gd-r-02 tablas de retenciÓn documental … de retención... · 1 año 4 años x culminado el...

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Archivo de

GestiónArchivo Central CT E M/D S

GG

GG-R-02

GG-R-03

GG-R-05

GG-R-05

GESTIÓN GERENCIAL

Matriz de actividades

Actas de suplencias

Declaración conflictos de interés

Compromiso de la alta dirección

Declaración de imparcialidad

Declaración de independencia de socios

2 años 4 años x

Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es

2 año en el archivo de gestión, posteriormente se

transfiere segun el procedimiento "GD-P-09-

Transferencias documentales" al archivo central

de la sede durante 4 años , y luego se elimina

segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición

Final de los documentos".

Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir

el procedimiento "GD-P-05-Organización de

documentos"

Sistema de ordenación: Cronologico

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN FISICA Disposición final

PROCEDIMIENTO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Automás

Gestión gerencial

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PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión gerencial

DO-LE

DOCUMENTOS LEGALES

1. LOTE URBANO, INMUEBLE

Certificado de uso de suelo

Concepto de uso de suelos

Licencias de construcción

Contratos

Oficios

2. CONSTITUCIÓN

Escrituras

Documentos de constitución

3. ENTE AMBIENTAL

Resoluciones

Oficios

2. MINISTERIO DE TRANSPORTE

Resoluciones

Oficios

4. AUTORIZACIONES

BOMBEROS

Certificados

Oficios

5. INSTALACIONES ELÉCTRICAS

Certificados

Oficios

6. SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y

TRANSPORTES

Actas de visitas

Oficios

N/A N/A x

Se conserva en el archivo historico

permanentemente.



documentos"

Sistema de ordenación: Asunto/cronologico

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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión gerencial

PL PLANOS N/A N/A x


permanentemente.



documentos"


VE

VEHICULOS

Contratos

Transpasos

Impuestos

N/A N/A x


permanentemente.



documentos"


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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión gerencial

CE-AC CERTIFICADOS ACREDITACIÓN N/A N/A x


permanentemente.



documentos"


POL

POLIZAS

Poliza Extra contractual

Poliza Profesional

N/A N/A x


permanentemente.



documentos"


Fecha:

Convenciones Firma del responsable: Holman Alejandro Mahecha Osorio

CT: Conservacion Total

E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2

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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión gerencial

M/D: Microfilmacion/Digitalizacion

S: Selección

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Archivo de


GC-R-04 SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O

ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL SGC 1 año 4 años x

Culminado el tiempo de vigencia de la serie

que es 1 año en el archivo de gestión,

posteriormente se transfiere segun el

procedimiento"GD-P-09-Transferencias

documentales" al archivo central de la sede

durante 4 años , y luego se elimina segun el

procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final

de los documentos".

Nota 1 : Para la organización de los soportes

seguir el procedimiento "GD-P-05-Organización

de documentos"

Sistema de ordenación: Proceso/Cronologico


Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

GC-R-21

DIVULGACIONES

Divulgación

Lista de Divulgación de documentos1 año 4 años x




procedimiento "GD-P-09-Transferencias




de los documentos".



de documentos"


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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

CA-ON CARTAS ONAC 2 año 5 años x








de los documentos".



de documentos"

Sistema de ordenación: Sede/Cronologico

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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

CA-MI CARTAS MINISTERIO DE TRANSPORTE 2 año 5 años x








de los documentos".



de documentos"


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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

CA-EN CARTAS ENTES AMBIENTALES 2 año 5 años x








de los documentos".



de documentos"


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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

AU-IN

GC-R-09

GC-R-01

GC-R-02

GC-R--24

AUDITORIAS INTERNAS

Programa General de Auditoria

Plan General de Auditoria interna de Calidad

Informe de auditoria interna de calidad

Reunión de Apertura y Cierre Auditoria Interna

1 año 4 años x








de los documentos".



de documentos"


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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

GC-R-07 ACTAS DE REVISIÓN POR LA GERENCIA 1 año 4 años x








de los documentos".



de documentos"


INF-ONAC INFORMES DE AUDITORIA ONAC N/A N/A x


permanentemente.



de documentos"


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Archivo de



Automás

Gestión de calidad



PROCEDIMIENTO

Fecha:


S: Selección




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Archivo de


SU SUSTRATOSSegún

demanda del

CDA

N/A X

Nota: Los sustratos son Certificados de revisión

tecnomecanica y emisiones contaminantes sin diligenciar.

