gestión de alcance cap v pmbok

8/18/2019 Gestión de Alcance Cap v PMBOK

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PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Agenda

Objetivos de la sesión

Conceptos

Repaso Sesión Anterior

Capítulo V: PMBOK: Gestión de AlcancePreguntas “Tipo Examen Certificación”

Conclusiones y Recomendaciones

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5. Gestión del Alcance del Proyecto

5.1 Planificar la Gestión del Alcance5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance5.4 Crear la EDT5.5 Validar el Alcance5.6 Controlar el Alcance

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Objetivos de la Sesión:

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Conocer la importancia de la gestión delalcance del proyecto

Identificar la diferencia entre el alcance delproducto y el alcance del proyecto

Identificar los procesos de gestión de alcancey conocer el detalle de cada uno

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√

√


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El alcance


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Elalcance del producto se refiere a lascaracterísticas y funciones del producto oservicio. Por ejemplo, queremos producir unacomputadora portátil que pese menos de 500gramos, con 1000 Tbyte de disco, 40 Tbyte dememoria y batería con autonomía para un año.Por su parte, el alcance del proyecto consisteen definir todos los procesos y el trabajo

necesario para que el producto sea provistocon todas las características y funcionesrequeridas. Por ejemplo, definir todo el trabajoy los procesos para tener esa computadora entiempo y forma.

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Alcance del proyecto vs. Alcance delproducto


7/62PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Áreas deConocimiento

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento yControl

Cierre

Gestión deIntegración

Desarrollar el Acta deConstitucióndel Proyecto

Desarrollar el Plan para laDirección del Proyecto

Dirigir y gestionar laejecución del proyecto

Monitorear ycontrolar el trabajodel proyecto

Realizar el controlintegrado decambios

Cerrar elproyecto ofase

Gestión deAlcance

Planificar la Gestión delAlcance

Recopilar RequisitosDefinir el alcance

Crear el EDT

Validarel alcanceControlar el

alcance

Gestión deTiempo

Planificar la Gestión delCronograma

Definir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las

actividadesEstimar la duración de las

actividadesDesarrollar el cronograma

Controlar elcronograma

Gestión deCostos

Planificar la Gestión de losCostos

Estimar los costosDeterminar el presupuesto

Controlar loscostos


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5. Gestión del Alcance del ProyectoIncluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido ysólo el trabajo requerido, para completarlo conéxitoAlcance del Producto: Propiedades y funcionesque caracterizan a un producto, servicio oresultado.Alcance del Proyecto: Trabajo que se necesitarealizar para entregar un producto, servicio oresultado con las propiedades y funciones

especificadas.

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Expectativas

Cliente

RequisitosEl equipo de proyecto definelos entregables necesarios paracumplir con los requisitos

Entregables

El equipo de gestión delproyecto traduce lasexpectativas en requisitos


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5.1 Planificar la Gestión del AlcanceEs el proceso de crear un plan de gestión del alcanceque documenta cómo se definirá el alcance delproyecto, validado y controlado.La principal ventaja de este proceso es queproporciona orientación y dirección en la forma enque se gestiona el alcance en todo el proyecto.El plan de gestión del alcance es un componente delplan de gestión del proyecto o programa quedescribe cómo se define el ámbito de aplicación, sedesarrolla, supervisa, controla y verifica.

Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupción delalcance del proyecto.

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Si no lo planificas, ¡no lo podrás hacer!


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5.1 Mapa del proceso

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Juicio deexpertos

Plan de Gestión deRequerimientos

FactoresAmbientales de laEmpresa

Activos de losProcesos de laOrganización

Acta deConstitución del

Proyecto

Plan de Direccióndel Proyecto

Reuniones

Plan de Gestión

del Alcance


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5.1 SalidasPlan de Gestión del Alcance

El plan de gestión del alcance es un documento donde sedefinen los procedimientos que se llevarán a cabo para:

Preparar el enunciado o declaración del alcanceCrear y aprobar la EDT Realizar la verificación del alcance

Procesar y aprobar los cambios en el alcancePlan de Gestión de Requerimientos

El plan de gestión de requisitos es un componente del plan de gestión del proyecto que describe cómo se analizarán losrequisitos, documentados, y administrados.

¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?; ¿Cómoserá el proceso de monitoreo y control de los requisitos?,¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo sepriorizarán los requisitos?

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5.2 Recopilar RequisitosProceso que consiste en definir y documentar lasnecesidades de los interesados para lograr losobjetivos del proyecto.El éxito del proyecto depende directamente delcuidado que se tenga en obtener y gestionar losrequisitos del proyecto y del producto.Los requisitos incluyen las necesidades, deseos yexpectativas cuantificadas y documentadas delpatrocinador, del cliente y de otros interesados.

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Entrevistas

Acta deConstitución del

Proyecto

TalleresFacilitados

Plan de Gestiónde

Requerimientos

Plan de Gestióndel Alcance

Plan de Gestiónde Interesados

Registro deInteresados

Grupos deOpinión

Técnicasgrupales decreatividad Técnicas grupales de

toma de decisiones

Cuestionarios yencuestas

ObservacionesPrototipos Benchmarking

Diagramasde contexto

Análisis deDocumentos Documentación

de Requisitos

Matriz deRastreabilidad deRequisitos


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5.2 EntradasPlan de Gestión de Interesados

Se utiliza para comprender las necesidades de comunicación yel nivel de participación de los interesados, a fin de evaluar yadaptar su participación en las actividades de los requisitos.

Registro de InteresadosEl registro de interesados se utiliza para identificar a los

interesados que pueden proporcionar información sobre losrequisitos.El registro de interesados también captura las principalesnecesidades y expectativas de los principales grupos de interéspuede tener para el proyecto.

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5.2 Herramientas y TécnicasEntrevistas

Se obtiene información de los interesados a través de undiálogo directoSe realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneasy registrando las respuestasPuede ayudar a identificar y definir las características y

funciones de los entregables esperados del proyectoGrupos de OpiniónReúnen a los interesados y expertos para conocer suexpectativas con respecto al producto o resultadopropuesto

Un moderador guía al grupo a través de un discusióninteractiva diseñada para ser más conversacional que unaentrevista individual

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5.2 Herramientas y TécnicasTalleres Facilitados

Sesiones donde se reúne a los interesadosinterfuncionales clave para definir los requisitos delproductoTécnica primordial para definir rápidamente los requisitosde funcionalidad compartida y conciliar las diferencias

entre los interesadosPermite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones ymejorar las comunicaciones entre los interesadosDependiendo de la industria se denominan:

Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (JointApplication Development)

Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality FunctionDeployment)Cliente: Opinión del cliente (Voice of Client VOC)

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5.2 Herramientas y TécnicasTécnicas grupales de creatividad

Lluvia de ideasTécnicas de grupo nominal

Mapa Conceptual/Mental

Diagrama de afinidad

Análisis de decisión multicriterio

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Proceso de votación Jerarquizar

Se clasifican en un esquema únicopara reflejar los puntos en común ylas diferencias de entendimiento

Clasificación de un grupo de ideaspara su revisión y análisis

Una técnica que utiliza una matriz dedecisión para proporcionar un enfoqueanalítico sistemático para elestablecimiento de criterios, como elnivel de riesgo, la incertidumbre y lavaloración, para evaluar y clasificarmuchas ideas.


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5.2 Herramientas y TécnicasTécnicas grupales de toma de decisiones

Proceso de evaluación de múltiples alternativas conrelación a un resultado esperado, en forma de acuerdopara acciones futurasUtilizadas para clasificar y dar prioridades a los requisitosdel producto

Los métodos para llegar a una decisión:UnanimidadMayoríaPluralidadDictadura

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5.2 Herramientas y Técnicas

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5.2 Herramientas y TécnicasPrototipos

Método para obtener retroalimentación rápida de losrequisitos, generando un modelo operativo del productoesperado antes de construirlo realmente.Permiten a los interesados experimentar con un modelode su producto final

Sustentan el concepto de elaboración gradual debido aque se usan en ciclos iterativos para construir maquetasmodelos.

