gaceta oficial digital, martes 08 de febrero de 2011

Año CVII Panamá, R. de Panamá martes 08 de febrero de 2011 Nº 26718

CONTENIDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 466-2010-DMySC

(De viernes 17 de diciembre de 2010)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARALA SOLICITUD Y PAGO DE VIÁTICOS DE LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y DEFENSADE LA COMPETENCIA (ACODECO)”.



POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARASUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD EN LOS COMEDORESCOMUNITARIOS, SUPERVISADOS POR EL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES); SEGUNDA VERSIÓN”.



POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO DENOMINADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPARA SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD EN LOS CENTROS DEORIENTACIÓN INFANTIL Y FAMILIAR (COIF), PARTICULARES, GUBERNAMENTALES, NOGUBERNAMENTALES, COMUNITARIOS Y CONGREGACIONES RELIGIOSAS, REGULADOS POR ELMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES), SEGUNDA VERSIÓN”.

1No 26718 Gaceta Oficial Digital, martes 08 de febrero de 2011

DECRETO NÚMERO 466-2010-DMySC (de 17 de diciembre de 2010)

Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO)”.

LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas. Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que mediante Nota Núm.DA-368-2009/mh de 30 de diciembre de 2009 de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO), solicitó a la Contraloría General de la República, la oficialización del documento denominado “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO)”. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.

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Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.-1917Leg-AJI de 19 de abril de 2010 de la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó que no ha tenido objeción al respecto.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO)”. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamá, el 17 de diciembre de 2010.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

EDWIN RAÚL HERRERA

Secretario General


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA SOLICITUD Y PAGO DE VIÁTICOS DE LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y

DEFENSA DE LA COMPETENCIA (ACODECO) P.18.12.10

Diciembre de 2010


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR


LUIS FELIPE ICAZA

Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T.

Subdirector

GEONIS BORRERO ARMANDO ÁLVAREZ G.

Asistentes Ejecutivos

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

LEÓN A. WONG

Supervisor

MAYLIN DEL C. DURÁN C. ABRAHAM I. MUÑIZ S.

Analistas


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

FERNANDO ARCIA Subdirector

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ALVAREZ DE LA CRUZ Director

WILFREDO RÍOS Asesor Jurídico

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES P. Directora


REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y

DEFENSA DE LA COMPETENCIA

DESPACHO SUPERIOR

PEDRO MEILÁN NÚÑEZ Administrador General

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

YARIBEL RUIZ

Directora

HUMBERTO CASTILLO Subdirector

EQUIPO TÉCNICO


XENIA ALCIBAR ISRAEL ORTIZ

Jefes

AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y DEFENSA DE LA COMPETENCIA

YADIRA ALMARIO

Jefa de Auditoría Interna

BORIS QUINTO Auditor

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MÓNICA HAAYEN

Jefa de Tesorería

ELVIA MARTÍNEZ Jefa de Presupuesto

MELISSA DE SICILIA

Jefe de Contabilidad


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación

II. CONTROLES INTERNOS A. Marco Conceptual B. Controles Generales C. Controles Internos para el Área de Presupuesto D. Controles Internos para el Área de Tesorería E. Controles Internos para el Área de Contabilidad Gubernamental

III. PROCEDIMIENTOS A. Procedimiento para Solicitud de Viáticos Dentro del País B. Procedimiento para Solicitud de Viáticos al Exterior del País C. Procedimiento para Entrega del Viáticos a través de Caja Menuda D. Procedimiento para Confección, Registro y Entrega del Cheque de Viáticos

FORMULARIOS


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, han desarrollado el documento “Procedimientos Administrativos para la Solicitud y Pago de Viáticos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia”, con el propósito de establecer los mecanismos necesarios para la administración, operación y control de los viáticos, en atención a las necesidades más apremiantes de cada unidad operativa, en forma oportuna, que se generan en la Institución para las funciones que le corresponden. Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y buen uso de los recursos para el pago de los viáticos. El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios, que deben ser de uso obligatorio para la tramitación de los viáticos. El primer capítulo se refiere a los Aspectos Generales, en él se incluyen los temas inherentes a el objetivo del documento, la base legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos y el ámbito de aplicación del manual. El segundo capítulo contiene los controles internos aplicables a las diferentes actividades, referentes al pago de los viáticos, que se realizan en la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia. El tercer capítulo describe los procedimientos aplicables para la solicitud y pago de viáticos en la ACODECO. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.



I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento Proveer de un instrumento de control interno que agilice y regule efectivamente la solicitud y el pago de viáticos por alimentación, hospedaje y transporte de los servidores públicos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, a quienes se les ha asignado misiones oficiales dentro y fuera del país y cumplir con la responsabilidad de Rendir Cuentas de acuerdo a las normas establecidas.

B. Base legal • Constitución Política de la República de Panamá. • Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General. • Ley Núm.45 de 31 de octubre de 2007, que dicta normas sobre protección al

consumidor y defensa de la competencia y otra disposición. Gaceta Oficial 25914.

• Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, que aprueba el estatuto orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento administrativo general y dicta disposiciones especiales.

• Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999 de la Contraloría General de la República, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.

• Ley de las Normas de Administración Presupuestaria, vigente. • Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. • Decreto Núm.420 de 26 de septiembre de 2005, “Por lo cual se adopta el

Manual General de Contabilidad Gubernamental”. • Guías Básica sobre el Procedimiento para la Rendición, Examen y Finiquito de

Cuentas de los Agentes y Empleados de Manejo, Enero 2009. • Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas de las

Entidades Públicas, vigente. • Reglamento Interno de la ACODECO.

C. Ámbito de Aplicación El contenido de este documento es aplicable a todos los servidores públicos de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia y de aquellos que le prestan un servicio y requieran el pago de viático, alimentación y transporte por misiones asignadas.

II. CONTROLES INTERNOS A. Marco Conceptual

1. Ámbito de Aplicación a. Las Normas de Control Interno Gubernamental son aplicables a todos los

organismos que tengan a su cargo la custodia o el manejo de fondos o bienes del Estado Panameño. Pueden considerarse como estándares mínimamente aceptables, que facilitan a las instituciones una guía para


instituir controles internos y proporcionan a los auditores criterios para evaluarlos.

2. Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y Evaluación de la Estructura de Control Interno a. El Administrador de la ACODECO será responsable del establecimiento,

desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también serán responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones.

b. Cada Dirección y/o Unidad Administrativa - Operativa tiene la obligación de programar y controlar las misiones oficiales de sus funcionarios, siguiendo criterios de eficiencia, eficacia y de economía. En igual medida debe controlar las partidas de viáticos dentro del país, para alimentación y transporte.

c. Corresponde a las unidades de Auditoría Interna, la revisión y evaluación de la estructura del control interno en los términos de las presentes Normas, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la República en esta materia.

B. Controles Generales

1. Integridad y Principios Éticos a. El Administrador y demás servidores públicos están obligados a cumplir las

normas éticas y conductuales de la ACODECO, tales como los Principios Éticos de los Servidores Públicos y el Código de Ética de sus respectivas profesiones.

2. Filosofía y Estilo de Operación a. La Administración debe señalar a los servidores públicos la importancia del

control interno. El nivel directivo de las instituciones públicas debe establecer planes de mejoramiento para asegurar que los controles sean apropiados, así como gestionar los recursos para asegurar el logro de los objetivos y metas.

3. Autoridad y Responsabilidad a. La ACODECO debe elaborar manuales de funciones que establezcan las

descripciones de categorías operativas en los cuales se detallen las responsabilidades de los servidores públicos.

b. La correcta aplicación de las normas corresponde a la Dirección de Administración y Finanzas, que velará por el cumplimiento del reglamento, por su ejecución y oportuna actualización cuando las circunstancias cambien, sin perjuicio de los controles internos y responsabilidad de las demás Direcciones y Unidades Administrativas.

c. Las transacciones deberán ser autorizadas por aquellas personas que actúan dentro del ámbito de su competencia. Las autorizaciones deben estar documentadas y ser comunicadas explícitamente al titular de la institución y a los empleados, incluyendo los términos y condiciones específicos conforme a las cuales se concede una autorización.

d. El viático del Secretario(a) General o de los Directores Generales o Regionales, Coordinador Regional, Jefes de Unidades y Oficinas, debe


autorizarlo el Administrador(a) General o el Subadministrador(a) o funcionario que se delegue.

e. Las misiones oficiales que incluyan sábado y domingo o días feriados deberán ser justificadas ante las autoridades responsables y se completará la Solicitud de Viático (Formulario Núm.1).

f. Se debe evitar en lo posible, aprobar misiones oficiales de funcionarios a otras provincias, cuando en éstas exista el personal con capacidad y experiencia para realizar el mismo trabajo. Cuando esto ocurra, se adjuntará al informe de la misión realizada, una breve explicación sobre las razones que sustentaron el gasto.

g. El trámite de viático al exterior debe realizarse con quince (15) días de anticipación.

h. Los viáticos hacia el interior del país deben ser solicitados en un mínimo de cinco (5) días laborables.

i. Cuando se trate de transporte y alimentación en operativos diarios, se pagará a través de la Caja Menuda de Viático habilitada para tales efectos, para proveer del recurso económico oportuno al funcionario que realiza la misión.

j. Para los viáticos completos que no excedan los dos días, máximo dos personas, se pagará con la Caja Menuda, siempre que exista suficiente fondo para cubrirlos.

k. Los reembolsos de la Caja Menuda deben realizarse oportunamente, para no incurrir en insuficiencia de recursos y se realizará como lo indica el manual de caja menuda vigente.

l. Cuando la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia, no provea el vehículo oficial, sufragará el transporte de acuerdo a la tarifa vigente del transporte de servicio público.

m. Cuando la misión se cumpla en un día, sólo se reconocerán como viáticos, los gastos de transporte y alimentación. En caso de que deba cumplirse en el lugar habitual de trabajo, fuera de las horas laborables, podrá reconocerse el gasto de alimentación y transporte con cargo a dichas partidas. Estos pagos se harán de acuerdo con el reglamento que determine la ACODECO y en ningún caso excederán la tabla general de viáticos que establezca el Ministerio de Economía y Finanzas.

n. Viáticos en el exterior del país. En los casos en que sea necesario enviar a funcionarios en misiones oficiales fuera del país, el titular de la ACODECO que solicite la autorización para el viaje presentará al Ministerio de la Presidencia la petición de autorización con no menos de quince días de antelación a la fecha de partida. Esta autorización solamente será revocada por el Ministerio de la Presidencia.

o. La solicitud debe tener la siguiente información: el nombre del o los funcionario(s) que viajará(n), el país o los países que visitará(n); el motivo del viaje; los resultados esperados de la misión; el costo total del viaje, desglosando los gastos de transporte y de viáticos del funcionario, y el detalle de la ruta.


4. Documentos y Archivos a. La estructura del control interno y todas las transacciones deben estar

debidamente documentadas. b. La administración de ACODECO a través de la Dirección de

Administración y Finanzas será responsable de salvaguardar la documentación correspondiente, debidamente ordenada y disponible para los tribunales competentes y de la Contraloría General de la República, de acuerdo a las disposiciones que rigen sobre la materia.

c. Los servidores públicos deberán rendir un informe sustantivo sobre los resultados de la misión oficial realizada, ya sea en el interior o exterior, a su superior jerárquico.

d. De ser el pago de viático a través de Caja Menuda, se utilizarán los controles establecidos en el Manual de Caja Menuda vigente.

C. Controles Internos para el Área de Presupuesto

1. Control Previo de los Compromisos Presupuestarios a. Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de

gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

b. La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida al registro y afectación, y al pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logro de las metas programadas.

c. Es importante que exista un nivel de revisión interna, que verifique si la operación que se compromete, corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.

d. Este mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios disponibles, así como sobre los montos comprometidos que permanecen pendientes de ejecución.

e. Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del gasto establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados en la asignación presupuestaria.

D. Controles Internos para el Área de Tesorería

1. Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores a. La ACODECO debe implementar medidas de seguridad adecuadas para el

giro de cheques, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

b. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto a la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc. Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:

• Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar


cheques en blanco para operaciones futuras. • Uso de sellos protectores que impidan la alteración de los montos

consignados. • Uso de muebles con cerradura, adecuados para guardar los cheques en

cartera y los cheques no utilizados • Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que

faciliten la práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones. • Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas

bancarias en casos de cheques extraviados. • Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben

anularse y perforarse. c. La tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques; por

ello es conveniente que las instalaciones físicas del Departamento de Tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc., según la necesidad de cada situación.

d. El titular de la ACODECO debe establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de las cuentas bancarias del Fondo General. Asimismo, es conveniente efectuar los pagos, a través de entidades del sistema financiero. Además del efectivo de la Caja Menuda.

2. Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos a. Los formularios establecidos para las operaciones de egresos de fondos, deben

estar membreteados y prenumerados con el logo y nombre de la ACODECO para su uso en la Tesorería.

b. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, comprobantes de pago, para el egreso de fondos, con el objeto de clasificar y sistematizar la información de presupuesto, tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.

c. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean membreteados y prenumerados por la ACODECO antes de su utilización.

d. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la ACODECO y prenumerarlo está orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.) obligando además a un mayor cuidado en su custodia.

e. Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos prenumerados no utilizados (por modificaciones al formulario), o formulados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulación.

f. El Formulario Núm.1 “Solicitud de Viáticos”, es de uso único para pagar al funcionario identificado para realizar la misión; debe contener la información inherente a la misión (nombre de la Dirección u Oficina, Departamento, Sección o Unidad a que pertenece el funcionario, nombre completo del mismo, número de posición y cédula, duración y lugar de la


misión, detalle de la misión y transporte). Este documento no debe presentar tachones, borrones o alteraciones.

g. Para realizar el pago del viáticos a través de cheque, se genera el Formulario Núm.4 “Gestión de Cobro” a través del sistema.

h. El Formulario Núm.5 “Comprobante de Pago – Cheque”, es el documento oficial utilizado para desembolsar cantidades de dinero por el valor de la Solicitud de Viáticos, cuando no se paga a través de caja menuda.

i. De ser el pago de viáticos a través de Caja Menuda se utilizará el Formulario Núm.2. “Solicitud de Caja Menuda y el Formulario Núm.3 Comprobante de Caja Menuda”.

j. De suspenderse la misión, deberá devolver el cheque o dinero integro. De no completarse la misión por algún motivo se podrá reprogramar la misma o suspender, para ello se completa el Formulario Núm.6 “Devolución de Dinero”.

3. Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería a. Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo

PAGADO con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización. b. Los comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para

cada operación de gasto o salida de fondos y deben estar respaldados por su respectivo documento fuente. Esta documentación, para ser sustentadora, debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.

c. El sello restrictivo inutiliza los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar además, el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria y la fecha del pago.

d. Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto, debidamente respaldados, deben ser marcados con el sello restrictivo que indique en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.

4. Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo a. Para su manejo y control debe elaborarse procedimientos pertinentes que

deben ser aprobados por el titular de la ACODECO, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

• Justificación y autorización correspondiente del nivel superior de la ACODECO para su apertura.

• Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de autorización que comprenda como mínimo, al jefe responsable de la ejecución del gasto y al Jefe responsable de la administración financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.

• Designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos.

• Establecimiento de procedimientos y plazos de rendición y reposición


del fondo. • Elaboración de informes periódicos de rendición de fondos, indicando

los montos, función, programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestariamente.

b. Corresponde a la administración velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

c. El transporte dentro de las áreas urbanas y suburbanas durante horas laborables, se reconocerá de acuerdo a la tarifa establecida del transporte selectivo.

d. El transporte para trasladarse a otros corregimientos, distritos, provincias, se reconocerá de acuerdo a la tarifa establecida del transporte colectivo vigente.

e. Cuando se trate de misión oficial en el mismo distrito, donde participen de uno a tres funcionarios, siempre y cuando éstos salgan de un mismo lugar y no se cuente con vehículo oficial, se reconocerá el transporte selectivo para una sola carrera.

f. A los funcionarios asignados para laborar en un lugar fijo, fuera de la sede, se les reconocerá transporte hasta dos días seguidos y deberán cumplir su jornada completa de trabajo. No se reconocerá transporte a los funcionarios que laboren sábado y domingo en su horario regular de trabajo, debido a jornada especial de trabajo, excepto si se trata de días nacionales, festivos oficiales.

g. Al funcionario que reciba viáticos para realizar misión oficial al interior del país, se le reconocerá adicionalmente, transporte de su residencia a la Terminal de Transporte y de ésta al lugar de hospedaje y de éste al lugar de trabajo y viceversa, al iniciar y finalizar la misión (primer día y último día de la misión), de acuerdo a las tarifas de transporte selectivo vigentes), siempre y cuando la ACODECO no les provea de transporte institucional para esa movilización.

h. Al funcionario que reciba viáticos para realizar misión oficial al interior del país, y la entidad le provee de transporte, se le reconocerá adicionalmente, transporte de su residencia al lugar de Salida o Sede de la ACODECO y de ésta a la residencia, al iniciar y finalizar la misión (primer día y último día de la misión), de acuerdo a las tarifas de transporte selectivo vigentes).

i. Al funcionario que realice misión oficial al exterior del país, se le reconocerá transporte de su hogar al aeropuerto, del aeropuerto al lugar de hospedaje y viceversa (primer día y último día de la misión), según lo que establezca la ley.

j. El funcionario tiene la obligación de reintegrar a la Dirección de Administración y Finanzas la suma no utilizada del viático, de los días que no se realizó la misión. El reintegro debe hacerse en veinticuatro (24) horas hábiles. Cada oficina o enlace administrativo velará por el cumplimiento de esta disposición. Esto se hará con una declaración jurada ante las autoridades.

k. Las tarifas y zonas vigentes, determinan el precio del transporte de funcionarios y se calculará en base a la tarifa oficial para el servicio de


transporte, sea colectivo o selectivo. Las circunscripciones territoriales, se fundamentan en la división política a nivel provincial y distrital.

l. Cuando un funcionario participe en un evento internacional, cuya duración no exceda de diez días laborables y la institución patrocinadora del exterior no cubra la totalidad de los viáticos, recibirá la diferencia del viático establecido para misiones oficiales. En los casos en que la institución patrocinadora del exterior cubra los gastos, se apoyará al funcionario con un diferencial del 30% del viático establecido para misiones oficiales.

m. Sólo se permitirá el pago de viáticos por medio de cheques, a las misiones en el exterior del país y aquellas que superen los dos días en el interior del país.

n. Los cheques que se emitan para los viáticos, se ejecutarán de la cuenta del Fondo General de la ACODECO, cuenta Núm.04-97-007-05 del Banco Nacional de Panamá.

o. Los viáticos que se paguen en efectivo para viaje en misión oficial dentro del territorio nacional se reconocerán por concepto de alimentación, transporte y hospedaje de acuerdo a las disposiciones vigentes de la Caja Menuda.

E. Controles Internos para el Área de Contabilidad

1. Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental a. La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de

contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

b. La ACODECO es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual está diseñada para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, así como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.

c. Una organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad razonable sobre la validez de la información que produce. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento del control interno, orientado a que:

• Las operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la ACODECO.

• Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente.

• La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables establecidas y declaradas por la ACODECO.

• Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

2. Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuenta y/o Devolución Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser


adecuadamente controladas, con el objeto de velar por la apropiada rendición documentada o devolución de montos no utilizados. a. La contabilidad es un mecanismo de control financiero que permite evitar la

acumulación de recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando informa periódicamente sobre la situación, plazos y naturaleza de este tipo de operaciones.

b. El Departamento de Tesorería debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente.

c. Cuando la misión se realiza en tiempo menor al programado o no se utiliza la totalidad de los días pagados por otras razones, el funcionario debe devolver el excedente en un término no mayor de dos días del retorno de la misión.

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para Solicitud de Viáticos Dentro del País 1. Unidad Administrativa Solicitante

El servidor público designado completa el Formulario Núm.1 Solicitud de Viáticos, en el cual se detallan los datos pertinentes a la misión que se realizará, fecha, destinos donde se realizará la misión, costo, personal que asistirá, y el Formulario Núm.2 Solicitud de Caja Menuda de ser necesario. Además, adjunta la justificación de la Misión Oficial: por Agenda, Temario, Curso, Giras de Trabajo, Invitación para participar en eventos, entre otros. Remite al Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Los costos de la misión se establecen conforme a las Normas de Administración Presupuestaria, aplicables. Si el viático se paga a través del Fondo de General, no se completa la Solicitud de Caja Menuda.

2. Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante Recibe la programación de la misión, la Solicitud de Viáticos y la Solicitud de Caja Menuda, verifica la información, si guarda relación; de presentar inconformidad notifica a la Unidad Administrativa Solicitante para que subsane la misma o desista de la misión. De no presentar inconvenientes firma, sella las solicitudes (dependiendo del caso) y remite a la Dirección de Administración y Finanzas la Solicitud de Viáticos o al Departamento de Tesorería la Solicitud de Viáticos y la Solicitud de Caja Menuda, si es en efectivo.

Nota: Los pagos que se hagan en efectivo, deben cumplir con los requisitos dispuestos en el manual de Caja Menuda vigente. Ver procedimiento C.

3. Dirección de Administración y Finanzas Recibe de las diversas Direcciones Solicitantes, la Solicitud de Viáticos, junto con la Programación de Trabajo, verifica que esté debidamente sellada y firmada por las autoridades pertinentes, autoriza el pago a través del Fondo General. Firma y sella el formulario de Solicitud de Viáticos y remite los documentos al Departamento de Tesorería. Ver procedimiento D.


B. Procedimiento para Solicitud de Viáticos al Exterior del País

Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia Dirección de la Unidad Solicitante 1. Unidad Administrativa Solicitante

Elabora nota para solicitar la aprobación o desaprobación del viático por parte del Ministro de la Presidencia, adjunta la programación de trabajo que contempla misiones oficiales por Agenda, Temario, Curso, Giras de trabajo, Invitación para Participar en eventos, entre otros), se remite a la Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Consulta disponibilidad presupuestaria para el trámite del viático. 2. Jefatura o Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante

Recibe la nota y documentación sustentadora, verifica la información; de estar de acuerdo, remite con la documentación al Administrador General.

3. Administración General Recibe la nota y documentación sustentadora, evalúa y autoriza firmando la nota para su envío. Remite al Ministro de la Presidencia, para el visto bueno.

4. Ministerio de la Presidencia Recibe la nota para la aprobación o desaprobación del viático al exterior y la documentación sustentadora de la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia. Firma y sella la nota aprobando o desaprobando la misión al exterior, sella documentación sustentadora y remite a la ACODECO.

Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia 5. Administración General

Recibe nota del Ministro y la documentación sustentadora para el viaje al exterior. Remite la nota con la aprobación o desaprobación y los documentos sustentadores a la Unidad Administrativa Solicitante.

6. Unidad Administrativa Solicitante Recibe la nota y la documentación sustentadora y se tramita el viático igual que como el procedimiento A.


Nota: de no ser aprobada la misión no se continúa con el trámite.

C. Procedimiento para Entrega del Viáticos a través de Caja Menuda Departamento de Tesorería o Administración Regional 1. Jefe o Responsable de la Autorización

Recibe: los Formularios Núm.2 y 1 Solicitud de Caja Menuda y Solicitud de Viáticos respectivamente, con la Programación de Trabajo, verifica que el formulario contenga las firmas respectivas de autorización. De estar de acuerdo, da instrucciones al Custodio para que complete el Formulario Núm.3 Comprobante de Caja Menuda, con la información contenida en el formulario de Solicitud de Caja Menuda, autorizado.

2. Custodio Recibe la Solicitud de Caja Menuda, Solicitud de Viáticos y la documentación sustentadora, verifica el contenido del documento, constata la existencia de fondos (presupuestarios y financieros) y verifica el estatus del funcionario para quien se le pide entregar dinero. Completa el Formulario Núm.3 Comprobante de Caja Menuda y remite al servidor público responsable para la autorización.

3. Jefe o Responsable de la Autorización Recibe el Comprobante de Caja Menuda, revisa la información contenida en el mismo, firma autorizando el desembolso. Entrega el Comprobante al Custodio.

4. Custodio Cumplida la verificación y autorización, firma el Comprobante de Caja Menuda conjuntamente con el servidor público que recibe el dinero, como constancia de la entrega/recibo del dinero.


Unidad Administrativa Solicitante 5. F

n) la misión recibe el recurso económico

ar el reembolso se hará como lo indica el Manual de Caja enuda vigente.

gistro y Entrega del Cheque de Viáticos 1. D

gramación de la Misión), verifica

staria, de no existir disponibilidad devuelve la documentación y termina el

disponibilidad, ingresa los datos de la Solicitud de Viáticos a través del

puesto. 2.

n la que se ite al Departamento de Contabilidad.

3. ticos,

mentos fuentes al Departamento de Tesorería. 4.

Recibo del sistema y el Formulario Núm.4 Gestión de Cobro del

uncionario(s) El (los) empleado(s) que realiza (correspondiente. Firma de recibido. Nota: Para realizM

D. Procedimiento para Confección, Re

epartamento de Contabilidad Recibe la Solicitud de Viáticos y documentos sustentadores (nota de aprobación del Ministro en los casos de misión al exterior, Proque contenga las firmas que autorizan la misma. Se comunica con el Departamento de Presupuesto para conocer la disponibilidad presupuetrámite. De existir SIAFPA. Remite al Departamento de PresuDepartamento de Presupuesto Recibe la Solicitud de Viáticos, bloquea la partida presupuestaria coafecta la solicitud de viático y remDepartamento de Contabilidad Contabiliza el compromiso contingente y devengado de la Solicitud de Viáremite el formulario y los docuDepartamento de Tesorería Recibe el formulario de Solicitud de Viáticos y los documentos sustentadores y genera el SIAFPA.


El supervisor verifica la información, autoriza la emisión de Cheque. Imprime el Formulario Núm.5 Comprobante de Pago – Cheque, el Jefe firma: Solicitud de Viáticos, Gestión de Cobro y Comprobante de Pago del Cheque, como

s al Departamento de Contabilidad. 5.

remite a la

6.

n y nota de

Cheque y la Gestión de Cobro. 7. O

io de fiscalización para determinar la

a Gestión de Cobro y remite con ento de Tesorería.

