gestión de comunicaciones - ejemplo

UNIVERSIDAD DOCTOR JOSÉ MATIAS DELGADOFACULTAD DE POSTGRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO:

PRESENTADO POR:

ANA KARENINA CAMPOS

MARLENI GUARDADO

SANDRA LOPEZ

PEDRO BELTRAN

SANTA TECLA, 9 DE NOVIEMBRE 2012

“Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que

hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC”

Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que

hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC”

INDICE DE CONTENIDO

Nombre Hoja Descripción del Contenido

Gestión de Comunicaciones

Personas u organizaciones impactadas por el proyecto

Plan de Comunicaciones

Proceso de Gestión de Comunicaciones

Interesados

Planificación de las Comunicaciones

Expectativa de los InteresadosComunicación y trabajo en equipo con los interesados

Informe DesempeñoRecopilar y distribuir la información sobre desempeño

INDICE DE CONTENIDO

Descripción del Contenido

Gestión de Comunicaciones

Personas u organizaciones impactadas por el proyecto

Plan de ComunicacionesComunicación y trabajo en equipo con los interesados

Recopilar y distribuir la información sobre desempeño

PLAN DE COMUNICACIONES

PROYECTO

CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha Razón del cambio

1 Versión inicial

1. OBJETIVO

Elaborar el canal idóneo de la Gestión de Comunicaciones para colaborar con el desarrollo del proyecto.

2. ALCANCE

Involucra a los interesados e involucrados en la ejecución del proyecto

3. REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONESIdentificar los interesados

Planificar la Gestión de ComunicacionesDistribuir la Información

Identificar las expectativas de los InteresadosInforme de Desempeño

Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto

AVANZADA COPRECOS LAC

Noviembre 2012

Indentificación de los InteresadosPlanificar las ComunicacionesDistrituir la InformaciónGestionar las expectativas de los InteresadosInformar el Desempeño

PLAN DE COMUNICACIONES

CODIGO PR-01

CONTROL DE VERSIONESElaborado por Autorizado por

Director General

1. OBJETIVO


2. ALCANCE


3. REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONESIdentificar los interesados

Planificar la Gestión de ComunicacionesDistribuir la Información

Identificar las expectativas de los InteresadosInforme de Desempeño



Director de Operaciones

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INDICE

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INDICE

PROYECTO CODIGO PR-01

REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES

1. INTERESADOSNombre Rol

CICATELLI ClienteFondo Mundial Cliente IndirectoCOPRECOS LAC Cliente Equipo de Proyecto Ejecutores del proyectoEquipo Proveedor

REQUISITOS DE LAS PARTES INTERESADAS

Nombre del Interesado



Especialistas contratados según etapa

Rol del Interesado

Organización del Interesado

Requisito de Información

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INDICE

Fondo MundialPatrocinadorCooperación Internacional

CITATELLIClienteReceptor y Ejecutor del Proyecto

Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyecto

Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación

COPRECOS LACClienteOrganización Impactada por el Proyecto

EQUIPO DEL PROYECTOEjecutores del ProyectoEmpleados de QTV

EQUIPO PROVEEDOREspecialistas contratados según etapaEquipos de Diseño , Elaboración y Distribución de Promocionales

GERENTE DE PROYECTOSAdministrador del ProyectoEmpleados QTV



Estatus Semanal del Proyecto y Reporte Mensual Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect) Minutas de Reuniones Organigrama del proyecto, EDT Finiquitos de Etapas y Lecciones aprendidas

Estatus Semanal del Proyecto y Reporte MensualActa de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de ReunionesOrganigrama del proyecto, EDTFiniquitos de Etapas y Lecciones aprendidas

Acta de Constitución del ProyectoEstatus Semanal del ProyectoPlan del Proyecto EDTOrganigrama del proyectoPlan de Comunicación e implementación

Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyecto




Estatus Semanal del Proyecto y Reporte Mensual Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect) Minutas de Reuniones Organigrama del proyecto, EDT Finiquitos de Etapas y Lecciones aprendidas

Acta de Constitución del ProyectoEstatus Semanal del ProyectoPlan del Proyecto EDTOrganigrama del proyectoPlan de Comunicación e implementación

PROYECTO CODIGO PR-01

Actividades de Comunicación



Identificación de la Actividad

Planeación

Planeación

Planeación

Información (qué)

Plan del Proyecto

Plan de Comunicación

Plan de Implementación

Partes Interesadas

(quién)

Fondo Mundial, CICATELLI,

Proyecto QTV, Administrador de Proyectos

QTV, Gerente de Proyectos QTV

Limites de Tiempo

(cuándo)

Al emitir y actualizar

Métodos (cómo)

Escrito


Seguimiento Equipo QTV - Equipo Proveedor

Seguimiento Equipo QTV

Seguimiento

Seguimiento

Información (qué)

Estatus Semanal del Proyecto

Reporte de Estatus de Avance

Reporte Mensual

Partes Interesadas

(quién)

