Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo

Estrategia

Dicen que una vez, había un ciego sentado en un parque, con una gorra a sus pies y un cartel en el que, escrito con tiza blanca, decía: "POR FAVOR AYÚDEME, SOY CIEGO". Un creativo de publicidad que pasaba frente a él, se detuvo y observó unas pocas monedas en la gorra. Sin pedirle permiso tomó el cartel, le dio vuelta, tomó una tiza y escribió otro anuncio. Volvió a poner el pedazo de madera sobre los pies del ciego y se fue. Por la tarde el creativo volvió a pasar frente al ciego que pedía limosna. Ahora su gorra estaba llena de billetes y monedas. El ciego reconociendo sus pasos le preguntó si había sido él quien re-escribió su cartel y sobre todo, qué que era lo que había escrito allí. El publicista le contestó: -"Nada que no sea tan cierto como tu anuncio, pero con otras palabras".Sonrió y siguió su camino. El ciego nunca lo supo, pero su nuevo cartel decía:"ESTAMOS EN PRIMAVERA, Y... YO NO PUEDO VERLA"

Cambiemos de estrategia cuando algo no nos sale, y verás que puede que resulte mejor de esa manera. ...

Para reflexión……

Cobertura

Modernización

Procesos

C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para a organización y gestión de la cobertura del Servicio Educativo

Cobertura

C01.01 Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la matrícula en general

C02 Proyectar cupos

C02.01. Proyectar e Identificar Estrategias de ampliación de oferta y requerimientos básicos

¿ Como estamos organizados?

Procesos

Cobertura

C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales

C03.01. Solicitar, reservar (pre matrícula) y reservar cupos para alumnos nuevos

C03.02 Asignar cupos a niños procedentes de entidades de Bienestar Social o Familiar

C03.03. Inscribir alumnos nuevos

C03.04 Asignar cupos

C04. Registrar matrícula de cupos oficiales

C04.01. Registrar matrícula de alumnos antiguos y nuevos

C04.02. Novedades de matrícula

¿ Como estamos organizados?

Procesos

Cobertura

C05.01. Auditoria de Matricula

C05. Hacer Seguimiento a la gestión de la matrícula

¿ Como estamos organizados?

Como realizamos auditoria de matrícula?

Procesos

Cobertura

“Los sistemas de información no reemplazan la capacidad humana”

Procesos

Cobertura

Se debe realizar análisis permanente de la información

La cual nos debe llevar a tomar decisiones:

Auditar……….??? Donde? Definir estrategias…….????? Cuales???

Lo más importante no son los resultados que arroja un sistema de información, es el manejo que le damos a esa información!

Procesos

Cobertura

Que pasa cuando el proceso esta bien, pero el indicador de cobertura esta mal?

1. No se esta realizando análisis de la información?

2. No se toman decisiones acerca de los resultados?

3. No son efectivas las estrategias de permanencia?

4. Existe una nueva situación externa no controlable? Cual?

Es posible que:

Procesos

Cobertura

Que debo hacer?

Procesos

Cobertura

Auditoria de Cobertura

Realizar Plan de Cobertura Teniendo en cuenta:

Objetivo: Definir cual va a ser el propósito de la auditoria (alcance)

Tiempo: Cada 6 meses o una vez al año (al menos)

Priorizar E.E: análisis de tendencias de matricula , análisis de indicadores de deserción, resultados de auditorias anteriores

Documentos requeridos: Formatos a implementar validados por los equipos de trabajo.

Procesos

Cobertura

Auditoria de Cobertura

Realizar Plan de Cobertura Teniendo en cuenta:

Definir equipo de auditores

Consolidación y análisis de resultados

Seguimiento

Procesos

Cobertura

Principales No Conformidades identificada en las auditorias de ICONTEC en Cobertura

2. No se evidencia capacitación formal realizada a los rectores y directores de los establecimientos educativos en el desarrollo y ejecución del proceso de cobertura, así como en el diseño e implementación de estrategias de acceso y permanencia escolar.

3. El análisis para proyectar la demanda potencial de cupos educativos no se hace teniendo en cuenta información actualizada de las diferentes variables del servicio educativo.

1. No se realiza seguimiento o auditoría al proceso de Cobertura en todas las fases de implementación del mismo.

Procesos

Cobertura

Especificaciones Técnicas

31. Generar estrategias de ampliación de cobertura y permanencia educativa en conjunto con las diferentes áreas de la Secretaria de Educación

46. Realizar seguimiento o auditoria al proceso de cobertura en todas las fases de implementación del mismo

PARA TENER EN CUENTA………….