8.

embolsos van a solicitarse.

firma, archiva el compr

misión. De no ser completada deberá hacer la devolución que corresponda.

constancia. Remite con los documentos fuenteDepartamento de Contabilidad Recibe Comprobante de Pago – Cheque, la Solicitud de Viáticos y la Gestión de Cobro, contabiliza el pago del cheque, firma el Comprobante de Pago yDirección de Administración y Finanzas o a la Administración General. Dirección de Administración y Finanzas o Administración General Recibe Comprobante de Pago – Cheque, Gestión de Cobro y documentación sustentadora (Solicitud de Viáticos, Programación de la Misióaprobación del Ministro cuando sea el trámite de viáticos al exterior. Coteja la información y firma autorizando el

ficina de Fiscalización en la ACODECO Recibe: Comprobante de Pago – Cheque, Gestión de Cobro y documentación sustentadora, realiza el examen prevaprobación o subsanación de la misma. De no presentar objeción, refrenda el Cheque y lla documentación al DepartamDepartamento de Tesorería El funcionario encargado de la entrega de cheques recibe el Comprobante de Pago – Cheque y la documentación sustentadora (Gestión de Cobro, Solicitud de Viáticos, Programación de la Misión y nota de aprobación del Ministro), ordenacronológicamente los comprobantes en cartera, cuyos reSe realiza la entrega del cheque en el sistema SIAFPA. Entrega el Cheque un día hábil antes de la misión al (los) funcionario(s) que realizará(n) la misión correspondiente, una vez éste firme el Comprobante, y lo devuelva al Departamento de Tesorería para que revise la

obante firmado por ambos y documentación sustentadora. Nota: Al regresar de la misión el (los) funcionario(s), realizará(n) una declaración jurada, donde informa el resultado de la


FORMULARIOS


Formulario Núm.1


Formulario Núm.1

Reverso


Formulario Núm.1 SOLICITUD DE VIÁTICOS

A. OBJETIVO: Controlar cantidad de dinero que se solicite a través de la solicitud de viáticos que se solicitan para realizar las misiones oficiales.

B. ORIGEN: Unidad Solicitante. C. CONTENIDO: 1. No: Número de control de la emisión de los formularios.

2. El suscrito: 3. Ha autorizado al Señor: Nombre del funcionario que recibirá el viático. 4. Portador de la Cédula No.: Número de identidad personal del solicitante del

viático. 5. Que se desempeña como: Posición que ocupa en la ACODECO. 6. En (Unidad Administrativa): Unidad Administrativa a la que pertenece. 7. Posición No: Número de la planilla a que pertenece funcionario

que solicita los viáticos. 8. Planilla: Número de planilla a la que pertenece el

funcionario. 9. Salario: Sueldo mensual por el cual está contratado.

10. Para que realice las siguiente labores:

Actividades que realizará en la misión a realizar.

11. En Interior, Exterior del País o Lugar Habitual de Trabajo:

Seleccione una de las opciones donde se realizará la misión.

12. Lugar de la Labor: Lugar donde se realizará la misión. 13. Transporte de la Institución o

Transporte Público: Seleccione una de las dos opciones con la cual se ira a la misión.

14. Fecha: Fecha en que se utilizará el viático solicitado. 15. Origen: Lugar donde se saldrá de la misión. 16. Destino: Lugar donde se realizará la misión. 17. Tipo de Transporte: Vehículo que se utilizará en la misión. 18. Monto: Cantidad de dinero que se utilizará en la misión. 19. Total: Cantidad de dinero total que se utilizará en la

misión. 20. Hora de Salida ACODECO Hora de salida a la misión. 21. Fecha: Fecha cuando salen a la misión. 22. Hora de Llegada ACODECO: Hora de regreso de la misión. 23. Fecha: Fecha cuando se regresa de la misión. 24. Fecha de la Solicitud: Día mes y año cuando se confecciona la solicitud. 25. Firma del Funcionario: Rúbrica del funcionario que se designará a la

misión. 26. Cédula: Número de identidad personal del funcionario que

realizará la misión.


27. Partida Presupuesta: Anota los códigos presupuestarios que serán afectados.

28. Valor: Cantidad que se utilizará del presupuesto. 29. Observaciones: Observaciones con respecto a la misión. 30. Revisado Contabilidad: Funcionario encargado del registro del formulario. 31. Comprometido Presupuesto: Firma del analista responsable de los códigos

presupuestarios. 32. Director o Jefe Responsable

de la Solicitud: Rúbrica del funcionario designado en la autorización.

33. Autorizado Dirección de Administración y Finanzas:

Rúbrica de la Dirección de Administración y Finanzas.

34. Contraloría General: Refrendo del fiscalizador designado en la ACODECO.

Detalle del Viático

35. Fecha: Cuando se realizará estos gastos. 36. Desayuno: Costo del desayuno por día. 37. Almuerzo: Costo del almuerzo por día. 38. Cena: Costo del almuerzo por día. 39. Hospedaje: Costo del hospedaje por día. 40. Total: Costo total por día. 41. Total: Gran total de los gastos en los días de la misión.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamentote Tesorería. Copia: Unidad Administrativa Solicitante.


Formulario Núm.2



DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/REGIONAL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

SOLICITUD DE CAJA MENUDA

Panamá _________________________ de _____________ de

___________________________

Unidad Administrativa Solicitante: _____________________________________

Entréguese a: _______________________________________________________

La suma de: _______________________________________________ B/._______

En Concepto de : ____________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

Solicitado por: Autorizado por:

________________________ _____________________Nombre Nombre

________________________ ____________________ Firma Firma


Formulario Núm.2 SOLICITUD DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Autorizar la Solicitud al funcionario para la adquisición

de recursos para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución., cuando las Unidades Administrativas Solicitante se encuentren físicamente alejadas tanto del que autoriza como del custodio.

B. ORIGEN: Unidades Administrativas Solicitante.

C. CONTENIDO: 1. Panamá: Día, mes y año cuando se prepara el documento. 2. Unidad Administrativa

Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

3. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien va a realizar la compra o a realizar la misión oficial.

4. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 5. En concepto de: Explicación, precisa y concisa de la labor o el gasto a

realizar. 6. Solicitado por: Nombre y Firma del funcionario asignado por la Unidad

Administrativa Solicitante, para autorizar la entrega de fondos.

7. Autorizado por: Nombre y Firma del jefe o funcionario que autoriza. D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Custodio del Fondo Copia: Archivo de la Unidad Administrativa Solicitante.

Nota: Esta Solicitud puede ser recibida a través de sistemas de correspondencia interna

(INTRANET), bajo responsabilidad del funcionario que autoriza dicha solicitud (password y nombre del usuario)


Formulario Núm.3



DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Núm. _________

COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

Panamá __________ de ______________ de ______

Unidad Administrativa Solicitante:____________________________________________Entréguese a: ____________________________________________________________La suma de: __________________________________________________ B/. ________

En concepto de:___________________________________________________________

PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto: ________________________________________________ B/. __________ Importe de Factura:________________________________________ __________ Sobrante: ________________________________________________ __________ Proveedor:_______________________________________________________________

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO VALOR

B/.

____________________ __________________ __________________________ Autorizado por (firma) Entregado por (firma) Nombre del que recibe (letra Imprenta)

Firma: _________________________Cédula: ________________________


Formulario Núm.3 COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Formalizar la autorización de desembolso de los recursos y su entrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución.

B. ORIGEN: Unidad Administrativa Solicitante. C. CONTENIDO: 1. Institución: Nombre de la Institución. 2. Núm.: Numeración secuencial establecida por la oficina. 3. Panamá: Día, mes y año cuando se prepara el documento. 4. Unidad Administrativa

Solicitante: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

5. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien se le entrega el dinero.

6. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 7. En concepto de: Explicación, precisa y concisa del gasto a realizar. PARA USO DEL CUSTODIO 8. Adelanto: Suma entregada por el custodio. 9. Importe de la Factura:

Suma efectivamente pagada, según la factura sustentadora.

10. Sobrante: Diferencia entre el adelanto entregado y el importe del desembolso, según factura.

11. Proveedor: Nombre de la persona natural o jurídica que proporcionó el bien o servicio.

12. Códigos Presupuestario Financiero:

Lo indicado, con los importes respectivos.

13. Valor: Monto en balboas que corresponde al gasto. 14. Firmas:

(Autorizado por: Entregado por: Nombre del que recibe☺

Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza el desembolso, entrega el dinero y el que recibe (en este último caso, nombre, firma y número de cédula).

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Custodio del Fondo – Para utilizarlo en el reembolso, (Al

momento de confeccionar el reembolso, el custodio debe enviar adicional una copia para ser enviada al MEF en los casos de reembolso de Fondo Rotativo. El original queda en archivo en la Unidad de Contabilidad, Norma de Control Interno 3.3.4.6).

1ra. Copia Custodio del Fondo – Archivo Consecutivo. 2da. Copia Unidad Administrativa Solicitante.

Observaciones: Para una mejor conservación y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas). Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores. Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecánicas para suplantar las firmas autógrafas de los funcionarios.


Formulario Núm.4


Formulario Núm.4

GESTIÓN DE COBRO

NOMBRE DEL CAMPO

DESCRIPCIÓN DEL CAMPO

Institución: Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de Cobro (GC)

Número: Uso Oficial Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC

Fecha: Uso Oficial Fecha de recepción de la GC en la entidad Hora: Uso Oficial Hora de recepción de la GC en la entidad Tesoro Nacional (TN):

Uso Oficial Opcional, marque con una “X” cuando el pago será por el Tesoro Nacional (TN)

Fondo Institucional: Uso Oficial Opcional, marque con una “X” cuando el pago será por un Fondo Institucional (FI)

Nombre del Fondo: Uso Oficial Opcional, coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se efectuará el pago.

A FAVOR DE Nombre: Nombre o razón social del propietario inicial del crédito. Cédula o RUC: Cédula de identidad personal o número de Registro Único del

Contribuyente, del titular del crédito. Fecha: Fecha de confección de la GC. Firma Representante Legal:

Rúbrica del titular del crédito.

Endosar a: Opcional, Nombre o razón social del adjudicatario del crédito. Fecha: Opcional, Fecha del endoso. Cédula o RUC: Opcional, Número de cédula de identidad personal o de Registro

Único del Contribuyente, del adjudicatario del crédito. Firma: Opcional, Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de

Cobro al adjudicatario. DETALLE SUSTENTADOR DEL PAGO

Contrato Núm.: Opcional, Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Addenda Núm.: Opcional, Número de addenda, si el contrato ha sido modificado en alguna de sus partes.

Convenio Núm.: Opcional, Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Resolución Núm.: Opcional, Número de resolución, si el acto contractual está respaldado por este documento.

Orden de Compra Núm.:

Opcional, Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta en este documento.

Descripción del bien o servicio brindado:

Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente el bien o servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro.

VALORES EN BALBOAS Valor Bruto: Valor en Balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se


sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien o servicio brindado.

Retención X garantía ( %):

Opcional, sólo para Obras. Incluya cifra porcentual y coloque la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto por el % consignado en el documento contractual para la retención por garantía.

Anticipo: Opcional sólo para Obras. Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual por el Valor Bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada.

ITBMS: Incluya la cantidad resultante de multiplicar el Valor Bruto por 5%.

Impuesto Selectivo al Consumo:

Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: Licores, servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes mueble de lujo (yates, helicópteros, etc.)

Retención del 50% del ITBMS:

Cantidad resultante de dividir entre dos el valor colocado en el ITBMS. Coloque la cantidad únicamente si el documento contractual es por un monto mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS)

Monto Total a Cobrar en Letras:

Frase que describe el monto de la GC.

Valor Total en Número:

Valor en símbolos numéricos que representa el monto de la GC.

REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL Tesorería: Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida a la

unidad administrativa. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI.

Fecha de entrada y salida en Tesorería:

Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad de Tesorería Institucional. Opcional: Fecha de salida Para pagos por el FI, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor. Para pagos por el TN, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la DGT.

Sello de Presupuesto: Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas).

Sello de Contabilidad:

Sello, fecha y firma.

Autorización: Firma del responsable institucional o del funcionario delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la Unidad Administrativa Autorizadora.


Sello de Unidad de Transporte, Control de Combustible o su equivalente:

Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado. Sello, fecha y firma al reverso

Sello por registro presupuestario efectuado por personal de la CGR:

Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas, cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG). Sello, fecha y firma al reverso

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Fiscalización: Sello, fecha y firma del fiscalizador y Sello, fecha y firma del Jefe

de Fiscalización. Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el Decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por el Contralor General para delimitar dicha responsabilidad.

Refrendo: Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado según el monto de la GC.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA - (Sólo para pagos por el TN)

Sello de Contabilizado:

Sello, firma y fecha.

Sello de Digitalizado: Sello, firma y fecha. Sello de Gestión de Pago:

Sello, firma y fecha. Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el TN.


Formulario Núm.5

REPÚBLICA DE PANAMÁ BANCO NACIONAL DE PANAMÁ

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE

Panamá ,____________ de 20____

Páguese a la Orden de _________________________________________________

B/. _______________

_________________________________________________ Dólares U.S.A.

BANCO NACIONAL DE PANAMÁ

PANAMÁ REPÚBLICA DE PANAMÁ CUENTA NÚM.: ____________________

Administrador General Contraloría General de la República

COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE Núm.: __________

Nombre______________________________________ Fecha______________ de 20_____

Descripción Cuenta Financiera Debe Haber Haber

Verificado por:

Fiscalización

Vo.Bo. Unidad de Contabilidad

Recibido por:

Cédula: Fecha:

Cu e n t a

O f i c i a l

Núm.: _______


Formulario Núm.5

COMPROBANTE DE PAGO - CHEQUE A. OBJETIVO: Comprobar el pago de compromisos de la Autoridad de

Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia a través del documento oficial.

B. ORIGEN: Departamento de Tesorería. C. CONTENIDO:

1. Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del formulario. 2. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque. 3. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario. 4. B/.: Importe en números del monto del cheque. 5. Balboas Dólares U.S.A.: Cantidad protegida en número por el monto del cheque. 6. Firmas Autorizadas: Rúbrica del Administrador General o quien delegue y del

funcionario de Contraloría autorizado para tal fin. 7. Cuenta Núm.: Número de la cuenta que será afectada 8. Comprobante de Pago – Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del comprobante. 9. Nombre: Nombre del beneficiario. 10. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque

comprobante. 11. Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante. 12. Cuenta

Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción. 13. Debe y Haber: Detalle del importe registrado de las cuentas afectadas. 14. Verificado por

Fiscalización: Nombre y firma del funcionario de la Contraloría que fiscaliza la operación.

15. Vº Bº - Departamento de Contabilidad: Nombre y firma del jefe de Contabilidad responsable de la

confección del formulario. 16. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario. 17. Cédula: Número de Identificación Personal del beneficiario.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad Administrativa Solicitante/Beneficiario. Copia1ra. y documentos Sustentadores: Departamento de Contabilidad. Copia2da: Departamento de Tesorería.


Formulario Núm.6 REPÚBLICA DE PANAMÁ


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

DEVOLUCIÓN DE DINERO Fecha: /____/____/____/ Por este medio le informamos que la misión programada para los días ____________________ del mes de _____________de___________ la cual se realizaría en los siguientes lugares: ____________________________, __________________________ y _______________________.

2. Se llevó a cabo parcialmente 2. No se llevó a cabo Explique: __________________________________________________________________

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Cantidad a devolver_____________________________________ B/._____________

Cantidad en letras imprenta Los viáticos o gastos pagados no utilizados en esta misión serán devueltos al:

1. Fondo General En Efectivo En Cheque

Cheque Núm. ____________ 3. Caja Menuda

______________________________ _________________________

Nombre del Empleado Público Firma Empleado Público

__________________________ Jefe del Departamento

SELLO Nota: Esta información será comprobada por Auditoría Interna contra los documentos

sustentadores, en caso de inconsistencia se aplicará el reglamento interno. Ambas acciones deberán ser realizadas mediante memorando a la Dirección de Administración y Finanzas.


Formulario Núm.6 DEVOLUCIÓN DE DINERO

A. OBJETIVO: Conocer la forma como se devolverá el dinero del viático no

utilizado. B. ORIGEN: Departamento de Tesorería C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque. 2. Para los días ____: Días cuando se debió realizar o se realizó parcialmente la

misión programada. 3. El mes de_______: Mes cuando se realizaría o se realizó parcialmente la misión

programada. 5. de ____________: Año cuando se realizaría o se realizó parcialmente la misión

programada. 6. Los siguientes lugares: Lugares donde se debió realizar o se realizó parcialmente la

misión programada. 7. Selección una de las dos

Opciones: Se llevó a cabo parcialmente o no se llevó a cabo. 8. Explique: Escriba el motivo por el cual se suspendió la misión. 9. Cantidad a Devolver: Escriba la cantidad de dinero en letra imprenta y en balboas. 10. Los viáticos devueltos al: Fondo General (en efectivo o cheque) o a la Caja Menuda. 11. Nombre del Empleado

Público: Nombre del responsable de los viáticos. 12. Cédula: Número de identidad personal del empleado público

responsable. 13. Firma: Firma del empleado público responsable de los viáticos. 14. Jefe del Departamento: Firma de la Jefatura o Dirección responsable del empleado. 15. Sello: Sello del Departamento o Dirección responsable. D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Departamento de Tesorería. Copia.: Unidad Administrativa Solicitante.



Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad en los Comedores Comunitarios, Supervisados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES); Segunda Versión”.

LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.

Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que mediante Nota Núm.022/DS/DISPROS/10 de 19 de enero de 2010 del Ministerio de Desarrollo Social, solicitó a la Contraloría General de la República, la oficialización del documento denominado “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad en los Comedores Comunitarios, Supervisados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), Segunda Versión”. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.


Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.5934-Leg-AJI de 19 de noviembre de 2010 de la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó que no ha tenido objeción al respecto.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad en los Comedores Comunitarios, Supervisados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES); Segunda Versión”. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamá, el 17 de diciembre de 2010.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General



República de Panamá


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD EN LOS COMEDORES COMUNITARIOS,

SUPERVISADOS POR EL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES) SEGUNDA VERSIÓN

DICIEMBRE DE 2010



DIRECCIÓN SUPERIOR


LUIS FELIPE ICAZA F. Subcontralor General




CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

ARMANDO E. ÁLVAREZ G. Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE BIENES Y FONDOS PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe de Departamento

LEÓN WONG Supervisor


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA



DIRECTORA GENERAL DE AUDITORÍA

MARGOT E. FUENTES P.

Directora


ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

WILFREDO RÍOS Asesor Jurídico




Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

LETICIA R. DE RODRÍGUEZ RAFAEL TORRES SEGISMOND

Analistas Administrativos


REPÚBLICA DE PANAMA

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

GUILLERMO FERRUFINO Ministro

MARTA SUSANA DE VARELA Viceministra

GINELA SÁNCHEZ Secretaria General

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL

JULIAN RIVERA S. Director


EQUIPO DE TRABAJO

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

Departamento de Servicios de Protección Social

YAJAHIRA MARTÍNEZ MICHELL NELSON

FRANCIA VEGA ZUZETTE GUEVARA

ELIZONDO HERRERA ELEANA DUARTE KARINA ABREGO

Apoyo Técnico

ELSY IBARRA JIMI PORTUGAL ELVIA TORRES


MENSAJE

El Gobierno Nacional, a través del MIDES, contribuye a que los servicios de protección social otorgados a nivel nacional, la calidad mediante la implementación de estándares de calidad, es por ello que se ha creado el Manual de Procedimiento para la supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad en los Comedores Comunitarios dentro del territorio nacional, supervisados por el MIDES. El Manual está llamado a ser un instrumento de trabajo para todos los funcionarios involucrados en la atención de niños/as, adolescentes, adultos mayores, mujeres embarazas, personas con discapacidad, con el ánimo de ofrecer un protocolo de actuación y guía para la supervisión, su utilización nos permitirá evaluar periódicamente la efectividad en la canalización de casos y en la implementación de medidas para la protección y bienestar de nuestra población en condiciones de vulnerabilidad social, a través de una red articulada de servicios sociales. Cada uno de los programas que lleva a cabo el Ministerio de Desarrollo Social se encuentran enfocados hacia el cumplimiento de los objetivos del milenio, garantizando la igualdad de derechos y oportunidades de los hombres, mujeres y niños, de vivir con dignidad, libres del hambre, del temor a la violencia, la opresión y la injusticia; Panamá Crece Contigo.



ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I.

ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo B. Base Legal C. Alcance II.

REQUISITOS PARA LA APERTURA DE COMEDORES COMUNITARIOS A. Solicitud de Apertura B. Permisos/Certificaciones C. Estructura D. Administrativo E. Admisión de Beneficiarios (Requisitos) F. Social G. Psicológico H. Salud Nutricional I. Proceso de Solicitud de Bienes y Servicios

III.

NORMAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS

IV.

PROCEDIMIENTOS

A. Supervisión de Apertura de Comedores Comunitarios B. Supervisión de Cumplimiento de los Estándares de Calidad C. Atención de Denuncias D.

E. F.

Citación por Incumplimiento de Requisitos, Leyes, Decretos y Normas Cierre por Incumplimiento Cierre Voluntario de Comedores

V.

SUPERVISIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD

A. Nutricional B. Social C. Psicológica D. Administrativa

E. Estructura VI. RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en coordinación con la Dirección de Servicios de Protección Social del Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), ha elaborado el “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad en los Comedores Comunitarios, Supervisados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES)”. El mismo tiene el propósito de dotar a dicha Institución de una herramienta de trabajo, para la labor de supervisión que lleva a cabo el personal de la Dirección de Servicios de Protección Social. El presente documento comprende seis capítulos; el primero, se refiere a los Aspectos Generales, en cual se incluyen los temas inherentes al objetivo, base legal y el alcance del manual. El segundo, presenta los requisitos que debe presentar el aspirante a la creación de un Comedor Comunitario; el tercero se refiere, a las normas administrativas internas, aplicables a las diferentes funciones administrativas de la Institución y de la Dirección de Servicios de Protección Social; el cuarto se refiere a la descripción de los procedimientos aplicables en la supervisión y el quinto presenta la supervisión para el cumplimiento de los estándares de calidad a evaluar; y en el sexto se encuentra régimen de formularios. Además, se incluye un glosario. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección suscrita.



I. GENERALIDADES

A. Objetivo Suministrar al Ministerio de Desarrollo Social (MIDES) una herramienta, que sirva de guía para la supervisión del cumplimiento de los estándares de calidad, en los Comedores Comunitarios.

B. Base Legal

• Constitución Política de la República de Panamá, de 1972”. • Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica

de la Contraloría General de la República”. • Ley Núm. 29 de 1 de agosto de 2005, “Que reorganiza el Ministerio de la

Juventud, La Mujer, La Niñez y La Familia”. • Ley 15 de 6 de noviembre de 1990, “Por la cual se aprueba la Convención sobre

los Derechos del Niño”, aprobada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 20 de noviembre de 1989. Gaceta Oficial 21667.

• Ley Núm.42, de 27 de agosto de 1999, “Por la cual se establece la equiparación de oportunidades para las personas con discapacidad”.

• Ley Núm.3 de 17 de mayo de 1994, Por la cual se aprueba el Código de la Familia.

• La ley Num.59 de 29 de julio de 1996, Por la cual se reglamentan las Entidades aseguradoras”, administradoras de empresas y corredores o ajustadores de seguros; y la profesión de corredor o productor de Seguros”.

• Ley Núm.10 de 16 de marzo de 2010, “Que crea el Benemérito Cuerpo de Bombero de Panamá”, Artículo No,53, numeral 3, 4 y 5 (medidas de seguridad, pólizas, prevención contra incendio),

• Decreto Núm. 211-2007-DMySC de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento

de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República”. • Decreto Ejecutivo Núm.9 de 3 de marzo de 2008, “Por el cual se crea la

estructura orgánica y funcional del Ministerio de Desarrollo Social “.

C. Alcance Este documento es de aplicación en todos los Comedores Comunitarios, supervisados y subsidiados por el MIDES y además, los comedores administrados por ONG`s, e Instituciones Gubernamentales, a nivel nacional.

II. REQUISITOS PARA LA APERTURA DE COMEDORES COMUNITARIOS

A. Solicitud de Apertura

La persona natural o jurídica dirige memorial al Ministro(a) de Desarrollo Social, solicitud y poder por un abogado (notariado o membretado), ocho (8) estampillas, con copia a la Dirección de Servicios de Protección Social, solicitando la apertura de un Comedor Comunitario. Además, debe de presentar el perfil del proyecto con


respecto a la apertura del Comedor (antecedentes, diagnostico, objetivo general, objetivos específicos, organización, justificación, metas – metodología, cobertura geografía, misión y visión), en un expediente el cual debe contener los requisitos anotados a continuación:

B. Permisos /Certificaciones

1. Certificado Sanitario, emitido por Ministerio de Salud; dirigirse al Centro de Salud de la comunidad donde estará ubicado el Comedor.

2. Certificación expedida por la Oficina de Seguridad del Cuerpo de Bomberos de Panamá (Informe de Inspección).

3. Nota de Viabilidad, emitido por el Sistema Nacional de Protección Civil. 4. Certificación actualizada expedida por el Registro Público (para persona

jurídica). (Esta certificación debe de ser aportada una vez cada año). 5. Copia autenticada de la Escritura Pública Notariada. (Si la persona es la dueña

de la propiedad).

5.1. Contrato de arrendamiento, emitido por la Dirección General de Arrendamiento del Ministerio de Vivienda Y Ordenamiento Territorial (MIVIOT) (Cuando el local es arrendado).

6. Certificado de buena salud física, expedida por el Centro de Salud ó Caja de

Seguro Social para todo el personal que labora en el Comedor (Anualmente). 7. Certificado de buena salud mental, expedida por el Centro de Salud ó Caja de

Seguro Social para todo el personal que labora en el Comedor (Anualmente). 8. Póliza contra accidente para el personal que labora en el centro. 9. Póliza contra incendio. 10. Nota expedida por parte de la Corregiduría del área, sobre conducta ciudadana

en la Comunidad, del Representante Legal o Persona Natural).

C. Estructura Deben contar con una estructura y espacio adecuado para la habilitación del comedor (uso exclusivo para el comedor, exceptuando situaciones fortuitas). Ésta debe contar con lo siguiente:

1. Detallar la localización o ubicación del local (provincia, región, distrito, corregimiento, barrio, calle, o casa). Los Comedores no deben funcionar en edificios residenciales o edificios comerciales por medidas de seguridad).

