gestión administrativa y financiera. parte i
DESCRIPTION
Se presentan una serie de herramientas de gestión financiera de universidadesTRANSCRIPT
1
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
LUIS EDUARDO BECERRA ARDILAUniversidad Industrial de Santander (UIS)
METAS
2
Favorecer la gestión financiera hacia
procesos de sostenibilidad
Construir capacidades para el abordaje de la
gestión financiera a partir de herramientas administrativas
Socializar prácticas de gestión que pueden ser
transferidas a las IES, como soporte a la gestión
financiera
Dinamizar el entorno de gestión financiera
hacia prácticas de referencia
ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
1. Entorno Mundial Competitivo y Dinámico2. Herramientas administrativas de apoyo a la gestión
financiera.2.1 Sistemas de Calidad2.2 BSC2.3 Sistema de Comunicación Asertiva
3. Mapa estratégico y de control
CONTENIDO
SITUACIÓN FINANCIERA DE LAS IES
• Disminución de los recursos por parte de los estados y definición de otras prioridades de inversión.
• Aumento de la pobreza en los países de América Latina.• Aumento considerable en la demanda de cupos.• Aparición de conocimientos especializados y disminución de
la demanda de conocimientos técnicos.
1. ENTORNO MUNDIAL COMPETITIVO Y DINÁMICO
5
- Gestión rodeada de problemas y dificultades- Las IES son un conjunto multidisciplinar- No basta con la información tradicional financiera- La necesidad de información se debe generar en tiempo real
SITUACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ACTUAL
La visión de la Dirección
Falta de tiempo, poca posibilidad de comunicación y exceso de
información.
6
PERO ADEMÁS ES EVIDENTE UN ENTORNO COMPETITIVO Y DINÁMICO CARACTERIZADO POR...
Competitividad Global(prácticamente en todos los
sectores se ha sentido)
Preocupaciones medioambientales
(implicando nuevas exigencias para las
organizaciones)
Cambios estructurales por los desarrollos
tecnológicosGran desarrollo de las tecnologías
(su evolución está provocando cambios en casi todos los sectores: educación, ocio,
electrónica de consumo, etc.)
Menor proteccionismopor parte de los
gobiernos
Algunos pequeños detalles
El coctel perfecto
Cultura Global y Tratados de Libre Comercio.
LA ESTRATEGIA QUE CONJUGUE
• Limitados recursos financieros por parte de las IES• Necesidades de modernización• Pertinencia de programas académicos e investigación de punta• Procesos financieros con enfoque de servicio al cliente• Tecnologías de punta en informática y TIC• Calidad en los procesos, servicios, acreditación nacional e
internacional• Simplificación de trámites y en tiempo real
- Estructuras basadas en el conocimiento- Mejores canales de comunicación y flexibilización con las
personas y los procesos- Descentralización en la toma de decisiones- Compartir el ámbito del control
Ayudaría algo de…
2. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS DE APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON ENFOQUE HACIA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
La política no debe golpear la función misional institucional Al sector docente e investigador, no les gusta
Debe ser realista y generar expectativas
Fijar unas metas alcanzables, y unos tiempos reales para su ejecución
POLÍTICA DE CALIDAD EN EL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERO
•Eficacia: Capacidad de lograr lo que se desea.
•Eficiencia: Capacidad de lograr algo con el mínimo de recursos.
•Efectividad: Equilibrio entre Eficacia y Eficiencia.
•Mejoramiento continuo
•Beneficiarios
•Autocontrol
•Asertividad en la comunicación
Esta es la teoría de la calidad…
¿Cuál debe ser la
realidad?
Y entonces qué hacemos… ?
DECIR LA VERDAD…
Y que más se puede hacer?…
Que no va a ser fácil, que se requieren muchos recursos, que posiblemente las metas no se
logren en el tiempo esperado, que todos los procesos se deberán estandarizar,
que aparecerán muchos formatos, que se construirán indicadores para medir y controlar el proceso y que eso no les va a gustar, y que
además, los procesos, procedimientos y normas, se deberán cumplir y claro, que ahora
aparecerán muchas auditorías, no conformidades, acciones de mejora y un
universo de actividades adicionales…
•Caracterización del proceso
• Desagregación de procesos• Identificación de actividades• Identificar entradas• Identificar salidas• Identificar procesamiento• Identificar actores en cada etapa
• Identificación de restricciones• Caracterizar la restricción• Levantar las restricciones
EMPEZAR POR LO MÁS FÁCIL…
MAPA DEPROCESOS
Qué otros procesos afectanel proceso Financiero?
Y esto para qué sirve? Entender, mejorar, simplificar, organizar los procesos, pero lo más importante, sirve para
entender a los clientes de la Institución.