Y su proceso de custodia y control se realiza según el GP-P-

04 PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA Y CONTROL DE

CERTIFICADOS DE RTM



PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

COP-CER

GP-R-16

RV-R-02

FAC-POS

GP-R-12

COPIAS DE LOS CERTIFICADOS RTM&EC

Control Diario de Certificados

Copias de certificados RTM

Orden de trabajo

Factura POS

Declaración Juramentada

Extravió de Certificado

Denuncio

Certificado RTMyEC deteriorado

Certificados RTMyEC Anulados

1 Mes 10 años X

Se conserva la documentación en el archivo de gestión

durante el mes al cual corresponda el consecutivo y al

finalizar el mes, se transfiere al archivo central de la sede

segun el procedimiento "GD-P-09-Transferencias

documentales" alli se conserva durante 10 años , y luego se

elimina segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición


Nota 1 : Para la organización de los soportes seguir el

procedimiento "GD-P-05-Organización de documentos"

Nota 2: Estos documentos no se escanean ya que puede ser

reproducible desde el sistema.

Nota 3: Las ordenes de trabajo se pueden manejar en forma

fisico donde se organiza dentro de este expendiente o

magnetico y se conserva se conservan permanentemente en

forma magnetica y se resguardan según el SI-P-01

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA INFORMACIÓN.

Sistema de ordenación: Consecutivo/ Cronologico

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PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

FUR

FORMATO UNIFORME DE RESULTADOS DE LA

REVISIÓN TECNICOMECANICA Y DE EMISIONES

CONTAMINANTES (FUR)

N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO

Los FUR se conservan permanentemente en forma magnetica

y se resguardan según el SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE

RECUPERACION DE LA INFORMACIÓN.

BA-DA-VE BASE DE DATOS DE VEHICULOS RTM&EC N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO

Las bases de datos de RTM&EC se conservan

permanentemente en forma magnetica y se resguardan

según el SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA

INFORMACIÓN.

BA-DA-CL BASE DE DATOS DE LOS CLIENTES N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO

Las bases de datos de clientes se conservan

permanentemente en forma magnetica y se resguardan

según el SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA

INFORMACIÓN.

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PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

FAC-SGR FACTURAS SUPERGIROS 1 Mes 10 años X X













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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

GP-R-10 KARDEX DE CERTIFICADOS 1 año 4 años X

Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1 año en

el archivo de gestión, posteriormente se transfiere segun el

procedimiento "GD-P-09-Transferencias documentales" al

archivo central de la sede durante 4 años , y luego se elimina

segun el procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los

documentos ".




RV-R-13 ENTREGA DE CERTIFICADO Y FUR 1 año 4 años X






documentos ".



Sistema de ordenación: Cronologico/Consecutivo

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

GP-R-12 FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA

EXTRAVIO CERTIFICADOS1 Mes 5 años X













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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

RV-R-01 FORMATO CAPACIDAD EFECTIVA DE REVISIÓN 1 año 4 años X






documentos ".



Sistema de ordenación: Cronologico/Consecutivo

RV-R-04 LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSPECCIÓN

SENSORIAL VEHÍCULOS

VIGENCIA DEL

FORMATON/A X


durante la vigencia del formato luego se elimina segun el

procedimiento de "GD-P-11-Disposición Final de los

documentos".

Sistema de ordenación: N/A

RM-R-01 LISTA DE CHEQUEO PARA LA INSPECCION VISUAL

MOTOCICLETAS

VIGENCIA DEL

FORMATON/A X


durante la vigencia del formato luego se elimina segun el


documentos".