2. Adjuntar Croquis o plano de la ubicación de la distribución del espacio físico interno y externo del lugar o local.

3. Adecuar la estructura del establecimiento al programa de Inclusión Educativa, según la Ley Núm. 42 de 1999, “Por lo cual establece la equiparación de oportunidades para las personas con discapacidad.”-SENADIS.

4. Aplicación de la Guía Técnica para la Edificación de los Centros Infantiles. (Esta guía reposa en DISPROS).

5. Contar con equipo y mobiliario mínimo en cada área de desarrollo cognoscitivo (Estufa o fogón, refrigeradora, congelador, mesas, sillas, exceptuando las áreas de difícil acceso o apartadas y áreas de pobreza extrema).


6. Estructura física acorde a al número de cupos programados 7. Seguridad en las puertas y ventanas. 8. Espacios para manipulación, preparación y almacenamientos de alimentos. 9. Servicios de agua, luz, teléfono, disponibilidad de servicios sanitarios o

letrinas, lavamanos. 10. Adecuada ventilación e iluminación del área.

Nota: Exceptuando las áreas de difícil acceso o apartadas.

D. Administrativo

1. Documentación de Recursos Humanos: • Hoja de vida y copia de cédula del solicitante, persona responsable o

Representante Legal del Centro. • Hoja de vida y copia de cédula del Administrador (a) y personal de apoyo. • Hoja de vida, copia de cédula, carné Certificado de buena salud (blanco) y el

carné de Manipulador de Alimentos (verde) para el personal encargado de preparar los alimentos.

• Hoja de vida, copia de cédula del Psicólogo, Nutricionista, Trabajador Social, (estos servicios serán prestados en tiempo parcial, ya sea a través de contrato de servicios profesionales o mediante el apoyo de Centros de Salud más cercano), entre otros.

• Copia del Permiso de Trabajo emitido por la instancia competente y copia de cédula certificada por el Tribunal Electoral o el carné emitido por la Dirección de Migración, para personal extranjero.

2. Presentar perfil del usuario. 3. Registro de asistencia de los beneficiarios (indicar la población según sexo,

edad, grado de escolaridad y condición (embarazadas, mujeres lactantes, personas con discapacidad, indígenas, adultas y adultos mayores).

4. Indicar la cantidad de cupos disponibles del Comedor. 5. Diagnóstico o estudio de factibilidad, donde funcionará el Comedor. 6. Reglamento Interno que rige el Comedor (objetivos, horario de atención, días

de atención). 7. Adjuntar listado de enseres y equipos.

Nota:

• Incluir diplomas, certificados, cursos, etc. • Incluir exámenes de laboratorios de: Sangre, Heces, VIH, Orina y de

consumo de drogas ilícitas, del personal que laborará en el Comedor, la cual debe de presentarse todos los años.

E. Admisión de Beneficiarios (Requisitos)

1. Ingresan referido por Centro de Salud (medico y nutricionista), escuela de la Comunidad y otras instituciones.

2. Presentar evaluación socio-económica, la cual podrá efectuar un(a) Trabajador(a) Social de Instituciones Públicas, Privadas o Particular.


3. Presentar evaluación médica completa (certificado médico, exámenes de Laboratorios).

4. Copia de cédula de identidad personal u otro documento, que lo identifique. De no contar con este requisito, podrá presentar algún documento de identificación del familiar o persona responsable.

5. Llenar el formulario de ingreso con el registro de datos completo. 6. Una (1) fotografía tamaño carné del beneficiario. 7. Entregar los originales de toda la información solicitada, en el orden

presentado debidamente. F. Social

Atención y Seguimiento Social dirigido a la población beneficiaria, administrativo y personal de apoyo (manipulador de alimento, trabajador manual, etc.), que laboran y apoya en los comedores comunitarios, a través de planificación, capacitación, investigación, orientación, aplicando métodos y técnicas requeridos.

G. Psicológico Atención y seguimiento psicológico dirigido a la población beneficiaria, personal

profesional y administrativo que laboran en los Comedores, a través de planificación, capacitación, investigación, orientación, aplicando métodos y técnicas requeridos.

H. Salud Nutricional

1. Una vez aprobada la apertura del Comedor Comunitario, se realizará una inducción para la distribución, preparación, manipulación de alimentos.

2. Los beneficiarios/as del Comedor deben cumplir con dos (2) evaluaciones nutricional al año, una al inicio de la apertura y otra al final del año, deben coordinar con el Centro de Salud más cercano al Comedor.

3. Contar con un menú nutricionalmente balanceado y avalado por un/a nutricionista dietista idónea.

4. Suministro de desayuno, almuerzo (según cada centro), a la población beneficiada según la dieta recomendada por un/a nutricionista. Los alimentos que consuman los beneficiarios, deberán ser preparados por el personal del Comedor (por medidas de higiene y salud alimentaria).

I. Proceso de Solicitud de Bienes Y Servicios

1. En el caso de los Comedores Comunitarios del MIDES se debe de hacer la solicitud de bienes y servicios de enseres, línea blanca y alimentos, debe ser presentada por los Directores Provinciales, Regionales y Comarcales ante la Dirección de Servicios de Protección Social del MIDES para su aprobación o rechazo, según criterio técnico y disposición presupuestaria.

2. Entregar los originales de toda la información solicitada, en el orden presentado y debidamente engargolado.

Nota: Es importante para esta entidad que al momento de hacer cambio de algún miembro de la Junta Directiva o personal de apoyo del Comedor Comunitario, la


documentación (certificados de salud física y mental, copia de cédula, entre otros), sean reemplazados en los expedientes que reposan en el MIDES, al igual que la renovación de los carnés de salud y de manipulador de alimentos.

III. NORMAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS

1. El Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), establece las políticas y normas para el cumplimiento y aplicación del presente Manual de Procedimientos.

2. El MIDES a través de la Dirección de Servicios de Protección Social, garantiza la ejecución y supervisión del funcionamiento eficiente de los Comedores Comunitarios, a fin que se realice el buen uso de los recursos asignados.

3. La Dirección de Servicios de Protección Social supervisa que los Comedores Comunitarios, cuenten con personal idóneo para atención al público en general.

4. La Dirección de Servicios de Protección Social, trabaja en estrecha relación y coordinación, con la Administración y personal de apoyo de los Comedores Comunitarios.

5. El MIDES, la administración del Comedor y la Comunidad, velan por el cuidado y seguridad de las instalaciones, incluyendo los enseres y equipo del Comedor Comunitario.

6. Para brindar una atención eficiente, los Comedores Comunitarios deben atender una cantidad promedio diaria de 75 a 100 beneficiarios aproximadamente. Esta cantidad puede variar dependiendo de la ubicación, presupuesto económico, participación comunitaria y espacio con que cuente el Comedor.

7. Las supervisiones del cumplimiento de estándares de calidad en las provincias, las realizará el personal del MIDES en cada Provincia, Comarca y Región, debidamente monitoreadas y avaladas por el personal de la Dirección de Servicios de Protección Social, Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales del MIDES (Sede).

8. El Trabajador Social realiza una evaluación socioeconómica familiar semestralmente a los beneficiarios, para medir el mejoramiento económico de la familia y tomar las medidas necesarias.

IV. PROCEDIMIENTOS

A. Supervisión de Apertura de Comedor Comunitarios 1. Persona Natural o Jurídica. • La Persona natural o jurídica solicita el formulario de requisitos para la

Apertura del Comedor en el Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales.

• El interesado dirige la solicitud de apoyo al Ministro(a) de Desarrollo Social o Dirección Provincial del Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), con copia a la Dirección de Servicios de Protección Social.

• Además presenta los requisitos previamente solicitados.


2. Dirección de Servicios de Protección Social, Departamento de Estándares

de Calidad • La Persona designada recibe, verifica el expediente, coteja de manera que el

solicitante cumpla con todos los requisitos exigidos. Notas:

• En caso de faltar algún requisito (coordinación con equipo técnico, póliza contra accidentes e incendio, población, entre otros) el supervisor preparará una nota que firmará el Director(a), en la cual le comunica su incumplimiento; le entrega el original y archiva una copia en el expediente que abrirá al solicitante. Se le dará un término de tres (3) meses para que se reponga el requisito faltante, de lo contrario, se archivará el expediente y tendrá que entregar una nueva documentación.

• Realizar la supervisión respectiva al centro, a través del equipo técnico para comprobar que toda la información registrada y adjuntada al formulario de solicitud de apertura es correcta y el local donde funcionará se ajusta a las especificaciones, tanto de seguridad como de estructura que se exigen parar la prestación de este tipo de servicio.

• El equipo técnico elaborará un informe de la supervisión sobre la situación real del solicitante, describiendo las causales que fundamentan la aceptación o el rechazo de la solicitud y junto con el expediente, remitirlo al Director(a) de Servicios de Protección Social.

• Este proceso será realizado en aproximadamente (10) días laborables.

3. Despacho del Director(a) • El Director(a) o quien él (ella) delegue, revisa, coloca Visto Bueno al informe

de supervisión y remite junto con el expediente a Asesoría Legal para su revisión y elaboración de la resolución. Este trámite debe ser atendido en tres (3) días hábiles aproximadamente.

4. Asesoría Legal • Recibe , revisa y remite el expediente • Si está incompleto lo remite a la Dirección de Servicios de Protección

Social para corrección. • Si esta completa la documentación confeccionar la resolución.

5. Despacho Superior • El Despacho Superior firma la resolución y la remite a la Dirección de

Servicios de Protección Social.

6. Dirección de Servicios de Protección Social • Recibe la Resolución y remite al Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales.


7. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Recibe, revisa que el expediente contenga las firmas correspondientes;

notifica telefónicamente al solicitante, para la entrega formal de la Resolución en la Institución.

8. Persona Natural o Jurídica • Se presenta a la Dirección de Servicios de Protección Social, recibe la Resolución y firma como constancia de recibida.

MAPA DE PROCESOS

DIRECCION DE SERVICIOS DE PROTECCION SOCIAL

DIRECCIÓNPERSONA NATURALO JURIDICA DEPARTAMENTO

DE ESTANDARES DE CALIDADDE SERVICIOS SOCIALES

DIRECCIÓN

DIRECCIÓNDE

ASESORIALEGAL

DESPACHOSUPERIOR

21 3 4 5

678

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

15

2

3

4

7

8

LA PERSONA NATURAL O JURIDICA SOLICITA EL FORMULARIO DE REQUISITOS PARA LA APERTURA.

LA PERSONA DESIGANDA RECIBE, VERIFICA Y COTEJA QUE SE CUMPLA CON LOS REQUISITOS.

EL DIRECTOR (A) O QUIEN DELEGUE, REVISA COLOCA VISTO BUENO Y REMITE A ASESORIA LEGAL.

REVISA Y CONFECCIONA LA RESOLUCIÓN.

6

RECIBE, REVISA Y FIRMA LA RESOLUCIÓN.

RECIBE LA RESOLUCIÓN Y LA REMITE AL DEPARTAMENTO DE STANDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS SOCIALES.

LA PERSONA DESIGNADA RECIBE, REVISA Y NOTIFICA AL SOLICITANTE PARA LA ENTREGA DE LA RESOLUCIÓN.

RECIBE LA RESOLUCIÓN Y FIRMA.

SUPERVISIÓN DE APERTURA DE COMEDORES COMUNITARIOSMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)


B. Supervisión de Cumplimiento de los Estándares de Calidad 1. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) según cronograma de trabajo, prepara la ruta para realizar la

supervisión. • Se presenta al Comedor Comunitario y realiza la Supervisión, tomando en

consideración los estándares a evaluar, según el formulario referente al área profesional que le corresponde.

2. Comedor Comunitario • El Administrador(a) suministra la información solicitada y de tener

inquietudes, las manifiesta al Supervisor mientras éste realiza el recorrido del área.

3. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Finalizada la labor, el Supervisor(a) prepara un informe al Director(a),

referente a las observaciones y recomendaciones, producto de la supervisión.

4. Despacho del Director(a) • Recibe el informe, revisa, coloca Visto Bueno y devuelve al Departamento de

Estándares de los Servicios Sociales.

5. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Recibe el informe, remite copia del mismo a la Dirección Provincial y/o

Comarcal, donde se originó el caso. Archiva su copia en el expediente respectivo.

Notas:

• La Dirección de Servicios de Protección Social supervisa a los Comedores, dos (2) veces al año y de manera sorpresiva y por denuncia anónima o personal que se reciba del comedor.

• En la Dirección de Servicios de Protección Social, debe permanecer un expediente de cada Comedor y en los Comedores debe existir un expediente de cada beneficiario.


MAPA DE PROCESOS

SUPERVISION DE CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDADMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)

DIRECCION DE SERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL

DEPARTAMENTODE ESTANDARES DE CALIDAD

DE SERVICIOS SOCIALESDIRECCION COMEDOR

COMUNITARIO

21

3

45


1

52

3

4EL SUPERVISOR (A) PREPARA LA RUTA DE INSPECCIÓN TOMANDO EN CONSIDERACIÓN LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD. SE PRESENTA AL COMEDOR COMUNITARIO A REALIZAR LA SUPERVISIÓN.EL ADMINISTRADOR(A) SUMINISTRA LA

INFORMACIÓN Y DE TENER INQUIETUDES LAS MANIFIESTA AL SUPERVISOR.(A)..

FINALIZADA LA SUPERVISIÓN, PREPARA INFORME AL DIRECTOR(A) REFERENTE A LAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES PRODUCTO DE LA SUPERVISIÓN.

LA DIRECCIÓN RECIBE, REVISA, EVALUA COLOCA VISTO BUENO Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE ESTANDARES DE CALIDAD DE SERVICIOS SOCIALES.

LA PERSONA DESIGNADA RECIBE INFORME, REMITE COPIA DEL MISMO A LA DIRECCIÓN PROVINCIAL Y/ O COMARCAL DONDE SE ORIGINÓ EL CASO.

C. Atención de Denuncias

Las denuncias que recibe la Dirección de Servicios de protección Social (DISPROS), pueden ser telefónicas, vía fax, correo electrónico o personales. Esta Dirección cuenta con un Equipo Interdisciplinario para la atención de las denuncias recibidas, el cual es coordinado por el Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales; el mismo está conformado por servidores del área de Nutrición, Psicología, Trabajo Social, entre otros, según corresponda la denuncia. Además, cuenta con el apoyo del Centro de Orientación y Atención Integral (COAI), el cual atiende cualquier tipo de denuncia las 12 horas del día, a través de la línea telefónica 147.

1. Denunciante

• Realiza la denuncia personal vía fax, correo electrónico o telefónicamente (anónima o conocida), a la Dirección de Servicios de Protección Social.

2. Dirección de Servicios de Protección Social

• El servidor que conteste la llamada o atienda al denunciante, llena el formulario “Denuncia” (Formulario Núm.2), en el cual especifica el tipo de denuncia realizada y transfiere al Abogado(a) o Asistente.


3. Abogado(a) o Asistente

• Abre el expediente y organiza la supervisión con el equipo interdisciplinario que intervendrá en la supervisión de acuerdo al perfil de la denuncia. Prepara expediente.

4. Equipo Interdisciplinario

• Realiza la supervisión, con el Equipo Interdisciplinario correspondiente (Nutrición, Psicología, Arquitectura o Ingeniería, Trabajo Social, entre otros).

• Prepara un informe detallado de la supervisión e investigación realizada; remite al Abogado(a) o Asistente.

5. Abogado(a) o Asistente

• Recibe, revisa el informe, lo coloca en el expediente y transfiere al Director(a). 6. Director(a) de Servicios de Protección Social

• Recibe, revisa y remite el expediente al Despacho Superior para la toma de decisiones correspondientes a seguir (suspensión, recomendaciones, cancelación del servicio, entre otras), con base a las evaluaciones y pruebas presentadas.

Nota: El Expediente debe contener la siguiente información: Copia de la denuncia, las pruebas presentadas, el informe de supervisión, las notas emitidas a las instituciones competentes según sea el caso, citaciones a las partes, entrevistas con las partes, entre otras. Además de las pruebas presentadas y la decisión que se tome.


MAPA DE PROCESOS


DIRECCIÓNDENUNCIANTEDIRECCION ABOGADO(A)

ASISTENTEEQUIPO

INTERDISCIPLINARIO

21 3 4

56


1 4

2

3 6

SE REALIZA LA DENUNCIA PERSONAL O TELEFÓNICAMENTE (ANÓNIMA O CONOCIDA).

EL SERVIDOR QUE CONTESTE, ATIENDE LA LLAMADA, LLENA EL FORMULARIO EN EL CUAL ESPECIFICA EL TIPO DE DENUNCIA.

EL ABOGADO (A) O ASISTENTE ABRE EL EXPEDIENTE Y ORGANIZA LA SUPERVISIÓN. CON EL EQUIPO INTERDISCIPLINARIO QUE INTERVEDRA EN LA SUPERVISIÓN DE ACUERDO AL PERFIL DE LA DENUNCIA. PREPARA EL EXPEDIENTE.

5

SE REALIZA LA SUPERVISIÓN CON EL EQUIPO INTERDISCIPLINARIO.

EL ABOGADO(A) O ASISTENTE RECIBE, REVISA EL INFORME, LO COLOCA EN EL EXPEDIENTE Y TRANSFIERE A LA DIRECCION.

LA DIRECCIÓN RECIBE, REVISA, Y REMITE EL EXPEDIENTE AL DESPACHO SUPERIOR PARA LA TOMA DE DECISIONES CORRESPONDIENTES.

ATENCIÓN DE DENUNCIAS MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)

D. Citación por Incumplimiento de Requisitos, Leyes, Decretos y Normas

La citación por incumplimiento a requisitos, Leyes, Decretos, y Normas, se le hace al Administrador(a) o responsable del Comedor. Estas pueden darse debido a la detección en la supervisión o por denuncias de la comunidad, la misma puede darse por: • Incumplimiento a requisitos establecidos en este manual. • Incumplimiento a estándares de calidad establecidos en este manual. • Incumplimiento de normas de Salubridad Pública.

1. Comedor Comunitario • El Supervisor(a) se presenta al Comedor Comunitario y al detectar el incumplimiento,

llena el “Formulario de Citación” (Formulario Núm.3), en el cual especifica la fecha y hora en que el Administrador(a), debe presentarse a la Dirección de Servicios de Protección Social.


2. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) realiza un informe de las inconsistencias detectadas, las condiciones

que se aplicaron al respecto y lo entrega para el conocimiento del Director(a). 3. Despacho del Director(a) • Recibe, revisa, coloca Visto Bueno y devuelve al Supervisor(a).

4. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Según la cita establecida, el Administrador(a) se presenta, se le informa sobre el

procedimiento que se aplica en estos casos y se le entrega copia del informe realizado por el Supervisor(a).

• El Supervisor(a) coordina y da seguimiento al Comedor, para la próxima visita. 5. Comedor Comunitario • Realiza los ajustes necesarios para el mejor funcionamiento.

6. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) se presenta por segunda vez al Comedor Comunitario y verifica. • Si las inconsistencias fueron corregidas, se deja constancia por escrito que se subsanó. • Si las anomalías persisten, se hace un llamado de atención escrita mediante nota

dirigida al Administrador(a) o responsable del Centro y llena el “Formulario para Subsanar” (Formulario Núm.4), en el cual se indica las faltas en que ha incurrido e indica en qué termino de tiempo debe subsanar. Ambos documentos serán entregados después que el Director(a) los firme.

• El Supervisor redacta la Nota de Amonestación y junto con el Formulario de Subsanación, transfiere al Director(a) para firma.

7. Despacho del Director(a) • Recibe, revisa, firma y devuelve al Supervisor(a).

8. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) entrega los originales a la Administración del Comedor y conserva una copia para el expediente respectivo.

9. Comedor Comunitario • El Supervisor(a) entrega formalmente el Informe de Subsanación y Nota de

Amonestación al Administrador(a) del Comedor. Le informa además, que se le dará el seguimiento adecuado para que no incurra en los mismos. Si al término del plazo establecido, continúa incumpliendo, se le comunica el cierre inmediato y se procede según lo establecido en el presente manual.


MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL

COMEDOR COMUNITARIO

DEPARTAMENTO DE ESTANDARESDE CALIDAD DE LOS SERVICIOS

SOCIALES DIRECCIÓN

1 3

5

7

8


1

5

2

3

4

EL SUPERVISOR (A) SE PRESENTA AL COMEDOR COMUNITARIO Y AL DETECTAR EL INCUMPLIMIENTO, LLENA EL DOCUMENTO DE CITACIÓN , EN EL CUAL ESPECIFICA LA FECHA Y HORA EN QUE EL ADMINISTRADOR( A), DEBE PRESENTARSE A LA DIREECION.

EL ADMINSITRADOR (A) SE PRESENTA, SE LE INFORMA SOBRE EL PROCEDIMIENTO, Y SE LE ENTREGA COPIA DEL INFORME REALIZADO.

6

EL SUPERVISOR(A) REALIZA UN INFORME DE LAS INCONSISTENCIAS DETECTADAS, LAS CONDICIONES QUE SE APLICARON AL RESPECTO Y LO ENTREGA AL DIRECTOR(A).

EL SUPERVISOR (A) REALIZA LOS AJUSTES NECESARIOS PARA EL MEJOR FUNCIONAMIENTO.

CITACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS, LEYES, DECRETOS Y NORMAS MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)

9

EL SUPERVISOR(A) SE PRESENTA POR SEGUNDA VEZ AL COMEDOR COMUNITARIO Y VERIFICA. SI LAS INCOSISITENCIAS FUERON CORREGIDAS, SE DEJA CONSTANCIA POR ESCRITO, SI LAS ANOMALIAS PERSISTEN, EL SUPERVISOR(A) REDACTA LA NOTA DE AMONESTACIÇÓN Y JUNTO CON EL FORMULARIO DE SUBSANACIÓN, TRANSFIERE AL DIRECTOR(A).

LA DIRECCIÓN RECIBE, REVISA, COLOCA VISTO BUENO Y DEVUELVE AL SUPERVISOR( A).

LA DIRECCIÓN RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE AL SUPERVISOR (A).

EL SUPERVISOR (A) ENTREGA LOS ORIGINALES A LA ADMINISTRACIÓN DEL COMEDOR Y CONSERVA UNA..8

7

EL SUPERVISOR (A) ENTREGA FORMALMENTE EL INFORME DE SUBSANACIÓN Y NOTA DE AMONESTACIÓN AL ADMINISTRADOR( A) DEL COMEDOR. SI AL TERMINO DEL PLAZO ESTABLECIDO, CONTINUA INCUMPLIENDO, SE LE COMUNICA EL CIERRE INMEDIATO.

9

4

6

2

E. Cierre por Incumplimiento

El cierre de un Comedor Comunitario, ocurre por casos graves como son, la reincidencia en las siguientes causales: • Faltar al cumplimiento de los requisitos establecidos en este manual. • Faltar al cumplimiento de los estándares de calidad establecidos en este Manual.

1. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) prepara memorando dirigido al Director(a), en el cual solicita el

cierre inmediato del Comedor Comunitario, especifica además, las causales por las cuales lo solicita.

• Confecciona además, nota para el Ministerio de Salud (MINSA), en la cual solicita el cierre inmediato y especifica las razones y causales en que ha reincidido; junto con los antecedentes y memorando, transfiere al Director(a).


2. Despacho del Director(a) • Recibe, revisa, coloca Visto Bueno al memorando e iniciar la nota; transfiere al

Supervisor(a) junto con el expediente. 3. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) recibe la documentación, organiza un expediente con fotocopias de

todos los antecedentes del Comedor Comunitario y remite al Despacho del Ministro(a) junto con la nota.

4. Despacho del Ministro(a) • Recibe, revisa, firma la nota y remite al MINSA, con el expediente.

5. Ministerio de Salud • Recibe la documentación, revisa el expediente, verifica

6. Departamento de Estándares de Calidad • Le dará seguimiento a la solicitud presentada al MINSA, y espera respuesta a través

de nota. 7. Ministerio de Salud. • Envía nota al Ministro con respuesta a solicitud enviada por el MIDES.

8. Despacho del Ministro de Desarrollo Social • Recibe la nota y transfiera a la Dirección de Protección Social.

9. Dirección de Protección Social • Recibe, y notifica telefónicamente a la persona responsable o el representante legal del comedor para la entrega formal de la Resolución en la institución.

10. La Persona Natural o Jurídica • Se presenta a la Dirección de Servicios de Protección Social, recibe la Resolución y

firma como constancia de recibida.


MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE PROTECCION SOCIAL

MINISTERIODE SALUD

(MINSA)DEPARTAMENTO DE ESTANDARES DE CALIDADDE SERVICIOS SOCIALES

DIRECCION

DESPACHOSUPERIOR

21

3 4 5

6 7


1 6

2

3

4

8

9

EL SUPERVISOR CONFECCIONA MEMORANDO PARA EL DIRECTOR(A) Y NOTA PARA EL MINSA, EN EL CUAL ESPECIFICA LAS RAZONES Y CAUSALES EN QUE HA REINCIDIDO EN LOS INCUMPLIMIENTOS DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD, ADJUNTANDO LOS ANTECEDENTES.

LA DIRECCIÓN RECIBE, REVISA, COLOCA VISTO BUENO AL MEMORANDO, FIRMA Y TRANSFIERE AL SUPERVISOR( A) JUNTO CON EL ANTECEDENTE.EL SUPERVISOR( A) RECIBE LA DOCUMENTACIÓN, ORGANIZA UN EXPEDIENTE Y REMITE AL DESPACHOSUPERIOR.EL DESPACHO SUPERIOR RECIBE, REVISA, FIRMA LA NOTA Y REMITE AL MINSA, CON EL EXPEDIENTE.

7

EL SUPERIOR (A) LE DARA SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD PRESENTA AL MINSA EN ESPERA DE RESPUESTA A TRAVEZ DE NOTA.

EL MINSA ENVIA NOTA AL MINISTRO CON RESPUESTA A SOLICITUD ENVIADA POR EL MIDES.

EL DESPACHO SUPERIOR RECIBE LA NOTA Y TRANSFIERE A LA DIREECIÓN DE PROTECCIÓN SOCIAL.

