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Gestión de espaciosCreación de
contenidos para la ciudadanía
R-GCC-02Versión 117/09/2018
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AUDITORIO
BPP
29/08/2018
2018GESTIÓN DE ESPACIOS – CREACIÓN DE CONTENIDOS PARA LA CIUDADANÍA
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Contenido1 OBJETIVO........................................................................................................22 ALCANCE.........................................................................................................23 NORMATIVIDAD...............................................................................................2
3.1 Directrices...................................................................................................23.2 Lineamientos...............................................................................................2
3.2.1 Lineamientos de solicitud del servicio:.................................................23.2.2 Lineamientos de entrega del servicio...................................................3
3.2.3..............Lineamientos de cancelación y modificación del servicio:...............................................................6
3.2.4. .Lineamientos de sanciones:..................................6
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SITUACIÓN QUE GENERA SANCIÓN............................................................6DESCRIPCIÓN DE LA SANCIÓN....................................................................6No cancela la reserva con la debida anticipación y con las condiciones estipuladas para tal fin......................................................................................6 Se sancionará con 1 mes de suspensión en cualquier tipo de reserva en los espacios de la biblioteca para la realización de actividades........................63.2.5 Lineamientos de costos y pago del servicio.........................................6Auditorio Torre de la Memoria.......................................................................6 Salón...........................................................................................................6 $ 233.531....................................................................................................6 Sonido y ayudas audiovisuales...................................................................6 $267.840.....................................................................................................6TOTAL: $501.371.............................................................................................6
4 RESPONSABILIDADES....................................................................................64.1 Responsable del proceso:...........................................................................64.2 Responsabilidades:.....................................................................................6
5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES...................75.1 Diagrama de Flujo – Asignación de espacios para eventos........................75.2 Descripción de actividades – Asignación de espacios para eventos..........7
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA..................................................................8INTERNOS........................................................................................................8EXTERNOS (SOLICITANTE)...........................................................................8 Acuerdo de servicio: Eventos auditorio – Formulario de reserva................8
7 INDICADORES.................................................................................................88 RIESGOS..........................................................................................................99 ANEXOS...........................................................................................................9
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1 OBJETIVOPrestar el servicio de aulas múltiples y auditorios para la realización de eventos
académicos, institucionales, culturales y administrativos. Asimismo, puesta en
funcionamiento de elementos audiovisuales, teatrales y escénicos propios de cada
auditorio para proyección de video, amplificación de sonido, iluminación artística y
tramoyas.
2 ALCANCEEl proceso inicia cuando el usuario solicita el préstamo de auditorios y termina
cuando se realiza el evento.
Se presta el servicio para los espacios:
Auditorio Torre de la Memoria
Sala Abierta
Sala Experimental 1
Sala Experimental 2
Sala de Lectura
Salón de estudio 1
Salón de estudio 2
Sala de proyección audiovisual
3 NORMATIVIDAD
3.1 Directrices
3.2 Lineamientos
3.2.1 Lineamientos de solicitud del servicio:
El horario de recepción de solicitudes es de lunes a viernes de 8:30 am a
5:30 pm.
El canal de recepción y respuesta es el correo electrónico:
Se requiere que el solicitante diligencie los formatos y el formulario
disponibles en la página web:
http://www.bibliotecapiloto.gov.co/formulario-de-alquiler-yo-prestamo/
La solicitud de espacio la puede realizar cualquier persona natural o jurídica
que represente su nombre o alguna entidad gubernamental o privada.
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La entidad se reserva el derecho de préstamo/alquiler de los espacios que
tengan como objetivo la difusión política o religiosa.
