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Gaslight System Manual de Operación

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Contenido

Corte de turno .............................................................................................................. 3

Cambio de precios ....................................................................................................... 8

Compra de carburantes .............................................................................................. 10

Genera una factura ..................................................................................................... 12

Enviar una factura a través de un correo electrónico ................................................ 18

Registro de periféricos............................................................................................... 20

Generar un ticket ....................................................................................................... 23

Registrar vehículos o flotillas .................................................................................. 30

Transacción desde GaslightView .............................................................................. 33

Registrar un deposito de clientes. .............................................................................. 36

Crear una tarea de corte de turno .............................................................................. 37

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Corte de turno En GaslightView en la pestaña de turnos. Presionamos el botón de turno y

después aceptar y esperamos unos segundos para el reporte de corte de turno esta acción corta e

inicia un nuevo turno de forma automática.

Reporte de Corte de Turno

Los datos que aparecen en el reporte son las ventas por bomba y producto.

Los datos del corte de turno debe ser igual a la pantalla de cierre de turno en la parte de

carburantes del programa de GaslightManager programa que veremos adelante.

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Deben ser iguales las cantidades

de ambos reportes

En caso de que no sean iguales

llamar al soporte técnico

Cierre de turno en GaslightManager en operaciones, Corte de turno es en donde se realizara

esta acción.

Los datos marcados son los que deben ser iguales a los del reporte de corte de turno

Cierre de turno esta acción se realiza a través de GaslightManager. Esta acción debe de

contemplar cualquier ingreso o egreso de la estación por lo tanto el programa está diseñado para

registrar los gastos, los clientes y los periféricos.

Para cerrar un turno solo tenemos que checar el saldo de las ventas de los despachadores con las

ventas registradas en el programa y registrar todo el monto en la pestaña de ingresos y dentro de

valores en donde seleccionaremos un tipo de Forma de Pago si no tenemos una forma de pago se

crea una o las que sean necesaria de acuerdo a las necesidades de la estación.

Carburantes en GaslightManager

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Al registrar los valores el dinero está representado dentro de un concepto de aceptación o sea que

se confirma que si se recibió el dinero que el programa registro en su base de ventas con el dinero

entregado por los despachadores y separa los montos por islas.

Al quedar en ceros la pantalla de arriba ya podemos cerrar el turno y esto hace que nadie pueda

modificar la información de esta estación es muy importante que todos los turnos anteriores estén

cerrados pues si esto no es así marcara un error de turnos anteriores abiertos.

Registrar gastos estos se generan cuando se dispone de efectivo de las ventas para pagar

cualquier cosa referente a la estación y por lo tanto esto tiene que ser justificado y registrado.

En la pestaña de gastos presionando agregar aparecerá una pantalla escribiremos en Nombre la

referencia de en qué se gastó, seleccionaremos la isla y por último la cantidad.

Registrar un cliente esto se puede hacer de dos formas en catálogos la pestaña de clientes y crear

y también a través de la pantalla de facturas al presionar crear en el segundo caso es porque

tenemos la necesidad de hacer una factura.

Registrar una venta de un cliente esto se realiza dentro de la pantalla de corte de turno en la

pestaña clientes dentro veremos dos botones Manuales y Ventas.

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Clientes. Manuales es la forma de registrar una venta sin necesitada de buscar una venta solo

necesitamos los datos de la venta y el cliente en la parte de vehículo solo los vehículos registrados

pueden ser buscados si el cliente no tiene registrado ningún vehiculó no aparecerá nada y puede

quedar en blanco pero esto no detiene la transacción.

Clientes. Ventas para este caso se busca la venta dentro de una pantalla que muestra opciones de

búsqueda de ventas.

Después de seleccionar el cliente ponemos la isla donde se realizó la venta con esto nos dará las

ventas realizadas solo en la isla seleccionada.

Búsqueda por bomba reducimos las posibilidades a una sola bomba y una isla.

Búsqueda por fecha esto es seleccionando una fecha de inicio o una fecha fin pero también se

puede buscar dentro de un periodo usando ambas casillas.

Id venta solo seleccionamos la casilla escribimos el número de la venta en el cuadro.

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Cambio de precios tenemos dos formas para cambiar los precios la primera seria manual en

el GaslightView tan simple como ir a donde dice precio y seleccionar un producto, en la pantalla

que aparece, pondremos la nueva cantidad y presionamos OK y listo.