Administrador de Proyecto QTV, Representante del Equipo de

Proyecto QTV, Representante de Equipo Proveedor

Administrador de Proyecto QTV, Gerente de Proyectos

QTV, Representante del Equipo de Proyecto QTV

CICATELLI, COPRECOS LAC, Gerente de Proyectos QTV

Limites de Tiempo

(cuándo)

Se definirá fecha y hora de reunión de

seguimiento

Fin de Mes Laboral

Métodos (cómo)

Escrito, correo electrónico, video

conferencias

Escrito


Seguimiento Equipo QTV - Equipo Proveedor

Seguimiento Equipo QTV

Seguimiento

Seguimiento

Información (qué)

Estatus Semanal del Proyecto

Reporte de Estatus de Avance

Reporte Mensual

Partes Interesadas

(quién)

Administrador de Proyecto QTV, Representante del Equipo de

Proyecto QTV, Representante de Equipo Proveedor

Administrador de Proyecto QTV, Gerente de Proyectos

QTV, Representante del Equipo de Proyecto QTV

CICATELLI, COPRECOS LAC, Gerente de Proyectos QTV

Limites de Tiempo

(cuándo)

Se definirá fecha y hora de reunión de

seguimiento

Fin de Mes Laboral

Métodos (cómo)

Escrito, correo electrónico, video

conferencias

Escrito

Identificación de la

Actividad

Reuniones del Equipo Directivo

Reuniones internas del Equipo Ejecutor

Control de Cambios

Calidad

Carta de Aceptación

Información (qué)

Minuta de Reuniones

Solicitud de Cambio

Certificación de Requerimientos

Partes Interesadas

(quién)

Gerente de Proyectos QTV,CICATELLI

Administrador de Proyectos QTV, Representante del Equipo de Proyecto QTV

Gerente de Proyectos QTV, Administrador de Proyectos QTV, Representante Equipo Proveedor,

Representante del Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto QTV, Administrador de Proyectos

QTV

Equipo de Proyecto QTV, Representante COPRECOS

LAC

Limites de Tiempo

(cuándo)

Al realizar

Al Solicitar

Al Certificar

Firma de aceptación

Métodos (cómo)

Escrito

Email

Escrito, email

Escrito

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INDICE

DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN

PROYECTO

CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha Razón del cambio Elaborado por

1 Versión inicial

1. OBJETIVO


2. ALCANCE


3. PROCESO DE COMUNICACIONESSe debe seguir un esquema jerárquico para que la información fluya entre los interesados

EQUIPO DE PROYECTOGerente de ProyectosRepresentante CICATELLI Representante COPRECOS LAC

EQUIPO EJECUTORAdministrador de ProyectosEquipo de Proyecto QTVEquipo Proveedor

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO



Noviembre 2012


El responsable deberá comunicar a los interesados la información según el método y el tiempo estipulado.

5. TIPO DE COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN GENERAL

REUNIONES

COMPARTIR INFORMACIÓN

El Equipo de Proyecto se podrá comunicar de manera informal a través de E-Mails, Teléfono, Video Conferencias o Chat pero se deben de respetar los canales definidos en el presente documento para la oficialización de la comunicación. No obstante, todo cambio relevante y de impacto en el proyecto, deberá de ser comunicado por escrito y respetando las normas y formatos establecidos para cada efecto.

Al convocar a reunión se deberá incluir la agenda de la reunión, lugar, hora, participantes, fecha y objetivos. Los participantes deben ser notificados con tiempo suficiente para que pueda participar.

Se habilitará un espacio en la "nube" para poder compartir información que sea muy pesada para enviarla por correo electrónico y sea de alta imporancia revisarla.

DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN

CODIGO PR-01


Director General

1. OBJETIVO


2. ALCANCE


3. PROCESO DE COMUNICACIONESSe debe seguir un esquema jerárquico para que la información fluya entre los interesados

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO


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INDICE

El responsable deberá comunicar a los interesados la información según el método y el tiempo estipulado.

5. TIPO DE COMUNICACIÓN

El Equipo de Proyecto se podrá comunicar de manera informal a través de E-Mails, Teléfono, Video Conferencias o Chat pero se deben de respetar los canales definidos en el presente documento para la oficialización de la comunicación. No obstante, todo cambio relevante y de impacto en el proyecto, deberá de ser comunicado por escrito y respetando las normas y formatos establecidos para cada efecto.

Al convocar a reunión se deberá incluir la agenda de la reunión, lugar, hora, participantes, fecha y objetivos. Los participantes deben ser notificados con tiempo suficiente para que pueda participar.

Se habilitará un espacio en la "nube" para poder compartir información que sea muy pesada para enviarla por

EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

PROYECTO


1 Versión inicial Director de Operaciones

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS

Involucrados

PO-XXXX

a.

b.

c.

a.

b.



Noviembre 2012

1. Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los exprese formalmente.