Sistema de ordenación: N/A

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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

RTM

Fecha:


S: Selección




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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestion Humana

HISTORIA LABORAL

1. DOCUMENTOS DE INGRESO

Check list

Control de documentos para ingreso

Solicitud y aprobación

Hoja de vida Institucional

Hoja de Vida

Diplomas y certificaciones de estudio

Certificaciones laborales

Certificacions Personales

Cedula de ciudadania

Registro de situación militar definida

Tarjeta profesional

Licencia de Conducción

Certificación bancaria

Certificado de Antecedentes

Certificado de procuraduria

2. SELECCIÓN

Informe de Entrevista

Entrevista Tecnica

Pruebas Psicotecnicas

Informe de resultados Pruebas tecnicas y Psicotecnicas

Verificación de Referencias

Prueba técnica

Informe de Selección de Personal

3. AFILIACIONES/SEGURIDAD TRABAJADOR

Examen Médico de ingreso

Examenes medicos periodicos

Afiliaciones a régimen de salud (EPS)

Certificado EPS

Afiliación a pensión y cesantías

Certificacion Pensión y Cesantias

Afiliación a caja de compensación

Incapacidades

Acta de Dotación

Registro elementos de Protección Personal

4.CONTRATACIÓN/DESVINCULACIÓN

Contrato

Codigo de Conducta

Otro si al contrato de trabajo

Otro si contrato laboral ingeniero de linea

Socialización de las politicas internas

Estatuto Anticorrupción

Pacto Anticorrupción

Clausula adicional al contrato de trabajo

Autorización para el tratamiento de datos personales

Socialización de las polisticas reglamentarias de la empresa

Carta de Compromiso

Evaluación de Prueba

Evaluación de desempeño

Evaluación de desempeño cargos directivos

Reporte de modificación

Solicitud y aprobación de permisos

Acta de entrega y Responsabilidades

Carta de empoderamiento del jefe de linea

Formato de autorización de cargos Tecnicos

Memorando carnet instutucional

Solicitud de Prestamos

Solicitud de apertura procesos disiplinario

Carta de finalización de contrato

Carta de renuncia

Carta de aceptación de renuncia

Paz y Salvo

Entrevista de Retiro

Liquidación

Examen médico de retiro

Certificaciones laborales expedidas

5.CORREPONDENCIA.

HL

1.DI

RH-R-19

RH-R-07

RH-R-03

RH-R-09

2.SL

RH-R-35

RH-R-10

RH-R-11

RH-R-12

RH-R-16

3.SG

RH-R-01

RH-R-06

4.CT

RH-D-01

RH-D-03

RH-D-07

RH-R-02

RH-D-04

RH-D-05

RH-D-06

RH-D-08

RH-D-09

RH-R-14

RH-R-05

RH-R-26

RH-R-04

RH-R-08

RH-R-27

RH-R-15

RH-R-24

RH-R-18

RH-R-19

RH-R-23

RH-R-20

RH-R-22

1 mes 80 años x


que es 1 mes en el archivo de gestión,






de los documentos".



de documentos"

Sistema de ordenación: Segun el Item 11 del

documento "GD-P-06-Documentos Fisicos"

GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestion Humana

Fecha:E: Eliminacion 13/09/2017 - Versión 2



GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestión de formación



PROCEDIMIENTO








de los documentos".



de documentos"

Sistema de ordenación: Segun el Item 12 del

documento "GD-P-06-Documentos Fisicos"

Sistema de ordenación: Asunto " TRD"