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Para la segunda forma de cambio de

precios tenemos que entrar a

GaslightManager configuración y

tareas.

Dentro veremos 4 tareas que están prediseñadas la ultima es cambio de precios.

Después de seleccionarla veremos abajo un cuadro que dice control este nos da opción de decidir

hora semana y mes para la realización de la tarea.

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Horario aquí podemos

seleccionar la hora los

cuadros tienen espacios de

15 minutos.

Semanal podemos

seleccionar el o los días en

que se realizara el cambio

de precios.

Mensual podemos

seleccionar el día del mes

en que se realizara la tarea.

Al seleccionar la tarea esta se realizara de acuerdo con la configuracion seleccionada ejemplo:

El cambio de precios sera Diario 12:00.am. Para todos los dias a la misma hora

El cambio de precios sera Semanal 12:00 am. Sábado. Para determinado día y hora de cada

semana

El cambio de precios sera Mensual 12:00 am. día 23. Para un día de cada mes a una misma

hora Para que la tarea se realice se debe marcar el cuadro habilitado y si se desea detener esta

tarea se deshabilita en el cuadro de Habilitado.

Compra de carburantes esto es automático ya que el programa registra los cambios dentro

de los tanques y con esto al haber un aumento de volumen se registra como una compra de

producto.

Esto lo podemos ver en el programa de tanques (TanklightView) en la pestaña de entregas

presionamos actualiza y nos genera las entregas de carburantes y la cantidad de producto

registrada.

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Para registrar la factura de una compra de carburante abrimos el GaslightManager y en la parte

de Operaciones abrimos la parte que dice compra de carburantes dentro veremos una pantalla

llamada Registro Recepciones.

Dentro de esta pantalla veremos varios elementos que son los siguientes.

Consignación Este botón es para registrar que la gasolina pertenece a Pemex y es para el uso

exclusivo de sus unidades en un acuerdo con la estación de servicio para esto se selecciona la

descarga y se presiona el botón consignación esto pone un si en la descarga al final de la línea

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en la columna de consignación.

Aceptar, este botón guarda los datos de la factura, se presiona al final de cada registro para

guardar la información en la base de datos.

En la parte de abajo tenemos el registro de la factura o nota de remisión que se reciben, Algunas

descargas tienen más de una factura y por eso la aplicación tiene la opción de registrar más de

una factura.

Debajo del registro de la factura tenemos la fecha que está abierta para registrar compras que se

realizaron en días anteriores esto genera que el registro no siempre sea el mismo con la fecha de

entrega pero esto no altera los datos.

Problema común es que no se registre la descarga en el GaslightManager esto se soluciona

reiniciando el programa.

Para cerrar el programa Gaslight es necesario que ninguna bomba este despachando ya que esto

interrumpiría el despacho y dejaría de registrar el total de la venta generando faltantes en la base

de datos.

Generar una Factura Primero debemos tener todos los datos de la estación completos y

correctos ya que estos serán los que saldrán en la factura esto se realiza en Configuración,

Estación.

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Para la creación de una factura se necesita Cliente, Forma de pago y La venta.

Registro de clientes entramos a Catálogos - Clientes y clic en crear y llenamos todos los datos

del cliente.

Existe otra forma de registrar un cliente esto es después de presionar Crear y activar las funciones

de la pantalla de facturas los clientes registrados estarán un botón de búsqueda y un botón de

creación de clientes el cual nos abrirá el mismo formulario para llenar todos los datos del nuevo

cliente.

La forma de pago esta puede ser de varias maneras he aquí algunas Efectivo, Transferencia

electrónica, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Tarjeta de servicio, Monedero electrónico,

cheques y una opción de No identificado para esto solo en la pantalla de creación de factura

seleccionamos una de estas opciones en el caso de las tarjetas es necesario que en el catálogo de

clientes registren el número de cuenta previamente o editar el numero con el botón de editar para

activar esta opción.

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La factura tiene 5 conceptos esenciales

1.- Dirección de la estación de servicio

2.- Dirección del cliente

3.- Concepto de venta

4.- Datos electrónicos de la factura

5.- Datos de la factura como Folio, fecha, forma de pago etc.