3.2.2 Lineamientos de entrega del servicio
Los auditorios se podrán reservar para eventos que se realicen de lunes a
viernes de 8:00 am a 8:30 pm dando inicio al montaje y alistamiento a las
7:00 am y desmontaje máximo hasta las 9:00 pm. Los sábados de 9:00 am
a 5:00 pm., dando inicio al montaje y alistamiento a las 8:00 am y
desmontaje máximo hasta las 6:00 pm. O en casos excepcionales, previa
autorización de la Dirección o subdirección de la biblioteca, se podrá
solicitar reservas los días domingos y festivos de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.,
dando inicio al montaje y alistamiento a las 7:00 a.m. y desmontaje máximo
hasta las 5:00 p.m.
El organizador del evento podrá ser un ciudadano de a pie, una persona
jurídica o una entidad pública – privada.
Los espacios se asignarán de acuerdo al orden de llegada, es decir, la
primera solicitud recibida es la primera solicitud tramitada, sin embargo, en
caso de recibir solicitudes para realizar eventos de carácter institucional
podrán modificarse las solicitudes confirmadas. Un evento institucional se
define como “un acontecimiento importante programado de índole social,
académico o artístico, que por las características de sus invitados y de sus
audiencias, así como por su impacto nacional o internacional, comprometen
el posicionamiento de la biblioteca. Estos eventos serán presididos por
algún miembro directivo de la Institución: Director, Subdirectores o líderes
de procesos”.
Únicamente se recibirán solicitudes con un (1) año de anticipación a la
fecha de realización del evento, siempre y cuando dichas actividades
tengan una duración semestral o anual y requiera de la organización y
separación de los espacios, a excepción de las áreas que cuentan con un
aforo de máximo 50 personas, para el cual solo se realizarán reservas
después de confirmación con la dependencia auditorio acerca de la
disponibilidad del espacio. Dicha información se recibe mínimo 3 días antes
de la ejecución de la actividad.
Los eventos que se lleven a cabo en los auditorios, aulas o salones de
estudio, podrán tener módulos (stands) de patrocinadores. Dichos módulos
sólo se podrán ubicar donde indiquen los auxiliares logísticos de la
biblioteca. En los stands se pueden colocar pendones de las empresas
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patrocinadoras en soportes auto portantes, y se podrá hacer promoción y
divulgación de las mismas. Se permite vender algún tipo de producto
ofrecido por la organización del evento, siempre y cuando sea autorizado
por el coordinador de Gestión de Contenidos para la Ciudadanía.
Adicionalmente, no se podrán utilizar amplificadores de sonido en el área
designada para refrigerios y recepción de los asistentes.
No se podrán pegar afiches, imágenes, piezas gráficas, carteleras, apuntes
o cualquier tipo de material en las paredes o paneles del auditorio, salones
o aulas de estudio.
Se podrán instalar pendones dentro del auditorio Torre de la memoria,
siempre y cuando tengan la siguiente medida 2.0 mts de alto x 1.0 mts de
ancho, también en soportes auto-portantes y cuya dimensión no supere los
2 metros de alto por 2 metros de ancho. Los pendones no deberán
obstaculizar el paso de las personas o salidas de emergencia. Se podrá
instalar un máximo de 4 pendones.
Cada auditorio, salón múltiple, sala de reuniones y demás espacios, cuenta
con dotación de uso exclusivo para estos sitios, lo que implica que los
elementos no se pueden trasladar entre espacios.
Dentro de los auditorios o salas de la biblioteca no podrá haber sobrecupo,
en caso de originarse sobrecupo la actividad se suspenderá
inmediatamente.
Dentro de los auditorios y salas de la biblioteca no se podrá consumir
ningún tipo de alimentos ni de bebidas, exceptuando la hidratación de los
ponentes. Los alimentos y bebidas deberán consumirse fuera de los
auditorios en el lugar designado por la coordinación del auditorio y sus
auxiliares logísticos.
No se podrá obstaculizar ningún corredor de paso o salida de emergencia,
dentro o fuera de los auditorios.
Para eventos que necesiten apoyo logístico, servicios de traducción
simultánea o servicios especiales, los organizadores deben contactarse con
sus propios proveedores, pues éstos son servicios específicos y
especializados.
