DECRETO 2609 DE 2012

PRESENTADO POR:BLANCA LILIANA DÍAZ DAZA

LUZ ANDREA ANGULO MOSQUERA

PRESENTADO A:CLARA INÉS MUÑOZ SÁNCHEZ

FICHA N°: 982086

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENA

EL BORDO CAUCA2015

GESTIÓN DOCUMENTAL..

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

ETAPAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.Seguridad de la gestión documental en las entidades del estado.• CREACIÓN: Son documentos

que se crean mediante procedimientos que determinan su identificación.

• MANTENIMIENTO: Es la que mantiene la integridad técnica, estructural de los documentos.

• DIFUSIÓN: Abarca el establecimiento para el acceso, consulta, etc.

• ADMINISTRACIÓN: Permiten administrar operaciones relativas a los documentos.

TIPOS DE INFORMACIÓN.Son normas que se aplicaran a cualquier tipo de información producida o recibida por entidades publicas, es decir cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad que se produzcan deben conservarse.• Documentos de archivos

(físicos y electrónicos): Los documentos electrónicos son los documentos como registro escaneado, pdf o registro web y los documentos físicos son los que se guardan a través de carpetas, entre otros.

• Archivos institucionales (físicos y electrónicos): son creados para compartir archivos de interés institucional .

• Sistemas de información corporativos: es un objetivo que proporciona aproximación teórico –practica para el desarrollo de la gestión y los procesos.

• Sistemas de trabajo colaborativo: Es una herramienta web de colaboración, gestión de proyectos con control de versiones automática. También se pueden crear sus propios repositorios de archivo.

• Sistemas de administración de documentos.

En las organizaciones trabaja con el control , retención y seguridad de los documentos.

• Sistemas de mensajería electrónica: Es una herramienta de trabajo cotidiano que incrementa la productividad de las organizaciones.

• Portales , intranet y extranet: Es la que permite a los niveles de organización ser productivo, aprovechando al máximo su tiempo libre.

• Sistemas de bases de datos.

Es un repositorio donde la información se puede almacenar o recuperar.

• Discos duros, servidores , cintas o medios de videos, etc.: Son procesos de gestión documental.

• Cintas y medios de soporte: Son términos de uso común en la actualidad que se ejecutan en la nube.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL.• El cuadro de clasificación documental: Permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de agrupaciones documentales.•La tabla de retención documental: Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen.•El programa de gestión documental: Es el manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.

• plan institucional de archivos de la entidad – PINAR.

Es un instrumento para la planeación de la función archivística previstos en la entidad.• El inventario documental: Describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.• Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: Es la que permite facilitar la gestión y el intercambio de datos en formatos electrónicos. un modelo es la fuente.

• Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales:

Instrumento archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

• Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad:

Presenta una visión general del sistema organizacional de la empresa.

• Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Identifica los derechos y las restricciones de acceso de los miembros de la entidad en relación con los documentos. ( creación, consulta, modificación y eliminación).