Facturar producto sin checar ninguna venta La venta por acumulado es la forma de

facturar cantidades de gasolina que no nesesariamente queremos saber que dia ni que hora se

vendieron con solo saber la cantidad y el producto se puede facturar.

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Facturar una venta previa seleccionamos un cliente y buscamos la venta, esto se puede

realizar desde la ventana venta detalle y dentro de esta el botón Ventas, nos saldrá un cuadro de

búsqueda y seleccionaremos el que nos sea más útil y de acuerdo a los datos que tengamos si

sabemos la bomba, la fecha en que se realizó la venta o específicamente el Id Venta encontrada la

venta presionamos aceptar.

1.- Bomba: Selecciona las ventas de una sola bomba.

2.- Fecha Inicio: Selecciona todas las ventas a partir de una fecha.

3.- Fecha fin: Selecciona todas las ventas anteriores a la fecha si se selecciona ambas fecha

inicio y fecha fin se puede reducir el margen de búsqueda.

4.- Id Venta: Selecciona únicamente la venta de la cual sea el id de venta.

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Facturar transacciones pendientes Para esto seleccionamos un cliente y en la pestaña

Ventas-Detalle y dentro seleccionamos Ventas Pendientes dentro del cuadro de búsqueda esto nos

da solo las transacciones del cliente que seleccionamos en este cuadro podemos poner una o todas

las transacciones realizadas por este cliente.

Cancelar una factura primero debemos poner una fecha inicio y una fecha fin después el cliente

seleccionamos la factura a cancelar y presionamos aceptar.

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Nota de crédito Una nota de crédito es básicamente una factura negativa y se utiliza para

rectificar errores en cuestiones de facturación cuando ya una factura de venta o recibo se emitió. Si

alguien pagó por un artículo o servicio que no han recibido o que no era el adecuado, una nota de

crédito reconoce los elementos o servicios adeudados de la persona u organización ya pagados

puede ser por parte de la venta o toda la venta.

Estas facturas para ser reconocidas

en la parte derecha tendrán una

leyenda de Nota de Crédito y será

entregada al cliente.

El cliente a su vez presentando este

documento puede canjear su valor

por cualquier producto dentro de la

misma estación de servicio.

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Enviar una Factura a Través de un Correo Electrónico Primero se debe registrar el

correo de la empresa esto es en el programa Tools, registraremos la cuenta de correo electrónico y

la clave.

El smtp Server este es un servicio que da los correos electrónicos para poder mandar correos de

forma automática y para varias personas al mismo tiempo.

Smtp port es el puerto de salida para este servicio.

Para que un cliente cuente con este servicio en su registro deberá incluir su correo electrónico así

cuando este cliente facture tendrá la opción de pedir que se le envié a su correo electrónico.

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Al generar la factura en automático nos aparecerá el correo que el cliente tiene en su registro pero

si por algún motivo el cliente quiere mandar el correo a otra cuenta solo escribimos el nuevo

correo.

Esto no cambia el registro del cliente solo hace la excepción para esta factura para él envió se

debe activar la casilla de Enviar e-Mail.

Para reenviar una factura a través de correo electrónico esto es en el reporte de facturas en donde

buscaremos la factura la cual reenviaremos la seleccionamos y presionamos el botón de e-Mail y

tendremos un cuadro de confirmación de correo electrónico si es el correcto presionamos aceptar

pero si no es o queremos cambiar escribimos el nuevo correo y presionamos aceptar.

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Registro de periféricos Lo primero sería el registro de los productos esto es en la pestaña de

catálogos y en productos y presionamos crear.

La pantalla de registro de productos es muy simple el Id Producto es automático, el Nombre tiene

que ser el producto, Precio es ya con el IVA ósea precio de venta al público Unidad se puede

seleccionar piezas o litros y el IVA será el tanto por ciento que marca la ley.

Este registro será para cada producto creando una base de datos de productos que se compran con

regularidad.

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También es necesario registrar los proveedores de los productos como referencia de compra para

esto entraremos a la pantalla de Proveedores en la misma dirección de catálogos y registramos al

proveedor.

Registrar la compra de periféricos En la pestaña Operación, Compra de Periféricos. En

la pantalla llenamos los campos primero Turno se refiere al turno en el que se realizó la compra,

Proveedor aquel al que le compramos los productos, Referencia alguna palabra que distinga a la

compra.