Los servicios de alimentos y bebidas se deberán instalar en la parte
designada por la Coordinación de Gestión de Contenidos para la
ciudadanía y el proveedor deberá estar autorizado o tener certificado de
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manipulación de alimentos. (La biblioteca cuenta con una base de datos de
catering que puede facilitar para algunos eventos).
No está permitido la instalación de mesas a la entrada del auditorio Torre
de la Memoria, estas deben instalarse en el hall de entrada, corredor o
espacio designado por los coordinadores de la dependencia.
Cualquier montaje que se encuentre por fuera de los parámetros
autorizados en este documento será desmontado por la Coordinación.
Se debe de informar si asistirán expositores con movilidad reducida para
poder coordinar el montaje de rampas o apoyo logístico para el con una
anticipación de 5 días hábiles informando a las cuentas de correo
[email protected] y coordinarlo con los administradores del
espacio.
Para montajes realizados en los espacios asignados a los auditorios o que
no cumplan con las características aquí especificadas, se tiene la autoridad
para retirar estos elementos.
Quien sea el responsable del espacio (entidad o personas que prestó el
equipamiento), es responsable del registro del ingreso y salida del público,
manejo de puertas de acceso, y la acomodación de los asistentes. Así,
debe contar con el personal de logística uniformado y debidamente
supervisado, para que se encargue de dichas funciones. Una vez cumplida
la hora de finalización del evento y éste prosigue, el personal de la
biblioteca dará 10 minutos para finalizar, de lo contrario están autorizados
para dar por terminado el evento.
El responsable del evento y el personal de logística deberá llegar con una
hora de anticipación al inicio del evento, con el fin de estar preparados para
recibir al público y ultimar detalles de la actividad.
Una vez termine el evento, los auditorios, salas o salones deberán quedar
en perfectas condiciones de orden y aseo. Cuando se requiera, se puede
solicitar el servicio de aseo a los auxiliares logísticos del auditorio y ellos se
encargarán de gestionar con la persona encargada dentro de la entidad.
Una vez finalizado el evento en los auditorios este debe ser evacuado
máximo quince minutos después de finalizada la reserva, si hay montaje de
sonido y luces profesionales, se dará una hora, el organizador deberá
coordinar y hacerse responsable del cumplimiento de esta condición.
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3.2.3 Lineamientos de cancelación y modificación del servicio:
Cuando el usuario requiera modificar la fecha, hora y/o espacio debe ponerse en contacto 3 días antes con los auxiliares logísticos del auditorio o coordinador de Gestión de Contenidos para la Ciudadanía, vía e-mail o telefónica:
o Teléfono: 460 05 90 ext 315 – 410o E-mail: [email protected] –
[email protected] Es importante que la cancelación se realice en los horarios anteriormente
expuestos, de lunes a viernes de 8:30 am a 5:30 pm.
3.2.4 Lineamientos de sanciones:
SITUACIÓN QUE GENERA SANCIÓN DESCRIPCIÓN DE LA SANCIÓN
No cancela la reserva con la debida anticipación y con las condiciones estipuladas para tal fin.
Se sancionará con 1 mes de suspensión en cualquier tipo de reserva en los espacios de la biblioteca para la realización de actividades.
3.2.5 Lineamientos de costos y pago del servicio
Auditorio Torre de la Memoria
Salón $ 233.531
Sonido y ayudas audiovisuales
$267.840
TOTAL: $501.371
4 RESPONSABILIDADES
4.1 Responsable del proceso:Gonzalo Cárdenas Muñoz – Profesional Universitario, Asistente de la subdirección de Contenidos y Patrimonio.
4.2 Responsabilidades:Coordinador de Gestión de Contenidos para la ciudadanía:
Coordina la agenda y la correcta prestación del servicio.
Técnicos logísticos y audiovisuales:
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Préstamo, asignación y adecuación de espacios, manejo y control de equipos espcializados en los auditorios, seguridad y registro fotográfico de las actividades.
