GENERACIÓN DE NÓMINA 1.1. Devengados 1.1.1 Salario Sueldo Básico Lo constituye el valor de remuneración básica acordado entre el empleador y el empleado en el contrato de trabajo como compensación por los servicios prestados para un período de tiempo, puede ser semanal, quincenal o mensual. Salario ordinario Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones (articulo 127 CST). El empleador debe pagar las prestaciones o beneficios reconocidos por la ley, las convenciones colectivas y también aquellos beneficios establecidos unilateralmente por él mismo. Pagos que no constituyen Salario No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador cuando las partes hayan

dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (articulo128 CST) La ley permite que el trabajador y la empresa pacten que determinados conceptos y valores no constituyan salario. Este acuerdo debe estar contenido en el respectivo contrato, y debe ser mediante mutuo acuerdo. Salario mínimo legal mensual (SMLM) Salario mínimo es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural. El Gobierno mediante acuerdo con las principales centrales obreras del país y los gremios empresariales establece anualmente el salario mínimo que las empresas deben pagar a los trabajadores. Salario integral Cuando el trabajador devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, valdrá la estipulación escrita de un salario que además de retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y, en general, las que se incluyan en dicha estipulación, excepto las vacaciones. La legislación laboral prescribe que el salario integral debe ser como mínimo el valor equivalente a 10 SMLM vigentes más el factor prestacional correspondiente que no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía.

1.1.2 Jornada Jornada laboral La jornada laboral ordinaria es de máximo 48 horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes proporcionales o de ocho horas de lunes a sábado. La jornada diurna va desde las seis de la mañana hasta las diez de la noche. La jornada nocturna está comprendida entre las diez de la noche y las seis de la mañana, su trabajo nocturno debe remunerarse con recargo del 35% adicional al valor de la hora ordinaria. Articulo 160 CST. Jornada laboral flexible Trabajador y empleador pueden acordar la organización de turnos de trabajo sucesivos, todos los días de la semana, que no excedan de seis horas diarias y 36 a la semana. En este caso no hay lugar al recargo nocturno ni al previsto para el trabajo dominical o festivo, pero el trabajador devengará el salario correspondiente a la jornada ordinaria de trabajo. Igualmente, pueden acordar que la jornada diaria sea flexible, de forma que a la semana se completen las 48 horas, distribuidas en máximo seis días, así el número de horas diarias laboradas puede repartirse en la semana con un mínimo de cuatro horas diarias y un máximo de 10 horas diarias. En tal evento, no habrá lugar a recargo por trabajo suplementario cuando éstas no superen las 48 semanales y se laboren en la jornada diurna. 1.1.3 Obligatorios Trabajo extra Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada máxima legal (Art. 159 CST).

Horas Extras Es el tiempo trabajado por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Si el trabajo extra se desarrolla dentro de la jornada diurna, cada hora extra se debe pagar con un recargo del 25%. Si por el contrario, se desarrollan en la jornada nocturna las horas extras se pagan como nocturnas con recargo del 75%, al igual que el trabajo realizado en días domingo y festivos. Los porcentajes se liquidan sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas. Las horas extras de trabajo no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 horas a la semana. Adicionalmente, trabajador y empleador pueden convenir como día de descanso obligatorio el sábado y será reconocido como descanso dominical en todos sus aspectos legales. Los empleadores no están obligados a pagar horas extras a aquellos trabajadores que ostenten cargos de dirección, confianza y manejo. Subsidio de transporte Los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales tienen derecho al pago del auxilio de transporte fijado por el Gobierno Nacional. Viáticos Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. Comisiones o porcentajes sobre ventas Corresponden a valores adicionales al salario básico otorgados como incentivo por las ventas que realiza el trabajador.

Bonificaciones Pagos reconocidos por labores adicionales a las estipuladas, de forma extralegal o convencional. Primas Corresponden a remuneración adicional al salario ordinario, que el empleador paga a sus trabajadores, en forma voluntaria o por convención colectiva, por diversos motivos, como antigüedad, o vacaciones.