En la parte de abajo registraremos los productos el botón de productos abre un pantalla con todos

los productos registrados seleccionamos el que vamos a comprar y ponemos la cantidad y el

precio de compra los campos siguientes se llenan automáticamente así podemos saber cuánto

pagaremos dependiendo de la cantidad del producto presionamos agregar.

Podemos comprar diferentes productos a un mismo proveedor para cada producto repetiremos el

proceso anterior.

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Si cometemos error al registrar un producto solo lo seleccionamos y presionamos Quitar y

desaparecerá de la lista.

Una vez registrados todos los productos completaremos el registro de la compra presionando

Aceptar.

Venta de periféricos Entraremos a GaslightManager antes de cerrar el turno registraremos

todas las ventas de periféricos entramos en la pestaña que dice periféricos.

En esta pantalla tenemos todos los periféricos que fueron registrados en caso que el producto no

apareciera se tendría que repetir el proceso de registro de periféricos con el nuevo producto.

Cuando se registra una compra de periféricos después de la compra el programa lo reflejara en la

pantalla de Envió a Islas en producto en almacén de donde podemos dar de alta los envíos a islas

esto nos reflejara la existencia de periféricos en las islas.

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Para registrar una venta de periférico tenemos que entrar a corte de turno y abrir la siguiente

pestaña (Registrar) en la ventana que aparece pondremos la cantidad que los despachadores de

las islas nos reporten que vendieron.

Generar un ticket

Dentro de GaslightManager en configuración, tickets las opciones son las siguientes:

Ticket contado: Es aquel que se realiza después de una venta.

Ticket Flotilla: La flotilla es el conjunto de vehículos de un solo cliente.

Ticket Tanques: Se relaciona con el volumen de gasolina que existe en cada tanque.

Tiquetera: Cualquier impresora de tickets.

Terminal: Es un dispositivo con el cual se puede realizar ventas e imprime tickets.

PDA, Personal Digital Assistant: son aquellos teléfonos que cuentan con acceso a internet u

otros dispositivos y tienen una pantalla con capacidad para visualizar el contenido.

Header: Es la cabeza del ticket es decir la parte que saldrá en la parte de arriba como los datos de

la estación y la dirección de esta.

Fooder: Es lo que saldrá en la parte de abajo después de la venta y se utiliza como despedida o

agradecimiento.

Los renglones se deben llenar con los dato de la gasolinera para esto se deben seleccionar el id

tipo y el id formato y entonces es cuando se deben habilitar las casillas de la derecha ya podemos

empezar a llenar los datos de la estación esto es a criterio de la persona puede ser solo el nombre

de la estación o puede tener dirección completa

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Ticket Factura Ticket Transacción

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Ticket de Contado Ticket de Contado con Header y Footer

Ticket Tanques. Ticket Tanques con Header y Footer

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Imprimir un ticket inmediatamente después de una venta abrimos el GaslighView

seleccionamos la bomba y damos clic en ticket.

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Impresión de un ticket de una venta pasada abrimos a GaslightView y en ventas

seleccionamos el turno, la bomba si es que sabemos que bomba fue si no dejamos este campo

vacío para que la búsqueda nos de todas las bombas del turno consultado, si el turno es el que está

activo presionaremos el botón de actualiza para que busque las ventas ya que al estar activo el

turno sigue generando más ventas con lo cual cada que se consulte habrá nuevas ventas, después

seleccionaremos la venta esta debe coincidir en la cantidad, monto y fecha, por ultimo

seleccionaremos ticket.

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Imprimir los tickets transacción, esto es automático después de cada transacción pero si

quisiéramos una copia de este ticket tendríamos que abrir GaslightView y entrar en ventas hacer

una búsqueda de turno e identificar la transacción esto se facilita porque al final de la página las

transacciones tienen un numero de transacción y solo estas son reconocidas por el botón de ticket

transacción así si se trata de imprimir un ticket que no sea una transacción no tendrá ninguna

consecuencia.

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Imprimir un ticket de tanques es muy simple solo dar clic en el botón ticket el resultado

será la situación actual de los tanques sin importar la consulta o las fechas de búsqueda el

resultado será la situación actual de los tanques en el momento de la impresión.