FO-PE

1.IND-COR

GFOR-R-23

GFOR-R-02

RH-R-04

GFOR-R-02

GFOR-R-05

GFOR-R-07

GFOR-R-08

GFOR-R-09

GFOR-R-10

2.ENT-CA

GFOR-R-22

GFOR-R-12

GFOR-R-14

GFOR-R-15

GFOR-R-16

GFOR-R-17

GFOR-R-18

GFOR-R-19

GFOR-R-20

GFOR-R-21

GFOR-R-24

3.EV-CO

GC-R-26

4.SU-CO

GC-R-29

GC-R-30

GFOR-R-25

GFOR-R-26

GC-R-19

GC-R-22

5.AUT

GFOR-R-27

GFOR-R-28

RH-R-32

6.CER

FORMACIÓN DEL PERSONAL

1. INDUCCIÓN CORPORATIVA

Check List Verificación Formación

Ruta de inducción corporativa al cargo

Inducción y Acompañamiento

Ruta de Inducción corporativa al cargo

Evaluación Inducción Corporativa Modulo I Instutucional

Evaluación Inducción Corporativa Modulo II Relaciones

Laborales

Evaluación Inducción Corporativa Modulo III Salud

Ocupacional

Evaluación Inducción Corporatva Modulo IV Gestion de

Calidad

Evaluación Inducción Corporativa Modulo V Normatividad

2. ENTRENAMIENTO AL CARGO

Entrenamiento al Cargo

Evaluación Diagnostico de Pista

Evaluación inspección de intensidad luminica en RTMYEC

Evaluación de Analisis de Gases Vehiculos a Gasolina

Evaluación de inspección visuail en RTM y de Gases Para

Vehiculos

Evaluación de procedimiento de inspección de frenos de

motocicletas

Evaluación de Inspección de Medición de Ruidos para

motocicletas

Evaluación de Inspección de luces de motocicletas y

motocarros

Evaluación de analisis de gases de motocicletas y

motocarros

Evaluación de Inspección Visual de Motocicletas

Evaluación de Opacidad

3. EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTO

Evaluación de competecia tecnica

4. SUPERVISION /CONTROL

Supervisión de las Activides de Jefe de Linea o Director

Tecnico

Supervisión a las actividades de jefe de linea o director

tecnico

Prueba de Conducción para ingreso de motocicletas

Prueba de conducción para ingreso vehiculos livianos

Control de Inspección Vehiculo

Control de Inspecciones Motocicleta

5. AUTORIZACIÓN

Formato de Autorización

Formato de revisión de la autorización

Formato de Autorización

6. CERTIFICACIONES

Certificado 150 horas

Certificaciones de formación

Vigencia de la

vinculación

del trabajador

80 años X

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de


PRO

PROVEEDORES

RUT

Cedula representante Legal

Camara Camara de Comercio

Clausula de Confidencialidad

Certificación bancaria

Acreditaciones

Evaluación de Proveedores

Revaluación de Proveedores

Vigencia del

proveedor2 años X

Se conserva en el archivo de gestión durante la

vigencia del equipo, posteriormente se

transfiere al archivo central de la sede segun el


documentales" alli se conserva durante 2 años

, y luego se elimina segun el procedimiento de

"Disposición Final de los documentos".


seguir el procedimiento "GD-P-05-

Organización de documentos"

Sistema de ordenación: Proveedor/ Asunto



PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-01 REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Correos electronicos de confirmación

Cotizaciones

Copia de certificacion de calibración

Vigencia del

proveedor2 años x












GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

CO-HO CONVENIOS HOSPEDAJEVigencia del

proveedor1 año x











Sistema de ordenación: Ciudad/Proveedor

GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

CO-TR CONVENIOS TRANSPORTEVigencia del

proveedor1 año











Sistema de ordenación: Ciudad/Proveedor

GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-11 CONTROL DIARIO DE CERTIFICADOS 1 año 4 años x


que es 1 Año en el archivo de gestión,





procedimiento de "Disposición Final de los

documentos".





GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-13PERDIDA, DESTRUCCION O DETERIORO DE

CERTIFICADOS1 año 4 años x


que es 1 Año en el archivo de gestión,






documentos".





GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-02 Selección y Evaluacion de Proveedores N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO

El documento se conservan permanentemente

en forma magnetica y se resguardan según el

SI-P-01 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION

DE LA INFORMACIÓN.