Licencia de maternidad La trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la época del parto tomará las 14 semanas de licencia a que tiene derecho de acuerdo a la ley, la cual puede comenzar dos fecha del parto.Esta licencia es remunerada por el sistemade seguridad social en salud.La licencia de maternidad se extiende a la madre adoptante delmenor de siete años de edad, asimilando la fecha del parto a la de laentrega oficial del menor, y también al padre adoptante sin cónyugeo compañera permanente

Licencia de paternidad El esposo o compañero permanente tendrá derecho a cuatro días hábiles de licencia remunerada de paternidad en caso que sólo el padre esté cotizando al sistema de seguridad social. En el evento en que ambos padres estén cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se concederán al padre ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. En ambos casos el esposo o compañero permanente deberá haber cotizado más de 100 semanas continuas al Sistema de Seguridad Social. Esta licencia es remunerada por el sistema general de seguridad social en salud. Prestaciones sociales legales Son beneficios legales que el empleador está obligado a pagar a sus

trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral. Estas son: Prima de servicios Equivalente a 15 días de salario por semestre laborado o proporcional por fracción. Esta prestación se paga el 30 de junio y el 20 de diciembre, o a la terminación del contrato de trabajo. Auxilio de cesantía Este beneficio tiene como fin brindarle al trabajador un medio de subsistencia a la terminación del contrato de trabajo. - Antes de la vigencia de la Ley 50 de 1990: Los trabajadores vinculados antes del primero de enero de 1991 están sujetos al régimen de retroactividad de las cesantías, de acuerdo con el cual éstas se liquidan en su totalidad a la terminación del contrato de trabajo. A partir de la vigencia de la Ley 50 de 1990: Los trabajadores vinculados con posterioridad al 1 de enero de 1991, y aquellos que, habiéndose vinculado con anterioridad a esta fecha, se hayan acogido al régimen de esta ley, están sujetos a la liquidación anual de las cesantías. En este sistema el empleador liquida las cesantías el 31 de diciembre de cada año y las deposita en un fondo de cesantías elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. El salario base para liquidar la cesantía en cualquiera de los dos regímenes descritos es el último salario mensual devengado por el trabajador al momento de la liquidación, siempre que no haya variado en los tres meses anteriores. De lo contrario, será el promedio del salario devengado en el último año, o en todo el tiempo servido si éste fuere menor a un año. Intereses de cesantía El empleador debe pagar directamente al trabajador intereses sobre las cesantías a una tasa del 12% anual, calculado sobre las cesantías del último año. Este pago se efectúa en enero de cada año.

Calzado y ropa de labor (dotación) Todo empleado con contrato a término indefinido que devengue una suma mensual inferior o igual a dos SMLM, deberá recibir de su empleador, tres veces al año, un par de zapatos y un vestido de trabajo acorde con la labor desempeñada. Gastos de entierro. Todo empleador esta obligado a pagar los gastos de entierro de cualquiera de sus trabajadores hasta una suma equivalente al salario del último mes. Este precepto no se aplica a los trabajadores accidentales o transitorios. (Art 247 CST) 1.2. Deducciones Se prohíbe a los empleadores: (Art 59 CST) Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores, sin autorización previa escrita de éstos para cada caso, o sin mandamiento judicial, con excepción de los siguientes:

Vacaciones Descanso remunerado que paga el empleador al trabajador equivalente a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicio. Es prohibido compensar en dinero las vacaciones. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo podrá autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de éstas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la industria. En todo caso no puede exceder de la mitad de las mismas. Si el contrato termina sin que el empleado haya disfrutado de su período de vacaciones, es obligatorio compensar en dinero (sin necesidad de permiso) y de manera proporcional al tiempo trabajado. Si el trabajador laboró por menos de un año tendrá derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado.

