gestion de eventos de moda
TRANSCRIPT
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G E S T I N D E E V E N T O S
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G E S T I N D E E V E N T O S
1. Qu es un Evento?
Es un medio para COMUNICAR los valores que se tiene como empresa o marca
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G E S T I N D E E V E N T O S
Es Una puesta en escena
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G E S T I N D E E V E N T O S
Con CONCEPTO
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G E S T I N D E E V E N T O S
Que debe CREAR lazos emocionales
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2. Cmo se programa un evento?
PASO #1. Por qu REALIZAR un evento?
Metas y Objetivos del
evento
1. Objetivo de Marca o Producto
2. Objetivo de carcter humano
G E S T I N D E E V E N T O S
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G E S T I N D E E V E N T O S
PASO #2. A quienes est DIRIGIDO el evento?
Cmo se programa un evento?
CLIENTES
EMPRESARIOS
PBLICO EN GENERAL
COMPRADORES
MEDIOS
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PASO #3. Qu tipo de evento?
SOCIAL
EMPRESARIAL
CULTURAL
G E S T I N D E E V E N T O S
Cmo se programa un evento?
EVENTO NICO
EVENTO SECUENCIAL
EVENTO MULTIDISCIPLINARIO
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G E S T I N D E E V E N T O S
PASO #4. Con cul formato?
Cmo se programa un evento?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTRO TIPO DE EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING
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G E S T I N D E E V E N T O S
PASO #5. En dnde se va a realizar el evento?
1. Espacio fsico
2. Espacio conceptual
3. Espacio virtual
Cmo se programa un evento?
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G E S T I N D E E V E N T O S
PASO #6. En qu fecha se va a realizar el evento?
Disponibilidad del espacio
Das y horarios adecuados para los Invitados
Fechas de Eventos similares
Cmo se programa un evento?
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G E S T I N D E E V E N T O S
Cmo se programa un evento?
As como los espectadores
temporada tras temporada
esperan experimentar
productos diferentes en las colecciones,
de igual forma, esperan lo inesperado
en cada detalle de las pasarelas
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G E S T I N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
EJE COMUNICACIONAL
EJE LOGISTICO
Cmo se programa un evento?
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G E S T I N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
Qu comunicacin interna es necesaria para este evento?
Cmo ser la comunicacin externa del evento?
Cmo es la cultura organizacional y cmo puede incidir en el evento?
Qu es lo que se quiere comunicar a travs del evento
EJE COMUNICACIONAL
Cmo se programa un evento?
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G E S T I N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
Qu formato tiene el evento?
Qu duracin tendr el evento?
Cuntos asistentes habr en el evento?
Quines sern los asistentes?
Qu acreditaciones se realizarn?
Qu procesos se instaurarn para garantizar la seguridad e higiene del mismo?
EJELOGISTICO
Cmo se programa un evento?
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G E S T I N D E E V E N T O S
ORGANIZADOR DEL EVENTO
PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO
JEFE DE PRENSA O RELACIONES PBLICAS
STAFF
Quines estn involucrados en el evento?
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G E S T I N D E E V E N T O S
PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO
JEFE DE PRENSA O RELACIONES PBLICAS
STAFF
ORGANIZADORDEL EVENTO
Perfil y Funciones del cargo
Es la persona o empresa mentalizadora del evento
Define su concepto y realiza la direccin general
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G E S T I N D E E V E N T O S
Promocin del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrnico
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G E S T I N D E E V E N T O S
Promocin del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrnico
Buscadores de titulares de noticias y sus resmenes
Really Simple Syndication
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G E S T I N D E E V E N T O S
Promocin del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrnico Medios interactivos digitales para
visualizar documentos con un reproductor en formato de video, flash, audio, msica, visitas virtuales de 360, etc.
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G E S T I N D E E V E N T O S
Promocin del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrnico
Boletines electrnicos, que mediante suscripcin, entregan informacin con una frecuencia clara para ambas partes.