GP-R-03 Listado Maestro de Proveedores N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-04 Kardex de Certififcados N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GP-R-05 Kardex N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-06 Reevaluacion de Proveedores N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GP-R-07 Ficha General de Proveedor N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-08 Control de Compras N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GP-R-09 Control de Envio Y Recepcion de Correspondencia N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GD-R-02

Versión 1

2017-01-10

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-10 Control interno Envio de Correspondencia N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GP-R-11 Facturacion Ventas Boutique N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GD-R-02

Versión 1

2017-01-10

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-12 Formato declaracion Juramentada de Extravio N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GP-R-15 Acta revision de Bodega N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Gestión de compras

GP-R-17 Clausula de Confidencialidad de Proveedores N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

Fecha:





S: Selección

GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de


SAC-R-01 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN 1 mes 5 meses x






durante 5 meses , y luego se elimina segun el


de los documentos".



de documentos"



Automás

Servicio al cliente



PROCEDIMIENTO

GD-R-02

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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Servicio al cliente



PROCEDIMIENTO

QU

SAC-R-02

SAC-R-03

SAC-R-09

SAC-R-05

QUEJA

Solicitud de quejas, reclamos o sugerencias

Impresión Correo Electronico " Numero Radicado

Formato Respuesta PQRS

Factura

APELACIÓN

Solicitud de Apelaciones

2 años 3 años x


que es 2 años en el archivo de gestión,






de los documentos".



de documentos"


GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Servicio al cliente



PROCEDIMIENTO

SAC-R-04 Consolidado PQRS N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

SAC-R-06 Planilla servicio No Conforme N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




DE LA INFORMACIÓN.

Fecha:


S: Selección




GD-R-02

Versión 1

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de


SI-R-03 REGISTROS DE MANTENIMIENTOVigencia del

equipo2 años X


vigencia del equipo, posteriormente se transfiere al

archivo central de la sede segun el procedimiento "GD-

P-09-Transferencias documentales" alli se conserva



documentos".


procedimiento "GD-P-05-Organización de

documentos"




PROCEDIMIENTO


Automás

Sistemas de información

GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


SI-R-01 ACTA DE ENTREGA DE EQUIPO DE TECNOLOGÍAVigencia del

equipo2 años X







documentos".



documentos"


GD-R-02

Versión 1

2017-01-10

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


VAL

SI-R-14

SI-R-15

SI-R-18

VALIDACIONES

Validación de Sofware

Validación FUR

Validación de normas en el software

Vigencia del

equipo o

sofware

2 años X


vigencia del equipo o sofware, posteriormente se



documentales" alli se conserva durante 2 años , y

luego se elimina segun el procedimiento de




documentos"

Sistema de ordenación: Asunto/Cronologico

GD-R-02

Versión 1

2017-01-10

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


LI LICENCIASDurante la

Vigencia 2 años X


vigencia, posteriormente se transfiere al archivo

central de la sede segun el procedimiento "GD-P-09-

Transferencias documentales" alli se conserva



documentos".



documentos"


AL

ALQUILER

Contratos

Actas

Vigencia del

Contrato3 años X


vigencia del contrato, posteriormente se transfiere al





documentos".



documentos"


GD-R-02

Versión 1

2017-01-10

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


SI-R-02 CREACION Y ELIMINACIÓN DE USUARIOS N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO

El documento se conservan permanentemente en


PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE LA

INFORMACIÓN.

SI-R-04 COPIA DE SEGURIDAD Y ENVIO AL POPULAR N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

SI-R-05 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

GD-R-02

Versión 1

2017-01-10

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


SI-R-06RECUPERACION Y RESTAURACION DE COPIAS DE

SEGURIDADN/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

SI-R-07 INVENTARIO GENERAL N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

SI-R-08 INSTALACION Y ACTUALIZACION DE SOFTWARE N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

GD-R-02

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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


SI-R-09 BITACORAS DE ENVIO FUERA DEL CDA N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

SI-R-10 REGISTRO FALLAS RUNT N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

SI-R-11 INVENTARIO EQUIPOS DE COMPUTO N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


SI-R-12 AUDITORIA DE EQUIPOS N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

