de Recursos

Del procesoDe las accionesDe la Calidad De Satisfacción del alumnado

EVALUACIÓN

¿Lo estamos haciendo bien?

FORMULACIÓN DISEÑO DEL PROYECTO


EJECUCIÓN DEL PROYECTO

FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

EV. INICIAL EV. INTERMEDIA

•Analizar los resultados y

EV. FINAL

INDICADORES

Evaluación por el Cliente

Evaluación por la propia entidad

Evaluación por entidad externa

ADECUACIÓN

EFICIENCIA

EFICACIA

•Se ajusta a los objetivos propuestos.•Es viable y ajustado a la realidad.

•Ver posibles desvíos y adoptar medidas correctoras.•Se ajusta a lo aprobado•Aporta el valor esperado

•Analizar los resultados y valorar mejoras o modificaciones.•Se ajusta a la subvención Aporta el valor esperado.

CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓNRECOMENDACIONES GENERALES

1. Garantizar una comunicación fluida entre todos los participantes y el organigrama de la

entidad.

2. Conocer bien a la entidad y los clientes que interactúan con ella

3. Documentación técnica de la entidad de forma adecuada y con estilo

4. Documentación técnica de los proyectos ajustada y con estilo.

5. Previsión económica trasparente y ajustada.

6. Profundizar en la norma y los requisitos para ajustarse a la realidad de la convocatoria.

7. Implicar al mayor número de personas y expertos dentro del equipo interdisciplinar.

8. Prestar mucha atención a la evaluación del proceso.

9. Realizar una memoria de actuaciones

10. No olvidar que adquieres un compromiso y una obligación

CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓNBIBLIOGRAFÍA

• VVAA. Diseño y planificación de la formación . Grupo Fondo Formación, AIE, Sevilla

2009

• Guía sobre la formación en la pequeña y mediana emp resa . Federación de

Empresarios del Metal de Zaragoza. Zaragoza 2006

• C PARADAS, F. DE LA RIVA (Fund. Esplai) Los Proyectos. Cómo convertir sus ideas

en acción sin liarse como la pata de un romano . Cornellá de Llobregat. Barcelona.

Documentos electrónicos

ALGUNOS CONSEJOS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS E N CONCURSOS YCONVOCATORIAS PARA EMPRENDEDORES. http://www.euskadiemprende.net/es/portada-euskadiemprende/noticias/algunos-consejos-para-elaboracion-proyectos-concursos-convocatorias-para-emprendedores/382.aspx

MANUAL DE PROYECTOS PARA VOLUNTARIADOS. http://www.bolunta.org/pdf/manual_proyectos.pdf

CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN

MUCHAS GRACIAS

Si estáis interesados en contactar:

@emarcenet

http://es.linkedin.com/pub/marcelino-martel-díaz/27/b86/240

Huelva, Abril 2015

gestión de proyectos y convocatorias públicas

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