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G E S T I N D E E V E N T O S
Presupuesto del evento
GASTOS PREVISTOS
FUENTES DE INGRESOS
BENEFICIO PREVISTOS
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G E S T I N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS ADMIN ISTRAT IVOS
Administracin (Telfono, correo, envos)
Costos de licencias y permisos
Alquiler del Recinto ferial o Saln del evento
Seguro del evento
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G E S T I N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DEL RECURSO HUMANO
Organizador del evento
Coordinador / Productor de evento
Jefe de Prensa / Relaciones Pblicas
Staff
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G E S T I N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DE MONTAJE
Diseadores Interioristas y Escaparatistas
Tcnicos de Iluminacin, audio, video
Tcnicos electricistas y carpinteros
Transporte de Equipos
Montaje y desmontaje
Props (Utilera)
Productos capilares y de maquillaje (Opcional)
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G E S T I N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DE MARKETING
Papelera y costos publicitarios
Sealtica
Imagen corporativa
Costos de Imprenta
Gastos de Representacin
Servicio de Catering
Viajes Promocionales
Presencia en ferias
COSTOS ADICIONALES
Alquiler y/o compra de equipos y decoracin
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G E S T I N D E E V E N T O S
3. Tipos de eventos
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTRO TIPO DE EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING
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G E S T I N D E E V E N T O S
Perfil de InvitadosPASARELASHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
Los VIP y Celebrities
Los Diseadores
Los Representantes demarcas
Presentadores del evento
Auspiciantes
Prensa especializada
Compradores para cadenas Comerciales
Compradores finales
Pblico en general
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G E S T I N D E E V E N T O S
Distribucin de Invitados y PrensaPASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
Los personajes clasificados como VIP
La prensa escrita
Los auspiciantes
Definir estratgicamente la ubicacin y establecer
quienes estarn en primera lnea:
Planificar la movilidad para personas con discapacidad
Verificar la temperatura interior del saln del evento o
recinto ferial
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G E S T I N D E E V E N T O S
Comunicacin con los Medios
Quines son los Medios?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
El Staff y los acomodadores harn saber a la prensa quien es la persona o el representante de marca mas adecuado para ser entrevistado
Dos meses antes, se debe desarrollar un boletn de prensa, que mencione en qu consiste el evento, el perfil de los participantes, fecha, lugar, etc.
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G E S T I N D E E V E N T O S
Los Medios y la Sala de Prensa
Quines son los Medios?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
Se consideran como medios de comunicacin, radio, TV, prensa escrita y Bloggers
La Sala de Prensa proporciona un espacio que dispone de entradas para audio digital de alta calidad, equipos de fax, fotocopiadoras, Wi-Fi, zona para entrevistas, enchufes suficientes, telfonos
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PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I N D E E V E N T O S
Qu es un Showroom?
Es el espacio a travs del cual los clientes grandes y estructurados tienen contacto directo con la prenda o producto de moda
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PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I N D E E V E N T O S
El objetivo es, adems de presentar nuevas colecciones, controlar el producto y tener un manejo ms cercano de los clientes
Qu es un Showroom?
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PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I N D E E V E N T O S
Cmo se organiza un Showroom?
En el Showroom de productos de moda se puede presentar simultneamente:
Productos de rotacin
Nuevos productos de temporada
Productos para testear
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PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I N D E E V E N T O S
Uso de ESCAPARATES y DISPLAYS
Cmo se organiza un Showroom?
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PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I N D E E V E N T O S
Qu es una Feria?