5 DIAGRAMA DE FLUJO Y DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de Flujo – Asignación de espacios para eventos
5.2 Descripción de actividades – Asignación de espacios para eventos
ENTRADA Necesidad de préstamo de auditorios, salones, aulas, espacios.
PROVEEDOR Solicitantes
SALIDA Préstamo auditorios, salones, aulas, espacios.
CLIENTE Solicitante
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS
1 Solicitar auditorio
Se reservan los espacios en la página: https://bit.ly/2okl5rvdiligenciando el formulario
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
Formulario Reserva de Auditorios
2 Revisar solicitud
Se revisa que el solicitante esté autorizado o apto para realizar la reserva y si el espacio está disponible para la fecha solicitada
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
3 Informar Rechazo de solicitud
Se le informa al solicitante del rechazo de la solicitud
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
4 Crear evento Se crea el evento en la agenda y s einforma a los auxiliares y técnicos.
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
5 Enviar confirmación de evento
Se le confirma al solicitante por correo electrónico la reserva
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
6 Eliminar Solicitud
Se elimina la solicitud del sistema y se le confirma al solicitante por correo electrónico la cancelación de la reserva.
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
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7 Adecuación de espacios, sonido, (streamming si se requiere) y proyección de video.
Se procede a instalar los equipos audiovisuales y adecuación de espacio según encuentro y charla previa con organizadores.
Técnico Administrativo
8 Apoyo logístico
Se revisa la logística, se apoya el evento con luces, sonido, video y manejo técnico del mismo, registro fotográfico.
Técnico Administrativo
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS EXTERNOS (SOLICITANTE)
Acuerdo de servicio: Eventos auditorio – Formulario de reserva
Reglamento de uso de auditorios de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín.
Formato de Asistencia Formato para uso de datos
7 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
PORCENTAJE DE CANCELACIÓN DE SERVICIOSCódigo del indicadorResponsable del indicador
Coordinador Gestión de Contenidos para la Ciudadanía
Objetivo Medir la cancelación de servicios, teniendo como referencia los servicios solicitados
Método de Medición
A partir de la cuenta de correo [email protected] y [email protected] se filtran los servicios cancelados y solicitados. Posteriormente, se cuantifican
Unidad de Medida Porcentaje
Fórmula (#Cancelaciones de servicio / # de servicios solicitados)*100%
Variables #Cancelaciones de servicio / # de servicios solicitados
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Limitaciones
Fuente de datos [email protected] y [email protected]
Granuralidad Biblioteca Pública Piloto de Medellín
Periodicidad Mensual
MetaObservaciones
8 RIESGOS
OPERATIVO
Falla técnica de equipos Accidente Laboral Corte de electricidad (falla eléctrica) Cancelación de evento por realización de eventos institucionales No prestación del servicio por falta de información de las reservas.
CALIDAD DEL SERVICIO
Cruce de eventos por retraso en la finalización de alguno de estos. Instalación de equipos defectuosos al usuario
SEGURIDAD
Evacuación del Auditorio por fenómenos naturales Robo de elementos propios del auditorio o de asistentes a eventos. Manifestaciones en desacuerdo temático de eventos desarrollados en
auditorio. Interrupción constante a los ponentes sin respetar la dinámica de charlas
propuestas por los organizadores y conferencistas. Mal trato verbal o físico a cualquier asistente, organizador o personal de la
Biblioteca Pública Piloto de Medellín. La Biblioteca Pública Piloto de Medellín no se hace responsable del hurto o
pérdida de las pertenencias de ponentes o asistentes a las actividades.
9 ANEXOS
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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:Carlos Andrés Montoya Valencia – Técnico Administrativo Gonzalo Cárdenas Muñoz –
Profesional Universitario
Carlos Arturo Montoya Correa – Subdirector de Contenidos y
Patrimonio.Deneiber Sady Mesa Paniagua – Técnico Administrativo
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