Estudios comparativos (benchmarking): comparar losresultados o planes de nuestra empresa contra otrasempresas del mercado.Diagramas de contexto: gráfico que representa losinteresados fuera del sistema y su interrelación con elmismo.

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Ejemplo Diagrama de Contexto

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5.2 SalidasDocumentación de Requisitos

Describe cómo satisfacer las necesidades individuales dela necesidad de la empresa para el proyecto.Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y serprogresivamente más detallada información sobre losrequisitos que se conoce. Antes de formar la línea base,los requisitos deben ser claros (medibles ycomprobables), rastreables, completos, coherentes yaceptables para los interesados clave.

Matriz de Rastreabilidad de RequisitosEs una red que vincula los requisitos del producto desdesu origen hasta que los productos que las satisfagan. Laaplicación de una matriz de trazabilidad requisitoscontribuye a garantizar que cada requisito agrega valorpara el negocio mediante la vinculación a los objetivos dela empresa y del proyecto.

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Pregunta tipo examen PMP

Durante una reunión del equipo del proyecto, un miembro delequipo sugiere una mejora para el alcance que va más allá delalcance del acta de constitución del proyecto. El director delproyecto señala que el equipo necesita concentrarse en finalizar todo el trabajo y sólo el trabajo solicitado. Este es un ejemplo de:

a) Proceso de gestión de los cambios.b) Gestión del alcance.c) Análisis de calidad.d) Desglose del alcance.

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5.3 Definir el AlcanceProceso que consiste en desarrollar una descripción detallada delproyecto y del producto.Preparar el enunciado detallado delalcance del proyecto es fundamentalpara su éxito.Durante el proceso de planificación,el alcance del proyecto se define y seanalizan los riesgos, supuestos yrestricciones existentes.

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El enunciado del alcance del proyecto seelabora a partir de:

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Entregables principales

Supuestos

Restricciones

EnunciadodelAlcancedelProyecto


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Juicio deexpertos


Acta deConstitución delProyecto


Documentaciónde Requisitos

TalleresFacilitadosAnálisis del

producto

Generacióndealternativas

Enunciado delalcance delproyecto

ACTUALIZACIONES

Documentos delProyecto


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Análisis delproducto


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5.3 Salidas

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Enunciado delalcance del proyecto

Supuestos delproyecto

Entregable sdel proyecto

Restriccionesdel proyectoDescripción del

alcance delproducto

Criterios deaceptación

del producto

Exclusiones delproyecto

PRODUCTO

PROYECTO


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Definir el alcance


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Descripción del caso: Un banco en el Perú.Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos deTecnología realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.

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Un caso real– Lecciones Aprendidas de Definición del Alcance

Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2007


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Descripción del caso: Un banco en el Perú

Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos deTecnología realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.

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Un caso real– Lecciones Aprendidas



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Lecciones aprendidas: Definiciones Iniciales

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Un caso real– Lecciones Aprendidas



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Cada vez que finaliza un entregable del proyecto, formaliza laaceptación con el cliente y patrocinador. ¿Qué herramienta será deMAYOR utilidad para esta aceptación de los entregables?

a) Observación.

b) Análisis de la variación.c) Juicio de expertos.d) Inspección.

TC08UTP - FIIS 39


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5.4 Crear EDTProceso que consiste en subdividir los entregablesdel proyecto y el trabajo del proyecto encomponentes más pequeños y manejables.La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS),es una descomposición jerárquica, basada enentregables del trabajo que debe ejecutar elequipo del proyecto.La EDT organiza y define el alcance total delproyecto y representa el trabajo especificado en elenunciado del alcance del proyecto aprobado yvigente.WBS = Work Breakdown Structure

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A cada componente de la EDTincluidos los paquetes de trabajo se

les asigna una cuenta de control .

El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentesde la EDT, denominados paquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,controlado y su costo puede ser estimado

Por lo general, muchas organizacionescometen el error de saltearse esteproceso al momento de planificar susproyectos. En su lugar, comienzan adescomponer el proyecto a nivel detareas y esto no favorece para unproyecto exitoso.


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Descomposición jerárquica

Es una representación del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto paralograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT

no se incluyen tareas, sólo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.