1.2.1 Deducciones permitidas Respecto de salarios, pueden hacerse deducciones, retenciones o compensaciones por conceptos de préstamos para viviendas, cuotas sindicales y de cooperativas y cajas de ahorro, autorizadas en forma legal; de cuotas con destino al seguro social obligatorio, y de sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el reglamento del trabajo debidamente aprobado. Embargos Judiciales Todo salario puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias. Cap VI CST. También las ordenadas por los jueces de la república para cancelar otras obligaciones que el trabajador hubiese contraído y no haya cumplido oportunamente con entidades financieras. 1.2.2 Deducciones obligatorias Las establecen leyes no laborales con el objeto de garantizar la cubertura en salud y pensiones y riesgos profesionales, Ley 100 de 1990, y para cumplir con las obligaciones tributarias, estatuto tributario. Aportes a Fondos de Pensiones En forma obligatoria serán afiliados al Sistema General de Pensiones, todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo. Art 17 ley 100 de 1990. La contribución a cualquiera de estos regímenes es del 16% del salario mensual del empleado, de las cuales tres cuartas partes (12%) están a cargo del empleador, y una cuarta parte (4%) le corresponde al trabajador. Fondo de Solidaridad Pensional Si el trabajador devenga un salario igual o superior a cuatro salarios mínimos legales debe pagar un 1% adicional al Fondo de Solidaridad Pensional sobre su salario base de cotización si devenga hasta 15 SMLM.

De igual manera aquellos trabajadores que devenguen un salario igual o mayor a 16 SMLM deben hacer un aporte adicional así: de 16 - 17 SMLM un 0.2%, de 17 - 18 SMLM un 0.4%, de 18- 19 SMLM un 0.6% de 19 - 20 SMLM un 0.8% y los superiores a 20 SMLM un 1%, cuyos aportes se muestran en la tabla 1.

Tabla1, Aportes al Fondo de Solidaridad pensional SMLM

Salario % Cotización Más de 4 16-17 17-18 18-19 19-20 Más de 20 2008 16 17 17.2 17.4 17.6 17.8 18

Aportes a Salud – EPS La afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliación de sus trabajadores a este Sistema. Art 153 ley 100 de 1990. El empleado elige voluntariamente la Empresa Prestadora de Salud – EPS y el empleador lo afiliará a esta. El sistema cubre las contingencias que afectan la salud del trabajador y de su familia que están establecidas en el programa de atención denominado Plan Obligatorio de Salud -POS- y la maternidad. El empleador debe consignar a favor de la Empresa Prestadora de Salud –EPS, el 12,5% del salario mensual del trabajador, del cual el 8,5% lo aporta el empleador y el 4% restante a cargo del empleado. Retención en la Fuente Todos los empleadores están obligados a deducir y retener una suma sobre las rentas de trabajo pagadas a sus trabajadores para cancelar anticipadamente el impuesto de renta y complementarios. (Art 375 Estatuto Tributario). Permite que los trabajadores que no están obligados a presentar declaración de renta paguen los impuestos a su cargo. Se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos,

gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales. (Art 103 Estatuto Tributario). Anualmente el ministerio de hacienda expide una tabla de retención en la fuente en la cual se determinan los intervalos de ingresos y los valores a pagar. (Art 383 Estatuto Tributario). No se efectúa retención por los ingresos percibidos que no representan un ingreso para el trabajador como son; los reembolsos de gastos y los que se consideran como no constitutivos de renta y ganancia ocasional como lo son los aportes por concepto de pensiones y las rentas exentas que actualmente son el 25% del valor total de los pagos laborales. Tampoco para aquellos cuyos ingresos estén por debajo del primer intervalo establecido en la tabla emitida por el ministerio o sea su valor es cero. 1.3. Documentos Soporte Definición. Medio escrito mediante el cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico, los soportes no solamente tienen carácter probatorio, también son necesarios para la realización de los registros, a través de los cuales se incorporan los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable. Los documentos soporte son aquellos que permiten justificar las novedades y los correspondientes registros para la liquidación de la nómina. Los documentos soporte son internos y externos. Aspectos legales. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos,

debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Deben ser emitidos y autorizados en la organización por quien tenga la responsabilidad de administrar el talento humano, o por su delegación. Soportes internos. Son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de las transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otros a las necesidades de información y control del ente económico. Soporte Externos Son aquellos documentos que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, es decir por personas diferentes a la empresa. 1.3.2 Características de los documentos soporte Estas pueden variar según su naturaleza y concepto ya sean internos o externos y repercuten directamente en el ingreso del trabajador, por las mismas razones de operación de la organización, ya sea para aumentar o alcanzar sus metas, cumplimiento a clientes, causas contingentes, derivadas del funcionamiento de los equipos o exógenas a la empresa, por normas legales, así como también ocurridas con ocasión de incapacidades o calamidades domésticas de sus empleados. Las características de los documentos varían dependiendo de la organización, la cultura corporativa, y la naturaleza, como de la fuente que la generan. Los fundamentales son el contrato de trabajo y las normas legales que lo regulan contempladas en el código sustantivo del trabajo, además de las leyes de seguridad social, en lo referente a salud, riesgos profesionales, pensiones. El estatuto tributario, en cuanto a retención en la fuente. Los documentos internos de soporte de novedades provienen de:

Contrato de Trabajo Programación de jornadas de trabajo Autorización para laborar extras Planes de vacaciones Pagarés por prestamos de vivienda Aumento Salarial

Entre los externos se destacan los siguientes:

Incapacidades por enfermedad Incapacidades por accidente de trabajo Licencia de maternidad Sentencia judicial para embargos Disposiciones legales Libranzas de Cooperativas o Fondos de Ahorro

1.3.2 Novedades Son aquellas que afectan las condiciones regulares de liquidación en un periodo de tiempo, para uno o varios trabajadores, como son: ingreso o retiro de un trabajador, número de horas extras laboradas en cualquier jornada, aumento salarial, valor de las cuotas por préstamos, descuentos por disposiciones judiciales, como los son embargos por alimentos. Por su frecuencia pueden ser cíclicas como las horas extras o esporádicas como aumento salarial o incapacidades. Estas novedades inciden tanto en los valores devengados como en los deducidos. La organización generalmente tiene diseñados formatos ajustados a la naturaleza y origen de la novedad y a los requerimientos legales. Los documentos de novedades deben suministrar toda la información relacionada con las novedades a registrar así como la identificación precisa del empleado a quien se le vaya a aplicar la novedad y esta debe ser autorizada por la persona delegada por la dirección de la empresa para tal fin. La información básica suministrada para el registro debe contener lo siguiente:

- Identificación del trabajador: código interno o cédula de ciudadanía

- Fecha Novedad

- Periodo de aplicación - Nombres y apellidos - Concepto - Valor - Periodos o números de cuotas a aplicar - Observaciones (si las amerita) - Persona quien elabora - Persona quien autoriza - Persona quien registra - Fecha de registro o proceso.

Las novedades se emiten individualmente por empleado. Pueden contener uno o más conceptos de novedades. Son autorizadas por la persona que tenga la autoridad y responsabilidad delegada por la dirección de la empresa para tal efecto. Un modelo de novedades se puede apreciar en el Formato 1.

Formato 1. Modelo de Reporte de Novedades

Compañía La Virtualidad S.A.

Novedades de Personal

Fecha novedad: Novedad No.: Trabajador

Nombres y Apellidos: Código: Periodo de aplicación:

Detalle de Novedad Concepto No. de Cuotas Valor

Beneficiario: (en caso de una deducción a favor de un tercero, ej: Juzgado, Cooperativa)

Horas Extras Diurnas Nocturnas Festivas Diurnas Festivas Nocturnas

Traslado de EPS o Fondo de Pensiones

Nueva EPS:

Nuevo Fondo de Pensiones: Observaciones: Elaborado por: Autorizado por: Registrado por: Fecha de Registro:

Fuente: elaboración del autor 1.4. Registro de novedades y tiempo laborado utilizando recursos tecnológicos Los recursos tecnológicos utilizados para el registro de las novedades son aquellos como los computadores y programas especializados para la el registro, liquidación nómina y generación de informes clasificados. Los programas crean las bases de datos donde se mantienen registros históricos de cada novedad y liquidación que se efectúa periódicamente por cada empleado. Adicionalmente se almacenan las fichas de empleados con toda la información pertinente. Esto permite hacer consultas en cualquier momento sobre un empleado, un concepto liquidado, préstamos, Afiliación a la seguridad social Usualmente sus programas son modularizados para efectuar la captura y registro de datos presentando formatos acordes con la información presentada en los documentos soporte. 1.4.1 Tiempo laborado El tiempo laborado se registra de acuerdo al período por el cual se vaya a liquidar en concordancia con la forma pactada entre el empleador y el trabajador en los contratos de trabajo. Este puede ser semanal, quincenal, mensual. Se establece el periodo de tiempo que servirá como base para calcular el número de días laborado. 1.4.2 Registro de novedades Los registros de novedades deben ser realizados observando los procedimientos internos de la organización y las normas legales, con