Ticket factura si no se cuenta con una impresora de tamaño normal o simplemente se quiere

ahorrar papel puede imprimir desde un dispositivo como terminal punto de venta e impresoras de

ticket la factura en formato de ticket.

Punto de Venta Impresora de Ticket

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Para esto cuando inicies el GaslightManager antes de poner la clave seleccionamos configurar y

en la ventana que aparece cambiamos de papel a ticket.

Registrar vehículos o flotillas primero seleccionamos al cliente dueño de uno o más

vehículos llenamos los renglones con los datos del vehículo dentro de estos datos se le asignara

una identificación al vehículo llamada TAG que será el nombre virtual de la unidad así será

reconocido por la computadora para cualquier transacción que se realice, también se asignara un

NIP esto sería un número secreto que garantizara que es la unidad registrada.

Con los vehículos registrados los clientes pueden limitar el consumo de los vehículos y también

tener un historial de consumo y rendimiento de todas las unidades veremos algunas.

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Control Día: Esta pantalla limita la cantidad de gasolina que puede ser despachada en un día.

Control Periodo: Limita la cantidad de gasolina despachada en una semana o un mes.

Control Semanal: Puede seleccionar los días de la semana en los cuales los vehículos pueden

cargar gasolina.

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Control Producto limita a que los vehículos solo puedan cargar el producto seleccionado.

Todos los vehículos registrados tendrán un reporte de rendimiento y de consumo cada que el

cliente lo solicite.

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Transacción desde GaslightView en la pantalla principal presionamos el botón transacción

a partir de ahí tendremos que llenar todos los datos que a continuación nos pide, empezaremos

por vehículo en esta pantalla solo escribiremos el TAG con que se registró el vehículo en la base

de datos.

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Para poder realizar una transaccion exitosa llenaremos todos los datos que nos pida el programa,

si cometiramos un error tendriamos que repetir todo el proceso.

Seleccionamos la bomba y el producto asi como la opcion de volumen o monto.

Las siguientes pantalla son de continudad al cerrar una aparece la siguiente asi pues si escojemos

volumen nos aparece una pantalla de volumen y si escojemos monto nos aparece una pantalla de

monto.

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Cantidad lo que se despachara

al cliente ya sea monto o

volumen según lo

seleccionado.

Odómetro esto es muy

importante para llevar un

registro de rendimiento y

consumo del vehículo.

Referencia algún dato de

relevancia para identificar la

transacción.

Después de llenar todos los datos tenemos que validar que

realmente es el vehículo para esto es el NIP secreto asignado a

cada vehículo después de ponerlo la bomba se activara en

espera de despacho y solo despachara la cantidad o el monto

que previamente se seleccionó.

Las transacciones son ventas que requieren una línea de crédito

ya que las unidades son de empresas o particulares que tienen

varias unidades y sus choferes no manejan efectivo.

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Registrar un depósito de clientes En GaslightManager en la pestaña de Operación y en

depositos clientes.

Esta pantalla muestra los datos del cliente su saldo y la fecha actual esto para registrar el pago en

el momento así como una pantalla de nuevo saldo y una pantalla de facturas.

Los depósitos deben ser registrados para la contabilidad sin importar la forma de pago.

El nuevo saldo no siempre será negativo puede ser positivo esto significa que el cliente puede

depositar más de lo que debe y generar saldo a favor.

La parte de facturas está asociada con el cliente ya que estos siguen una línea de crédito y por lo

tanto al pagar una factura la libera y marca como pagada, así esta factura no podrá volver a ser

seleccionada por que no aparecerá en la lista de facturas pendientes.

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Crear una tarea de corte de turno. En la pestaña tareas, seleccionamos en tipo, corte de

turno.

Seleccionamos los horarios en que se realizarán los cortes de turno.

Dentro de la pantalla horario tendremos varias casillas con números representando la hora con

diferencias de 15 minutos cada casilla.

Podemos tener varios turnos en un día para esto solo ponemos la palomita en las casillas que

representan los horarios de los turnos en la estación.

Al seleccionar una casilla esta nos da el final del turno e inicio de un nuevo turno.

Se activa la casilla de Habilitado para que funcione sin esto no es posible ejecutar la tarea e igual

para que deje de hacer la tarea solo se deshabilita el campo de habilitado.