LA DIRECCIÓN RECIBE, Y NOTIFICATELEFONICAMENTE A LA PERSONA RESPONSABLE LEGAL PARA LA ENTREGA FORMAL DE LA RESOLUCÓN.

CIERRE POR INCUMPLIMIENTOMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)

PERSONA NATURALO JUÍIDICA

EL MINSA RECIBE, LA DOCUMENTACIÓN, REVISA, VERIFICA Y DA RESPUESTA A TRAVEZ DE NOTA.5

LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA SE PRESENTA A LA DIREECIÓN, RECIBE LA RESOLUCIÓN Y FIRMA COMO RECIBIDO.

10

89 10

F. Cierre Voluntario de Comedores 1. Persona Natural o Jurídica. • El Administrador(a) o responsable del Centro entrega nota al Departamento de

Estándares de Calidad solicitando el cierre voluntario, en la cual explique los motivos del cierre, y además entrega copia de la resolución de apertura emitida por este ministerio, para la cancelación del mismo.

2. Asesoría Legal: • Recibe, elabora y transfiere la resolución para el cierre del comedor a la Dirección de

Protección Social. 3. Dirección de Servicios de Protección Social. • Recibe y notifica telefónicamente a la persona responsable o el representante legal del comedor para la entrega formal de la resolución en la institución.


4. La Persona Natural o Jurídica. • Se presenta a la Dirección de Servicios de Protección Social, recibe la Resolución y

firma como constancia de recibida. 6. Departamento de Estándares de Calidad • Reúne toda la documentación y archiva el expediente.

MAPAS DE PROCESOS

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE PROTECCION SOCIALPERSONA NATURAL

O JURÍDICA


DE SERVICIOS SOCIALES

DIRECCIÓN

DIRECCIÓNDE

ASESORIALEGAL

21 3

45


14

2

3

EL ADMINISTRADOR(A) O RESPONSABLE DEL CENTRO SOLICITA EL CIERRE VOLUNTARIO EN LA CUAL EXPLICAMOTIVOS Y ADEMAS ENTREGA COPIA DE LA RESOLUCIÓN DE APERTURA POR ESTE MINISTERIO.

LA DIRECCIÓN DE ASESORIA LEGAL RECIBE, ELABORA Y TRANSFIERE LA RESOLUCIÓN PARA EL CIERRE DEL COMEDOR A LA DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN SOCIAL.

LA DIRECCIÓN RECIBE Y NOTIFICA TELEFÓNICAMENTE A LA PERSONA RESPONSABLE O EL REPRESENTANTE LEGAL DEL COMEDOR, PARA LA ENTREGA DE LA RESOLUCIÓN.

5

LA PERSONA RESPONSABLE O REPRESENTANTE LEGAL SE PRESENTA A LA DIRECCIÓN, RECIBE LA RESOLUCIÓN Y FIRMA COMO CONSTANCIA.

LA PERSONA DESIGNADA REUNE TODA LA DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVA EL EXPEDIENTE.

CIERRE VOLUNTARIO DE COMEDORESMINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)


V. SUPERVISIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD

Para la supervisión del cumplimiento de los estándares de calidad, se utilizan los formularios correspondiente a las Guías de Supervisión. Los Comedores Comunitarios atienden a niños(a), mujeres embarazadas, adultos mayores, adolescentes y personas con discapacidad. Cada Comedor Comunitario tiene capacidad de atención diaria de setenta y cinco (75) a cien (100) beneficiarios aproximadamente; esta cantidad puede aumentar o disminuir, de acuerdo al mejoramiento de la condición económica de la familia y/o movimiento o traslado de las familias a otras áreas. El servicio consiste en brindar almuerzo diario, a familias de escasos recursos en una comunidad determinada a nivel nacional, previas evaluaciones socioeconómicas y también referidas por el Centro de Salud o escuelas de la comunidad y otras instituciones. Este servicio es totalmente gratuito.

A. Nutricional a.1 Elementos o estándares supervisados en el área

1. Realización de las mediciones de peso y talla de los beneficiarios del programa y la metodología que se utiliza; realización de exámenes de hemoglobina, para realizar el diagnóstico nutricional de los beneficiarios.

2. Uso de los carnés correspondientes (Manipulador de Alimentos y el de Salud) y constata si están vigentes. El carné de Manipulador de Alimento (verde) se emite por cinco (5) años y el de Salud (blanco), se renueva cada año. Esta supervisión indica si el portador ha sido entrenado o capacitado en higiene y manipulación de alimentos.

3. Cumplimiento de la separación de tareas del Manipulador de Alimentos y el Trabajador Manual. No deben mezclarse ambas.

4. Correcto vestuario e higiene del personal de cocina (zapatos cerrados, redecilla, delantal, uñas sin pintura, etc.).

5. Adecuada y continua docencia en materia de manipulación de alimentos higiénica y de nutrición, al Manipulador de Alimentos, Administrador, Supervisor y Trabajador Manual.

6. Depósitos adecuados para almacenamiento y conservación de los alimentos no perecederos en la alacena y alimentos perecederos en neveras o congelador.

7. Que el servicio de alimentación cuente con los utensilios o equipo de cocina necesarios (nevera, horno, estufa, pailas, ollas, etc.).

8. Los cubiertos de cocina sean de los tamaños y materiales adecuados para los beneficiarios del programa.

9. Que la cocina y el comedor comunitario cuente con el espacio apropiado, proporcional con los beneficiarios del programa.


10. Sillas y mesas apropiadas en los comedores para los beneficiarios del programa y que el área para éste sea adecuado, según la cantidad de beneficiarios.

11. Que la cocina permanezca limpia y revestida de material fácil de limpiar, también tener cuidado e higiene de la alacena o depósito de alimentos. Se enfatiza que al salir del área de la cocina, el Manipulador de Alimentos y el Trabajador Manual, deben dejar todo en orden, debidamente tapado y limpio.

12. Existencia de lavamanos cerca del comedor. 13. Disposición de la basura (eliminación de desechos sólidos y líquidos), deben

mantenerse en cesto de basura de material de fácil limpieza y con tapa, de manera que permanezca distante del área de alimentos.

14. Que los alimentos no estén junto con los materiales de limpieza. 15. Las ventanas deben tener telas metálicas, de manera que no entren gatos,

perros, roedores, etc. 16. Confección de minutas variadas y balanceadas (un/a nutricionista). 17. Porciones de comida sean servidas, según la edad, sexo, peso y tamaño del

beneficiario y de acuerdo a lo que indique el especialista en nutrición y dieta, según sea el caso.

B. Social b.1 Elementos a supervisar en el área:

1. Evaluaciones Sociales a la población Beneficiada 2. Existencia de un expediente único por beneficiario(a), el cual contenga en lo

social: • Evaluación Social de Ingreso • Evaluación Social de Egreso • Evaluación Social de Reingreso • Evaluación Social de Seguimiento, semestral • Evaluación Social de casos urgentes. (una vez lo requiera el caso). • Documento de Referencia y contra Referencia de casos.

Nota: Se debe realizar una Evaluación Socioeconómica, semestralmente a los beneficiarios para medir el mejoramiento económico de la familia y así considerar su permanencia en el programa, de lo contrario incluir a otra familia que realmente necesita este servicio.

3. Supervisiones Sociales anuales para la Apertura de Comedor. 4. Supervisiones Sociales para el Cumplimiento de los Estándares de Calidad

(dos veces al año) con la finalidad funcionen eficientemente y sean óptimos, de manera que no ocurran afectaciones psicológicas al respecto.

5. Diagnósticos Comunitarios 6. Cumplimiento con programas y técnicas adecuadas, para ser aplicadas a la

población beneficiada, como parte de la atención que brinda el Comedor para mejorar su calidad de vida.


7. Población beneficiada a través de estos programas (Registro de asistencia de la población)

8. Programas de capacitación dirigidos al Personal docente y administrativo que

labora en el centro (registro de asistencia del personal a las actividades) 9. Coordinaciones Inter.- institucional para canalización de recursos. 10. Existencia y funcionamiento de organizaciones de apoyo a los Comedores tales

como: (Comité de apoyo y Fundaciones de Interés Social).

C. Psicológica Cuando en el proceso de supervisión, se detecta afectación psicológica de un beneficiario, se transfiere a las entidades correspondientes de la comunidad, quienes a su vez, realizan la investigación respectiva y tratamiento psicológico adecuado.

c.1 Elementos a supervisar en el área:

1. Existencia de antecedentes de atención Psicológica y/o Psiquiátrica en la población beneficiada.

2. Evaluaciones psicológicas a la población beneficiaria. 3. Cantidad de beneficiarios que estén recibiendo atención psicológica y/o

psiquiátrica. 4. Supervisiones psicológicas para el Cumplimiento de los Estándares de Calidad

(dos veces al año) con la finalidad funcionen eficientemente y sean óptimos, de manera que no ocurran afectaciones psicológicas al respecto.

5. Coordinaciones inter-institucionales para apoyar los casos psicológicos que así lo ameriten remitirlos a instancias y especialidades correspondientes.

6. Programas de capacitación en temas relacionados al aspecto psico-afectivo, a fin de prevenir afectaciones psicológicas y lograr el estado psicológico ideal de beneficiarios y sus familias (Programación y registro de asistencia de los beneficiarios a las capacitaciones).

7. 7. Programas de capacitación dirigido a la Junta Directiva y personal de apoyo del comedor comunitario en temas relacionados al manejo de estrés, trabajo en equipo, seguridad laboral a fin de prevenir incidentes y afectaciones, con el fin de lograr un desempeño eficaz y eficiente del personal que labora en dicho centro y mantener una comunicación efectiva con las familias, beneficiarios.

D. Administrativa d.1. Elementos a Supervisar en el área: Comedores Comunitarios

1. Formulario de Solicitud de Bienes y Servicios. Supervisa que el Administrador/a cumpla con la solicitud de alimentos oportunamente, en la “Solicitud de Bienes y Servicios” y debe ser calculada para dos meses. La entrega por parte del proveedor debe efectuarse cada 15 días. Esta solicitud debe llegar al MIDES con un mes de anticipación, de acuerdo a lo establecido en la Orden de Compra.

2. Coordinación establecida entre la Administración del Comedor, Coordinador de Comedores Provincial, Regional y/o Comarcal y la Administración de la Dirección de Servicios de Protección Social. (Coordinación bilateral).


3. Reglamento Interno de los Comedores. (Deberes y obligaciones de los beneficiarios)

4. Registro de controles de asistencia de los beneficiarios, para control de los

alimentos que se consumen diariamente. Al presentarse el personal del MIDES, verifica que estos controles se lleven correctamente para los comedores comunitarios y los subsidiados por el MIDES.

5. Existencia de un mural en el cual se visualice: • El menú de la semana. • Un calendario de limpieza de cocina, baño y áreas verdes.

6. Que el administrador y demás miembros del personal del Comedor, cumplan con sus responsabilidades.

7. Que el Administrador promueva entre los miembros de la Comunidad, actividades que generen ingresos para ayudar al sostenimiento del Comedor.

8. Existencia de informes mensuales (actividades realizadas, producto obtenido). 9. 9. El administrador debe gestionar la apertura de una cuenta bancaria,

para manejar los ingresos generados por actividades realizadas, de tal forma de poder rendir cuenta posteriormente.

Nota: Cuando el equipo técnico evalúa a las familias o persona beneficiaria del programa de comedores y demuestren de forma fehaciente que sus necesidades básicas son satisfechas por él o ella misma o un familiar, se elimina del cuadro de beneficiarios y en su lugar se coloca a otra familia o persona con necesidades críticas.

d.2. Elemento a supervisar en el área: Comedores Particulares / Privados

1. Registros de apertura del Comedor. 2. Presentar a la Dirección de Servicios de Protección Social, informes

semestrales (actividades realizadas y producto obtenido, cursos de capacitación en que ha participado, recursos humanos, los cambios de la infraestructura física que se ha realizado en el centro, plan de trabajo anual).

3. Registros sobre asistencia de la población beneficiada. 4. Reglamento Interno y Requisitos de los Comedores. (Responsabilidades,

Deberes y obligaciones de los beneficiarios). E. Estructura e.1 Elemento a supervisar en el área de infraestructura

1. Juegos de planos de construcción, eléctrico, plomería, de seguridad y el plano de topografía, deben llevar las especificaciones de NFTA y de ingeniería civil con su respectivo sello y firma idónea.

2. Topografía del terreno. 3. Compuesto y/o material retardante al fuego según las normas de NFTA.

(Pintura, muebles, etc.). 4. Corredores o pasillos deben estar dotados de iluminación para casos de

emergencias.


5. 5. Pintura que cubre las paredes internas del Comedor; deben ser anti hongos y estar libre de plomo y mercurio.

6. Estructura de los Comedores con baldosas y azulejos en el área de cocina.

7. El medidor debe estar en buen estado y el interruptor principal para verificar la capacidad de carga eléctrica). Las barras del panel de distribución de energía deben ser revisadas. Verifica la conexión a tierra del sistema eléctrico. Dispositivos o accesorios eléctricos a instalar; debe cumplir con las normativas del NEC (código eléctrico nacional o NFPA70), bajo los estándares UL.

8. Verificación del sistema eléctrico de entrada o principal (Área o subterránea). 9. La cantidad y capacidad de las luminarias internas, tomacorrientes e

interruptores deben ir acordes al área. 10. La capacidad eléctrica y electrónica del área para la instalación del equipo

eléctrico y electrónico. Instalación de los acondicionadores de aire, de manera que cuente con todas las instalaciones eléctricas, para la protección del sistema.

11. Estado o condición de tuberías, cableado y molduras. 12. Deben contar con lámparas de emergencia y detectores de humo en las áreas 13. correspondientes. 14. En la central de aire, se verifican los ductos de suministro y retorno. Además,

la ubicación y condición de la manejadora y la central de aire. 15. Dispositivos o accesorios eléctricos a instalar; debe cumplir con las normativas

del NEC (Código eléctrico nacional o NFPA70), bajo los estándares UL. 16. Existencia, condición o estado y manejo del uso de los extintores. 17. Las condiciones del techo, columna, viga, carriolas, etc. Cumplan con las

normas y medidas específicas de la NFTA. 18. 17. Existencia de estructura segura y aseada, con buena distribución de los

espacios para la atención de los beneficiarios. 19. Ubicación accesible y segura. 20. Existencia de un cuarto de aseo para el Trabajador Manual, independiente del

baño sanitario. 21. Existencia de puerta en la cocina.

Criterios Mínimos que Considerar para Ubicar a Nivel Micro, un Comedor Comunitario

Fuera de las certificaciones exigidas para la puesta en operación de un Comedor Comunitario, debe presentarse un cuadro de micro-localización no negociable, con sus respectivas redacciones complementarias, con los siguientes criterios de micro-localización: 1. Desarrollo Urbanístico: Los Comedores podrán estar ubicados en zonificaciones

rurales, residenciales de baja, mediana y alta densidad, zonificaciones residenciales especiales, zonificaciones de conjunto y comercial urbano C-2 y C-3 existentes.

2. Seguridad: Los comedores no pueden estar dentro de zonas inundables, a lado de ríos,

lagos, playas o cuerpos de agua que potencien riesgos para su vida; a lado de sitios con gran potencial de incendio; sitios propensos a estar llenos de basura, depósitos, sitios de ventas de licor; burdeles e instalaciones similares. En áreas donde las corrientes


naturales de aire lleven cualquier tipo de contaminante producto de la industria aunque se encuentren en los estándares permitidos; a lado de comercios de alto tránsito vehicular, aeropuertos o vías muy transitadas donde se permitan velocidades superiores a los 20 km/h. Tampoco podrán ubicarse a lado o cerca de sitios potenciales a deslizamientos, o no certificados como seguro por el Sistema Nacional de Protección Civil o la Universidad Tecnológica de Panamá o una Oficina de Seguridad del Cuerpo de Bomberos. De igual forma, a lado de sitios de mediación de pleitos o custodia de personas detenidas.

3. Accesibilidad: Su ubicación debe darse en un sitio céntrico y accesible a sus potenciales

usuarios, donde hallan facilidades de transporte, vías de accesos peatonales o similares. Dentro de este parámetro, se consideran las facilidades de acceso a personas con discapacidades, según los requerimientos de la ley.

4. Servicios Públicos: Las instalaciones deberán estar funcionando en sitios donde existan

facilidades de agua, aguas residuales, desagües de aguas pluviales, servicios de aseo y electricidad. Estás condiciones podrán evaluarse para los casos ubicados en zonas rurales por algún profesional idóneo. Los servicios de comunicación podrán obviarse de comprobarse la presencia de medios inalámbricos.

5. Cercanía a Centros de Salud: Por los servicios que se exigen en los Comedores, los

mismos deben estar ubicados cerca de un Centro de Salud, Hospital o Clínica que pueda dar un servicio rápido de ser requerido. Este criterio no será considerado de existir alguna clínica interna en la instalación, o será reconsiderado dependiendo de la existencia de facilidades como enfermerías.


VI. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm.1

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Dirección de Servicios de Protección Social

FORMULARIO DE INGRESO

Fecha: _________________________ Nombre del Centro: ________________________________________________________ I. DATOS GENERALES Nombre Completo del Beneficiario(a): _________________________________________ Fecha de Nacimiento: _______________________ Edad cumplida: ________________________ Sexo: ___________ Teléfono Núm.: ____________________ Cel.______________________ Núm. de Seguro Social: ____________________________________________________________ Lugar de Nacimiento: ______________________________________________________________ Dirección Residencial: _____________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Razón por la cual Solicita el Servicio: _________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Qué espera del Comedor Comunitario: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ II. INFORMACIÓN FAMILAR Composición Familiar:

Nombre Edad Parentesco Educación Ocupación

Nombres de las personas para comunicar, en caso de urgencia: Nombre: _________________________________________________________________ Parentesco: _____________________________ Tel.: _____________________________


Nombre: _________________________________________________________________ Parentesco: _____________________________ Tel.: _____________________________ III. CONDICIÓN DE SALUD 1. Tipo de Sangre: __________________ 2. Peso: ___________________________ 3. Talla: ___________________________ 4. Control Médico: Centro de Salud _______ CSS ______ Otros_________ Especificar___________________________________________________________ 5. Alergias: a. Asmático Sí __________ No ________ b. Penicilina Sí __________ No ________ c. Marisco Sí __________ No ________ d. Yodo Sí __________ No ________ e. Sulfa Sí __________ No ________ f. Merthilate Sí __________ No ________ g. Aspirina Sí __________ No ________ h. Cítricos Sí __________ No ________ i. Lactosa Sí __________ No ________ 6. Recibe algún tipo de tratamiento? Sí __________ No ________ 7. Con qué frecuencia toma los mismos? ____________________________________ ____________________________________________________________________ 8. Medicamentos que está tomando y dosis: ___________________________________ ____________________________________________________________________ 9. Enfermedades comunes que le han ocurrido: a. Asma ________ b. Rubeola (pelusa) ________ c. Paperas ________ d. Sarampión ________ e. Varicela ________ f. Convulsiones ________ g. Tosferina ________ h. Hepatitis ________ i. Amebiasis ________ j. Meningitis ________ 10. Operaciones Efectuadas a. Apendicitis ________ b. Amígdalas ________ c. Adenoides ________ d. Hernia ________ e. Otras ________ 11. Accidentes sufridos: ___________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________


12. Recomendaciones y Sugerencias: _________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 13. La información fue suministrada por: ______________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Observaciones del Trabajador Social: ______________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________


FORMULARIO DE INGRESO ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social.

OBJETIVO: Llevar el control del antecedentes e historial clínico del beneficiario y así brindarle la atención adecuada.

CONTENIDO: 1. Fecha: Fecha del ingreso al Centro.

2. Nombre del Centro: Anotar el nombre correcto del Centro a donde ingresa el beneficiario.

I. Datos Generales 3. Nombre Completo del

Beneficiario: Anotar el nombre completo del beneficiario(a).

4. Fecha de Nacimiento: Anotar día, mes y año de nacimiento del beneficiario(a).

5. Edad Cumplida: Anotar los años exactos cumplidos a la fecha.

Sexo, Teléfono, Cel.: Anotar en el espacio correspondiente el sexo del beneficiario teléfono y celular en donde puede ser localizado el responsable del mismo.

6. Número de S. S.: Número de Seguro Social del beneficiario(a).

7. Lugar de Nacimiento: Especifique, Corregimiento, Distrito y Provincia.

8. Dirección Residencial: Anotar la dirección correcta donde vive actualmente.

9. Razón por la cual

Solicita el Servicio: Razones reales que motivan el ingreso.

10. Qué Espera del Comedor

Comunitario: Anotar sus expectativas o lo que espera el Centro le brinde.

II. Información Familiar 11. Composición Familiar: Llenar el cuadro correspondiente.

12. Nombres de las personas

para comunicar, en caso

de urgencia. Anotar el nombre de dos personas.

III. Condición de Salud 13. En las preguntas del 1 al 11, llene cuidadosamente los espacios según corresponda.

14. Accidentes sufridos: Anote en este espacio si el beneficiario a sido accidentes y especifique.


15. Recomendaciones y Anote las recomendaciones y sugerencias del entrevistador.

Sugerencias.

16. La información fue Anotar aquí el nombre de la persona que le suministró

Suministrada por: la información del beneficiario.

17. Observaciones del

del Trabajador Social: Anotar las observaciones del Trabajador Social.

DISTRIBUCIÓN: Original: Dirección de Servicios de Protección Social.


Formulario Núm. 2


MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Dirección de Servicios de Protección Social

DENUNCIA

Número: _________ Fecha: _____________________ Hora: _____________________ I. DATOS GENERALES DEL (LA) / DENUNCIANTE Medio de Recepción: Telefónicamente Personal Denuncia Anónima Nombre: _________________________________________ Sexo: F____ M ____ Edad: ________ Nº Cédula: ________________ Dirección: ___________________________ ___________________________________ Provincia Distrito __________________________ ____________ ________________________________ Sector Calle Corregimiento __________________________ __________________________ __________________

Avenida Apto /Casa Teléfono II. DATOS DEL COMEDOR COMUNITARIO Nombre: ________________________________________________________________ Dirección del Comedor: ________________________________________________________________________ Provincia Distrito _______________________ ____________ ___________________________________ Sector Calle Corregimiento ________________________ __________________________ ____________________

Avenida Apto. /Casa Teléfono


Nombre del Supuesto Agresor: _______________________________________________

Función que Ejerce: ________________________________________________________

Primera vez Seguimiento Reincidencia III. TIPO DE DENUNCIA Alimentación Deficiente

Condición de Salud de los Beneficiarios

Higiene del Comedor

Malos Tratos a los Beneficiarios

Condiciones Físicas del Comedor Comunitario

Atención Inadecuada a los Beneficiarios

Otros

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

SITUACIÓN PRESENTADA:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

OBSERVACIONES:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

ACCIONES:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_____________________________ __________________________ Firma del Denunciante Nombre del Servidor Receptor Fecha: _____________ Fecha: _____________


DENUNCIA ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social.

OBJETIVO: Identificar irregularidades en los Comedores Comunitarios, con el propósito de corregirlas y así poder brindar un servicio eficiente y eficaz.

CONTENIDO: 1. Fecha y Hora: Fecha y hora de recibo de la denuncia.

I. Datos Generales del (la) Denunciante 2. Medio de Recepción: Anotar si la denuncia es telefónica, personal o anónima.

3. Nombre: Anotar el nombre del (la) denunciante.

4. Sexo: Anotar el sexo del denunciante.

5. Edad y Núm. de Cédula: Anotar la edad y Cédula del denunciante.

6. Dirección: Anotar en los espacios respectivos, la dirección completa del denunciante.

II. Datos del Comedor: 7. Nombre: Anote el nombre del Comedor.

8. Dirección de Comedor: Anotar en los espacios respectivos, la dirección completa del

9. Nombre del Supuesto

Agresor: Anote el nombre denunciado.

10. Función que Ejerce: Anote el cargo que ejerce el denunciado en el Comedor.

11. Primera vez, Seguimiento Anote si la denuncia es por primera vez, si es seguimiento o Reincidencia: reincidencia.

III. Tipo de Denuncia 12. Anotar en el espacio que corresponda, el tipo de denuncia reportada.

13. Situación presentada: Anote según la denuncia cómo se dieron los hechos.

14. Observaciones: Anote sus observaciones (quien reciba la denuncia).

15. Acciones: Anotar las acciones administrativas que se tomarán al respecto.

16. Firma del Denunciante: Espacio para firma o nombre del denunciante.

17. Nombre del Servidor

18. Receptor: Espacio para nombre de quien recibe la denuncia.

19. Fecha: Anotar la fecha del recibo de la denuncia.



Formulario Núm.3

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

Dirección de Servicios de Protección Social

FORMULARIO DE CITACIÓN

Fecha:________________________ Hora______________________

Nombre del Comedor Comunitario: ____________________________________________ Responsable del Comedor Comunitario: _________________________________________ Dirección: ________________________________________________________________ Provincia:_________________________________________________________________ Distrito: __________________________________________________________________ Corregimiento: __________________________ Lugar Poblado _____________________

Fecha de Cita: ________________________ Hora: _____________________________ Motivo de Citación: ________________________________________________________ ____________________________ _______________________________ Nombre del Supervisor(a) Firma Acudió a la citación: _________________________________________________ Nombre y Firma Fecha:________________________ Hora______________________


FORMULARIO DE CITACIÓN ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social.

OBJETIVO: Poner al corriente oficialmente a la Administración, respecto a las Anomalías Encontradas.

CONTENIDO: Fecha y Hora: Fecha y hora cuando se realiza la Supervisión.

Nombre del Comedor: Nombre del Comedor, según la Atención que brinda.

Dirección: Ubicación del Comedor supervisado.

Provincia: Provincia a la que corresponde el Comedor.

Distrito: Distrito donde está ubicado el Comedor.

Corregimiento: Corregimiento donde está ubicado en Comedor.

Lugar Poblado: Lugar específico donde está ubicado en Comedor Comunitario.

Fecha de la Cita: Día, mes y año de la cita.

Hora: Hora exacta de la cita.

Supervisor: Nombre y firma del quien realiza la Supervisión.

Acudió a la Citación: Nombre y Firma de la persona que asistió a la cita.

Fecha y Hora: Anotar fecha y hora de la cita.

DISTRIBUCIÓN: Original: Administración del Comedor Comunitario.

1ra. copia Dirección de Servicios de Protección Social.