Es un evento que sirve para promocionar, mercadear, comercializar productos o servicios en un corto plazo
Es un medio perfecto para comunicar marca
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PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I N D E E V E N T O S
Experiencias de marca o Performance
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G E S T I N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Establecer comit organizador ORGANIZADOR
Nombrar y definir funciones del coordinador del evento
ORGANIZADOR
Preparar el presupuesto COORDINADOR
Confirmar y firmar el contrato para el sitio
COORDINADOR
Establecer el calendario del evento COORDINADOR + STAFF
Analizar y aprobar el presupuesto ORGANIZADOR
Disear la estrategia promocional y ejecutarla
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Solicitar cotizaciones de los proveedores
COORDINADOR + STAFF
Realizar Marketing online para promocin del evento
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
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G E S T I N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contactar prensa, conferencistas y celebrites
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Realizar el lanzamiento oficial del evento
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Enviar invitaciones a celebridades y polticos, con cuatro meses de anticipacin
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Realizar el casting de modelos COORDINADOR
Contratar iluminacin y audio COORDINADOR
Seleccionar msica COORDINADOR
Entregar invitaciones al pblico en general (2 a 3 meses antes)
COORDINADOR + STAFF
Disear y definir la escenografa COORDINADOR + STAFF
Contratar servicio de fotografa y video
COORDINADOR + STAFF
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G E S T I N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contactar servicio de catering y seleccionar men
COORDINADOR
Enviar a imprenta la papelera, 2 meses antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Preparar el cuadro de coleccin (control y gestin de coleccin)
COORDINADOR + STAFF
Enviar boletn de prensa, 6 semanas antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Definir encargado de vestier y encargado de salidas
COORDINADOR + STAFF
Definir encargado de terminado y planchado de prendas
COORDINADOR + STAFF
Definir encargado de seguridad de las prendas en vestier
COORDINADOR + STAFF
Asignar los acomodadores para los invitados
COORDINADOR + STAFF
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G E S T I N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contratar la agencia de seguridad COORDINADOR
Asignar el encargado de boletera COORDINADOR
Ultimo aviso del evento a posiblesclientes y visitantes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Iniciar campaa publicitaria, 1 mes antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Coordinar las pruebas con modelos COORDINADOR
Gestionar la difusin de papelera impresa
COORDINADOR + STAFF
Actualizar frecuentemente la pgina web
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Hacer seguimiento de la publicacin del boletn de prensa y presencia en medios de comunicacin 2 semanas antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
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G E S T I N D E E V E N T O S
Unos das antes
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cronograma de trabajo con encargados y actividades
COORDINADOR + STAFF
Diseo del plan de contingencia COORDINADOR
Contratar conferencias / presentadores del evento
COORDINADOR
Firma del contrato de Seguro COORDINADOR
Lista definitiva del listado de participantes y visitantes
COORDINADOR + STAFF
Procedimiento de inscripcin o venta de boletera segn aplique
COORDINADOR + STAFF
Elaboracin del checklist del evento COORDINADOR + STAFF
Montaje del evento COORDINADOR + STAFF
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G E S T I N D E E V E N T O S
Durante del evento (EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizar la coordinacin y seguimiento del staff
COORDINADOR
Coordinar con los proveedores y clientes
COORDINADOR
Manejo y control de la produccin del evento
COORDINADOR
Inicio y ejecucin del evento COORDINADOR + STAFF
Uso del checklist COORDINADOR
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G E S T I N D E E V E N T O S
Despus del evento (POST-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cerrar cuentas por pagar COORDINADOR
Enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes, conferencistas y celebridades que colaboraron
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Buscar la retroalimentacion del evento a partir del mailing y newsletter y enviar contenidos de las conferencias
COORDINADOR
Desmontar el evento COORDINADOR + STAFF
Devolver equipos alquilados COORDINADOR
Hacer el cierre del evento con proveedores y cliente
COORDINADOR
Realizar el levantamiento de reportes y encuestas de resultados del evento
COORDINADOR + STAFF
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G E S T I N D E E V E N T O S
Despus del evento (POST-EVENTO)
Para evaluar deben considerarse indicadores de calidad como evidencia de los resultados
Medicin de los indicadores de la gestin del evento
Grado de impacto, de satisfaccin del cliente
Orden y secuencia del evento
Nivel de la propuesta conceptual del evento
Optimizacin de recursos materiales
Eficiencia del recurso humano que particip en el evento