Está orientado hacialos entregables

Entregables que no están en laEDT, están fuera del Alcance

del proyectoPaquete de trabajo: son entregables en el nivel más bajo decada sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el

cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma fiable.El nivel de detalle para los paquetes de trabajo variará según

el tamaño y la complejidad del proyecto.

La EDT


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Juicio deexpertos




Enunciado delalcance delproyecto

ACTUALIZACIONES


FactoresAmbientales de laEmpresa

Descomposición

Línea Base delAlcance


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5.4 Herramientas y TécnicasDescomposición

Es la subdivisión del proyecto en componentes máspequeños y manejables.Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos anivel de Paquetes de TrabajoEl nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo de la

EDT y aquí el costo y duración de las actividades puedeestimarse

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El todo Las partes


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5.4 Salidas

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Línea base delalcance

EDT

Declaración del alcancedel proyecto

EDT

Diccionario de la EDTLa línea base del alcance puede cambiarse sólo a través

de los procedimientos de control de cambios formalesy que se utiliza como base para la comparación.

El enunciado del alcance del proyecto, asícomo su EDT y el diccionario de la EDT, unavez aprobados constituyen la Línea Base delalcance del proyecto.


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5.4 Salidas

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Personal

EstimacionesLista de actividades

CronogramaControl del Proyecto

EDT

PresupuestoDiagrama de red

Gestión de Riesgos


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¡La EDT es un elemento clave que conectaal proyecto!

EDT

ALCANCE

CRONOGRAMA

COSTO

GERENCIA DE PROYECTOS


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Ejemplo deEDT paraSistema deaeronavemilitar

Ejemplo de EDT


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5.4 Salidas

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La estructura de desglose de trabajo puede considerarse MEJORcomo una ayuda efectiva para las comunicaciones del _________

a) Equipob) Director de proyectoc) Cliented) Interesado

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5.5 Validar el AlcanceEs el proceso que formaliza la aceptación de los

entregables del proyecto que se han completado.Incluye revisar los entregables con el cliente opatrocinador para asegurarse que se hancompletado satisfactoriamente y obtener suaceptación formal.Por lo general el control de calidad se lleva a caboantes de la verificación del alcance, sin embargoambos pueden ejecutarse en paralelo.

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InspecciónDocumentaciónde Requisitos

ACTUALIZACIONES




Técnicas grupalesde toma dedecisiones

Entregablesaceptados

Solicitudesde Cambio

Datos deldesempeño detrabajo

Informaciónsobre eldesempeñodel trabajo

EntregablesVerificados


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5.5 EntradasEntregables Verificados.- S on los resultados delproyecto que se han completado y verificado su correccióna través del proceso de Control de Calidad.Datos de desempeño del trabajo: Grado decumplimiento del entregable en relación a la métricas decalidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.

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La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y verificar paradeterminar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y loscriterios de aceptación del producto.


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5.6 Controlar el AlcanceProceso que monitorea el estado del alcance delproyecto y el producto y gestiona cambios a la LíneaBase del Alcance. Asegura que todos los cambios solicitados o lasacciones preventivas o correctivas recomendadas seprocesen a través Realizar el control integrado decambios .También se utiliza para gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los otros procesos decontrol

Los cambios no controlados se denominanCorrupción del Alcance

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A diferencia de validar el alcance donde se revisaque se estén completando los entregablessatisfaciendo al cliente, el proceso de controlar elalcance consiste en revisar que se esténrealizando los entregables definidos en elproyecto, ni más ni menos.

¡Recordar!


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Análisis deVariación


ACTUALIZACIONES




Solicitudesde Cambio

Datos deldesempeñode trabajo

Informaciónsobre eldesempeñodel trabajo

Activos de losProcesos de laOrganización Plan de Dirección

del Proyecto



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El sistema de numeración de una estructura de desglose deltrabajo permite al personal del proyecto:

a) Estimar en forma sistemática los costos de los elementos de laestructura de desglose de trabajo

b) Proporciona la justificación del proyectoc) Identificar el nivel en el cual se encuentran los elementos

individualesd) Usarlo en un software para la dirección de proyectos

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Procesos de gestión del alcance


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¿Preguntas?

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