FORMULARIO PARA SUBSANAR

Fecha: _______________________ Hora_____________

Nombre del Comedor: __________________________________________________

Tipo de Atención: COIF Comedor Casa Hogar ONG: ____________________________________________________________________

Dirección: ________________________________________________________________

Provincia: _____________________________ Distrito: ___________________________

Formulario Núm.4

Corregimiento: _____________________ Lugar Poblado: _______________________

Teléfono__________________________ Motivo a Subsanar:

Periodo para Subsanar:

Plan a Seguir:

Observaciones:

Supervisor(a):__________________________________ Firma: _______________________


FORMULARIO PARA SUBSANAR ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social.

OBJETIVO: Recabar información verás, con el propósito de mejorar los

estándares de calidad, en los Comedores Comunitarios.

CONTENIDO: Fecha y Hora: Fecha y hora cuando se realiza la Supervisión.

Nombre del Comedor de

Atención: Nombre del Comedor, según la Atención que brinda.

Tipo de Atención: Marque con gancho o cruz el servicio que brinda el Comedor que se supervisa.

ONG: Nombre y tipo de servicio que brinda.

Dirección: Ubicación del Comedor Comunitario supervisado.

Provincia: Provincia a la que corresponde el Comedor.

Distrito: Distrito donde está ubicado el Comedor.

Corregimiento: Corregimiento donde está ubicado en Comedor.

Lugar Poblado: Lugar específico donde está ubicado en Comedor.

Teléfono: Número telefónico del Comedor.

Motivo a Subsanar: Anotar las anomalías encontradas.

Período para Subsanar: El período de tiempo que tiene para subsanar.

Plan a Seguir: Seguimiento apropiado que se dará para que subsane.

Observaciones: Anotar las observaciones necesarias respecto al caso encontrado.

Supervisor: Nombre y firma del quien realiza la Supervisión.

DISTRIBUCIÓN: Original: Administración del Comedores Comunitarios.

1ra. copia Dirección de Servicios de Protección Social.


Formulario Núm. 5


GUÍA DE SUPERVISIÒN - NUTRICIONAL FECHA: ________________ HORA: _____________ I- ASPECTOS GENERALES

1.Nombre del Comedor: ______________________________________________ 2.Horario de Atención: _______________________________________________

3.Provincia:_______________________________

4.Distrito: _________________________________

5.Corregimiento: ___________________________

6.Comunidad: _____________________________

II - ASPECTO NUTRICIONAL:

1. ¿Tienen control de peso/talla y exámenes de hemoglobina? SI _____ NO _____

Observación: _______________________________________________________

2. Como realizan el peso y talla : __________________________________________________________________

3. ¿Las minutas son variadas y balanceadas?

SI_____ NO ______ Observaciones:_______________________________________________________

4. Las funciones de comidas son servida, según la edad, sexo y tamaño del beneficiario, de acuerdo a la indicación del especialista en nutrición y dietética, según sea el caso

SI ______ NO _____ Observaciones: _______________________________________________________


5. Uso de Carnet de Manipulador de Alimentos. SI _______ NO_______

Observación: _______________________________________________________

6. Uso del Carnet de Salud. SI _______ NO_______

Observación: ______________________________________________________ 7. Están separadas las tareas del Manipulador de Alimentos y el Trabajador Manual?

SI _____ NO______

Observaciones: ____________________________________________________

8. Cumple con la higiene el personal de cocina?

Redecilla: SI_____ NO_____ Delantal: SI_____ NO_____ Carnet de Salud: SI_____ NO_____ Uñas Cortadas y Limpias: SI_____ NO_____ Zapatos Cerrados: SI_____ NO_____

Observación: ________________________________________________________

9. El manipulador de alimentos, administrador, supervisor y trabajador manual reciben capacitación en materia de manipulación e higiene de los alimentos y nutricional adecuada y continua alimentación adecuada.

SI_____ NO_____

Observación: ________________________________________________________

10. El Manipulador de Alimentos deja todo en orden y con los utensilios debidamente tapado y limpio en el área de la cocina.

SI_____ NO_____ Observación: _________________________________________________________

11. El Trabajador Manual deja todo en orden, debidamente tapado y limpio en el área de la cocina.

SI______ NO_____

Observación: _____________________________________________________


12. Existe almacenamiento adecuados para conservación de los alimentos no

perecederos en la alacena: SI_____ NO_____

Observación:______________________________________________________

13. Existe almacenamiento adecuado para de los alimentos perecederos en neveras o

congeladores: SI_____ NO_____

14. Se encuentran los alimentos en el mismo espacio donde están almacenados los

materiales de limpieza. SI_____ NO_____

Observaciones______________________________________________________

Alimentos no recomendables: _________________________________________

15. Cuenta el servicio de alimentación con los utensilios o equipo de cocina. (Neveras, hornos, estufa, pailas, ollas, cubierto etc.).

SI _____ NO_____

Por Qué?__________________________________________________________ 16. Utilizan los beneficiarios los cubiertos de cocina.

SI_____ NO_____

17. Los tamaños de los cubiertos son los adecuados. SI_____ NO_____

18. ¿Quién realiza la limpieza del lugar?: _________________________________________________________________

19. Cuenta la cocina con el espacio apropiado, proporcional con los beneficiarios del programa. SI_____ NO_____ Por Qué__________________________________________________________

20. Cuenta el comedor con el espacio apropiado, proporcional con los beneficiarios del

programa. SI_____ NO_____

Por Qué: _________________________________________________________


21. La cantidad de sillas y mesas con que cuenta el área del comedor, es proporcional al número de beneficiarios.

SI_____ NO_____

Observaciones: _______________________________________________________

22. El área de la cocina esta revestida de material fácil de limpiar. SI_____ NO_____

Observaciones_______________________________________________________

23. Existe lavamanos cerca del comedor:

SI_____ NO______ Porqué_____________________________________________________________

24. Se encuentran los desechos sólidos y líquidos en cestos de basura de material de

fácil limpieza con tapa y distante del área de alimentos. SI_____ NO______

Por Qué?____________________________________________________________

25. ¿Cuentan las ventanas con mallas metálicas? SI_____ NO_____

Observaciones:_______________________________________________________

26. ¿QUÉ DIFICULTADES O NECESIDADES TIENEN EN LA COCINA?

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

27. Servicios Básicos:

PAGAN LUZ SI B/.________ NO

PAGAN AGUA SI B/.________ NO

PAGAN TELEFONO SI B/.________ NO


RECOMENDACIONES:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________ _______________________ SUPERVISORA Vo. Bo. NUTRICIONISTA




EVALUACIÓN SOCIAL

Nombre del Comedor ____________________________________________________________ Fecha: _________________________ Hora: ______________________ I. DATOS GENERALES 1. Nombre Completo del Beneficiario(a): ________________________________________ 2. Fecha de Nacimiento: _________________ Edad Cumplida:_______________________ 3. Sexo: ___________ 4. Teléfono Núm.: _________________ 5. Cel: _____________________ 6. Núm. de Seguro Social: ___________________ 7. Lugar de Nacimiento: _________________________________________________ 8. Dirección Residencial: __________________________________________________ _______________________________________________________________________ 9. Condición de Admisión: Primera vez Seguimiento Reingreso

Formulario Núm.6

II. COMPOSICIÓN FAMILIAR DEL HOGAR

Nombre Edad Parentesco Educación Ocupación Observaciones _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Descripción de las Relaciones Familiares: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ III. ASPECTOS DE SALUD _________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ IV. ANTECEDENTES DE ATENCIÓN SOCIAL, PSICOLÓGICA O

PSIQUIÁTRICA Sí _____ No ______ Explique: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ V. ANTECEDENTES LEGALES Sí _____ No ______ Explique: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ VI. DIAGNÓSTICO _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Labor del Técnico: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Recomendaciones de la Situación Presentada: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________


VII. PLAN A SEGUIR _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ___________________________________ _________________________________

Nombre Firma Código Núm.: ______________________


EVALUACIÓN SOCIAL ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social.

OBJETIVO: Llevar el control del antecedentes e historial clínico del beneficiario y así brindarle la atención adecuada.

CONTENIDO: 1. Fecha: Fecha del ingreso al Comedor.

2. Nombre del Comedor: Anotar el nombre correcto del Comedor a donde ingresa el beneficiario.

I. Datos Generales 3. Nombre Completo del

Beneficiario: Anotar el nombre completo del beneficiario(a).

4. Fecha de Nacimiento: Anotar día, mes y año de nacimiento del beneficiario(a).

5. Edad Cumplida: Anotar los años exactos cumplidos a la fecha.

Sexo, Teléfono, Cel.: Anotar en el espacio correspondiente el sexo del beneficiario teléfono y celular en donde puede ser localizado el responsable del mismo.

6. Número de S. S.: Número de Seguro Social del beneficiario(a).

7. Lugar de Nacimiento: Especifique, Corregimiento, Distrito y Provincia.

8. Dirección Residencial: Anotar la dirección correcta donde vive actualmente.

9. Razón por la cual

Solicita el Servicio: Razones reales que motivan el ingreso.

10. Condición de Admisión: Llene el que corresponde, según sea el caso.

II. Composición Familiar del Hogar: Llenar el cuadro correspondiente.

11. Observaciones: Anotar las observaciones de su evaluación.

12. Descripción de las

Relaciones Familiares: Anotar según su opinión, respecto a las relaciones familiares del beneficiario.

III. Aspectos de Salud Anotar todo lo referente a la salud del beneficiario.

IV. Antecedentes de Atención Social, Psicológica o Psiquiátrica: Anotar Sí o No y explicar.

V. Antecedentes Legales: Anotar Sí o No y explicar.

VI. Diagnóstico: Anotar el diagnóstico detectado.


13. Labor del Técnico: Anotar la labor del Técnico que atendió.

14. Recomendaciones de la

Situación Presentada: Anotar las recomendaciones que considere necesario para este caso.

VII. Plan a Seguir: Anotar el plan recomendado a seguir.

15. Nombre, Firma y

Código: Anotar el nombre, firma y código del profesional que atendió el caso.



GLOSARIO


GLOSARIO

1. Alimentos perecederos: Son aquellos que se descomponen fácilmente, como la leche, las carnes, los huevos y las verduras.

2. Alimentos no perecederos: No se dañan fácilmente. Ejemplo de ellos son las

harinas, las pastas y el azúcar. 3. Alimentos semi-perecederos: Son aquellos que permanecen exentos de deterioro por

mucho tiempo. Ejemplo de ellos son las papas, las nueces y los alimentos enlatados. 4. ANSI: American National Standar Institute. Organismo normalizador de los Estados

Unidos de Norteamérica, que colabora con la ISO. 5. ASTM: American Society for Testing Materials. Uno de los organismos

normalizadores de los Estados Unidos de Norteamérica, que más colabora con la ISO. 6. Higiene de los Alimentos: Todas las condiciones y medidas necesarias para asegurar

la inocuidad y la aptitud de los alimentos en todas las fases de la cadena alimentaria. 7. Inocuidad de los Alimentos: La garantía de que los alimentos no causarán daño al

consumidor cuando se preparan y/o consuman con el uso al que sea destinado. 8. ISO: Organización Internacional para la Estandarización. 9. Manipulador de Alimentos: Toda persona que manipule directamente alimentos

envasados o no envasados, equipo y utensilios necesarios para los alimentos o superficies que entren en contacto con los alimentos y que se espera, por tanto, cumpla con los requerimientos de higiene de los alimentos.

10. N/A: No Aplica. 11. NEC: National Electric Code (Código Electrónico Nacional) 12. NFPA: National FIRE Protection Asociation. Aprobada en la República de Panamá,

mediante la Resolución Nº 725 de 12 de julio de 2006, por la cual se adoptan Normas de Seguridad Humana.

13. Servicio de Alimentación: Es una dependencia que tiene la responsabilidad de

planificar, adquirir, preparar, almacenar y distribuir una alimentación adecuada a la población beneficiada.

14. Trabajador Manual: Toda persona independiente a la manipulación o producción de

alimentos se encarga de ejecutar los procedimientos de limpieza y desinfección.


http://www.monografias.com/trabajos6/lacte/lacte.shtml#compo

http://www.monografias.com/trabajos15/cana-azucar/cana-azucar.shtml


Por el cual se aprueba el documento titulado denominado “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad, en los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), Particulares, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas, Regulados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), Segunda Versión”.

LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.

Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que mediante Nota Núm.022/DS/DISPROS/10 de 19 de enero de 2010 del Ministerio de Desarrollo Social, solicitó a la Contraloría General de la República, la oficialización del documento denominado “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad, en los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), Particulares, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas, Regulados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), Segunda Versión”.


Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso. Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.5665-Leg-AJI de 8 de noviembre de 2010 de la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó que no ha tenido objeción al respecto.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad, en los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), Particulares, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas, Regulados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), Segunda Versión”. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamá, el 17 de diciembre de 2010. COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE





Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISIÓN DEL

CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD, EN LOS CENTROS DE ORIENTACIÓN INFANTIL Y FAMILIAR (COIF), PARTICULARES,

GUBERNAMENTALES, COMUNITARIOS Y CONGREGACIONES RELIGIOSAS, REGULADOS POR EL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)

SEGUNDA VERSIÓN

P.19.12.10

DICIEMBRE 2010




LUIS FELIPE ICAZA F. Subcontralor General




CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

ARMANDO E. ÁLVAREZ G. GEONIS BORRERO Asistentes Ejecutivos

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTO DE FONDOS Y BIENES Y FONDOS PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe de Departamento

LEÓN WONG Supervisor

LETICIA R. DE RODRÍGUEZ RAFAEL TORRES SEGISMOND

Analistas Administrativos





DIRECTORA GENERAL DE AUDITORÍA

MARGOT E. FUENTES P.

Directora


ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

CECILIA GABRIELA TUÑÓN PRETELT Asesora Jurídica


REPÚBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL


MARTA SUSANA DE VARELA Viceministra

GINELA SÁNCHEZ Secretaria General

JULIAN RIVERA S. Directora de Servicios de Protección Social

GLORIA LOZANO DE DÍAZ Directora Nacional de la Secretaría Nacional de la Niñez,

Adolescencia y Familia

EQUIPO DE TRABAJO

ANGÉLICA PÉREZ IRIS RAMOS

YAJAHIRA MARTÍNEZ MICHELL NELSON ELSA GONZÁLEZ LEYKA VELAZCO

FRANCIA VEGA ZUZETTE GUEVARA

KARINA ABREGO LUIS COMPARAS

ELSY IBARRA JIMI PORTUGAL ELVIA TORRES


MENSAJE

Una atención y educación integral de buena calidad en la primera infancia, en este ciclo vital, es determinante para que los procesos físicos, socio-emocionales, cognitivos y espirituales se desenvuelvan apropiadamente y contribuyan a ampliar las opciones de los niños y niñas a lo largo de la vida. El manual de procedimientos para la supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad que es aplicado a todos los Centros públicos, privados, Gubernamentales, No Gubernamentales, Congregaciones Religiosas en la atención para niños y niñas, consagrados en la Convención Internacional de Derechos del Niño (CDN), como garante de las políticas públicas y del desarrollo social, el Ministerio enfrenta nuevos retos teniendo en cuenta los componentes de salud integral, nutrición, protección-seguridad y educación inicial en diversos contextos (familiar, comunitario, institucional), de tal manera que se les brinde apoyo para su supervivencia, crecimiento, desarrollo y aprendizaje. El Ministerio de Desarrollo Social (MIDES) contribuye a fortalecer al Estado en el desarrollo de los servicios eficientes y efectivos que viabilicen la utilización de normas propias de los niños y niñas que viven en contextos de pobreza y ayuden a nivelar algunas diferencias económicas y sociales que se presentan en nuestro país.



INDICE

INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES

A. Objetivo B. Base Legal C. Alcance D. Dimensiones que considera la Educación Preescolar en Panamá II. REQUISITOS PARA LA CREACIÓN DE CENTROS DE ORIENTACIÓN

INFANTIL Y FAMILIAR (COIF) A. Solicitud de Apertura B. Permisos/Certificaciones C. Estructura D. Administrativo E. Pedagogía F. Salud Nutricional G. Social H. Psicológico III NORMAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS IV. PROCEDIMIENTOS

A. Supervisión de Apertura de un Centro de Orientación Infantil y Familiar (COIF)

B. Supervisión del Cumplimiento del Estándar de Calidad C. Atención de Denuncias D. Citación por Incumplimiento de Requisitos, Leyes, Decretos y Normas E. Cierre por Incumplimiento

V SUPERVISIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD

A. Salud Nutricional B. Pedagogía A. Social D. Psicología E. Administrativa F. Estructura VI. RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en coordinación con la Dirección de Servicios de Protección Social del Ministerio de Desarrollo Social, han elaborado la segunda versión del “Manual de Procedimientos para Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad, en los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), Particulares, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas Regulados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES)”. El mismo tiene el propósito de dotar a dicha Institución de una herramienta de trabajo, para la labor de supervisión que lleva a cabo el personal de la Dirección de Servicios de Protección Social. El presente documento contiene seis capítulos; el primero, se refiere a los Aspectos Generales, en el cual se incluyen los temas inherentes al objetivo, base legal y el alcance del manual; el segundo, presenta los requisitos que debe presentar el aspirante para la creación de un Centro de Orientación Infantil y Familiar (COIF); el tercero se refiere, a las normas administrativas internas, aplicables a las diferentes funciones administrativas de la Institución y de la Dirección de Servicios de Protección Social; el cuarto presenta la descripción de los procedimientos aplicables en la supervisión; el quinto se refiere al cumplimiento de los estándares de calidad a evaluar. Y en el sexto se encuentra el régimen de formularios. Además, cuenta con un glosario. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección suscrita.



I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo • Dotar al Ministerio de Desarrollo Social (MIDES) de una herramienta, que sirva de guía

para la supervisión del cumplimiento de los estándares de calidad de los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF).

B. Base Legal • Constitución Política de la República de Panamá, de 1972. • Ley No. 32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República”. • Ley No. 29 de 1 de agosto de 2005, “Que reorganiza el Ministerio deLa Juventud, La

Mujer, La Niñez y La Familia • Ley No. 14 de 23 de enero del 2009, “Que crea la Secretaria Nacional de Niñez,

Adolescencia y Familia. • Ley No. 15 de 6 de noviembre de 1990, “Por la cual se aprueba la Convención sobre

los Derechos del Niño, aprobada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, el 20 de noviembre de 1989. Gaceta Oficial 21667.

• Ley No. 3 de 17 de mayo de 1994, “Por la cual se aprueba el Código de la Familia”. • Ley No. 42 de 27 de agosto de 1999, “Por la cual se establece la equiparación de

oportunidades para las personas con Discapacidad”. • Decreto Ejecutivo No. 211--DMySC de 26 junio de 2007, “Por el cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República”.

• Decreto Ejecutivo No. 9 de 3 de marzo de 2008, “Por el cual se crea la estructura orgánica y funcional del Ministerio de Desarrollo Social”.

• Decreto Ejecutivo No. 30 de 13 de agosto de 1999, “Por el cual se adoptan disposiciones para la creación de los Centros Integrales de Desarrollo Infantil, Parvularios y de Orientación Infantil en el territorio nacional”.

C. Alcance

Este documento es de aplicación a nivel nacional, en todos los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), Particulares/Privados, Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas Regulados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), a través de la Dirección de Servicios de Protección Social.

D. Dimensiones que considera la Educación Preescolar en Panamá Áreas Básicas de Aprendizaje: • Área Socio - Afectiva: El desarrollo socio-afectivo se sitúa en la familia y se fomenta

en el COIF, de él depende la buena adaptación del niño/a y el rendimiento escolar. Proceso en el cual el niño/a logra el conocimiento personal, el concepto de sí mismo, a la expresión de sentimientos, a la convivencia, es decir, el “saber ser”. Además, podrán desarrollar la confianza en sí mismo, que les permita aprender a controlar una amplia gama de seguimiento, tanto agradables como los no gratos.


• Área Cognoscitiva-Lingüística: Estimula la observación, la concentración, la capacidad de indagar, razonar, explorar, establecer relaciones, una actitud favorable sobre la búsqueda de solución de pequeños problemas. Fomenta el conocimiento y el desarrollo lingüístico-perceptual, lógico, matemático y físico-natural, a través de las acciones lúdicas.

• Área Psicomotora: Se estimula cada niño/a para que paulatinamente desarrolle todos sus sistemas musculares, óseos, sensorial y cognitivo. Además, permite controlar su esquema corporal con acciones y movimientos naturales, a fin de que adquieran una coordinación dinámica general de su propio cuerpo. La coordinación de los movimientos finos en esta edad, se favorecerá mediante la manipulación de objetos, el grafismo y la expresión gráfica-plástica, permitiendo un dominio de sus habilidades y destrezas finas para posteriores aprendizajes.

• Todas estas áreas se inter-relacionan entre sí, complementándose una con la otra por medio de distintos procesos y métodos para el desarrollo integral del niño y la niña, durante su primera infancia.

• Los Centros de Orientación Infantil y Familiar tienen como finalidad principal proteger y brindar una atención integral a los niños y las niñas de cero (0) a cuatro (4) años de edad, a través de un servicio de formación, que refuerza y promueve su desarrollo, y que potencie el mantenimiento de una relación estable y segura, con su familia y el medio en que se desenvuelven.

II. REQUISITOS PARA LA CREACIÓN DE CENTROS DE ORIENTACIÓN

INFANTIL Y FAMILIAR (COIF) A. Solicitud de Apertura

La persona natural o jurídica dirige memorial al Ministro(a) de Desarrollo Social, adjuntando poder y solicitud por un abogado debidamente notariado , con ocho (8) estampillas, y con copia a la Dirección de Servicios de Protección Social, solicitando la apertura de un Centro de Orientación Infantil y Familiar (COIF). Además, debe de presentar el perfil del proyecto con respecto a la apertura del COIF (antecedentes, propuesta, objetivo general, objetivos específicos, organización, justificación, metas-metodología, cobertura geografía, misión y visión), en un expediente el cual debe contener los requisitos anotados a continuación:

B. Permisos/Certificaciones 1. Certificación de Uso Complementario Educativo otorgado por el Ministerio de

Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT). 2. Aviso de Operación, emitido por Ministerio de Comercio e Industria; puede obtenerse a

través de la página web: www.panamaemprende.com. 3. Certificado Sanitario, emitido por Ministerio de Salud; dirigirse al Centro de Salud de

la comunidad donde estará ubicado el COIF. 4. Certificación expedida por la Oficina de Seguridad del Cuerpo de Bomberos de

Panamá (Informe de Inspección). 5. Nota o Certificación de Viabilidad, emitido por el Sistema Nacional de Protección

Civil. Certificación actualizada expedida por el Registro Público (para persona jurídica).


http://www.panamaemprende.com/

(Esta certificación debe de ser aportada una vez cada año). 6. Copia autenticada de la Escritura Pública y debidamente Notariada. (Si la persona es la

dueña de la propiedad). 7. Contrato de arrendamiento, emitido por la Dirección General de Arrendamiento del

Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (MIVIOT) (Cuando el local es arrendado).

8. Certificado de buena salud física, expedida por el Centro de Salud ó Caja de Seguro Social para todo el personal que labora en el Centro de Orientación Infantil y Familiar (Anualmente).

9. Certificado de buena salud mental, expedida por el Centro de Salud ó Caja de Seguro Social para todo el personal que labora en el Centro de Orientación Infantil y Familiar (Anualmente).

10. Póliza contra accidente para los niños(as). 11. Póliza contra incendio. 12. Nota expedida por parte de la Corregiduría del área, sobre conducta ciudadana en la

Comunidad, del Representante Legal o de la persona natural. C. Estructura

Deben contar con una estructura y espacio adecuado para la habilitación del COIF (uso exclusivo para el COIF, exceptuando situaciones fortuitas). Ésta debe contar con lo siguiente:

1. Detallar la localización o ubicación del local donde va a funcionar el Centro (provincia, región, distrito, corregimiento, barrio, calle, o casa). Los Centros Parvularios no deben funcionar en edificios residenciales o edificios comerciales por medidas de seguridad).

2. Croquis de la distribución del espacio físico interno y externo del lugar o local. 3. Adecuar la estructura del establecimiento al programa de Inclusión Educativa, según la

Ley N° 42 de 1999, “Por lo cual establece la equiparación de oportunidades para las personas con discapacidad.”-SENADIS.

4. Aplicación de la Guía Técnica para la Edificación de los Centros Infantiles. 5. Contener como mínimo áreas comunes (administración, cocina, comedor, etc.) áreas

pedagógicas, de acuerdo a la población infantil proyectada. 6. Contar con equipo y mobiliario mínimo para la atención integral. 7. Estructura física acorde a la población infantil proyectada. 8. Servicios de agua, luz, teléfono, disponibilidad de servicios sanitarios o letrinas,

lavamanos. 9. Adecuada ventilación e iluminación del área.

Nota: Exceptuando las áreas de difícil acceso o apartadas.

D. Administrativo. 1. Documentación de Recursos Humanos:

• Hoja de vida y copia de cédula autenticada por el Departamento de Cedulación del Tribunal Electoral, del representante Legal y Director/a (debe ser profesional de la educación o de la psicología) del COIF.

• Hoja de vida y copia de cédula del Administrador, docentes (estimulación temprana y preescolar), Asistente Técnico en Enfermería, Trabajador(a) Manual, Manipulador(a) de Alimentos entre otros. (Incluir diplomas, certificados, cursos, etc.).


• Hoja de vida del Psicólogo(a), Trabajador(a) Social, Nutricionista, (estos servicios serán prestados en tiempo parcial, ya sea a través del contrato de servicios profesionales o mediante el apoyo de centros de salud más cercano). Decreto Ejecutivo N° 30 de 13 de agosto de 1999.

Nota: Tomar en consideración el perfil y funciones del personal que se requiere en los COIF.

2. Copia de cédula certificada por el Tribunal Electoral para los nacionales y Copia del Permiso de Trabajo emitido por la instancia competente y el carné emitido por la Dirección de Migración, para personal extranjero.

3. Cantidad de niños(as) para una Maestra y una Asistente: • Lactantes (0-1 años) 5-7 niños(as) • Maternal A (1 año) 7-9 niños(as) • Maternal B (2 años) 10-12 niños(as) • Maternal C (3 años) 10-15 niños(as) • Pre-jardín (4 años) 15 a 25 niños(as)

4. Reglamento Interno del COIF, según normas establecidas en el reglamento interno de los centros educativos del Ministerio de Educación.