SI-R-13 DIVULGACION DE POLITICAS DE SEGURIDAD N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

HV-EQ HOJA DE VIDA DE EQUIPOS N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

Fecha:





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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás


S: Selección

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EQ-RTM

ME-D-01

ME-R-01

ME-R-02

ME-R-03

EQUIPOS RTM

Hojas de vida equipos

Ingreso de Equipo

Salida de equipo

Actas de entrega de equipos

Solicitud de mantenimiento

Certificados de calibración

Certificados de verificación

Registros de Mantenimiento Preventivo o Correctivo Vigencia del

equipo2 años X







documentos".



documentos"

Sistema de ordenación: Asunto (Tipo documental

)/Cronologico



PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

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PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

ME-R-04 RUTINA DE MANTENIMIENTO 1 año 4 años x

Culminado el tiempo de vigencia de la serie que es 1

Año en el archivo de gestión, posteriormente se


Transferencias documentales" al archivo central de la

sede durante 4 años , y luego se elimina segun el


documentos".



documentos"

Sistema de ordenación: Por mes/ Lineas

ME-R-09 HOJA DE REGISTRO DE MANTENIMIENTO LOCATIVO 1 año 4 años X







documentos".



documentos"


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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

ME-R-13HOJA DE TOMA DE DATOS ANALIZADORES DE

SUSPENSION1 año 4 años X







documentos".



documentos"

Sistema de ordenación:Cronologico

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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

GP-R-05 KARDEX 1 año 4 años X







documentos".



documentos"


GD-R-02

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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

GP-R-08VERIFICACIÓN CONDICIONES DE HUMEDAD Y

TEMPERATURA ALMACEN RTM1 año 4 años x x







documentos ".



documentos"


ME-R-04 Rutinas de Mantenimiento N/A N/A X

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INFORMACIÓN.

ME-R-06 Inventario N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

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PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

ME-R-07 Cronograma de Mantenimiento N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

ME-R-08 Cronograma de Calibracion y Verificacion N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

ME-R-09 Hoja de Registro mantenimiento Locativo N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

ME-R-11 Comprovacion de Desviaciones N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

ME-R-12 Bitacora de Calibraciones N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

ME-R-13 Hoja Toma de Datos N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

ME-R-15 Carta de Control N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

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Archivo de




PROCEDIMIENTO


Automás

Mantenimiento

ME-R-16 Hoja de Toma de Datos Frenometro N/A N/A X

DOCUMENTO MAGNETICO




INFORMACIÓN.

ME-R-17Informe de Datos tomados en campo alineador al

pasoN/A N/A X

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INFORMACIÓN.

Fecha:


S: Selección




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Archivo de


AC-EL

GD-R-13

GD-R-09

GD-R-14

ACTAS DE ELIMINACIÓN

Solicitud de eliminación de docuimentos

Inventario documental

Aval de eliminación de documentos

Registro fotografico

3 años 7 años x








de los documentos".



de documentos"



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

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Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-04 PLANILLA CORRESPONDENCIA ENVIADA 1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-05 PLANILLA DE RADICADO Y CONTROL 1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


GD-R-02

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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-06PLANILLA DE CONTROL DE ENTREGA DE

DOCUMENTACION RECIBIDA1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


GD-R-02

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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-07 Clausula de confidencialidad de gestión documental 3 año 7 años x








de los documentos".



de documentos"


GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GR-R-08 PLANILLA DE CONTROL Y RUTA DEL TRAMITE 1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


GD-R-02

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-10 Cronograma de Transferencias 1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


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OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-11 Solicitud de Documentos N/A N/A X

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DE LA INFORMACIÓN.

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ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA PRODUCTORA:

Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-12 Planilla Control de Prestamo 1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


GD-R-02

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Archivo de



Automás

Gestion documental



PROCEDIMIENTO

GD-R-15 Acta de entrega 1 año 0 años x








de los documentos".



de documentos"


Fecha:


S: Selección




gd-r-02 tablas de retenciÓn documental … de retención... · 1 año 4 años x culminado el...

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