2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas, según el siguiente formato:

Código de Polémica

Descripción

Enfoque de

solución

Acciones de

Solución

Responsable

3. Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:

Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas soluciones en el Log de Control.Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al respecto.Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se diseñarán nuevas soluciones (continuar en el paso ‘a’).

4. En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:

En primera instancia será tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestión de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.

En segunda instancia será tratada de resolver por el Gerente de Proyecto, el Equipo de Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.

c.

d.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:

1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto

2. Exista una acción correctiva

3. Exista un nuevo rol con actividades que impacten al proyecto

4. Exista un cambio en la Jerarquía del proyecto

5. Si se encuentran mejoras en los procesos por sugerencias u observaciones

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN

Reuniones Presenciales

1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora, lugar y temas a tratar

2. Debe de comunicarse a las personas involucradas

3. Se empezará en hora puntual

4. Debe de haber un moderador de la reunión

5. Se deben de tratar los temas establecidos

6. Se debe de terminar puntual

7. Elaborar minuta de los acuerdos y compromisos

Correo Electrónico

Video Conferencia

1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora y temas a tratar



En tercera instancia será tratada de resolver por el Patrocinador, el Gerente de Proyectos y los miembros pertinentes del equipo del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.

En última instancia será resuelta por el Patrocinador o por el Patrocinador y el Comité de Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario

1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser enviados por el Administrador de Proyectos con copia al Gerente de Proyectos, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Administrador de Proyectos y el Gerente de Proyectos (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los Responsables de la parte contractual.

3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto deberán ser copiados a la lista Equipo que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto

4. Los correos enviados por el Equipo de Proveedores a cualquier miembro del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Administrador de Proyectos




7. Elaborar minuta de los acuerdos y compromisos

EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

CODIGO PR-01


Director de Operaciones Director General

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS

Fecha

Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los exprese

Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas, según el siguiente formato:

Resultado Obtenido

Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:

Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas soluciones en el Log de Control.Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al

Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se diseñarán

En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un problema,

En primera instancia será tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestión de Proyecto, utilizando

En segunda instancia será tratada de resolver por el Gerente de Proyecto, el Equipo de Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.

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INDICE

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:

1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto

2. Exista una acción correctiva

3. Exista un nuevo rol con actividades que impacten al proyecto

4. Exista un cambio en la Jerarquía del proyecto

5. Si se encuentran mejoras en los procesos por sugerencias u observaciones

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN

1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora, lugar y temas a tratar






1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora y temas a tratar



En tercera instancia será tratada de resolver por el Patrocinador, el Gerente de Proyectos y los miembros pertinentes del equipo del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.

En última instancia será resuelta por el Patrocinador o por el Patrocinador y el Comité de Control de Cambios si el

1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser enviados por el Administrador de Proyectos con copia al Gerente de Proyectos, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Administrador de Proyectos y el Gerente de Proyectos (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los Responsables de la parte contractual.

3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto deberán ser copiados a la lista Equipo que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto

4. Los correos enviados por el Equipo de Proveedores a cualquier miembro del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al

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INDICE

REPORTE DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO

PROYECTO


1 Versión inicial

DATOS PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO PERÍODO

ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO1. SITUACION DEL ALCANCE

% AVANCE REAL EV/BAC% AVANCE PLANIFICADO PV/BAC

2. EFICIENCIA DEL CRONOGRAMASV EV-PVSPI EV/PV

3. EFICIENCIA DEL COSTOCV EV-ACCPI EV/AC

4. CUMPLIMIENTO CON OBJETIVOS DE CALIDAD

5. PROBLEMAS Y PENDIENTES: Por tratar

6. PROBLEMAS/PENDIENTES: Programados para resolver

COMENTARIOS U OBSERVACIONES

Apartado de comentarios.



Noviembre 2012


SIGLAS DEL PROYECTO

En este apartado se incluirá información sobre si se logró cumplir los objetivos, esta información se puede formular por medio de encuestas, gráficas, etc.

Indicar cuáles fueron los problemas que se presentaron, estas pueden ser débilidades en un tema, algún refuerzo, etc.

Se indicarán los problemas identificados, con un responsable para su seguimiento y la fecha para solventarlo

REPORTE DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO

CODIGO PR-01


Director General

DATOS PROYECTO

FECHA DE CORTE

ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO1. SITUACION DEL ALCANCE

2. EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA

3. EFICIENCIA DEL COSTO

4. CUMPLIMIENTO CON OBJETIVOS DE CALIDAD

5. PROBLEMAS Y PENDIENTES: Por tratar

6. PROBLEMAS/PENDIENTES: Programados para resolver

COMENTARIOS U OBSERVACIONES

Apartado de comentarios.


En este apartado se incluirá información sobre si se logró cumplir los objetivos, esta información se puede formular por medio de encuestas, gráficas, etc.

Indicar cuáles fueron los problemas que se presentaron, estas pueden ser débilidades en

Se indicarán los problemas identificados, con un responsable para su seguimiento y la

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gestión de comunicaciones - ejemplo

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