5. Requisitos para la admisión de los niños(as) en el COIF son los siguientes: Foto tamaño carné del niño(a). Foto tamaño carné y cédula de identidad personal de los padres, acudiente o el responsable del niño(a). Partida de nacimiento del niño(a). Tarjeta de vacuna del niño(a). Exámenes Médicos Generales

6. Inventario de materiales didácticos, equipo y mobiliario disponible, detallando si tienen adaptaciones que faciliten su utilización a los niños o niñas con necesidades especiales o discapacitados.

E. Pedagogía

Plan Integral a desarrollar, basado en los programa oficiales de la Educación en Panamá (educación preescolar 4-5 años de edad/ MEDUCA y Guía Curricular de Estimulación Temprana de 0 a 6 años/ UDELAS, UNICEF, etc.).

F. Salud Nutricional 1. Participar en inducción para la entrega de la Guía de Alimentación. 2. Contar con un menú nutricionalmente balanceado y avalado por un nutricionista

dietista idóneo. 3. Suministro de merienda y almuerzo a los niños(as), según la dieta recomendada por un

nutricionista. Los alimentos que consuman los niños(as), deberán ser preparados por sus padres o en el Centro donde el niño asiste (por medidas de higiene y salud alimentaria).

4. Los beneficiarios/as del COIF deben cumplir con dos (2) evaluaciones al año de peso y talla, una al inicio de la apertura y otra al final del año, debe coordinar con el Centro de Salud más cercano al COIF. Nota: Debe solicitar: Carné de Buena Salud (blanco) y el carné de Manipulador(a) de Alimentos (verde) para el personal encargado de manipular los alimentos.


G. Social Atención y Seguimiento Social dirigido a los niños(as), padres o acudientes de los(as) niños(as), personal docente y administrativo que laboran en el centro, a través de la planificación, capacitación, investigación, orientación, aplicando métodos y técnicas requeridos.

H. Psicológico Atención y seguimiento psicológico dirigido a los niños(as), padres o acudientes de los(as) niños(as), personal docente y administrativo que laboran en el centro a través de la planificación, capacitación, investigación, orientación, aplicando métodos y técnicas requeridos. Nota:

• Es importante para esta Entidad, que al momento de hacer cambio de personal o incrementar el recurso humano del COIF, la documentación (currículum, certificados de estudios, certificados de salud físico y mental, copia de cédula, renovación de los Carnés de Salud y de Manipulación de Alimentos) sea reemplazada en los expedientes que reposan en la Dirección Nacional de Servicios de Protección Social del MIDES.

• Entregar toda la información solicitada, en el orden presentado y debidamente engargolado.

• El documento debe ser foliado para su mejor control.

III. NORMAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS 1. El personal de los COIF nombrados por el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES),

debe cumplir con las disposiciones (políticas y normas) del presente Manual de Procedimientos.

2. El MIDES a través de la Dirección de Servicios de Protección Social, regula y supervisa los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), Particulares/Privados, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas.

3. La Dirección de Servicios de Protección Social supervisa que los COIF, cuenten con personal profesional y operativo idóneo.

4. El personal de los COIF nombrado por el MIDES, deben cumplir con las disposiciones del Reglamento Interno de dicho Ministerio.

5. El MIDES cuenta con el apoyo de la Dirección de Servicios de Protección Social, la cual garantiza la ejecución y supervisión del funcionamiento eficiente de los COIF, a fin que se realice el buen uso de los recursos asignados.

6. Los COIF Particulares/Privados, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas son coordinados y supervisados por el MIDES; a los COIF Comunitarios, además, se les brinda apoyo económico (planilla, alimentos, útiles y mantenimiento).

7. La Dirección de Servicios de Protección Social, trabaja en estrecha relación y coordinación, con la administración, personal docente, profesionales y personal operativo de los COIF comunitarios, para cumplir con los objetivos del mismo.


8. Para brindar una atención eficiente, los COIF deben atender un máximo de 5-7 niños para lactantes, de 12-15 niños para maternal y 15-25 niños para pre-jardín; con una maestra y un asistente.

9. Cada COIF Gubernamental, No Gubernamental y/o Particulares, Comunitarios y Congregaciones Religiosas debe contar con una Asociación de Padres de Familia; en los Comunitarios, debe ser el Comité Pro-Niñez, los mismos funcionarán con el propósito de integrar a la familia en las actividades y contribuir en el fortalecimiento de los Centros.

10. La Dirección Nacional de Servicios de Protección Social realizará la supervisión del cumplimiento de los estándares de calidad, en el área pedagógica, nutricional, administrativa, estructura, social y psicológica lo cual se dará dos veces al año.

11. El horario será establecido de acuerdo a las necesidades de cada centro, basado en su reglamento interno.

12. Existencia de un Agente de Seguridad o Custodio en el COIF, para seguridad de los beneficiarios y de las instalaciones.

IV. PROCEDIMIENTOS A. Supervisión de Apertura de un Centro de Orientación Infantil y Familiar (COIF). 1. Persona Natural o Jurídica.

La Persona natural o jurídica solicita el formulario de requisitos para la apertura del COIF en el Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales. Nota: El Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales, remitirá por correo electrónico el formulario de requisitos para la apertura de COIF. El interesado dirige la solicitud de apoyo al Ministro(a) de Desarrollo Social o Dirección Provincial del Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), con copia a la Dirección de Servicios de Protección Social. Además presenta los requisitos previamente solicitados.

2. Dirección de Servicios de Protección Social (Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales) La Persona designada recibe, verifica el expediente, coteja de manera que el solicitante cumpla con todos los requisitos exigidos. Genera un informe de la supervisión de aceptación o rechazo de la solicitud, el cual remite al Despacho del Director(a) de Servicios de Protección Social. Notas: Realizar la supervisión y evaluación al COIF, a través del equipo técnico para comprobar que toda la información registrada y adjuntada al formulario de solicitud de apertura es correcta y el local donde funcionara se ajusta a las especificaciones, tanto de seguridad como de estructura que se exigen parar la prestación de este tipo de servicio. El equipo técnico elaborará un informe de la supervisión sobre la situación real del solicitante, describiendo las causales que fundamentan la aceptación o el rechazo de la solicitud y junto con el expediente refiere al Director(a). Este proceso será realizado en aproximadamente10 días laborables.

3. Dirección El Director(a) o quien él (ella) delegue, recibe el informe de la supervisión.


Revisa, coloca Visto Bueno al informe de supervisión y remite junto con el expediente a la Dirección de Asesoría Legal para su revisión y elaboración de la Resolución. Nota: Este trámite debe ser atendido en cinco (5) días hábiles aproximadamente Si está completa la documentación se procede a dar trámite para la confección de la resolución En caso de faltar algún requisito (coordinación con equipo técnico, póliza contra accidentes e incendio, población, entre otros) el supervisor preparará una nota que firmará el Director(a), en la cual le comunica su incumplimiento; le entrega el original y archiva una copia en el expediente que abrirá al solicitante. Se le dará un término de 3 meses para que se reponga el requisito faltante, de lo contrario se archiva el expediente y tendrá que entregar una nueva documentación.

4. Dirección de Asesoría Legal Recibe, revisa el expediente con el informe. Si está incompleto lo devuelve a la Dirección de Servicios de Protección Social para corrección, de lo contrario prepara la Resolución. Remite Resolución para la firma del Despacho Superior y adjunta expediente.

5. Despacho Superior El Despacho Superior firma la resolución y la remite a la Dirección de Servicios de Protección Social (Despacho del Director).

6. Dirección de Servicios de Protección Social Recibe la resolución y remite al Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales.

7. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales Recibe, revisa que el expediente contenga las firmas correspondientes; notifica telefónicamente al o la solicitante, para la entrega formal de la Resolución en la Institución.

8. Persona Natural o Jurídica Se presenta a la Dirección de Servicios de Protección Social, recibe la Resolución y firma como constancia de recibida.


MAPA DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISION DE APERTURA DE

UN CENTRO DE ORIENTACIÓN INFANTILY FAMILIAR (COIF)

PERSONA NATURAL O JURIDICA

1 2

DEPARTAMENTO DE ESTANDARES DE CALIDAD

34

MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL (MIDES)

5

1

2

3

LA PERSONA NATURAL O JURIDICA SOLICITA EL FORMULARIO PARA LA APERTURA DE UN COIF EN EL.DEPARTAMENTO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS SOCIALES

RECIBE Y VERIFICA EL EXPEDIENTE. COTEJA DEMANERA QUE EL SOLICITANTE CUMPLE CON TODOSLOS REQUISITOS EXIGIDOS. GENERA INFORME DESUPERVISIÓN QUE REMITE AL DIRECTOR(A) DESERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL.

RECIBE, REVISA EL EXPEDIENTE. PREPARA LA RESOLUCION. REMITE LA RESOLUCIÓN PARA LA FIRMA DEL DESPACHO SUPERIOR.

5


4


RECIBE EL INFORME DE LA SUPERVISIÓNO. REVISA,COLOCA VISTO BUENO AL INFORME Y LO REMITE JUNTOCON EL EXPEDIENTE A LA DIRCCI{ON DE ASESORÍA LEGALPARA SU REVISIÓN Y ELABORACIÓN DE “RESOLUCIÓN”.

DESPACHO DEL

SUPERIOR

6

DIRECCION

RECIBE LA RESOLUCION. LA FIRMA Y LA REMITE A LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL .

6

7

RECIBE LA RESOLUCIÓN Y LA ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS SOCIALES PARA QUE NOTIFIQUE AL SOLICITANTE.

DIRECCIÓN DEASESORÍA LEGAL

78

8 RECIBE LA RESOLUCION Y FIRMA COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO.

RECIBE LA RESOLUCION, REVISA Y NOTIFICA AL SOLICITANTE , PARA QUE SE PRESENTE A RETIRARLA.

B. Supervisión del Cumplimiento de los Estándares de Calidad 1. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Elabora cronograma y plan de trabajo de gira y lo remite a la Dirección de Servicios de

Protección Social. 2. Dirección de Servicios de Protección Social recibe para su autorización. • Recibe cronograma y plan de trabajo de gira. • Revisa y autoriza la gira de supervisión y la devuelve al Departamento de Estándares

de los Servicios Sociales para coordinar la misma. 3. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) organiza la gira de supervisión, tomando en consideración los

estándares a evaluar, según el formulario referente al área profesional que le corresponde supervisar.

4. Centro de Orientación Infantil y Familiar • El Administrador(a), personal docente, suministra la información solicitada y de tener

inquietudes, las manifiesta al Supervisor(a) mientras éste realiza el recorrido del área. 5. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales


• Finalizada la labor, el Supervisor(a) prepara un informe al Coordinador del Departamento y éste a su vez a la Dirección de Servicios de Protección Social (Director/a), referente a las observaciones y recomendaciones, producto de la supervisión.

6. Dirección • En los COIF Comunitarios, el Director(a) revisa, evalúa, refrenda o coloca visto bueno

al informe de supervisión y dependiendo del contenido e importancia, lo remite a las instancias correspondientes mediante memorando (Director Comarcal, Regionales, Provinciales y al Director administrativo del COIF).

• En los COIF Particulares, el Director(a) revisa, evalúa, refrenda o coloca visto bueno al informe de supervisión y dependiendo del contenido e importancia, se cita al representante legal o el administrador en donde se le informa la situación encontrada y mediante un informe de subsanación se le brinda un periodo de tiempo para corregir dichas irregularidades. Nota: La supervisión a los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF) se realiza dos veces al año (sin previa notificación) y debe estar presente un profesional de la docencia. En la Dirección de Servicios de Protección Social, debe permanecer un expediente de cada COIF comunitario, privado, gubernamental, no gubernamental, congregaciones religiosas y en los COIF debe existir un expediente de cada beneficiario.


MAPA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISION DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES DE CALIDAD EN LOS COIF

1

DEPARTAMENTO DE ESTANDARES DE CALIDAD


1

2

3 EL SUPERVISOR(A) ORGANIZA LA GIRA DESUPERVISIÓN TOMANDO EN CUENTA LOSESTÁNDARES ESTABLECIDOS.

EL ADMINISTRADOR(A), PERSONAL DOCENTE,SUMINISTRA LA INFORMACION SOLICITADA Y DE TENERALGUNA INQUIETUD, LA MANIFIESTA AL SUPERIOR,MIENTRAS ÉSTE REALIZA EL RECORRIDO DEL ÁREA.

EN LOS COIF COMUNITARIOS, REVISA, EVALÚA,REFRENDA O COLOCA EL VISTO BUENO AL INFORME DESUPERVISIÓN Y DEPENDIENDO DEL CONTENIDO EIMPORTANCIA, LO REMITE A LAS INSTANCIASCORRESPONDIENTES MEDIANTE UN MEMORANDO(DIRECTOR COMARCAL, REGIONALES, PROVINCIALES YAL DIRECTOR ADMINISTRATIVOS DEL COIF).

EN LOS COIF PARTICULARES, REVISA, EVALÚA,REFRENDA O COLOCA VISTO BUENO AL INFORME DESUPERVISIÓN Y DEPENDIENDO DEL CONTENIDO EIMPORTANCIA, CITA AL REPRESENTANTE LEGAL O ELADMINISTRADOR PARA INFORMARLE DE LA SITUACI{ONENCONTRADA.


5


FINALIZADA LA LABOR, EL SUPERVISOR(A) PREPARAINFORME DIRIGIDO AL COORDINADOR DELDEPARTAMENTO, Y ESTE A SU VEZ AL DIRECTOR(A),REFERENTE A LAS OBSERVACIONES YRECOMENDACIONES, PRODUCTO DE LA SUPERVISIÓN.

CENTRO DE ORIENTACIÓN DIRECCION

2

34

ELABORA CRONOGRAMA Y PLAN DE TRABAJO DEGIRA Y LO REMITE A LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DEPROTECCIÓN SOCIAL PARA SU AUTORIZACIÓN.

RECIBE CRONOGRAMA Y PLAN DE GIRA. REVISA YAUTORIZA (DE ESTAR DE ACUERDO). DEVUELVE ELDOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE ESTÁNDARES DECALIDAD DE LOS SERVICIOS SOCIALES.

4

6

56

C. Atención de Denuncias

La Dirección de Servicios de Protección Social (DISPROS) a través del Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales, recibe las denuncias telefónicas o personales. Este Departamento está compuesto por un equipo interdisciplinario (Pedagogía, Nutrición, Psicología, Arquitectura o Ingeniería, Trabajo Social), además cuenta con el apoyo de la Secretaria Nacional de Niñez, Adolescencia y Familia y del Centro de Orientación y Atención Integral (COAI), el cual atiende cualquier tipo de denuncia de 6:00am a 6:00 pm, a través de la línea telefónica 147.


1. Denunciante Realiza la denuncia personal o telefónicamente (anónima o conocida), a la Dirección de Servicios de Protección Social.

2. Dirección El servidor que conteste la llamada o atienda al denunciante, llena el formulario “Denuncia” (Formulario N°.2), en el cual especifica el tipo de denuncia realizada y transfiere al abogado del Departamento de Estándares de Calidad.

3. Abogado(a) o Asistente Abre el expediente y organiza la supervisión con el equipo interdisciplinario que intervendrá en la supervisión de acuerdo al perfil de la denuncia. Prepara expediente.

4. Equipo Interdisciplinario Realiza la supervisión, con el Equipo Interdisciplinario correspondiente (Pedagogía, Nutrición, Psicología, Arquitectura o Ingeniería, Trabajo Social), en caso que se requiera se coordinara con la Secretaria Nacional de Niñez, Adolescencia y Familia u otra institución o profesionales dependiendo de la situación planteada. Prepara un informe detallado de la supervisión e investigación realizada; remite al Abogado(a) o Jefe Departamento Estándar de Calidad.

5. Abogado(a) o Jefe Departamento Estándar de Calidad Recibe, revisa el informe, lo coloca en el expediente y transfiere al Director(a).

6. Director(a) de Servicio de Protección Social y Equipo Interdisciplinario Recibe y revisa para la toma de decisiones correspondientes a seguir (suspensión, recomendaciones, cancelación del servicio, entre otras), con base a las evaluaciones y pruebas presentadas. Nota: El Expediente debe contener la siguiente información: Copia de la denuncia, las pruebas presentadas, el informe de supervisión, las notas emitidas a las instituciones competentes según sea el caso, citaciones a las partes, entrevistas con las partes y seguimiento, entre otras. Además de las pruebas presentadas y la decisión que se tome.


MAPA DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS

DENUNCIANTE

1 2

ABOGADO(A) ASISTENTE

3 4

DIRECCIÓN


1

2

36

REALIZA LA DENUNCIA PERSONAL OTELEFONICAMENTE (ANONIMA O CONOCIDA) A LADIRECCION DE SERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL.

EL SERVIDOR QUE CONTESTA, ATIENDE , LLENA ELFORMULARIO “DENUNCIAS”(FORMULARIO NO. 3) YTRANSFIERE AL BOGADO(A) O ASISTENTES.

REALIZA LA SUPERVISION Y PREPARA INFORMEDETALLADO DE LA INVESTIGACION REALIZADA

RECIBE, EL INFORME, LO COLOCA EN EL EXPEDIENTE YTRANSFIERE AL DIRECTOR(A)

5


4


EL ABOGADO(A) o ASISTENTE ABRE EL EXPEDIENTEORGANIZA LA SUPERVISION CON EL EQUIPOINTERDISCIPLINARIO Y PREPARA EL EXPEDIENTE.

EQUIPOINTERDISCIPLINARIO

56

6 RECIBE, REVISA Y TOMA LAS DECISIONES EN BASE A LASPRUEBAS ENCONTRADAS.

D. Citación por Incumplimiento de Requisitos, Leyes, Decretos y demas Normas

La citación por incumplimiento de Requisitos, Decretos, Leyes y Normas, se le hace al Administrador(a) o responsable del Centro de Orientación Infantil y Familiar (COIF). Éstas pueden darse mediante el proceso de supervisión o por denuncias de la comunidad, por las siguientes razones: • Incumplimiento de requisitos establecidos en este manual. • Incumplimiento de Estándares de Calidad establecidos en este manual. • Incumplimiento al Decreto Ejecutivo N° 30 de 13 de agosto de 1999, “por el cual

se dictan normas para la apertura y funcionamiento de los Centros de Orientación Infantil y Familiar”.

• Incumplimiento de Ley N°3 de 17 de mayo de 1994, por la cual se aprueba el Código de la Familia”.


• Incumplimiento de la Convención de los Derechos del Niño(a). 1. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Al presentarse el equipo de supervisión al COIF y al detectar el incumplimiento, llena

el “Formulario de Citación” (Formulario N°. 3) y entrega al Administrador, en el cual especifica la fecha y hora en que debe presentarse a la Dirección de Servicios de Protección Social. Si la falta es muy grave, la cual atente contra la integridad del niño(a), se refiere a las autoridades competentes.

• El Supervisor(a) realiza un informe de las inconsistencias detectadas y las medidas que se aplicaron, éste a su vez lo entrega al Director para su conocimiento.

2. Dirección • Recibe, revisa, coloca visto bueno y devuelve al Supervisor(a), del Departamento de

Estándares de Calidad de los Servicios Sociales. 3. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • En la fecha señalada, el Supervisor(a) atiende al Administrador(a) del COIF; le informa

sobre el procedimiento que se aplica en estos casos y se le entrega copia del informe confeccionado.

• El Supervisor(a) coordina y da seguimiento al COIF, para la próxima visita. 4. Centro de Orientación Infantil y Familiar • Realiza los ajustes necesarios para el mejor funcionamiento del Centro. 5. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • El Supervisor(a) se presenta por segunda vez al COIF y verifica que todo esté en regla. • Si las inconsistencias fueron corregidas, se deja constancia por escrito que se subsanó. • Si las anomalías persisten, le comunica al Administrador(a) que se le expedirá un

llamado de atención por escrito y llena el “Formulario para Subsanar” (Formulario N° 4), en el cual se indican las faltas en que ha incurrido nuevamente e indica en qué termino de tiempo debe subsanar. Ambos documentos serán entregados después que el Director(a) los firme.

• El Supervisor(a) redacta la nota de llamado de atención y junto con el formulario de subsanación, refiere al Director(a), quien firma y devuelve al Supervisor(a).

6. Centro de Orientación Infantil y Familiar • El Administrador(a) recibe por parte del Supervisor(a), el Informe de Subsanación y

Nota de llamado de atención. Se le comunica, que se le dará el seguimiento adecuado para que no incurra en los mismos.

Nota: Si al término del plazo establecido continúa incumpliendo, se le informa el cierre inmediato y procede según lo establecido en el presente manual.


MAPA DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS PARA CITACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS,

LEYES, DECRETOS Y NORMAS

1

L

2

DIRECCION

3



1

2

AL CONFIRMAR EL INCUMPLIMIENTO DE LOESTÁNDARES DE CALIDAD Y EN OTRAS NORMATIVAS.EL SUPERVISOR CONFECCIONA UN INFORME DE LASINCONSISTENCIAS ENCONTRADAS Y LAS MEDIDASQUE SE APLICARON Y SE LE ENTREGA AL DIRECTORPARA SU CONOCIMIENTO

RECIBE, REVISA, OTORGA VISTO Y DEVUELVE ALSUPERVISOR(A) DEL DEPARTAMENTO DEESTÁNDARES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOSSOCIALES.


REALIZA LOS AJUSTES NECESARIOS PARA ELMEJOR FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO.,

CENTRO DE ORIENTACIÓN INFANTIL Y FAMILIAR


4

45

6

EN LA FECHA SEÑALA EL SUPERVISOR(A) ATIENDE ALADMINISTRADOR(A) DEL COIF; LE INFORMA SOBRE ELPROCEDIMIENTO QUE SE APLICA EN ESTOS CASOS YSE LE ENTREGA COPIA DEL INFORMECONFECCIONADO.

EL SUPERVISOR(A) SE PRESENTA POR SEGUNDAVEZ AL COIF Y VERICA QUE TODO ESTE EN REGLA.

3

5

6 EL ADMINISTRADOR(A) RECIBE POR PARTE DELSUPERVISOR(A) EL INFORME DE SUBSANACIÓN YUNA NOTA DE LLAMADO DE ATENCIÓN.

E. Cierre por Incumplimiento

El cierre de un Centro de Orientación Infantil, ocurre por casos graves como son, la reincidencia en las siguientes causales: • Incumplimiento a requisitos establecidos en este manual. • Incumplimiento a estándares de calidad establecidos en este • Incumplimiento al Decreto Ejecutivo N° 30 de 13 de agosto de 1999. 1999 (Capítulo VII, articulo 29). • Incumplimiento a los Derechos de la Niñez, según la Convención de los Derechos

del Niños/as.


1. Departamento de Estándares de Calidad de los Servicios Sociales • Al confirmar el incumplimiento en todas las fases a partir de la citación, el Jefe del

Departamento de Estándares de Calidad prepara memorando para la firma del Director(a) de Servicios de Protección Social, adjuntando borrador de Resolución de Cierre, en el cual solicita el cierre inmediato del COIF, especificando las causales por las cuales lo solicita.

2. Dirección • Recibe, revisa, firma el memorando, otorga visto bueno a la Resolución y remite a

Asesoría Legal para la revisión de la Resolución de Cierre, junto con el expediente 3. Dirección de Asesoría Legal: • Revisan la Resolución de Cierre y transfiere junto con los antecedentes y memorando

al Despacho Superior. 4. Despacho Superior • Recibe memorando con Resolución de Cierre de un COIF con los antecedentes. • Revisa las causales por las cuales se solicita el cierre. • Firma la Resolución de Cierre. Remite el caso a Asesoría Legal, para que este a su vez

devuelva la Resolución de Cierre a la Dirección de Servicios de Protección Social (Despacho del Director(a)).

5. Dirección • Recibe la Resolución de Cierre firmada por el Despacho Superior. • Da instrucciones para que se cite al Administrador(a) del centro para la entrega de la

Resolución de Cierre. Notas: Una vez sea entregada esta Resolución de Cierre, el expediente debe contener una copia del mismo. A este cierre debe asistir el Director(a), jefe del Departamento de Estándares de Calidad y el equipo interdisciplinario de la Dirección de Servicios de Protección Social. El cierre por incumplimiento, está basado en el Decreto N°. 30 de 13 de agosto de 1999. Cuando el cierre sea voluntario el Administrador(a) o responsable del Centro, traerá consigo nota en la cual explique los motivos del cierre, el Aviso de Operación (Ministerio de Comercio e Industrias) y la cancelación del mismo.


MAPA DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS PARA CIERRE POR INCUMPLIMIENTO

1 2

DIRECCIÓN

3 4

DEPARTAMENTO DE ESTÁNDARESDE CALIDAD


5

1

2

3

AL CONFIRMÁRSELE EL INCUMPLIMIENTO EN TODASLAS FASES A PARTIR DE LA CITACIÓN, PREPARAMEMORANDO PARA LA FIRMA DEL DIRECTOR(A) DESERVICIOS DE PROTECCIÓN SOCIAL, EN EL CUALSOLICITA EL CIERRE INMEDIATO DEL COIF,ADJUNTANDO LA “RESOLUCIÓN DE CIERRE”,ESPECIFICANDO LAS CAUSALES DE ESTA ACCIÓN.

RECIBE, REVISA, FIRMA EL MEMORANDO Y COLOCAVISTO BUENO A LA RESOLUCIÓN DE CIERRE YREMITE A LA DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL.

RECIBE LA RESOLUCIÓN DE CIERRE FIRMADA. DAINSTRUCCIONES PARA QUE SE CITE ALADMINISTRADOR(A) DEL CENTRO PARA HACERLEENTREGA DE LA RESOLUCIÓN.

5


4


RECIBE MEMORANDO CON EL BORRADOR DERESOLUCIÓN DE CIERRE. REVISA Y TRANSFIEREJUNTO CON LOS ANTECEDENTES Y MEMORANDO ALDESPACHO SUPERIOR.

DIRECCIÓN DE

ASESORÍA LEGAL

DESPACHO SUPERIOR

RECIBE MEMORANDO CON RESOLUCIÓN DECIERRE. REVISA Y FIMA LA RESOLUCI{ON.TRANSFIERE JUNTO CON LOS ANTECEDENTES AASESORÍA LEGAL Y ESTE A SU VEZ A LADIRECCIÓN DE SERVICIOS DE PROTECCIÓNSOCIAL.

V. SUPERVISIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE

CALIDAD Los COIF Particulares, Gubernamentales, No Gubernamentales, Comunitarios y Congregaciones Religiosas son regulados y supervisados por la Dirección de Servicios de Protección Social del MIDES. Los Comunitarios son administrados por el MIDES, el cual les brinda apoyo económico y logístico (recurso humano, alimentos, útiles y mantenimiento). Para la supervisión del cumplimiento de los estándares de calidad, se utilizan los formularios que aparecen en los Anexos. Los Centros son supervisados para que los Servicios Sociales de Protección sean de calidad, mediante la Implementación de Estándares de Calidad, sustentados en un enfoque integral de derechos, para cumplir con la responsabilidad que le compete al MIDES a nivel nacional.


A. Salud Nutricional Elementos a supervisar en el área:

1. Entrega de exámenes de hemoglobina y realización de toma de peso y talla a los beneficiarios de los Centros de Orientación Infantil para obtener un diagnóstico nutricional. Estas evaluaciones se deben efectuar dos veces al año.

2. Planificación y presentación de los menús variados y balanceados, tomando en cuenta los requerimientos nutricionales de los niños, los hábitos alimentarios, la disponibilidad de alimentos locales, así como el aspecto financiero.

3. Las porciones deben ser servidas según la edad, sexo, estado de salud, peso y tamaño del beneficiario de acuerdo a la indicación del especialista en nutrición.

4. Portar los carnés correspondientes (Manipulador de Alimentos y de Salud) y verificar si están vigentes. El carné de Manipulador de Alimento se emite por cinco (5) años (color verde) y el de Salud (color blanco), se renueva cada año. Esta supervisión indica si el manipulador ha sido capacitado en higiene y manipulación de alimentos.

5. Cumplimiento de la separación de tareas del Manipulador de Alimentos y el Trabajador Manual. Según el Código Sanitario del MINSA y el Codex Alimentarius.

6. El manipulador de alimentos deberá practicar estrictamente buenos hábitos de higiene personal (correcto vestuario, zapatos cerrados, redecilla, delantal, uñas limpias, sin anillos, sin pintura y cortas, etc.).

7. Capacitación continúa al Manipulador de Alimentos, Trabajador Manual, Personal Administrativo, Docente, y Padres de Familia, en materia de manipulación sanitaria de alimentos y nutrición.

8. El manipulador de alimentos y el trabajador manual deben dejar el área en donde se brinda el servicio de alimentación, en orden y con los utensilios debidamente tapados y limpios.

9. Contar con el mobiliario adecuado para el almacenamiento y conservación de los alimentos secos y de los alimentos frescos o perecederos. Estos últimos deben almacenarse en condiciones de refrigeración o congelación adecuada.

10. Los alimentos no se deben almacenar por ningún motivo, con materiales de limpieza o sustancias toxicas o nocivas para la salud de los seres humanos.

11. El servicio de alimentación debe contar con los utensilios o equipo de cocina necesarios (nevera, horno, estufa, extractor, pailas, ollas, etc.).

12. Los cubiertos de cocina deben ser de tamaños y materiales adecuados para los beneficiarios del programa.

13. La cocina y el comedor deben contar con el espacio físico apropiado, buena ventilación e iluminación que sea proporcional según la población infantil atendida.

14. El mobiliario (sillas y mesas) deben ser apropiadas en los comedores, tomando en cuenta normas internacionales (tamaño, materiales, otros).

15. En el área de preparación de alimentos, el equipo y todas las superficies que estén en contacto con los mismos, deben estar libre de oxidación, ser lisas, sin agujeros, ni hendiduras en las cuales se pueda acumular restos de alimentos.

16. Existencia de lavamanos cerca del comedor. 17. Disposición de la basura (eliminación de desechos sólidos y líquidos), deben

mantenerse en cesto de basura de material de fácil limpieza y con tapa, de manera que permanezca distante del área de alimentos.

18. Las ventanas deben tener malla de tela metálica, como medidas de seguridad contra insectos y roedores etc.


B. Pedagogía b.1. Elementos Pedagógicos a supervisar. 1. El Plan Didáctico, debe contemplar los objetivos, áreas básicas de aprendizaje, unidad,

contenido, actividades sugeridas para el aprendizaje, evaluación, y organización del tiempo establecido en el Programa del Ministerio de Educación (Programa de Educación Pre-escolar para Niños de 4 y 5 Años) y Guía Curricular de Estimulación Temprana de 0 – 6 años (UDELAS/UNICEF).

2. El Plan didáctico debe estar correlacionado con el ambiente preescolar (materiales utilizados, láminas de motivación, recurso didáctico, recurso humano, etc.).

3. Aplicación de métodos y técnicas adecuados en los diversos niveles de atención. 4. Material didáctico utilizado de acuerdo a las edades, intereses, necesidades y cultura de

los niños. 5. El material didáctico cumpla con las especificaciones establecidas en las normas

internacionales en lo que respecta a las características (pintura, tamaño, textura, forma, color, no tóxicos, etc.)

6. Personalidad del docente en cuanto a tono de voz, apariencia personal, estado de salud, dominio del tema, dominio de sí mismo(a), modales, motivación adecuada, comunicación con los niños/as.

7. Conformación, organización y funcionalidad de los diferentes Rincones de Juego Trabajo o de Inteligencias Múltiples, acorde al plan didáctico y a los niveles de atención.

8. Las condiciones de la infraestructura (ventilación, iluminación, espacio interior y exterior, techo, etc.), deben ser adecuadas para el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje.

9. Asesoría y seguimiento al equipo docente y administrativo en las diferentes áreas Pedagógicas.

10. Capacitación al personal docente y administrativo para el fortalecimiento y actualización de los conocimientos en el área pedagógica.

11. Formación profesional del docente. 12. Responsables directos de nivel pedagógico por grupos de infantes. 13. Aplica evaluación formativa e integral en forma periódica a los niños y niñas en sus

respectivos niveles de atención infantil. 14. Promueve la educación especial y el proceso de la educación e integración educativa de

los niños. 15. Integración de la tecnología de la información, comunicación en el proceso educativo 16. Programas de capacitación en temas relacionados a la estimulación temprana y

procesos de crecimiento y desarrollo preescolar. • Dirigido a padres de familia • Dirigido a personal docente y administrativo

17. Responsables directos de nivel pedagógico por grupos de infantes:


Cuadro Nº 1. Responsables Directos de Nivel Pedagógico por Grupo de Infantes

Nivel Pedagógico Rango de Edades en

Años

Cantidad de

Niños(as) Responsables de Área

Lactantes 0 - 1 5 -7 1 maestro + 1 asistente

Maternal A 1 7- 9 1 maestro + 1 asistente

Maternal B 2 10-12 1 maestro + 1 asistente

Maternal C 3 12-15 1 maestro + 1 asistente

Pre-Jardín 4 15- 25 1 maestro + 1 asistente

C. Social c.1. Elementos a supervisar en el área: 1. Evaluaciones Sociales a la población beneficiada 2. Existencia de un expediente único por beneficiario(a), el cual contenga en lo social:

• Evaluación Social de Ingreso • Evaluación Social de Egreso • Evaluación Social de Reingreso • Evaluación Social de Seguimiento, semestral • Evaluación Social de casos urgentes. (una vez lo requiera el caso). • Documento de Referencia y contra Referencia de casos.

3. Supervisiones Sociales anuales para la Apertura de Centros de Orientación Familiar 4. Supervisiones Sociales para el Cumplimiento de los Estándares de Calidad (dos veces

al año) con la finalidad de que funcionen eficientemente y sean óptimos, de manera que no ocurran afectaciones social al respecto.

5. Diagnóstico Comunitario 6. Cumplimiento del Programa anual, dirigido a los niños(as), padres o acudientes que

asisten al centro y personal docente y administrativo que laboran en el centro, con temas Socioeducativas basadas en las exigencias de desarrollo

integral de niños (as), según los lineamientos establecidos por el Ministerio de Educación, Ministerio de Salud y el Ministerio de Desarrollo Social.

7. Población beneficiada a través de estos programas. (Registro de asistencia de la población).

8. Programas de capacitación dirigidos al Personal docente y administrativo que labora en el centro (registro de asistencia del personal a las actividades).

9. Existencia y funcionamiento de organizaciones de apoyo a los Centros de Orientación Familiar tales como:(Comité de apoyo, o Comité Pro Niñez y Fundaciones de Interés Social).


D. Psicológica Cuando en el proceso de supervisión, se detecta afectación psicológica de un adulto mayor, se transfiere a las entidades correspondientes de la comunidad, quienes a su vez, realizan la investigación respectiva y tratamiento psicológico adecuado.

d.1. Elementos a supervisar en el área: 1. Existencia de antecedentes de atención Psicológica y/o Psiquiátrica en la población

beneficiada. 2. Evaluaciones psicológicas y psiquiátricas a la población beneficiada. 3. Cantidad de beneficiarios que estén recibiendo atención psicológica y/o psiquiátrica 4. Seguimiento a evaluaciones psicológicas que se brinda a los albergados y/o

beneficiarios afectados del Centro. 5. Seguimiento que brinda el Centro, respecto al apoyo que debe brindar el Psicólogo de

las instituciones que hayan dentro de la Comunidad, como son Municipio, Centro de Salud, Corregiduría, Juntas Comunales, Iglesias, CSS, entre otras.

6. Informe de Supervisiones Psicológicas para el Cumplimiento de los Estándares de Calidad (dos veces al año) con la finalidad que funcionen eficientemente y sean óptimos, de manera que no ocurran afectaciones psicológicas al respecto. (Crear y anexar formulario en el manual).

7. Coordinaciones inter-institucionales para atención de los casos psicológicos que así lo ameriten y remitirlos a instancias y especialidades correspondiente (Proceso de canalización continúo con las distintas Instituciones que apoyan al Centro).

8. Programas de capacitación en temas relacionados al aspecto psico-afectivo, a fin de prevenir afectaciones psicológicas y lograr el estado psicológico ideal de los niños/as y sus familias (Programación y registro de asistencia de los beneficiarios a las capacitaciones).

9. Programas de capacitación dirigido al personal docente y administrativo en temas relacionados a la motivación laboral, manejo de estrés, trabajo en equipo, seguridad laboral a fin de prevenir incidentes y afectaciones, con el fin de lograr un desempeño eficaz y eficiente del personal que labora en dicho centro y mantener una comunicación efectiva con los niños/as y sus familias.

10. La Educación profesional de los que atienden a los niños/as, respecto a necesidades de su desarrollo.

E. Administrativa E.1. Elementos a supervisar en los COIF Comunitarios: 1. Solicitud de Bienes y Servicios.

a. Los COIF administrados por el MIDES, deben presentar sus necesidades, a través del formulario de Solicitud de Bienes y Servicios.

b. En el caso de los COIF comunitarios la solicitud de bienes y servicios de enseres, línea blanca, mobiliario y equipos educacionales, debe ser presentada por los Directores Provinciales, Regionales y Comarcales ante la Dirección de Servicios de Protección Social del MIDES para su aprobación o rechazo, según criterio técnico y disposición presupuestaria.

2. Trabajo en equipo (personal profesional y operativo del COIF). 3. Coordinación establecida entre la Administración del COIF y la Administración de la

Dirección de Servicios de Protección Social. (Coordinación bilateral).


4. Registros contables establecidos de acuerdo al Manual de Procedimientos de Ingresos y Gastos, para los Centros de Orientación Infantil y Familiar (COIF), regulados por el MIDES.

5. Programaciones en las áreas de trabajo psico-pedagógica, socio-educativas, (recreativo, socio-culturales y económico)

6. Adecuado manejo de fondo económico que suministra el MIDES a los COIF. 7. Reglamento Interno de los Centros Parvularios. (Deberes y obligaciones del padre

madre, tutor o persona responsable del niño(a). 8. Registro de controles de visitas de los padres de familia al centro. 9. Verifica que el personal profesional y operativo sean idóneo para la atención de

niños(as). 10. Cantidad de niños(as) que asisten al COIF. 11. Los estándares de calidad de nutrición, atención social, psicológico, estructura,

pedagogía y administrativos, funcionen eficientemente y sean óptimos. 12. De acuerdo a las supervisiones realizadas, puede recomendar el incremento de

personal, anexos a la estructura, equipamiento y compra de alimentos, de manera que se hagan los presupuestos acordados con las necesidades de los COIF.

E.2. Elemento a supervisar en COIF Particulares/Privados, Gubernamentales, No

Gubernamentales y Congregaciones Religiosas. 1. Presentar a la Dirección de Servicios de Protección Social, informes trimestrales

referente al censo de los niños matriculados antes del inicio y durante el período escolar, informes trimestrales de actividades realizadas y producto obtenido, cursos de capacitación en que ha participado recursos humanos, los cambios de la infraestructura física que se ha realizado en el Centro, plan de trabajo anual.

2. Registro de controles de visitas de los padres de familia al Centro. Nota: En los COIF Comunitarios, Particulares/Privados y Gubernamentales, No Gubernamentales y Congregaciones Religiosas la supervisión administrativa se realizará para dar seguimiento al cumplimiento de los requisitos establecidos en este manual F. Estructura F.1 Elemento a supervisar en el área de Infraestructura. 1. Juegos de planos de construcción, eléctrico, plomería, de seguridad y el plano de

topografía, deben llevar las especificaciones de NFTA y de ingeniería civil con su respectivo sello y firma idónea.

2. Topografía del terreno. 3. Compuesto y/o material retardante al fuego según las normas de NFTA. (Puertas,

Pinturas, muebles, etc.). 4. Corredores o pasillos deben tener 2.5 metros de ancho como mínimo; para ser

transitado por niño/a y dotarlos de iluminación para casos de emergencias. 5. Pintura que cubre las paredes internas del Centro; deben ser anti hongos y estar libre

de plomo y mercurio. Los colores interiores deben ser de colores pasteles de acuerdo a las salas pedagógicas.

6. Estructura de los Centros con baldosas y azulejos en sus diferentes espacios respectivamente (recepción, comedor, baño, lavandería, cocina, sala pedagógica y sala de descanso).


7. El medidor y el interruptor principal deben estar en buen estado para verificar la

capacidad de carga eléctrica). Las barras del panel de distribución de energía deben ser revisadas. Verifica la conexión a tierra del sistema eléctrico. Dispositivos o accesorios eléctricos a instalar; debe cumplir con las normativas del NEC (código eléctrico nacional o NFPA70), bajo los estándares UL.

8. Verificación del sistema eléctrico de entrada o principal. (área o subterránea.). 9. La cantidad y capacidad de las luminarias internas, tomacorrientes e interruptores

deben ir acordes al área. 10. La capacidad eléctrica y electrónica del área para la instalación del equipo eléctrico

y electrónico. Instalación de los acondicionadores de aire, de manera que cuente con todas las instalaciones eléctricas, para la protección del sistema.

11. Estado o condición de tuberías, cableado y molduras. 12. Deben contar con lámparas de emergencia y detectores de humo en las áreas

correspondientes. 12. Acondicionadores de aire (tipo, condición y ubicación). 13. En la central de aire, se verifican los ductos de suministro y retorno. Además, la

ubicación y condición de la manejadora y la central de aire. 14. Instalación de los acondicionadores de aire, de manera que cuente con todas las

instalaciones eléctricas, para la protección del sistema. 15. Dispositivos o accesorios eléctricos a instalar; debe cumplir con las normativas del

NEC (código eléctrico nacional o NFPA70), bajo los estándares UL. 16. Existencia, condición o estado y manejo del uso de los extintores. 17. Las condiciones del techo, columna, viga, carriolas, etc. Cumplan con las normas y

medidas específicas de la NFTA. 18. Área mínima requerida para el interior de un COIF:


Área Mínima requerida recomendada por área dentro de un COIF Dimensiones deseables para los espacios y puestos de atención en los COIF

# AREA RANGO DE EDAD USO DEL AREA E OBSERVACIONESDESDE HASTA

1 SALA DE LACTANTES 0 1 4 Se considera la instalación de una cuna por infante

2 SALA DE MATERNAL A 1 2 3.5

3 SALON MATERNAL B 2 3 1

4 SALON MATERNAL C 3 4 2

5 PRE-JARDIN 4 2

6 COMEDOR 0.5 Destinada para alimentación

7 BAÑOS DE NIÑOS 1 4

8 1 4 1 Destinada para recreación

AREA MINIMA EN M2 POR INFANTE

Se destinará esta área para la estimulación del niño

Destinada para colocación de mesitas octagonales o similar con 6 sillas por puesto de trabajo



Un inodoro por cada 15 niños (tamaño especial para infantes)

AREA DE JUEGO ABIERTA Y CERRADA

Nota: Las dimensiones de los espacios fueron revisados y adecuados por personal técnico del MIDES en comparación con las normas de las legislación Española establecidas en el decreto 1004/1991 del 14 de Junio

F.2. Elementos a supervisar en el área de Seguridad. 1. En su apertura el Centro debe contar con el equipo de Seguridad(botiquines,

extintores, detectores de humo y señalizaciones. 2. Todo el personal de los (COIF), deberá estar capacitado para el uso y manejo de los

extintores. 3. Verificar continuamente que las salidas y recursos de evacuación se encuentren en

óptimas condiciones. 4. El personal del Centro debe contar con certificados de los Primeros Auxilios. 5. Todo el personal deberá saber la condición o estado y mantenimiento del botiquín. 6. En el Centro (COIF) todo el personal deberá conocer la localización del interruptor

general de electricidad y de las llaves de paso de agua y de gas. 7. Se pondrán los medios adecuados para evitar la entrada de los niños/as a la cocina. 8. Los productos de limpieza deberán estar bajo llave. 9. Las puertas que dan acceso a la calle deben abrir hacia fuera. Las ventanas y los

balcones tendrán un cierre de seguridad que no podrá ser abierta por los niños(as). 10. Los (COIF), deberán tener un plan de emergencia en el que cada miembro del

personal tenga asignada una función. 11. Todo el personal del (COIF), deberá conocer la dirección y el teléfono del servicio

medico de urgencia mas próximo donde conducir al niño que hubiera sido victima de un accidente.


12. Si existen columpios y toboganes se situaran de forma que sus ocupantes, no puedan golpearse con paredes, árboles o con otros dispositivos de juego.

13. El personal del Centro infantil debe estar preparando para evacuar a los niños/as en caso de emergencia o desastres.

F.3. Criterios Mínimos que Considerar para Ubicar a Nivel Micro, en un Centro de

Orientación Infantil y Familiar (COIF). Fuera de las certificaciones exigidas para la puesta en operación de un Centro, debe presentarse un cuadro de micro-localización no negociable, con sus respectivas redacciones complementarias, con los siguientes criterios de micro-localización:

1. Desarrollo Urbanístico: Los Centros podrán estar ubicados en zonificaciones rurales, residenciales de baja, mediana y alta densidad, zonificaciones residenciales especiales, zonificaciones de conjunto y comercial urbano C-2 y C-3 existentes.

2. Seguridad: Los Centros no podrán estar dentro de zonas inundables, a lado de ríos, lagos, playas o cuerpos de agua que potencien riesgos para su vida; a lado de sitios con gran potencial de incendio; sitios propensos a estar llenos de basura, depósitos, sitios de ventas de licor; burdeles e instalaciones similares. En áreas donde las corrientes naturales de aire lleven cualquier tipo de contaminante producto de la industria aunque se encuentren en los estándares permitidos; a lado de comercios de alto tránsito vehicular, aeropuertos o vías muy transitadas donde se permitan velocidades superiores a los 20 km/h. Tampoco podrán ubicarse a lado o cerca de sitios potenciales a deslizamientos, o no certificados como seguro por el Sistema Nacional de Protección Civil o la Universidad Tecnológica de Panamá o una Oficina de Seguridad del Cuerpo de Bomberos. De igual forma, a lado de sitios de mediación de pleitos o custodia de personas detenidas.

3. Accesibilidad: Su ubicación debe darse en un sitio céntrico y accesible a sus potenciales usuarios, donde hallan facilidades de transporte, vías de accesos peatonales o similares. Dentro de este parámetro, se consideran las facilidades de acceso a personas con discapacidades, según los requerimientos de la ley.

4. Servicios Públicos: Las instalaciones deberán estar funcionando en sitios donde existan facilidades de agua, aguas residuales, desagües de aguas pluviales, servicios de aseo y electricidad. Estas condiciones podrán evaluarse para los casos ubicados en zonas rurales por algún profesional idóneo. Los servicios de comunicación podrán obviarse de comprobarse la presencia de medios inalámbricos.

5. Cercanía a Centros de Salud: Por los servicios que se exigen en los Centros, los mismos deben estar ubicados cerca de un Centro de Salud, Hospital o Clínica que pueda dar un servicio rápido de ser requerido. Este criterio no será considerado de existir alguna clínica interna en la instalación, o será reconsiderado dependiendo de la existencia de facilidades como enfermerías.


VI. RÉGIMEN DE FORMULARIOS




FORMULARIO DE INGRESO

Fecha: _________________________________ Nombre del Centro: ______________________________________ I. DATOS GENERALES Nombre Completo del Niño(a): ______________________________ Fecha de Nacimiento: ______________ Edad cumplida: __________ Sexo: ___________ Teléfono Núm.: ____________________ Cel.________________ Núm. de Seguro Social: ___________________ Lugar de Nacimiento: _____________________________________ Dirección Residencial: ____________________________________ ________________________________________________________ Nivel que cursa: Lactante Maternal Pre jardín

Formulario Núm.1

Razón por la cual solicita el ingreso del niño(a) al COIF: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Qué espera del COIF: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ II. INFORMACIÓN FAMILIAR Nombre del Padre: ________________________________________________________ Núm. Cédula: _______________ Estado Civil: _________________ Ocupación: _________________________________________________________________________ Nombre de la Empresa: ______________________________________________________ Teléfono del Trabajo: ____________ Cel. ________________ Tel. Res. _____________ Salario: ______________ Horario de Trabajo.:____________________ Observaciones: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nombre de la Madre: ________________________________________________________ Núm. Cédula: ___________________ Estado Civil: _____________


Ocupación: ________________________________________________________ Nombre de la Empresa: _____________________________________________________ Teléfono del Trabajo: ________________ Cel. ______________ Tel. Res. __________ Salario: ________________ Horario de Trab.: ____________________ Observaciones: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nombres de las personas autorizadas para retirar el niño(a), en caso de urgencia: Nombre: ________________________________________________________ Parentesco:________________________ Tel.: __________________ Nombre: ___________________________________________________ Parentesco:________________________ Tel.:__________________ Composición Familiar:

Nombre Edad Parentesco Educación Ocupación III. CONDICIÓN DE SALUD DEL NIÑO(A) 1. Condiciones del niño(a) al nacer a. Embarazo controlado Sí _____ No ______ Por qué no?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________

b. Presentó problemas durante el embarazo? Sí ___ No ___ Cuál?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________

c. Tuvo parto prematuro? Sí _____ No _____ 2. Vacunación: completa _______ Incompleta ______ 3. Tipo de Sangre: _____________________________ 4. Peso: ___________________________ 5. Talla: ___________________________ 6. Control Médico Centro de Salud _______ CSS ______ Otros_________ Especificar__________________________________________


7. Alergias en el Niño(a) a. Asmático Sí __________ No ________ b. Penicilina Sí __________ No ________ c. Marisco Sí __________ No ________ d. Yodo Sí __________ No ________ e. Sulfa Sí __________ No ________ f. Merthilate Sí __________ No ________ g. Aspirina Sí __________ No ________ h. Cítricos Sí __________ No ________ i. Lactosa Sí __________ No ________ j. Otras Sí __________ No. ________

8. Recibe algún tipo de tratamiento? Sí __________ No ________ 9. Con qué frecuencia toma los mismos?

___________________________________________________ ___________________________________________________ 10. Medicamentos que está tomando y dosis:

___________________________________________________ ___________________________________________________ 11. Enfermedades comunes ocurridas:

a. Asma ________ b. Rubeola (pelusa) ________ c. Paperas ________ d. Sarampión ________ e. Varicela ________ f. Convulsiones ________ g. Tosferina ________ h. Hepatitis ________ i. Amebiasis ________ j. Meningitis ________

12. Operaciones Efectuadas a. Apendicitis ________ b. Amígdalas ________ c. Adenoides ________ d. Hernia ________ e. Otras ________

13. Accidentes sufridos: ___________________________________________________ ___________________________________________________ 14. Recomendaciones y Sugerencias:

___________________________________________________ ___________________________________________________


15. La información fue suministrada por:

___________________________________________________ ___________________________________________________ Observaciones del Trabajador Social: ________________________________________________________ ________________________________________________________ Nota: Es importante traer adjunto a este formulario, la Tarjeta de Control de Vacunas del

niño(a). Esquema Nacional de Vacunación, según grupos de edad:

Hepatitis B: Recién nacidos B.C.G.: Recién nacidos

Polio: Recién nacidos, dos, cuatro y seis meses, 15 meses y entre cuatro y seis años.

Pentavalente: Dos, cuatro y seis meses y 15 meses. Sarampión: Nueve meses de edad. DPT: Entre cuatro y seis años. Triple Viral (MMR o SPR) 15 meses de edad.


FORMULARIO DE INGRESO ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social. OBJETIVO: Llevar el control de antecedentes del niño(a), para poder

brindarle la atención adecuada. CONTENIDO: 1. Fecha: Fecha del ingreso al Centro. 2. Nombre del Centro: Anotar el nombre correcto del Centro. I. Datos Generales 3. Nombre Completo del Niño: Anotar el nombre completo del niño(a). 4. Fecha de Nacimiento: Anotar día, mes y año de nacimiento del niño(a). 5. Edad Cumplida: Anotar los años exactos cumplidos a la fecha. Sexo, Teléfono, Cel.: Anotar en el espacio correspondiente el sexo del Niño(a),

teléfono y celular del padre, madre, tutor o persona responsable del niño(a).