los medios dispuestos y utilizando la tecnología suministrada por la organización. La mayoría de empresas grandes y medianas tienen programas especializados instalados en sus computadores para liquidar la nómina por tanto es importante conocer el manual del usuario del aplicativo de forma previa al registro el cual dará las pautas necesarias para efectuar y validar los registros simultáneamente. En caso de no poseer software especializado es aconsejable utilizar una hoja de cálculo como Excel, lo que facilitaría su liquidación con solo formular apropiadamente y consolidar cada periodo para acceder a la información que se deba reportar a las diferentes instancias internas o externas. Si no existiere posibilidad de utilizar ninguna de las dos alternativas propuestas previamente, el mercado ofrece planillas que reúnen las especificaciones de normatividad realizando el registro y liquidación manualmente. Estos registros se realizarán a medida que se produzcan y sean autorizadas, no es necesario hacerlo todo hasta el final, así se evitará acumulaciones de último momento. En un software aplicativo de nómina se crean previamente en una base de datos todos los conceptos, posteriormente se ingresa solo los códigos estos asocian la descripción, por tanto solo es necesario digitar los valores y los datos complementarios. Se registra uno por uno los conceptos de novedades recibidos por cada período especificado en el documento. Luego se verifica que haya sido ingresado correctamente, si se presenta error se corrigen los datos que hayan sido errados y luego se graba, firma y archiva el documento. La tabla 2 muestra un ejemplo de codificación de conceptos tanto de devengados como deducidos. Estos conceptos pueden variar dependiendo de si la organización tiene convención colectiva o asume algunas prestaciones voluntariamente.

Tabla 2. Ejemplo de Conceptos

Código Descripción Devengado 1 Deducido 2

01 Sueldo básico 1 02 Auxilio de Transporte 1 03 Horas Extras Diurnas 1 04 Horas Extras Nocturnas 1 05 Horas Extras Festivas Diurnas 1 06 Horas Extras Festivas Nocturnas 1 07 Recargo Nocturno 1 08 Viáticos 1 09 Bonificaciones 1 10 Comisiones 1 11 Vacaciones 1 12 Prima de Vacaciones 1 13 Prima de Servicios 1 14 Cesantía 1 15 Intereses de Cesantía 1 16 Licencia de Maternidad 1 17 Licencia de Paternidad 1 50 Aportes Salud - Eps 2 51 Aportes Pensión – AFP o ISS 2 52 Fondo de Solidaridad Pensional 2 53 Retención Fuente 2 54 Sindicato 2 55 Cooperativas - Libranza 2 56 Préstamos para Vivienda 2 57 Embargo por alimentos 2 58 Otros Embargos 2 59 Multas y sanciones 2

En empresas pequeñas se utiliza como herramienta tecnológica para el registro y liquidación software de uso genérico como son las hojas de cálculo. El procedimiento para el registro de las novedades se puede apreciar en el diagrama 1.

Diagrama 1. Registro de novedades

Inicio

Recepciona Novedad

Digita código trabajador

Tiene autorización

Si

Digita código concepto

Digita Valores y

cuotas

Concepto Existe Crea nuevo

concepto

No

Trabajador Existe

Si

No Registra datos del

trabajador

No

Solicita Autorización

1

Si

2

1

Digita Datos del tercero Deducción

es para tercero

Si

Digita Observación

No

Registra Nueva

Entidad

Cambia de EPS o AFP

Si No

Digita Periodo de aplicación

Verifica los registros de

los datos

Hay errores Si

Archiva Novedad en

carpeta trabajador

Firma Novedad 2

No

Fin