6. Número de S. S.: Número de Seguro Social del Niño(a). 7. Lugar de Nacimiento: Especifique, Corregimiento, Distrito y Provincia. 8. Dirección Residencial: Anotar la dirección correcta donde vive actualmente. 9. Nivel que Cursa: Anotar en el espacio correspondiente. 10. Razón por la Cual Solicita el Ingreso del Niño(a) al COIF: Razones reales que motivan el ingreso del niño(a). 11. Qué Espera del COIF: Anotar sus expectativas o lo que espera el COIF le brinde. II. Información Familiar 12. Nombre del Padre: Anotar el nombre del padre del niño(a). 13. Número de Cédula: Anotar el número de la cédula de identidad. 14. Estado civil: Anotar su estado civil. 15. Ocupación: Anotar la ocupación que desarrolla en su puesto de trabajo. 16. Nombre de la Empresa: Anotar la empresa o entidad donde labora. 17. Teléfono: Anote en el espacio correspondiente números solicitados. 18. Salario y Horario: Anote su salario y horario de labores. 19. Observaciones: Anote aquí cualquier observación adicional. 20. Nombre de la Madre: Anotar el nombre del padre del niño(a). 21. Número de Cédula: Anotar el número de la cédula de identidad. 22. Estado civil: Anotar su estado civil. 23. Ocupación: Anotar su la ocupación que desarrolla en su puesto de trabajo. 24. Nombre de la Empresa: Anotar la empresa o entidad donde labora. 25. Teléfono: Anote en el espacio correspondiente números solicitados. 26. Salario y Horario: Anote su salario y horario de labores. 27. Observaciones: Anote aquí cualquier observación adicional. 28. Nombres de las personas Anotar el nombre de dos personas, Autorizadas para retirar que usted autoriza para el retiro de el Niño(a), en caso de su hijo, en caso de urgencia. En el Urgencia: Cuadro siguiente, llene según corresponda III. Condición de Salud del Niño(a).Condiciones del Niño(a): 29. En las preguntas del 1 al 15, llene cuidadosamente los espacios según corresponda. 30. Observaciones del Este espacio será llenado por el Trabajador Social: Trabajador


Social. DISTRIBUCIÓN: Original: Administración del COIF. 1ra. copia Dirección de Servicios de Protección Social


Formulario Núm.2



DENUNCIA

Número: _________

Fecha: _____________________ Hora: _____________________ I. DATOS GENERALES DEL (LA) / DENUNCIANTE Medio de Recepción: Telefónicamente Personal Denuncia Anónima Nombre: _______________________________ Sexo: F____ M ____ Edad: ________ Nº Cédula: ________________ Dirección:________________________________________________ Provincia Distrito __________________________________________________ Sector Calle Corregimiento ________________________________________________________

Avenida Apto/Casa Teléfono II. DATOS DEL CENTRO Nombre: ________________________________________________________ Dirección del Centro: ______________________________________________ Provincia Distrito ________________________________________________________ Sector Calle Corregimiento ________________________________________________________

Avenida Apto. /Casa Teléfono Nombre del Supuesto Agresor: ______________________________ Función que Ejerce: _______________________________________ Primera vez Seguimiento Reincidencia III. TIPO DE DENUNCIA Alimentación Deficiente Condición de Salud de los Beneficiarios Higiene del Centro Hacinamiento Malos Tratos a los Beneficiarios


Condiciones Físicas del Centro Atención Inadecuada a los Beneficiarios Atención Inadecuada a los Familiares del beneficiario Deficiencia en los Métodos y Técnicas Psico-Pedagógicas Otros________________________________________________ SITUACIÓN PRESENTADA: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ACCIONES: ___________________________________________ Firma del Denunciante ___________________________________________ Nombre del Servidor Receptor Fecha: _____________ Fecha: _____________


DENUNCIA ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social. OBJETIVO: Identificar irregularidades en los COIF con el propósito de

corregirlas y así poder brindar un servicio eficiente y eficaz. CONTENIDO: 1. Fecha y Hora: Fecha y hora de recibo de la denuncia. I. Datos Generales del(la) Denunciante 2. Medio de Recepción: Anotar si la denuncia es telefónica, personal o anónima. 3. Nombre: Anotar el nombre del (la) denunciante. 4. Sexo: Anotar el sexo del denunciante. 5. Edad y Núm. de Cédula: Anotar la edad y Cédula del denunciante. 6. Dirección: Anotar en los espacios respectivos la dirección completa del

denunciante. II. Datos del Centro: 7. Nombre: Anote el nombre del Centro. 8. Dirección de Centro: Anotar en los espacios respectivos, la dirección completa del 9. Nombre del Supuesto Agresor: Anote el nombre denunciado. 10. Función que Ejerce: Anote el cargo que ejerce el denunciado en el Centro. 11. Primera vez, Seguimiento Anote si la denuncia es por Reincidencia: primera vez, si es

seguimiento o reincidencia. III. Tipo de Denuncia 12. Anotar en el espacio que corresponda, el tipo de denuncia reportada. 13. Situación presentada: Anote según la denuncia cómo se dieron los hechos. 14. Observaciones: Anote sus observaciones (quien reciba la denuncia). 15. Acciones: Anotar las acciones administrativas que se tomarán al

respecto. 16. Firma del Denunciante: Espacio para firma o nombre del denunciante. 17. Nombre del Servidor Receptor: Espacio para nombre de quien recibe la denuncia. 18. Fecha: Anotar la fecha del recibo de la denuncia. DISTRIBUCIÓN:

Original: Dirección de Servicios de Protección Social.


Formulario Núm.3




Fecha:______________________ Hora:______________________ Nombre del COIF: ________________________________________________________ Responsable del COIF: ____________________________________________________ Dirección: _______________________________________________________________ Provincia:__________________________________Distrito:________________________ Corregimiento:_______________________________________ Lugar Poblado _______________________________________ Motivo de Citación: ________________________________________________________ Lugar de la Cita: __________________________________________________________ Observaciones: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________ ____________________________________ Nombre del Supervisor(a) Firma Acudió a la citación: _________________________________________________ Nombre y Firma Fecha:________________________Hora______________________



ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social. OBJETIVO: Poner al corriente oficialmente a la Administración, respecto a

las Anomalías Encontradas. CONTENIDO: Fecha y Hora: Fecha y hora cuando se realiza la Supervisión. Nombre del Centro: Nombre del Centro, según la atención que brinda. Dirección: Ubicación del Centro supervisado. Provincia: Provincia a la que corresponde el Centro. Distrito: Distrito donde está ubicado el Centro. Corregimiento: Corregimiento donde está ubicado en Centro. Lugar Poblado: Lugar específico donde está ubicado en Centro. Fecha de la Cita: Día, mes y año de la cita. Hora: Hora exacta de la cita. Supervisor: Nombre y firma del quien realiza la Supervisión. Acudió a la Citación: Nombre y Firma de la persona que asistió a la cita. Fecha y Hora: Anotar fecha y hora de la cita. DISTRIBUCIÓN: Original: Administración del COIF. 1ra. copia Dirección de Servicios de Protección Social.



FORMULARIO PARA SUBSANAR

Fecha: _______________________ Hora_____________ Nombre del Centro de Atención: __________________________________________ Tipo de Atención: COIF Privado Gubernamental

Formulario Núm.4

ONG’s: ______________________________________________________________ Dirección: ________________________________________________________ Provincia:___________________________ Distrito:____________________________________ Corregimiento: ______________________ Lugar Poblado: ______________________________ Teléfono__________________________ Motivo a Subsanar: Periodo para Subsanar: Plan a Seguir: Observaciones: Supervisor(a):_____________________ Firma: ___________________________


FORMULARIO PARA SUBSANAR ORIGEN: Dirección de Servicios de Protección Social. OBJETIVO: Recabar información verás, con el propósito de mejorar los

estándares de calidad, en los COIF. CONTENIDO: Fecha y Hora: Fecha y hora cuando se realiza la Supervisión. Nombre del Centro de Atención: Nombre del Centro, según la atención que brinda. Tipo de Atención: Marque con gancho o cruz el servicio que brinda el Centro

que se supervisa. ONG: Nombre y tipo de servicio que brinda. Dirección: Ubicación del Centro supervisado. Provincia: Provincia a la que corresponde el Centro. Distrito: Distrito donde está ubicado el Centro. Corregimiento: Corregimiento donde está ubicado en Centro. Lugar Poblado: Lugar específico donde está ubicado en Centro. Teléfono: Número telefónico del Centro. Motivo a Subsanar: Anotar las anomalías encontradas. Período para Subsanar: El período de tiempo que tiene para subsanar. Plan a Seguir: Seguimiento apropiado que se dará para que subsane. Observaciones: Anotar las observaciones necesarias respecto al caso

encontrado. Supervisor: Nombre y firma del quien realiza la Supervisión. DISTRIBUCIÓN: Original: Administración del COIF. 1ra. copia Dirección de Servicios de Protección Social.


Formulario Núm. 5


MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL Dirección de Servicios de Protección Social Centro de Orientación Infantil y Familiar

GUÍA DE SUPERVISIÒN --- NUTRICIONAL

FECHA: __________ HORA: ______________ I- ASPECTOS GENERALES 1. Nombre del Centro:__________________________ 2. Horario de Atención:_________________________ 3. Provincia: _______________ 4. Distrito: _________________ 5. Corregimiento:_______________ 6. Comunidad:_________________ II - ASPECTO NUTRICIONAL: 1. ¿Tienen control de peso/talla y exámenes de hemoglobina? SI _______ NO ________ Observación: ___________________________________________________ 2. Como realizan el peso y talla : __________________________________________________________

3. ¿Las minutas son variadas y balanceadas?

SI_____ NO _______ Observaciones: __________________________________________________ 4. Las funciones de comidas son servida, según la edad, sexo y tamaño del

beneficiario, de acuerdo a la indicación del especialista en nutrición y dietética, según sea el caso

SI ______ NO_____ Observaciones: ___________________________________________________

5. ¿Cuenta el Centro De Orientación Infantil con la disponibilidad y acceso a los

alimentos locales? SI ______ NO______

Observación: ___________________________________________________ 6. Uso de Carnet de Manipulador de Alimentos.

SI _______ NO_______ Observación: ___________________________________________________


7. Uso del Carnet de Salud. SI ______ NO_______

Observación: ___________________________________________________ 8. Están separadas las tareas del Manipulador de Alimentos y el Trabajador Manual? SI _____ NO______ Observaciones: __________________________________________________ 9. Cumple con la higiene el personal de cocina?

Redecilla: SI_____ NO______ Delantal: SI_____ NO______ Carnet de Salud: SI_____ NO______ Uñas Cortadas y Limpias: SI_____ NO______ Zapatos Cerrados: SI_____ NO______ Observación:_____________________________________________________ 10. El manipulador de alimentos, administrador, supervisor y trabajador manual reciben

capacitación en materia de manipulación e higiene de los alimentos y nutricional adecuada y continua alimentación adecuada.

SI_____ NO_____ Observación: ___________________________________________________ 11. El Manipulador de Alimentos deja todo en orden y con los utensilios debidamente

tapado y limpio en el área de la cocina. SI ______ NO______

Observación: ___________________________________________________ 12. El Trabajador Manual deja todo en orden, debidamente tapado y limpio en el área de la

cocina. SI______ NO_____

Observación: ___________________________________________________ 13. Existe almacenamiento adecuados para conservación de los alimentos no

perecederos en la alacena: SI______ NO_____ Observación:____________________________________________________ 14. Existe almacenamiento adecuado para los alimentos perecederos en neveras o

congeladores: SI ______ NO_____

15. Se encuentran los alimentos en el mismo espacio donde están almacenados los materiales de limpieza.

SI______ NO_____


Observaciones: _____________________________________________________ Alimentos no recomendables: __________________________________________ 16. Cuenta el servicio de alimentación con los utensilios o equipo de cocina. (Neveras, hornos, estufa, pailas, ollas, cubierto etc.). SI _____ NO_____

¿Por Qué?______________________________________________________

17. Utilizan los beneficiarios los cubiertos de cocina. SI_____ NO _______ 18. Los tamaños de los cubiertos son los adecuados. SI _____ NO_______ 19. ¿Quién realiza la limpieza del lugar?: _______________________________________________________________ 20. Cuenta la cocina con el espacio apropiado, proporcional con los beneficiarios del

programa. SI_____ NO_____

Por Qué_________________________________________________________

21. Cuenta el comedor con el espacio apropiado, proporcional con los beneficiarios del programa.

SI_____ NO______ Por Qué:_________________________________________________________

22. La cantidad de sillas y mesas con que cuenta el área del comedor, es proporcional al número de beneficiarios. SI_____ NO_____ Observaciones: _______________________________________________________ 23. El área de la cocina esta revestida de material fácil de limpiar. SI_____ NO_____ Observaciones: _______________________________________________________ 24. Existe lavamanos cerca del comedor:

SI_____ NO______ Por qué __________________________________________________________

25. Se encuentran los desechos sólidos y líquidos en cestos de basura de material de fácil

limpieza con tapa y distante del área de alimentos. SI_____ NO______

¿Por Qué?_________________________________________________________


26. ¿Cuentan las ventanas con mallas metálicas? SI_____ NO_____

Observaciones:_______________________________________________________

27. ¿La maestra acompaña los niños y niñas a comer? SÍ_____ NO_____ ¿Por Qué? ___________________________________________________________

28. Asignación Mensual B/. _________Matrícula B/._______Mensualidad B/________ y _________del mes de diciembre.

29. ¿Cada qué tiempo compra la comida?

POR DÍA POR SEMANA

A LA QUINCENA POR MES 30. ¿QUÉ DIFICULTADES O NECESIDADES TIENEN EN LA COCINA?

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

31. Servicios Básicos: PAGAN LUZ SI B/.________ NO

PAGAN AGUA SI B/.________ NO PAGAN TELEFONO SI B/.________ NO

RECOMENDACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________ ___________________________________ SUPERVISORA Vo. Bo. NUTRICIONISTA


Formulario Núm. 6


MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL DIRECCION DE SERVICIOS DE PROTECCION SOCIAL

Centro de Orientación Infantil y Familiar

GUÌA DE SUPERVISIÒN PEDAGOGICA FECHA: ___________________ I-Aspectos Generales 1. Nombre del Centro:__________________________ 2. Dirección__________________________________ 3. Teléfono___________________________________ 4. Provincia__________________________________ 5. Distrito:___________________________________ 6. Corregimiento______________________________ 7. Comunidad_________________________________ 8. Horario de Atención__________________________ 9. Edades Atendidas____________________________ II. Aspecto Pedagógicos: 1. El plan didáctico contempla los objetivos establecidos en el Programa del Ministerio de

Educación (Programa de Educación Preescolar niños de 4 y 5 años) y Quía de Estimulación Temprana de 0 – 6 años (UNICEF- UDELAS).

SI_____ NO_____ 2. El plan didáctico cubre las áreas básicas de aprendizaje: SI_____ NO_____ Observación_____________________________________________________________ 3. Los diferentes rincones de trabajo o de inteligencias múltiples están debidamente

Organizados. SI_____ NO_____ Observación_____________________________________________________________


4. Metodología y técnica que utiliza el docente está de acuerdo al nivel de atención. SI_____ NO_____ 5. El material didáctico es variado, está en buen estado, se ajusta al plan didáctico, acorde a

las edades, intereses y cultura de los niños (as). SI_____ NO______ 6. El ambiente promueve la motivación, la creatividad y la participación activa e Intereses

de los niños (as). SI_____ NO_____ 7. Organización y distribución del tiempo para el desarrollo de las actividades curriculares,

tomando en consideración las edades de los niños (as). SI_____ NO______ 8. Condiciones del ambiente físico(higiene, orden, ventilación, claridad, espacio, techo,

área exterior, ventanas). SI_____ NO_____ Observación ____________________________________________________________ 9. Los responsables directos del nivel pedagógico por grupo de infantes, están acuerdo al

siguiente cuadro SI_____ NO_____ Cuadro #1 Responsables Directos de Nivel Pedagógico por Grupo de infantes

Nivel Pedagógico

Rango de Edades

Cantidad de niños/as

Responsables de Área SI

NO

Lactantes 0-1 5 – 7 1 maestra +1 asistente Maternal A 1-2 7-9 1 maestra +1 asistente

Maternal B 2-3 10-12 1 maestra + 1 asistente

Maternal C 3-4 12-15 1 maestra + 1 asistente

Pre-Jardín 4 15-25 1 maestra + 1 asistente

10. La maestra controla la disciplina de los niños /as

SI______ NO_____

11. Perfil del Personal: (Apariencia personal, dominio de sí mismo, modales, tono de voz, motivación adecuada, liderazgo.

SI_____ NO______ Observación_____________________________________________________________


12. Las docentes involucran a los padres de familia en los planes de trabajo didácticos para

continuidad de los estímulos de los hijos en el hogar. SI_____ NO_____

13. Las docentes aceptan las sugerencias del supervisor. SI_____ NO_____ OBSERVACIONES ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ NECESIDADES OBSERVADAS __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________ SUPERVISORA:(O) PROFESORA(O)




EVALUACIÓN SOCIAL

Nombre del Centro. ________________________________________________________ Fecha: ____________________ Hora: ______________________ I. DATOS GENERALES 1. Nombre Completo del Niño(a): _____________________________________________ 2. Fecha de Nacimiento: _______________ Edad Cumplida:_______ 3. Sexo: ______ 4. Teléfono Núm.: __________ 5. Cel: __________ 7. Núm. de Seguro Social: ___________________ 8. Lugar de Nacimiento: ___________________________________________________ 9. Dirección Residencial: ___________________________________________________ ________________________________________________________________________ 10. Condición de Admisión: Primera vez Seguimiento Reingreso 11. Nombre del Padre: ___________________________________________________

Formulario Núm.7

12. Núm. Cédula: _______________ 13. Estado Civil: ____________ 14. Ocupación: ___________________________________________________ 15. Nombre de la Empresa: ___________________________________________________ 16. Tel. del Trabajo: ______________ 17. Cel. _________________ 18. Tel. Res.__________________ 19. Salario: ______________ 20. Horario de Trabajo: ____________ Observaciones: ____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 21. Nombre de la Madre: ___________________________________________________ 22. Núm. Cédula: ______________ 23. Estado Civil: ____________ 24. Ocupación: ___________________________________________________ 26. Nombre de la Empresa: ___________________________________________________ 27. Tel. del Trabajo: ______________


28. Cel. _________________ 29. Tel. Res. __________________ 30. Salario: _______________Horario de Trabajo: _______________ Observaciones: ___________________________________________________ ________________________________________________________________ II. COMPOSICIÓN FAMILIAR DEL HOGAR

Nombre Edad Parentesco Educación Ocupación Observaciones __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Descripción de las Relaciones Familiares: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ III. ASPECTOS DE SALUD __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ IV. ANTECEDENTES DE ATENCIÓN SOCIAL, PSICOLÓGICA O

PSIQUIÁTRICA Sí _____ No ______ Explique: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ V. ANTECEDENTES LEGALES Sí _____ No ______ Explique: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ VI. DIAGNÓSTICO __________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Labor del Técnico: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Recomendaciones de la Situación Presentada: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ VII. PLAN A SEGUIR ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ _____________________

Firma

Código Núm.: _____________________


Formulario Núm.8



EVALUACIÓN PSICOLOGÍCA

I. ATENCION PSICOLOGICA: 1.1 Existencia de antecedentes de atención

Psicológica y/o psiquiátrica SI ___ (cantidad) ___ NO __

1.2 Evaluaciones Psicológicas SI ___ (cantidad) ___ NO __

1.3 Seguimiento a Evaluación Psicológica SI ___ (cantidad) ___ NO __

1.4 Cantidad de beneficiarios que reciben atención Psicológica SI ___ (cantidad) ___ NO __

OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ II. ASPECTO – GERENCIAL: 2.1 Seguimiento que brinda el Centro, respecto al apoyo que debe brindar el Psicólogo de

las instituciones que hayan dentro de la Comunidad. SI____ NO___ 2.2 Existencia de Informes de Supervisión Psicológicas. SI____ (cantidad) ____ NO___

2.3 Realizan coordinaciones Inter.- institucional para la canalización de casos

SI____ (cantidad) ____ NO ___

2.2.2 Instituciones: Municipio, ____, Centro de Salud ____, CSS____, Corregiduría ____, Junta Comunal____, otros _________________,_________________


III. DOCENCIA: 3.1 Existencia de Programa de capacitación anual en temas relacionados al aspecto psico-

afectivo, a fin de lograr un estado psicológico ideal. SI___ NO___

3.1.1 Dirigido a padres de familia (programación y registro de asistencia de los padres, a actividades de docencia).

SI___ NO___

3.1.2 Dirigido a los niños (programación y registro de asistencia de los niños, a las actividades de docencia)

SI ___ NO___ 3.2 Existencia de Programa de capacitación anual en temas relacionados al aspecto de

motivación laboral (trabajo en equipo, seguridad laboral, etc.). 3.2.1 Dirigido a personal docente y administrativo (programación y registro de asistencia

del personal a las actividades de docencia). SI____ NO___

3.3 Educación profesional en el personal que atiende a la población beneficiada. SI____NO___

RECOMENDACIONES:_____________________________________________________________________________________________________________________________ OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ SUPERVISOR(A): PSICOLOGO(A)




ÁREA ADMINISTRATIVA

Fecha ______________________Hora: __________

ASPECTOS GENERALES: 1. Dirección Provincial / Regional: _____________________________ 2. Nombre del Centro: _______________________________________ 3. Responsable del Centro: ___________________________________ 4. Horario de Atención: ______________________________________ 5. Provincia: _______________________________________________ 6. Distrito: ________________________________________________ 7. Corregimiento: ___________________________________________ A. INGRESOS: Matriculas, Mensualidades, asignaciones, donaciones y otras actividades SI NO Observación 1. Uso correcto de libreta de cobro (Mensualidad y Matriculas) siguiendo la numeración correcta, la blanca para el padre de familia, la rosada enviar con el informe y la celeste reposa en el COIF. 2. Los recibos no deben tener borrones ni tachones, ni alteraciones. 3. Los recibos anulados deben permanecer en las libreta de recibos. 4. Todos los ingresos deben estar registrados en el diario combinado (matrícula, mensualidades, asignación, donación, otros) 5.Verificar que en las cuentas bancarias se hallan depositado los ingresos.

Formulario Núm.9


B. GASTOS 6. Todas las compras debe estar amparada por sus facturas

7. Las Facturas deben estar a nombre del COIF - MIDES, nunca a favor del funcionario. 8. Las Facturas o recibos deben indicar con claridad el bien o servicio 9. Entregar facturas y comprobantes de cheque de subsidio en original a DISPROS 10. Toda factura o recibo que no corresponda a la compra de alimento debe permanecer en el file del COIF, solo enviar copia a DISPROS. 11. La caja menuda del COIF puede ser abierta por un valor de B/.50.00 balboas (aprobada por DIPROS), el porcentaje a reembolsar es aproximadamente del 20% al 40%. 12. Todas las facturas y recibos deben tener impreso el membrete del proveedor y el registro único del contribuyente (R.U.C), no pueden tener borrones ni tachones. 13. Todo los gastos tienen que estar registrados en el diario combinado, no pueden tener tachone, borrones, tampoco espacio entre una transacción y otra. 14. Las transacciones en área de difícil acceso y personas naturales que venden bienes y servicios se registrara un recibo en papel simple indicando el nombre, cedula del beneficiario de este pago, se exceptúan: Taxis, Buses, Compra de Vegetales en Carro u otros. C. ELABORACIÓN DE INFORME: 15. Todo los informe deben ser confeccionados por la Administradora 16. El informe mensual costa de: * Registro tal de matricula (anual) * Registro total de mensualidad. * Registro total de asignación * Registro total de donaciones. * Registro de otras actividades. * Registro total de Gastos o salidas. * Bebida * Varios * Saldo en libreta a la fecha que se elabora el informe 17. Los originales de los informes y documentos sustentadores permanecerán en los archivos del COIF. 18. remite los informes de ingresos y gastos los primeros 5 días de cada mes.


19. Es obligación utilizar todo los formularios que presenta el manual de procedimiento de ingresos y gastos (libreta de ingreso, informe de ingreso, gastos, diario combinado, cuentas por cobrar y caja menuda si hay. 20. En caso de existir cuatro o más cuotas morosas en la mensualidad realizar evaluaciones sociales.


GLOSARIO

1. Alimentos perecederos: Son aquellos que se descomponen fácilmente, como la leche, las carnes, los huevos y las verduras.

2. Alimentos no perecederos: No se dañan fácilmente. Ejemplo de ellos son las harinas, las pastas y el azúcar.

3. Alimentos semi-perecederos: Son aquellos que permanecen exentos de deterioro por mucho tiempo. Ejemplo de ellos son las papas, las nueces y los alimentos enlatados.

4. ANSI: American National Standar Institute. Organismo normalizador de los Estados Unidos de Norteamérica, que colabora con la ISO.

5. ASTM: American Society for Testing Materials. Uno de los organismos normalizadores de los Estados Unidos de Norteamérica, que más colabora con la ISO.

6. Higiene de los Alimentos: Todas las condiciones y medidas necesarias para asegurar la inocuidad y la aptitud de los alimentos en todas las fases de la cadena alimentaria.

7. Inocuidad de los Alimentos: La garantía de que los alimentos no causarán daño al consumidor cuando se preparan y/o consuman con el uso al que sea destinado.

8. ISO: Organización Internacional para la Estandarización. 9. Manipulador de Alimentos: Toda persona que manipule directamente alimentos

envasados o no envasados, equipo y utensilios necesarios para los alimentos o superficies que entren en contacto con los alimentos y que se espera, por tanto, cumpla con los requerimientos de higiene de los alimentos.

10. N/A: No Aplica. 11. NEC: National Electric Code (Código Electrónico Nacional) 12. NFPA: National FIRE Protection Asociation. Aprobada en la República de Panamá,

mediante la Resolución Nº 725 de 12 de julio de 2006, por la cual se adoptan Normas de Seguridad Humana.

13. Servicio de Alimentación: Es una dependencia que tiene la responsabilidad de planificar, adquirir, preparar, almacenar y distribuir una alimentación adecuada a la población beneficiada.

14. Trabajador Manual: Toda persona independiente a la manipulación o producción de alimentos se encarga de ejecutar los procedimientos de limpieza y desinfección.


http://www.monografias.com/trabajos6/lacte/lacte.shtml#compo

http://www.monografias.com/trabajos15/cana-azucar/cana-azucar.shtml

gaceta oficial digital, martes 08 de febrero de 2011

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